Website: http://journal.umy.ac.id/index.php/mrs
DOI: 10.18196/jmmr.6134
Kata kunci: Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis akar masalah dan solusi
Umpan balik; terbaik keterlambatan pengumpulan berkas verifikasi klaim BPJS ke IJP
berkas verifikasi (Instalasi Jaminan Pembiayaan) di rumah sakit. Penelitian ini merupakan
klaim BPJS; penelitian deskriptif kualitatif yang menggunakan metode Focus Group
klaim BPJS; Discussion, diagram Fishbone dan pertanyaan “5 Why” untuk mencari
Instalasi Jaminan akar masalah. Setelah diketahui akar masalah dilakukan pemilihan
Pembiayaan alternatif solusi dengan metode Nominal Group Technique (NGT) dan
(IJP); Capability Accessibility Readiness and Leverage (CARL). Kegiatan ini
melibatkan 2 staf manajemen, 3 staf IJP, 2 petugas apotik, dan 7 perawat
IGD, rawat jalan dan rawat inap. Hasil penelitian ini adalah solusi terbaik
berupa pembuatan umpan balik tertulis oleh IJP untuk seluruh unit
pelayanan rawat jalan dan rawat inap yang diharapkan dapat mengatasi
keterlambatan pengumpulan berkas verifikasi klaim BPJS ke IJP.
© 2017 JMMR. All rights reserved
Article history: received 12 May 2017; revised 15 Jun 2017; accepted 21 July 2017
untuk menentukan ranking. Selanjutnya menginput data 100% pada SIM-RS, dan
alternatif solusi ditapis lagi dengan metode (5) belum meminta kepada tim SIM-RS
CARL yang didasarkan pada kriteria yang untuk membuat program yang dapat
harus diberi skor 0–4 yaitu: C= Capability mengetahui data pasien KRS setiap hari
(ketersediaan sumber daya misalnya yang terhubung ke IJP.
dana, sarana, dan peralatan), A= Berdasarkan diskusi dengan metode
Accessibility (kemudahan masalah untuk NGT dan CARL didapatkan alternatif solusi
diatasi atau tidak, kemudahan dapat sebagaimana dijelaskan dalam Tabel 1 dan
didasarkan pada ketersediaan 2. Berdasarkan metode tersebut maka
metode/cara/teknologi serta penunjang terpilih solusi terbaik (ranking 1) berupa
pelaksana seperti peraturan), R= pembuatan umpan balik tertulis oleh IJP
Readiness (kesiapan tenaga pelaksana kepada seluruh unit rawat jalan dan rawat
maupun sasaran, seperti keahlian atau inap mengenai ketepatan pengembalian
kemampuan motivasi) dan L= Leverage berkas ke IJP 2x24 jam.
(besarnya pengaruh kriteria satu dengan Menurut data IJP RS X terjadi selisih
yang lain dalam pemecahan masalah yang antara nilai pengajuan dan nilai realisasi
dibahas). klaim yang cenderung meningkat yaitu dari
Rp 8.830.200,- pada bulan Februari
HASIL DAN PEMBAHASAN menjadi Rp 950.858.100,- pada bulan Juni
2016. Selisih ini diakibatkan oleh masih
Ditemukan bahwa 5 akar masalah adanya kekurangan berkas verifikasi yang
penyebab keterlambatan berkas verifikasi perlu diperbaiki. Hal ini sangat mungkin
ke IJP ialah sebagai berikut: (1) belum ada terjadi karena berkas verifikasi yang masuk
reward and punishment bagi dokter pada tahap I tidak mencapai target 90-
penanggungjawab yang tidak melengkapi 100%. Apabila berkas pada tahap I
rekam medis 1x24 jam, (2) belum ada mencapai target, maka perbaikan yang
umpan balik secara rutin dari IJP mengenai diminta oleh petugas verifikator BPJS
kepatuhan pengembalian berkas verifikasi dapat dilakukan dengan cepat dan segera
2x24 jam, (3) belum ada SOP mengenai diproses pada tahap II. Namun, apabila
tata cara pengembalian berkas verifikasi ke kurang dari target maka berkas akan
IJP, (4) belum ada kebijakan reward and menumpuk pada tahap II sehingga apabila
punishment bagi unit yang belum diperlukan perbaikan akan masuk pada
JMMR (Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit), 6(2), 112-121 | 116 |
tahap III atau IV yang jatuh pada bulan pengantaran berkas ke IJP. Umpan balik ini
berikutnya. Hal ini berakibat pada juga dapat mengatasi masalah lainnya,
tertundanya dana yang turun untuk rumah yaitu ketidakpatuhan DPJP (Dokter
sakit. Dana yang seharusnya selesai dalam Penanggung Jawab Pasien) dalam
2 tahap mengalami prolong yang ditandai melengkapi rekam medis, yang menurut
dengan munculnya turunnya dana tahap Tabel 1 merupakan akar masalah yang
ketiga. Pada bulan Februari, Maret dan paling sulit untuk diselesaikan.
April 2016 terjadi tahap III turunnya dana, Umpan balik merupakan bagian dari
dengan yang terbesar terjadi pada bulan pengembangan organisasi, pengembangan
April sebesar Rp 2.133.285.700,- untuk sumber daya manusia dan perubahan
klaim rawat inap dan Rp 53.420.900,- untuk organisasi.1,4,5,8,10 Perubahan terhadap
klaim rawat jalan. suatu organisasi meliputi kegiatan:
Penelitian ini menemukan bahwa salah 1) Masuk dan Membuat Kontrak; Masuk
satu akar masalah penyebab untuk mendapatkan data agar mengerti
keterlambatan penyerahan berkas verifikasi permasalahan organisasi, kemudian
disebabkan oleh tidak adanya umpan balik membuat kontrak dengan pihak
tertulis oleh IJP. Selama ini, tidak ada manajemen dan staf yang terlibat untuk
umpan balik yang terprogram dan membuat perubahan terencana.
menyeluruh untuk semua unit rawat jalan 2) Mendiagnosis; Mengumpulkan,
dan rawat inap, sehingga masalah ini tidak menganalisis dan memberikan umpan
pernah dapat diselesaikan. Unit rawat jalan balik terhadap data yang ditemukan.
dan rawat inap juga tidak mengetahui Umpan balik merupakan kegiatan yang
kesalahan unit masing-masing yang paling penting karena merupakan
berkontribusi menyebabkan keterlambatan pengorganisasian data sehingga
klaim BPJS turun ke rumah sakit. Umpan bermakna dan dapat dimengerti oleh
balik tertulis ini diharapkan agar dapat manajemen dan staf.
menjadi sarana sosialisasi sekaligus 3) Merencanakan dan melaksanakan
evaluasi terhadap seluruh unit yang selama intervensi yang akan dilakukan, dan
ini kurang maksimal kinerjanya dalam mengendalikan pelaksanaan intervensi.
|117 | Estri Aditya Pradani*, Dewi Lelonowati, Sujianto– Keterlambatan Pengumpulan …
1. Pembuatan 5 5 5 5 5 I
umpan balik oleh (1) (1) (2,5) (0,5)
IJP ke seluruh unit
mengenai
ketepatan waktu
pengembalian
berkas 2x24 jam
2. Membuat SOP tata 4 4 4 3
cara pengembalian (0,8) (0,8) (2) (0,3) 3,9 II
berkas verifikasi ke
IJP dengan target
2x24 jam
3. Membuat SK 4 4 3 3
mengenai reward (0,8) (0,8) (1,5) (0,3) 3,4 III
and punishment
bagi unit yang
belum menginput
100%
JMMR (Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit), 6(2), 112-121 | 118 |