PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DRAFT

PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NOMOR : 800 / 7683 / 2014

TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI JAWA TENGAH

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DRAFT

PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NOMOR :

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS
PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH,

Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan

pelatihan dalam rangka memenuhi kebutuhan sumber daya
manusia aparatur yang berkualitas diperlukan Petunjuk
Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan
di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a perlu
menetapkan Peraturan Kepala Badan Pendidikan Dan
Pelatihan Provinsi Jawa Tengah tentang Petunjuk Teknis
Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di
Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor
78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301);
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah
beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang
Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
 Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014
Tanggal 15 Januari 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil
(Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 198, tambahan
Lembaran Negara Nomor 4019);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang
Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2005 Nomor 125, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang
Pembagian Urusan Pemerintah Antara Pemerintah,
Pemerintah Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737);
7. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah, Inspektorat dan
Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah (Lembaran
Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 7 Seri D
Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa
Tengah Nomor 13);
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 31 Tahun 2007
tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pelatihan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah;
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor
2 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengembangan Sistem
Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah;
10. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008
tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja
Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah
(Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor
89) sebagaimana telah diubah melalui Peraturan Gubernur
Jawa Tengah Nomor 79 Tahun 2011 tentang Perubahan
Atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun
2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata
Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa
Tengah (Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011
Nomor 79).
 MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

Pasal 1
Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan
Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana tercantum pada
Lampiran sebagai bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2
Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan
Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana dimaksud Pasal 1
digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan Pedoman Penjaminan
Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa
Tengah.

Pasal 3
Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Semarang
pada tanggal

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH,

MUHAMAD MASROFI
 LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA BADAN DIKLAT
PROVINSI JAWA TENGAH
NOMOR :
TENTANG : PEDOMAN PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DI BADAN PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

PETUNJUK TEKNIS
PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI JAWA TENGAH

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perubahan dan dinamika yang terjadi di lingkungan organisasi publik/institusi

pemerintah berimplikasi pada kebutuhan peningkatan kompetensi Aparatur Sipil
Negara (ASN), untuk dapat bersaing dalam perkembangan pesat di luar institusi
pemerintah, Organisasi publik harus secara terus-menerus memahami berbagai
perkembangan dan perubahan yang terus terjadi, maka untuk mengimbanginya
dituntut meningkatkan berbagai potensi ASN.
Institusi Diklat sebagai suatu organisasi formal dalam tugas sehari-harinya
menyelenggarakan diklat sebagai bagian dari penyelenggara kepentingan publik
diharapkan secara profesional secara intensif dan optimal melaksanakan
pengembangan aparatur yang kompetitif. Kinerja institusi diklat sebagai
organisasi sangat penting, oleh karena dengan adanya kinerja maka tingkat
pencapaian hasil akan terlihat sehingga akan dapat diketahui seberapa jauh pula
tugas yang telah dipikul melalui tugas dan wewenang yang diberikan dapat
dilaksanakan secara nyata dan maksimal dalam mewujudkan Aparatur yang
kompeten.
Mendukung dan mewujudkan diklat berbasis kompetensi yang menghasilkan
aparatur kompeten dibutuhkan komitmen semua pihak, di samping dukungan
1
anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan agar penyelenggaraan diklat
menghasilkan lulusan diklat sebagai aparatur yang kompeten. Salah satu upaya
yang dapat dilakukan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan (Badan Diklat)
Provinsi Jawa Tengah adalah peningkatan mutu kediklatan secara
berkesinambungan. Upaya ini dapat dilakukan antara lain dengan menerapkan
sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan. Hal ini mutlak dilakukan karena
penerapan sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan akan menghasilkan produk
diklat yang sesuai Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI).
Salah satu di antara rangkaian kegiatan dalam penerapan sistem mutu yang
mengacu pada prinsip Perencanaan, Pelaksanaan, Pemeriksaan dan Tindakan
(Plan, Do, Check, Action/PDCA) adalah dilaksanakannya penjaminan mutu
internal. Dengan adanya kegiatan penjaminan mutu internal pihak penyelenggara
diklat dapat mengetahui keadaan manajemen mutu yang sedang berlangsung,
dan dapat menentukan sistem mutu, sehingga dapat segera melakukan
perbaikan sebelum timbul permasalahan. Salah satu kegiatan untuk mendorong
penerapan sistem mutu dalam pengelolaan institusi diklat dalam hal ini Badan
Diklat Provinsi Jawa Tengah adalah pelaksanaan akreditasi institusi diklat.
Akreditasi institusi diklat tidak berhenti pada penilaian, serta dicapainya status
akreditasi, akan tetapi ditindaklanjuti dengan penerapan standar yang telah
disusun secara terus-menerus. Agar terjadi proses perbaikan yang
berkesinambungan, dalam penerapannya diperlukan pengendalian mutu antara
lain melalui kegiatan penjaminan mutu internal. Namun demikian pelaksanaan
penjaminan mutu internal tidak selalu harus menunggu sampai institusi diklat
terakreditasi dahulu, karena kegiatan ini dapat juga dilaksanakan pada setiap
penyelenggara diklat yang responsif terhadap upaya peningkatan mutu diklat.
Bertolak dari hal tersebut di atas, pada setiap penyelenggaraan diklat, perlu
dilakukan kegiatan yang mampu meberikan penjaminan mutu terhadap setiap
proses penyelenggaraan diklat. Dari sisi lain mengacu pada:
1. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI)
Nomor 16 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan
Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan dan
Kepemimpinan”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi”:

2
 - Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam
pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 10 ayat (1) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 ayat (1) huruf e adalah sebuah Komite yang bersifat
independen yang bertanggung jawab dalam menjamin kualitas
penyelenggaraan Diklat Prajabatan dan/atau Diklat Kepemimpinan tertentu.

2. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 17 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan
dan Pelatihan Jabatan Fungsional”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen
Akreditasi”:
- Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam
pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh Instansi
Pembina Jabatan Fungsional dan bersifat independen yang
bertanggungjawab dalam menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat
Fungsional.

3. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 18 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan
dan Pelatihan Teknis”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi” :
- Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam
pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 ayat (1) huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh
Instansi Teknis dan bersifat independen yang bertanggungjawab dalam
menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat Teknis.

Berkaitan dengan hal tersebut, Petunjuk Teknis Pedoman Penjamin Mutu

Internal ini disusun untuk digunakan oleh Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah
guna memberikan penilaian terhadap penyelenggaraan diklat baik yang telah,
sedang atau akan diselenggarakan.

3
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Tersedianya acuan dan kejelasan bagi institusi diklat dalam melakukan
penjaminan mutu internal.
2. Tujuan Khusus
a. Adanya kejelasan tentang pengertian, tujuan dan siklus kerja komite
penjamin mutu internal;
b. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan
penjaminan mutu internal;
c. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan
audit mutu internal;
d. Adanya kejelasan dan acuan dalam membuat laporan hasil kegiatan komite
penjamin mutu internal.

C. Pengertian Umum
1. Penjaminan Mutu adalah Proses yang sistematis, independen dan
terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna
mencapai hasil optimal sesuai standar yang telah ditetapkan.
2. Penjaminan Mutu Diklat adalah Proses yang sistematis, independen dan
terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna
mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal sesuai standar
yang telah ditetapkan.
3. Komite Penjamin Mutu Diklat adalah sebuah komite yang bersifat
independen yang bertanggung jawab dalam menjamin kualitas
penyelenggaraan diklat.
4. Kebijakan Mutu adalah dokumen yang berisi definisi, konsep, tujuan, strategi,
berbagai standar mutu dan/atau standar mutu turunan.
5. Standar Mutu adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan atau
batasan terhadap ukuran atau indikator kerja dalam penyelenggaraan diklat.
6. Prosedur Mutu (SOP Administratif) adalah dokumen sistem manajemen
mutu yang isinya menjelaskan mekanisme tentang bagaimana suatu proses
atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu orang dilaksanakan secara

4
 terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai suatu tujuan yang
direncanakan.
7. Instruksi Kerja (SOP Teknis) adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang
dibuat secara terinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh
satu orang sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar
dapat mencapai hasil sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.
8. Audit Mutu Internal adalah audit mutu internal adalah Proses sistematis,
mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya
secara objektif untuk menentukan sejauh mana standar mutu telah dipenuhi
dalam penyelenggaran diklat.
9. Auditor Mutu Internal adalah pegawai/personil Badan Diklat independen yang
bertanggungjawab langsung atas aktivitas atau produk yang diaudit. Auditor ini
terdiri atas orang-orang kompeten yang berasal dari berbagai unsur dalam
organisasi yang profesional dalam bidangnya, berdasarkan Surat Keputusan
(SK) Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.
10. Auditee adalah penyelenggara diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional
pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.
11. Bukti Objektif adalah dokumen dan rekaman data sesuai dengan standar
penyelenggaraan diklat kepemimpinan, diklat teknis dan diklat fungsional pada
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.
12. Independen adalah orang atau unit kerja yang tidak terlibat dalam
penyelenggaraan diklat.
13. Pemasok adalah orang atau unit kerja yang memasok barang dan atau jasa
pendukung dalam penyelenggaraan diklat.
14. Rekaman adalah suatu dokumen tertulis yang menjadi bukti objektif
pelaksanaan kegiatan diklat.
15. Rekomendasi adalah hasil suatu proses audit berupa pernyataan auditor yang
dibuat setelah menganalisis dan memperKomitebangkan semua bukti – bukti
objektif yang dikumpulkan sebagai bahan rekomendasi untuk peningkatan
mutu selanjutnya.
16. Temuan Audit adalah hasil dari suatu proses audit yang berbentuk
kesenjangan atau penyimpangan dari standar yang didukung oleh bukti-bukti
objektif.
5
D. Sasaran
Petunjuk Teknis ini digunakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat pada Badan
Diklat Provinsi Jawa Tengah.

E. Ruang lingkup
Bab I Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, tujuan, sasaran dan ruang lingkup.

Bab II Dasar-Dasar Penjaminan Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang sistem penjaminan mutu, audit penjaminan mutu
diklat, komite penjamin mutu diklat dan siklus tugas komite penjamin mutu diklat.

Bab III Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan,
pemeriksaan dan tindakan (Plan, Do, Check, Action/PDCA) dalam sistem
penjaminan mutu internal diklat dan perencanaan dalam merencanakan,
melaksanakan, menganalisis hasil dan membuat laporan dan rekomendasi audit
mutu diklat.

Bab IV Penutup
Bab ini menjelaskan tentang harapan capaian kerja Komite Penjamin Mutu Diklat.

6
 BAB II
DASAR – DASAR PENJAMINAN MUTU INTERNAL DIKLAT

A. Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat

1. Konsep dan Prinsip Sistem Penjaminan Mutu Internal
Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat Proses yang sistematis,
independen dan terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah
ditetapkan guna mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal
sesuai standar yang telah ditetapkan. Konsep penjaminan mutu adalah
menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar mutu untuk
memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan.
Badan Diklat melalui komite penjaminan mutu harus menetapkan,
mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan
secara berkelanjutan (continual improvement) penjaminan mutu internal sesuai
dengan persyaratan, pedoman dan standar yang ditentukan.
Prinsip Penerapan PDCA dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal meliputi
(1) Plan, adanya perencanaan / standar, (2) Do, adanya pelaksanan dari apa
yang sudah direncanakan atau pelaksanaan standar mutu, (3) Check, adanya
monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan
hasil pelaksanaan termasuk pengendalian pelaksanaaan standar mutu melalui
Audit Mutu Internal, dan (4) Action, adanya tindak lanjut dan perbaikan standar
mutu dari hasil evaluasi.

2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal

Sistem Penjaminan mutu internal bertujuan:
a. Untuk menjamin mutu pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh
balai diklat, melalui penjaminan mutu input, proses dan output dalam
rangka mewujudkan visi balai diklat dan serta memenuhi kebutuhan para
pemangku kepentingan;
b. Untuk menjamin kepuasan pengguna jasa layanan (customer satisfaction)
dan kepuasan pengguna jasa layanan terpelihara (customer care);
c. Untuk menjamin terlaksananya Pelayanan Prima;
d. Untuk memastikan keberlanjutan Organisasi (pencitraan).
7
 Pencapaian tujuan penjaminan mutu internal pada gilirannya akan
diakreditasi melalui sistem penjaminan mutu eksternal (Akreditasi) oleh LAN RI
dan/atau lembaga mandiri lainnya yang diakui Pemerintah.

B. Audit Penjaminan Mutu Diklat

1. Tujuan
a. Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem penjaminan mutu telah sesuai
dengan ketentuan persyaratan/standar yang dijadikan acuan;
b. Untuk memastikan bahwa penyelenggaran diklat telah sesuai dengan
standar yang telah disepakati;
c. Untuk memberikan rekomendasi guna perbaikan-perbaikan yang diperlukan
oleh bidang penyelenggara diklat dalam penyelenggaraan diklat.
2. Manfaat Audit Penjaminan Mutu Diklat
a. Manfaat bagi Pimpinan
Audit penjaminan mutu diklat dapat menjadi masukan berharga untuk
referensi dalam membuat keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan
mutu sehingga pengelolaan mutu penyelenggaraan diklat dapat berjalan
sesuai dengan yang ditetapkan.
b. Manfaat bagi Bidang Penyelenggara
Audit penjaminan mutu diklat membantu Bidang Penyelenggara diklat,
untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat
mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang
diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor.
c. Manfaat bagi Komite Penjamin Mutu Diklat
Audit penjaminan mutu diklat merupakan proses pembelajaran dan
pertumbuhan, di mana interaksi antara Komite Penjamin Mutu Diklat
dengan Bidang Penyelenggara Diklat pada berbagai fungsi dan kegiatan
dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan
proses pengkaderan dan pematangan Komite Penjamin Mutu Diklat
sebagai tenaga profesional.

8
 d. Manfaat bagi Peserta Diklat
Audit penjaminan mutu diklat bagi peserta diklat adalah proses
pendektesian segala kemungkinan yang dapat menciptakan jaminan mutu
diklat, sesuai dengan standar penyelenggaraan diklat.
e. Manfaat bagi instansi yang bekerja sama
Audit penjaminan mutu diklat bagi instansi yang bekerja sama dapat
memberikan umpan balik terhadap kinerja yang telah dilakukan, sehingga
menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing – masing instansi
yang bekerja sama.
f. Manfaat bagi Pemasok
Audit penjaminan mutu diklat bagi pemasok dapat menjadi panduan atau
pedoman dalam menyediakan jasa layanan terhadap penyelenggaraan
diklat yang sesuai dengan standar.

3. Ketentuan Audit Penjaminan Mutu Diklat

a. Audit penjaminan mutu diklat dilaksanakan oleh tenaga/personil
independen terhadap mutu penyelenggaraan diklat.
b. Audit penjaminan mutu diklat harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh
proses penyelenggaraan diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional pada
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.
c. Audit penjaminan mutu diklat harus dilaksanakan sejak tahap perencanaan,
pelaksanaan, dan pasca penyelenggaraan.
d. Audit penjaminan mutu diklat harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang
terdokumentasi.
e. Hasil dokumentasi audit penjaminan mutu diklat sebagai masukan kepada
penyelenggara diklat untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.
f. Komite Penjamin Mutu Diklat tidak bertanggung jawab untuk mengambil
tindakan koreksi.
g. Hasil audit penjaminan mutu diklat tidak masuk pada ranah hukum, hanya
diperuntukkan bagi kepentingan internal Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah.

9
C. Komite Penjamin Mutu Diklat
1. Susunan Komite Penjamin Mutu Diklat terdiri atas:
a. Ketua Komite:
Ketua Komite bertugas: mengembangan sistem penjaminan mutu dan (2)
melaksanakan audit mutu internal. Oleh karena itu ketua Komite dituntut
mampu:
1) Mengarahkan dan mengkoordinasikan pengembangkan sistem
penjaminan mutu internal meliputi penyusunan kebijakan mutu, standar
mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian tugas pada Balai Diklat
Jawa Tengah.
2) Mengarahkan diskusi anggota Komite agar pelaksanaan audit dapat
berjalan efektif dan objektif;
3) Menyusun rencana audit, melatih anggota Komite, mengkoordinir
penyusunan instrumen audit;
4) Memimpin pelaksanaan audit penjaminan mutu;
5) Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit penjaminan mutu.
b. Anggota
Anggota bertugas:
Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan
hasil audit. Anggota komite harus memiliki keahlian dan penguasaannya
terhadap kegiatan evaluasi.
2. Tugas Komite Penjamin Mutu Diklat
a. Mengembangkan sistem penjaminan mutu internal meliputi penyusunan
kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian
tugas;
b. Mengembangan sistem audit mutu yang mampu memastikan bahwa
kegiatan pendidikan pelatihan berjalan sesuai dengan sistem yang telah
ditetapkan;
c. Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal
pelaksanaan audit. Rencana ini harus lengkap, meliputi: bidang
penyelenggara yang akan ditinjau, jadwal peninjauan, kegiatan yang
ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;

10
 d. Mengembangkan instrumen penilaian serta standar penilaian yang akan
digunakan dalam audit;
e. Untuk kegiatan ini, Komite harus mempelajari tentang tujuan, sasaran,
banyaknya peserta, lamanya penyelenggaraan, tenaga pengajar, sarana-
prasarana penunjang, lokasi penyelenggaraan dan hal – hal lain yang
menunjang penyelenggaraan diklat serta hasil audit mutu penyelenggaraan
diklat sebelumnya;
f. Melakukan pemeriksaan/audit secara objektif ke penyelenggara diklat,
mereview pelaksanaan kebijakan dan standar mutu, prosedur mutu dan
uraian tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan
kepada staf/karyawan untuk pembuktian/verifikasi;
g. Melakukan peninjauan ke lokasi penyelenggaraan untuk langkah
pembuktian/verifikasi;
h. Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

D. Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Diklat

1. Siklus Penjaminan Mutu Internal Diklat
Siklus penjaminan mutu adalah suatu rangkaian aktivitas dalam
pelaksanaan penjaminan mutu yang meliputi aspek input, proses dan output
dalam pelaksanaaan pendidikan dan pelatihan. Siklus meliputi :
a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat;
b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;
c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;
d. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan.

11
 Siklus penjaminan mutu internal dapat digambarkan di bawah ini :

PENETAPAN
KEBIJAKAN DAN

PENINGKATAN
PELAKSANAAN
STANDAR
STANDAR

PENGENDALIAN
STANDAR

Gambar: Siklus Penjaminan Mutu Internal

2. Siklus Audit Mutu Internal Diklat

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu
rangkaian aktivitas dan merupakan guide line pelaksanaan audit.
Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu:
a. Perencanaan Audit;
Aktivitas perencanaan yang dilakukan adalah:
1) Mengumpulkan informasi awal;
2) Memeriksa hasil audit sebelumnya;
3) Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat;
4) Mempersiapkan instrumen audit;
5) Mengatur waktu audit;
6) Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara.
b. Pelaksanaan Audit;
Dalam pelaksanaan audit, hal – hal yang perlu diaudit adalah:
1) Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit
penyelenggaraan diklat;
2) Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check
list yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat;
3) Mendokumentasikan hasil audit.
c. Analisis Hasil Audit;
Tahapan analisis hasil audit meliputi:

12
 1) Membandingkan hasil audit dengan standar mutu;
2) Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar mutu;
3) Jika terdapat kesenjangan menentukan rekomendasi.
d. Laporan dan Rekomendasi.
Laporan dan rekomendasi audit berisi hasil temuan yang telah
ditetapkan/disetujui oleh Komite dan harus dikomunikasikan pada auditee
sebelum laporan diterbitkan dan ditandatangani oleh auditor.
Siklus audit mutu internal diklat juga dapat digambarkan sebagai berikut :

PERENCANAAN
AUDIT

LAPORAN & PELAKSANAAN

REKOMENDASI AUDIT

ANALISIS
HASIL AUDIT

Gambar: Siklus Audit Mutu Internal

13
 BAB III
SIKLUS KEGIATAN KOMITE PENJAMIN MUTU INTERNAL

Siklus kegiatan komite penjaminan mutu secara singkat telah dijelaskan

sebelumnya yang meliputi siklus kegiatan penjaminan mutu internal dan audit mutu
internal. Selanjutnya dalam Bab ini akan dijabarkan lebih lengkap dan detail kedua
siklus tersebut.
A. Siklus Penjaminan Mutu Internal
Dalam siklus penjaminan mutu meliputi 4 tahap kegiatan yaitu :
1. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat;
2. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;
3. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;
4. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan.
Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal
yang dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah.
a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat
Pada kegiatan penetapan kebijakan mutu yang berupa dokumen yang berisi
definisi, konsep, tujuan, strategi, berbagai standar mutu dan/atau standar mutu
turunan merupakan bentuk komitmen Badan Diklat dalam menerapkan sistem
penjaminan mutu dan selanjutnya berdasarkan kebijkan mutu diterapkan standar
mutu yang bisa mengacu kepada standar nasional (Akreditasi) penyelenggaraan
diklat yang telah ditetapkan LAN RI meliputi:
1) Standar mutu input Diklat terdiri atas standar mutu kurikulum diklat, standar
mutu sarana dan prasarana (fasilitas) diklat, standar mutu instuktur/tenaga
pengajar/widyaiswara dan tenaga teknis diklat, standar mutu peserta diklat,
standar mutu mata/materi diklat.
2) Standar mutu proses terdiri atas standar proses pelaksanaan/penyelenggaraan
diklat dan standar evaluasi diklat
3) Standar mutu output terdiri atas standar mutu lulusan diklat.
Di samping menetapkan standar mutu diklat sebagai dasar acuan kinerja bagi
penyelenggara diklat selanjutnya juga penting ditetapkan berbagai dokumen mutu
sebagai alat (tools) bagi penyelenggara unutk memastikan bahwa standar mutu
14
 bisa dicapai yaitu meliputi dokumen prosedur mutu (SOP/instruksi kerja/formulir)
sesuai yang dibutuhkan masing-masing standar mutu yang telah ditetapkan oleh
penyelenggara diklat.
b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat
Berdasarkan standar dan prosedur mutu yang telah ditetapkan, maka Badan
Diklat wajib melaksanakan penyelenggaraan diklat mengikuti alur/siklus yang
terjabarkan dalam prosedur baik ketika menyusun kurikulum dan mata diklat,
menetapkan persyaratan peserta diklat, menyiapkan fasiltas diklat, menetapkan
instruktur/tenaga diklat, melaksanaan proses penyelenggaraan diklat sampai
dengan evaluasi penyelenggaraan diklat.
c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat
Pengawasan/pemeriksaan/monitoring dan pengendalian pelaksanaan diklat
dilaksanakan oleh komite penjaminan mutu melalui kegiatan monitoring rutin dan
audit mutu internal yang dilaksanakan berdasarkan pedoman dan prosedur mutu
yang telah ditetapkan. Pengendalian dilaksanakan dalam rangka menjamin
bahwa penyelenggaraan diklat secara keseluruhan telah sesuai dengan prosedur
mutu dan standar mutu.
d. Peningkatan Standar Mutu Berkelanjutan
Berdasarkan hasil audit mutu internal yang dirumuskan dalam laporan dan
rekomendasi audit bisa digunakan sebagai umpan balik atau evaluasi diri
penyelenggaraan diklat secara menyelutuh dan digunakan oleh Badan Diklat
Propinsi Jawa Tengah sebagai dasar perbaikan dan penyempurnaan
penyelenggaran diklat selanjutnya dan ini dilaksanakan secara
berkesinambungan atau berkelanjutan.

B. Siklus Audit Mutu Internal

Dalam mengelola program audit, Komite Penjamin Mutu Diklat melaksanakan
kegiatan audit mutu terhadap penyelenggaraan diklat yang mencakup beberapa hal
antara lain:
1. Sasaran dan harapan program audit;
2. Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur;
3. Pemastian program audit yang diterapkan;
4. Pemantauan dan peninjauan program audit;
15
5. Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara.
Sehubungan dengan hal tersebut dalam melaksanakan kegiatan audit ada empat (4)
tahapan, yaitu:
a. Perencanaan;
b. Pelaksanaan;
c. Analisis hasil;
d. Membuat laporan.
Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal yang
dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah.
a. Perencanaan
Pada perencanaan ini, kegiatan yang dilakukan adalah mulai dari penyusunan
rencana kerja hingga penyusunan laporan kerja Komite Penjamin Mutu Diklat.
Dalam melaksanakan audit mutu internal pada Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah, langkah – langkah perencanaan yang dilakukan adalah:
1. Komite Penjamin Mutu Diklat mengumpulkan informasi awal yaitu mengenai
penerapan standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas serta produk yang
dihasilkan oleh penyelenggara diklat;
2. Memeriksa hasil audit sebelumnya.
Apabila sebelumnya pernah dilakukan audit, maka hasil audit sebelumnya
perlu diperhatikan sebelum melakukan audit. Hal ini untuk menentukan,
apakah perlu dilakukan identifikasi kesesuaian tindakan perbaikan atau tidak.
Apabila diperlukan, kegiatannya masuk dalam rencana kerja Komite
Penjaminan Mutu Diklat.
3. Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat, meliputi:
a. Diklat apa yang akan diaudit;
b. Siapa penyelenggaranya;
c. Kapan;
d. Di mana (tempat/lokasi di mana audit akan dilakukan);
e. Cara mendapat informasi;
f. Pelaksana audit (auditor);
g. Rencana kerja dibuat dalam bentuk format/matriks.

16
 4. Mempersiapkan instrumen audit yang berkaitan dengan prosedur ketentuan
tertulis, uraian tugas atau apa yang akan diaudit dari ketiga (ke-3) komponen
dalam pengelolaan institusi diklat yaitu Administrasi dan Manajemen,
Pelayanan Diklat dan Pelayanan Penunjang Diklat.
5. Mengatur waktu audit, Komite Penjamin Mutu Diklat menetapkan jadwal
pelaksanaan audit agar dapat disiapkan personil dan kelengkapan audit yang
akan dilakukan
6. Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara, menginformasikan
rencana kegiatan tersebut kepada bidang penyelenggara agar pelaksanaannya
dapat berjalan lancar.

b. Pelaksanaan Audit
Setelah persiapan audit selesai langkah berikutnya adalah pelaksanaan
audit. Sesuai dengan jadwal/rencana yang telah dibuat agar pelaksanaan audit
dapat berjalan dengan lancar. Langkah – langkah pelaksanaan, sebagai berikut:
1. Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit
penyelenggaraan diklat. Komite Penjamin Mutu Diklat memulai dengan
menyampaikan penjelasan tentang audit mutu internal yang akan dilaksanakan
dalam pertemuan yang dihadiri bidang penyelenggara.
Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai pemimpin dalam pertemuan
tersebut harus memberikan penjelasan tentang:
a. Komite Penjamin Mutu Diklat dan tanggung jawab setiap anggota Komite;
b. Tujuan pelaksanaan audit;
c. Metode yang digunakan;
d. Ruang lingkup audit;
e. Jadwal audit.
Di samping itu harus memberikan jawaban atas semua pertanyaan yang
muncul dari pihak auditee (bidang penyelenggara yang diaudit)
2. Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check list
yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat. Setelah penjelasan,
kegiatan selanjutnya adalah melakukan audit dengan menggunakan daftar
periksa/check list yang telah disiapkan oleh Komite audit. Penggunaan check

17
 list ini juga mempertimbangkan waktu yang telah dituliskan dalam
rencana/jadwal audit. Beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi setiap rincian kegiatan dari penerapan standar mutu,
prosedur mutu dan uraian tugas berdasarkan check list tersebut, apa saja
yang sudah atau belum dilaksanakan;
b. Lakukan klarifikasi apabila ada pertanyaan yang kurang dimengerti;
c. Untuk akurasi pengisian instrumen, lakukan juga pengamatan/observasi
terhadap berbagai standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas,serta
produk/hasil kerja. Lakukan teknik penelusuran ke belakang atau inspeksi
ulang;
d. Beri tanda apabila ada hal – hal yang perlu ditindaklanjuti dengan
wawancara, kemudian lakukan wawancara sesuai kebutuhan;
e. Pengambilan contoh secara acak, kemungkinan diperlukan untuk
memperoleh data serta bukti yang objektif. Untuk itu auditor harus dapat
memutuskan seberapa banyak contoh yang harus diambil agar mewakili
kondisi yang sesungguhnya. Misalnya: sarana pembelajaran di kelas yang
masih kurang bagus kondisinya dilakukan pemeriksaan.
f. Apabila pelaksanaan audit pada satu komponen telah meliputi semua
aspek yang terdapat dalam instrumen pemeriksaan, maka auditor segera
bergerak untuk melakukan audit komponen berikutnya (sesuai dengan
jadwal audit), walaupun masih ada waktu yang tersisa. Apabila waktu yang
tidak ada tidak mencukupi untuk melakukan audit atas semua aspek yang
terdapat pada instrumen pemeriksaan, maka auditor harus memutuskan
apakah audit masih diteruskan atau tidak.
3. Mendokumentasikan hasil audit
Hasil yang diperoleh pada pelaksanaan audit dicatat dalam kolom "hasil
audit" yang merupakan bagian dari instrumen pemeriksaan yang telah
disiapkan dan disimpan sebagai dokumen. Dokumen ini dapat digunakan
dalam membuat laporan hasil audit dan diserahkan/diumpanbalikkan kepada
auditee (bidang penyelenggara diklat).

18
c. Analisis Hasil
1. Membandingkan hasil audit dengan standar
Sebelum bukti audit/temuan audit diserahkan kepada auditee (bidang
penyelenggara diklat), Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai auditor harus
menganalisis hasil temuannya tersebut. Sebab temuan ini dapat menunjukkan
kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan standar/prosedur/ketentuan
yang ditetapkan pada waktu menganalisis. Komite Penjamin Mutu Diklat harus
melihat prosedur dan standar yang telah ditetapkan yang kemudian
dibandingkan dengan hasil temuan yang diperoleh. Apabila tidak ditemukan
ketidaksesuaian tetapi didapatkan situasi yang tidak sepenuhnya memuaskan,
hal ini harus tetap dicatat oleh auditor.
2. Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar
Semua hasil temuan audit tersebut setelah dianalisis
dimasukkan/diumpanbalikkan kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah dan bidang penyelenggara diklat dalam suatu pertemuan yang
disepakati bersama. Pada pertemuan ini, Komite Penjamin Mutu
menyampaikan hasil temuannya yang didukung oleh bukti-bukti objektif yang
ada. Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat. Pada
pertemuan tersebut Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menjelaskan hasil
temuan audit, menyimpulkan hasil audit, membuka forum tanya jawab serta
menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh bidang penyelenggara diklat.
3. Memberikan umpan balik kepada Auditee.
Setelah semua selesai Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menutup
pertemuan. Terkadang untuk temuan hasil audit yang sifatnya
simple/sederhana, dapat diumpanbalikkan secara langsung kepada Auditee
(bidang penyelenggara diklat). Akan tetapi, laporan audit untuk umpan balik
kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah tetap dibuat sebagai
rekomendasi perbaikan penyelenggaraan selanjutnya.

d. Laporan dan Rekomendasi

Laporan audit dan rekomendasi harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh
semua anggota Komite audit. Laporan ini disampaikan kepada:
1. Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah;
19
2. Bidang penyelenggara diklat;
3. Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat;
4. Bidang lain yang terlibat dalam penyelenggaraan diklat.

Adapun format laporan audit mutu sebagai berikut:

I. Pendahuluan:
A. Latar belakang dilakukannya audit;
B. Maksud dan tujuan audit;
C. Ruang lingkup audit.
II. Pelaksanaan Audit:
A. Perencanaan/persiapan yang dilakukan: Berisi mulai dari mengidentifikasi
keberadaan dokumen mutu sampai dengan membuat jadwal dan menyusun
instrumen audit;
B. Pelaksanaan Audit: Berisi mulai dari penyampaian penjelasan sampai
dengan pelaksanaan audit dengan melampirkan hasil-hasil yang diperoleh
baik melalui pengamatan/observasi, wawancara dengan check list maupun
pengambilan contoh secara acak.
C. Analisis: Berisi tentang analisis hasil temuan.
III. Kesimpulan hasil Audit/Rekomendasi
Berisi tentang hasil audit yang harus ditindaklanjuti oleh penyelenggara diklat
dalam bentuk rekomendasi-rekomendasi. Tindakan perbaikan dalam bentuk
rekomendasi ini perlu diberi batasan waktu agar auditee dapat memperbaikinya
tepat waktu dan auditor harus memonitor hasilnya.
IV. Penutup
Sedangkan secara praktis isi laporan audit dapat dibuat dalam bentuk matrik
seperti contoh di bawah ini:
No Unit yang Waktu Pelaksana Hasil audit Kesimpulan dan
diaudit Pelaks Rekomendasi
anaan

Dapat berupa Berisi tentang

observasi dan check kesimpulan
list yang berisi audit secara
menyeluruh dan
saran
perbaikannya
20
 BAB IV
PENUTUP

Komite Penjamin Mutu Diklat hendaknya menjadi katalisator untuk

mempercepat perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan mengamankan
kebijakan mutu akreditasi Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. Oleh karena itu dalam
melaksanakan tugasnya, Komite Penjamin Mutu Diklat tidak berorientasi hanya untuk
memenuhi kewajibannya saja, tetapi hasil audit yang dilakukan harus bermanfaat bagi
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah untuk menuju perbaikan yang lebih berkualitas.
Apa yang telah dilakukan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat seharusnya dapat
memberi kontribusi untuk mencapai cita-cita di masa mendatang. Oleh karena itu
dengan telah disusunnya Pedoman Pejaminan Mutu Internal ini mudah-mudahan
menjadi acuan bagi Komite Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugasnya.
Sehingga pemantauan dan pengukuran dapat dijalankan dan dilaksanakan secara
konsisten.

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH

MUHAMAD MASROFI

21