Anda di halaman 1dari 9

Rekomendasi Transformasi Telkom Learning Center Menuju Corporate University

(The Road LC To Telkom Corporate University)

Bandung, 29 Maret 2012, by John Sihotang, Corporate University Consultant (jhotank@yahoo.com)

1.

Pendahuluan

2.

Goal dan Objective Telkom CU

3.

Proses Bisnis Telkom CU

4.

Daftar Aktivitas pada Bisnis Proses Telkom CU

5.

Penutup

1.

Pendahuluan

Banyak perusahaan multi nasional mengembangkan corporate university (CU) sebagai model dalam menciptakan learning organization yang bertujuan untuk mendongkrak kinerja bisnis perusahaan seiring dengan semakin ketatnya persaingan dan pesatnya perubahan dinamika bisnis. Dari hasil berbagai survey oleh badan-badan riset Internasional terhadap perusahaan-perusahaan yang tergolong di dalam Fortune 500, menunjukkan bahwa program learning yang dikeloa secara efektif memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kemajuan bisnis perusahaan. Kemajuan bisnis tersebut diperoleh dari hasil pengembangan kapasitas karyawan yang memadai agar mampu mengoptimalkan peluang-peluang bisnis dalam meningkatkan revenue dan profit perusahaan.

Secara umum ada 3 (tiga) peranan corporate university yang berdampak langsung kepada kemajuan perusahaan-perusahaan tersebut, yaitu :

a. Menyediakan talent yang tepat pada posisi yang tepat dan pada waktu yang tepat

b. Mengembangkan proses belajar karyawan yang berdampak kepada peningkatan kinerja bisnis perusahaan

c. Mempercepat proses penyebaran dan peningkatan kompetensi karyawan sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis.

Ide mengubah Telkom Learning Center menjadi Telkom Corporate University sebenarnya sudah dimulai sejak tahun 2007 dimana telah dilakukan beberapa kali benchmark ke perusahaan- perusahaan multi nasional seperti ZTE University dan Turkcell University serta perusahaan local seperti Bank Danamon. Namun rencana nyata baru dimuluai sejak tahun 2011 dengan melakukan workshop-workshop yang bersifat awareness dan readiness diagnostic toward CU bersama pakar Corporate University dari Dibta Group yang melibatkan peserta dari HR, LC dan beberapa perwakilan Unit Bisnis.

Dan untuk memulai transformasi LC menuju rasa CU, pada tahun tersebut juga telah dibentuk Learning Specialist (LS) sebanyak 8 (delapan) orang yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan training unit-unit bisnis Telkom. Namun, pembentukan LS tersebut masih dalam bentuk penugasan atau berupa organisasi virtual. LS ini diharapkan akan dapat berperan dalam membantu unit Competency Development di HRC dalam menyusun Training Plan yang align dengan kebutuhan bisnis Perusahaan. Disamping itu juga ada usaha untuk merevisi proses bisnis LC dan membuat usulan perubahan struktur organisasi LC agar dapat mendekati CU.

perubahan struktur organisasi LC agar dapat mendekati CU. The Road LC to Corporate University by John
perubahan struktur organisasi LC agar dapat mendekati CU. The Road LC to Corporate University by John

Memperhatikan peranan CU ini sangat strategis dan sangat comprehensive dalam proses pengembangan kompetensi karyawan, maka perlu ada dukungan dan komitmen dari BoD Telkom. Dalam hal ini mulai awal tahun 2012 LC telah membuat usulan pembentukan Learning Commite beranggotan para direksi yang berperan sebagai Dean, dan usulan tersebut juga telah di approve dan akan menjadi kebijakan perusahaan. Dengan pembentukan Learning commite tersebut diharapkan akan terjadi alignment antara sasaran bisnis perusahaan dengan program learning di lingkungan Telkom Group.

Untuk mendukung proses aligning learning solution dan business outcome di perusahaan, dalam aktivitasnya Learning Committee akan dibantu oleh Learning Specialist, Learning Management, Competency development HRC, dan unit-unit bisnis terkait.

Namun perlu diperhatikan, walaupun sudah terbentuk Learning Committee yang langsung dipimpin para direksi, suatu hal yang sangat perlu di perhatikan adalah apakah scope dari Telkom CU sudah dapat men-drive objektif bisnis perusahaan ke depan. Saat ini scope pengembangan kompetensi yang tercantum dalam Bisplan LC 2012-2016 masih berkisar pada usaha-usaha alignment program learning dengan target kinerja perusahaan dan unit bisnis secara jangka pendek dan belum meng- address hal-hal yang bersifat strategis untuk menangkap peluang-peluang bisnis malalui program training yang comprehensive untuk menunjang bisnis perusahaan. Disamping itu, program training juga belum terkait dengan rencana karir individu yang diharapkan dapat meningkatkan kapasitas talent dalam memajukan perusahaan. Usaha-usaha untuk mengintegrasikan lesson learn dan best practice dengan rencana pembelajaran individu juga belum terlihat dengan jelas. Berkaca kepada hasil benchmark penerapan corporate university di beberapa perusahaan maju, maka sangat perlu merumuskan ulang Goals dan Objective Learning Center yang mengarah ke Corporate University.

Langkah selanjutnya adalah merancang ulang proses bisnis LC eksisting, mendefinisikan aktivitas dan menunjuk penanggung jawab proses yang jelas dan terukur. Tanpa ada usaha untuk me- redefinisikan hal-hal di atas maka rencana implementasi CU di Telkom tidak akan optimal dan bisa jadi akan berjalan ditempat.

Berikut ini, penulis mencoba memberikan sumbangan pemikiran untuk mendorong rencana transformasi LC menjadi CU.

2. Goal dan Objective Telkom CU

Mengadopsi hasil dari berbagai studi literatur dan benchmark dari presentasi dan Business Plan beberapa Corporate University, seperti CUE Corporate University, Infosys CU dan Turkcell University penulis mengidentifikasi scope CU yang mereka implementasikan paling sedikit mencakup 3 (tiga) perihal pokok, yaitu :

1. Mendukung proses succession plan dengan menyiapkan daftar talent pada kompetensi yang tepat, posisi yang tepat dan waktu yang tepat.

2. Mendukung proses peningkatan kinerja perusahaan melalui peningkatan kemampuan karyawan.

3. Mendukung proses percepatan peningkatan kompetensi karyawan

Berdasarkan hasil studi dan benchmark di atas, maka penulis mengusulkan agar Goal dan objective LC yang sekarang ini masih lebih bersifat reaktif, perlu didefinisikan ulang ke hal yang lebih proaktif, sebagai berikut :

ulang ke hal yang lebih proaktif, sebagai berikut : The Road LC to Corporate University by
ulang ke hal yang lebih proaktif, sebagai berikut : The Road LC to Corporate University by
The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012 Page 3
The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012 Page 3

Goals

Objectives

1. Memperkuat talent pipeline di Telkom Group melalui pengembangan kompetensi yang comprehensive.

Membuat succession plans untuk posisi-posisi kunci (key positions) di Telkom Group

Mengembangkan learning path untuk posisi-posisi kritis di Telkom Group

Mempersiapkan training solution dan teknik-teknik pembelajaran informal lainnya dalam mendukung kinerja perusahaan

 

Me-leverage learning and development agar dapat memberikan value bagi karyawan khususnya dalam pengembangan karir karyawan.

2. Meningkatkan performansi perusahaan melalui pengembangan kompetensi karyawan yang linkage dengan tuntutan bisnis perusahaan dan individu.

Mengembangkan dan mengimplementasikan kurikulum baik yang mengandung soft skill dan hard skill yang sesuai dengan jalur karir di Telkom Group.

Mengembangkan cara-cara dalam mengindentifikasi dan me- leverage key lesson learn dan bestpractice yang bermanfaatkan dalam menunjang tujuan bisnis perusahaan

Menciptakan proses agar hasil pembelajaran dapat berdampak kepada kinerja individu maupun perusahaan.

3. Meningkatkan kecepatan (speed) pengembangan kompetensi personil Telkom Group sesuai dengan tuntutan dinamika bisnis perusahaan.

Mengembangkan berbagai metode learning delivery berbasis teknologi

Memberdayakan tenaga professional dan expert untuk mengembangkan kurikulum pelatihan

Melakukan evaluasi pemenuhan kompetensi requirement secara konsitsen.

Memperkuat prilaku postif karyawan dalam bekerja

 

Mengembangkan supervisor dan manager bagaimana memimpin dan mendukung kemajuan generasi baru.

3. Proses Bisnis Utama Telkom CU

Agar LC dapat mencapai apa yang menjadi goals dan objectives di atas, perlu ada perubahan proses bisnis, aktivitas dan fungsi organisasi. Masih dari hasil studi literatur dari berbagai sumber buku dan tulisan di internet serta dari hasil best practice learning management di beberapa perusahaan seperti CUE Corporate University, Motoralla University, Turccell University dan lain-lain, disimpulkan bahwa jenis workstream dalam Corporate University yang perlu dibangun harus terdiri dari 6 (enam) fungsi utama, yaitu :

1. Strategic Planning

2. Workforce Development

3. Curriculum Planning

4. Design & Development

5. Delivery dan

6. Metrics

4. Design & Development 5. Delivery dan 6. Metrics The Road LC to Corporate University by
4. Design & Development 5. Delivery dan 6. Metrics The Road LC to Corporate University by

Beberapa fungsi-funsgi di atas, pada prinsipnya sudah ada di Learning Center kecuali fungsi Workforece Development yang saat ini masih ada di unit HRC. Walaupun secara organsiasi fungsi- fungsi di atas sudah ada, namun jika dilihat dari aspek proses dan aktivitas masih belum memadai untuk mendukung goal dan objectives CU seperti pada point 2 di atas.

Pada tulisan ini, diusulkan beberapa proses yang masih perlu dikembangkan pada quality manual Learning Center, yaitu :

No

Workstream

Process

Keterangan

 

1 Strategic

Governance

Dalam struktur LC Eksisting, proses

Planning

Budgeting

ini menjadi tanggung jawab SGM LC yang dibantu oleh unit P&C. Namun aktivitas-aktivitasnya masih perlu dipertajam

 

2 Workforce

Succession Planning Alignment

Fungsi ini ada di unit HRC, untuk itu perlu dibentuk unit tersendiri di LC sebagai partnet HRC atau memindahkan fungsi Comdev HRC ke LC.

Development

 

3 Curriculum

Curriculum Management

Funsgi ini merupakan tanggung jawab Learning Committee yang baru dibentuk. Namun aktivitasnya masih perlu di pertajam.

Planning

 

4 Design &

Developer Management

Fungsi ini sudah ada di LC dibawah

Development

Instructional Design

CDEV-1 dan CDEV-2, namun aktivitasnya masih perlu dipertajam

 

5 Delivery

Instructor Management

Fungsi ini sudah ada di bawah GOI, namun aktivitas masih perlu dipertajam

Course Logistics and Delivery

Fungsi ini sudah ada di bawah LC Area, tetapi aktivitas masih perlu dipertajam

Course Evaluation

Fungsi ini sudah ada dibawah LM, tetapi aktivitas masih perlu dipertajam

 

6 Metrics

Evaluation Compilation

idem

Needs Assessment

Fungsi ini sudah ada di unit COMdev HRC yang dibantu oleh Learning Specialist. Namun, aktivitasnya masih perlu dipertajam. Perlu dibentuk unit tersendiri di LC.

Lessons Learned

Fungsi ini belum ada, perlu dibentuk baru

Knowledge Management

Fungsi ini sudah ada di bawah unit KM, perlu dipindahkan ke LC.

ini sudah ada di bawah unit KM, perlu dipindahkan ke LC. The Road LC to Corporate
ini sudah ada di bawah unit KM, perlu dipindahkan ke LC. The Road LC to Corporate

4.

Aktivitas Pada Proses Bisnis Telkom CU

Berikut ini akan diuraikan daftar aktivitas pada masing-masing proses mengacu kepada benchmark dari CUE Corporate University. Daftar aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:

Process

Activity

1. Governance

1. Membuat Strategic Planning Tahunan

2. Membuat Kebijakan

3. Memilih Dean

4. Memonitor Dean dan merotasi

5. Menentukan penugasan unit yang tepat (Determine Proper Unit Assignments)

6. Melaksanakan rapat regular dengan Dean dan staff (Conduct Regular Meetings with Deans and Staff)

2. Budgeting

1. Mengusulkan permintaan budget tahunan untuk Overhead costs

2. Mengkomunikasikan permintaan budget ke BoD

3. Mengendalikan fund dan menentukan alokasi budget

4. Menentukan budget Corporate University

3. Succession Planning Alignment

1. Review Succession Plan

2. Mengembangkan Target Career Paths

 

3. Membangun Competency Models

4. Mengindentifikasi Target Learning Paths

5. Meng-update LMS dengan Career Paths dan Competency Models

4. Curriculum

1. Mengembangjkan Target Learning Paths

Management

2. Menerima Budget Decisions dari CLO

3. Memutuskan jenis training , Update, Modify, Retire

4. Membuat Master Calendar

5. Meng-update LMS dengan Target Learning Paths

5. Developer

1. Bekerja sama dengan Developers

Management

2. Melaksanakan proses persiapan pengembangan

6. Instructional Design

1. Menganalisis kebutuhan pelatihan dan content

2. Bekerja sama dengan Vendors dan Critical Partners sesuai kebutuhan

3. Design Course

4. Develop Course

5. Support Electronic Course Development

6. Menghasilkan materi (Produce Course Materials )

7. Mendukung Electronic Course Materials

7. Instructor Management

1. Qualify Instructors

2. Prepare Instructors

3. Observe Instructor Performance

4. Re-qualify Instructors

8. Course Logistics and Delivery

1. Membuat Master Calendar

2. Meng-update LMS dengan Master Calendar

 

3. Kordinasi fasilitas (Coordinate Facilities)

4. Mengkomunikasikan skedul (Communicate Schedule)

5. Mengkomunikasikan registrasi (Communicate Registration)

6. Melaksanakan registrasi (Conduct Course Registration)

7. Mempersiapkan materi (Prepare Course Materials)

8. Mendistribusikan materi (Distribute Course Materials)

9. Melaksanakan pelatihan (Conduct Course)

Materials) 9. Melaksanakan pelatihan (Conduct Course) The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012
Materials) 9. Melaksanakan pelatihan (Conduct Course) The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

9. Course Evaluation

1. Mendistribusikan evaluasi di akhir pelatihan

2. Mengumpulkan evaluasi (Collect Evaluations)

3. Meng-kompail evaluasi (Compile Evaluations)

10. Evaluation Compilation

1. Menyiapkan laporan evaluasi

2. Meng-kompail Evaluations by Curriculum Area

3. Me-review Informasi

4. Meng-kompail Curriculum Area Evaluations kedalam Scorecards

5. Menginterpretasikan hasil (Interpret the Findings )

6. Mempersiapkan Scorecards

11. Needs Assessment

1. Menysuun Annual Metrics Strategy

2. Meng-eksekusi dan mengelola Annual Metrics Strategy

3. Meng-update proses Needs Assessment

4. Mengumpulkan data Needs Assessment

5. Compile Findings

6. Mengintrepretasikan dan memprioritaskan hasil temuan lapangan (Interpret and Prioritize Findings)

7. Mempersiapkan Annual Metrics Report

8. Me-review Needs Assessment dan memberikan input ke CLO

12. Lessons Learned

1. Manage Lessons Learned

2. Collect Lessons Learned Data

13. Knowledge

1. Mengelola siklus knowledge (Manage the Knowledge Lifecycle)

Management

2. Mengumpulkan data dari Knowledge Management Systems

Unit Penanngung Jawab Proses Binis dalam Organisasi berbasis CU

Agar proses pelaksanaan masing-masing aktivitas di atas, dapat berjalan efisien dan efketif, perlu disiapkan unit kerja atau wadah organanisasi yang bertanggung jawab terhadap input dan output proses. Unit-unit yang harus dibentuk terdiri dari 8 (delapan) fungsi, yaitu :

1. Corporate University Board of Director

2. Chief of Learning Officer

3. Workforce Development Unit

4. Curriculum Management Unit

5. Training Technology Unit

6. Training Design & Development Unit

7. Training Delivery Unit

8. Metrics and Best Practice Unit

Ada pun fungsi dari masing-masing unit tersebut adalah sebagai berikut :

No

Unit

Function

1

CU Board of Director

Bertanggung jawab untuk membuat dan mengendalikan kebijakan CU

2

Chief Learning Officer

Bertanggung jawab untuk mengendalikan operasional CU

3

Workforce Development Unit

Unit ini bertanggung jawab untuk merancang kompetensi model dan career path yang align dengan inisiatif succession plan perusahaan di Telkom Group.

4

Curriculum Management Unit

Unit ini disebut juga Learning Committee yang berperan dan bertanggung jawab untuk memutuskan jenis kurikulum dan learning path.

jawab untuk memutuskan jenis kurikulum dan learning path. The Road LC to Corporate University by John
jawab untuk memutuskan jenis kurikulum dan learning path. The Road LC to Corporate University by John

5

Training Technology Unit

Unit ini merupakan pendukung utama dalam menyediakan layanan dari CU ada pada unit ini. Tanpa teknologi proses layanan tidak akan dapat berjalan efektif dan efisien. Teknologi sangat bermanfaat untuk mendukung knowledge management, registration, transcripts, competencies, career paths, learning paths, technology- enabled development and delivery, web portal, evaluation, dan needs assessment yang semuanya dikelola di unit ini.

6

Training Design & Development Unit

Unit ini merupakan fungsi inti dari instructional designers dan developers serta peranan pendukung lainnya dalam memproduksi materi pelatiha baik berbasis klasikal maupun digital learning.

7

Training Delivery Unit

Unit ini bertanggungjawan dalam menjamin pelaksanaan training agar dapat memenuhi standar kualitas corporate university.

8

Metrics and Best Practice Unit

Peranan unit ini sangat stategis dalam mencapai goal dan objective CU. Aktivitas dari unitini melibatkan strategy, tools, methods, dan processes mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat mempengaruhi perubahan kurikulum. Lingkup kegiatan unit terdiri dari fungsi Evaluation, needs assessment, knowledge management, dan lessons learned

Penanggung jawab dari masing-masing proses di atas di dalam organisasi CU dapat dilihat seperti pada table di bawah ini :

Process

Workstream

Role/Unit

Governance

Strategic

CU BoD

Planning

CLO

Budgeting

idem

CU BoD

CLO

Succession Planning Alignment

Workforce

Workforce Development Unit

Development

Training Technology Unit

Curriculum Management

Curriculum

Dean

Planning

Training Technology Unit

Developer Management

Design

Training Design and Development Unit

Instructional Design

Idem

Training Design and Development Unit

Training Technology Unit

Instructor Management

Delivery

Training Delivery Unit

Course Logistics and Delivery

Idem

Training Delivery Unit

Training Technology Unit

Course Evaluation

Idem

Training Delivery Unit

Training Technology Unit

Evaluation Compilation

Metrics

Metrics and Best Practice Unit

Needs Assessment

Idem

Metrics and Best Practice Unit

Lessons Learned

Idem

Metrics and Best Practice Unit

Learned Idem ∑ Metrics and Best Practice Unit The Road LC to Corporate University by John
Learned Idem ∑ Metrics and Best Practice Unit The Road LC to Corporate University by John

Knowledge Management

Idem

Metrics and Best Practice Unit

5.

Penutup

Rumusan goal dan objective CU serta proses bisnis di Learning Center saat ini masih belum berbasis CU yang ideal seperti yang sudah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan multi nasional. Untuk itu, agar transformasi LC menuju CU dapat terwujud, perlu ada redefinisi goal dan objective LC dan merevisi proses bisnis secara total.

Semoga rekomensasi ini dapat menginsiparasi para stakeholder di LC dalam merancang CU ke depan.

Terimakasih. Ditulis oleh, John Sihotang, CU Consultant.

Note

Jika perusahaan Anda ingin mendapatkan informasi yang lebih jauh tentang bagaimana mengimplementasikan Corporate University, kami siap membantu. Silahkan kontak kami di email jhotank@yahoo.com .

Referensi :

1. Jeffrey W. Grenzer (2009), Developing and Implementing Corporate University, HRD Press, Inc.

2. Allen, M (2002), The Corporarate University Handbook, American Management Assocoation :

AMACOM

3. National Wildfire Coordinating Group, Corporate University Business Plan, 2010

4. Beberapa sumber dari internet.

Business Plan, 2010 4. Beberapa sumber dari internet. The Road LC to Corporate University by John
Business Plan, 2010 4. Beberapa sumber dari internet. The Road LC to Corporate University by John