Rekomendasi Transformasi Telkom Learning Center Menuju Corporate University

(The Road LC To Telkom Corporate University)

Bandung, 29 Maret 2012, by John Sihotang, Corporate University Consultant (jhotank@yahoo.com)

1. 2. 3. 4. 5.

Pendahuluan Goal dan Objective Telkom CU Proses Bisnis Telkom CU Daftar Aktivitas pada Bisnis Proses Telkom CU Penutup

1. Pendahuluan
Banyak perusahaan multi nasional mengembangkan corporate university (CU) sebagai model dalam menciptakan learning organization yang bertujuan untuk mendongkrak kinerja bisnis perusahaan seiring dengan semakin ketatnya persaingan dan pesatnya perubahan dinamika bisnis. Dari hasil berbagai survey oleh badan-badan riset Internasional terhadap perusahaan-perusahaan yang tergolong di dalam Fortune 500, menunjukkan bahwa program learning yang dikeloa secara efektif memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kemajuan bisnis perusahaan. Kemajuan bisnis tersebut diperoleh dari hasil pengembangan kapasitas karyawan yang memadai agar mampu mengoptimalkan peluang-peluang bisnis dalam meningkatkan revenue dan profit perusahaan. Secara umum ada 3 (tiga) peranan corporate university yang berdampak langsung kepada kemajuan perusahaan-perusahaan tersebut, yaitu : a. Menyediakan talent yang tepat pada posisi yang tepat dan pada waktu yang tepat b. Mengembangkan proses belajar karyawan yang berdampak kepada peningkatan kinerja bisnis perusahaan c. Mempercepat proses penyebaran dan peningkatan kompetensi karyawan sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis. Ide mengubah Telkom Learning Center menjadi Telkom Corporate University sebenarnya sudah dimulai sejak tahun 2007 dimana telah dilakukan beberapa kali benchmark ke perusahaanperusahaan multi nasional seperti ZTE University dan Turkcell University serta perusahaan local seperti Bank Danamon. Namun rencana nyata baru dimuluai sejak tahun 2011 dengan melakukan workshop-workshop yang bersifat awareness dan readiness diagnostic toward CU bersama pakar Corporate University dari Dibta Group yang melibatkan peserta dari HR, LC dan beberapa perwakilan Unit Bisnis. Dan untuk memulai transformasi LC menuju rasa CU, pada tahun tersebut juga telah dibentuk Learning Specialist (LS) sebanyak 8 (delapan) orang yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan training unit-unit bisnis Telkom. Namun, pembentukan LS tersebut masih dalam bentuk penugasan atau berupa organisasi virtual. LS ini diharapkan akan dapat berperan dalam membantu unit Competency Development di HRC dalam menyusun Training Plan yang align dengan kebutuhan bisnis Perusahaan. Disamping itu juga ada usaha untuk merevisi proses bisnis LC dan membuat usulan perubahan struktur organisasi LC agar dapat mendekati CU.

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Page 1

Memperhatikan peranan CU ini sangat strategis dan sangat comprehensive dalam proses pengembangan kompetensi karyawan, maka perlu ada dukungan dan komitmen dari BoD Telkom. Dalam hal ini mulai awal tahun 2012 LC telah membuat usulan pembentukan Learning Commite beranggotan para direksi yang berperan sebagai Dean, dan usulan tersebut juga telah di approve dan akan menjadi kebijakan perusahaan. Dengan pembentukan Learning commite tersebut diharapkan akan terjadi alignment antara sasaran bisnis perusahaan dengan program learning di lingkungan Telkom Group. Untuk mendukung proses aligning learning solution dan business outcome di perusahaan, dalam aktivitasnya Learning Committee akan dibantu oleh Learning Specialist, Learning Management, Competency development HRC, dan unit-unit bisnis terkait. Namun perlu diperhatikan, walaupun sudah terbentuk Learning Committee yang langsung dipimpin para direksi, suatu hal yang sangat perlu di perhatikan adalah apakah scope dari Telkom CU sudah dapat men-drive objektif bisnis perusahaan ke depan. Saat ini scope pengembangan kompetensi yang tercantum dalam Bisplan LC 2012-2016 masih berkisar pada usaha-usaha alignment program learning dengan target kinerja perusahaan dan unit bisnis secara jangka pendek dan belum mengaddress hal-hal yang bersifat strategis untuk menangkap peluang-peluang bisnis malalui program training yang comprehensive untuk menunjang bisnis perusahaan. Disamping itu, program training juga belum terkait dengan rencana karir individu yang diharapkan dapat meningkatkan kapasitas talent dalam memajukan perusahaan. Usaha-usaha untuk mengintegrasikan lesson learn dan best practice dengan rencana pembelajaran individu juga belum terlihat dengan jelas. Berkaca kepada hasil benchmark penerapan corporate university di beberapa perusahaan maju, maka sangat perlu merumuskan ulang Goals dan Objective Learning Center yang mengarah ke Corporate University. Langkah selanjutnya adalah merancang ulang proses bisnis LC eksisting, mendefinisikan aktivitas dan menunjuk penanggung jawab proses yang jelas dan terukur. Tanpa ada usaha untuk meredefinisikan hal-hal di atas maka rencana implementasi CU di Telkom tidak akan optimal dan bisa jadi akan berjalan ditempat. Berikut ini, penulis mencoba memberikan sumbangan pemikiran untuk mendorong rencana transformasi LC menjadi CU.

2. Goal dan Objective Telkom CU

Mengadopsi hasil dari berbagai studi literatur dan benchmark dari presentasi dan Business Plan beberapa Corporate University, seperti CUE Corporate University, Infosys CU dan Turkcell University penulis mengidentifikasi scope CU yang mereka implementasikan paling sedikit mencakup 3 (tiga) perihal pokok, yaitu : 1. Mendukung proses succession plan dengan menyiapkan daftar talent pada kompetensi yang tepat, posisi yang tepat dan waktu yang tepat. 2. Mendukung proses peningkatan kinerja perusahaan melalui peningkatan kemampuan karyawan. 3. Mendukung proses percepatan peningkatan kompetensi karyawan Berdasarkan hasil studi dan benchmark di atas, maka penulis mengusulkan agar Goal dan objective LC yang sekarang ini masih lebih bersifat reaktif, perlu didefinisikan ulang ke hal yang lebih proaktif, sebagai berikut :
The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012 Page 2

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Page 3

Goals 1. Memperkuat talent pipeline di Telkom Group melalui pengembangan kompetensi yang comprehensive.

Objectives Membuat succession plans untuk posisi-posisi kunci (key positions) di Telkom Group Mengembangkan learning path untuk posisi-posisi kritis di Telkom Group Mempersiapkan training solution dan teknik-teknik pembelajaran informal lainnya dalam mendukung kinerja perusahaan Me-leverage learning and development agar dapat memberikan value bagi karyawan khususnya dalam pengembangan karir karyawan. Mengembangkan dan mengimplementasikan kurikulum baik yang mengandung soft skill dan hard skill yang sesuai dengan jalur karir di Telkom Group. Mengembangkan cara-cara dalam mengindentifikasi dan meleverage key lesson learn dan bestpractice yang bermanfaatkan dalam menunjang tujuan bisnis perusahaan Menciptakan proses agar hasil pembelajaran dapat berdampak kepada kinerja individu maupun perusahaan. Mengembangkan berbagai metode learning delivery berbasis teknologi Memberdayakan tenaga professional dan expert untuk mengembangkan kurikulum pelatihan Melakukan evaluasi pemenuhan kompetensi requirement secara konsitsen. Memperkuat prilaku postif karyawan dalam bekerja Mengembangkan supervisor dan manager bagaimana memimpin dan mendukung kemajuan generasi baru.

2. Meningkatkan performansi perusahaan melalui pengembangan kompetensi karyawan yang linkage dengan tuntutan bisnis perusahaan dan individu. 3. Meningkatkan kecepatan (speed) pengembangan kompetensi personil Telkom Group sesuai dengan tuntutan dinamika bisnis perusahaan.

3. Proses Bisnis Utama Telkom CU

Agar LC dapat mencapai apa yang menjadi goals dan objectives di atas, perlu ada perubahan proses bisnis, aktivitas dan fungsi organisasi. Masih dari hasil studi literatur dari berbagai sumber buku dan tulisan di internet serta dari hasil best practice learning management di beberapa perusahaan seperti CUE Corporate University, Motoralla University, Turccell University dan lain-lain, disimpulkan bahwa jenis workstream dalam Corporate University yang perlu dibangun harus terdiri dari 6 (enam) fungsi utama, yaitu : 1. Strategic Planning 2. Workforce Development 3. Curriculum Planning 4. Design & Development 5. Delivery dan 6. Metrics

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Page 4

Beberapa fungsi-funsgi di atas, pada prinsipnya sudah ada di Learning Center kecuali fungsi Workforece Development yang saat ini masih ada di unit HRC. Walaupun secara organsiasi fungsifungsi di atas sudah ada, namun jika dilihat dari aspek proses dan aktivitas masih belum memadai untuk mendukung goal dan objectives CU seperti pada point 2 di atas. Pada tulisan ini, diusulkan beberapa proses yang masih perlu dikembangkan pada quality manual Learning Center, yaitu :

No
1

Workstream
Strategic Planning

Process
Governance Budgeting

Keterangan
Dalam struktur LC Eksisting, proses ini menjadi tanggung jawab SGM LC yang dibantu oleh unit P&C. Namun aktivitas-aktivitasnya masih perlu dipertajam Fungsi ini ada di unit HRC, untuk itu perlu dibentuk unit tersendiri di LC sebagai partnet HRC atau memindahkan fungsi Comdev HRC ke LC. Funsgi ini merupakan tanggung jawab Learning Committee yang baru dibentuk. Namun aktivitasnya masih perlu di pertajam. Fungsi ini sudah ada di LC dibawah CDEV-1 dan CDEV-2, namun aktivitasnya masih perlu dipertajam Fungsi ini sudah ada di bawah GOI, namun aktivitas masih perlu dipertajam Fungsi ini sudah ada di bawah LC Area, tetapi aktivitas masih perlu dipertajam Fungsi ini sudah ada dibawah LM, tetapi aktivitas masih perlu dipertajam idem Fungsi ini sudah ada di unit COMdev HRC yang dibantu oleh Learning Specialist. Namun, aktivitasnya masih perlu dipertajam. Perlu dibentuk unit tersendiri di LC. Fungsi ini belum ada, perlu dibentuk baru Fungsi ini sudah ada di bawah unit KM, perlu dipindahkan ke LC.
Page 5

Workforce Development

Succession Planning Alignment

Curriculum Planning

Curriculum Management

Design & Development Delivery

Developer Management Instructional Design Instructor Management

Course Logistics and Delivery Course Evaluation

Metrics

Evaluation Compilation Needs Assessment

Lessons Learned Knowledge Management

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

4. Aktivitas Pada Proses Bisnis Telkom CU

Berikut ini akan diuraikan daftar aktivitas pada masing-masing proses mengacu kepada benchmark dari CUE Corporate University. Daftar aktivitas tersebut adalah sebagai berikut: Process
1. Governance 1. 2. 3. 4. 5. 6. 2. Budgeting 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Activity
Membuat Strategic Planning Tahunan Membuat Kebijakan Memilih Dean Memonitor Dean dan merotasi Menentukan penugasan unit yang tepat (Determine Proper Unit Assignments) Melaksanakan rapat regular dengan Dean dan staff (Conduct Regular Meetings with Deans and Staff) Mengusulkan permintaan budget tahunan untuk Overhead costs Mengkomunikasikan permintaan budget ke BoD Mengendalikan fund dan menentukan alokasi budget Menentukan budget Corporate University Review Succession Plan Mengembangkan Target Career Paths Membangun Competency Models Mengindentifikasi Target Learning Paths Meng-update LMS dengan Career Paths dan Competency Models Mengembangjkan Target Learning Paths Menerima Budget Decisions dari CLO Memutuskan jenis training , Update, Modify, Retire Membuat Master Calendar Meng-update LMS dengan Target Learning Paths Bekerja sama dengan Developers Melaksanakan proses persiapan pengembangan Menganalisis kebutuhan pelatihan dan content Bekerja sama dengan Vendors dan Critical Partners sesuai kebutuhan Design Course Develop Course Support Electronic Course Development Menghasilkan materi (Produce Course Materials ) Mendukung Electronic Course Materials Qualify Instructors Prepare Instructors Observe Instructor Performance Re-qualify Instructors Membuat Master Calendar Meng-update LMS dengan Master Calendar Kordinasi fasilitas (Coordinate Facilities) Mengkomunikasikan skedul (Communicate Schedule) Mengkomunikasikan registrasi (Communicate Registration) Melaksanakan registrasi (Conduct Course Registration) Mempersiapkan materi (Prepare Course Materials) Mendistribusikan materi (Distribute Course Materials) Melaksanakan pelatihan (Conduct Course)
Page 6

3.

Succession Planning Alignment

4.

Curriculum Management

5. 6.

Developer Management Instructional Design

7.

Instructor Management

8.

Course Logistics and Delivery

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

9.

Course Evaluation

10. Evaluation Compilation

11. Needs Assessment

1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 1. 2.

12. Lessons Learned 13. Knowledge Management

Mendistribusikan evaluasi di akhir pelatihan Mengumpulkan evaluasi (Collect Evaluations) Meng-kompail evaluasi (Compile Evaluations) Menyiapkan laporan evaluasi Meng-kompail Evaluations by Curriculum Area Me-review Informasi Meng-kompail Curriculum Area Evaluations kedalam Scorecards Menginterpretasikan hasil (Interpret the Findings ) Mempersiapkan Scorecards Menysuun Annual Metrics Strategy Meng-eksekusi dan mengelola Annual Metrics Strategy Meng-update proses Needs Assessment Mengumpulkan data Needs Assessment Compile Findings Mengintrepretasikan dan memprioritaskan hasil temuan lapangan (Interpret and Prioritize Findings) Mempersiapkan Annual Metrics Report Me-review Needs Assessment dan memberikan input ke CLO Manage Lessons Learned Collect Lessons Learned Data Mengelola siklus knowledge (Manage the Knowledge Lifecycle) Mengumpulkan data dari Knowledge Management Systems

Unit Penanngung Jawab Proses Binis dalam Organisasi berbasis CU Agar proses pelaksanaan masing-masing aktivitas di atas, dapat berjalan efisien dan efketif, perlu disiapkan unit kerja atau wadah organanisasi yang bertanggung jawab terhadap input dan output proses. Unit-unit yang harus dibentuk terdiri dari 8 (delapan) fungsi, yaitu : 1. Corporate University Board of Director 2. Chief of Learning Officer 3. Workforce Development Unit 4. Curriculum Management Unit 5. Training Technology Unit 6. Training Design & Development Unit 7. Training Delivery Unit 8. Metrics and Best Practice Unit Ada pun fungsi dari masing-masing unit tersebut adalah sebagai berikut :

No
1 2 3

Unit
CU Board of Director

Function

Bertanggung jawab untuk membuat dan mengendalikan kebijakan CU Chief Learning Officer Bertanggung jawab untuk mengendalikan operasional CU Workforce Unit ini bertanggung jawab untuk merancang kompetensi model Development Unit dan career path yang align dengan inisiatif succession plan perusahaan di Telkom Group. Curriculum Unit ini disebut juga Learning Committee yang berperan dan Management Unit bertanggung jawab untuk memutuskan jenis kurikulum dan learning path.
Page 7

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Training Technology Unit

Training Design & Development Unit Training Delivery Unit Metrics and Best Practice Unit

Unit ini merupakan pendukung utama dalam menyediakan layanan dari CU ada pada unit ini. Tanpa teknologi proses layanan tidak akan dapat berjalan efektif dan efisien. Teknologi sangat bermanfaat untuk mendukung knowledge management, registration, transcripts, competencies, career paths, learning paths, technologyenabled development and delivery, web portal, evaluation, dan needs assessment yang semuanya dikelola di unit ini. Unit ini merupakan fungsi inti dari instructional designers dan developers serta peranan pendukung lainnya dalam memproduksi materi pelatiha baik berbasis klasikal maupun digital learning. Unit ini bertanggungjawan dalam menjamin pelaksanaan training agar dapat memenuhi standar kualitas corporate university. Peranan unit ini sangat stategis dalam mencapai goal dan objective CU. Aktivitas dari unitini melibatkan strategy, tools, methods, dan processes mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat mempengaruhi perubahan kurikulum. Lingkup kegiatan unit terdiri dari fungsi Evaluation, needs assessment, knowledge management, dan lessons learned

7 8

Penanggung jawab dari masing-masing proses di atas di dalam organisasi CU dapat dilihat seperti pada table di bawah ini : Process
Governance Budgeting Succession Planning Alignment Curriculum Management Developer Management Design Instructional Design Instructor Management Course Logistics and Delivery Course Evaluation Evaluation Compilation Needs Assessment Lessons Learned Idem Delivery Idem Idem Metrics Idem Idem Training Design and Development Unit Training Technology Unit Training Delivery Unit Training Delivery Unit Training Technology Unit Training Delivery Unit Training Technology Unit Metrics and Best Practice Unit Metrics and Best Practice Unit Metrics and Best Practice Unit

Workstream
Strategic Planning idem Workforce Development Curriculum Planning CU BoD CLO CU BoD CLO

Role/Unit

Workforce Development Unit Training Technology Unit Dean Training Technology Unit Training Design and Development Unit

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Page 8

Knowledge Management

Idem

Metrics and Best Practice Unit

5. Penutup
Rumusan goal dan objective CU serta proses bisnis di Learning Center saat ini masih belum berbasis CU yang ideal seperti yang sudah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan multi nasional. Untuk itu, agar transformasi LC menuju CU dapat terwujud, perlu ada redefinisi goal dan objective LC dan merevisi proses bisnis secara total. Semoga rekomensasi ini dapat menginsiparasi para stakeholder di LC dalam merancang CU ke depan. Terimakasih. Ditulis oleh, John Sihotang, CU Consultant. Note Jika perusahaan Anda ingin mendapatkan informasi yang lebih jauh tentang bagaimana mengimplementasikan Corporate University, kami siap membantu. Silahkan kontak kami di email jhotank@yahoo.com .

Referensi : 1. Jeffrey W. Grenzer (2009), Developing and Implementing Corporate University, HRD Press, Inc. 2. Allen, M (2002), The Corporarate University Handbook, American Management Assocoation : AMACOM 3. National Wildfire Coordinating Group, Corporate University Business Plan, 2010 4. Beberapa sumber dari internet.

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Page 9