PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS DAU
Jl. Raya Mulyoagung No. 212 (0341) 462123

PROSEDUR MUTU
PELAYANAN REKAM MEDIK RAWAT
JALAN (LOKET)

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: PMDAU-22
: 01
: 6 Juni 2011
: 1 dari 5

1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur sistem pengendalian pelayanan loket rawat jalan untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di Puskesmas Dau
2.

RUANG LINGKUP
Proses kegiatan berlaku untuk sistem antrian, penyusunan rekam medis rawat
jalan, penyerahan rekam medik ke klinik rawat jalan terkait dan pengembalian
rekam medik ke loket. Yang meliputi :
2.1 Rekam Medis Pasien baru
2.2 Rekam Medis Pasien Lama
2.3 Penyimpanan / Pengembalian Rekam Medik
2.4 Penerimaan Retribusi PAD sesuai Perda
2.5 Penyetoran PAD

3. REFERENSI
3.1. Keputusan Bupati Malang Nomor 23 Tahun 2001 tentang Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Puskesmas.
3.2.Perda Kabupaten Malang No. 9 tahun 1999 tentang Retribusi Pelayanan
Kesehatan di Kabupaten Malang.
3.3.Permenkes Depdagri No.13 Th 2006 tentang setoran PAD Puskesmas.
Terhitung mulai Bulan Januari 2008 semua Pendapatan Bruto disetor ke
Din.Kes.Kab. Malang, Termasuk yang tercantum dalam PERDA No.09 th
1999 Bab VI Pasal 8 ayat V tentang Jasa Puskesmas / Jasa Medik.
3.4.Surat Ka.Din.Kes.Kab.Malang di Kepanjen No. 900 / 009 / 421 .101 / 2008
tertanggal 02 Januari 2008 tentang Pemberitahuan Setoran PAD
4. DEFINISI
4.1. Rekam Medis/Status Pasien (RM) rawat jalan adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan penunjang yang diberikan kepada
seorang pasien selama dirawat di Puskesmas yang dilakukan di klinik rawat
jalan.
4.2. Loket rawat jalan adalah satuan struktur organisasi dalam lingkungan
Puskesmas Dau yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS DAU
Jl. Raya Mulyoagung No. 212 (0341) 462123

PROSEDUR MUTU
PELAYANAN REKAM MEDIK RAWAT
JALAN (LOKET)

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: PMDAU-22
: 01
: 6 Juni 2011
: 2 dari 5

pelaksana penyelenggara kegiatan rekam medis rawat jalan

serta

mempunyai kedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada unit

penujang medik (UKP).
4.3. Rekam medis sementara adalah rekam medis yang dibuat karena rekam
medis keluarga yang berobat tidak diketemukan dalam jangka waktu tertentu,
sehingga dibuatkan rekam medis baru atau rekam medik untuk status pasien
baru yang belum menetap di wilayah Dau.
4.4. Retribusi Pelayanan Kesehatan yang selanjutnya dapat disebut Retribusi
adalah pembayaran atas pelayanan kesehatan di Puskesmas, Puskesmas
Pembantu, Ponkesdes, Polindes, tidak termasuk pelayanan pendaftaran.
5. PENANGGUNG JAWAB
5.1. Kepala Puskesmas bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pelayanan
Rekam Medik di Loket Rawat Jalan.
5.2. Dokter Umum Fungsional bertanggungjawab pada proses konsultasi dan
sistem kontrol oleh Petugas Loket Rawat Jalan
5.3. Pelaksana loket rawat jalan Puskesmas Dau bertanggung jawab terhadap
penyusunan, pencatatan, penyimpanan rekam medik Puskesmas Dau.
6. KETENTUAN UMUM
6.1.

Setiap pasien yang berkunjung ke puskesmas untuk

mendapatkan pelayanan diharuskan membawa kartu berobat.

6.2.

Identitas kartu berobat terdiri dari nama wilayah, nama

kepala keluarga, umur, jenis kelamin, status pasien (Askes /Umum), alamat,
nomor registrasi yang tercatat di buku registrasi indeks puskesmas.

6.3.

Kartu berobat berlaku untuk 1 kepala keluarga (KK), bila

salah satu anggota keluarga berobat ke Puskesmas Dau dapat menunjukan
kartu tersebut.

6.4.

Khusus untuk pasien dengan jaminan kesehatan selain

dengan menunjukan kartu berobat juga harus menunjukan kartu ASKES,
JAMKESMAS.

6.5.

No indeks pasien diberikan pada pertama kali pasien

tersebut berobat ke Puskesmas Dau.

6.6.

Rekam medis disimpan dalam famili folder (1 famili folder

untuk rekam medik satu kepala keluarga (KK)

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS DAU
Jl. Raya Mulyoagung No. 212 (0341) 462123

PROSEDUR MUTU
PELAYANAN REKAM MEDIK RAWAT
JALAN (LOKET)
6.7.

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: PMDAU-22
: 01
: 6 Juni 2011
: 3 dari 5

Famili folder disusun pada rak loket pendaftaran sesuai no

urut indeks KK secara berjajar dan diberi sekat setiap nomor kelipatan 100
untuk memudahkan pencarian (misalnya : 001 s/d 100, 101 s/d 200, 201 s/d
300 dst).

6.8.

Batas waktu pengembalian rekam medik maksimal selesai

pelayanan atau sebelum hari berikutnya.

6.9.

Kepemilikan dan kerahasiaan Rekam Medis :

6.9.1. Isi rekam medis adalah milik pasien dan berkas rekam medis milik
puskesmas.
6.9.2. Petugas

puskesmas

dilarang

membawa

rekam

medis

keluar

puskesmas.
6.10.

Untuk pasien lama yang tidak membawa kartu berobat

akan dibuatkan rekam medis sementara, apabila berobat kembali diharuskan
membawa kartu sementara dan kartu berobat lama. Selanjutnya rekam medis
sementara akan diselipkan ke rekam medis yang lama.

7. URAIAN PROSEDUR
7.1

Rekam Medis Pasien baru

7.1.1 Setiap pasien baru diterima di loket pendaftaran pasien.
7.1.2 Pasien baru tersebut akan mendapatkan nomor baru yang akan
digunakan sebagai nomor identitas keluarga pasien dan kartu berobat
yang harus dibawa pada kunjungan berikutnya
7.1.3 Pelaksana loket pendaftaran melakukan pengisian data ke buku register
pendaftaran pasien.
7.1.4 Berkas rekam medisnya akan dikirim ke klinik rawat jalan yang dituju
atau diambil oleh petugas klinik rawat jalan.

7.2

Rekam Medis Pasien Lama

7.2.1 Pasien lama rawat jalan akan datang ke loket pendaftaran pasien
dengan membawa kartu berobat. Pelaksana loket mencari rekam
medik berdasarkan nomor rekam medik.
7.2.2 Bila pasien lama tidak membawa kartu berobat, maka Pelaksana loket
membuat rekam medis sementara.
7.2.3 Berkas rekam medisnya akan dikirim ke rawat jalan yang dituju atau
diambil oleh Pelaksana rawat jalan

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS DAU
Jl. Raya Mulyoagung No. 212 (0341) 462123

PROSEDUR MUTU
PELAYANAN REKAM MEDIK RAWAT
JALAN (LOKET)

7.3

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: PMDAU-22
: 01
: 6 Juni 2011
: 4 dari 5

Penyimpanan / Pengembalian Rekam Medik

7.3.1

Pelaksana klinik rawat jalan mengantarkan berkas rekam medik ke

loket.

7.3.2

Pelaksana loket memilah rekam medik rawat jalan sesuai dengan

nomor register

7.3.3

Memasukkan RM rawat jalan kedalam rak berdasarkan nomor urut RM

sesuai dengan sistem penyimpanan

7.3.4

Melakukan pengecekan untuk nomor rekam medik yang belum

kembali.

7.4 Penerimaan dan Penyetoran Retribusi PAD

7.4.1

Pelaksana Loket

memungut retribusi kepada pasien sesuai Perda

yang berlaku, dan memberikan Karcis retribusi kepada pasien sebagai

kuitansi pembayaran.
7.4.2

Pelaksana loket rawat jalan merekap jumlah kunjungan pasien bayar

(kecuali pasien ASKES, JAMKESMAS / Gakin, Gratis) dan dicocokkan
dengan jumlah lembar karcis yang terpakai/disobek dalam Buku
Setoran PAD.

7.4.3

Pelaksana loket rawat jalan menyetorkan seluruh pendapatan dalam

satu hari ke bendahara Retribusi dengan menggunakan Bukti setoran
berupa Buku Setoran PAD.

7.5 Penerimaan dan Penyetoran Beaya Tindakan Medis

7.5.1

Pelaksana Loket menerima pembayaran Beaya tindakan medis dari

pasien setelah mendapatkan pelayanan di klinik rawat jalan sesuai
dengan Perda yang berlaku

7.5.2

Pelaksana Loket memberikan kuiitansi pembayaran sebagai bukti

lunas pembayaran beaya tindakan medis.

7.5.3

Pelaksana loket rawat jalan merekap jumlah uang yang telah diterima
dalam satu hari di Buku Setoran Beaya Tindakan Medis.

7.5.4

Pelaksana loket rawat jalan menyetorkan seluruh pendapatan dalam

satu hari ke bendahara Retribusi dengan menggunakan Bukti setoran
berupa Buku Setoran Beaya Tindakan Medis.

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS DAU
Jl. Raya Mulyoagung No. 212 (0341) 462123

PROSEDUR MUTU
PELAYANAN REKAM MEDIK RAWAT
JALAN (LOKET)

8.

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: PMDAU-22
: 01
: 6 Juni 2011
: 5 dari 5

INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

8.1.

Tercapainya ukuran kinerja di Urusan loket rawat jalan sesuai sasaran mutu

8.2.

Terselenggaranya

sistem

pengelolaan

Rekam

Medik

rawat

jalan

Puskesmas sesuai ketentuan yang tertuang dalam prosedur dan ketentuan

yang berlaku
9.

LAMPIRAN
9.1

Form Buku Setoran Beaya Tindakan Medis.

9.2

Form Rekam Medis

9.3

Contoh Kartu Tanda Berobat

9.4

Form Register Rawat Jalan