KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD SUNAN KALIJAGA KABUPATEN DEMAK

Nomor :
Tentang :
Pedoman komunikasi efektif (internal dan eksternal ) di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten
Demak
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
DIREKTUR RSUD SUNAN KALIJAGA KABUPATEN DEMAK
Menimbang : a. Bahwa komunikasi merupakan pemberitahuan sesuatu (pesan ) dari satu
pihak kepihak lain dengan menggunakan suatu media
b. Bahwa komunikasi efektif terjadi apabila suatu (pesan) yang
diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh
komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a
dan b perlu ditetapkan dengan surat keputusan direktur RSUD Sunan
Kalijaga Kabupaten Demak.
Mengingat

: 1. Undang undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan

2. Undang undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit
3. Peraturan pemerintah nomor 23 tahun 2005 tentang pengelolaan
keuangan badan layanan umum (BLU)
4. Peraturan menteri Kesehatan RI nomor 44/PMK/05/2009 tentang
Rencana Bisnis Anggaran serta pelaksanaan anggaran BLUD
5. Peraturan Bupati Demak nomor 11 thun 2006 tentang pedoman tata
naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten demak

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD SUNAN KALIJAGA KABUPATEN DEMAK
TENTANG PEDOMAN KOMUNIKASI EFEKTIF (INTERNAL DAN
EKSTERNAL) DI RSUD SUNAN KALIJAGA KABUPATEN DEMAK
Kesatu

: pedoman komunikasi efektif (internal dan eksternal ) di RSUD Sunan

Kalijaga Kabupaten Demak sebagaimana tercantum dalam lampiran
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keputusan ini

Kedua

: pedoman komunikasi efektif (internal dan eksternal ) di RSUD Sunan

Kalijaga Kabupaten Demak digunakan unit kerja terkait dan sebagai acuan
dalam melaksanakan kegiatan komunikasi informasi baik internal maupun
eksternal sehingga kegiatan dapat terlaksana sesuai dengan harapan
rumah sakit.

Ketiga

: keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila

dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diubah dan
diatur kembali sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Demak
Pada tanggal :.........................................
Direktur RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten
Demak

Dr. Deby armawati, Sp.M

NIP

DAFTAR ISI

Halaman judul...........................................................................................................................i
Daftar isi...................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................................1
A. Latar
belakang..............................................................................................................1
B. Tujuan pedoman...........................................................................................................
C. Sasaran pedoman........................................................................................................2
D. Ruang lingkup pedoman..............................................................................................2
BAB II KETENTUAN UMUM..................................................................................................3
A. Pengertian...................................................................................................................3
B. Alur komunikasi efektif.................................................................................................3
C. Pengorganisasian........................................................................................................3
BAB III MATERI / ISI PEDOMAN...........................................................................................5
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

Target pedoman...........................................................................................................5
Materi komunikasi .......................................................................................................5
Narasumber..................................................................................................................6
metode dan implementasi...........................................................................................6
Waktu komunikasi........................................................................................................7
Penanggung jawab komunikasi....................................................................................8
Monitoring dan evaluasi...............................................................................................8

BAB IV PENUTUP..................................................................................................................9

PEDOMAN KOMUNIKASI EFEKTIF (INTERNAL DAN EKSTERNAL ) DI RSUD SUNAN

KALIJAGA KABUPATEN DEMAK
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Komunikasi diartikan sebagai pemberitahuan sesuatu (pesan ) dari satu pihak ke
pihak lain dengan menggunakan suatu media. Komunikasi efektif terjadi apabila
sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau
sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi. Komunikasi yang baik
adalah komunikasi dimana pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan
baik tanpa menimbulkan perasaan negatif.
Sebuah perusahaan atau organisasi merupakan kerjasama dari tim. Komunikasi
efektif merupakan salah satu komponen penting dalam membangun sebuah
teamwork yang baik dalam suatu organisasi. Komuniksasi dibutuhkan organisasi
sebagai suatu proses atau suatu kegiatan dalam mencapai visi misi dan tujuan
organisasi.

Komunikasi

dapat

memperkuat

ataupun

memperlemah

bahkan

menghancurkan sebuah tim. Good communication can build a team, bad one can
break it . komunikasi yang baik dapat membangun kekuatan sebuah organisasi,
sedangkan komunikasi yang buruk dapat menghancurkannya. Oleh karena itu
komunikasi harus dikelola dengan baik agar kegiatan organisasi dapat berjalan
sesuai

dengan yang diharapkan.terhadap hal ini diperlukan adanya pedoman

komunikasi efektif (internal dan eksternal) di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten

Demak
B.

Tujuan pedoman
1. Tujuan umum
Komunikasi efektif terlaksana di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak baik
internal maupun eksternal
2. Tujuan khusus
a) Terlaksananya komunikasi efektif antara pimpinan dengan seluruh staf RS
b) Terlaksananya komunikasi antar kelompok profesional, unit struktutral,
kelompok profesional, dan non profesional, profesional kesehatan dengan
manajemen
c) Terlaksananya komunikasi antara profesional kesehatan dengan keluarga
pasien
d) Terlaksananya komunikasi antara RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten
Demak dengan pihak luar rumah sakit
e) Pimpinan menjamin terlaksanannya komunikasi efektif dan efisien di

RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak

C. Sasaran pedoman
1. Pimpinan di rumah sakit

2. Staf profesional kesehatan dan non profesional, unit struktural serta

kelompok manajemen
3. Pasien dan keluarga pasien selama dalam perawatan
4. Masyarakat di luar rumah sakit
D. Ruang lingkup pedoman
Ruang lingkup pedoman komunikasi meliputi kegiatan pemberian informasi secara
satu arah dan dua arah atau hubungan timbal balik antara pimpinan rumah sakit dan
staf dan antar staf dalam organisasi, serta antara rumah sakit dengan pasien serta
masyarakat. Komunikasi dilakukan dengan berbagai saluran komunikasi mengenai
suatu penyakit, informasi tentang pelayanan kesehatan, pemberi pelayanan,
prosedur suatu pelayanan, tempat pelayanan, tarif pelayanan, akses untuk
mendapatkan suatu pelayanan kesehatan di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten
Demak dll

BAB II
KETENTUAN UMUM
A. Pengertian
Komunikasi efektif adalah suatu proses atau kegiatan dalam organisasi/institusi
dalam menyampaikan informasi baik secara horisontal maupun vertikal, internal dan
eksternal

dan

dengan

menggunakan

berbagai

saluran/media

komunikasi.

Komunikasi dikatakan efektif jika pesan yang disampaikan dapat diterima atau tidak
menimbulkan persepsi yang berbeda antara komunikator dengan komunikan .
B. Alur komunikasi efektif
ALUR KOMUNIKASI EFEKTIF DI RSUD SUNAN KALIJAGA KABUPATEN DEMAK
KOMUNIKATOR

Memberi informasi
Saluran/media komunikasi
KOMUNIKAN

1.mendengarkan/membaca
2.bertanya

informasi.

Tidak
Diulang 3x
Jelas
Ya

Pihak ke 3

selesai
C. Pengorganisasian
Kemunikasi efektif di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak dilaksanakan oleh
beberapa unit kerja antara lain :
1. Bagian umum : yang mempunyai tupoksi mengelola surat masuk dan
keluar RS (kearsipan) serta mengelola kegiatan komunikasi pimpinan
(direktur) dengan seluruh staf di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak
2. Bagian perencanaan dan evaluasi : merencanakan dan mengevaluasi
kegiatan rumah sakit. Mengevaluasi unit kerja berdasarkan laporan kinerja
yang dikelolanya
3. Bagian humas dan pemasaran mengelola data internal untuk keperluan
publikasi dan kehumasan
4. Pengolah data Elektronik dan komunikasi mengelola data informasi
elektronik

5. Seluruh unit kerja melakukan kegiatan komunikasi informasi dan mengelola

data intern.

BAB III
MATERI ATAU ISI PEDOMAN

A. Target pedoman
1. Terjaminnya proses komunikasi informasi yang relevan secara tepat dalam
2.
3.
4.
5.

waktu yang tepat di seluruh rumah sakit

Komunikasi efektif terlaksana antar program di dalam rumah sakit
Komunikasi efektif terlaksana dengan pasien dan keluarga
Komunikasi efektif terlaksana dengan pihak luar rumah sakit
Pimpinan mengkomunikasikan misi dan kebijakan penting, rencana, tujuan

dan sasaran rumah sakit kepada semua staf

6. Pimpinan membantu mengembangkan komunikasi dalam memberikan
pelayanan klinik
7. Tersedia pengembangan saluran komunikasi secara teratur antara instansi
terkait dengan manajemen
8. Informasi tentang pelayanan pasien dan respon terhadap pelayanan
dikomunikasikan antara tenaga kesehatan selama bekerja dalam shift dan
antara shift
9. Tersedia suatu proses komunikasi informasi pasien diantara pemberi asuhan
berdasarkan pada proses yang sedang berjalan atau pada waktu penting
tertentu dalam proses pelayanan .
B. Materi komunikasi
Rumah sakit secara rutin memberikan informasi dan berkomunikasi dengan internal
dan pihak eksternal rumah sakit dengan standar materi minimal sbb :
1. Materi komunikasi internal :
a) Misi, strategi, tujuan, sasaran dan informasi rumah sakit yang relevan
b) Program di rumah sakit (rencana kebijakan penting)
c) Informasi tentang pelayanan pasien dan respon terhadap pelayanan
2.

Materi internal dan eksternal

a) Jenis asuhan dan pelayanan, jam pelayanan, proses mendapatkan
b)
c)
d)
e)
f)
g)

pelayanan dan akses terhadap pelayanan

Kualitas pelayanan dan sumber rujukan
Alternatif asuhan dan pelayanan lain jika RS tidak dapat menyediakan
Prosedur administrasi di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak
Informasi tentang penyakit, diagnosis dan penatalaksanaanya
Penggunaan obat obatan termasuk potensi efek samping obat
Fasilitas dan peralatan medis yang ada di RSUD Sunan Kalijaga

Kabupaten Demak
h) SDM atau tenaga ahli yang ada di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten
Demak.
C. Narasumber
1. Narasumber untuk jenis komunikasi

Disesuaikan dengan metode penyampaian informasi narasumber untuk

publikasi adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidangnya yang
ditunjuk oleh pimpinan seperti dokter, perawat, tenaga farmasi, ahli gizi,
manajemen dll
2. Kualifikasi pemberi informasi
a. Memiliki keahlian di bidangnya
b. Memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi
c. Ditunjuk oleh pimpinan
D. Metode dan implementasi
Kegiatan komunikasi di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak dilakukan antara
pimpinan dengan staf, antara RS dengan pasien/keluarga pasien dan antara RS
dengan pihak luar (cakupan pelayanan). Metode yang digunakan dengan metode
formal (pada kelompok kerja,tim,dll) dan metode informal dengan poster, buletin, dll
diimplementasikan dengan :
1. Instruksi (tertulis atau lisan)
2. Materi tertulis
3. Elektronik (video,dll)
4. Demonstrasi dll
Pimpinan dan staf dengan :
1.
2.
3.
4.
5.

Rapat struktural
Rapat pleno
Rapat coffe morning
Rapat rutin internal
Surat keputusan / surat edaran, pedoman, SPO dll

Profesional kesehatan dengan keluarga pasien :

1. Pemberian informasi langsung
2. Diskusi dan tanya jawab
3. Penyediaan dan pendistribusian leaflet,dll
Rumah Sakit dengan pihak luar
1. Publikasi melalui media cetak seperti koran, majalah dan tabloid
2. Pendistribusian buletin RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak
3. Publikasi media elektronik seperti, radio, tv dan internet
4. Kegiatan temu pelanggan
5. Penyediaan leaflet, booklet, poster,banner dll dan pendistribusiannya
E. Waktu Komunikasi
secara umum waktu komunikasi dilakukan secara terus menerus atau sesuai dengan
metode penyampaian materi komunikasi dan informasi .
1. Pimpinan dan staff dengan :
a. Rapat struktural dilakukan seminggu sekali
b. Rapat pleno dilakukan sebulan sekali
c. Rapat coffe morning dilakukan seminggu sekali
d. Rapat jajaran direktorat dilakukan sebulan sekali
e. Rapat rutin internal dilakukan sebulan sekali
f. Rapat insidentil waktu pelaksanan menyesuaikan
g. Surat keputusan /surat edaran dll, waktu pelaksanaan menyesuaikan

2. Profesional Kesehatan dengan Keluarga Pasien

a. Rumah sakit dengan pihak luar pemberian informasi langsung setiap saat
psien membutuhakan

misalnya saat akan dilakukan pemeriksaan,suatu

tindakan baik yang membutuhkan persetujuan atau tidak

b. Diskusi atau tanya jawab dilakukan pada saat pasien membutuhkan
c. Penyediaan leaflet, booklet, poster banner dll dan didistribusikan setiap saat
3. Rumah Sakit dengan Pihak Luar
a. Publikasi melalui media cetak seperti koran,majalah atau tabloid setiap
minggu
b. Pendistribusian buletin rsud sunan kalijaga kabupaten demak dilakukan tiap
c.
d.
e.
f.
g.

3 bulan sekali
Publikasi melalui media elektronik,seperti : radio dan tv dilakukan setiap hari
informasi melalui internet dapat dikses melalui website dan email
Kegiatan temu pelanggan dilakukan minimal sekali dalam setahun
Penyediaan dan pendistribusian leaflet, booklet dll,setiap hari
Pengiriman laporan rencana maupun hasil kegiatan rumah sakit dan

evaluasinya
h. Pemberian informasi berdasarkan permintaan suatu institusi
F. Penanggung jawab komunikasi
Program komunikasi dan informasi secara umum dibawah tanggung jawab direktur
yang dikoordinasikan oleh :
1. Bagian umum
2. Bagian hukum, humas dan pemasaran
3. Bagian perencanaan dan evaluasi
4. Pengolah Data Elektronik dan komunikasi
5. Seluruh SMF dan profesional kesehatan
6. Seluruh unit kerja
G. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring kegiatan komunikasi efektif dilaksanakan pada saat pelaksanaan kegiatan
untuk dievaluasi kesesuaianya dengan pedoman dan standar prosedur operasional
yang ada dan dievaluasi dengan melihat bukti bukti pelaksanaan kegiatan
komunikasi di rumah sakit

BAB IV
PENUTUP

Pedoman komunikasi efektif ini disusun sebagai acuan rumah sakit dalam melakukan
kegiatan komunikasi informasi baik internal maupun eksternal sehingga kegiatan dapat
terlaksana sesuai dengan harapan rumah sakit. Seluruh staff dapat melaksanakan kegiatan
dengan lancar dan masyarakat dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkan
pelayan di RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak