Manajemen Personalia
Manajemen Personalia
2. Fungsi-fungsi operasional
a. Pengadaan tenaga Kerja (procurement)
b. Pengembangan (development)
c. Kompensasi
d. Integrasi
e. Pemeliharaan (maintenance)
f. Pemutusan hubungan kerja (separation)
Pengorganisasian (organizing)
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi
dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan , personalia, dan faktor-faktor fisik .
Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.
Pengarahan (directing)
Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan
melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)
Pengendalian (controlling)
Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan
agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis
terhadap sasaran dasar organisasi
diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang
ditentukan sebelumnya
Pengembangan (development)
Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk
prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahanperubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.
Kompensasi (compensation)
Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia
untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi
Integrasi (integration)
Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas
kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan organisasi. Definisi ini
berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan
yang cukup berarti.
Pemeliharaan (maintenance)
Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan
dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh
komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta
keselamatan kerja.
Pemutusan Hubungan Kerja (separation)
Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis
bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang
tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses
pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan
menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik
mungkin.
KUALITAS PERSONEL
Untuk mengangkat pegawai secara ilmiah, terlebih dahulu orang harus menyusun suatu
standar kepegawaian untuk menguji para pelamar. Standar ini harus menetapkan kualitas
minimum yang dapat diterima yang diperlukan agar mampu melaksanakan tugas-tugas jabatan
dan tanggung jawab sehingga bisa ditentukan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk
melaksanakannya. Menurut Dictionary of Occupational Titles, penyusunan pekerjaan adalah
suatu bagian dari proses pengorganisasian, Studi atas isi pekerjaan untuk menentukan
kebutuhan tenaga manusia disebut analisa pekerjaan. 3)
Beberapa istilah yang berhubungan dengan dan seringkali dikacaukan dengan analisa pekerjaan:
Posisi (position)
Posisi adalah sekelompok tugas yang ditugaskan kepada seseorang Dalam perusahaan
terdapat sejumlah posisi yang sama banyaknya dengan jumlah pegawai.
Pekerjaan (job)
Pekerjaan sekarang dapat dirumuskan sebagai suatu kelompok posisi yang mempunyai
jenis dan tingkat kerja yang sama. Dalam beberapa hal mungkin hanya satu posisi yang dicakup,
hanya karena tidak ada posisi lain yang sama.
Jabatan (occupation)
Jabatan adalah suatu kelompok pekerjaan yang mempunyai jenis kerja yang sama dan
ditemukan dalam seluruh industri atau diseluruh negeri. Suatu jabatan adalah suatu kategori kerja
yang ditemukan dibanyak perusahaan. Seseorang selalu harus mempunyai posisi dan pekerjaan,
tetapi mungkin bukan jenis kerja yang ditemukan secara umum diseluruh industri dan karenanya
mungkin tidak punya jabatan (occupation).
Menurut Summary of National Job Analysis Methode Survey, analisa pekerjaan adalah
proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu. 4)
Sedangkan kegunaan dari analisa kerja adalah sebagai berikut:
1. Pengabsahan (validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dibenarkan dan
dirumuskan sebagai menguji secara sistematik kriteria seleksi atau predikator untuk menentukan
apakah hal-hal itu berhubungan erat dengan kelompok prilaku dari pekerjaan itu.
2. Pelatihan (training). Uraian tugas-tugas dan peralatan yang dipergunakan sangat membantu
dalam mengembangkan isi program-program pelatihan.
3. Evaluasi pekerjaan. Uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang diperlukan
dievaluasi kegunaannya, dengan sasaran terakhir untuk penentuan nilai dalam bentuk uang
4. penilaian prestasi. Sebagai pengganti penilaian seorang karyawan atas sifat-sifat seperti
ketergantungan dan inisiatif, ini ada kecenderungan untuk menentukan sasaran pekerjaan dan
hasil kerja dinilai berdasarkan tercapai tidaknya sasaran tersebut.
A. Perubahan bauran dalam angkatan kerja, jelas akan membawa perkenalan nilai-nilai baru
kepada organisasi. Suatu angkatan kerja dengan perangkat nilai-nilai ini akan sangat cocok
digunakan oleh perusahaan dalam usaha mereka untuk mengejar nilai-nilai produktivitas,
efisiensi, dan efektivitas. Mengingat makin meningkatnya penekanan pada individu dibanding
dengan organisasi, sejumlah perubahan program personalia telah dicoba salah satunya adalah :
Waktu luwes (Flexitime)
Menurut Craig Eric Schneir, Flexitime adalah suatu program yang memberikan waktu untuk
memulai dan mengakhiri secara fleksible bagi karyawan . 5)
Penyebab-penyebab untuk hal ini mencakup moral yang lebih baik, waktu kerja yang lebih baik,
waktu kerja yang sesuai dengan jam tubuh (body clock) karyawan, penanganan yang lebih
baik atas fluktuasi beban kerja, meningkatkan pelayanan terhadap karena perusahaan buka lebih
lama, dan berkurangnya waktu terluang menunggu jam pulang karena enggan memulai tugas
baru.
(2) Mengurangi keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan (reduced employee tardiness and
absenteeism). Karyawan yang sudah terlambat menurut jadwal yang ketat sering akan bimbang
dan akhirnya memutuskan untuk tidak masuk kerja sama sekali. Jika waktu kedatangan di tempat
kerja yang disetujui itu berada didalam rentang dua jam yang luwes, maka keterlambatan dan
ketidakhadiran karena hal semacam ini bisa disingkirkan. Keperluan-keperluan pribadi dapat
ditanggulangi tanpa mengabaikan pekerjaan selama setengah atau sepanjang hari.
(3) Memperbaiki moral dan mengurangi pergantian karyawan (improved morate and reduced
turnover). Dengan sistem Waktu luwes (flexitime), karyawan mengendalikan hari kerjanya
secara terbatas sehingga hal ini merupakan suatu jenis dari pemerkayaan pekerjaan (job
enrichment). Para karyawan pada dasarnya diperlakukan sama seperti para manajer dan
karyawan profesional.
B. Perubahan Harapan Karyawan- Warga masyarakat, Semakin banyak petunjuk bahwa
hak-hak warga masyarakat yang eksternal sedang menyusup kedalam perusahaan dengan
maksud memperbaiki mutu kehidupan kerja. Dua ilustrasi yang menonjol adalah: (1) kebebasan
berbicara (freedom of speech), dan (2) kebebasan pribadi (the right to privacy). Dalam
organisasi-organisasi hak untuk meniup peluit ini cukup dilindungi dengan baik . Dow Votaw
berpendapat bahwa kebebasan berbicara didalam organisasi adalah suatu perkembangan yang
mungkin akan terbukti sebagai suatu hal yang mungkin akan terbukti sebagai suatu hal yang
perlu untuk menyertai tanggung jawab perusahaan yang efektif
Para karyawan merasa adanya pelanggaran yang lebih besar atas kebebasan pribadi jika :
(1) informasi yang sifatnya disebarluaskan kepada orang lain tanpa izin mereka, (2) informasi
pribadi, sebagaimana halnya dengan data produktivitas perusahaan disebar disiarkan, (3)
Informasi yang sifatnya pribadi diberikan kepada orang-orang luar ketimbang kepada mereka
yang bekerja di perusahaan itu.
C. Perubahan Tingkat Produktivitas, menurut Dov Votow, masalah paling serius yang dewasa
ini dihadapi oleh manajer personalia, adalah menurunnya produktivitas perekonomian. 6)
Telah banyak alasan yang dikemukakan sebagai penyebab produktivitas akhir-akhir ini:
SELEKSI PERSONALIA
Menurut Prof. Edwin B Flippo, seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok
karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. 7) Manajemen
memutuskan pekerjaan apa yang terlibat dan kemampuan-kemampuan individu yang dibutuhkan
untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Kemudian manajer melihat prestasi para pelamar
diwaktu yang lalu dan memilih seseorang yang memiliki kemampuan, pengalaman dan
kepribadian yang paling memenuhi persyaratan suatu jabatan.
Prestasi masa lalu merupakan penunjuk paling baik bagi prestasi dimasa yang akan datang. Apa
yang dilakukan seseorang di waktu yang lalu, seperti ditunjukkan oleh laporan-laporan sekolah,
pengalaman kerja dan kegiatan-kegiatan diluar kurikulum, adalah predikator paling baik tentang
apa yang kemungkinan akan dilakukan di waktu yang akan datang.
berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia.
Menurut T. Hani Handoko langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah:
8
)
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi (biografis)
3. Pengujian (testing)
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. pemeriksaan referensi-referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan
Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor tersebut
adalah:
1. Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukkan
apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.
2. Bakat dan Minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas /
kemampuan seseorang.
3. Sikap dan kebutuhan (attitudes and need), untuk meramalkan tanggung jawab dan
wewenang seseorang.
4. Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan
pemikiran dan penganalisaan.
5. kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam
pelaksanaan pekerjaan.
6. Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspekaspek teknik pekerjaan.
Setelah diseleksi, Karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan
organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan
dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses penting karena
suatu pekerjaan baru adalah sulit dan menyebabkan frustasi bagi karyawan baru. Menurut
American Society for Personel Administration, situasi baru adalah berbeda dan asing, serta
proses orientasi yang jelek dapat memadamkan antusiasme dan usaha mulai dari permulaan. 9)
Karena berbagai perusahaan melaporkan bahwa lebih setengah dari pengunduran diri suka rela
terjadi dalam 6 (enam) bulan pertama, Orientasi yang tepat dapat berbuat banyak untuk
mengurangi masalah ini dan biaya-biaya yang menyertainya.
Semua organisasi mempunyai beberapa jenis program orientasi baik resmi(formal)
maupun tidak resmi (informal).
Tahap pertama biasanya diselenggarakan oleh staf unit personalia, hal-hal yang
dipertimbangkan mencakup:
a. Hasil produksi perusahaan itu
b. Tunjangan kesejahteraan Karyawan
c. Jadwal gaji
d. Keselamatan
e. Masa percobaan
f. Pencatatan waktu dan ketidakhadiran
g. Hari libur, parkir, prosedur keluhan.
h. Program persamaan kesempatan penempatan tenaga kerja
Tahap kedua dari sebagian besar program orientasi yang terorganisasi dilaksanakan oleh
penyelia langsung. Karyawan yang baru diangkat itu diperkenalkan kepada sesama karyawan,
dibawa keliling departemen dan diberi informasi tentang hal-hal kecil seperti tempat ganti
pakaian dan kamar kecil, prosedur persediaan, jam kerja, lembur, prosedur pemanggilan, jam
istirahat dan makan siang, dan fasilitas-fasilitas perusahaan. Menurut OC Brenner dan J.
Tomkiewcz, suatu program percobaan khusus atas orientasi direncanakan dengan sasaran
khusus untuk meyakinkan karyawan yang baru diangkat bahwa mereka mempunyai kesempatan
baik untuk berhasil. 10)
dengan tindakan yang tulus untuk melakukan wawancara tindak lanjut akan membantu
meningkatkan tingkat kepuasan karyawan.
Oleh sebab itu sering dipakai ukuran kepuasan para penyelia dan karyawan lama terhadap
masuknya karyawan baru tersebut, disamping kepuasan karyawan baru, untuk menilai
keberhasilan proses orientasi. Bila tahap seleksi tidak berbuat kesalahan biasanya proses
orientasi juga tidak akan mengalami kesulitan
PRODUKTIVITAS
Ada beberapa pendapat orang mengenai produktivitas, diantaranya;
menurut J. Ravianto, bahwa :Produktivitas adalah suatu konsep yang menunjang adanya
keterkaitan hasil kerja dengan sesuatu yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari tenaga
kerja. 11)
Sedangkan menurut Muchdarsyah Sinungan, bahwa :Produktivitas adalah hubungan antara hasil
nyata maupun fisik (barang atau jasa) dengan masuknya yang sebenarnya , misalnya
produktivitas ukuran efisien produktif suatu hasil perbandingan antara hasil keluaran dan hasil
masukan. 12).
Mengenai produktivitas Payaman J. Simanjuntak, menjelaskanProduktivitas merupakan
perbandingan antara hasil yang dicapai (keluaran) dengan keseluruhan sumber daya (masukan)
yang terdiri dari beberapa faktor seperti tanah, gedung, mesin, peralatan, dan sumber daya
manusia yang merupakan sasaran strategis karena peningkatan produktivitas tergantung pada
kemampuan tenaga manusia. 13)
Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa produktivitas adalah suatu
perbandingan antara hasil keluaran dengan hasil masukan. keefektifan ini dilihat dari beberapa
faktor masukan yang dipakai dibandingkan dengan hasil yang dicapai. Sedangkan produktivitas
kerja yaitu jumlah produksi yang dapat dihasilkan dalam Waktu tertentu