JOB SCHEDULE SHEET

Job Schedule sheet merupakan salah satu tool dalam pelaksanaan pekerjaan overhaul yang dapat
dipakai untuk mengontrol progress atau perkembangan pelaksanaan pekerjaan repair maupun
overhaul pada suatu komponen atau unit.

Sesuai dengan bentuknya, progress pelaksanaan pekerjaan tersebut diuraikan dalam bentuk
grafik.

Job schedule sheet form ini harus dimonitor setiap hari dan diisi bagaimana perkembangannya
yang terjadi, sehingga setiap saat dapat diketahui besarnya prosentase aktualnya.

Selain besarnya prosentase perkembangan pelaksanaan, didalam job schedule sheet form juga
terekam besarnya man hours, dan hal-hal apa saja yang menghambat proses pelaksanaan
pekerjaan.

Job schedule sheet ini mutlak harus diisi dan berdasarkan jenis pekerjaan yang ada, maka bisa
dipakai untuk pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut :
a. General repair / overhaul.
b. Component repair / overhaul

Mengingat dalam aplikasi atas kedua jenis pekerjaan tersebut diatas, terkadang ada perbedaan-
perbedaan dalam koordinasinya, maka dibawah ini adalah uraian cara pengisian job schedule
sheet disesuaikan dengan koordinasi pelaksanaan pekerjaan, yaitu sebagai berikut:

a. UNIT GENERAL REPAIR ATAU GENERAL OVERHAUL

Setiap unit yang akan general repair atau general overhaul akan masuk ke main shop (bays
section).
Dan di bays section ini akan dilakukan removing atas komponen komponen yang perlu
dilakukan overhaul, dimana untuk selanjutnya section lain akan menerima distribusi komponen
tersebut dari bays section.

Section lain yang menerima distribusi komponen dari bay section, berikutnya akan melakukan
overhauling sesuai dengan overhaul requisition / permohonan overhaul yang diterima dari
customer. Setelah section tersebut selesai melaksanakan pekerjaan overhauling terhadap
komponen tersebut, selanjutnya section yang bersangkutan harus menyerahkan komponen
tersebut ke bays section, agar bisa dilaksanakan installing ke unit.

Dan terakhir, bays section mempersiapkan unit agar siap delivery sesuai dengan ketentuan
waktu yang ada. Sesuai dengan flow of work seperti uraian tersebut diatas, jelas tampak
bagaimana koordinasi antara bays section dengan section lain yang terkait.

Selanjutnya dalam hal pembuatan atau penyusunan job schedule sheet atas pekerjaan yang
berbentuk unit, perlu adanya koordinasi yang terpadu antara bays section dengan section lain,
yaitu sebagai berikut:

 Setiap kali ada unit masuk, main work shop supervision atau section head setempat harus
membicarakannya bersama sama dengan foreman atau group leader masing masing
section, untuk bersama sama menyusun job schedule sheet.
 Pada tahap awal, berdasarkan standar lead time pelaksanaan yang ada, disusun dulu job
schedule sheet untuk bays section, yang meliputi pekerjaan remove dan install atas
masing-masing komponen dari unit tersebut.
 Section lain harus memperhatikan, kapan tanggal komponen ex removing diterima dari
bays section dan kapan komponen tersebut harus selesai pelaksanaan overhaulnya.
Berdasarkan hal tersebut, section section ini (section yang menerima komponen dari bays
section) harus membuat job schedule sheet nya masing masing.

b. COMPONENT OVERHAUL (TANPA UNIT)

Komponen yang dilaksanakan overhaul tanpa unit, dalam hal pembuatan atau penyusunan job
schedule sheet nya, bahwa semua komponen yang dilakukan overhaul idealnya harus dibuatkan
job schedule sheet nya.

Misalnya saja ada engine atau transmisi atau differential maupun komponen lainnya untuk
dilakukan overhaul. Maka, job schedule sheet untuk pekerjaan engine, transmisi atau differential
overhaul tersebut harus dibuat dan disusun oleh section yang mengerjakan komponen tersebut
(engine, power train atau hydraulic section).

Dalam hal pembuatan job schedule sheet sendiri sendiri seperti tersebut diatas tentunya tentang
kapan waktunya harus selesai atas pekerjaan tersebut, tetap berpedoman kepada target atau
komitment yang sudah dibuat.

MANFAAT JOB SCHEDULE SHEET

 Sebagai tools yang dapat dipakai untuk mengetahui sudah sejauh mana perkembangan
actual pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan plan nya.
 Sebagai tools untuk merekam hambatan hambatan yang mengganggu kelancaran
pelaksanaan pekerjaan.
 Sebagai data penunjang untuk memperbaiki process overhaul yang berikutnya, terutama
dalam rangka memperbaiki lead time.

ASPEK ASPEK POKOK YANG ADA DIDALAM FORM JOB SCHEDULE SHEET

 Periode waktu pelaksanaan, lengkap dengan kolom tanggal dan bulan.

 Urutan langkah pekerjaan yang akan dilakukan, dan jumlah hari pelaksanaan yang
direncanakan atas masing masing langkah.
 Besarnya prosentase atas masing masing langkah.
 Data data pemilik komponen yang akan dikerjakan (nomor WO, nama site dan lain
sebagainya).
 Kolom normal man hours yang terpakai.
 Delayed code
 Kolom man hours delay (tidak mengerjakan job tersebut).
 Kolom total man hours dan total delay hours.
CARA PENGISIAN FORM JOB SCHEDULE SHEET

Penjelasan tentang cara pengisian Job Schedule Sheet adalah sebagai berikut:

1. EQUIPMENT MODEL: diisi sesuai dengan unit model yang dikerjakan. Untuk kolom ini,
bilamana komponen yang dikerjakan tidak ikut bersama unitnya, kolom ini tetap harus diisi.

2. EQUIPMENT SERIAL NO: diisi dengan serial number unit yang dikerjakan.

3. EQUIPMENT CODE NO: diisi dengan code number unit yang dikerjakan.

4. COMPONENT NAME: diisi dengan nama dari komponen yang dikerjakan

5. COMPONENT MODEL: diisi dengan model komponen yang dikerjakan.

6. COMPONEN SERIAL NO: diisi dengan serial number komponen yang dikerjakan.
7. JOB DESCRIPTION: diisi dengan uraian pekerjaan yang dilakukan terhadap unit atau
komponen tersebut.

8. WO NO: diisi dengan nomor work order atas pekerjaan yang dilakukan.

9. WO DATE: diisi dengan tanggal work order tersebut diterbitkan.

10. CUSTOMER: diisi dengan nama customer atau site pemilik unit atau komponen yang akan
dilakukan overhaul.

11. JOB PROGRESS: kolom ini diisi sesuai dengan langkah atau step pelaksanaan pekerjaan
yang diuraikan sejak unit atau komponen masuk sampai dengan ready for delivery atau ready for
use. Urutan progress dimulai dari bawah kolom.

12. DAYS: diisi dengan perincian waktu pelaksanaan pekerjaan atas masing-masing langkah
atau step atas uraian nomor 11, dimana secara total kolom nomor 12 ini tidak boleh melebihi
batas waktu standar yang sudah ditentukan.

13. %: diisi sesuai dengan perincian besarnya prosentase atas masing masing langkah atau step
pelaksanaan pekerjaan atas kolom 11, dimana cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

 Bilamana total kolom 12, jumlahnya dianggap sama dengan 100 %, maka besarnya
prosentase atas masing masing langkah atau step, menjadi :

14. ACC: diisi dengan akumulasi persentasi pada masing-masing langkah pelaksanaan pekerjaan
atas kolom 11, dimana cara mengisinya adalah sebagai berikut:
15. MONTH: disi dengan bulan atas periode pelaksanaan pekerjaan.

16. DATE: diisi dengan tanggal atas bulan sesuai dengan periode pelaksanaan pekerjaan, dimana
dalam hal ini tanggal yang diisikan tidak harus dimulai sejak tanggal 1 (satu), tetapi harus
dimulai sejak tanggal unit atau komponen masuk.

17. MAN HOURS UTILITY: diisi dengan total jam kerja effective yang terpakai untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut, dimana :

 Total jam kerja = penjumlahan jam kerja effective dari beberapa orang mekanik
pelaksana yang mengerjakan pekerjaan tersebut.
 Jam kerja yang dimaksudkan adalah merupakan jam kerja normal atau standar dan bukan
jam kerja lembur.
18. MAN HOURS OVER TIME: diisi dengan total jam kerja effective yang terpakai untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut, dimana total jam kerja yang dimaksud bukan termasuk sebagai
jam kerja biasa atau normal, akan tetapi sebagai jam kerja lembur.

19. DELAYED CODE: diisi dengan kode keterlambatan (Delayed code) yang menghambat
pekerjaan tersebut.

20. DELAYED HOURS: diisi dengan besarnya man hours keterlambatan sesuai dengan yang
dimaksud pada kolom no. 19. Kolom code dan hours ini harus diisi lengkap sesuai kondisinya
setiap hari.

21. PARTS ORDER ITEM: diisi dengan total items atas parts yang diorder sesuai dengan
tanggal order tersebut diterbitkan dimana status ordernya adalah bukan sebagai re-order (order
susulan).

22. PARTS ORDER PCS.: diisi dengan total pcs atas parts yang diorder sesuai dengan tanggal
order tersebut diterbitkan dimana status ordernya adalah bukan sebagai re-order (order susulan).

23. MAN HOURS REWORK: diisi dengan total man hours atas pekerjaan re-work pada saat
tanggal pelaksanaan.

24. SECTION: diisi dengan nama section yang membuat job schedule sheet ini.

25. MAN POWER: diisi dengan nama-nama mekanik yang melaksanakan pekerjaan tersebut.

26. GRAFIK KONTROL: diisi dengan grafik garis, dimana disini terdapat graphik plan versus
actual yang perlu dimonitor dan dilakukan up to dating setiap hari setiap mekanik atau kordinator
atau group leader yang memimpin section atau pekerjaan yang sedang dilakukan.

PERHITUNGAN DELAYED TIME

Pada form job schedule sheet, kolom delayed time ini disediakan secara khusus dimana
kegunaannya adalah untuk merekam seluruh hambatan-hambatan yang terjadi selama proses
pelaksanaan pekerjaan berlangsung.

Mengingat hambatan-hambatan yang dimaksud sangat beraneka ragam, oleh karena itu maka
masing masing hambatan tersebut diberi kode kode-tersendiri, Uraian delayed kode yang
dimaksud dapat dilihat pada halaman sebelumnya.

Untuk penulisan kode hambatan tersebut, pertama tama harus diketahui apa bentuk
hambatannya, kemudian lihat list delayed code dan cocokan antara bentuk hambatan tersebut
dengan list yang ada, setelah kode nya diketahui, isikan pada kolom job schedule sheet.
Proses pengisian seperti ini akan terus berlangsung, dari hari ke hari, sampai dengan selesainya
pekerjaan dan pada akhirnya nanti seluruh delayed code yang sudah terekam didalam job
schedule sheet tersebut dapat dibuatkan stratifikasi nya sehingga dapat diketahui kontribusi
masing masing delayed code nya.

Contoh hasil perhitungan delayed time ini sesuai dengan uraian tersebut diatas sebagai berikut:
Component in = 24 – 06 – 2010
RFU plan = 07 – 07 – 2010
RFU actual = 13 – 07 – 2010
Delayed time = 6 Days

TOTAL DELAYED TIME = 8+8+8+8+8+8 = 48 Jam

Disini berarti pekerjaan tersebut diatas dikerjakan oleh 1 (satu) orang mekanik saja karena pada
masing masing kolom hours hanya diisi 8 jam yang berarti pekerjaan tersebut ditinggal dan tidak
ditangani selama satu hari penuh. (Effective hours 1 hari dihitung = 8 jam saja) dan totalnya
adalah merupakan penjumlahan berapa lama delay time nya berlangsung.

DELAYED TIME DISTRIBUTION

Code L = Pekerjaan tersebut tidak dilanjutkan atau tidak dikerjakan karena hari libur, dan
besarnya kerugian per hari karena hal tersebut adalah sebesar 8 jam dikali jumlah man power
yang mengerjakan pekerjaan tersebut. Total = ( 8x1 ) + ( 8x1 ) + ( 8x1 ) + ( 8x1 ) = 32 jam

Code B = Pekerjaan tersebut tidak dilanjutkan atau tidak dikerjakan karena tidak ada man power
yang mengerjakan pekerjaan tersebut dan besarnya kerugian per hari karena hal tersebut adalah
sebesar 8 jam dikali jumlah man power yang mengerjakan pekerjaan tersebut.
Total = ( 8x1 ) + ( 8x1 ) = 16 jam

PIE CHART DISTRIBUTION

MONITORING SYSTEM / REVIEW METHODE DALAM RANGKA PELAKSANAAN
OVERHAUL JOB

1. DAILY MONITORING

 Ketahui hasil aktifitas actual dibandingkan dengan plan nya, dan tuangkan kedalam for
job schedule sheet.
 Tentukan aktifitas apa yang akan dilakukan pada hari ini bilamana hasil aktifitas
actualnya tidak sesuai dengan plan nya / terjadi keterlambatan.
 Tentukan target apa yang ingin dicapai pada hari ini, dan informasikan hal tersebut
kepada para pelaksana ataupun group leader, melalui morning meeting (morning talk).

2. WEEKLY MONITORING

 Presentasikan hasil aktifitas actual dibandingkan dengan plan nya, melalui forum
production meeting (KPI meeting) yang dihadiri section section lain.
 Informasikan hal hal yang telah menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan, terutama
yang menyangkut atas item item spare parts yang pending, pekerjaan bengkel luar yang
belum selesai dan lain sebagainya.
 Review atas rencana aktifitas minggu sebelumnya, agar bisa diketahui aktifitas mana
yang sudah selesai dilakukan dan aktifitas mana yang belum dilakukan.
 Tentukan langkah langkah / aktifitas yang akan dilakukan untuk mengejar ketinggalan
dari waktu yang sudah direncanakan semula.


 Contoh standar lead time overhaul
 STANDARD LEAD TIME PEKERJAAN OVERHAUL (CONTOH)

BULLDOZER



