SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

SIKLUS MANAJEMEN SDM & PENGGAJIAN

Seperti kebanyakan perusahaan, Alpha Omega Electronocs (AOE) tidak sepenuhnya

mengimplementasikan seluruh modul ke dalam sistemm enterprise resource planning
(ERP) barunya pada waktu yang sama. AOE terlebih dahulu berfokus pada integrasi
siklus pendapatan dan pengeluaran dengan siklusproduksi sambil melanjutkan
penggunaan sitem penggajian dan MSDM yang sudah ada. Dengan demikian, seperti
kebanyakan perusahaan, AOE saat ini telah memisahkan system MSDM dan system
penggajian. System penggajian, yang berada di bawah pengendalian departeman
akuntansi, membuat slip gaji pegawai dan mengelola catatan-catatan terkait seperti yang
diwajibkan oleh peraturan pemerintah. System penggajian menggunakan pemrosesan
batch (Batch Processing). Pegawai yang bekerja berdasarkan jam dibayar tiap dua
minggu, pegawai penuh dan mereka yang ada di komisi (memiliki jabatan) dibayar
bulanan. System MSDM yang dijalankan depaertemen sumber daya manusia mengelola
file riwayat pekerjaan pegawai, kemampuan dan manfaat; file-file ini diperbaharui
setiap minggu. Masing-masing system mengelolanya ke dalam file yang terpisah,
terkadang file tersebut menyimpan data yang sama, seperti tingkat bayaran, tetapi dalam
format-format yang berbeda. Praktik ini mempersulit personel akuntansi untuk
menyiapkan laporan yang menggabungkan data MSDM dan penggajian.
Peter Wu, wakil presiden baru untuk sumber saya di AOE, ingin mengatasi
beberapa masalah pada aktivitas-aktivitas penggajian dan MSDM AOE. Biaya
pemrosesan untuk penggajian telah meningkat dan para pegawai tidak senang dengan
penundaan lama yang diperlukan untuk mendapatkan informasi mengnai manfaat dan
dana pensiunnya. Selain itu, system MSDM yang ada sulit untuk secara tepat melacak
perkembangan kemampuan pegawai sehingga menghalangi evaluasi keefektivan atas
investasi AOE dalam pelatihan dan pendidikan berlanjut. Akibatnya, para pegawai
mengalami betapa sulit dan memakan waktu untuk mendapatkan persetujuan guna
menghadiri kelas-kelas pelatihan profesional. Selain itu, para manajer cenderung
mempekerjakan pihak eksternal untuk memenuhi kebutuhan staf yang baru,
dibandingkan mempromosikan atau memindahkan para pegawai yang sudah ada.
Praktek-praktek tersebut telah menurunkan semangat kerja pegawai. Peter berfikir
bahwa mengimplementasikan modul penggajian dan MSDM system ERP akan
meyelesaikan masalah-masalah tersebut.
Peter bertemu dengan Elizabeth Venko dan Ann Brandt untuk mendiskusikan
proses perpindahan dari system penggajian dan MSDM yang berdiri sendiri milik AOE
ke penggabungan fungsi-fungsi tersebut dalam system ERP yang baru. Elizabth dan
Ann setuju bahwa konversi semacam itu akan meningkatkan baik efisiensi dari
pemrosesan penggajian mampu efektifitas dan MSDM. Mereka mulai mengembangkan
sebuah jadwal mendetail untuk konversi sistem tersebut. Sebagaimana yang and abaca
di bab ini, pikirkan mengenai hubungan antara aktivitas-aktivitas MSDM dan
penggajian serta bagaimana sebuah database terintegrasi dan membuat kedua fungsi
lebih efisien dan efektif.
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas-tugas
sampai dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai berkerja untuk perusahaan
tersebut. Tugas 4. Kompetensi Pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian.
(sebagia tambahan, sebagaimana yang didiskusikan di bab 14, sistem penggajian juga
menalokasikan upah tenaga kerja ke beberapa produk dan departemen untuk digunakan
sebagai penentuan harga produk dan kombinasi keputusan). Sistem MSDM
menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut
dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari
direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian.
Meski penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua set aktivitas
tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntansi
biasanya bertangggun jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari
sistem ESDM penggajian teintegrasi dan membahas pengendalian-pengendalian dasar
yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak
manajemen dengan informasi yang realibel dan memastikan bahwa sistem tersebut
mematuhi peraturan pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang
setiap aktivitasmendasar siklus penggajian. Kita menutupnya dengan diskusi pilihan
untuk pengalihdayaan (outsourcing) baik fungsi penggajian maupun MSDM.
Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Figur 15-1 menggambarkan bagian sistem ERP yang mendukung siklus

MSDM/penggajian Aktivitas-aktivitas terkait ESDM (Informasi mengenai perekrutan,
pemecatan, pemindahan, pelatihan dsb). Dan kumpulan informasi mengenai
penggunaan waktu pegawai yang terjadi setiap hari. Namun, pemrosesan actual dari
penggajian hanya terjadi secara periodic karena di sebagian besarorganisasi para
pegawai dibayar secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan bukannya setiap hari.
Oleh karenanya, penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses
dengan modus batch.

TINJAUAN PROSES MSDM KEBUTUHAN INFORMASI

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemamuan dan
pegawai yang memiliki memotivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka
memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Dalam
organisasi jasa professional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum,
pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk
perusahaan dan biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam
menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan mufaktur, dimana biaya tenaga
kerja langsung hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai
adalah pemicu biaya utama yang kualitas pekerjaanya memengaruhi produktivitas
secara keseluruhan maupun tingkat cacat produk. Oleh kerena itu, bukanlah hal yang
mengejutkan jika beberapa analis saham percaya bahwa keahlian dan pengetahuan
pegawai mungkin berharga beberapa kali lipat dari nilai asset bewujud perusahaan,
seperti persediaan, properties dan peralatan.
Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/Penggajian
harus mengumpulkan dan menyimpang informasi dibutuhkan para manajer untuk
menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai
rencana strategisnya?
- Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
 - Keahlian mana yang pasokannya seikit? Keahlian mana yang pasokannya
berlebih?
- Seberapa efektif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkan
tingkat keahlian pegawai?
- Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun?
- Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau
ketidakhadiran?
Database induk MSDM/penggajian (figure 15-1) menyediakan beberapa
informasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Meski
demikian database induk tersebut biasanya hanya memuat informasi deskriptif, seperti
pegawai mana yang memiliki keahlian apa dan siapa yang telah menhadiri berbagai
program pelatihan. Meskipun informasi tersebut memungkinkan para manajer untuk
membuat keputusan terkait penentuan staf, informasi tersebut tidak membantu
memengaruhi pengetahuan dan keahlian tertentu yang dimiliki para pegawainya.
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih
aktif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manjemen pengetahuan. Sistem
manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti
sebuag petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang di milkipegawai
individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat
dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya. Sistem menajemen pengetahuan dapat
secara signifikan meningkatkan produktivitas. Sebagai contoh, kantor konsultan untuk
menyimpan selusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang
dibagikan. Sering kali, solusi tersebut dapat digunakan sebagai conth (template) untuk
memenuhi kebutuhan klien-klien lain. Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut
menghemat waktu pada kesepakatan di masa depan. Akses terhadap database yang
dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang
tersebar secara geografis yang telah memilki pengalaman sebelumnya dalam mengatasi
suatu permasalahan tertentu.
 Cek Gaji Data da waktu

Register Penggajian Data kartu jam Pajak Gaji dan

kerja Pembayaran Lain

Catatan
Penggajian

Buku Besar Umum

Data induk MSDM/ Penggajian
Menandatangani Cek cek Pegawai
Menyiapkan
Penggajian

Register
Penggajian dan
vocher
Badan Pemrintah
pengeluaran
Voucher Pngeluaran dan lainnya Rekonsilasi
Transaksi Edit dan Sortir
penggajian yang
disortir
Menyetujui
Penggajian

Meninjau Transfer data

Penggajian

Pegawai
A

Pegawai

Pegawai

Bank Pegawai
Sistem Perusahaan
penggajian Asuransi dan
perusahaan lain
 Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat
membantu perusahaan memahami dengan lebih baik biaya sesungguhnya terkait dengan
perputaran (turnover) pegawai yang berlebih. Sebagai tambahan atas biaya langsung
yang terkait dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang,
wawancara kandidat, dsb). Terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan
mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai batu, dan mengurangi
produktivitas para pegawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan. Akibatnya organisasi yang
mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai di bawah rata-rata industri
memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para pesaing dengan
tingkat perputaran yang lebih tinggi. Sebagai contoh, dua perusahaan masing-masing
nya memiki 1.50 pwgawai dengan gaji rata-rata $40.000. satu perusahaan mengalami
20% akan menanggung biaya sebesar $18 juta (300 pegawai dikali $600.000) untuk
mengganti pegawainya, dibandingkan dengan $4,5 juta bagi perusahaan yan gbanya
mengalami 5% perputaran tahunan. Tentu saja beberapa perputuran akan selalu terjadi
dan mungkin sengaja dilakukan. Sebagai contoh organisasi-organisasi konsultan
profesional biasanya telah menyarankan beberapa level perputaran karena mereka
percaya hal tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-idek baru. Kuncinya
adalah mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami
kelebihan.
Semangat kerja pegawai juga penting. Semangat pegawai yang rendah
menciptakan biaya financial ketika dihasilkan dalam peraturan. Sebaliknya terhadap
peningkatan

ANCAMAN DAN PENGADILAN

Figur 15-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus MSDm/Penggajian bergantung
pada database terintegrasi yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian dan
penggunaan waktu oleh pegawai. Oleh karena itu, acaman umum utama yang
dicantumkan dalam Tabel 15-1 merupakan data induk yang tidak akurat atau tidak valit.
Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penetuan staf yang berlebih
atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan
penugasan pegawai untuk menjalankan tuga yang tidak sepenuhnya dikuasinya.
Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan ksealahan pada
pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah.

Fokus 15-1 Nilai Memahami Pekerjaan Sikap dan Pegawai

jumlah perusahaan yang berkembang, termasuk Walt money, continental airlines, sysco
dan amazone.com,s ecara periodik menghendaki beberapa eksekutif tingkat atasnya
untuk menghabiskan waktu di tingkat jajaran pegawai paling mudah untuk memahami
dengan lebih baik tugas pekerjaan dan tekanannya. Pengalaman tersebut dapat
membantu para eksekutif mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diinginkan dalam
kondisi kerja. Sebagi contoh, Ketiak CEO Toews Hotel berasumsi peran dari Belman,
pengawasan kolam, dan tukang bersih-bersih di hotel florida, ia menemukan bahwa
seragam polyester perusahaan menyebabkannya berkeringat deras. Ia segera
memerintahkan agar model dan bahan buku seragam diubah untuk seluruh pegawai.
Pwngalaman penerjunan ini juga memungkinkan para eksekutif puncak untuk berempati
lebih baik dengan para pekerja noneksekutif dan non maajerial. Sebagai contoh, setelah
wakil presiden DaVita nc, sebuah penyedia utama perawatan dialysis, menghabiskan
tiga hari bekerja di salah satu klinik perusahaan, ia memahami betapa pekerjaan tersebut
menuntut dan menekan secara fisik. Ia juga secara pribadi mengalmi bagaimana
kebutuhan untuk merespos kondisi darurat yang mengancam nyawa dapat menunda
tugas untuk melengkapi laporan yang diperintahkan perusahaan. Oleh karena
pengalaman-pengalamannya itulah,wakil presiden tersebut sekarang bekerja keras untuk
memastikan bahwa beberapa inisiatif dan perubahan baru dalam prosedur diterapkan
dengan cara yang tidak mengganggu tanggung jawab utama rapar teknisi klnik
perawatan pasien.
Pengalaman penerjunan eksekutif itu penting karena adanya kumpulan bukti yang
muncul bahwa para pegawai yang memiliki sikap positif berkontribusi terhadap
peingkatan profitabilitas dengan menjai lebih berkeinginan untuk mengambil inisiatif,
untuk bertindakpada saat diperlukan guna membantu memenuhi permintaan pelanggan
dan berkeinginan untuk mempromosikan perusahaan ketika tidak sedang bekerja.
Dengan denmikian, tidaknya mengejutkan jika menemukan bahwa banyak perusahaan
secar teratur menyurvei para pegawai untuk mempelajari perhatian-perhatian mereka.
Survei baru ini menggantikan pertanyaan-pertanyaan tradisional mengenai kepuasan
kerja dengan desain khusus yang mengungkap dengan lebih baik sikap pegawai
terhadap pekerjaan mereka, rekan-rekan kerja dan para manajer. Jawaban-jawaban
tersebut dapat membantu para manajer mengambil langkah-langkah khusus untuk
meningkatkan semangat kerja dan motivasi pegawai. Sebagai contoh ejumlah survei
membeikan informasi kepada manajer sebuah franchise maka cepat saji di houston
bahwa beberapa pegawainya tidak senang karena mereka diberikan jam kerja yang
terlalu sedikit sementara yang tidak senang kerekan harus bekerja terlalu lama. Manajer
tersebut sekarang kerja bulan berikutnya secara ebih awal untuk mengakomodasi
keinginan para pegawai sebanyak mungkin. Sebagai mana dengan pengalaman
penerjuanan eksekutif, tindak lanjut pada data beberapa survei tersebut penting karena
jika perusahaan-perusahaan tidak bertindak atas umpan balik yang diperoleh dari para
pegawai melalui metode ini, semangat dan kinerja pegawai akan turun dengan tajam.

Semangat kerja yang signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut mungkin

menanggung denda untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian.
Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan
evaluasi kinerja yang itdak kaurat dan kekeliruan dalam enghitungan biaya produk dan
jasa organisasi.
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data
induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang
didiskusikan di bab 10 untuk meminimalkan resiko kesalhan Input data (pengendalian
1.1). penting juga untuk membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem,
sehingga hanya para pegawai terotorisasi yang dapat membuat perubahan terhadap data
induk (pengendalian 1.2). Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan
dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai
dengan tepat sebagai contoh, yaitu situasi dimana petugas penggajian mengetikkan
nama seorang pegawai yang saat ini tidak ada dalam database. Pengaturan-pengaturan
dasar pada sebagian besar sistem ERP yang terintegrasi akan merespons dengan
menanyakan apakah petugas tersebut ingin membuat sebuah catatan pegawai baru. Hai
ini melanggar pemisahan tugas dengan mengizinkan orang yang melakukan pecatan
(penggajian) juga mengotorisasi pembuatan akun baru. Sama halnya, pengaturan dasar
dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya membaca tapi juga
mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pewai. Contoh-contoh tersebut
hanya beberapa dari banyaknya area yang perlu diperiksa pengawas atau GPO untuk
memastikan bahwa para penggunabanya ditugaskan untuk hal-hal khusus yang
memerlukan guna menjalankan tugas pekerjaan tertentuk mereka. Meskipun prosedur-
prosedur untuk memodifikasi pengaturan di variasikan ke dalam paket-paket perangkat
lunak yang berbeda,
Tabel 15-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/MSDM

A
Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam
paket-paket perangkat lunak yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang
sebaiknya dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan
tugas secara tepat terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian,
pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif, Tabel 15-1 juga mengindekasikan
bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting secara teratur menghasilkan sebuah
laporan atas seluruh perubahan terhadap data induk dan memeriksanya untuk
memversifikasi bahwa database tetap akurat (pengendalian 1.2).
Acaman umum kedua dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pengungkapan
yang tidak diotoritasi atas informasi sensitif, sperti gaji dan evaluasi kinerja untuk
pegawai individu. Pengungkapan semacam itu dapat menciptakan masalah yang
berhubungan dengan semangat kerja apabila pegawai mendengar bahwa bayaran
mereka berbeda secara signifikan dengan pegawai lainnya. Selain itu, pengukapan yang
tidak diotorisasi atas evaluasi kinerja atau alasan pemecatan seorang pegawai mungkin
akan menimbulkan permasalahan organisasi yang berujung pada hukum. Prosedur
pengendalian terbaik untuk mengurangi resiko pengunkapan data penggajian yang tak
terotoritasasi adalah menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan
fisik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai
yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka
(pengendalian2.1). penting pula untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam
penggunaan build-in milik sistem yang secara tidak langsung mengakses informasi
sensitif. Sebagai contoh, query mengenai rata-rata gaji dapat disediakan hanya jika set
quary cukup luas. Sebaliknya, seseorang dapat memperkirakan gaji pegawai lain dengan
menuliskan sebuah query untuk menghitung gaji rata-rata bagi dua orang: penulis query
dan pegawai yang berkepentingan. Mengekspresikan database (pengendalian 2:3)
memberikan perlindungan tambahan dengan membuat informasi yang tidak dapat
dipahami oleh siapapun yang berhasil memperoleh akses tak terotorisasi terhadap
database tersebut. Enkripsi juga mencegah para pegawai teknologi informasi (TI) yang
tidak memiliki akses terhadap sistem ERP agar tidak dapat menggunakan manfaat
sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif.
Ancamatan umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang
atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi resiko atas ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana (pengendalian 3.1) yang dibahas
pada Bab 10.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah
mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pecuri.
Mempekerjakan yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan
mempekerjaan sorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan
pencurian aset. Kedua masalah tersebut tepatnya dapat ditanggulangi dengan prosedur
perekrutan yang sesuai (pengendalian 4.1). Kualifikasi kemampuan untuk setiap posisi
pekerjaan yang dibuka harus dinyatakan secar tegas dalam laporan pengendalian posisi.
Para kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir
lamaran kerja yang menegaskan tentang keakuran informasi yang diberikan oleh
kandidat serta memberikan persetujan kepada perusahaan untuk mengecek latar
belakang menyeluruh atas surat keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya. Verifikasi
independent atas surat keterangan kerja seorang pelamar dianggap penting karena
ringkasan kerjanya sering memuat informasi yang salah atau direkayasa. Sebagi contoh,
pada November 2008 Wall Stereet Journal melaporkan sejumlah kasus di mana
ringkasan kerja para eksekutif senior di beberapa perusahaan mengandung informasi
yang tidak dapat diverifikasi. Untuk mengurangi resiko mempekerjakan pegawai yang
merupakan seorang pencuri, organisasi harus bekerja sama dengan sebuah perusahaan
professional untuk melakukan pengecekan latar belakang yang menyeluruh
(pengendalian 4.2) atas semua pelamar kerja untuk posisi pekerjaan yang berurusan
dengan akses terhadap data dan aset-aset keuangan, untuk mengidentifikasi para
pelamar dengan catatan kriminal sebelumnya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atau
hokum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.
Pemerintah meberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan
hokum ketenagakerjaan. Selain itu, organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan
sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Tabel
15.1 menunjukkan bahwa prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-
masalah potensial tersebut adalah mendokumentasi secara cermat seluruh tindakan
terkait pemberitahuan untuk (pengendalian 5.1) hal ini akan menunjukkan kepatuhan
terhadap peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku. Pelatihan berlanjut
(pengendalian 5.2) untuk selalu memperbarui informasi tentang hokum ketenagakerjaan
juga penting.

Aktifitas Siklus Penggajian

Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks
tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem penggajian.
Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian dan
perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi). Para pegawai mengajukan
perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk
dana pensiunan. Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja actual
para pegawai. Para petugas pemerintahan meberikan tingkat pajak dan instruksi untuk
memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi
lain yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai
potongan gaji untuk pembayaran pajak.
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik)
merupakan output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu
sebagai kompensasi atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan
untuk mentrasfer memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening
penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti
pajak, presmi asuransi). Sebagai tambahan, selanjutnya kita akan membahas tentang
sistem penggajian yang memberikan berbagai laporan untuk pengguna internal dan
eksternal.
Figur 15-3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus
penggajian. Sekarang kita akan membahas setiap aktivitas tersebut. Pada setiap akan
dijelaskan bagaimana informasi diperlukan setiap untuk menjalankan dan mengelola
aktivitas yang dikumpulkan, diproses dan disimpan. Dijelaskan pula pengendalian yang
diperlukan untuk memastikan tidak hanya keterandalan informasi, tetapi juga
pengamanan sumber daya organisasi.
MEMPERBAHARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaharuan
database induk penggajian yang diajukan secara internal perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan
yang ditetapkan (lingkaran 1.0 paga Figur 15-3). Selain itu, secara berkala data induk
perlu diperbaharui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tariff pajak dan potongan
untuk asuransi.

Pemerintah
Berbagai
laporan

Pegawai Biaya Daftar

Penggajia penggajian
n

Perusahaan asuransi
Bank

Proses figure 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab

untuk memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal
terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbahurui informasi
mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketikaia menerima
pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.
Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiki akses
online untuk memperbahurui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan
penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam
periode pembayaran berikutnya. Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat
sebaiknya tidak dihapus dengan segera karena beberapa laporan pajak akhir tahun,
termasuk formulis W-2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada
organisasi selama tahun tersebut.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Perubahan yang tak terotorites atas data
induk penggajian (ancaman 6 dalam Tabel 15-1) dapat mengakibatkan peningkatan
biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat
(pengendalian 6.1) merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi
ancaman tersebut. Sebagaimana yang ditunjukkan pada Figur 15-1, hanya departemen
MSDM yang diperbolehan memperbarui file induk penggajian untuk perekrutan,
pemecatan, kenaikan gaji, dan promosi. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya
tidak secara langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek
gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek
gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian
mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk
penggajian tersebut diperiksa dan disetujui oleh seorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasikan perubahan tersebut. Untuk memfasilitasi pemeriksaan ini, sistem
harus di konfigurasikan agar menghasilkan seluruh laporan yang mencantumkan
keseluruhan perubahan yang berhubungan dengan penggajian, kemudian mengirimkan
laporan untuk pemeriksaan ke masing-masing supervisor departemen yang dapat
terpengaruh perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajian (pengendalian 6.2) juga penting. Sistem
tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan
sebuah matriks
 Pengendalian akses yang (1) menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk
dijalankan setiap pegawai dan (2) mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk
akses setiap pegawai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuran dalam meperbaharui data induk
penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan
denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada
pemerinah. Untuk pada bab 10, seperti pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan
uji kelayakan terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh
transakti-transaksi perubahan penggajian (pengedalian 7.1). Selain itu, memiliki laporan
pemeriksaan manager departemen (pengendalian 7.2) atas seluruh perubahan terhadap
pegawai di departemennya memberikan sebuah cara yang tepat waktu untuk medeteksi
kesalahan.

MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah menvalidasi setiap data waktu dan
kehadiran pegawai (lingkaran 2.0 dalam figur 15-3).
Proses. Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda
bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasrkan
jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu
kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan
gaji tetap (misalnya, manajer dan staf professional) sering mencatat pekerjaan tenaga
kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para supervisor mereka secara informal
mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan.
Sebagaimana dibahas di Bab 1-4, perusahaan manufaktur juga menggunakan
kartu jam kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para
pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Data
pada tiket waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara
berbagai departemen, pusat biaya dan pekerjaan produksi, para profesional pada
organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum dan kantor konsultan dengan cara yang sama
melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dank lien yang
mana saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Para
pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu untuk menentukan biaya dan secara
akurat menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.
Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji
ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah
penjualan mereka. Selain itu, beberapa staf penjualan juga diberi bonus bayaran untuk
target yang terlampaui. Sejumlah perusahaan berkembang di Amerika Serikat sedang
memperluas bonus insentif tersebut kepada para pegawai selain staf penjualan, untuk
memotivasi para pegawai agar meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja mereka.
Sebagai contoh, Nucor Corparation, salah satu produsen baja terbesar di Amerika
Serikat, membayar pekerja bajanya pada tingkat per jam yang diatur kira-kira 60% dari
rata-rata industri, ditambah bonus berdasarkan sekian ton baja yang mereka produk dan
kirimkan. Perusahaan telah lama menggunakan opsi saham untuk menghadiai para
eksekutif, beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan yang telah memperluas praktik
ini kepada para pegawai untuk secara aktif mencari juga. Alasannya adalah opsi saham
memotivasi para pegawai untuk secara aktif mencari cara untuk meningkatkan jasa dan
memotong biaya sehingga nilai dari paket kompetensinya meningkat.
Penggunaan insentif, komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian
dan sistem informasi atau penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang
digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insetif harus secara tepat
didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehinga secara objektif dapat
diukur. Penting juga bahwa tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para
manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus sesuai.
Memang, skema pembayaran insentif yang didesain dengan buruk dapat menghasilkan
perilaku yang tidak diinginkan. Sebagai contoh, Sears Automative mengalami efek
negatif yang tidak diinginkan dari pengimlementasian sebuah rencana insentif baru pada
awal tahun 1990-an, yaitu ia membayar staf perbaikannya dengan komisi berdasarkan
jumlah suku cadang terjual dan jumlah jam kerja. Tujuannya adalah untuk
memfokuskan perhatian para pegawai pada bagaimana upaya mereka memengaruhi lini
bawah perusahaan. Namun, hasilnya adalah terdapat sebuah skandal yang
memperkirakan bahwa para pegawai Sears merekomendasikan perbaikan yang tidak
perlu guna meningkatkan bayaran mereka sendiri. Dugaan penyalagunaan ini
mengurangi kepercayaan public pada Sears Automotif dan mengkibatkan
pendapatannya semakin menurun. Meskipun Sears menghentikan penggunaan sistem
insentif ini, perlu waktu bertahun-tahun untuk sepenuhnya mendapatkan kembali
kepercayan pelanggan yang telah hilang. Selain kemungkinan dari penciptaan perilaku
yang tidak diinginkan dan tidak dikehendaki, skema pembayaran insentif yang didesain
dengan buruk juga dapat bebenturan dengan ketentuan hukum, paja, dari peraturan yang
diwajibkan. Oleh karena itu, sebagaimana yang tertera pada Fokus 15-2, para akuntan
harus dilibatkan untuk meninjau praktik kompetensi sebuah perusahaan.
Ancaman dan pengendalian : ancaman utama terhadap aktivitas penggajian
adalah data waktu dan kehadiran yangtidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan
waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan
laporan biaya tenaga kerja yang keliru, Selain itu ketidakakuratan dapat menurunkan
semangat kerja pegawai (Jika cek gaji salah atau hilang) atau mengakibatkan gaji jasa
tenaga kerja yang tak terbayarkan.
Otomtisasi data sumber (pengendalian 8.1) dapat mengurangi risiko kesalahan
yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Sebagai contoh,
alat pembaca tanda pengenal dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu
kerjabagi para pegawai produksi dan secara otomatis menyimpan data ke sistem
pemprosesan penggajian. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan
kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya. Sebagai contoh
retail chain Meijer,Inc,. Memasang pembaca sidik jari pada mesin kasir kas nya ,
sehinggah para pegawai dapat masuk dan segera mulai bekerja perusahaan tersebut,
mengestimasikan bahwa cara ini menghemat beberapa menit waktu yang biasanya
terbuang untuk berjalan dari tempat jam di belakang took berada ke mesin kasir.
Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai mungkin tidakterdengar begiu
menarik tetapi ketika dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri dengan
marginlaba yang pengungkapan rahasia terkini atas bonus jutaan dolar dan pesangon
besar bagi para eksekutif puncak diperusahaan dengan penurunan kinerja keuangan
telah menciptakan kesan bahwa beberapa eksekutif beberapa eksekutif puncak lebih
menaruh perhatian pada kompensasinya sendiri dibandingkan kepentingan para
pemegang saham. Hasilnya para pembuat regulasi dan kongrestelah mulai meneliti
praktik kompensasi eksekutif lebih dekat. Terutama, menggunakan opsisaham yang
memengaruhi banyakperhatian, Financial Accounting Standards Board(FASB).
Menerbitkan aturan baru yang menghendaki bahwa opsi saham dibiayakan, dan
pertukaran saham AS utama sekarang mewajibkan perusahaan untuk memperoleh
persetujuan para pemegangsaham atas seluruh kompensasi berbasis ekuitasnya.
Pada masa lalu, para eksekutif puncak sering dilibatkan secara tidak langsung
dalam langsungdalam merancang paket kompensasi nya sendiri dengan
memperkerjakan konsultan yang mendesain paket-paket tersebut. Saat ini sebagai
tanggapan atas skandalterkini, peran dari komite kompensasidewan meningkat. Para
akuntan dapat membantu komite-komite ini meningkatkan rencana kompensasi
perusahaan nya dengan menyediakan saran untuk memperhatikan efek keuangan dan
pajak atas perubahan yang diajuhkan untuk kompensasi eksekutif. Satu area dimana
keahlian akuntan dapat berguna secara pokok adalah dalam mengidentifikasi ukuran-
ukuran (metrics) yang layak untuk digunakan ketika menghubungkan kompensasi
terhadap kinerja. Agar dapat berguna, metric-metrik ini perlu dihubungkan dengan
factor-faktor yang paling penting terhadap keberhasilan sebuah perusahaan tertentu.
Tentu sajahal ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Sebagai contoh
ukuran kunci bagi sebuah organisasi retail seperti Walmart atau Homedepot akan
berbeda dengan ukuran kunci yang digunakan oleh sebuah perusahaan asuransi seperti
Prudental, yang akan berbeda dari ukuran yang akan berbeda dari ukuran yang penting
bagi sebuah pemabrik dasar seperti Alcoa.
Para akunantan juga dapat membantu kompesasi dewan untuk patuh pada
ketentuan hukum dan peraturan yang ditetapkan. Sebagai contoh, anggota dari komite
kompensasi mungkin tidak memahami seluruh detail peraturan pajak, seperti Employee
Retirement Income Security Act (ERISA), yang membatasi selisih yang diizinkan antara
paket manfaat yang ditawarkan kepada eksekutif dan yang tersedia bagi pegawai lain.
Para akuntan dapat memeriksa perubahan yang diajukan pada kepatuhan terhadap
aturan-aturan tersebut. Pada akhirnya, para akuntan dapat membantu perusahaan
meningkatkan hubungan para pemegang saham dengan menyarankan cara-cara terbaik
untuk melalui aturan pengungkapkan informasi yang vital untuk melakjutkan
keberhasilan kompetitif.
Kurang dari 1%, efeknya pada lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi
data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf
jasa professional. Sebagai contoh, staf jasa internal AT&T menggunakan telepon nada
sentuh untuk memasuki waktu kerja yang dihabiskannya untuk berbagai tugas, sehingga
menghemat penggunaan lembar waktu kertas. Berbagai pengecekan integritas
pengelolahan data yang dibahas pada Bab 10, seperti pengecekan batas jam kerja dan
pengecekan validitas nomor pegawai, memastikan keakuratan dari informasi tersebut.
Teknologi informasi (UT) juga dapat mengurangi resikot ketidakhadiran yang
disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Sebagai Contoh, beberapa perusahana
manufaktur saat ini menggunakan teknik autentikasi biometer (pengendalian 8.2) seperti
pemindai tangan, untuk memveriikasi identitas pegawai yang masuk dan keluar kerja.
Tujuannya adalah untuk mencegah pegawai meninggalkan pekerjaan lebih dini serta
mencegah adalanya seorang rekan kerja yang salah mencatat bahwa tersebut ada
ditempat kerja. Pemisahan tugas (Pengendalian 8.3) juga penting. Data kartu waktu
yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kertu
jam kerja yang digunakan untuk tujuan penetuan biaya dan manajerial, semuanya
dilakukan oleh seorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Waktu total
yang dihabiskan untuk seluruh tugas, seperti yang tercatat dalam kartu jam kerja,
seharusnya tidak melebihi waktu kehadiran yang tertera pada kartu waktu seorang
pegawai. Sedangkan, seluruh waktu yang dihabiskan ditempat kerja harus
diperhitungkan dalam kartu jam kerja.
Selain itu, meminta para supervisor departemen untuk mmeriksa dan menyetujui
kartu waktu dan kartu jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada
keakuratan data waktu dan kehadiran. Pemeriksaan supervisor tersebut sangatlah
penting, terutama bagi para pegawai telecommute (orang yang bekerja dari rumah untuk
berhubungan dengan perusahaan atau pelanggan melalui telepon atau e-mail). Analisis
atas log-log sistem dapat memberikan jaminan bahwa para pegawai telecommute benar-
benar bekerja sesuai dengan jumlah waktu yang dibayarkan kepada mereka tidak
menjalankan sebuah kepentingan pribadi di sisi yang menggunakan aset yang
disediakan perusahaan.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah penyiapan penggajian (lingkaran
3.0 dalam Figur 15-3).
PROSES. Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses
penggajian. Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian
disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari
beberapa divinisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. File transaksi
penggajian yang disortir kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji pegawai.
Untuk setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait
akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Untuk pegawai yang bekerja berdasarkan jam,
jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah dan segala premi yang berlaku untuk
lembur atau bonus tersebut ditambahkan. Bagi pegawai tetap, gaji koto adalah pecahan
dari gaji tahunan, dimana pecahan tersebut menunjukkan lama periode bayaran. Sebagai
contoh, pegawai tetap yang dibayar bulanan akan menerima seperduabelas dari gaji
tahunan mereka setiap periode bayaran. Semua komisi, bonus dan insentif lain yang
berlaku yang berlaku juga dimasukkan dalam perhitungan gaji kotor.
Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan
untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan
penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum : potongan pajak gaji dan potongan
sukarela. Potongan pajak
 Sumber
Daya
Tiket waktu kerja Manusia
Menyetujui
Penggajian

Stasiun
Kerja
pabrik

Kartu
waktu

Penggaji
an Berkonsilasi
Mepekerjakan
Mencatat, promosi

Penggaji
an

C
e Meny
k Tarif
pajak
Sebagai baru dan Program
departemen potonga pengeluaran
Melakukan penggajian
pembayaran n
Penggaji
an
Program
T pengeluaran
penggajian
A
B
E
L

1
5 Inquiry
- Dan laporan
1
A
n
c
a
Memperbaharui
m Data induk Data waktu dan
a kehadiran
n
d
a
nDatabase Melakukan
PTeringarasi SDM, pembayaran
Penggajian, Kartu
eWaktu, tiket waktu
nkerja.
umum..
Buku besar

g
e
n
d
a
li
 n
d
a
l
a
m

Gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian dan daerah, S begitu pula pajak
i
Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun : premi suransi jiwa,
k
kesehatan dan suransi kecacatan, iuran serikat, dan kontribusi l untuk berbagai
u
sumbangan amal.
s
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor,
P potongan dan gaji
e
bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian diperbarui. Mengelola
n
catatan pendapatan kumulatif yang akurat sangat penting untuk dua g alasan. Pertama,
g
karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki pisah batas
a
(coutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk melakukan potongan ji untuk pegawai
a
individu. Kedua, informasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan
n
potongan lainnya yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerintahan, / perusahaan
M
asuransi, dan organisasi lain (sperti United Way). Informasi ini juga harus disertakan
S
dalam berbagai laporan yang diajukan ke petugas-petugas tersebut. D
M
Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar Penggajian (payroll
register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan
A
penggajian dan gaji bersih format multikolom. Daftar ini juga
k berlaku sebagai
ti
dokumentasi pendukung untuk mengotoritasi transfer dana ke vrekening pengcekan
it
penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuata potongan-potongan
s
sukarela lainnya bagi setiap pegawai. Figur 15-5 menyajikan contoh dari dua laporan
A
ini. n
c
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai (atau faksinili, adalam kasus setoran
m
langsung). Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan apendapatan (erning
n
statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode
P
terkini serta total year-tidak-date untuk masing-masing kategori. e
n
Ketika setiap transaksi diproses, sistem juga mengalokasikan
g biaya tenaga kerja
e
ke akun-akun buku besar umum yang sesuai, dengan memerikasa n kode pada catatan
d
kartu jam kerja. Sistem tersebut memelihara total yang ada dari alokasi
al tersebut hingga
ia
saat seluruh catatan penggajian pegawai diproses. Total tersebut dan
n kolom total dalam
(
daftar penggajian, membentuk dasar bagi entri jurnal umum yang A dimasukkan ke buku
n
besar umum setelah seluruh cek gaji dicek. g
k
Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetail.
a Tabel 15-2
P
menjelaskan isi dari sebagian besar laporan umum. Beberapa dari laporan
e tersebut untuk
rt
a
m
a
M
e
r
u
j
 P
a
d
a
A
n
c
a
m
penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh a petugas-petugas
n
pemerintah. Akibatnya, bagian ESDM/penggajian dari seistemy ERP menyediakan
a
sarana ekstensif untuk memenuhi persyarata pelaporan pemerintah n negara, negara
g
bagian dan daerah. B
.....omega Elektronikc Daftar Penggajian e
Periode Berakhir :03/12/2014
Potongan r
No Tingkat k
Pajak Negara
Nama Jam Gaji Kantor Pajak Negara FICA ai Lain-lain Gaji Bersih
Pegawai Bayaran Bagian
37884 Jarvis 40,0 6,25 250,00 35,60 18,75 16,25
ta 27,60 151,80
n
37885 Burke 43,6 6,50 295,10 42,40 22,13 19,18 ) 40,15 171,24
37886 Lucoln 40,0 6,75 270,00 39,20 20,25 17,55 P 27,90 165,10
37887 Douglass 44,2 7,00 324,10 46,60 24,31 21,07
e 29,62 202,5
r
m
Alpha Omega electrick DAFTAR POTONGAN
a
Periode Berakhir : 03/12/2014
No. Pegawai Nama As. Kesehatan As. Jiwa Pensiun Iuran Serikat s
Simpanan Total Lain-lain
37884 Jarvis 10,40 5,50 7,50 4,20 al
0,00 27,60
a
37885 Burke 11,60 5,50 8,85 4,20 10,00
h 40,15
37886 Lucoln 10,40 5,20 8,10 4,20 a
0,00 27,90
37887 Douglass 10,20 5,50 9,72 4,20 n
0,00 29,62
FIGUR 15-5 Contoh Daftar Penggajian dan Potongan 1.

D
at
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Kerumitan pemrosesan penggajian, a terutama
i
berbagai ketentuan hukum pajak, membuat pemrosesan penggajian n rawan akan
kesalahan (ancaman 9 dalam Tabel 15-1). Kesalahan-kesalahan dudalam kenyataannya
k
dapat menurunkan semangat kerja pegawai, terutama jika cek gaji y terlambat. Selain
a
catatan dan laporan biaya penggajian yang tidak tepat, kesalahan pemrosesan
n juga dapt
g
mengakibatkan denda jika kesalahan-kesalahan tersebut berjuang pada
ti kegagalan untuk
d
membayar pajak gaji kepada pemerintah dengan jumah yang sesuai. a Sama halnya,
kegagalan untuk mengimplementasikan pemotongan upa pegawaika dan membayarkan
k
dana tersebut ke pihak yang sesuai secara akurata juga dapat berakibatpada
u denda
r
keuangan. at
at
Tabel 15-1 memuat tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan
a (pengendalaian
u
9.1) yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian:
1. Total atch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang 1.
1 canggih akan terus
menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian. Akibatnya,
P total batch harus
e
dihitung pada waktu entri data dan kemudian di cocokkan
n dengan total yang
g
dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan.
e Total hash (has
total) nomor pegawai, sebagai contoh akan sangat berguna.nd Jika total hash asli
al
ia
n
I
n
te
g
ri
ta
 e
n
g
o
la
h
a
n
dan hash berikutnya dari nomor pegawai cocok ini berartid bahwa (1) seluruh
at
catatan penggajian telah diproses, (2) input data akurat dana (3) tidak ada kartu
P
waktu palsu yang dimasukkan selama pemrosesan. Jika total e batch tidak cocok,
r
m
organisasi memiliki bukti yang tepat waktu atas kesalahan penggajian (biasanya
a
s
yang sering terjadi adalah kegagalan untuk menghasilkan sebuah cek gaji bagi
al
pegawai) sehingga masalah tersebut dapat segera dikoreksi. a
h
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing a the playroll
n
register). Total dari kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor
ti
dikurangi potongan hasil. Jika tidak sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam
d
a
pemrosesan dan perlu segeral diselidiki serta dikoreksi.
k
3. v kliring penggajian
Akun kriting penggajian (paypoll clearing arrount). Akun
al
adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakani dalam proses dua
d
langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari pencatatan biaya
1.
penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat2 biaya yang sesuai.
P
Pertama, akan kliring penggajian didebitkan atas jumlah gaji, kas dikreditkan
e
m
sebesar jumlah gaji bersih, dan berbagai potongan dikreditkan Ke akun-akun
b
at
liabilitas terpisah. Kedua, proses akuntansi biaya mendistribusikan biaya tenaga
a
s
kerja ke berbagai kategori biaya dan mengakreditkan akun kliring penggajian ke
a
n
penjumlahan alokasi tersebut. Jumlah yang dikreditkan Kecamatan akun kliring
a
k
penggajian harus sama dengan jumlah yang sebelumnya didebitkan ketika gaji
s
bersih dan berbagai potongan dicatat. Pengecekan internale khusu ini adalah
s
te (didiskusikan pada
sebuah contoh dari pengecekan saldo nol-zero-balance check
r
Bab 10), karena akun kliring penggajian harus sama denganh nol setelah kedua
a
di-posting. d
a
p
d
Selain itu, pemeriksaan pengawasan (pengendalian 9.2) atasat daftar penggajian
a
dan laporan lain berlaku sebagai pengendalian dektektif untuk i mengindentifikasi
n
kesalahan pemrosesan penggajian. Memberi pegawai sebuah dlaporan pendapatan
u
k
(pengendalian 9.3) meberikan lapisan lain atas pengendalian detektif, karena para
S
pegawai cenderung melaporkan kesalahan yang terang-menerang. el
u
Hal tersebut juga penting untuk mengklasifikasikan denganr tepat para pekerja
u
h
baik sebagai pegawai atau kontraktor independen, karena kesalahan klasifikasi dapat
si
k
l
u
s
M
S
D
M
 P
e
n
g
u
n
g
k
menyebabkan perusahaan beruntung pajak, bunga dan bahkan denda a yang substansial.
p
Permasalahan ini sering muncul ketika para manajer depertemen a berusaha untuk
n
menghindari kebekuan perekrutan umum dengan menggunakan y para kontraktor
a
independen. Departemen MSDM harus selalau memerikasa segal n keputusan untuk
g
mempekerjakan tenaga kerja bantuan sementara atau luar. Internal ti Revenue Service
d
(IRS) menyediakan sebuah chcklist pertanyaan-pertanyaan yang dapat
a digunakan untuk
k
menentukan apakah seorang pekerja harus diklasifikasikan sebagai dpegwai atau seorang
i
kontraktor independen (pengendalian 9.4). o
t
o
ri
MENGELUARKAN PENGGAJIAN ta
s
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (pengendalian
1.
4.0 dalam Figur 15-3). Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan
3 cek atau setoran
langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi
P mereka. Tidak
e
seperti pembayaran tunai, kedua metode tesebut memberikan sebuah
m sarana untuk
e
mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan. ri
k
Model 15-2 Isi Tujuan dari laporan MSDM/Penggajian yang biadanya s dihasilkan
a
Laporan Hal Tujun a
n
Mendapatkan Kumulatif Kumulatif gaji kotor, gaji bersih Digunakan untuk laporan
at
Dan potongan terhadap setiap a pegawai dan peng
informasi
s
Pegawai year-to-date gajian tahunan
s
el
..pengendalian sosial Daftar pegawai berdasarkan depertemen Digunakan
u
dalam persiapan
Laporanr terkait tenaga kerja
u
Untuk diberikan
h ke petugas
p
Pemerintahan
e
Pengendalian Posisi Daftar tiap posisi yang diotorisasi, r dalam perencanaan
Digunakan
u
Kualifikasi pekerjaan, gaji yang kebutuhan
b tenaga kerja masa depan
a
Dianggarkandan status posisi (terisi h
Atau lowong) a
n
.. persediaan Daftar pegawai dan kemampuan terkini Berguna te
dalam perencanaan kebutu
r
Kemampuan Han tenaga
h kerja masa depan dan
Program apelatihan
d
.941 Pengembalian pajak federal Diajukanasecara kuartalan untuk
p
Kuartalan pemeri kerja (menunjukkan merekonsiliasi
d pembyaran pajak
Seluruh upah yang bergantung pada at
a
i
n
d
u
k
P
e
n
g
g
aj
 n

at
a
s
i
n
f
o
r
Proses Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian pemeriksa dan
m menyetujui daftar
a
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi
si transfer
s
dana dari rekening pengecekan umum perusahaan Kecamatan e rekening bank
n
penggajiannya. Voucher pencairan tersebut kemudian digunakan untuk
si memperbaharuai
ti
buku besar. v
e
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian
2.
menyiapkan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan
1 sebuah transaksi

Electronic Funds Transfer {EFT}) yang mentransfer dana dari

P rekening bank
e
penggajian perusahaan. Jika organisasi masih menerbitkan cekm kertas, kasir juga
e
memeriksa, menandatangi dan mendistribusikan cek gaji yang rimengidentifikasikan
k
jumlah yang disetor bersama dengan laporan pendapatan. Sistems penggajian tersebut
a
harus menghasilkan serangkaian file setoran penggajian, satu untuk
a masing-masing
n
bank di mana setoran penggajian dibuat. Setiap file memuat sebuatatcatatan untuk setiap
a
pegawai yang rekeningnya diikelola di bank tertentu, Tiap catatans menyertakan nama
s
pegawai, nomor Social Security, nomor rekening bank dan jumlah
el gaji bersih. File
u
tersebut dikirim secara elektronik menggunakan Electronic Datar Interchange (EDI)
u
kepada masing-masing bank yang berpartisipasi. Dana kemudian
h secara elektronik
p
ditransfer dari rekening bank atasan ke rekening pegawai. Setoran
e langsung tersebut
r
menghilangkan tugas kasir untuk menandatangani cek penggajian
u individu. Namun,
b
kasir terbut masih harus mengotorisasi pengeluaran dana kiri rekening
a pengecekan
h
regular organisasi. a
n
Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para te atasan dengan
r
menghapus biaya pembelian, pemrosesan dan pendistribusian cekh kertas. Hal tersebut
a
juga mengurangi biaya bank dan biaya pos. Akibatnya, sebagiand besar perusahaan
a
sekarang menawarkan para pegawainya opsi atas pembayaranp setoran tunai dan
d
mendorongnya untuk memilih bentuk pengiriman ini. Namun atdemikian, beberapa
a
pegawai mungkin tidak memiliki rekening bank sehingga tidak dapat
i memilih storan
n
langsung. Organisasi masih dapat menghapus kebutuhan untuk d menerbitkan cek
u
penggajian kertas dengan membayar pegawai tersebut dengan kartu
k debit penggajian.

Kartu debit penggajian adalah kartu nilai simpanan yang tidak dapat ditarik lebih, tetapi
3.
dapat dipulihkan dengan dana tambahan tiap tanggal gajian. Para pegawai dapat
H
il
a
n
g
at
a
u
r
 a
k
n
y
a
d
at
a
menggunakan kartu debit penggajian untuk melakukan pembelian dan
2.
dapat melakukan
2
tarik tunai melalui mesin-mesin ATM.
E
n
k
ANCAMAMAN DAN PENGENDALIAN Seperti yang ditunjukkan ri
Tabel 15-1,
ancaman besar lainya dalam proses penggajian adalah pencurian psicek gaji, peneribitan
cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan.
4.
Hal ini dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas.
M
Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran
e
kas lainya yang
m
dibahas pada Bab 13 dapat mengatasi ancaman tersebut. Seperti spesifik
p
:
e
- Akses tersebut cek gaji kosong dan tehadap mesin tanda tangan
k
cek harus dibatasi
e
(pengendalia 10.1). Begitu pula dengan kewenangan untuk
rj
mengontorisasi
a
transaksi-transaksi EFT harus dipersempit (pengendalian 10.2)
k
dan dikendalikan
a
melalui penggunaan autentikasi multifaktor yang kuat. n
- Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnyape dan secara periodik
g
diperhitungkan (pengedalian 10.3). Jika penggajian dibuat melalui
a
setoran langsung
w
seluruh transaksi EFT harus diinjau. ai
y
- Kasir harus menandatangi seluruh cek pengganjian hanya ketikaa
didukung dengan
n
dokumentasi yang layak (daftar penggajian dan vocher pencairan-pengendalian
g
10.4). 3.
1

B
Sebagai tambahan, cek penggajian tidak boleh ditarik melaui
a
rekening bank
c
umum organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, sebuah
k
rekening bank
u
penggajian yang terpisah harus digunakan (pengendalian 10.5). Dengan
p
melakukan hal
tersebut, dapat membatasi dampak kerugian perusahaan terhadapda jumlah kas dalam
n
rekening penggajian terpisah. Hal ini juga mempermudah untuk
p
merekonsiliasi
penggajian dan mendeteksi pemalsuan cek gaji. Seperti pada rokas kecil, rekening
penggajian harus dioperasikan sebagai dana tetap. Setiap tanggalse gajian, jumlah cek
d
tertulis (atau transfer dana EFT) yang digunakan untuk periode
u
tersebut. Oleh
r
karenanya, ketika seluruh cek gaji telah diruangkan, rekening penggajian
p
seharusnya
e
memiliki saldo nol. Sebuah rekening pengecekan penggajian
m
terpisah juga
mempermudah untuk menemukan segala cek palsu ketikauli rekening tersebut
h
direkonsiliasi. Seperti halnya pengeluaran kas lain yang dibahas
a
pada Bab 13,
n
b
e
n
c
a
n
a
 T
e
r
n
y
at
a
p
pemisahan tugas (pengendalian 10.6) adalah pengendalian penting elainnya. Oleh karena
n
itu, petugas penggajian memiliki tanggung jawab untuk mencatat c penggajian,
u
sedangkan kasir bertanggung jawab untuk mendistribusikan cekri gaji. Penting juga
at
bahwa seseorang yang mendistribusikan cek gaji. Kombinasi dari a tugas ini dapat
u
memungkinkan orang tersebut dengan mudah lupa melaporkan tentangy pemberhentian
a
pegawai dan selanjutnya menyimpan cek gaji pegawai di masa n depan. Sebagai
g
tambahan, rekening bank penggajian harus direkonsiliasi oleh seseorang
ti yang tidak
d
terlibat dalam menjalankan tugas penggajian atau MSDM lainnya. a
k
Penggunaan autentifikasi multifaktor dan pengendalian lain untuk
4.
mempersempit akses atas database penggajian (pengendalian 10.7)
1 akan mengurangi
risiko pembuatan cek untuk pegawai fiktif. Selain itu, orang yangP bertanggung jawab
r
atas pendistribusian cek gaji harus diminta untuk secara tegas mengidentifikasi
o setiap
s
orang yang mengambil cek gaji tersebut (pengendalian 10.8). pengendalian
e lebih lanjut
d
dilakukan dengan pembentukan departemen audit internal yang usecara periodik dan
r
mendadak mengobservasi proses distribusi cek gaji untuk memverifikasi
p bahwa seluruh
e
cek gaji diambil oleh pegawai yang valid. r
e
Prosedur khusus sebaiknya digunakan untuk menangani kcek gaji tidak yang
r
tidak diklaim karena prosedur tersebut mengindentifikasikan kemungkinan
u sebuah
ta
masalah, seperti pegawai yang tidak ada atau telah diberhentikan.c
n ek gaji yang tidak
y
diklaim harus dikembalikan ke kantor bendahara untuk segeraa disetorkan kembali
n
(pengendalian 10.9). Cek gaji tersebut kemudian harus dilacak g kembali ke catatan
b
waktu dan dicocokkan terhadap file induk penggajian pegawai untukai memverifikasi
k,
bahwa cek tersebut memang sah. te
r
m
a
MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN s YANG
u
DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA k
v
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar e pajak gaji dan
ri
penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai
fi (lingkaran 5.0
k
pada Figur 15-3). a
si
s
u
PROSES. Para atasan harus membayar pajak Social Security sebagai r tambahan terhadap
at
jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian

K
e
p
e
r
c
 y
a
a
n
p
el
a
m
a
juga menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentaser tertentu dari setiap
p
gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk e dana asuransi
k
kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian. e
rj
Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang
a wajib, para atasan
a
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan
n, dari cek gaji
k
pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu e ke entitas yang
m
sesuai. Pengurangan tersebut meliputi pembayaran yang diminta a pengadilan untuk
m
tunjangan, dukungan anak, atau kebangkrutan. Banyak atasan juga p mengontribusikan
u
beberapa atau keseluruhan jumlah dana untuk dibayarkan bagi kesehatan,
a catatan dan
n,
premi asuransi jiwa pegawainya serta pembuatan kontribusi yangr sesuai untuk dana
e
pensiun. f
e
Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka rencana r manfaat fleksibel
e
(flexible benefif plant), dimana setiap pegawai menerima beberapa
n perlindungan
si
mminimum pada asuransi medis, dana pensiun dan kontribusi awal. d Rencana manfaat
a
fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada sistem MSDM/penggajian
n sebuah
perusahaan. Sebagai contoh, staf MSDM pada sebuah perusahaan besar dengan ribuan
pegawai dapat menghabiskan jumlah waktu yang lumayan lama hanya untuk menangani
401(k) query rencana. Selain itu para pegawai mengendaki agar mereka
R dapat membuat
i
perubahan dalam keputusan investasinya secara tepat waktu.w Organisasi dapat
a
memenuhi permintaan pegawai atas jasa tersebut tanpa meningkatkan
y biaya dengan
at
menyediakan akses terhadap informasi MSDM/penggajian pada intranet
p perusahaan.
e
k
e
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Ancaman utama rj dalam aktivitas ini
a
adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang diperlukan,
a pembayaran yang
n.
tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut (ancaman 11-13 dalam
Tabel 15-1). Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas
5. dan pegawai juga

dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif mempengaruhi

P manfaat
el
pensiun atau manfaat lainnya. a
n
Surat Edaran E. Employers Tax Guide, yang dipublikasikan
g oleh IRS,
g
menyediakan instruksi-instruksi mendetail mengenai kewajiban seorang
a atasan untuk
r
memotong dan membayarkan pajak gaji serta untuk membuat berbagai
a laporan. Guna
n
mengatasi ancaman atas pembayaran yang diabaikan atau tidak h tepat waktu ini,
o
k
u
m
-
h
u
k
u
 4.
2

P
e
n
g
e
c
informasi dalam Surat Edaran E, harus digunakan untuk mengatur e sistem penggajian
k
agar secara otomatis mengeluarkan dana ketika penggajian diprosesa (pengendalian 11.1
n
dan 12.1). Pengendalian integritas pemrosesan (pengendalian 13.1) pseperti cross-footing
e
dan total batch, meminimalkan risiko ketidakakuratan. Tindakan n pengawas secara
y
teratur (pengendalian 13.2) atas laporan penggajian memberikan sebuah
el pengendalian
i
detekfit .s elain itu, pemberian laporan pendapatan kepada para pegawai
d (pengendalian
i
13.3) memungkinkan mereka untuk mendeteksi dan melaporkan segala k masalah secara
a
tepat waktu. n
la
ta
r
Opsi Outsorsing : Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha b Profesional
el
Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, a banyak organisasi
k
mengalidayakan (outsorsing) fungsi penggajian dan MSDM ke biroa jasa penggajian dan
n
ke organisasi pengusaha profesional Sebuah biro jasa penggajian g (payroll service
c
bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya ri dan memproses
m
penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional i (professional
n
employer organization PEO) tidak hanya memproses penggajian, al tetapi juga
p
memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan pegawai dan a administrasi. Oleh
d
karena mereka memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya
a untuk biro jasa
s
penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. el
u
Ketika organisasi mengalikhdayakan pemrosesan rpenggaian, mereka
u
mengirimkan data waktu dan kehadiran pegawai beserta informasi hmengenai perubahan
personil pegawai kepada biro jasa penggajian atau PEO setiap akhir periode penggajian.
Biro jasa penggajian atau PEO tersebut kemudian menggunakan data yang diterima dari
organisasi untuk menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan,
P dan daftar
el
penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan
a formulir W-
m
2 pegawai dan laporan terkait pajak lainnya. a
r
Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi k bisnis kecil dan
e
menengah karena alasan berikut. rj
a
Mengurangi biaya. Biro jasa penggajian dan PEO memanfaatkanu skala ekonomi
n
terkait dengan menyiapkan cek gaji sejumlah besar perusahaan.
t Mereka dpat
u
membebankan biaya yang biasanya lebih rendah dari biaya k untuk melakukan
p
pernggajian in-house (di dalam perusahaannya). Sebuah biro ojasa penggajian atau
si
si
te
r
k
ai
t
k
e
 n
g
a
n.
D
o
k
u
PEO juga menghemat dana dengan mengeliminasi m kebutuhan untuk
e
mengembangkan dan memelihara keahlian pegawai yang diperlukan, n kemudian
ta
dana tersebut dialihkan untuk mematuhi hukum pajak yang berubahsi secara terus-
m
menerus. e
n
Jangkauan manfaat yang lebih luas. PEO menyetarakan y biaya atas proses
el
administrasi manfaat untuk seluruh kliennya. Akibatnya, PEO u memungkinkan
r
perusahaan-perusahaan kecil untuk meminta jangkauan manfaat u sama luasnya
h
dengan yang biasanya disediakan PEO untuk perusahaan besar. at
a
s
Pembebasan atas sumber daya komputer. Sebuah biro jasa penggajian atau PEO
p
e
mengeliminasi satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntasnsi/SIA (manajemen
r
penggajian dan manfaat) sumber daya komputer yang bebase tersebut kemudian
k
dapat digunakan di area lain, seperti entri pesanan penjualan. r
u
ta
n,
Seperti halnya dasar untuk meningkatkan keunggulan e kompetitif yang
v
tergantung pada kemampuan dan pengetahuan pegawai, manajemen al yang efektif dan
u
efisien atas fungsi penggajian dan MSDM menjadi semakin a penting pula.
si
Penggalidayaan mungkin menyediakan sebuah cara untuk mengurangi k biaya. Namun
i
demikian, perusahaan harus mengawasi kualitas jasa dengan cermat n untuk memastikan
e
bahwa sistem yang dialihdayakan secara efektif mengintegrasikan rj data MSDM dan
a
penggajian dengan tindakan yang mendukung manajemen pengawaid yang efektif.
a
n

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Sistem Informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling
berhubungan, tetapi terpisah. MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan
mengolah data mengenai aktivitas perekrutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian dan
pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatata dan mengolah data yang
digunakan untuk membayar para pegawai atas jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain untuk mematuhi banyaknya regulasi
pemerintah baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan. Selain itu, pengendalian
yang memadai harus tersedia untuk mencegah (1) kelebihan dalam pembaaran pegawai
karena data waktu dan kehadiran yang tidak valid (disajikan lebih) dan (2) membayar
cek gaji ke pegawai fiktif. Kedua ancamanan ini dapt diminimalkan dengan pemisahan
5.
2

P
e
m
b
el
aj
a
 a
n
b
e
rl
a
n
j
u
tugas yang tepat, secara spesifik dengan membuat fungsi-fungsi berikut
t yang dijalankan
at
oleh individu yang berbeda: a
s
1. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file indukp penggajian untuk
e
kegiatan-kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
r
u
2. Mencatat dan memverifikasi waktu kerja pegawai b
a
3. Menyiapkan cek gaji h
a
4. Mendistribusikan cek gaji n
d
5. Merekonsiliasi rekening bank penggajian al
a
m

Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara tradisional

h telah dipisahkan,
u
banyak perusahaan termasuk AOE, mencoba mengintegrasikannya
k untuk mengelola
u
sumber daya manusia dengan efektif serta memberikan para pegawai
m dengan manfaat
dan layanan yang lebih baik. Elizabeth Venko dan Ann Brandt menunjukkan pada Peter
Wu bagaimana sistem ERP baru milik AEO akan memfasilitasi integrasi dua fungsi
sistem tersebut. Peter terkesan dengan betapa mudahnya ia dapat memperoleh kembali
K
data mengenai kemampuan pegawai dan kehadiran di kelas-kelas
et pelatihan dari
e
database ini. Ia setuju bahwa ini akan memenuhi kebutuhan para nmanajer departemen
a
untuk akses yang lebih cepat dan mudah terhadap informasi gtersebut. Peter juga
a
menyadari bahwa staf MSDM dapat dengan mudahnya pula menggunakan
k kemampuan
e
query ini untuk memberikan respons yang cepat terhadap permintaan
rj para pehawai atas
a
informasi mengenai manfaat, potongan, dan dana pensiunnya. Iea lebih terkesan lagi
n
ketika Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa fitur tambahan
M yang sedang
e
diimplementasikan lainnya juga akan mengizinkan para pegawai
m untuk membuat
p
perubahan langsung dalam alokasi simpanan pensiunnya, pilihane rencana medis, dan
r
opsi manfaat lainnya. Peter menyadari bahwa membebaskan stafb MSDM dari tugas-
a
tugas administrasi rutin ini akan memberikan mereka kesempatan hmenghabiskan lebih
a
banyak waktu membantu Peter mengelola informasi yang dibutuhkan
r untuk membuat
u
keputusan strategis perencanaan kebutuhan tenaga kerja di masaai depan, penyuluhan
d
karir, pengembangan pegawai dan ngosiasi dengan penyedia jasaat untuk mengikatkan
a
kuntungan. i
n
Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan penggajian itud sendiri dapat terus
u
dijalani dalam batch mode karena tidak perlu pemrosesan secara online
k (pegawai akan
6.

P
e
r
u
b
a
h
 n
-
p
e
r
u
b
a
h
terus dan hanya pada interval periodik). Meski demikian, Elizabeth
a menghendaki
n
pegwai untuk up untuk setoran langsung atas cek gajinya atau menerima
y kartu debit
a
penggajian, sel..... mengeleminasi kebutuhan untuk menerbitkann cek gaji. Sebuah
g
matriks pengendalian akan dibuat untuk memelihara pemisahan tugas
ta yang tepat dalam
k
sistem baru tersebut melindungi intgritas database MSDM/penggajian. Sebagai contoh,
6.
hanya para pegawai MSDM yang akan menambahkan pegawai baru
1 dan hanya dari
terminal yang berada departemen MSDM. P
e
Linda Spurgeon senang dengan pekerjaan Elizabethm dan Ann dalam
is
peningkatan sistem MSDM/penggajian perusahaan. Ia mengindikasikan
a bahwa tugas
h
berikutnya untuk mereka adalah bekerja dengan Stephanic Cromwell,
a chief financial
n
AOE , untuk meningkatkan proses penutupan keuangan serta t untuk membantu
u
mengembangkan laporan yang akan memberikan pandangan lebih baik
g ke dalam kinerja
a
AOE. s
:
d
e
p
a
rt
e
m
e
n
E
S
D
M

m
e
m
p
e
r
b
a
h
a
r
u
i
d
at
a
i
n
d
u
k,
P
e
n
g
g
aj
ia
n

te