BASIC SUPERVISORY

SKILLS
PROGRAM PELATIHAN
PT IKAPHARMINDO
Suratman

Anda adalah pempimpin

Pemimpin di pemerintahan
Pemimpin di masyarakat
Pemimpin di perusahaan
Pemimpin di keluarga
Pemimpin diri sendiri
Sbg khalifah di muka bumi

PENGERTIAN ORGANISASI
Asal kata : bhs Yunani Organum atau
Organon
Artinya : alat. Bagian, anggota
atau badan
James D. Mooney : perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama
Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang
dilakukan 2 orang atau lebih.

TEORY KEPEMIMPINAN
DEFINISI KEPEMIMPINAN
Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi
orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon)
Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan
(Stephen P. Robin)
Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses
mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang
berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M
Stogdill)

Perkembangan study
kepemimpinan
1.
2.
3.
4.

The great man Theory

Trait Theory
Group & Exchange Theory
Path-Goal Theory

The great man Theory :

Orang terlahir sebagai pemimpin
Sebab munculnya teory ini :
Keyakinan/keyakinan masyarakat (misalnya raja)
Akibat adanya keyakinan bahwa sifat kepribadian dibawa sejak lahir

TRAIT THEORY
4 Ciri pemimpin yang berhasil
1. Intelegensia
2. Kematangan sosial
3. Inner motivation
4. Human relation attitude
GROUP & EXCHANGE THEORY
Hubungan antara pemimpin dan pengikut pada
dasarnya bersifat exchange pertimbangan untung
rugi
Komitmen muncul dari pengikut jika pemimpin
memberikan exchange positif (reward)
Pemimpin harus lebih banyakmemberikan reward
daripada beban (cost)

1.
2.

SITUATIONAL THEORY (FIELDER)

Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi
Situsi kepempipinan :
Favorable
Unfavorable
Dalam situasi favorable dan sangat
unfavorable yang efektif gayatask
directed
Dalam situasimoderate favorable dan
moderate unfavorable yang efektif gaya
human relationship

 PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY

(RUBERT HOUSE)
Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan
terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan.
Gaya kepempinan : Directive, supportive,
participative, achievment orriented.
Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda
dalam situasi yang berbeda.

 POWER & INFLUENCE DLM

KEPEMIMPINAN
Pengaruh adalah efek dari satu pihak
(the agent) terhadap pihak lainnya (the
target)
Power refers to an agents capacity to
influence target person
1. Pengaruh muncul karena ada power
2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya
power/kekuasaan yang dimiliki.

KETERLIBATAN POWER DALAM

ORGANISASI
Reorganization
Personal Change
Budget alocation
Purchase of major item
Establishing performance standard
Rule & Procedure

SUMBER POWER
Position power
Personal power
Political power

 POSITION POWER
Formal authority : legitimate power
Control over resource & reward : reward power
Control over punishment : Coercive Power
Control Over information
Control Over The Physycal Work Enviroment
PERSONAL POWER
Expertise : Expert Power
Frienship/loyality : referent Power
Charisma
Reputation
Performance

 OUTCOME PENGGUNAAN POWER

COMITMENT : setuju, antusias
COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak
peduli, usaha minimal
RESISTANCE
BENTUK RESISTANCE
Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai
Mempengaruhi agent membatalkan tugas
Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk
membatalkan tugas
Menunda pekerjaan, supaya agent lupa
Pura-pura patuh padahal sabotase
Menolak melaksanakan

Fungsi 2 Management menurut

(George R Terry)
Planing
Organizing
Actuiting
Controlling

Macam-macam Manager :
Top Manager
Middle Manager
First line Manager

Perbedaan management dan kepempimpinan

PEMIMPIN
Penyusunan Rencana :
Penentuan arah kegiatan,
menyusun visi atau tujuan
jangka panjang yang akan diraih
oleh organisasi serta strategi
perubahan yang harus
dilakukan
Implementasi Rencana :
memotivasi dan memberikan
inspirasi. Peran yang dilakukan
pada saat implementasi adalah
memotivasi orang-orang yg
telah sepakat bekerjasama
untuk melakukan implementasi
dari apa yg telah dibangun
sebagai upaya pencapaian visi

MANAGER
Perencanaan dan
penganggaran. Penentuan
rencana spesifik dari kegiatan
untuk pencapaian tujuan serta
mengalokasikan segala sumber
daya yang dibutuhkan
Pengawasan dan pemecahan
masalah. Pada saat
implementasi tugas manager
adalah melakukan pengawasan
dan pengendalian atas berbagai
kendala yang mungkin ditemui

Perbedaan management dan kepempimpinan

PEMIMPIN
MANAGER
Membangun Relasi Antar
Manusia atau Kelompok
Kerja untuk Merealisasikan
Rencana :
Mengokomunikasikan visi kepada
orang-orang serta membangun
kerjasama dengan orang-orang
yang siap untuk mewujudkan visi
secara bersama

Pengorganisasian dan
penempatan SDM menyusun
struktur organisasi, prosedur
kerja, tanggung jawab dari setiap
bagian organisasi serta metode
implementasi.

Hasil yang diperoleh

Suatu perubahan yang akan
mendukung pencapaian visi

Sesuatu yang telah diperkirakan

atau ditargetkan sebelumnya.

KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN

Pengikut (followers)
Perbedaan kekuasaan (distribution of power)
antara pemimpin dan pengikut
Penggunaan power untuk mempengaruhi
(power to influence)
Nilai yang dibangun (leadership value)
PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER
Control over decision process
Coalition
Co-optation

STRATEGI MEMBANGUN POWER

Being in the right unit
Stamina fisik dan energi yang besar
Fokus
Sensitivitas thdp orang lain
Menjadi yang pertama dan bergerak didepan
orang lain
Merubah struktur
STRATEGI MEMBANGUN PENGARUH
1. Pengaruh rasional
2. Pertukaran taktikal
3. Permintaan resmi
4. Taktik penekanan
5. Pengaruh personal/individu

JIKA KEHILANGAN PENGARUH :

Time Change people dont
Easy come, easy go
Bad reputation and performance

PERILAKU SUPERVISOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Memberi tugas
Memberi petunjuk yang jelas
Menindak lanjuti pekerjaan
Memberi umpan balik yang positif
Memberi bantuan
Pemecahan masalah
Memberi umpan balik yang negatif
Pelaporan yang baik

SUPERVISOR YANG BAIK

1. Berkomunikasi yang efektif
2. Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi
realistik (Best Demonstrative Performance)
3. Menindak lanjuti penugasan pekerjaan
4. Berhadapan langsung dengan bawahannya
5. Melihat secara keseluruhan
6. Secara teknis cakap
7. Memotivasi secara efektif
8. Memberikan pelatihan
9. Adil
10. Menuntut hasil yang terbaik
11. Memecahkan masalah dengan baik
12. Berinteraksi dengan baik kpd orang lain

GAYA KEPEMIMPINAN
1. Penghindaran (avoidance)
Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan
masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul
2. Memaksa (beat him up)
Just do it !
Gaya seperti ini tidak memberikan umpan
balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana
tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja.
3. Pemaaf (appologetic)
Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab
untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk
tidak melaksanakan tugasnya. mereka mau saya
mengerjakan pekerjaan spt ini

4.

Mari bekerja sama Let Us Reason Together

Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan jika
harus menghadapi kelompok dan para supervisor yang
dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang terlibat
dapat belajar satu dg yang lain

5.

Pengawasan dan fokus (control and focus)

Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian
terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat
orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu
dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan
melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari
supervisornya.

6.

Memaksa dengan halus (butter him up)

Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara halus
kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi
mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

Jangan menegur didepan umum karena akan
memepermalukan
Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya
Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa
membantu saya memberi teladan kepada karyawan
yang lain
Tanyakan kenapa kenapa kok bisa nggak selesai hari
ini, padahal semua mesin OK?
Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuatbuat Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya
bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak
minta yang berlebihan kan?
Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. Bapak
kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap
dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP

 CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

Bagaimanapun anda adalah atasan mereka. Dengarkan
saran mereka tetapi keputusan tetap ditangan Supv
Jangan lupa memuji dia. Bapak sudah paling lama
bekerja disini, tolong bapak bantu saya agar kinerja
karyawan kita lebih baik
Tetap empatik, tapi tidak melupakan tujuan pokok. Saya
bisa merasakan beratnya kalau anak sakit, tapi tugas
inipun harus berjalan pak.
Berikan tugas tambahan, misalnya kepada karyawan
senior yang sering membolos Bapak mulai hari ini tolong
bantu mengontrol absensi masuk dan pulang, jangan lupa
hasilnya lapor ke saya
Jangan biarkan dia memprovokasi. bapak-bapak ibu-ibu,
tugas ini sudah memang sulit tapi bukan tidak mungkin
kan. Saya mau anda melaksanakan, jika ditemukan
kesulitan lapor ke saya langsung.

LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN

Jangan menyinggung soal SARA

Jangan menjatuhkan harga diri orang
yang ditegur
Jangan melukai, kata2 kotor dll
Jangan membingungkan
Jangan melibatkan emosi pribadi
Marah yang tidak mendidik
Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang

benar, kepada orang yang benar dengan cara yang

tepat, pada saat dan situasi yang tepat, dengan
kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal
yang mudah

CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG

PERLU DIPERBAIKI
> Kehadiran
- tidak hadir
- terlambat
- pulang sebelum waktunya
- alasan sakit, anak sakit dll bila perlu dikonfirmasi
Menunda pekerjaan
Memperlambat pekerjaan biar lembur
Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll
Tidak mentaati protap
Ijin sholat langsung menghilang
Membantah tugas
Merasa paling dibutuhkan

 Merasa paling pintar sendiri

Tidak mau bekerja sama dengan orang lain
Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan
Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll
Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat,
mengobrol atau tiduran selesai sholat
Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat
KA, kecapaian dll.
Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru
dll)
Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai
imbal balik supvisor harus memastikan bahwa
segala hak karyawan sudah diterima dg baik
(Gaji, uang makan, uang lembur, transport,
keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)

MEMBERIKAN REWARD
Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi
Memacu karyawan lainnya utk berprestasi
Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan
Karyawan merasa ada perhatian
Bentuknya bermacam-macam :
- Bonus, insentif dll
- Piagam penghargaan
- kata-kata pujian
- ucapan terima kasih
- traveling, seminar ke LN dll

PUNISHMENT

Harus adil
Tegas
Mendidik
Mengacu peraturan berlaku
Didahului dengan teguran/peringatan
Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan,
sabotase perkelahian dll) boleh langsung
punishment tanpa peringatan
Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong
insentif, SP
dll)

Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll)

Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib
dll)