Buku Panduan 5s KPT PDF

BUKU PANDUAN
AMALAN 5S
Kandungan
02
Dasar 5S
03
Visi & Misi 5S KPT
04
Objektif 5S
05
Slogan & Logo 5S
07
Carta Organisasi 5S
08
09
10
11
12
13
Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S

Carta Organisasi Urus Setia 5S
Carta Organisasi Jawatankuasa Promosi 5S
Carta Organisasi Jawatankuasa Latihan 5S
Carta Organisasi Jawatankuasa Audit 5S
Carta Organisasi Zon 5S
15
Pengenalan Amalan Persekitaran Yang Berkualiti 5S
21
Aplikasi dan Teknik 5S
47
Penyeragaman Tempat Kerja dan Persekitaran
BUKU PANDUAN AMALAN 5S
Dasar Amalan 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
KPT komited memastikan

Amalan 5S dilaksanakan
secara berterusan melalui
budaya kerja cemerlang
dengan mengutamakan
kerja secara berpasukan ke
arah meningkatkan kualiti
perkhidmatan, persekitaran
yang bersih, selamat dan
memenuhi kepuasan
pelanggan.
YBHG. DATUK AB. RAHIM BIN MD. NOOR

KETUA SETIAUSAHA
MALAYSIA
PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI
Visi & Misi 5S

VISI
Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang
melalui persekitaran kerja yang kondusif.
MISI
1. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria
untuk keselesaan warga dan pelanggan.
2. Meningkatkan sistem penyampaian KPT secara
optimum dan berterusan.
3. Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan
berterusan di kalangan warga KPT.
Objektif 5S
1.

Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih,

kemas, tersusun dan selamat.
2.
Meningkatkan kreativiti dan inovasi.
3.
Meningkatkan motivasi dan disiplin.
4.
Memupuk semangat berpasukan.
5.
Memupuk sikap bertanggungjawab.
6.
Amalan penambahbaikan berterusan.
Slogan & Logo 5S

Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi
Carta
Organisasi
Jawatankuasa Pemandu 5S
PENGERUSI
(KSU)
TIMBALAN PENGERUSI
[TKSU (P)]
KETUA
J/K PROMOSI
(Ketua
Komunikasi
Korporat)
AJK
SUB
(Sukan)
KETUA J/K
LATIHAN
SUB
(Pengurusan
Sumber
Manusia)
AJK
SUB
(Biasiswa)
KETUA J/K
AUDIT
SUB
(Kewangan)
AJK
SUB
(Pengurusan
Maklumat)
KETUA
URUSETIA
SUB
(Khidmat
Pengurusan)
AJK
SUB
(Akaun)
AJK
SUB
(Dasar dan
Antarabangsa)
AJK
Pengarah
(Pejabat
Pengurusan
Program)
AJK
SUB
(Perancangan
dan
Penyelidikan)
AJK
Ketua
(Unit Audit
Dalam)
AJK
SUB
(Pembangunan)
AJK
Setiausaha
(Majlis
Profesor
Negara)
AJK
Penasihat
Undangundang
Urus Setia 5S
KETUA URUSETIA
[SUB (K)]
SETIAUSAHA
[KPSU (K) I]
WAKIL
Unit
Komunikasi
Korporat
WAKIL
Bahagian
Sukan
WAKIL
Bahagian
Pengurusan
Sumber
Manusia
WAKIL
Bahagian
Biasiswa
WAKIL
Bahagian
Kewangan
WAKIL
Bahagian
Pengurusan
Maklumat
WAKIL
Bahagian
Khidmat
Pengurusan
WAKIL
Bahagian
Akaun
WAKIL
Bahagian
Dasar dan
Antarabangsa
WAKIL
Bahagian
Pengurusan
Program
WAKIL
Bahagian
Perancangan
dan
Penyelidikan
WAKIL
Unit Audit
Dalam
WAKIL
Bahagian
Pembangunan
WAKIL
Majlis
Profesor
Negara
WAKIL
Unit
Undangundang
Jawatankuasa Promosi 5S
KETUA J/K PROMOSI

(KKK)
TIMBALAN KETUA J/K PROMOSI

{KSPAKP (I)}
SETIAUSAHA
AJK
ZON
PERUBATAN
AJK
ZON
SUSTAINABLE
AJK
ZON
PEMASARAN
AJK
ZON
MEKANIKAL
AJK
ZON
ETIKA
AJK
ZON
SAMUDERA
AJK
ZON
INTERNATIONAL
RELATIONS
AJK
ZON
EKONOMI
AJK
ZON
APPSOLUTION
AJK
ZON
FALSAFAH
AJK
ZON
GRAFIK
AJK
ZON
KEPIMPINAN
AJK
ZON
PENGURUSAN
MAKLUMAT
AJK
ZON
CYBERNET
AJK
ZON
SUKAN
AJK
ZON
LANDSKAP
AJK
ZON
PENGURUSAN
AJK
ZON
KORPORAT
AJK
ZON
NANOTECH
AJK
ZON
PERUNDANGAN
AJK
ZON
DINAMIK
AJK
ZON
BIOLOGI
AJK
ZON
BAYARAN
AJK
ZON
CYBERSECURE
AJK
ZON
KISPO
AJK
ZON
KIMIA
AJK
ZON
FORENSIK
AJK
ZON
SPEAKER BOX
AJK
ZON ESPRIT
DE CORP
AJK
ZON
FIZIK
AJK
ZON
SIVIL
AJK
ZON
PELANCONGAN
NOTA:
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK PROMOSI.
10
Jawatankuasa Latihan 5S
KETUA J/K LATIHAN

{SUB (S)}
TIMBALAN KETUA J/K LATIHAN

{KPSU(S)LL}
SETIAUSAHA
AJK
ZON
PERUBATAN
AJK
ZON
SUSTAINABLE
AJK
ZON
PEMASARAN
AJK
ZON
MEKANIKAL
AJK
ZON
ETIKA
AJK
ZON
SAMUDERA
AJK
ZON
INTERNATIONAL
RELATIONS
AJK
ZON
EKONOMI
AJK
ZON
APPSOLUTION
AJK
ZON
FALSAFAH
AJK
ZON
GRAFIK
AJK
ZON
KEPIMPINAN
AJK
ZON
PENGURUSAN
MAKLUMAT
AJK
ZON
CYBERNET
AJK
ZON
SUKAN
AJK
ZON
LANDSKAP
AJK
ZON
PENGURUSAN
AJK
ZON
KORPORAT
AJK
ZON
NANOTECH
AJK
ZON
PERUNDANGAN
AJK
ZON
DINAMIK
AJK
ZON
BIOLOGI
AJK
ZON
BAYARAN
AJK
ZON
CYBERSECURE
AJK
ZON
KISPO
AJK
ZON
KIMIA
AJK
ZON
FORENSIK
AJK
ZON
SPEAKER BOX
AJK
ZON ESPRIT
DE CORP
AJK
ZON
FIZIK
AJK
ZON
SIVIL
AJK
ZON
PELANCONGAN
NOTA:
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN.
11
Jawatankuasa Audit 5S
KETUA J/K AUDIT

{SUB (W)}
TIMBALAN KETUA J/K AUDIT

{KPSUK(W)T}
SETIAUSAHA
AJK
ZON
PERUBATAN
AJK
ZON
SUSTAINABLE
AJK
ZON
PEMASARAN
AJK
ZON
MEKANIKAL
AJK
ZON
ETIKA
AJK
ZON
SAMUDERA
AJK
ZON
INTERNATIONAL
RELATIONS
AJK
ZON
EKONOMI
AJK
ZON
APPSOLUTION
AJK
ZON
FALSAFAH
AJK
ZON
GRAFIK
AJK
ZON
KEPIMPINAN
AJK
ZON
PENGURUSAN
MAKLUMAT
AJK
ZON
CYBERNET
AJK
ZON
SUKAN
AJK
ZON
LANDSKAP
AJK
ZON
PENGURUSAN
AJK
ZON
KORPORAT
AJK
ZON
NANOTECH
AJK
ZON
PERUNDANGAN
AJK
ZON
DINAMIK
AJK
ZON
BIOLOGI
AJK
ZON
BAYARAN
AJK
ZON
CYBERSECURE
AJK
ZON
KISPO
AJK
ZON
KIMIA
AJK
ZON
FORENSIK
AJK
ZON
SPEAKER BOX
AJK
ZON ESPRIT
DE CORP
AJK
ZON
FIZIK
AJK
ZON
SIVIL
AJK
ZON
PELANCONGAN
NOTA:
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.
12
Zon 5S
FASILITATOR
KETUA ZON
SETIAUSAHA
AJK
PROMOSI
AJK
LATIHAN
AJK
AUDIT
AHLI
ZON
AHLI
ZON
AHLI
ZON
AHLI
ZON
AHLI
ZON
13
Pengenalan
Amalan
Persekitaran
Berkualiti
| PENGENALAN
Amalan 5S/QE adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan
persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini
tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja
akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S
adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya
menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT).
| Apakah Amalan 5S?

5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN),
Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini
merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang
bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.
Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU)
akan menjadikan lantai dan tempat kerja Kementerian sentiasa bersih, malah
penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan
alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling
penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama.
Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada Kementerian. Setiap individu berperanan
untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini
memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.
| Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S

Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat
memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya
juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan
tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya
mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis
sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat.
16
Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja.

Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik
di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa
kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda
atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek
kejuruteraan dan analisis yang mendalam.
| Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S

KPT telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan
yang digunakan di dalam Amalan (5S/QE) sejak tahun 2011. Pendekatan yang
digunakan untuk penambahbaikan di KPT adalah dengan menggunakan
pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI.
Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua
warga KPT. Pengurusan atasan melalui JK Latihan dan JK Promosi akan
terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi
mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan
di kalangan staf KPT.
| Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI

KPT menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu,
dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih
mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua
Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan
cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masingmasing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat.
| Fokus: Kesan
Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang
lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini
kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan
walaupun memakan masa. Manakala Inovasi pula kesannya adalah lebih cepat.
Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan
penambahbaikan.
17
| Fokus: Jangka masa

Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan.
Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf
KPT untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung,
akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan Inovasi lebih
menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka
masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa
dan modal.
| Fokus: Perubahan
Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal
dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya
agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan
itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam KPT. Perubahan bagi Inovasi
adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan
mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak
hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada.
| Fokus: Pendekatan
Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada
usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara
yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara.
Namun bagi Inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih
berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai.
| Kesimpulan
Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak
ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan
oleh semua staf KPT. Antara pendekatan aktiviti (5S/QE), Kaizen dan Inovasi
merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam
bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih
efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga KPT untuk
terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja
seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat
kerja.
18
Fokus
Inovasi
Kaizen
Jangka Masa
Pendek
Panjang
Perubahan
Berperingkat
Berterusan Dan
Meningkat
Pendekatan
Idea Dan Usaha Individu
Idea Dan Usaha Kumpulan
Kesan
Cepat Dan Mudah Luput
Perlahan Dan Kekal
ILLUSTRASI PERBEZAAN
KAIZEN DAN INOVASI
KAIZEN DAN INOVASI
PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN
19
PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN
KEMAJUAN PENINGKATAN DENGAN DUA PENDEKATAN YANG BERBEZA
20
Aplikasi
dan Teknik
5S/QE di
| APLIKASI DAN TEKNIK 5S/QE

| Objektif
Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang
dimaksudkan dengan 5S/QE. Akhirnya nanti, semua warga KPT akan mengetahui
bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima S tersebut untuk merencanakan
aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing.
Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai
bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun
barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada
peringkat 2S yang terakhir, warga KPT akan melihat bagaimana kesemua teknik
itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.
KIATARAN AMALAN 5S
SEIKITSU (SERAGAM)
SEIRI (SISIH)
5
SHITSUKE (SELALU AMAL)
3
SEISO (SAPU)
22
2
SEITON (SUSUN)
| Teknik 5S
Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan
digunapakai oleh semua staf KPT bagi mewujudkan tempat kerja yang
sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan
sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar KPT lebih efisien, efektif dan
memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.
Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan
aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap
staf yang bertugas di Kementerian akan mempunyai rasa tanggungjawab dan
sayang pada KPT. Setiap staf KPT berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada
seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan
sokongan dari semua staf yang bertugas di KPT bagi menjayakannya.
Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih
dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem
kerja di KPT lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.
SEIRI - SISIH
1.
Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak
perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab
ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang
tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan
ruang penyimpanan akan lebih luas.
2.
Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien
diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, warga KPT akan berasa
lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka.
Warga KPT juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak
lebih awal.
23
3.

Bagaimana warga KPT melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja?

Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di
tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan
staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori
seperti:
ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK

PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG
DIBUANG
BUANG DENGAN
SEGERA
ITEM YANG ADA NILAI DAN

BOLEH DIJUAL
CARI PEMBELI
YANG
MENAWARKAN
HARGA TINGGI
ITEM TIADA NILAI TAPI KOS

PELUPUSAN TINGGI
CARI CARA
MERENDAHKAN
KOS DAN SELAMAT
CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA
Yang Mana???
SISIH
Item Tak
Diperlukan
24
STRATIFIKASI
TINDAKAN
Tiada nilai dan

senang dibuang
BUANG DENGAN
SEGERA
Ada nilai dan

boleh dijual
CARA PEMBELI
DENGAN HARGA
TINGGI
Tiada nilai tapi

kos pelupusan tinggi
LUPUS DENGAN
KOS RENDAH
TAPI SELAMAT
KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH

NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN
TAG KUNING
TAG MERAH
25
BAHAN TIDAK
DIPERLUKAN
SISIH
BAHAN
DIPERLUKAN
Bahan tidak diperlukan

dan senang dibuang
Bahan ada nilai untuk
dijual
Bahan tiada nilai tapi kos
tinggi untuk dihapuskan
Bahan tidak digunakan

tapi mesti disimpan
Bahan kadangkala
digunakan
Bahan digunakan selalu
Buang serta merta

Cari jalan untuk
mengurangkan kos dan
jalan selamat untuk
dihapuskan
Letakkan berdekatan
tempat penggunaannya
Letakkan jauh sedikit
Mesti simpan berasingan
dengan pengenalan yang
jelas
TAG BARANGAN UNTUK SISIH
BAHAN TIDAK
DIPERLUKAN DAN
SENANG DIBUANG
BIRU
MENUNGGU
PELUPUSAN
KUNING
26
BAHAN ADA NILAI

UNTUK DIJUAL
HIJAU
BAHAN TIADA NILAI

TAPI KOS PELUPUSAN
TINGGI
MERAH
| Buang Dengan Segera

Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf KPT boleh membuang
barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan KPT atau
Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat
kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak
atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang
atau dijual.
| SISIH
SEITON - SUSUN
1.
Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan

disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan
barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut
kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan
proses kerja yang lebih pantas.
2.
Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil
sesuatu barangan atau rekod, staf KPT hendaklah memastikan bahawa
terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail /
barangan tersebut. Staf KPT boleh mengesan fail dan barangan yang
tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf
tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal.
Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan
Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil
Ujian 30 saat.
27
| Apakah Ujian 30 saat?
Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh
KPT dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai
contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf KPT akan menggunakan
Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada
rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa
yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang
diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja.
3.
Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan

aktiviti SUSUN:
i.
ii.
iii.
4.
Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau

harian;
Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan
Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan
Staf KPT perlu melihat kekerapan penggunaan barangan tersebut dalam

urusan kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barangan tersebut
digunakan seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan
KPT menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat
menjimatkan masa. Sesetengah barangan yang masih mempunyai tarikh
luput atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh
itu, perlu diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu
disimpan di stor.
LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN
Bil
28
Penggunaan Mengikut Kategori
Item Kegunaan Harian

(1 Jam 1 Minggu)
Item Kegunaan
(1 Minggu 6 Bulan)
Item Hampir Tidak Digunakan

(6 Bulan Ke Atas)
Kod Warna
PUTIH
KUNING
HIJAU
SEISO - SAPU
1.
Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak

dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan.
Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan
terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf KPT, setiap
individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan
tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan
Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah
konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan
dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk
menjaga tempat atau barang milik KPT. Konsep ini biasanya ditandakan
dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satusatu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.
2.
Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan

lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan
impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik
KPT. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana
yang demikian, warga KPT akan mudah menjana idea yang kreatif dan
akan lebih ceria.
3.
Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:
Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan

persekitaran Kementerian juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan
sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau
mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa
sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf KPT boleh menetapkan
5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk
melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan
yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.
29
PERALATAN UNTUK SAPU

BIL
1
TEMPAT/KAWASAN
PERALATAN
MEJA DAN KERUSI TEMPAT

DUDUK
KAIN BURUK
BERUS
KAWASAN KERJA SENDIRI
KAIN BURUK
PENYAPU
PENYODOK SAMPAH
BAKUL SAMPAH
PEJABAT
KAIN BURUK
PENYAPU
PENYODOK SAMPAH
BAKUL SAMPAH
SEIKETSU SERAGAM
30
1.
Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan

sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S
pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah
disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan
5S di KPT, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan
dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU
PANDUAN AMALAN 5S/QE ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis
panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan
dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses
kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan
5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN
AMALAN 5S/QE ini tanpa menunggu masa yang lama.
2.
Untuk proses penyeragaman di KPT, adalah disarankan semua pejabat

menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang
standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan
di atas meja bagi memastikan kekemasannya.
3.
Kaedah melaksanakan SERAGAM:

i.
Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi

menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan.
ii.
Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan

5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui
cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan
kesilapan akan berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu.
Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.
iii.
Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh

digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh
memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual
juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi
antara organisasi dengan pelanggannya.
iv.
Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau

perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan
untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan
sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol
yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna
untuk warga KPT yang baru serta bagi memudahkan pelanggan
memahami proses yang perlu mereka lalui.
4.
Ke arah keseragaman Amalan 5S:
Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman

Amalan 5S di KPT. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan
kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf
keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan
item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan.
31
BIL
1.
PERKARA
PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
FAIL KETUA ZON
Semua ketua kumpulan mesti

menyimpan dokumen berikut:
1. Dasar 5S.
2. Visi & Misi 5S.
3. Objektif 5S.
4. Slogan 5S.
5. Nama Zon
6. Carta Organisasi Zon.
7. Minit Mesyuarat/Nota
Perbincangan Zon
(mingguan / bulanan) dan
tindakan susulan.
8. Pelan Tindakan Aktiviti.
9. Pelan Lantai Zon 5S.
10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen
SEBELUM dan SELEPAS.
11. Keputusan Audit dan Jadual
Audit.
12. Memorandum/Maklumat Terkini
dari Ketua 5S atau Fasilitator
13. Kriteria Audit.
NOTA :
Adakan indeks
Adakan pemisah bagi
setiap tajuk
Rakamkan gambar bagi
setiap aktiviti kumpulan
serta masalah sebelum
dan faedah selepas
aktiviti 5S dijalankan.
Berikan data kuantitatif/
kualitatif
Semua dokumen
dan rekod hendaklah
dikawal.
2.
SISTEM SUSUNAN FAIL

DI RAK
NOTA :
Rujuk Arahan
Keselamatan Kerajaan.
Dokumen dan rekod
hendaklah dikawal.
32
1. Susunan fail hendaklah dari KIRI

ke KANAN (1, 2, 3, . A, B, C,
dan seterusnya).
2. Font yang digunakan pada rak
hendaklah jelas kelihatan dari
jauh.
3. ARAS 1 bermula dari tingkat
bawah (pengecualian boleh dibuat
dengan kebenaran fasilitator
setelah elemen keselamatan
diambil kira).
4. Adakan PEMISAH di dalam fail.
5. Adakan indeks di dalam fail.
6. Indeks utama & Kod Warna
di tepi rak.
7. Tag pengguna.
8. Peraturan penggunaan dalam
kumpulan.
BIL
PERKARA
3.
SUSUNAN BARANGAN
DI ATAS RAK
1. Susunan tagging hendaklah

dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,
dan seterusnya).
2. Tagging ARAS 1 bermula dari
tingkat bawah (pengecualian boleh
dibuat dengan kebenaran
fasilitator atas alasan keselamatan).
3. Indeks barangan di setiap tepi rak.
4. Adakan penanda MINIMA dan
MAKSIMA (jika berkaitan).
5. TARIKH LUPUT bagi barangan
yang berkaitan.
6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE /
STOCK LOW / NIL IN STOCK /
REMINDER PLEASE REFILL (lengkap
dengan tarikh jika perlu).
7. Penanda AMBIL INI DAHULU/AMBIL
INI KEMUDIAN bagi barangan yang
berkaitan
8. Adakan label susunan bagi setiap
Kad / Stock Bin.
9. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak
ditempat yang disediakan dan
rekodnya hendaklah dikemaskini.
10. Adakan SIGNAGE kenalan untuk
semua rak.
11. Adakan PELAN LOKASI & MASTER
INDEX di tempat yang strategik.
4.
PENGURUSAN
PENDAWAIAN ELETRIK
1. Elakkan meletak KABEL, EXTENSION

PLUG dan WAYAR di atas lantai.
2. Wayar diikat dengan cable tie atau
dibalut dengan piping.
3. Kepala plug ditanda dengan pelekat
kod warna dan juga pada barangan
elektrik yang berkenaan.
4. Laporkan sebarang kerosakan
pendawaian kepada Bahagian
Khidmat Pengurusan (Unit
Pentadbiran & Logistik).
33
BIL
34
PERKARA
5.
SUIS LAMPU / KIPAS /

KEPALA PLUG
1. Semua suis / barangan elektrik

hendaklah menggunakan sistem
Pelekat Kod Warna.
2. Laporkan sebarang kerosakan
peralatan elektrik kepada Bahagian
Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit
Pentadbiran & Logistik).
6.
ELEMEN KESELAMATAN
1. Adakan tanda AMARAN / AWAS

di tempat kawasan berisiko.
2. Signage PEMADAM API
hendaklah jelas kelihatan dari jauh.
3. Pastikan tiada barangan yang
melindungi Alat Pemadam Api.
4. Maklumat seperti DUE DATE FOR
NEXT SERVICE hendaklah
dipamerkan pada alat tersebut dan
ianya mudah dilihat oleh staf.
5. Adakan had ketinggian bagi barangan
yang disusun mengikut stacking.
6. Cara stacking hendaklah ada ciri
keselamatan.
7.
PERALATAN
1. Adakan pemilik (ownership).

2. Adakan jadual penyelenggaraan
(jika berkaitan).
3. Adakan Jadual Pembersihan
(cleaning roster).
4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika
bilangan peralatan yang sama lebih
dari satu unit di dalam kawasan zon
yang sama.
5. Wujudkan cara mengguna dan
pamerkan SOP / WI / User Guide
(jika perlu).
BIL
PERKARA
8.
SETIAP ZON
(KAWASAN KUMPULAN)
1. Semua suis lampu / kipas

menggunakan label kod warna.
2. Setiap bilik hendaklah diletakkan
gambar, nama, zon dan
nombor telefon pemilik tempat
tersebut.
3. Syarat pengguna hendaklah
dipamerkan (jika berkenaan).
4. Pelan Lantai / Peta Bilik
hendaklah dipamerkan seelokeloknya di pintu masuk.
9.
SUDUT 5S
MAKLUMAT YANG MESTI

DIPAMERKAN:
1. Dasar 5S yang telah
ditandatangani
oleh Ketua Setiausaha KPT.
2. Visi & Misi 5S.
3. Objektif 5S.
4. Slogan 5S.
5. Nama Zon.
6. Pelan Lantai Zon.
7. Ownership
8. Gambar ahli dan carta organisasi.
9. Carta GANTT perancangan
aktiviti kumpulan.
10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM
dan SELEPAS dengan maklumat
ringkas seperti masalah
(sebelum) dan kebaikan (selepas)
serta nama & tarikh.
11. Jadual Audit dan Keputusan
Audit (Bar Chart).
12. Buletin.
13. Maklumat Terkini dari Fasilitator
5S.
14. Roster pembersihan.
NOTA :
Adakan tajuk dan

ruangan bagi setiap
perkara.
Semua dokumen
dan rekod hendaklah
dikawal.
35
36
BIL
PERKARA
10.
PAPAN KENYATAAN
1. Semua pekeliling, surat pekeliling,

notis, iklan dan bahan bercetak
TIDAK dibenarkan ditampal di
dinding. Sediakan pelapik atau
tempat khas.
2. Adakan TARIKH LUPUT bagi
setiap pekeliling, surat pekeliling,
notis, iklan dan bahan bercetak
yang dipamerkan.
11.
PETAK / TEMPAT LETAK

KASUT
1. Adakan petak atau tempat letak kasut

di pintu masuk ke kawasan larangan
berkasut.
2. Adakan petak untuk tempat letak
kasut jika ada kasut / selipar di dalam
bilik pejabat.
12.
GARISAN KUNING
(PARKIRAN BARANGAN)
1. Garisan kuning hanya digunakan pada

barangan movable atau Work In
Progress.
2. Minimakan penggunaan garisan /
tape parkiran.
13.
PERALATAN KEBERSIHAN
KAWASAN STOR
1. Sediakan parkiran bagi mesin /
perkakasan seperti Troli, Lifter,
tangga, alat pembersihan, dll.
2. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti penyapu,
mop dan berus.
3. Alatan tersebut hendaklah didirikan
/ digantung dalam bekas yang
telah ditentukan oleh fasilitator dan
diparkirkan.
BIL
PERKARA
KAWASAN PEJABAT
1. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti penyapu,
penyodok sampah, mop dan berus.
2. Semua alatan ini hendaklah
digantung dalam kawasan parkiran.
3. Bagi pejabat yang ada stor,
alatan pembersihan tersebut
hendaklah didirikan dalam bekas
yang telah ditentukan.
14.
SIGNAGE UNTUK PELAWAT/

KAWASAN MENUNGGU /
PERSEKITARAN BANGUNAN
BERMULA DARI PINTU
MASUK POS PENGAWAL
1. Petunjuk Arah - Tandas, Surau,

Had Laju.
2. Peraturan dan Tempat Larangan.
3. Waktu Bertugas.
4. Kaunter Pertanyaan.
5. Nama pegawai bertugas di
Kaunter Pertanyaan.
6. Papan kenyataan (Informasi).
7. Tempat Letak Kereta Pelawat .
8. Tempat Letak Kereta Staf.
9. Tempat Letak Motosikal.
10. Tempat Letak Basikal.
11. Tempat Letak Kereta OKU.
37
CONTOH VISUAL KESERAGAMAN
38
Adakan SOP penggunaan

Pamerkan tarikh luput
Adakan senarai borang

Labelkan nombor setiap
borang
Adakan tanda maksima
dan minima
Buatkan parkiran untuk

alat tulis
Labelkan tempat bagi
setiap alat tulis
Labelkan laci ALAT TULIS
Buatkan parkiran untuk

setiap alatan
Labelkan tempat bagi
setiap alatan
Labelkan laci PERALATAN
KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3)
Merah
Biru
SUIS LAMPU KANAN
Kuning
SUIS LAMPU KIRI
SUIS LAMPU TENGAH
Nota:

1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan.

2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu.
3) Penandaan perlulah yang paling minima.
KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4)
Merah
Biru
SUIS LAMPU KANAN (ATAS)
SUIS LAMPU KIRI (ATAS)
Kuning
Hijau
SUIS LAMPU KANAN (BAWAH)
SUIS LAMPU KIRI (BAWAH)
KOD WARNA UNTUK SUIS PELBAGAI
Jingga
Merah
Jambu
Ungu
SUIS KIPAS
SUIS PENYAMAN UDARA
SUIS BLOWER
39
NOTIS NOTIS MAKLUMAN
NOTIS MAKLUMAN
ROSAK
KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG
DIHORMATI,
MESIN PHOTOSTAT/KOMPUTER/
PRINTER INI MENGALAMI
KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN
SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI
KEROSAKAN TERSEBUT.
SEBARANG KESULITAN AMAT
DIKESALI.
TERIMA KASIH
40
ARIAL
BOLD
48
ARIAL
BOLD
30
41
PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT
1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT

2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK
DIFOTOSTAT
3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK
DIFOTOSTAT
4. TEKAN BUTANG START
5. PROSES FOTOSTAT SELESAI
TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN
NOMBOR SAMBUNGAN :
NOMBOR FAKS BAHAGIAN :
NOMBOR SAMBUNGAN SUB :
NOMBOR KECEMASAN :
1) KEBAKARAN :
2) KEMALANGAN :
42
JADUAL PEMBERSIHAN
TUGASAN
HARI
BUANG SAMPAH
SUSUN FAIL
SAPU
ISNIN - SELASA
FATINI BT
BUJANG
FATIMAH BT
ABU
AHMAD BIN
KASSIM
RABU - KHAMIS
PN ANG MEI
YEW
RAMLAH
HUSSIN
ROSMAN MASOR
DR RAMLAH BT
OTHMAN
DR ROSNAH ALI
YUSUFF ALI BAKAR
JUMAAT
BORANG PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN


LOKASI :
TARIKH
MASA
KOMEN
NAMA DAN
TANDA TANGAN
PEMANTAU
43
SHITSUKE SENTIASA AMAL

Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat penjimatan KPT akan dapat dicapai. Pengurusan KPT akan
terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S/QE.
1.
Pengurusan hendaklah berdisiplin dan melatih semua staf mematuhi

peraturan dan budaya kualiti di KPT. Amalan berdisplin dan melatih
warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih
sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU,
SERAGAM) dilakukan, KPT mestilah mempunyai satu kaedah supaya
warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan
berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja
yang cemerlang.
2.
Perlaksanaan Sentiasa Amal.
Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini

antaranya adalah:
Cara 1 Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh
pengurusan KPT supaya budaya kerja cemerlang itu dapat
dipraktikkan.
Cara 2 Mengadakan Audit Dalaman 5S di KPT. Audit ini adalah salah
satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya
dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat
penambahbaikan. Melalui audit ini KPT dapat mengukur tahap
amalan 5S.
Cara 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan
persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan
sebagainya merupakan satu cara untuk mendapatkan komitmen
dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S.
44
Cara 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat

sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini
akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti
murni ini.
Cara 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti
yang boleh menarik minat staf KPT. Walaupun sedikit dan kecil,
namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai
salah satu motivasi dalam melaksanakan dan menghargai
usaha mereka.
| KESIMPULAN
Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah 5S ini adalah satu cara berkesan
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di KPT. Melalui Seiri
(Sisih) staf KPT akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun)
membolehkan penyusunan barang dan rekod KPT dibuat dengan lebih kemas;
dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat.
Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan
oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu amal) akan membantu mendisiplinkan
diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.
45
Penyeragaman
Tempat Kerja &
Persekitaran di
| GARISAN PARKIRAN ALATAN

| Objektif
Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak/berubah sentiasa berada
di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan selepas
penggunaannya.
Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan,
kedudukan peralatan seperti mesin, jentera dan lain-lain hendaklah dirancang
kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan pakiran
hendaklah seminimal yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan
pakiran itu terdapat karpet, pakiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya
permukaan tempat pakiran adalah licin dan cantik, pakiran juga tidak dibenarkan.
| LANTAI
| Kaedah Pelaksanaan Seragam
48
i.
Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan.
ii.
Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan.
iii.
Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan

atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah
kebakaran pada laluan ini.
iv.
Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan.
v.
Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan

pelapik.
vi.
Buatkan garisan putih untuk zon lokasi mesin dan jentera yang tidak
diubah kedudukannya di atas lantai dan garisan kuning untuk barangan
yang beralih.
vii.
Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan
viii.
Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon.
ix.
Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan
zon keselamatan.
x.
Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu

keselamatan.
xi.
Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di

atas pelekat.
xii.
Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah
alih.
xiii.
Periksa semua pelekat atau cat garisan oleh kumpulan 5S secara berkala
(bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan
seperti di para xv.
xiv.
Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan

penempatan dan garisan keselamatan.
Nota: Kriteria Pembaikan

a.
b.
c.
Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang

minima untuk dibaiki ialah 300 mm.
Bila warna garisan luntur walaupun kurang 1/3 dari ukuran
minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan
adalah tiga hari untuk lekatkan pelekat dan satu minggu untuk
cat.
Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan
penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak.
49
xv.
Jadual Pemeriksaan
JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA
KAWASAN 5S
ZON ______
BULAN
AHLI
PEMERIKSA
KOMEN
TANDA TANGAN
PEMERIKSA
JANUARI
FEBRUARI
MAC
APRIL
MEI
JUN
JULAI
OGOS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DISEMBER
| DINDING
50
i.
Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan

lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf KPT mengetahui
berita semasa dan memahami pelaksanaan amalan 5S.
ii.
Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalender, jam dinding,

buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat.
iii.
Buang benda yang tidak diperlukan.
iv.
Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat.
v.
Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan.
vi.
Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan.
vii.
Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah ikut tajuk.
viii.
Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara

keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan.
ix.

Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Khidmat

Pengurusan sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan
dinding bangunan untuk diperbaiki.
| SILING
i.
Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan

dinding.
ii.
Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran

penghawa dingin.
iii.
Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak

melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang.
iv.
Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama warna

bagi satu kawasan / bilik.
51
| TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI ) atau

(KABINET KAYU)
52
i.
Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun
secara mendatar (dibaringkan).
ii.
Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.
iii.
Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan
hendaklah disediakan.
iv.
Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan
urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.
v.
Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor
simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan.
vi.
Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan
fail dicatatkan dari bawah ke atas.
vii.
Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu

kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan
fail bila diperlukan.
viii.
Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan

dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet
besi atau kabinet kayu.
| PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

i.
Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil

dan disimpan kembali.
ii.
Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama
dengan ibu kunci.
iii.
Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak
kunci.
iv.
Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digatung atas alasan
keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah
ditentukan parkirannya.
| LONGKANG
i.
Longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibersihkan seminggu

sekali.
ii.
Adakan jadual pembersihan.
iii.
Air tidak boleh ada bertakung dalam longkang.
53
iv.
Rumput dan sampah sarap hendaklah dibersihkan dari dalam longkang.
v.
Air yang mengalir dalam longkang tidak boleh tersekat alirannya untuk
mengelak tempat pembiakan nyamuk.
| PARKIR KENDERAAN
i.
Sediakan kemudahan parkir untuk staf, pelawat dan orang kurang upaya
(OKU).
ii.
Labelkan kawasan parkiran staf, kawasan parkiran pelawat dan kawasan

parkiran OKU supaya tidak timbul kekeliruan.
iii.
Labelkan kawasan parkir yang berlainan jenis kenderaan seperti tempat

parkir motosikal, tempat parkir basikal dan tempat parkir kereta.
iv.
Semua kenderaan hendaklah diparkirkan secara reverse parking.
v.
Buatkan bump jalan untuk kawal kenderaan keluar masuk. Lukiskan

garisan zon keselamatan, letakkan papan tanda dan lain-lain perkara
yang dianggap penting.
vi.
Garisan parkir untuk kenderaan dalam bangunan hendaklah dicat dengan

warna kuning.
vii.
Garisan parkir untuk kenderaan di luar bangunan hendaklah dicat dengan

warna putih.
| LACI PEGAWAI DAN STAF

Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci
boleh seperti berikut:
i.
54
Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan

disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf.
ii.
Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti

diari, planner dan buku catatan.
iii.
Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan
barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan
dan kebakaran adalah tanggungjawab persendirian. KPT tidak
bertanggungjawab).
5S
Sebelum
Selepas
Sisih
Susun
Sapu
Seragam
Sentiasa Amal
Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi
55
Catatan
56
PERSEKITARAN
BUKU
PANDUANKONDUSIF
AMALAN 5S
PEMACU TRANSFORMASI

Buku Panduan 5s KPT PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan 5s KPT PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU PANDUAN

Visi & Misi 5S KPT

Slogan & Logo 5S

Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S

Pengenalan Amalan Persekitaran Yang Berkualiti 5S

Aplikasi dan Teknik 5S

Penyeragaman Tempat Kerja dan Persekitaran

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

KPT komited memastikan

YBHG. DATUK AB. RAHIM BIN MD. NOOR

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Visi & Misi 5S

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih,

Meningkatkan kreativiti dan inovasi.

Meningkatkan motivasi dan disiplin.

Memupuk semangat berpasukan.

Memupuk sikap bertanggungjawab.

Amalan penambahbaikan berterusan.

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Slogan & Logo 5S

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

KETUA J/K PROMOSI

TIMBALAN KETUA J/K PROMOSI

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KETUA J/K LATIHAN

TIMBALAN KETUA J/K LATIHAN

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

KETUA J/K AUDIT

TIMBALAN KETUA J/K AUDIT

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

| Apakah Amalan 5S?

| Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja.

| Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S

| Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

| Fokus: Jangka masa

PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Idea Dan Usaha Individu

Idea Dan Usaha Kumpulan

Cepat Dan Mudah Luput

Perlahan Dan Kekal

KAIZEN DAN INOVASI

KAIZEN DAN INOVASI

PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN