PENDAHULUAN

Divisi Noodle, merupakan divisi yang melaksanakan proses produksinya

dengan menggunakan bahan baku yang cukup besar kuantitasnya. Mengingat
begitu pentingnya pengadaan bahan baku untuk mendukung aktivitas produksi,
maka perusahaan memandang perlu untuk dilakukan sistem persediaan bahan
baku yang terpadu sehingga efektifitas pengadaan bahan baku dapat tercapai.
Motivasi perusahaan dalam melaksanakan sistem persediaan bahan baku
adalah tercapainya efisiensi dan efektivitas produksi dimana kelangsungan proses
produksi dapat berjalan dengan lancar. Ini berarti dengan adanya sistem
persediaan bahan baku dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat, serta biaya
minimal yang dapat memberikan dukungan terhadap kelancaran produksi.
Sistem persediaan bahan baku menjadi tanggung jawab dalam menyusun
rencana produksi, mengkoordinir pengadaan bahan baku untuk kegiatan produksi,
memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan
persediaan harus diisi dan berapa pesanan yang harus dilakukan.
 ~ ANALISIS QUALITY, QUANTITY, TIMING, AND PRICE ~

1. Karakteristik Bahan Baku PT ISM, Tbk

Divisi Noodle, PT ISM, Tbk menggunakan beberapa bahan baku dalam

pembuatan mie instan. Bahan baku yang digunakan didatangkan dari beberapa
perusahaan yang telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Adapun bahan baku tersebut ada 2 yaitu : bahan baku utama dan
bahan baku penunjang.
A. Bahan Baku Utama
a. Tepung Terigu
Bahan baku utama pembuatan mie instan adalah tepung terigu. Tepung
terigu diperoleh dari biji gandum yang digiling. Fungsi tepung terigu dalam
pembuatan mie instan, antara lain memberi atau membentuk adonan selama
proses pencampuran, menarik atau mengikat bahan lain dan
mendistribusikan secara merata, mengikat gas selama proses penggorengan,
membentuk struktur mie instan, serta sebagai sumber karbohidrat dan
protein. Tepung terigu yang digunakan secara rutin diperoleh dari
perusahaan lokal yaitu PT Bogasari Flour Mills Indonesia.
Divisi Noodle, menggunakan tiga jenis tepung terigu sebagai bahan
baku utama, yaitu strong flour (tepung keras cap Cakra Kembar), medium
flour (tepung setengah keras cap Segitiga Biru) dan soft flour (tepung lunak
cap Segitiga Hijau). Ketiga jenis tepung tersebut bukan dianggap sebagai
kelas-kelas mutu tepung, tetapi mempunyai klasifikasi khusus sehingga
akan disesuaikan untuk tujuan penggunaan berbeda. Ketiga jenis tepung
tersebut sudah mengandung telur sehingga mempunyai kadar protein
tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan penanganan dalam proses
pembuatan mie instan. Adapun standar bahan baku tepung terigu dapat
telihat pada Tabel 1.
Jenis Tepung pH Kadar Air Gluten (%) Protein (%)
(%)
Cakra Kembar 5,5-6,8 14,5 (Max) 31 (Min) 13
Segitiga Biru 5,5-6,8 14 (Max) 25 (Min) 10,5-11,5
Segitiga Hijau 5,5-6,8 14 (Max) 21 (Min) 9

Dalam proses pembuatan mie instan dikehendaki terigu yang memiliki

kadar protein 8-12% untuk menghasilkan tekstur dan rasa yang khas dari
produk. Tepung terigu cap Cakra Kembar adalah terigu yang bermutu paling
baik untuk pembuatan roti dan mie karena memiliki kandungan protein yang
paling tinggi, yaitu sebesar 13% yang dihasilkan dari 100% hard wheat,
mempunyai masa gluten yang kuat dan ulet dengan daya serap air minimal
60%, serta memiliki daya mengembang yang paling baik. Tepung terigu cap
Segitiga Biru adalah tepung medium yang dihasilkan dari pencampuran
gandum berkadar protein tinggi dengan protein rendah, sehingga kadar
proteinnya 10,5-11,5%, mempunyai daya serap air minimal 58% serta
memiliki daya mengembang yang sedang. Sedangkan tepung terigu cap
Segitiga Hijau adalah tepung lunak yang dihasilkan dari gandum berkadar
protein rendah (9%), mempunyai daya serap air minimal 57% serta
memiliki daya mengembang yang rendah. Masing-masing jenis tepung
terigu tersebut dikemas dalam karung dengan berat per karung 25 kg.
b. Tepung Tapioka
Selain tepung terigu, campuran lain untuk adonan mie instan adalah
tepung tapioka. Tepung tapioka digunakan untuk membentuk tekstur mie
menjadi lebih keras, sehingga adonan mudah dibentuk sesuai dengan yang
diinginkan. Tepung tapioca yang baik digunakan untuk pembuatan mie
instan adalah memiliki pH 4-8 dan kadar pati 80%. Tepung tapioka ini
diperoleh dari perusahaan Darma Grindo, Lampung. Tepung tapioka ini
dikemas dalam karung dengan berat per karung 50 kg.
B. Bahan Baku Tambahan
Bahan baku tambahan merupakan bahan yang dipakai dalam proses
produksi yang akan mempengaruhi mutu adonan yang dibuat. Bahan baku
tambahan yang dipakai adalah :
a. Air
Air digunakan untuk membentuk tekstur adonan dan gluten, mengkontrol
kepadatan dan suhu adonan, melarutkan garam dan bahan-bahan tambahan
lainnya, sehingga bahanbahan tersebut dapat tersebar secara merata dalam adonan.
Air yang digunakan harus air bersih, baik secara kimiawi maupun mikro biologis
dan berasal dari Perusahaan Air Minum (PAM).
b. Alkali
Alkali merupakan campuran dari zat antioksidan, pengemulsi, pengatur
keasaman, pengental, pengembang, pewarna, mineral dan penguat rasa yang aman
untuk dikonsumsi dan berfungsi untuk membuat bentuk, warna, rasa dan mutu
mie instan lebih baik. Dalam penelitian ini dibahas pengendalian persediaan bahan
baku tepung terigu dan tepung tapioka. Hal ini disebabkan tepung terigu dan
tepung tapioka adalah bahan baku utama dan pemakaiannya paling besar.

2. Identifikasi Kebutuhan Bahan Baku

Identifikasi kebutuhan bahan baku adalah penentuan jumlah bahan baku

yang diperlukan untuk produksi mendatang. Identifikasi tersebut dilakukan
berdasarkan perkiraan penjualan produk mie instan yang dihasilkan perusahaan
dan pemakaian bahan baku pada periode sebelumnya.

3. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku

Sistem pembelian dan penerimaan bahan baku pada Divisi Noodle,

melibatkan beberapa pihak yang saling berkepentingan menurut fungsinya dalam
perusahaan, yaitu Departemen ASP, PPIC, Purchasing (Pembelian), Ware House
(Gudang), PDQC dan Finance and Accounting. Ke enam bagian ini memegang
peranan penting dalam pengadaan bahan baku baik secara langsung maupun tidak
langsung, sehingga produksi dapat berlangsung karena ketersediaan bahan baku
tersebut. Sebelum melakukan pemesanan bahan baku,
 Departemen ASP memberikan masukan kepada Departemen PPIC berupa
peramalan atau prediksi penjualan produk jadi untuk satu minggu ke depan
berdasarkan kondisi pasar dan pengalaman pada periode-periode sebelumnya.
Selanjutnya dari peramalan penjualan produk dan data pemakaian bahan baku tiga
perode sebelumnya, Departemen PPIC akan merencanakan kebutuhan bahan
baku. Kemudian, Departemen PPIC mengajukan permintaan pembelian dengan
membuat atau mengisi formulir permintaan pembelian atau Purchase Requition
(PR). Formulir ini diberikan kepada atasan yang berwenang untuk dimintakan
tanda tangan sebagai bukti persetujuan. Formulir tersebut selanjutnya diberikan
kepada Departemen Purchasing untuk dilakukan pembelian.
Departemen Purchasing yang menerima PR dari Departemen PPIC,
kemudian memeriksanya. Apabila permintaan pembelian tersebut tidak sesuai
dengan syarat-syarat dan anggaran yang telah ditetapkan, maka PR tersebut
dikembalikan pada Departemen PPIC. Tetapi apabila syarat-syarat telah terpenuhi
dan sesuai dengan anggaran, maka Departemen Purchasing akan menandatangani
PR tersebut.
Berdasarkan PR yang telah ditandatangani oleh Departemen Purchasing,
kemudian dibuat penawaran harga atau Price Offer (PF) untuk meminta
penawaran harga dari pemasok untuk setiap jenis bahan baku yang dibutuhkan.
Pada bahan baku tepung tapioka dan tepung terigu, baik Cakra Kembar, Segitiga
Biru, maupun Segitiga Hijau perusahaan sudah memiliki sistem kontrak dengan
pihak pemasok. Sistem kontrak dilakukan untuk menjaga kontinuitas pasokan
bahan baku, kestabilan harga, dan mutu yang baik sesuai dengan standar yang
telah disepakati.
Setelah PF disepakati oleh kedua belah pihak, yaitu pihak perusahaan dan
pihak pemasok, maka kemudian dibuatlah permintaan pesanan atau Purchase
Order (PO). Di dalam PO sudah dinyatakan nama pemasok, nomor pesanan,
jumlah yang dipesan, harga dan tanggal penerimaan barang. Pemesanan ini
melibatkan sejumlah dana yang dibayarkan kepada pihak pemasok bahan baku
tersebut. Salah satu dokumen PO, didistribusikan ke Departemen Finance and
Accounting dengan tujuan untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan untuk
membayar pesanan tersebut.
Pada saat barang-barang yang dikirim pemasok telah sampai diperusahaan,
Petugas warehouse (gudang) dan QC bertugas menerima barang tersebut dengan
terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan. Petugas gudang akan memeriksa dengan
teliti mengenai kelengkapan dokumen atau surat jalan, kondisi kemasan, label,
segel, kuantitas pesanan (volume atau berat) dan jumlah barang yang diterima
dengan yang tercantum di dalam PO. Kemudian barang diuji oleh Departemen
QC dengan mengambil contoh secara acak. Jika hasil dari pemeriksaan dan
pengujian tidak sesuai dengan yang tercantum dalam PO dan standar dalam
kontrak ataupun dokumennya tidak lengkap, maka bagian Departemen
Purchasing akan mengembalikan barang tersebut kepada pihak pemasok dan
meminta penggantian barang. Sedangkan apabila barang yang diterima telah
memenuhi syarat, maka bagian penerimaan di gudang akan mengeluarkan bukti
penerimaan dan mencatat barang-barang yang diterima ke dalam kartu persediaan.

4. Penyimpanan Bahan Baku

Bahan baku yang menjadi bagian penting dalam proses produksi

ditempatkan di gudang bahan baku. Hal yang berkenaan dengan penyimpanan
bahan baku berada pada wewenang Departemen Warehouse (Gudang).
Departemen Gudang bertanggungjawab atas keluar masuknya bahan baku serta
penyimpanannya. Dalam manajemen gudang bahan baku Divisi Noodle, PT ISM,
Tbk terdapat prosedur penanganan bahan baku, yaitu :
a. Penerimaan
Penerimaan bahan baku ke Departemen Warehouse (Gudang) merupakan
hasil pemesanan yang dilakukan oleh Departemen Purchasing. Sebelum masuk
gudang, bagian penerimaan barang digudang akan mengontrol jumlah yang
diterima berdasarkan pesanan (PO) dan selanjutnya Departemen QC akan
mengambil contoh untuk memeriksa mutu yang telah ditetapkan. Apabila sudah
sesuai standar kemudian Departemen Gudang akan membuat nota bukti
penerimaan bahan dan mencatatnya ke dalam kartu persediaan.
 Perhitungan jumlah bahan baku tepung terigu dan tepung tapioka akan
disesuaikan dengan standar yang telah ditetapkan oleh Divisi Noodle. Tepung
tapioka mempunyai berat 50 kg per zak, dan perusahaan telah memperhitungkan
rendemen, sehingga berat per zak 49,85 kg. Sedangkan untuk tepung terigu, berat
per zaknya 25 kg dan perusahaan juga telah memperhitungkan rendemennya
sehingga berat per zak 24,55- 24,85 kg.
b. Penyusunan
Setelah bahan baku diterima oleh petugas penerimaan Departemen Gudang,
selanjutnya dilakukan kegiatan pengeluaran bahan baku dari dalam truk atau
kontainer. Kegiatan pengeluaran bahan baku untuk jenis tepung dilakukan dengan
cara diangkat oleh kuli angkut. Setelah bahan baku diturunkan dari truk atau
kontainer, bahan baku terlebih dahulu ditumpuk secara bersilang agar saling
mengunci antar satu lapisan dengan lapisan lainnya di atas palet, sehingga bahan
baku tidak terkontak langsung dengan lantai. Tinggi tumpukan maksimal tepung
adalah 10 zak perpalet.
Bahan baku yang sudah disusun di atas palet akan dimasukan ke dalam
gudang dengan menggunakan forklift. Kemudian bahan baku tersebut disimpan di
dalam gudang dengan jarak simpan dari dinding 10-30 cm. Hal ini dilakukan agar
bahan baku lebih mudah dalam pengeluaran, memudahkan pengontrolan dan
pembersihan di ruang penyimpanan serta mencegah kontaminasi terhadap bahan
baku. Kemudian, bahan baku tersebut diberi label sesuai tanggal kedatangan dan
lokasi penempatannya. Pemberian label ini bertujuan untuk mengetahui umur
bahan baku.
c. Pengeluaran
Pengeluaran bahan baku dilakukan apabila bagian produksi memerlukan
bahan baku dalam proses produksi. Bahan baku yang akan digunakan untuk
proses produksi, biasanya akan dikirimkan dari gudang sehari sebelumnya untuk
menghindari kemacetan produksi akibat menunggu bahan baku dari gudang.
Apabila ada bahan baku yang berlebih, maka bahan baku tersebut akan dikirim
kembali ke gudang. Semua kegiatan pengeluaran ataupun pengembalian bahan
baku dari bagian gudang dilakukan dengan bukti atau laporan tertulis mengenai
berapa jumlah bahan baku yang keluar dari gudang dan berapa bahan baku yang
dikembalikan ke gudang.
Bahan baku yang dikeluarkan mengikuti sistem First In First Out (FIFO)
yaitu bahan baku yang pertama masuk ke gudang dikeluarkan lebih dahulu dari
gudang untuk proses produksi. Hal ini berkaitan dengan sifat bahan baku yang
mempunyai batas kadarluasa dan kerugian akibat penyimpanan yang terlalu lama.
Bahan baku tepung terigu mempunyai batas penyimpanan di gudang bahan baku,
yaitu satu bulan. Pada cuaca panas, penyimpanan melebihi satu bulan akan
menimbulkan kutu pada tepung terigu.
d. Administrasi
Sistem pencatatan terhadap semua barang yang masuk atau keluar dari
gudang dilakukan setiap hari dimana pengecekan barang oleh operator gudang
akan dilaporkan kepada bagian administrasi gudang. Bagian administrasi mencatat
seluruh laporan yang masuk ke dalam Daily Stock Report (Laporan Stok Harian).
e. Kontrol
Pengontrolan dilakukan terhadap keadaan bahan baku di tempat
penyimpanan. Pengontrolan dilakukan setiap harinya pada pukul 09.00-10.00
WIB. Hal ini dilakukan untuk penelusuran apabila ada kesalahan dalam
penanganan barang. Selain itu pengontrolan terhadap jumlah bahan bahan baku
dilakukan dengan melihat Laporan Stok Harian. Hal ini dikarenakan besarnya
jumlah bahan baku, sehingga tidak dilakukan perhitungan manual di lapangan.
Perhitungan manual terhadap jumlah bahan baku hanya dilakukan pada saat bahan
baku tersebut masuk dan keluar dari gudang.

5. Biaya-Biaya Persediaan Bahan Baku

Secara umum total biaya persediaan di Divisi Noodle, terdiri dari biaya
pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan bahan. Biaya penyiapan
tidak diperhitungkan, karena biaya tersebut timbul apabila perusahaan
memproduksi bahan bakunya sendiri, sedangkan Divisi Noodle, tidak
memproduksi sendiri bahan bakunya. Biaya pemesanan adalah biaya yang timbul
akibat dari pembelian bahan baku.
 Komponen biaya pemesanan tepung terigu dan tapioca meliputi biaya
telepon (telepon dan faksimili) dan biaya administrasi. Biaya ini bersifat konstan
sehingga tidak terpengaruh dengan jumlah bahan baku yang dipesan perusahaan.
Biaya telepon dan faksimili diperlukan saat pemesanan barang dan untuk
mengirimkan PO kepada pemasok. Sedangkan biaya administrasi pesan
diperlukan untuk surat menyurat, prosedur pembuatan faktur, pengiriman order
dan pencatatan pemesanan tepung terigu. Biaya pengiriman atau biaya clearance
tidak dibebankan ke dalam biaya pemesanan, karena biaya-biaya ini ditanggung
oleh pemasok. Komponen biaya pemesanan bahan baku tepung terigu dan tepung
tapioka per pemesanan dapat dilihat pada Tabel 2.

Harga pembelian tepung terigu Cakra Kembar Rp 88.800 per zak, tepung
terigu Segitiga Biru sebesar Rp 79.200 per zak, tepung terigu Segitiga Hijau
sebesar Rp 66.300 per zak dan tepung tapioca sebesar Rp 222.000 per zak.
Pemasok tidak membatasi jumlah pembelian karena selama ini pemasok mampu
memenuhi kebutuhan perusahaan. Biaya penyimpanan adalah biaya yang timbul
akibat dari bahan baku yang disimpan. Biaya penyimpanan terdiri dari biaya
utilitas, biaya upah, equipment dan maintenance, serta biaya opportunity cost of
capital (biaya modal).
 Biaya utilitas merupakan biaya fasilitas penyimpanan seperti air dan listrik
untuk pencahayaan, pemanas atau pendingin. Biaya upah merupakan biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk memperkerjakan karyawan dalam pengangkutan,
pemeliharaan dan penjagaan bahan baku. Equipment dan maintenance adalah
biaya yang dikeluarkan dalam pengelolaan dan pemeliharaan bahan baku tersebut
di gudang, seperti pemeliharaan forklift, pemeliharaan ruang penyimpanan,
pembersihan dan penyemprotan fungisida serta aktifitas lain yang mengeluarkan
sejumlah dana bagi perusahaan.
Biaya modal atau disebut dengan opportunity cost of capital merupakan
alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. Biaya
modal dihitung dari harga bahan baku dikalikan dengan suku bunga simpanan.
Suku bunga simpanan berjangka rupiah menurut kelompok Bank Umum, pada
tahun 2007 adalah sebesar 9,25% (www.bi.go.id, 2007). Besarnya biaya
penyimpanan bahan baku per zak per tahun dapat dilihat pada Tabel 3.
 Simulasi yang digunakan pada sistem persediaan bahan baku di Divisi
Noodle, adalah per hari, sehingga biaya penyimpanan bahan baku yang digunakan
dalam simulasi adalah biaya harian. Sehingga biaya penyimpanan untuk setiap
jenis bahan baku di Divisi Noodle, per zak per hari dapat dilihat pada Tabel 4.

Biaya kekurangan bahan adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak
mencukupi adanya kebutuhan pemakaian bahan baku. Biaya kekurangan bahan
yang diperhitungkan adalah biaya pemesanan khusus dan biaya kehilangan
kesempatan menerima keuntungan. Biaya pemesanan khusus adalah biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk mengadakan pemesanan khusus sejumlah bahan
baku yang dibutuhkan. Biaya pemesanan khusus terdiri dari biaya pengiriman
secara kilat dan biaya tambahan pengepakan. Biaya kehilangan kesempatan
mendapatkan keuntungan adalah sejumlah keuntungan yang hilang, karena tidak
ada produk yang diproduksi dan dijual kepada konsumen akibat tidak tersediaanya
bahan baku yang dibutuhkan. Besarnya biaya kekurangan bahan per zak dapat
dilihat pada Tabel. 5
6. Manajemen Persediaan Bahan Baku
Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya yang mencakup biaya
pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan bahan. Total biaya
pemesanan per hari adalah biaya pemesanan per pesanan dikalikan dengan
frekuensi pemesanan bahan baku per hari. Total biaya penyimpanan per hari
adalah biaya penyimpanan bahan baku per zak per hari dikalikan dengan rataan
jumlah persediaan bahan baku. Total biaya kekurangan bahan per hari adalah
biaya kekurangan bahan baku per unit dikalikan jumlah rataan kekurangan bahan
baku per hari.
Pada tahun 2006, Divisi Noodle, melakukan pemesanan dengan frekuensi
yang berbeda untuk setiap jenis bahan baku. Untuk bahan baku tepung terigu, baik
tepung terigu Cakra Kembar, Segitiga Biru maupun Segitiga hijau perusahaan
memesan sebanyak 51 kali pemesanan selama satu tahun atau 0,16 kali
pemesanan per hari. Sedangkan untuk bahan baku tepung tapioca perusahaan
memesan sebanyak 13 kali pemesanan atau 0,04 kali pemesanan per hari. Jumlah
unit bahan baku yang dipesan adalah bervariasi setiap kali pemesanan. Rataan
jumlah persediaan bahan baku dan rataan jumlah kekurangan bahan per hari
bervariasi untuk setiap jenis bahan baku. Frekuensi pemesanan per hari, rataan
jumlah persediaan bahan baku dan rataan kekurangan bahan per hari dapat dilihat
pada Tabel 6.
Tabel 6. Frekuensi pemesanan per hari, rataan jumlah persediaan bahan
baku dan rataan kekurangan bahan per hari pada tahun 2006
 Total biaya persediaan bahan baku di Divisi Noodle, pada tahun 2006 adalah
Rp 5.278.980 per hari atau Rp 1.647.041.622 per tahun. Biaya persediaan bahan
baku terbesar selama tahun 2006 adalah biaya persediaan bahan baku jenis tepung
terigu Cakra Kembar, yaitu Rp 3.745.432 per hari atau Rp. 1.168.574.784 per
tahun. Sementara itu yang terendah adalah jenis bahan baku tepung tapioka Rp
132.789 per hari atau Rp 41.430.230 per tahun.
Besarnya biaya persediaan bahan baku tepung terigu Cakra Kembar
dikarenakan jumlah persediaan rataan bahan baku tepung terigu Cakra Kembar
cukup besar, yaitu 14.126 zak dan rataan kekurangan bahan yang juga besar, yaitu
92 per hari. Sedangkan rendahnya biaya persediaan bahan baku tepung tapioca
dikarenakan jumlah persediaan rataan bahan baku tepung tapioca rendah yaitu 589
zak dan rataan kekurangan bahan yang rendah, yaitu 0,6 zak per hari. Total biaya
persediaan bahan baku per hari untuk masing-masing bahan baku dapat dilihat
pada Tabel 7.

Berdasarkan total biaya persediaan bahan baku per hari, maka total biaya
persediaan bahan baku yang telah dikeluarkan oleh perusahaan per tahun dapat
dilihat pada Tabel 8.