SKRIPSI

MANAJEMEN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH ANDI MAKKASAU KOTA PAREPARE TAHUN 2018

HARDIYANTI
K11114065

Skripsi ini Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana
Kesehatan Masyarakat

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2018
ii
iii
 RINGKASAN

Universitas Hasanuddin
Fakultas Kesehatan Masyarakat
Administrasi dan Kebijakan Kesehatan
Hardiyanti
“Manajemen Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Andi
Makkasau Kota Parepare Tahun 2018”
(xi + 108 halaman + 3 tabel + 10 lampiran)
Manajemen pengelolaan obat di Instalasi Farmasi meliputi tahap-tahap
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait satu sama lain. Memberikan
pelayanan yang efektif dan efisien termasuk juga pelayanan farmasi dan
memeriksa pengelolaan persediaan obat agar tersedia di apotik rumah sakit. Untuk
itu, Rumah Sakit harus mempersiapkan segala sesuatu agar dapat memberikan
pelayanan prima bagi pasien. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif yang
menghasilkan data deskriptif untuk mengetahui manajemen obat terkait
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat di
Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare, peneliti melakukan
penelitian mulai dari bulan Februari-Maret 2018. Data primer diperoleh dari hasil
wawancara mendalam dan observasi langsung sedangkan data sekunder diperoleh
dari telaah dokumen. Informan penelitian ini yaitu Kepala Instalasi Farmasi,
Penanggungjawab Perbekalan Farmasi, Penanggungjawab Gudang Farmasi,
Penaggungjawab Distribusi Rawat Jalan, Penanggungjawab Distribusi Rawat
Inap, Petugas Adminstrasi Instalasi Parmasi, Petugas Farmasi, 5 Pasien rawat Inap
dan 5 Pasien Rawat Jalan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih sering terjadinya kekosongan
obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare padahal pihak
Rumah Sakit telah melakukan RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) pada tahap
perencanaan, hal ini disebabkan karena pihak Rumah Sakit memiliki utang kepada
distributor yang belum dilunasi sesuai dengan tempo perjanjian yang disepakati
ataupun diakibatkan karena kekosongan obat yang terjadi pada distributor dan
terlambatnya relasi distributor dalam penyaluran. Penentuan waktu pengadaan
dilakukan pertahun, proses pengadaan lebih sering menggunakan metode
konsumsi pemesanan melalui e-katalog dengan metode E-purchasing ataupun
surat pesanan manual. Pada tempat penyimpanan obat, masih belum memenuhi
standar dimana rak, lemari, pallet untuk menyimpan obat belum cukup serta ruang
penyimpanan obat masih sempit. Pendistribusian dilakukan dengan dilakukan
dengan cara pedistribusian langsung ataupun melakukan ampra.
Diharapkan Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau melakukan lebih teliti
lagi dalam menyusun RKA serta melunasi anggaran yang belum terbayarkan pada
distributor, serta memperbaiki lebih mengembangkan SIM yang ada. Kemudian
menetukan distributor alternatif jika obat pada distributor lain kosong. Gudang
tempat penyimpanan lebih diperbaiki lagi dan dipindahkan ke ruangan yang lebih
luas sehingga proses penyimpanan dapat dilaksanakan secara efisien.
Kata Kunci : Manajemen, Obat, Instalasi Farmasi
Daftar Pustaka : 45 (1997-2017)

iv
ii
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wa Rahmatullahi wa Barakatuh

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas

berkah, rahmat, serta perlindungan dan bantuan-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi yang berjudul “Manajemen Obat Di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare”.

Ucapan syukran wajazakumullah khairan katsiran saya ucapkan kepada

Kedua Orang tua saya Bapak Agussalim, SE dan Ibu Nurpia atas kasih sayang,

bimbingan dan bantuan materil yang diberikan kepada penulis, sehingga penulis

dapat menempuh pendidikan sampai saat ini. Kepada kakak saya Haspiarti, SE

atas bimbingan dan nasehat-nasehatnya sehingga penulis dapat mewujudkan salah

satu tujuan kita untuk membahagiakan Kedua Orang tua, serta seluruh keluarga

yang telah mendukung penulis sampai saat ini.

Tidak lupa pula uluran tangan dan bantuan yang telah Penulis peroleh dari

berbagai pihak, penulis mengucapkan terima kasih atas segala bentuk bantuan

baik materil maupun moril, kepada Bapak Dian Saputra Marzuki, SKM, M. Kes

dan Prof. Sukri Palutturi, SKM, M. Kes, M. Sc. PH. Ph.D sebagai dosen

pembimbing yang telah banyak bantuan tenaga dan pikirannya, meluangkan

waktunya yang begitu berharga untuk memberi bimbingan dan pengarahan

dengan baik, dan memberikan dukungan serta motivasi dalam penyelesaian

skripsi ini dan semoga Allah SWT membalas segala kebaikan beliau. Aamiin.

v
iii
Dalam kesempatan ini, penulis ingin menngucapkan banyak terima kasih kepada

pihak-pihak yang tealah membantu menyelesaikan skripsi ini, yaitu kepada :

1. Bapak Dian Sidik, SKM, M. KM. Sebagai penasehat akademik atas segala

motivasi dan dukungannya untuk terus meningkatkan prestasi akademik dari

awal semester perkuliahan hingga sekarang.

2. Kepada Bapak Muhammad Yusran Amir, SKM, M. Kes. Ibu Nur Arifah,

SKM, MA dan Prof. Dr. Dr. H. Muh. Syafar, MS. Sebagai dosen penguji atas

masukan, kritik dan sarannya serta motivasi yang telah diberikan kepada

penulis.

3. Bapak Dr. Muh. Alwy Arifin, M. Kes selaku ketua jurusan bagian

Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Hasanuddin beserta seluruh staf.

4. Prof. Dr. drg. Andi Zulkifli Abdullah, M. Kes selaku dekan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin beserta jajaran dan seluruh

staf atas bantuannya selama menempuh pendidikan.

5. Para dosen Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin yang

telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berharga selama penulis

menempuh pendidikan perkuliahan di FKM Unhas.

6. Seluruh informan yang telah memberikan waktunya selama penelitian

berlangsung serta pihak Rumah Sakit yang telah memberikan izin melakukan

penelitian.

7. Kepada Ade Sumardin terima kasih atas segala bantuan, motivasi dan

dukungan hingga saat ini semoga sampai kedepannya.

vi
iv
8. Kepada sahabat-sahabatku, Inggrianti, Mariya Azis, SH, Nurhaswi dan Nurul

Annisa atas bantuan dan dukungan serta canda tawa yang telah telah kalian

berikan sampai saat ini dan Insyaallah seterusnya.

9. Teman-teman seperjuangan, CALM (Furqan, Novia, Qalbi, dan Vera),

Joombuloers PBL (Yuyu, Wulan, Uji, Melan, Dhila, Muli, Erva, Maldi dan

Farhan), AKK dan Vampir 2014 terima kasih telah memberikan motivasi dan

dukungan untuk menyelesaikan skripsi ini dan warna-warni yang kalian

berikan selama perkulihan.

10. Serta teman-teman yang tidak sempat saya sebutkan satu persatu, terima kasih

banyak karena telah hadir menggoreskan kisah kedalam kehidupan saya

selama menempuh kuliah di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas

Hasanuddin.

Wassalamu’alaykum wa Rahmatullahi wa Barakatuh

Makassar, Mei 2018

Penulis

vii
v
 DAFTAR ISI

RINGKASAN ........................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... v
DAFTAR ISI ....................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL.................................................................................................. x
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xii
DAFTAR SINGKATAN .................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 8
C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 9
D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 11
A. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Obat di IFRS (Instalasi Farmasi
Rumah Sakit) ............................................................................................. 11
B. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Logistik ......................................... 29
C. Tinjauan Umum Tentang Obat................................................................... 32
D. Tinjaun Umum Tentang Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ............... 34
E. Tinjauan Umum Tentang Rumah Sakit...................................................... 37
F. Kerangka Teori........................................................................................... 42
BAB III KERANGKA KONSEP ....................................................................... 43
A. Dasar Pemikiran Variabel yang Diteliti ..................................................... 43
B. Kerangka Konsep ....................................................................................... 44
C. Definisi Konsep .......................................................................................... 44
BAB IV METODE PENELITIAN .................................................................... 47
A. Jenis Penilitian ........................................................................................... 47
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 47
C. Informan Penelitian .................................................................................... 48
D. Metode Pengumpulan Data ........................................................................ 48
E. Instrumen Penelitian................................................................................... 49
F. Analisis Data .............................................................................................. 49
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 51

viii
vi
 A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian .......................................................... 51
B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 54
C. Pembahasan ................................................................................................ 78
BAB VI PENUTUP ........................................................................................... 102
A. KESIMPULAN ........................................................................................ 102
B. SARAN .................................................................................................... 104
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 106
LAMPIRAN

ix
vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Perbandingan metode konsumsi dan metode morbiditas........................ 14

Tabel 2. Karakteristik Informan............................................................................ 55
Tabel 3. SPO IFRS RSUD Andi Makkasau.......................................................... 76

x
viii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Penggolangan Jenis Obat.................................................................... 33
Gambar 2. Kerangka Teori................................................................................... 42
Gambar 3. Kerangka Konsep.............................. .................................................. 44
Gambar 4. Flowchart Pelayanan Farmasi Depo Rawat Jalan IFRS Andi Makkasau
Kota Parepare.................................................................................... 72
Gambar 5. Flowchart Pelayanan Farmasi Depo Rawat Inap IFRS Andi Makkasau
Kota Parepare.................................................................................... 73

xi
ix
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara dan Observasi
Lampiran 2 Struktur Organisasi IFRS RSUD Andi Makkasau
Lampiran 3 Surat Pengambilan Data Awal
Lampiran 4 Surat Izin Penelitian Dari Fakultas
Lampiran 5 Surat Rekomendasi Penelitian Dari BKPMD
Lampiran 6 Surat Izin Penelitian Dari Pemerintah Kota Parepare
Lampiran 7 Surat Disposisi Izin Penelitian ke Instalasi Farmasi RSUD Andi
Makkasau
Lampiran 8 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
Lampiran 9 Dokumentasi Kegiatan
Lampiran 10 Identitas Diri

xii
x
 DAFTAR SINGKATAN
ABC : Always, Better, Control
APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
BLUD : Badan Layanan Umum Daerah
BPJS : Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial
FEFO : First Expire First Out
FIFO : First In First Out
GNPOPA : Gerakan Nasional Peduli Obat dan Pangan Obat
IFRS : Instalasi Farmasi Rumah Sakit
KFT : Komite Farmasi dan Terapi
KIE : Komunikasi Informasi dan Edukasi
MSDS : Material Safety Data Sheet
PBI : Penerima Bantuan Iuran
PKRT : Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga
RKA : Rencana Kerja dan Anggaran
SIM : Sistem Informasi Manajemen
SPO : Standar Prosedur Operasional
TAPD : Tim Anggaran Pemerintah Daerah
UDD : Unit Dose Dispensing
VEN : Vital, Esensial, Non Esensial

xiii
xi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah unit pelaksana fungsional

yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah

Sakit. Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi

kepada pelayanan pasien, penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan

masyarakat termasuk pelayanan farmasi klinik. Semua sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang beredar di Rumah Sakit

merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan

sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di Rumah Sakit

yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi (Permenkes, 2016). Fungsi

utama Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah melaksanakan pengelolaan obat.

Pengelolaan obat di instalasi farmasi meliputi tahap-tahap selection,

procurement, distribution, dan use yang saling terkait satu sama lain sehingga

harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara

optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan

sistem suplay dan penggunaan obat yang ada menjadi tidak efisien (Rohmani,

2016).

1
 Berdasarkan Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, sistem

manajemen logistik di Instalasi Farmasi meliputi tahap-tahap perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan,

penghapusan dan pengendalian yang saling terkait satu sama lain sehingga

harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara

optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan

sistem suplay dan penggunaan obat yang ada menjadi tidak efisien

(Kemenkes RI, 2010).

Salah satu kebijakan dalam program kefarmasian dan alat kesehatan

adalah meningkatkan akses dan mutu sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga (PKRT) sesuai tugas pokok dan fungsi

Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan yaitu meningkatkan

ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan obat dan alat kesehatan serta

menjamin keamanan/khasiat, kemanfaatan, dan mutu sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan obat. Hal ini bertujuan untuk melindungi masyarakat dari

bahaya yang disebabkan oleh penyalahgunaan sediaan farmasi dan alat

kesehatan atau penggunaan yang salah atau tidak tepat serta tidak memenuhi

mutu keamanan dan pemanfaatan yang dilakukan sejak proses produksi,

distribusi hingga penggunaannya di masyarakat (Kemenkes RI, 2016).

Dalam upaya peningkatan ketersediaan obat publik dan perbekalan

kesehatan melalui tersedianya obat, vaksin dan perbekalan kesehatan yang

bermutu, merata dan terjangkau di pelayanan kesehatan pemerintah.

Kementerian Kesehatan telah menetapkan indikator rencana strategis tahun

2
2015-2019 terkait program kefarmasian dan alat kesehatan, yaitu

meningkatnya akses dan mutu sediaan farmasi, alat kesehatan dan Perbekalan

Kesehatan Rumah Tangga (PKRT) (Kemenkes RI, 2016).

Hasil penelitian tentang perencanaan dan pengadaan obat antibiotik di

Instalasi Farmasi RSUP Prof. dr. R. D. Kandou Manado menunjukkan

terjadinya kekosongan obat, terjadi keterlambatan pengiriman obat,

keterlambatan pembayaran, distributor yang tidak menyanggupi penyediaan

obat karena tidak tersedianya bahan baku dan penetapan harga obat yang

kurang tepat. Penggunaan analisis ABC terhadap nilai persediaan obat

antibiotik sangat berpengaruh terhadap anggaran belanja rumah sakit. Hal ini

disebabkan oleh anggaran pembelian obat yang meningkat akibat penetapan

harga obat yang tidak sesuai. Besarnya harga satu item obat akan

mempengaruhi seluruh anggaran pembelian rumah sakit (Suryantini, 2016).

Hal serupa juga terjadi pada proses pemesanan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Lanto Daeng Pasewang Kabupaten Jeneponto dilakukan setiap waktu

ketika obatnya habis, berdasarkan sistem tender, yaitu satu kali dalam setahun

dan pembeliaan langsung yaitu berdasarkan pada kebutuhan, pemesanan

ulang sering terjadi ketika distributor melupakan nama obatnya, stock obat

kosong pada distributor, pembayaran obat pada pemesanan lalu belum lunas,

ketika obat yang dipesan belum datang dan ketika obat yang dipesan

expirenya sudah dekat. Langkah-langkah dalam pemesanan ulang yaitu

melalui via telepon dan membuat SP kembali, obat yang dipesan kadang tidak

tepat waktu, hal itu disebabkan karena jalur ekspedisi dari distributor dan

3
penganggarannya yang belum dibayar oleh pihak rumah sakit. Hal yang perlu

diperhatikan saat pemesanan obat adalah jumlah, expire date, kualitas, mutu,

obat yang sangat dibutuhkan, kemasan, harga yang sesuai e-katalog serta

dana (Gusnawi, 2016). Melalui e-katalog, celah terjadinya penyimpangan

dalam pengadaan alat kesehatan dan obat dapat diminimalisir. Karena, harga

yang terdaftar di e-katalog sudah tercantum dengan jelas. Sistem e-katalog ini

memiliki akuntabilitas yang kuat sebagai salah satu sistem pengadaan alat

kesehatan dan obat (Infarkes, 2015).

Proses perencanaan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Pangkep menggunakan metode konsumsi dan

morbiditas. Ketidaksesuaian perencanaan obat dengan kebutuhan diakibatkan

oleh kekosongan obat di distributor dan terlambatnya relasi distributor dalam

penyaluran. Proses pengadaan obat dilakukan dengan pembelian langsung

atau lelang. Pada proses menyimpan obat belum cukup memadai serta ruang

penyimpanan obat masih sempit. Pendistribusian dilakukan dengan sistem

distribusi resep individu (Nurlinda, 2017).

PAREPARE, TRIBUN-TIMUR. COM- Rumah Sakit Umum Daerah

Andi Makkasau Kota Parepare masih mengalami kekurangan obat di apotik.

Hal ini membuat seorang pasien mengeluh karena resep obat yang diberikan

tidak tersedia dan harus membeli obat di luar Rumah Sakit. Namun pada

tahun 2017, Rumah Sakit telah menganggarkan sebesar Rp 27,5 miliar untuk

untuk pengadaan obat yang ada di Rumah Sakit Tipe B ini. Anggaran tersebut

berasal dari dana Badan Layanan Urusan Daerah (BLUD) yang masuk dalam

4
APBD 2017. Tetapi, pihak Rumah Sakit mengatakan memang masih ada

kekurangan obat yang terjadi karena Rumah Sakit telah mengalami

kekurangan stok obat sebanyak 113 jenis sehingga pengadaan obat belum

terlalu stabil.

PAREPARE, TRIBUN-TIMUR. COM. Kejadian tersebut juga pernah

terjadi beberapa bulan sebelumnya, Keluarga pasien Penerima Bantuan Iuran

(PBI) Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan Kota

Parepare. Ia menuturkan, dirinya harus keluar mencari obat karena jenis obat

yang disarankan petugas medis di Rumah Sakit tidak tersedia di apotik yang

ada di sana. Pihak Rumah Sakit mengaku jika memang persediaan obat

hingga saat ini belum stabil dan memang masih ada yang kurang.

Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare merupakan

salah satu Rumah Sakit milik Pemerintah Kota Parepare, dikelola

oleh Pemerintah Kota Parepare dan tergolong kedalam Rumah Sakit Kelas B

(RSUD Andi Makkasau, 2016). Berdasarkan data rumah sakit, jumlah

kunjungan rawat jalan bulan Januari sampai Desember 2016 sebanyak 60392

pasien dan jumlah kunjungan rawat inap bulan Januari sampai Desember

2016 sebanyak sebanyak 15107 pasien (RSUD Andi Makkasau, 2016).

Dengan Jumlah yang tergolong banyak ini tentu perlu disikapi dengan

memberikan pelayanan yang efektif dan efisien termasuk juga pelayanan

farmasi dan memeriksa pengelolaan persediaan obat agar tersedia di apotik

rumah sakit. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau

Kota Parepare mengelola semua aspek yang berkaitan dengan obat dan alkes

5
yang beredar di Rumah Sakit untuk pelayanan kesehatan. Untuk itu, Rumah

Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare harus mempersiapkan

segala sesuatu agar dapat memberikan pelayanan prima bagi pasien.

Perencanaan obat di RSUD Andi Makkasau Kota Parepare merupakan

proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi

yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan

obat ditempat penyimpanan. Dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi Rumah

Sakit dibantu oleh Kepala Divisi Perbekalan dan Tim Perencanaan. Metode

yang digunakan dalam perencanaan adalah metode konsumsi, metode

epidemiologi dan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi. Perhitungan

perencanaan tahunan dilakukan pada bulan Oktober tahun sebelumnya

menggunakan data pengguna/distribusi obat rata-rata setiap bulannya

(Januari-September). Namun, perencanaan dan pengadaan obat di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare belum efisien, karena masih

ada saja obat yang belum tersedia. Berdasarkan hasil observasi

ketidaktersediaan obat di RSUD Andi Makkasau terjadi karena kurangnya

koordinasi antara Manajemen Keuangan Rumah Sakit dengan Tim Anggaran

Pemerintah Daerah (TAPD). Jika ada obat yang habis dari waktu yang

ditentukan dan diperlukan, pihak Rumah Sakit akan mengambil terlebih

dahulu di apotik yang bekerja sama dengan RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare. Ada tiga apotik yang bekerja sama dengan RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare, salah satunya adalah Kimia Farma.

6
 Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di tempat penyimpanan obat

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare penyusunan obat

dilakukan berdasarkan abjad, dan antibiotik berdasarkan jenis dan

kegunaannya, tempat penyimpanan obat sudah menggunakan pallet serta

suhu rungan. Ada dua ruangan yang digunakan untuk tempat penyimpanan,

ruangan tempat penyimpanan obat dan ruang tempat penyimpanan alkes.

Namun ruang tempat penyimpanan obat yang digunakan masih sempit, rak-

rak untuk menyimpan obat masih belum cukup dan masih ada beberapa

tempat penyimpanan obat yang seharusnya di simpan dilemari yang terkunci

tetapi lemarinya tidak terkunci, serta beberapa barang alkes tidak dimasukkan

ke dalam ruang tempat penyimpanan karena ruangan sempit dan tidak cukup

sehingga disimpan diluar rungan dekat tempat penyimpanan.

Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pelayanan individu agar dapat

dijangkau oleh pasien, dengan cara mendistribusikannya ke unit-unit

pelayanan seperti rawat inap, rawat jalan dan farmasi diluar jam kerja

misalnya apotik rumah sakit yang dibuka 24 jam dan ruang rawat yang

menyediakan perbekalan farmasi emergensi. Sistem pelayanan distribusi

dilakukan sistem resep perorangan. Namun, pada saat observasi langsung di

Rumah Sakit masih ada beberapa obat yang tidak tersedia dengan resep yang

diberikan oleh dokter baik untuk pasien rawat inap dan rawat jalan sehingga

pasien harus mencari obat di luar Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau,

tidak tersedianya obat di Instalasi Farmasi biasanya disebabkan oleh

7
 keterlambatan obat yang datang setelah dipesan karena stock obat kosong

pada distributor sehingga terjadi kekosongan obat yang dibutuhkan.

Berdasarkan Data Pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Tahun 2016, pada golongan Obat Generik (Formularium + Non

Formularium ), Obat Non Generik Formularium dan Obat Non Generik Non

Formularium jumlah item obat sebanyak 6014 jenis. dan pada golongan Obat

Generik (Formularium + Non Formularium ), Obat Non Generik

Formularium dan Obat Non Generik Non Formularium jumlah item obat

yang tersedia di Rumah Sakit sebanyak 4260 jenis. Serta pada golongan Obat

Generik (Formularium + Non Formularium ), Obat Non Generik

Formularium dan Obat Non Generik Non Formularium jumlah item obat

Formularium tersedia di Rumah Sakit Sebanyak 3522 jenis.

Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam ketersediaan obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit, maka peneliti ingin mengetahui manajemen

obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang maka

pertanyaannya adalah “Bagaimana manajemen obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau tahun 2018 ?”

8
C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui manajemen obat di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

2. Tujuan Khusus

a. Untuk mengetahui manajemen perencanaan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

b. Untuk mengetahui manajemen pengadaan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

c. Untuk mengetahui manajemen penerimaan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

d. Untuk mengetahui manajemen penyimpanan ketersediaann obat di

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

e. Untuk mengetahui manajemen pendistribusian ketersediaann obat di

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Ilmiah

Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan sebagai bahan

bacaan yang dapat memberikan informasi bagi penelitian selanjutnya

tentang manajemen pengelolaan ketersediaan obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit.

9
2. Manfaat Institusi

Sebagai sumbangan pemikiran dalam peningkatan efisiensi dan

produktifitas terhadap pelaksanaan manajemen ketersediaan obat.

3. Manfaat Praktis

Pengalaman yang berharga bagi peneliti untuk menambah wawasan

dan pengalaman di bidang ilmu kesehatan masyarakat khususnya

mengenai administrasi dan kebijakan kesehatan.

10
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Obat di IFRS (Instalasi Farmasi

Rumah Sakit)

Pengelolaan perbekalan obat di farmasi atau sistem manajemen

perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari

perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain.

Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan,

monitoring dan evaluasi.

1. Perencanaan

Perencanaan adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses

pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Tujuannya adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola

penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:

a. Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan

farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah

pasien/kunjungan dan pola penyakit di Rumah Sakit. Kriteria

pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi:

11
 1) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara

menghindari kesamaan jenis.

2) Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi

mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.

3) Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat

pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

b. Kompilasi Penggunaan

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk

mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan

farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data

pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapat dari

kompilasi penggunaan perbekalan farmasi adalah:

1) Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-

masing unit pelayanan

2) Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap

total penggunaan setahum seluruh unit pelayanan

3) Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi.

c. Perhitungan Kebutuhan

Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan

yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di

Rumah Sakit. Masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi

dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan semata-mata hanya

berdasarkan kebutuhan teoritis saja. Dengan koordinasi dan proses

12
perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu serta

melalui tahapan seperti di atas, maka diharapkan perbekalan farmasi

yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan

tersedia pada saat dibutuhkan.

Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan

melalui beberapa metode:

1) Metode Konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan

pada data real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu,

dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka

menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah:

a) Pengumpulan dan pengolahan data

b) Analisa data untuk informasi dan evaluasi

c) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

d) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan

alokasi dana.

2) Metode Morbiditas/Epidemiologi

Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan

farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan

kunjungan, dan waktu tunggu (lead time).

Langkah-langkah dalam metode ini adalah:

a) Menentukan jumlah pasien yang dilayani

13
 b) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi

penyakit

c) Menyediakan formularium standar pedoman perbekalan

farmasi

d) Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

e) Penyesuaian dengan aloksai dana yang tersedia.

Tabel 1. Perbandingan metode konsumsi dan metode morbiditas

Konsumsi Morbiditas
1.Pilihan pertama dalam perencanaan
1. Lebih akurat dan mendekati
dan pengadaan kebutuhan yang sebenarnya
2.Lebih mudah dan cepat dalam 2. Pengobatan lebih rasional
perhitungan 3. Perhitungan lebih rumit
3.Kurang tepat dalam penentuan 4. Tidak dapat digunakan untuk
jenis dan jumalah semua penyakit
4.Mendukung tidak rasionalnya 5. Data yang diperlukan : kunjungan
dalam penggunaan. pasien dan sepuluh besar pola
penyakit.
Sumber : Kemenkes RI. 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di
Rumah Sakit.

d. Evaluasi Perencanaan

Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk

tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan,

dan idealnya diikuti dengan evaluasi.

1) Analisa ABC

Analisa ABC adalah analisis yang digunakan dalam beberapa

sistem persediaan untuk menganalisis pola konsumsi dan jumlah

dari total konsumsi untuk semua jenis obat. Analisis ABC

(Always, Better, Control) merupakan pembagian konsumsi obat

dan pengeluaran untuk perencanaan. Metoode ini cenderung pada

14
 profit oriented product karena berdasar pada dana yang

dibutuhkan dari masing-masing obat (Quick, 1997).

2) Analisa VEN

Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN

adalah singkatan dari V = Vital, E = Esensial, N = Non-Esensial.

Jadi melakukan analisis VEN artinya menentukan prioritas

kebutuhan suatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain,

menetukan apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk vital

(harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau non-esensial (tidak

prioritas untuk disediakan).

3) Analisis Kombinasi ABC dan VEN

Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari

analisis ABC adalah benar-benar jenis perbekalan farmasi yang

diperlukan untuk penanggulangan penyakit terbanyak. Dengan

kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dari VEN.

Sebaliknya, jenis perbekalan farmasi dengan status N harusnya

masuk kategori C. Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk

pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan

kebutuhan.

4) Revisi daftar perbekalan farmasi

Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN

terlalu sulit dilakukan atau diperlukan tindakan cepat untuk

mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai langkah awal dapat

15
 dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya

dengan melakukan revisi daftar perencanaan perbekalan farmasi.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah direncanakan dan disetujui, melalui:

a. Pembelian

Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan

perbekalan farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No.

94 tahun 2007 tentang Pengendalian dan Pengawasan atas Pengadaan

dan Penyaluran Bahan Obat, Obat Spesifik dan Alat Kesehatan yang

Berfungsi Sebagai Obat dan Peraturan Presiden RI No. 95 tahun 2007

tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun

2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah. Proses pembelian mempunyai beberapa langkah yang

baku dan merupakan siklus yang berjalan terus-menerus sesuai dengan

kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan

mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan

jumlah masing-masing item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan

situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan,

membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang,

menerima barang, melakukan pembayaran serta menyimpan kemudian

mendistribusikan.

16
 Ada 4 metode pada proses pembelian:

1) Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan

sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan

harga metode ini lebih menguntungkan. Untuk pelaksanaannya

memerkukan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian

penuh.

2) Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya

dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan

memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan,

tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan denan

lelang terbuka.

3) Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak

penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan

langsung untuk item tertentu.

4) Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera

tersedia. Harga tertentu, relatif agak lebih mahal.

b. Produksi

Produksi perbekalan farmasi di Rumah Sakit merupakan kegiatan

membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi

steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan

di Rumah Sakit. Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi:

17
 1) Sediaan farmasi dengan formula khusus

2) Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar denan harga lebih

murah

3) Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

4) Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

5) Sediaan farmasi untuk penelitian f

6) Sediaan nutrisi parenteral

7) Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika

8) Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru.

c. Sumbangan/hibah/droping

Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari

hibah/sumbangan, mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan

farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk

menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi normal.

3. Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang

telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian

langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan perbekalan

farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas

yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung

jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari

perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan farmasi harus ada tenaga

farmasi.

18
 Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan

disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian Rumah Sakit.

Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan,

segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan di

dalam lemari besi atau tempat lain yang aman. Perbekalan farmasi yang

diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:

a. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan

berbahaya

b. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin

c. Sertifikat analisa produk.

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat

yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat

merusak mutu obat.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,

menurut bentuk sediaan alfabetis dengan menerapkan prinsip (First

Expired First Out) FEFO dan (First In First Out) FIFO dan disertai

sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi

sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan

memperpendek jarak gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara

tidak langsung terjadi efisiensi.

19
a. Pengaturan tata ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan,

pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan

tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu

dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai

berikut:

1) Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu

ditata sebagai berikut:

a) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan

menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan

ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan

pintu untuk mempermudah gerakan.

b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran

perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan

sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2) Sirkulasi udara yang baik, salah satu faktor penting dalam

merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara yang

cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan

memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus

bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi

kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan

menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain

20
 adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum

cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

3) Rak dan Pallet, Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet

akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok

perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet, sirkulasi

udara dari bawah dan perlingungan terhadap banjir, peningkatan

efisiensi penanganan stok dan dapat menampung perbekalan

farmasi lebih banyak pallet lebih murah dari pada rak

4) Kondisi penyimpanan khusus, Vaksin memerlukan “Cold Chain”

khusus dan harus dilindungi daru kemungkinan terputusnya arus

listrik. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam

lemari khusus dan selalu terkunci. Bahan-bahan mudah terbakar

seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus,

sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang

induk.

5) Pencegahan kebakaran, Perlu dihindari adanya penumpukan

bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton, dan lain-

lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang

mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung

pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk

memastikan masih berfungsi atau tidak.

21
b. Penyusunan stok perbekalan farmasi

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-

langkah berikut:

1) Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First

In First Out) dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu

perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau

yang dietrima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab

umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya

juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan

masa kadaluwarsanya lebih awal

2) Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet

secara rapi dan teratur

3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika

4) Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh

temperatur , udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat

yang sesuai

5) Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode,

pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi

perbekalan farmasi untuk penggunaan luar

6) Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak

dengan rapi

22
 7) Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka

biarkan perbekalan farmasi tetap dalam boks masing-masing

8) Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan

perlu dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak

selalu berada di belakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum

masa kadaluwarsa habis

9) Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi

walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.

5. Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di

Rumah Sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien

rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Jenis Sistem Distribusi Ada beberapa metode yang dapat digunakan

oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya.

Adapun metode yang dimaksud antara lain:

a. Resep perorangan

Resep perorangan adalah order/resep yang ditulis dokter untuk tiap

pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan

didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.

b. Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang

Definisi sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah

tatanan kegiatan pengantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai

dengan yang ditulis dokter pada order perbekalan farmasi, yang

23
 disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil

dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung

diberikan kepada pasien di ruang tersebut. Dalam sistem persediaan

lengkap di ruangan, semua perbekalan farmasi yang dibutuhkan

pasien tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi, kecuali

perbekalan farmasi yang jarang digunakan.

c. Sistem distribusi dosis unit (Unit Dose Dispensing = UDD)

Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi

yang diorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa

jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis

unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu

tertentu. Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah

tanggung jawab IFRS, hal itu tidak dapat dilakukan di Rumah Sakit

tanpa kerja sama dengan staf medik, perawatan pimpinan Rumah

Sakit dan staf administratif. Jadi, dianjurkan bahwa suatu panitia

perencana perlu ditetapkan untuk mengembangkan pendekatan

penggunaan suatu sistem distribusi dosis unit. Kepemimpinan dari

panitia ini seharusnya datang dari apoteker IFRS yang menjelaskan

kepada anggota lain tentang konsep distribusi perbekalan farmasi

dosis unit.

d. Sistem distribusi kombinasi

Definisi sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi

resep/order individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi

24
 persediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalan farmasi yang

disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh

banyak penderita, setiap hari diperlukan dan biasanya adalah

perbekalan farmasi yang harganya murah mencakup perbekalan

farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.

6. Pengendalian

Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program

yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan.

Kegiatan pengendalian mencakup:

a. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu.

Jumlah stok ini disebut stok kerja.

b. Menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada

unit pelayanan agar tidak mengalami kelurangan/kekosongan.

c. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan

dari mulai pemesanan sampai obat diterima.

Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam

pelayanan kefarmasian adalah sebagai berikut:

a. Rekaman pemberian obat Rekaman/catatan pemberian obat adalah

formulir yang digunakan perawat untuk menyiapkan obat sebelum

pemberian. Pada formulir ini perawat memeriksa obat yang diberikan

sewaktu perawat berpindah dari pasien satu ke pasien lain dengan

25
 kereta obat. Dengan formulir ini perawat dapat langsung

merekam/mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya

sesuai petunjuk.

b. Pengembalian obat yang tidak digunakan semua perbekalan farmasi

yang belum diberikan kepada pasien rawat tinggal harus tetap berada

dalam kereta dorong atau alat bantu angkut apapun. Hanya perbekalan

farmasi dalam kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke IFRS.

perbekalan farmasi yang dikembalikan pasien rawat jalan tidak boleh

digunakan kembali. Prosedur tentang pengembalian perbekalan

farmasi ini perlu dibuat oleh KFT bersama IFRS, perawat dan

administrasi rumahsakit.

c. Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan Sistem

pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah,

apoteker harus memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam

bagian ini tepat order, disimpan, disiapkan, dan dapat

dipertanggungjawabkan sehingga pencatatan perlu dilakukan seperti

pencatatan di IFRS.

7. Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan

farmasi yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak

memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan

farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

26
 Penanganannya sebagai berikut:

a. Catatan dari manufaktur seperti nama dan nomor batch sediaan

perbekalan farmasi harus tertera pada resep pasien rawat jalan,

order/P-3 pasien rawat tinggal, rekaman pengendalian kemasan dan

pada daftar persediaan dan etiket yang bersangkutan.

b. Dokumen tersebut no 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan

sebagainya) dikaji untuk menetapkan penerima (pasien dan unit rawat)

no batch perbekalan farmasi yang ditarik.

c. Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, arus

disampaikan kepada penerima bahwa mereka mempunyai produk

perbekalan farmasi yang akan ditarik itu. Untuk pasien rawat jalan,

peringatan harus dilakukan sedemikian agar tidak menyebabkan hal-

hal yang tidak diinginkan. Tetapi pasien harus dijamin mendapat

penggantian perbekalan farmasi yang ditarik. Pimpinan rumah sakit,

perawat, dan staf medik harus diberi tahu setiap penarikan perbekalan

farmasi. Beberapa penjelasan juga harus diberitahukan kepada pasien

yang menerima perbekalan farmasi yang ditarik.

d. Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana

perbekalan farmasi diberikan guna mengetahui keberadaan sediaan

farmasi yang ditarik.

27
 e. Mengkarantina semua produk yang ditarik, diberi tanda “jangan

gunakan” sampai produk perbekalan farmasi tersebut diambil oleh

atau dikembalikan ke pabrik/produsennya.

8. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk

memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di

lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk

melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar

dan harus ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan

menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum

digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu

Stok Induk.

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan

yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Fungsi dari pencacatan adalah:

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi

(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1

(satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber

anggaran.

28
 c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan

pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik

perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan.

9. Monitoring dan Evaluasi

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan

perbekalan farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan

monitoring dan evaluasi (monev). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai

msukan guna penyususnan perencanaan dan pengambilan keputusan.

Pelaksanaan monev daapt dilakukan secara periodik dan berjenjang.

Keberhasilan monev ditentukan oleh surpervisor maupun alat yang

digunakan. Tujuan monev adalah meningkatkan produktivitas para

pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan

secara optimum (Kemenkes RI, 2010).

B. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Logistik

1. Pengertian Manajemen Logistik

Manajemen Logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan,

pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta

penghapusan material/alat-alat (Subagya, 1995).

2. Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan Manajemen Logistik adalah menyampaikan barang jadi dan

bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu

29
 dibutuhkan, dalam keadaan yang tepat dipakai, ke lokasi dimana

dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah (Aditama, 2003).

Tujuan manajemen logistik menurut Aditama (2003), dapat diuraikan

dalam 3 tujuan, yakni :

a. Tujuan Operasional

Adalah agar tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang

tepat dan mutu yang memadai.

b. Tujuan Keuangan

Meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat

terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.

c. Tujuan Pengamanan

Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan,

penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar

lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di

dalam sistem akuntansi.

3. Fungsi Manajemen Logistik

a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran, pedoman,

pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.

b. Fungsi Penganggaran

Merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan

kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan

30
 jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan

yang berlaku terhadapnya.

c. Fungsi Pengadaan

Merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan

operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan

penentuan kepada instansi-instansi pelaksana.

d. Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran

Merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran

perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu

untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi.

e. Fungsi Pemeliharaan

Usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis,

daya guna dan daya hasil barang inventaris.

f. Fungsi Penghapusan

Usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang

tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis

maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain

menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g. Fungsi pengendalian

Merupakan fungsi inti dari pengolahan perlengkapan yang meliputi

usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola

logistik (Aditama, 2003).

31
C. Tinjauan Umum Tentang Obat

1. Definisi Obat

Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang

digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau

keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan,

penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi. (UU

RI, 2009).

Menurut Gerakan Nasional Peduli Obat dan Pangan Aman

(GNPOPA) Obat merupakan zat yang digunakan untuk pencegahan dan

penyembuhan penyakit serta pemulihan dan peningkatan kesehatan bagi

penggunanya. Setiap obat punya manfaat, namun juga mempunyai efek

samping yang merugikan. Oleh karena itu, gunakanlah obat sesuai

dengan aturan pakai (GNPOPA, 2015).

Obat adalah obat jadi termasuk produk biologi yang merupakan bahan

atau paduan bahan, digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki

sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis,

pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan

kontrasepsi untuk manusia (Bpom, 2011).

2. Definisi Obat Paten dan Generik

a. Obat Paten

Obat paten adalah obat yang baru ditemukan berdasarkan riset, dan

memiliki masa paten yang tergantung dari jenis obatnya. Masa berlaku

paten di Indonesia adalah 20 tahun atau 10 tahun. Contoh obat paten

32
 yang cukup populer adalah amlodipine besylate untuk obat

antihipertensi yang menurunkan tekanan darah.

b. Obat Generik

Obat Generik adalah dapat didefinisikan sebagai obat dengan

nama asli zat berkhasiat obat. Obat generik juga secara sederhana

adalah obat yang sudah tidak dilindungi oleh hak paten. Produksi obat

generik ini berkorelasi dengan habisnya masa paten sebuah obat paten.

Jadi pada dasarnya obat generik adalah obat-obat yang dibuat dengan

komposisi sama persis dengan obat obat paten yang habis masa

patennya. Obat tidak mencantumkan merek tapi hanya mencantumkan

nama zat aktifnya. Contohnya parasetamol, asam mefenamat,

ambroxol dan sebagainya (Jenah, 2014).

3. Penggolongan Obat

Gambar 1. Penggolongan Jenis Obat

Sumber : Gerakan Nasional Peduli Obat dan Pangan Aman (GNPOPA),
2015

33
D. Tinjaun Umum Tentang Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

1. Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah unit pelaksana

fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan

kefarmasian di Rumah Sakit. Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan

kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien,

penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai

yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat termasuk

pelayanan farmasi klinik. Semua sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan

tanggung jawab Instalasi Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan

sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di Rumah

Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi (Permenkes, 2016).

2. Standar Pelayanan Farmasi

Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolok ukur yang dipergunakan

sebagai pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam menyelenggarakan

pelayanan kefarmasian. Pelayanan Kefarmasian adalah suatu pelayanan

langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan

sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk

meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sediaan Farmasi adalah obat,

bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Tenaga Teknis Kefarmasian

adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani Pekerjaan

34
Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi dan

Analis Farmasi.

Pengaturan Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit bertujuan

untuk:

a. Meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian

b. Menjamin kepastian hukum bagi tenaga kefarmasian

c. Melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan Obat yang tidak

rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient safety).

Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi standar,

pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai dan pelayanan farmasi klinik. Penyelenggaraan Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber

daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada

keselamatan pasien, dan standar prosedur operasional. Untuk menjamin

mutu Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, harus dilakukan

Pengendalian Mutu Pelayananan Kefarmasian yang meliputi, monitoring;

dan evaluasi.

Penyelenggaraan Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus

menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang aman, bermutu, bermanfaat, dan terjangkau.

Dalam penyelenggaraan Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit dapat

dibentuk satelit farmasi sesuai dengan kebutuhan yang merupakan bagian

dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Rumah Sakit wajib mengirimkan

35
 laporan Pelayanan Kefarmasian secara berjenjang kepada dinas

kesehatan kabupaten/kota, dinas kesehatan provinsi, dan kementerian

kesehatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

(Permenkes, 2016).

3. Tugas dan Fungsi Instalasi Farmasi

Adapun Tugas dannFungsi Instalasi Farmasi adalah mengelola

sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai serta

pelayanan untuk farmasi klinik.

Tugas Instalasi farmasi, yaitu:

a. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi

seluruh kegiatan Pelayanan Kefarmasian yang optimal dan profesional

serta sesuai prosedur dan etik profesi

b. Melaksanakan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien

c. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai guna

memaksimalkan efek terapi dan keamanan serta meminimalkan risiko

d. Melaksanakan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) serta

memberikan rekomendasi kepada dokter, perawat dan pasien

e. Berperan aktif dalam Komite/Tim Farmasi dan Terapi

f. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan

Pelayanan Kefarmasian

36
 g. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan

formularium Rumah Sakit (Permenkes, 2016).

E. Tinjauan Umum Tentang Rumah Sakit

1. Definisi Rumah Sakit

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna

yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Rumah sakit umum adalah Rumah Sakit yang memberikan pelayanan

kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit. Rumah sakit khusus

adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan utama pada satu bidang

atau satu jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan

umur, organ, jenis penyakit atau kekhususan lainnya.

Izin mendirikan rumah sakit adalah izin yang diberikan oleh pejabat

yang berwenang kepada instansi Pemerintah, Pemerintah Daerah atau

badan swasta yang akan mendirikan bangunan atau mengubah fungsi

bangunan yang telah ada untuk menjadi rumah sakit setelah memenuhi

persyaratan yang telah ditetapkan dalam Peraturan Menteri (Permenkes,

2014).

2. Klasifikasi Rumah Sakit

Berdasarkan bentuknya, Rumah Sakit dibedakan menjadi Rumah

Sakit menetap, Rumah Sakit bergerak dan Rumah Sakit Lapangan:

37
a. Rumah Sakit menetap merupakan Rumah Sakit yang didirikan secara

permanen untuk jangka waktu lama untuk menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perseorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.

b. Rumah Sakit bergerak merupakan Rumah Sakit yang siap guna dan

bersifat sementara dalam jangka waktu tertentu dan dapat dipindahkan

dari satu lokasi ke lokasi lain.

c. Rumah Sakit lapangan merupakan Rumah Sakit yang didirikan di

lokasi tertentu selama kondisi darurat dalam melaksanakan kegiatan

tertentu yang berpotensi bencana atau selama masa tanggap darurat

bencana.

Berdasarkan jenis pelayanan yang diberikan, Rumah Sakit

dikategorikan dalam Rumah Sakit Umum dan Rumah Sakit Khusus.

Rumah Sakit Umum diklasifikasikan menjadi:

a. Rumah Sakit Umum A

b. Rumah Sakit Umum B

c. Rumah Sakit Umum C

d. Rumah Sakit Umum D

Rumah Sakit Khusus meliputi rumah sakit:

a. Ibu dan anak

b. Mata

c. Otak

d. Gigi dan mulut

38
 e. Kanker

f. Jantung dan pembuluh darah

g. Jiwa

h. Infeksi

i. Paru

j. Telinga-hidung-tenggorokan

k. Bedah

l. Ketergantungan obat

m. Ginjal (Permenkes No. 56, 2014).

3. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit. Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna. Untuk menjalankan tugas

sebagaimana dimaksud, Rumah Sakit mempunyai fungsi:

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai

kebutuhan medis

c. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan

kesehatan

39
 d. penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan

teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan

kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang

kesehatan.

4. Kewajiban Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit, setiap Rumah Sakit mempunyai kewajiban, diantaranya:

a. Memberikan informasi yang benar tentang pelayanan Rumah Sakit

kepada masyarakat

b. Memberi pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, antidiskriminasi,

dan efektif dengan mengutamakan kepentingan pasien sesuai dengan

standar pelayanan Rumah Sakit

c. Memberikan pelayanan gawat darurat kepada pasien sesuai dengan

kemampuan pelayanannya

d. Berperan aktif dalam memberikan pelayanan kesehatan pada bencana,

sesuai dengan kemampuan pelayanannya

e. Menyediakan sarana dan pelayanan bagi masyarakat tidak mampu

atau miskin

f. Melaksanakan fungsi sosial antara lain dengan memberikan fasilitas

pelayanan pasien tidak mampu/miskin, pelayanan gawat darurat tanpa

uang muka, ambulan gratis, pelayanan korban bencana dan kejadian

luar biasa, atau bakti sosial bagi misi kemanusiaan

40
g. membuat, melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan

kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien

h. Menyelenggarakan rekam medis

i. Menyediakan sarana dan prasarana umum yang layak antara lain

sarana ibadah, parkir, ruang tunggu, sarana untuk orang cacat, wanita

menyusui, anak-anak, lanjut usia.

j. Melaksanakan sistem rujukan, dan lain-lain sebagai

41
 F. Kerangka Teori

Perencanaan
Obat

Monitoring dan Pengadaan

Evaluasi Obat Obat

Pencatatan dan Penerimaan

Pelaporan Obat Obat

Penghapusan Penyimpanan
Obat Obat

Pengendalian Pendistribusian
Obat Obat

Gambar 2. Kerangka Teori

Sumber: Direktorat Jenderal Binakefarmasian Dan Alat Kesehatan Kementerian
Kesehatan RI Tahun 2010

42
 BAB III

KERANGKA KONSEP

A. Dasar Pemikiran Variabel yang Diteliti

Berdasarkan Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan,

pengelolaan obat di instalasi farmasi meliputi tahap-tahap perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan pendistribusian, pemeliharaan,

penghapusan, dan pengendalian yang saling terkait satu sama lain sehingga

harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara

optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan

sistem suplai dan penggunaan obat yang ada menjadi tidak efisien (Kemenkes

RI, 2010).

Pengelolaan obat di instalasi farmasi harus terkoordinasi dengan baik

agar masing-masing dapat berfungsi secara optimal. Ketidakterkaitan antara

masing-masing tahap akan mengakibatkan sistem suplai dan penggunaan obat

yang ada menjadi tidak efisien. Untuk menghindari hal demikian maka perlu

adanya perhatian untu pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

Variabel yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah perencanaan,

pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian.

43
B. Kerangka Konsep

Perencanaan
Obat

Pendistribusian Pengadaan
Obat Obat
Manajemen
obat

Penyimpanan Penerimaan
Obat Obat

Gambar 3. Kerangka Konsep

C. Definisi Konsep

1. Perencanaan

Perencanaan adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses

pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Tujuannya adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola

penyakit, dan kebutuhan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit serta

anggaran perbekalan farmasi yang sesuai (Kemenkes RI, 2010).

Perencanaan adalah tahapan awal yang dilakukan sebelum melakukan

pengadaan obat. Pada tahap persiapan perencanaan obat di Instalasi

Farmasi, yang terlebih dahulu diketahui menyangkut tim perencanaan

dan rencana operasional yang diterapkan di Instalasi Farmasi RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare. Kemudian tahap perencanaan kebutuhan

44
 obat apakah sesuai formularium rumah sakit, kompilasi pemakaian,

metode yang digunakan, kendala yang dihadapi serta anggaran yang

dibutuhkan.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan

dan penentuan kepada instansi-instansi pelaksana. Pengadaan adalah

kegiatan untuk menyediakan kebutuhan obat yang telah direncanakan

dan disetujui (Kemenkes RI, 2010). Di tahap pengadaan, metode apa

yang digunakan dalam pengadaan obat, penentuan waktu pengadaan dan

kedatangan obat yang dilaksanakan Instalasi Farmsi RSUD Andi

Makassau Kota Parepare serta kendala yang dihadapi pada proses

pengdaan obat.

3. Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang

telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian

langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan perbekalan

farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab

(Kemenkes RI, 2010). Pada tahap penerimaan bagaimana proses

penerimaan dan pemeriksaan obat pada perbekalan farmasi, yang datang

apakah sudah sesuai dengan standar kefarmasian yang telah ditetapkan di

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare dan kendala yang dihadapi pada

proses penerimaan.

45
4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan penyimpanan dan memelihara serta

menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai

aman dari pencuriaan serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat

(Kemenkes RI, 2010). Penyimpanan adalah kegiatan menempatkan obat

yang diterima pada tempat yang aman. Pengaturan tata ruang,

penyusunan stok obat, pencatatan stok obat dan pengamanan mutu obat

yang diterapkan pada Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare serta kendala yang dihadapi pada saat melakukan penyimpanan

Obat.

5. Pendistribusian

Pendistribusian merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan

habis pakai medis dari tempat penyimpanan sampai kepada unit

pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah

dan ketepatan waktu (Kemenkes RI, 2010). Pendistribusiaan adalah

kegiatan pendistribusiaan obat di rumah sakit untuk pelayanan individu.

Pada proses pendistribusian, metode yang digunakan dalam

pendistribusian obat, bagaimana kegiatan distribusi obat dan bagaimana

penentuan unit prioritas pendistribusian obat di Instalasi Farmsi RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare serta kendala yang dihadapi pada saat

proses pendistribusian obat.

46
 BAB IV

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penilitian

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif melalui wawancara

mendalam disertai pengamatan langsung (observasi). Penelitian Kualitatif

merupakan metode penyelidikan untuk mencari jawaban atas suatu

pertanyaan, dilakukan secara sistematik menggunakan seperangkat prosedur

untuk menjawab pertanyaan, mengumpulkan fakta, menghasilkan suatu

temuan yang dapat dipakai. Penelitian kualitatif efektif digunakan untuk

memperoleh informasi yang yang spesifik mengenai nilai, opini, perilaku dan

konteks sosial menurut keterangan populasi (Saryono, 2010). Pada penelitian

ini menggunakan desain studi kasus. Studi kasus merupakan strategi

penelitian dimana didalamnya peneliti menyelidiki secara cermat suatu

program, peristiwa, aktivitas, proses, atau sekelompok individu serta berfokus

pada beberapa kasus (Handayani, 2017). Penelitian ini dimaksudkan untuk

mendapatkan informasi mengenai manajemen obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Instalasi Farmsi RSUD Andi Makkasau

pada bulan Februari-Maret 2018. Rumah Sakit Umum Daerah Andi

Makkasau Kota Parepare merupakan salah satu Rumah Sakit milik

47
 Pemerintah Kota Parepare, dikelola oleh Pemerintah Kota Parepare dan

tergolong kedalam Rumah Sakit Kelas B.

C. Informan Penelitian

Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan teknik Purposive

Sampling adalah teknik penentuan sampel untuk tujuan tertentu saja

(Sugiyono, 2002). Artinya informan yang dipilih adalah yang mengetahui

permasalahan dengan jelas, untuk dapat menjadi sumber data yang baik serta

mampu mengemukakan pendapat secara baik dan benar.

Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Instalasi Farmasi,

Penanggungjawab Perbekalan Farmasi, Penanggungjawab Gudang Farmasi,

Penaggungjawab Distribusi Rawat Jalan, Penanggungjawab Distribusi Rawat

Inap, Petugas Adminstrasi Instalasi Parmasi, Petugas Farmasi, 5 Pasien rawat

Inap dan 5 Pasien Rawat Jalan.

D. Metode Pengumpulan Data

1. Data primer

Data primer diperoleh melalui proses wawancara mendalam (indepth

interview), informan diperolah dari pengelola Instalasi Farmasi Rumah

Sakit, pasien rawat inap dan pasien rawat jalan. Sedangkan pengamatan

langsung (observasi) dilakukan digudang farmasi Rumah Sakit.

Menggunakan alat perekam (Handphone), alat tulis menulis, pedoman

48
 wawancara, pedoman observasi yang telah disiapkan dan telaah

dokumen.

2. Data sekunder

Data sekunder diperoleh dari profil Rumah Sakit, SPO Rumah Sakit,

flowchart pelayanan farmasi, buku pedoman Instalasi Farmasi di Rumah

Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare tahun 2018.

E. Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara langsung

kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi langsung pada

kegiatan pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen

yang dilakukan dalam penelitian ini antara lain pedoman wawancara, lembar

observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam (Handphone).

F. Analisis Data

Analisis data disajikan dalam bentuk naskah (content analysis). Teknik

analisis data yang digunakan dalam penelitian ini guna membahas

permasalahan yang dirumuskan digunakan teknik analisis kualitatif. Dalam

teknik analisis kualitatif, untuk menganalisis permasalahannya dilakukan

secara deskriptif.

Untuk menjamin derajat kepercayaan data yang dikumpulkan, digunakan

metode triangulasi yaitu:

49
1. Triangulasi sumber berarti membandingkan ulang derajat kepercayaan

suatu informasi yang diperoleh melalui sumber yang berbeda antara

informan yang satu dengan informan yang lain. Sumber yang

dimaksudkan disini yaitu pengelola, pasien dan telaah dokumen.

2. Triangulasi metode adalah cara yang digunakan untuk mendapatkan atau

mengumpulkan suatu informasi. Yang dihasilkan dari wawancara,

observasi dan telaah dokumen.

50
 BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian

1. Sejarah

Pada Tahun 1924 didirikan Rumah sakit Umum di Kota Parepare

yang saat itu masih terletak di Jalan Ganggawa. Ada 2 orang Dokter

berkebangsaan Asing yang bertugas saat itu yaitu dr. Debats dari Belanda

dan dr. Maani dari Pakistan. Tahun 1987 Rumah Sakit Umum berpindah

lokasi dari Jalan Ganggawa ke Jalan Nurussamawati No. 9 dan juga

berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau, yang

diambil dari nama Pahlawan dari Kota Parepare, dibangun dengan

bantuan dari Bank Dunia. Tahun 1988 Rumah Sakit Tipe Kelas C yang

secara teknis administrasi maupun secara teknis operasional bertanggung

jawab kepada Walikota Parepare melalui Sekretaris Daerah Kota

Parepare, serta merupakan Rumah Sakit rujukan dari beberapa

kabupaten/kota disekitarnya, utamanya dari kabupaten/kota di bagian

utara Propinsi Sulawesi Selatan dan kabupaten/kota di Propinsi Sulawesi

Barat .

Pada tanggal 9 Februari 2007, RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

berhasil memperoleh sertifikat akreditasi penuh tingkat lanjutan oleh Tim

Komite Akreditasi Rumah Sakit untuk 12 jenis pelayanan, antara lain:

pelayanan administrasi, pelayanan medis, gawat darurat, keperawatan,

51
 rekam medis, bedah sentral, pelayanan perinatal, laboratorium, radiologi,

farmasi, pelayanan gizi, serta kesehatan dan keselamatan kerja. Dalam

perkembangannya lebih lanjut, RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

sebagai salah satu Rumah Sakit rujukan di Propinsi Sulawesi Selatan,

maka pada tanggal 7 Mei 2009, RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

dinaikkan statusnya menjadi Rumah Sakit Tipe B Non Pendidikan

berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (Profil

RSUD Andi Makkasau, 2016).

2. Visi, Misi dan Motto

a. Visi

“Menuju Rumah Sakit Terakreditasi Internasional”, yang bermakna

bahwa pengelolaan Rumah Sakit diarahkan kepada peningkatan

kualitas pelayanan dan manajemen dilaksanakan secara menyeluruh,

terintegrasi dan berkesinambungan untuk memberi pelayanan

terakreditasi internasional serta pengelolaan yang lebih efisien dan

akuntabel.

b. Misi

1) Memberikan Pelayanan Kesehatan yang aman, bermutu,

terjangkau dan berorientasi pada pelanggan

2) Meningkatkan daya saing rumah sakit melalui layanan unggulan

3) Membangun sistem tata kelola manajemen rumah sakit yang

efektif dan efisien

4) Mewujudkan pengelolaan rumah sakit yang mandiri

52
 5) Melengkapi sarana dan prasarana rumah sakit

c. Motto

“KESELAMATAN PASIEN YANG UTAMA”

3. Kedudukan, Tugas Pokok, Dan Fungsi

a. Kedudukan

Badan Layanan Umum Daerah RSUD A. Makkasau Kota Parepare

merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berkedudukan

sebagai Rumah Sakit Umum Daerah Milik Pemerintah Daerah yang

merupakan unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang

pelayanan kesehatan yang dipimpin oleh seorang Direktur yang

berada dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris

Daerah.

b. Tugas Pokok

Badan Layanan Umum Daerah RSUD A. Makkasau Kota Parepare

mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna.

c. Fungsi

1) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit

2) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga

sesuai kebutuhan medis

53
 3) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian

pelayanan kesehatan

4) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan

teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan

kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang

kesehatan (Profil RSUD Andi Makkasau, 2016).

B. Hasil Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

pada bulan Februari sampai Maret 2018. Penelitian ini merupakan penelitian

kualitatif yang dimaksudkan untuk mengetahui manajemen obat di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare yang meliputi perencanaan,

pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat. Pada

penelitian ini peneliti menggunakan teknik wawancara, telaah dokumen dan

observasi.

Informan yang terlibat dalam penelitian ini yaitu Kepala Instalasi

Farmasi, Penanggungjawab Perbekalan Farmasi, Penanggungjawab Gudang

Farmasi, Penaggungjawab Distribusi Rawat Jalan, Penanggungjawab

Distribusi Rawat Inap, Petugas Adminstrasi Instalasi Parmasi, Petugas

Farmasi, Pasien rawat Inap dan Pasien Rawat Jalan.

54
 Tabel 2.
Karakteristik Informan di Instalasi Farmasi Serta Pasien Rawat Inap dan
Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare
Tahun 2018
No Kode Jenis Umur Pendidikan Jabatan
Informan Kelamin (Tahun) Terakhir
1 NJA Pr 56 S1 Farmasi Kepala Instalasi
Farmasi
2 MKR Lk 51 S2 Kesmas Penanggung Jawab
Perbekalan
Farmasi
3 MAR Lk 35 S1 Farmasi Penanggung Jawab
Gudang Farmasi
4 EYT Pr 36 S1 Farmasi Penanggung Jawab
Distribusi Rawat
Jalan
5 ART Lk 34 D III Farmasi Penanggung Jawab
Distribusi Rawat
Inap
6 MLH Pr 46 S2 MARS Administrasi
Intalasi Farmasi
7 EVD Pr 29 S1 Farmasi Petugas Farmasi
8 MU Pr 50 SMA Pasien Rawat Jalan
9 NA Pr 56 SMA Pasien Rawat Jalan
10 CN Pr 30 S1 Pasien Rawat Jalan
11 AG Lk 46 SMA Pasien Rawat Jalan
12 LA Pr 55 S1 Pasien Rawat Jalan
13 CI Pr 31 S1 Pasien Rawat Inap
14 AL Lk 45 SMA Pasien Rawat Inap
15 HR Lk 26 SMP Pasien Rawat Inap
16 NH Pr 55 S1 Pasien Rawat Inap
17 FT Pr 28 S1 Pasien Rawat Inap
Sumber : Data Primer 2018

Berdasarkan hasil wawancara, telaah dokumen dan observasi tentang

dimensi dan indikator penelitian maka diperoleh hasil penelitian sebagai berikut :

1. Perencanaan

a. Tahap persiapan perencanaan obat

Perencanaan obat adalah suatu kegiatan untuk menentukan jenis dan

jumlah obat yang sesuai. Dalam perencanaan obat pada tahap persiapan

55
dibutuhkan pembentukan tim perencanaan, susunan tim, serta kegiatan tim

perencanaan (Kemenkes RI, 2010).

Berdasarkan hasil wawancara mendalam (indepth interview) di

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare mengenai

persiapan perencanaan yang akan dilaksanakan diperoleh informasi dari

informan (NJA, 56 tahun) :

“Tim Perencanaan itu ada, dibentuk untuk mempersiapkan

perencanaan kebutuhan obat”

Informasi juga didapatkan dari Informan (ART, 34 tahun) :

“Distribusi rawat inap untuk kebutuhan obat, tim khusus instalasi

farmasi dari semua unit di bentuk satu tim kemudian bentuk
perencanaan”

Dari pernyataan informan mengenai tahap persiapan perencanaan obat

diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

mempunyai tim perencanaan yang dibentuk satu tim dari setiap unit untuk

mempersiapkan perencanaan kebutuhan obat yang diperlukan di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau kota Parepare.

Adapun pernyataan mengenai bagaimana tahap persiapan perencanaan

yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare,

didapatkan dari informan :

“Sebelum menyusun perencanaan, itu kita harus punya data. Stok

persediaan tahun lalu, data rata-rata pemakaian, kemudian data
obat-obat. Data obat yang fast moving kemudian data obat yang
slow moving (NJA, 56 tahun)”

“Menggunakan data-data pengunaan sebelumnya, mulai data

mutasi perbekalan farmasi sebelumnya. Kalau untuk tim
perencanaan sendirikan untuk membuat R K A (Rencana Kerja
Anggaran) maksudnya untuk berapa anggaran yang di butuhkan

56
 untuk tahun depan misalnya untuk penyusunan RKA 2018 tim
perencanaan sudah bikinmi tahun 2017 untuk menentukan berapa
jumlah untuk perbekalan farmasi tahun 2018 (EVD, 29)”

Dari pernyataan informan diketahui bahwa sebelum menyusun

persiapan perencanaan kebutuhan obat, terlebih dahulu melakukan

pengecekan data stok persediaan tahun sebelumnya, Mulai data perbekalan

farmasi, data rata rata pemakaian, kemudian data obat-obat. Baik data obat

yang fast moving maupun data obat yang slow moving. Untuk tim

perencanaan sendiri membuat Rencana Kerja Anggaran untuk perencanaan

yang akan datang.

b. Tahap perencanaan kebutuhan obat

Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses untuk menentukan

jumlah dan periode pengadaan obat sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu

dan efisien (Kemenkes RI, 2010).

Dari hasil wawancara mengenai cara untuk mengetahui pemakaian

setiap jenis obat pertahun diperoleh informasi dari informan :

“Dari pemakaian rata-rata. Jadikan selalu di monev itu setiap

tahun. Jadi selalu itu ada stok of name. Bukan tiap tahun malah tiap
hari karena berbasis komputer, jadi apa saja yang keluar hari ini
sudah bisa di tau. Tapi itu kalau untuk perencaanaan, data enam
bulan terakhir dengan data 1 tahun terakhir. Kan kita disini susun
berdasarkan metode konsumsi jadi yang paling banyak dibutuhkan
(NJA, 56 tahun)”

“Kan ada kartu stoknya kalau mau lagi spesifikasinya. Kan ada
peresepan obatnya jadi itu dilihat berapa pemakaiannya disitu
berapa tiap-tiap depo misal amoxicisilin kelihatan disitu berapa
obat yang terpakai nanti disitu digabungkanmi pemakaian jenis obat
di apotik rawat jalan maupun rawat inap jadi nanti itu menjadi total

57
 pemakaian obat yang ada pada bulan itu sampai pertahun (MLH,
46 tahun)”

Informasi juga diperoleh dari informan lain :

“Saya lihat datanya, ada datannya. Data gudang, data depo, ada
yang dikirimkan setiap divisinya. Kan di stor di bagian pelaporan,
datanya, data masuk barang, data barang yg terikirim ke depo
berapa, data sisanya, data sisa stoknya barang hari ini berapa, di
depo jg begitu ada mutasinya keluar nya ke pasien berapa hari ini.
Begitu. Ada yang saya lihat, sisanya begini. Tapi lebih banyak yang
saya pakai data gudang. Kecuali obat-obat kasus sama obat-obat
slow moving, itu saya harus lihat jumlahnya di depo karena kan nda
boleh terlalu banyak itu jumlahnya (EVD, 29 tahun)”

Pemakaian setiap jenis obat pertahunnya dapat diketahui dari data

enam bulan terakhir dengan data 1 tahun terakhir dan juga pemakaian rata-

rata setiap unit. Data pemakaian setiap unit pelayanan dikumpulkan

kemudian direkap untuk menjadi total pemakaian obat yang ada pada

bulan itu hingga pertahunnya.

Di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare,

perencanaan obat terkadang masih belum sesuai dengan kebutuhan. Hal ini

dikarenakan obat yang dibutuhkan tidak tersedia bahkan terjadinya

kekosongan obat. Terjadinya kekosongan obat disebabkan karena beberapa

hal, terutama disebabkan karena dana yang kurang. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan :

“Memang kita selalu usahakan sesuai dengan kebutuhan tetapi

memang tidak dipungkiri itu obat dibutuhkan tetapi tidak tersedia
obatnya bahkan sampai terjadi kekosongan obat disini (MLH, 46
tahun)”

“Iya sesuai kebutuhannya dan ditambah stok antisipasi atau safety

stock diliat juga buffer stocknya sama kan ada leadtimenya kan kan
perencanaan itu rumus ada namanya metode konsumsi, metode
konsumsi itu ada rumusnya. Rumusnya itu untuk menentukannya

58
 jumlah volumenya ditambah penggunaan rata-rata dalam sebulan
ditambah safety stock ditambah lead time yang dikonversi dalam
bentuk jumlah obat jadi itu yang ditambah untuk menghindari
kekosongan, Walaupun sering terjadi kekosongan disini diakibatkan
oleh beberapa hal toh, dan pasti mi itu masalah dana dan beberapa
hal lainnya (EVD, 29 tahun)”

Adapun metode yang digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat,

informasi yang diperoleh dari :

“Ya, karena kita disini menyusun perhitungan menggunakan metode

konsumsi (NJA, 56 tahun)”

“Kalau yang sering itu pada umumnya dibuat ada dua, metode
konsumsi sama epidemiologi. Kalau konsumsi itu berdasarkan
pemakaiannya kebutuhannya obat itu. Kalau metode epidemiologi itu
pola penyakitnya. Tapi itu terkendala dengan data jadi kita yang bisa
itu pake cuman untuk konsumsi. Jadi yang dipake itu konsumsi, jadi
mulai dari buffer stock berapa pemakaian kebutuhan berapa lead
timenya hasil dari itu semua. Itumi menjadi kebutuhan yang dibuatkan
dari perencanan. Sering dipakai metode konsumsi kecuali ada satu
kita Jadi ada itu obat statistika obat kanker itu. Tidak bisa langsung
kita memesan berdasarkan kebutuhan yang lalu karena bisa jadi dia
tdk ada kasus toh jadi itu harus masuk dulu permintaan obat (MLH,
46 tahun)”

Dalam menentukan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare, metode yang digunakan adalah metode

konsumsi dan metode epidemiologi. Metode konsumsi berdasarkan

pemakaian kebutuhan obat, sedangkan metode epidemiologi berdasarkan

pola penyakit. Akan tetapi di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare metode yang paling sering digunakan adalah metode

konsumsi.

Informasi mengenai kendala yang dihadapi dalam tahap penyusunan

perencanaan kebutuhan obat diperoleh dari informan :

59
 “Biasanya itu data. Data yang terlambat dari bagian depo-depo
(NJA, 56 tahun)”

“Kendala itu pertama datanya karena disini belum maksimal itu sim
nya jadi harusnya itu ini komputernya perencanaan itu link sama
gudang supaya langsung dilihat sisa stok obat oh ini kosong oh ini
sisa segini, itu yang terkendala dari itu sim nya, sistem manajemen
aplikasi nya supaya lebih bagus jadi data yang kita dapatkan ee lama
agak lama karena ditunggui juga. Jadi biasa lewatmi juga
bufferstocknya jadi belumpi datang barangnya tapi maumi habis
(MLH, 46 tahun)”

Informasi juga diperoleh dari informan lain :

“Paling kondisi kesibukan, karena pelayanan juga harus tetap jalan

sambil proses perencanaan yang juga harus cepat sebelum akhir
tahun toh sebelum ada anggaran jadi kita harus cepat selesaikan.
Paling masalahnya cuman di rentang waktunya saja (ART, 34
tahun)”

Dalam menyusun perencanaan kebutuhan obat terdapat kendala yang

dihadapi. Kendala pertama disebabkan karena data, yang mana sistem

informasi manajemen di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare belum maksimal. Kendala kedua disebabkan karena kesibukan

dari setiap unit.

2. Pengadaan

Pengadaan obat adalah kegiatan untuk menyediakan kebutuhan obat yang

telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan obat dilakukan untuk memperoleh

jenis dan jumlah obat, obat dengan mutu yang tinggi serta menjamin

tersediannya obat dengan cepat dan tepat (Kemenkes RI, 2010).

a. Metode Pengadaan Obat

Berdasarkan hasil wawancara mengenai metode yang digunakan dalam

pengadaan obat, diperoleh pernyataan dari informan :

60
 “Metode pengadaan itu e-katalog supaya mendapatkan harga yang
lebih murah dan e-purchasing online. Biasa juga sp manual tapi
dengan harga e-katalog. Ada memang anggaran yang sudah dipatok
dari rumah sakit, dicari perbandingan harga dilihat mi yang paling
murah, supaya anggarannya cukup (MKR, 51 tahun)”

“Dipesan didistributor, tapi disini kita lebih sering pake sistem kredit,
nanti datang barang ada jadwal jatuh temponya baru dibayar, laku
tidak lakunya itu barang kalau jatuh tempo harus dibayar (MAR, 35
tahun)”

Metode pengadaan obat yang diterapkan di RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare yakni melalui metode e-katalog metode E-purchasing online

ataupun surat pesanan manual dalam melakukan pemesanan obat, serta

menggunakan sistem kredit dalam hal pembayaran ke distributor.

b. Penentuan Waktu Pengadaan

Penentuan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare dapat diketahui dari pernyataan informan berikut :

“Pertahun, kita kan punya datanya semua, jadi kita lihat data 6 bulan
dan 1 tahun terakhir untuk melihat obat-obat apa yang dibutuhkan
dalam pengadaan obat. Tapi kita juga selalu monitoring setiap 3 bulan
untuk melihat data stok obat yang kurang dan dibutuhkan itu bisa kita
pesan juga obat perbulan kalau memang itu obat banyak digunakan
dan stoknya tinggal sedikit sebelum waktunya pemesanan obat lagi
(NJA, 56 tahun)”

“Jadi penentuan waktu pengadaannya itu Pertahun dek. Misalnya kita

sudah lihatmi datanya yang 1 tahun terakhir toh setelah itu kita lihat
obat atau alkes yang dibutuhkan kemudian kita menganggarkanmi
berapa yang dibutuhkan untuk pengadaan selanjutnya (EVD, 29
tahun)”

Berdasarkan wawancara dengan informan diperoleh bahwa dalam

penentuan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare dilakukan pertahun, dengan melihat data obat

atau alat kesehatan 6 bulan terakhir dan 1 tahun terakhir kemudian

61
 melakukan penganggaran yang dibutuhkan dalam proses pengadaan

obat. Akan tetapi dilakukan juga monitoring setiap 3 bulannya untuk

melihat stok obat. Pihak Instalasi Farmasi Rumah Sakit juga melakukan

pesanan bulanan jika persediaan obat dibutuhkan dan sisa stok obat

sudah hampir habis sebelum waktu pemesanan.

Pernyataan lagi juga diperoleh dari Informan (ART, 34 tahun) :

“Khusus distribusi rawat inap dan rawat jalan, penentuan waktu

pengadaannya. Itu tadi dia perhari ohh... kalau itu pengadaan rawat
inapnya manual tapi kalau untuk instalasi farmasinya itu tadi yang
manual dengan elektronik. Tapi kalau khusus rawat inap kan ada
gudang toh disiapkan sini jadi ampra nya manual tiap hari”

“Kalau rawat jalan sama ji dengan rawat inap. Ampra ke gudang tiap
hari (EYT, 36 tahun)”

Penentuan waktu pengadaan obat khususnya rawat inap dan rawat jalan

dilakukan setiap hari dengan mengampra manual tiap harinya ke gudang

farmasi rumah sakit.

Informasi mengenai ketepatan waktu pengadaan obat diperoleh dari

informan :

“Ditunggu. Karena kadang tidak tepat waktu juga datangnya. Pernah

terjadi ke kosongan. Oh sering sekali. Karena pemesanan tidak
datang atau lambat (NJA, 56 tahun)”

“Ini relatif sekali, ada datang tepat waktu sesuai range yang sudah
kita tentukan dalam mingu ini datang betul i. Ada juga yang lewat’i
tergantung kesiapan distributor termasuk itu tadi baru mau na pesan
atau memang adaji stoknya (MKR, 51 tahun)”

“Ditunggu toh, ada juga biasa karena jarak yang ditempuh jauh jadi,
biasanya distributor itu punya jadwal pengiriman atau kosong
barangnya distributor (EVD, 29 tahun)”

62
 Ketepatan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare terkadang tidak tepat waktu. Hal ini disebabkan

stok obat di distributor kosong dan jarak yang ditempuh dari distributor jauh

akibatnya terjadi keterlambatan dalam pengadaan obat.

Dalam pengadaan obat seringkali terdapat kendala yang dihadapi.

Kendala yang paling sering terjadi yakni terkait masalah dana. Pihak rumah

sakit memiliki utang kepada distributor dan utang tersebut belum dilunasi

sesuai dengan tempo perjanjian.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan :

“Kendala biasanya kalau itu kita masih punya utang. Ada faktor yang
belum berhasil. Tidak ready barangnya disana, pabriknya belum
diproduksi. Banyak terjadi hal- hal seperti itu. Utang, harus dilunasi
Harus dilunasi ada kan perjanjiannya. Misalnya 30 hari harus
dibayar jatuh tempo. Bayar pada saat 30 hari sudah kita utang atau 2
bulan 3 bulan. Tergantung ada yg flexibel ada sampai 3 bulan. Ada
yang hanya bisa 30 hari.Butuh obat tapi belum di bayar lunasKalau
belum jatuh tempo tetap bisa pesan obat (NJA, 56 tahun)”

“Boleh dikatakan juga terkunci sudah jatuh tempo belum terbayar. Itu
yang paling dirasakan kendalanya. Diwaktu pengirimannya lewat
ekspedisi. Ini ekpedisi biasa datang malam tidak menentu datangnya
jadi bagaimana ya kan kalau expedisi dari Maros, Pangkep terkahir
ke Parepare baru jam kerjanya disini jam 8-4 sore. Jadi lewat lagi
barangnya tapi belum dikasih singgah di Parepare. Apalagi kalau
obat dibutuhkan pasien butuh tapi nda adapi barangnya datang
(MKR, 51 tahun)”

“Yang paling sering terjadi itu masalah dana, karena jatuh tempo
utang kita sudah sampai dan belum terbayar, itu pasti distributor
tidak mau mi, Jadi masalah itu mi yang menyebabkan obat tidak
tersedia dirumah sakit dan mengakibatkan sering terjadinya
kekosonganobat di sini (MLH, 46 tahun) ”

63
3. Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang

telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, semua perbekalan farmasi

yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order

pembelian Rumah Sakit (Kemenkes RI, 2010).

Proses penerimaan dan pemeriksaan barang yang datang di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare diketahui dari informasi yang

diberikan oleh informan berikut :

“Ada panitia penerima barang. Bukan hanya di gudang, ada dari

farmasi ada dari logistik. Jadi mereka hitung jadi mereka cocokkan
dengan faktur surat pengantar barang. Kalau cocok semua, sesuai,
kemudian, dicocokkan lagi dengan surat pesanan purchasing yang
sesuai kah dengan yang kita purchase ini dengan barang yang
datang setelah itu barangnya diserahkan kepetugas gudang farmasi
mereka terima. Sudah ditanda tangan panitia terima kemudian di
simpan. Simpan sesuai dengan aturan (NJA, 56 tahun)”

“Iya ada panitia jadi begitu barang datang ada fakturnya atau surat
pengantar barang. Itu panitia penerima dan pemeriksa barang itu dia
cocokkan dengan surat pesanan sesuaikan yang kita pesan dengan
barang yang datang (MAR, 35 tahun)”

Proses penerimaan dan pemeriksaan barang yang datang dilakukan oleh

panitia penerimaan barang yang terdiri dari petugas gudang, petugas farmasi

dan logistik. Panitia penerima dan pemeriksa barang mencocokkan jumlah dan

jenis barang yang dipesan dengan barang yang datang.

Proses penerimaan persediaan obat harus sesuai dengan aturan

kefarmasian, adapun informasi yang didapatkan dari informan di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau menyatakan :

“Sudah sesuai itu kalau menurut kita karena kan itu aturan akreditasi
juga akreditasi rumah sakit (MKR, 51 tahun)”

64
 “Iya karenakan sudah ada tim yang ada di bentuk toh, jadi mereka
yang melakukan proses penerimaan dan pengawasan serta
pemeriksaan (ART, 34 Tahun)”

Penerimaan persediaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare telah sesuai dengan aturan kefarmasian yang mana mengikuti

aturan akreditasi rumah sakit. Tidak hanya itu, dalam penerimaan persediaan

obat telah ada tim yang dibentuk, mulai dari proses penerimaan dan

pengawasan serta pemeriksaan.

Adapun pernyataan yang didapatkan dari informan mengenai kendala yang

dihadapi dalam tahap penerimaan kebutuhan obat :

“Biasa pengantarannya datang tengah malam, biasa subuh, biasa jam

1. Biasa dititip karena nda ada pengawas yang tinggal 24 jam. Jadi
dititip ke UGD supaya terima dulu barangnya. Biasa kita sudah
bicara jangan di atas jam 2. Kalau pengantaran kan dia nda bisa
kendalikan toh (NJA, 56 tahun)”

“Kendala kadang kita terima itu barang tidak sesuai dengan sp nya.
Harus konfirmasi lagi sp nya tadi bilang betulan kah seperti ini.
Kalau ada yang gitu diretur barangnya. Yang kedua bagaimana kalau
misalnya di butuhkan itu barang tapi lewat itu barangnya jadi di
tunggu lagi jadi kendala juga. Yang ketiga kalau lewat juga dari jam
dinas toh jadi bagaimana caranya menerima jadi biasa keliling lagi
bukancuman rs disini dibawa ke rs lain-lain lagi ke pinrang ke sidrap
sampe kemasamba malili pulang baru na kasi singgah lagi kembali
biasa ada begitu. Kalau obat yang masih ada persediaan nda
dipermasalhkanji tapi kalau obatnya dibutuhkan saat itu, itu jadi
masalah lewat begitu. Jadi biasa kita pergi belikan saja disini karena
pasien lagi toh harus tangani cepat (MKR, 51 tahun)”

Berdasarkan hasil wawancara tersebut terdapat kendala yang dihadapi

ketika melakukan penerimaan obat. Pertama, barang yang datang tidak sesuai

dengan pesanan. Kedua, barang yang datang terlambat. Ketiga, barang yang

datang terkadang diluar jam kerja.

65
4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat

yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak

mutu obat dan perbekalan farmasi (Kemenkes RI, 2010).

a. Pengaturan Tata Ruang

Pengaturan mengenai tata ruang dimaksudkan untuk mempermudah

dalam mencari obat yang diperlukan sehingga tidak membutuhkan waktu

lama untuk mencari. Pengaturan penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau diperoleh informasi dari informan :

“Disini kita susun berdasarkan alfabetis dan berdasarkan

kegunaannya (MAR, 35 tahun)”

“Tergantung jenis obatnya obat tablet, injeksi, obat luar dibedakan

tempatnya begitu juga alkes (EYT, 36 tahun)”

Berdasarkan penjelasan informan diperoleh infromasi bahwa

penyimpanan obat disusun berdasarkan alfabetis dan berdasarkan

kegunaannya. Penyimpanan obat juga dilakukan dengan melihat jenis

obatnya. Obat tablet, injeksi, obat luar dan alat kesehatan di pisah.

b. Penyusunan Stok Obat

Model penyimpanan stok obat di gudang penyimpanan RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare dilakukan dengan menyimpan obat-obat di rak,

lemari pendingin, dan juga ada yang disimpan di lemari khusus. Metode

pengambilan obat dilakukan dengan metode (First In First Out) FIFO dan

(First Expire First Out) FEFO. Hal ini dijelaskan oleh informan :

66
 “Menggunakan rak-rak toh ada juga disimpan dilemari pendingin
kalau macam obat psikotropika ada lemari khususnya (MKR, 51
tahun)”

“Kan itu ada dengan model FIFO dan FEFO, tapi disini kita lebih
sering menggunakan FEFO (First Expired First Out) kan begitu biar
ada barang yang duluan datang tapi kalau ada mi yang duluan
expired itumi duluan yang dikeluarkan (MAR, 35 tahun)”

c. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan stok obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare dilakukan oleh penanggung jawab yang bertugas untuk

melaporkan dan mencatat semua stok obat, baik obat yang masuk maupun

obat yang keluar.

Hal ini dijelaskan oleh informan :

“Disini ada pj nya yang mencatat itu semua stok obat, yang masuk,
obat yang keluar. Pencatatan stok obat masuk, dientry, tambahkan
stok kemudian diatur barangnya, terus ada juga memang kartu
stoknya toh (MAR, 35 tahun)”

“Dilakukan pelaporan dan pencatatan untuk stok obat trus dilakukan

juga pemusnahan setelah dikumpulkan dan dibuatkan berita acara
(MLH, 46 tahun)”

d. Pengamanan Mutu Obat

Agar mutu obat tetap terajaga dilakukan pengamanan mutu obat dalam

proses penyimpanan, adapun hasil wawancara yang didapat dari informan :

“Ada tim pengendali mutu, terus pemeliharaannya kita pakai standar

penyimpanan, suhu ruangan 15-30 0C, alat pengatur suhu, dan lemari
pendingin 2-8 derajat, kemudian agar obat tidak rusak ada pallet
yang digunakan supaya barang tidak langsung menyentuh lantai
(MAR, 35 tahun)”

“Agar mutu obat tetap baik. Dilihat bagaimana penyimpanannya,

dicek obat mana yang hampirmi kadaluwarsa harus cepat diantisipasi
(EYT, 36 tahun)”

67
 “Diatur suhu ruangannya, baru dilihat obat mana yang hampirmi
expire toh (ART, 34 tahun)”

Pengamanan mutu obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare dilakukan oleh tim pengendali mutu. Dalam menjaga mutu

obat disediakan alat pengatur suhu dengan suhu ruangan 15-300C dan juga

lemari pendingin 2-80. Selain itu, penyimpanan obat juga harus

diperhatikan dan selalu mengecek expried obat yang ada.

Sarana dan prasarana tempat penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare belum memadai. Hal ini

dikarenakan ruangan penyimpanan obat yang sempit, rak-rak tempat

penyimpanan yang kurang, dan sebagian belum memiliki pallet.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan :

“Bisa dikatakan belum memadai karena kan itu gudang dibawah kecil
belum ada tempatnya yang tetap karena ditempat asrama ji dulu
disimpan jadi masih kurang baik (NJA, 56 tahun)”

“Belum memadai, dari gudang yang sempit rak-rak tempat

menyimpanan yang kurang, lihatmi itu barang yang datang masih
ditumpuk-tumpuk dosnya belum dikasi keluar karena tempatnya tidak
cukup. Alkes masih ada disimpan diluar ruangan karena tidak
cukupmi tempatnya (MAR, 35 tahun)”

“Masih ada rak-rak yang kurang, ada sebagian juga belum ada
palletnya baru rungannya juga yang sempit (EYT, 36 tahun)”

Dalam proses penyimpanan terdapat kendala-kendala yang dihadapi,

pernyataan tersebut diperoleh dari informan :

“Yahh rungannya yang belum memenuhi standart (NJA, 56 tahun)”

“Itumi tadi yang ku bilang kondisi rungan yang sempit, sehingga obat-
obat yang lain belum bisa disusun di rak karena tidak cukupmi
tempatnya (MAR, 35 tahun)”

68
 Berdasarkan dari pernyataan informan tersebut diketahui bahwa

kendala yang dihadapi dalam proses penyimpanan yaitu ruangan yang

belum memenuhi standar, akibatnya banyak obat yang tidak disusun di

rak.

5. Pendistribusian

Pendistribusian obat merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

memberikan obat yang bermutu dan terjamin keabsahannya serta tepat jenis

dan jumlahnya (Kemenkes RI, 2010).

a. Mekanisme Pendistribusian obat

Informasi mengenai mekanisme pendistribusian obat yang dilakukan di

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare diperoleh

pernyataan dari informan :

“Disini, metodenya dengan cara mengampra jadi setiap unit atau

depo-depo begitu juga di ICU mengampra sesuai dengan kebutuhan
kemudian kita distribusikanmi (MAR, 35 tahun)”

“Kita mengampra kegudang kemudian nanti kalau sudah dilihat

digudang na distribusikan mi disini (EYT, 36 tahun)”

“Ee disini ada dua macam untuk gudang, pendistribusian lagsung

dengan ampra. Kalau di apotik itu pendstribusiannya dengan resep
dokter. Itu daftar permintaan obat dari apotik ke gudang. Kalau dari
bangsal dari pasien, dia menggunakan resep. Jadi ada kurir kalau obat
habis (ART, 34 tahun)”

Metode pendistribusian obat dilakukan dengan cara pendistribusian

langsung atau dengan melakukan ampra. Mekanisme pendistribusian

dimulai dari resep dokter, selanjutnya permintaan obat dari apotik tersebut

kemudian dibawa ke gudang. Sedangkan dengan metode ampra dilakukan

69
 cara setiap unit mengampra sesuai kebutuhan ke gudang kemudian dari

gudang akan melakukan pendistribusian.

Adapun pernyataan mengenai proses penyerahan obat ke pasein,

diperoleh informasi dari :

“Kan ada mi resep dari dokter jadi pasien lihatkan resepnya baru
diambil mi obatnya atau ada juga diracik dulu kemudian setelah selesai
diberikan ke pasie (EYT, 36 tahun)”

“Kalau rawat jalan, pasiennya kalau dia yang berobat rawat jalan.
Kalau rawat inap dari keluarga pasien (ART, 34 tahun)”

Proses penyerahan obat ke pasien, apabila pasien rawat jalan maka

pasien yang mengambil obatnya. Sedangkan pasien rawat inap,

penyerahan obatnya diterima keluarga pasien. Obat-obat yang diberikan

berdasarkan resep dari dokter.

b. Unit Prioritas Pendistribusian

Unit prioritas pendistribusian obat dijelaskan oleh informan :

“Tidak ada yang diprioritaskan dipendistribusian obat. Semuanya yang

dimasukkan diampra itu harus segera di proses. Tidak ada pending-
pending. Pokoknya begitu ada ampra masuk, layani (NJA, 56 tahun)”

“Kan sama ji semua membutuhkan kalau digudang itu sapa yang

diluan ampra diluan, kalau dipasien berdasrkan nomor antrian ji
(MLH, 46 tahun)”

Pernyataan lain juga diperoleh dari informan (ART, 34 tahun) :

“Prioritasnya kita dahulukan untuk pasien yang emergency, icu,

karido, jantung, atau yang pasien-pasien gawat lainnya”

Berdasarkan informasi yang disampaikan informan diperoleh bahwa

tidak ada unit yang diprioritaskan dalam pendistribusian obat karena harus

sesuai dengan nomor antrian. Akan tetapi informan lain menyatakan

70
bahwa terkadang pasien emergency atau pasien-pasien gawat lainnya

menjadi prioritas.

Ketika melakukan pendistribusian obat terdapat kendala yang dihadapi,

misalnya barang yang dibutuhkan sedang tidak tersedia. Selain itu,

masalah jarak juga menjadi kendala dalam pendistribusian. Hal ini

dikarenakan jarak yang jauh dari gudang ke Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau, serta kendala lainnya dalam pendistribusian yaitu alat

transportasi.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan :

“Selama ini nda ada. Perencanaan masih lancar-lancar di bagian

pengadaan biasanya ad kendala. biasa tidak tersedia stoknya. Jadi
biasa kalau kita purchase, barang belum di produksi, barang ini kan di
produksi 3 bulan lagi. Jadi itu kendala. Kita butuh tapi barangnya tidak
ada (NJA, 56 tahun)”

Pernyataan lain juga diperoleh dari Informan (MAR, 35 tahun) :

“Kendalanya biasa itu jarak karenakan kita dibawah baru mau ki bawa
barangnya keatas terus jaraknya ke sana yaahhh lumayan apalagi
kalau banyak yang mau dibawa atau kah alkes kan ada yang berat
juga harus ki pakai kendaraan na biasa juga ini mobil pengatar mogok-
mogok ki jadi yaa kendalanya jarak sama alat transpotasinya”

71
 DOKTER RESEP APOTEK

1. Kejelasan penulisan
2. Benar pasien
3. Benar obat
4. Benar dosis
5. Benar rute
6. Benar waktu SKRENING
pemberian RESEP PETUGAS
7. Duplikasi FARMASI
8. Alergi
9. Interaksi obat
10. Kontraindikasi
11. Kadaluarsa
KROSCEK 7B:

1. Benar pasien
2. Benar obat
3. Benar dosis
4. Benar rute
5. Benar waktu
pemberian
6. Benar informasi
TENTRY PENYIAPAN 7. Benar
HARGA OBAT dokumentasi

1) Mencocokkan Nama Dan

Potongan Nomor Pasien
Dengan Resep PENYERAHAN
2) Alamat Pasien DAN
3) Fotocopy Identitas Pasien INFORMASI
SELESAI OBAT
(Ktp) Untuk Resep
Narkotik/Psikotropika/Sit
ostatika & High Alert

Gambar 4. Flowchart Pelayanan Farmasi Depo Rawat Jalan di IFRS RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare
Sumber : IFRS RSUD Andi Makkasau, 2018

72
 (1) (2) (3)
Menulis Pasien DEPO
DOKTER RESEP + CPO
RAWAT INAP

Diterima

Dikerjakan
(4)
PETUGAS
FARMASI

(6)
1. Verifikasi/ Telaah/ Screning Resep
 1. Kejelasan penulisan (5)
 2. Benar pasien INPUT HARGA
 3. Benar obat OABAT/ ALKES
 4. Benar dosis (OPERATOR)
 5. Benar rute
 6. Benar waktu pemberian
 7. Duplikasi
 8. Alergi
 9. Interaksi obat
 10. Kontra indikasi
 11. Kadaluarsa
(7)
Diserahkan ke pasien OBAT/ ALKES
2. Menulis oada CPO (Catatan Pemberian Obat) & INFORMASI
3. Percikan/ penyimpan Obat OBAT
4. Kroscek Resep 7 B
 1. Benar pasien
 2. Benar obat
 3. Benar dosis
 4. Benar rute
 5. Benar waktu pemberian
 6. Benar informasi/ edukasi
 7. Benar dokumentasi SELESAI

Gambar 5. Flowchart Pelayanan Farmasi Depo Rawat Inap di IFRS RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare
Sumber : IFRS RSUD Andi Makkasau, 2018

73
6. Ketersediaan Obat pada Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare

Peneliti juga melakukan wawancara dengan pasien rawat jalan dan rawat

inap, jumlah pasien yang menjadi informan sebanyak 10 orang. Adapun

beberapa pernyataan dari pasien :

“Kan saya disini rutin setiap bulan selalu pergi berobat karena saya
punya penyakit hipertensi, kalau masalah obat itu tidak sering juga tidak
ada, tapi pernah beberapa kali saya berobat biasa obatnya habis dirumah
sakit dan saya biasa beli diluarmi obatnya. Itumi biasa sampai siang ki
menunggu antrian ambil obat baru ada beberapa ji juga obatnya dibeli
diluar. Mungkin pihak rumah sakit lebih memperbaiki lagi toh masalah
adanya obat dirumah sakit jadi pasien tidak beli mi lagi obat diluar toh
(MU, 50 tahun)”

“Saya sudah seringmi pergi berobat disini karena saya diabetes jadi kalau
misalnya tidak enak lagi kurasa pergi ka lagi periksa mungkin naik lagi
gulaku atau turun sekali kah. Kalau obat yang tablet atau obat yang
diminum selalu ji ada, cuman yang baru-baru ini kan saya itu kalau pergi
berobat selalu dikasi cairan insulin, tapi ini yang kemarin saya pergi
berobat habis ki insulinnya terpaksa saya belli mi diluar karena saya juga
butuh itu (NA, 56 tahun)”

“Sudah banyak kali mi saya pergi berobat disini, katanya dokter ada
gangguan saraf. Obatku itu biasa dikasikan ada 5 macam kayanya
resperidol sama aprasolan itu semua. Tidak semuanya juga obatnya, ada
sebagian ku beli diluar kalau tidak ada di apotik sini mau tidak mau
terpaksa harus ki beli diluar (CN, 30 tahun)”

“Kalau saya pergi berobat disini, pernah beberapa kali saya beli obat
diluar, obat jantung karena sayakan kena penyakit jantung. Bulan kalau
tidak salah itu ada tambahan resep obat dikasikan dokter, tapi tidak
tersedia dirumah sakit, dia bilang kosong ki obatnya jadi dia suruh saya
ambil obat diapotik luar rumah sakit yang dia tunjukkan toh (LA, 55
Tahun)”

“Sudah dua hari mi kayanya dirawat inap, sakit batu empedu ada 4
macam kayanya itu obatku selalu dikasi. Tidak semuanya ji obatnya tidak
ada, cuma ada itu 1 macam obatnya disuruh beli diluar karena katanya
kosong ki obatnya disini lupa ka apa nama obatnya. Kalau menurut saya
seharusnya pihak rumah sakit memperhatikan lagi stok obatnya supaya
tidak beli lagi pasien obat diluar (CI, 31 tahun)”

74
 “Kalau saya sudah sering mi keluar masuk rumah sakit, karena saya sakit
asma kalau batuk-batuk terus naik lagi sesak baru kalau naikmi sesak
biasa naik juga tekanan darahku makanya harus dikasi tinggal. Yah...
kalau obat ada yang saya beli diluar. Seperti beberapa hari ini ada itu
alat saya lupa apa namanya kalau sudah dipakekan enak lagi saya rasa
tidak selalu ma batuk-batuk. Nah itu alat ada kaya cairan dimasukkan
ketempatnya itu saya beli diluar karena katanya habis stoknya dirumah
sakit. Itu ji yang saya beli diluar (NH, 55 tahun)”

Pernyataan lain juga diperoleh dari beberapa pasien :

“Saya tidak terlalu seringji pergi berobat disini. Pergi ukur kacamata
karena mau mi ganti lagi. Kalau masalah itu selalu ji ada kalau saya
pergi berobat tidak pernah ji beli diluar karena tersedia ji obatnya
(AG, 46 tahun)”

“Kalau saya baru pertama kali dirawat inap, diagnosa nya dokter
tipes. Selama saya dirawat sampai sekarang tidak ada ji obat yang
saya beli diluar. Dan kalau memang ada obat yang dibeli diluar pasti
perawat akan sampaikan ji (AL, 45)”

“Tidak sering ji juga dirawat, barusan ji ini dirawat inap, biasa kalau
sakit cuma pergi periksa saja tidak dirawat. Karena 2 hari muntah
terus karena maag jadi harus dikasi tinggal. Tidak pernah ji beli obat
diluar. Selalu ji ada dikasi sama perawat obatnya (HR, 26 Tahun)”

“Sudah sering masuk rumah sakit dengan penyakit yang sama ji, sakit
maag. Selama saya dirawat disini tidak pernah ji ada resep obat yang
dibeli diluar, tersedia ji selalu obatnya (FT, 28 tahun)”

Dari hasil wawancara dengan pasien rawat jalan dan rawat inap yang

berjumlah 10 orang didapatkan bahwa adanya perbandingan 6:4 terkait

masalah persediaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare. Tujuh pasien menyatakan bahwa stok obat yang ada di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau terkadang tidak tersedia, sehingga pasien

harus membeli obat diluar. Berbeda dengan tiga pasien lainnya menyatakan

bahwa mereka tidak pernah membeli obat diluar dikarenakan obat yang

diresepkan untuk mereka selalu tersedia.

75
 Berdasarkan hasil telaah dokumen, diketahui bahwa di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau memiliki Standar Prosedur Operasional (SPO) yang

digunakan dalam pelaksanaan kegiatan manajemen obat di Insatalasi Farmasi

Rumah Sakit.

Tabel 3.
Standar Prosedur Operasional (SPO) Instalasi Farmasi RSUD Andi
Makkasau Kota Parepare
NO Variabel SPO
1 Perencanaan 1. Tim perencana mengumpulkan data-data pemakaian
sisa stok persediaan dari setiap depo/potek/unit/rungan-
ruangan
2. Membuat rekapitulasi pemakaian bulanan
3. Melakukan analisa data pemakaian
4. Menyusun daftar pra jurnal perencanaan dan
menyampaikan ke bagian perbekalan sub devisi
perencanaan
5. Bagian perbekalan, sub devisi perencanaan menerima
jurnal perencanaan
6. Bagian perbekalan, sub devisi perencanaan melakukan
analisis kebutuhan
7. Bagian perbekalan, sub devisi perencanaan menyusun
draft jurnal perencanaan
8. Bagian perbekalan, sub devisi perencanaan
mengkoordinasikan draft jurnal perencanaan dengan
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
9. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit menerima dan
mencermati draft jurnal perencanaan, melakukan uji
kebenaran
10. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit menandatangani
draft jurnal perencanaan menjadi jurnal perencanaan
11. Instalasi Farmasi menyampaikan jurnal perencanaan
kepada Direktur Rumah Sakit melalui Wakil Direktur
Pelayanan untuk diketahui
12. Instalasi Farmasi sub perbekalan menyerahkan jurnal
perencanaan yang telah ditandatangani Direktur atau
Wakil Direktur Pelayanan kepada pejabat pengadaan
dan atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
2 Pengadaan 1. Pejabat Pengadaan/PPK menerima dan melakukan
verifikasi daftar Rencana Kerja Obat (RKO) yang telah
disetujui/diketahui oleh Direktur/Wakil Direktur
2. Menyeleksi dan menetapkan distributor sesuai dengan

76
 rencana kebutuhan dan kesiapan pelayanan distributor
3. Membuat surat pesanan melalui E-purchasing atau
pesanan manual, untuk selanjutnya disampaikan ke
masing-masing distributor
4. Surat pesanan ditandatangani oleh Kepala Instalasi dan
setujui oleh Direktur
5. Menindaklanjuti surat pesanan ke masing-masing
distributor untuk memastikan proses berlangsung
sebagaimana mestinya melalui telepon
6. Membuat dokumen kegiatan
3 Penerimaan 1. Penerima barang pada logistik rumah sakit menerima
perbekalan farmasi, alat medis habis pakai dan bahan
medis habis pakai dari distributor
2. Penerima barang menyerahkan kepada tim panitia
penerima hasil pekerjaan rumah sakit
3. Panitia penerima hasil pekerjaan memeriksa kesesuaian
dokumen/faktur pengirim barang dengan surat pesanan,
selanjutnya melakukan pemeriksaan terhadap
kuantitas, kualitas, spesifikasi perbekalan farmasi dan
masa kadaluarsa
4. Panitia penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil
pemeriksaan kepada penerima barang rumah sakit
5. Penerima barang rumah sakit menyerahkan
dokumen/faktur ke PPK untuk ditindaklanjuti, jika ada
ketidaksesuaian antara surat pesanan dengan dokumen
pengriman/faktur, spesifikasi, kuantiti dan masa
kadaluarsa yang dekat
6. Penerima barang rumah sakit mendokumentasikan,
mencatat dalam daftar inventaris untuk perbekalan
farmasi yang kuantiti, kualitas, spesifikasi, faktur sesuai
surat pesanan
7. Penerima barang rumah sakit menyerahkan perbekalan
farmasi, alat medis, habis pakai dan bahan medis habis
pakai kepada penanggungjawab gudang di intalasi
farmasi
8. Penanggung jawab gudang di instalasi farmasi
menerima perbekalan farmasi, alat medis habis pakai
dan bahan medis habis pakai
9. Penanggung jawab gudang di instalasi farmasi mencatat
perbekalan farmasi yang masuk dalam kartu stok
sebagai stok masuk gudang instalasi farmasi dan
dientry pada komputer SIM sebagai persediaan
perbekalan farmasi
4 Penyimpanan 1. Petugas gudang di Instalasi farmasi menyimpan
perbekalan farmasi, alat medis habis pakai dan bahan
medis habis pakai, setalah dicatat masuk dalam kartu

77
 dan dientry di komputer sistem sebagai persediaan
pada instlasi farmasi
2. Petugas gudang farmasi memisahkan perbekalan
farmasi sesuai jenisnya
3. Menyusun perbekalan farmasi dalam kemasan besar
diatas pallet secara rapi dan teratur
4. Petugas gudang farmasi menyimpan narkotika dan
psikotropika dalam lemari khusus terkunci double
5. Petugas gudang farmasi memberi label untuk golongan
obat high alert dan memisahkan tempat
penyimpanannya dengan obat lainnya
6. Apabila perbekalan farmasi cukup banyak, maka
biarkan perbekalan farmasi tetap dalam box masing-
masing
7. Petugas gudang farmasi melakukan rotasi stok
penyimpanan perbekalan farmasi untuk jenis
perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu
penggunaan, dengan maksud agar perbekalan farmasi
tersebut tidak selalu ada dibelakang sehingga dapat
dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis
5 Pendistribusian 1. Petugas logistik/distribusi menerima daftar ampra dua
rangkap dari unit-unit pelayanan yang ditandatangani
oleh penanggungjawab masing-masing unit pelayanan
2. Melakukan verifikasi terhadap permintaan masing-
masing unit pelayanan (Form PLPO)
3. Menyiapkan barang sesuai daftar ampra kebutuhan
masing-masing unit pelayanan
4. Menyerahkan barang ke petugas yang mengampra dan
menandatangani bukti penyerahan
5. Melakukan pencatatan pengeluaran pada kartu stok
masing-masing membuat dokumen kegiatan
Sumber : IFRS RSUD Andi Makkasau, 2018

C. Pembahasan
Sistem manajemen obat merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai

dari perencananaan sampai evalusasi. Kegiatan ini saling terkait satu sama

lain. Pengelolaan obat di Rumah Sakit merupakan salah satu aspek penting

dari Rumah Sakit. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pecatatan /

78
pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi. Ketidakefisiensi

pengelolaan obat akan memberi dampak negatif terhadap Rumah Sakit

(Kemenkes RI, 2010).

1. Perencanan

Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu

fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat dan perbekalan

kesehatan. Tujuan perencanaan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah

obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan

pelayanan kesehatan dasar (Kemenkes RI, 2008).

a. Tahap Persiapan Perencanaan Obat

Dalam perencanaan obat pada tahap persiapan dibutuhkan

pembentukan tim perencanaan, susunan tim, serta kegiatan tim

perencanaan. Dari pernyataan informan mengenai tahap persiapan

perencanaan obat diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare mempunyai tim perencanaan yang dibentuk

satu tim dari setiap unit untuk mempersiapkan perencanaan kebutuhan

obat yang diperlukan di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau kota

Parepare.

Hal ini sejalan dengan pedoman yang digunakan yaitu Peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 yang

mengatakan bahwa harus ada tim perencanaan obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit. Dari hasil penelitian diperoleh informasi bahwa Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare mempunyai tim

79
 perencanaan yang dibentuk untuk mempersiapkan keperluan perbekalan

farmasi salah satunya kebutuhan obat yang diperlukan di Rumah Sakit.

Dari hasil wawancara dan telaah dokumen diketahui Dari

pernyataan informan diketahui bahwa sebelum menyusun persiapan

perencanaan kebutuhan obat, terlebih dahulu melakukan pengecekan

data stok persediaan tahun sebelumnya, mulai data perbekalan farmasi,

data rata rata pemakaian, kemudian data obat-obat. Baik data obat yang

fast moving maupun data obat yang slow moving. Untuk tim

perencanaan sendiri membuat Rencana Kerja Anggaran untuk

perencanaan yang akan datang. Berdasarkan hasil telaah dokumen

diketahui bahwa dalam tahap persiapan, tim perencanaan membuat R K

A (Rencana Kerja & Anggaran) untuk menentukan jumlah anggaran

yang dibutuhkan tahun depan, misalnya pada penyusunan RKA 2018

tim perencanaan telah membuat RKA pada tahun 2017 untuk

perbekalan farmasi yang dibutuhkan pada tahun 2018. Rencana Kerja

dan Anggran dilakukan untuk menjamin ketersediaan perbekalan

farmasi dan memastikan jumlah serta jenis yang dibutuhkan selalu

tersedia dan kegiatan pelayanan kefarmasian terlaksana sesuai dengan

standar.

b. Tahap perencanaan kebutuhan obat

Untuk menentukan jumlah kebutuhan obat diperlukan data

pemakaian setiap jenis obat pertahunnya, untuk mengetahui pemakaian

setiap jenis obat pertahunnya, tim perencanaan menggunakan data enam

80
bulan terakhir, data 1 tahun terakhir dan juga pemakaian rata-rata setiap

unit. Data pemakaian setiap unit pelayanan dikumpulkan kemudian

direkap untuk menjadi total pemakaian obat yang ada pada bulan itu

hingga pertahunnya.

Di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare,

perencanaan obat terkadang masih belum sesuai dengan kebutuhan. Hal

ini dikarenakan obat yang dibutuhkan tidak tersedia bahkan terjadinya

kekosongan obat. Terjadinya kekosongan obat disebabkan karena

beberapa hal, terutama disebabkan karena dana yang kurang.

Dalam menentukan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi RSUD

Andi Makkasau Kota Parepare, metode yang digunakan adalah metode

konsumsi dan metode epidemiologi. Metode konsumsi berdasarkan

pemakaian kebutuhan obat, sedangkan metode epidemiologi

berdasarkan pola penyakit. Akan tetapi di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare metode yang paling sering digunakan adalah

metode konsumsi.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan digudang farmasi

diketahui bahwa karena seringnya menggunakan metode konsumsi dan

kurang memperhatikan pola penyakit, akibatnya ada obat yang sering

kosong dan ada juga obat yang mengalami over stok akibat obat

tersebut tidak digunakan yang akhirnya bisa menjadi kadaluwarsa.

Pada proses penyusunan perencanaan terdapat kendala yang

dihadapi di IFRS RSUD Andi Makkasau. Kendala pertama disebabkan

81
karena data, yang mana Sistem Informasi Manajemen (SIM) di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare belum maksimal.

Kendala kedua disebabkan karena setiap depo/unit terlambat

mengumpulkan data-data obat yang diperlukan kepada tim

perencanaan.

Proses perencanaan di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare dilakukan oleh tim perencanaan, dalam menyusun

persediaan perbekalan farmasi pada tahun berikutnya dilakukan

pengecekan data stok persediaan tahun sebelumnya yang dikumpulkan

dari setiap unit/depo yang ada. Metode yang digunakan dalam

menentukan perencanaan kebutuhan obat adalah metode konsumsi dan

metode epidemiologi, tetapi metode yang paling sering digunakan yaitu

metode konsumsi dengan melihat data pemakaian atau penggunaan

jenis obat pasien setiap tahunnya. Setelah semua data kebutuhan obat

terkumpul, tim perencanaan melakukan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA) dalam menentukan anggaran yang dibutuhkan. Tetapi diketahui

kebutuhan obat di RSUD Andi Makkasau Kota Parepare terkadang

tidak terpenuhi sehingga sering terjadi kekosongan obat di Rumah

Sakit, disebabkan karena masalah dana yang kurang. Adapun kendala

yang terjadi pada proses perencaan karena belum maksimalnya Sistem

Informasi Manajemen (SIM) yang ada di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare, serta terlambatnya data-data keperluan obat

yang dikumpulkan setiap unit/depo yang ada di Rumah Sakit.

82
 Adapun penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan

(Handayani, 2017). Dalam hasil penelitiannya dijelaskan proses

perencanaan kebutuhan obat yang dilakukan di Rumah Sakit Umum

Anuta Pura Palu, dengan melihat daftar kebutahan obat yang di usulkan

setiap unit/depo, pada proses menentukan kebutuhan obat digunakan

metode konsumsi dan berdasarkan kasus penyakit (epidemiologi), tetapi

dengan menggunakan data kasus penyakit kadang membuat kebutuhan

obat pasien tidak segera dapat terpenuhi karena jumlah kasus penyakit

tidak dapat diprediksi. Setelah semua data-data kebutuhan obat

terkumpul, kemudian dilakukan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

yang dilakukan oleh panitia penyusun RKA sebagai dasar untuk

pengajuan anggaran obat yang dibutuhkan. Kekosongan obat juga

sering terjadi di di Rumah Sakit Umum Anuta Pura Palu karena jumlah

anggaran yang tidak cukup untuk kebutuhan obat di Rumah Sakit.

Adapun perbedaan hasil penelitian, di Rumah Sakit Umum Anuta

Pura Palu, yaitu tidak dikeetahui apakah ada tim yang dibentuk dalam

proses pembuatan perencanaan, kemudian tidak diketahui data

kebutuhan yang digunakan berdasarkan pemakaian obat pertahun atau

perbulan, serta dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

Rumah Sakit Umum Anuta Pura Palu memiliki panitia penyusunan

RKA.

Jadi, dapat disumpulkan bahwa dalam menyusun perencanaan

dilakukan oleh tim perencanaan yang telah dibentuk. Dalam proses

83
 perencaanaan menentukan kebutuhan obat dengan melihat atau

mengecek data stok persediaan tahun sebelumnya, yang diperoleh dari

setiap unit/depo yang ada di Rumah Sakit, pada proses menentukan

kebutuhan obat digunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi

namun yang paling sering digunakan adalah metode konsumsi.

Berdasarkan hasil data yang telah terkumpul dilakukan Rencana Kerja

dan Anggaran yang dibutuhkan dalam perencanaan kebutuhan obat.

Tetapi, keksongan obat masih sering terjadi di Rumah Sakit yang

disebabkan karena masalah dana yang kurang. Adapun kendala yang

dihadapi dalam proses perencanaan karena belum maksimalnya Sistem

Informasi Manajemen (SIM) yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

dan terlambatnya data-data keperluan obat yang dikumpulkan setiap

unit/depo yang ada di Rumah Sakit.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan adalah sebuah tahapan yang

penting dalam menajemen obat dan menjadi sebuah prosedur rutin di

dalam sistem manajemen obat. Sebuah proses pengadaan yang efektif akan

menjadi ketersediaan obat dalam jumlah yang benar dan harga yang pantas

serta kualitas obat yang terjamin (Kemenkes RI, 2008).

a. Metode Pengadaan Obat

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

menggunakan metode pengadaan obat melalui metode e-katalog

84
 dengan metode E-purchasing online ataupun surat pesanan manual

dalam melakukan pemesanan obat, serta menggunakan sistem kredit.

b. Penentuan Waktu Pengadaan

Berdasarkan wawancara dengan informan diperoleh informasi

bahwa dalam penentuan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare dilakukan pertahun, dengan

melihat data obat atau alat kesehatan 6 bulan terakhir dan 1 tahun

terakhir kemudian melakukan penganggaran yang dibutuhkan dalam

proses pengadaan obat. Akan tetapi dilakukan juga monitoring setiap 3

bulannya untuk melihat stok obat. Pihak Instalasi Farmasi Rumah Sakit

juga melakukan pesanan bulanan jika persediaan obat dibutuhkan dan

sisa stok obat sudah hampir habis sebelum waktu pemesanan.

Khususnya rawat inap dan rawat jalan dilakukan setiap hari dengan

mengampra manual tiap harinya ke gudang farmasi rumah sakit.

Ketepatan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare terkadang tidak tepat waktu. Hal ini

disebabkan stok obat di distributor kosong dan jarak yang ditempuh

dari distributor jauh akibatnya terjadi keterlambatan dalam pengadaan

obat.

Dalam pengadaan obat seringkali terdapat kendala yang dihadapi.

Kendala yang paling sering terjadi yakni terkait masalah dana. Pihak

rumah sakit memiliki utang kepada distributor dan utang tersebut belum

dilunasi sesuai dengan tempo perjanjian.

85
 Adapun penambahan obat yang dibutuhkan sebelum pelunasan ke

distributor, pihak Instalasi Farmasi Rumah Sakit membuat surat

pesanan terlebih dahulu ke distributor, jika pihak distributor masih bisa

memberikan waktu perpanjangan pelunasan surat pesanan akan di

terima tetapi jika surat pesanan tidak diterima maka Instalasi Farmasi

Rumah Sakit pindah ke distributor lain untuk melakukan pesanan obat

yang dibutuhkan.

Dalam pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare digunakan metode e-katalog dengan E-purchasing

ataupun surat pesanan manual dalam pemesanan obat, serta

menggunakan sistem kredit dalam pembayaran pemesanan obat.

Penentuan waktu pengadaan obat dilakukan pertahun dengan melihat

data stok obat 6 bulan dan 1 terakhir. Tetapi setiap 3 bulannya

dilakukan monitoring untuk melihat stok obat, jika persediaan obat

hampir habis dan banyak digunakan oleh pasien maka pihak Rumah

Sakit melakukan pesanan perbulan, pemesanan dilakukan sebelum

jangka waktu yang ditentukan. Adapun kendala yang terjadi pada

proses pengadaan karena stok obat kosong pada distributor dan jarak

tempuh atau ekspedisi yang ditempuk cukup jauh jauh. Kemudian

kendala yang yang dihadapi karena pihak Rumah Sakit memiliki utangg

kepada distributor yang belum dilunasi sesuai dengan tempo perjanjian

yang disepakati.

86
 Penelitian ini berkaitan juga dengan penelitian yang dilakukan di

Instalasi Farmasi RSUD Lanto Daeng Pasewang dimana, terdapat

kendala yang dihadapi pada proses pengadaan hal itu terjadi karena

adanya masalah penganggaran atau utang pada pemesanan lalu yang

belum terbayarakan. Dan menyebabkan sering terjadi pemesanan ulang

obat di Rumah Sakit ke distributor. Adapun kendala lain yang

diakibatkan karena stok obat kosong pada distributor serta obat yang

dipesanan tidak datang tepat waktu dikarenakan jalur ekspedisi yang

ditempuh distributor cukup jauh (Guswani, 2016).

Adapun perbedaan hasil penelitian, pada proses pentuan waktu dan

pemesanan obat dilakukan setiap waktu ketika obatnya akan habis,

berdasarkan sistem tender yaitu satu kali dalam setahun dan pembelian

langsung yaitu berdasarkan pada kebutuhan. Kemudian tidak dijelaskan

metode yang digunakan dalam pengadaan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Lanto Daeng Pasewang.

Jadi, pada proses pengadaan obat metode yang digunakan adalah e-

katalog dengan metode E-purchasing ataupun surat pesanan manual

dalam pemesanan obat. Penentuan waktu pengadaan dilakukan

pertahun dengan melihat data 6 bulan dan 1 tahun tahun terakhir,

dilakukan juga monitoring setiap 3 bulannya. Kendala yang dihadapi

pada proses pengadaan yaitu Adapun kendala yang terjadi pada proses

pengadaan karena stok obat kosong pada distributor dan jarak tempuh

atau ekspedisi yang ditempuk cukup jauh jauh. Kemudian kendala yang

87
yang dihadapi karena pihak Rumah Sakit memiliki utangg kepada

distributor yang belum dilunasi sesuai dengan tempo perjanjian yang

disepakati. Pengadaan obat sebelum waktu pelunasan dengan

melakukan sp ke distributor untuk disetujui dan meminta perpanjangan

waktu tetapi jika pihak distributor menolak pihak Insatalasi Farmasi

Rumah Sakit akan berpindah ke distributor yang lainnya.

Adapun PP No 54 Tahun 2010 mengenai peraturan barang dan

jasa, yaitu :

a. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang

bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah)

dengan ketentuan sebagai berikut: a) merupakan kebutuhan

operasional K/L/D/I; b) teknologi sederhana; c) risiko kecil;

dan/atau d) dilaksanakan oleh Penyedia orang perseorangan

dan/atau badan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil.

b. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku

di pasar kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi.

c. Penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian

kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan,

Penyedia dimaksud memiliki kompetensi atau untuk Pengadaan

Langsung yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa bukti

pembelian/kuitansi.

d. Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat

Pengadaan.

88
3. Penerimaan

Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan

pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis, jumlah, dan

mutunya berdasarkan dokumen yang menyertainya dilakukan oleh panitia

penerima yang salah satu anggotanya adalah petugas farmasi (Kemenkes

RI, 2008).

Proses penerimaan dan pemeriksaan barang yang datang dilakukan

oleh panitia penerimaan barang yang terdiri dari petugas gudang, petugas

farmasi dan logistik. Panitia penerima dan pemeriksa barang mencocokkan

jumlah dan jenis barang yang dipesan dengan barang yang datang, sesuai

dengan aturan kefarmasian yang mana mengikuti aturan akreditasi rumah

sakit. Tidak hanya itu, dalam penerimaan persediaan obat telah ada tim

yang dibentuk, mulai dari proses penerimaan dan pengawasan serta

pemeriksaan.

Adapun hasil telaah dokumen diketahui bahwa dalam proses

penerimaan perbekalan farmasi dengan melihat faktur surat pengantar dan

nota pesanan guna mencocokkan jumlah dan jenis barang yang datang

berdasarkan surat pesanan. Kemudian tim penerima dan memeriksa

melakukan pengecekan untuk memeriksa kualitas, kuantitas, spesifikasi

dan tanggal kadaluarsa obat. Jika pesanan tidak sesuai setelah dilakukan

pemeriksaan, maka tim penerimaan barang Rumah Sakit menyerahkan

dokumen/faktur ke pihak pengadaan untuk ditindak lanjuti. Tetapi jika

pemeriksaan semuanya telah sesuai, maka barang perbekalan farmasi

89
diserahkan kepada penanggungjawab gudang Intalasi Farmasi untuk

melakukan proses penyimpanan.

Pada proses penerimaan perbekalan faramasi, terdapat kendala yang

dihadapi ketika melakukan penerimaan obat. Pertama, obat yang datang

tidak sesuai dengan pesanan, datang terlambat, datangnya terkadang diluar

jam kerja.

Proses penerimaan dan pemeriksaan barang dilakukan oleh tim

penerimaan barang yang terdiri dari petugas gudang, petugas farmasi dan

logistik. Panitia penerima dan pemeriksa barang mencocokkan dan

memeriksa barang atau obat yang telah delah datang, setelah semua sesuai

kemudian dimasukkan ke dalam gudang tempat penyimpanan. Sebaliknya

jika ada masalah yang didapatkan pada proses penerimaan, tim penerimaan

Rumah Sakit memeberikan dokumen atau faktur ke pihak pengadaan

untuk ditindak lanjuti. Kendala yang didapatkan dalam proses penerimaan

ketika obat yang datang tidak sesuai dengan pesanan, datangnya terlambat

atau datangnya diluar dari jam kerja.

Penerimaan Obat di Instalasi Farmasi RSUD DR Sam Ratulangi

Tondano juga dilakukan oleh panitia penerimaan barang, obat-obat yang

dipesan sebelum dimasukkan di gudang farmasi, diterima oleh panitia

penerimaan barang dengan mencocokkan kesesuaian akan jenis, jumlah,

expire date, serta faktur yang ada untuk menjadi dokumen pegangan oleh

instalasi farmasi dan panitia penerimaan barang (Malinggas,2015).

90
 Perbedaan yang terjadi dalam proses penerimaan yaitu panitia

penerimaan obat dilakukan tenaga administrasi dan tenaga gizi hanya 1

orang saja yang berprofesi sebagai tenaga farmasi sehingga kendala yang

terjadi pada penerimaan obat belum berjalan dengan optimal sebab masih

ada kesalahan komunikasi antara panitia penerimaan barang dan petugas

gudang farmasi ataupun petugas instalasi farmasi, karena kurangnya

pengetahuan yang dimiliki panitia penerimaan yang bukan berprofesi

tenaga farmasi mengenai kualitas barang yang akan diterima.

Penerimaan dalam Permenkes Nomor 58 Tahun 2014 merupakan

kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,

waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan

dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan

barang harus tersimpan dengan baik.

Jadi, dalam proses penerimaan barang diperlukan tim penerimaan dan

pemeriksaan, tim penerimaan dan pemeriksaan barang mecocokkan surat

pesanan dengan barang yang datang kemudian memeriksa obat yang

datang dengan melihat jenis obat, kualitas, spesifikasi, jumlah, tanggal

kadaluarsa dan mutu obat. Setelah semua sesuai, obat dimasukkan

kedalam gudang tempat penyimpanan tetapi jika terdapat masalah tim

penerimaan memberikan dokumen atau faktur ke pihak pengadaan untuk

ditindak lanjuti. Adapun kendala yang dihadapi yaitu obat yang datang

tidak sesuai dengan pesanan, obat terlambat sampai di lokasi atau datang

diluar jam kerja.

91
4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima

pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang

dapat merusak mutu obat dan perbekalan farmasi (Kemenkes, 2010).

a. Pengaturan Tata Ruang

Pengaturan tata ruang penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau disusun berdasarkan alfabetis dan berdasarkan

kegunaannya. Penyimpanan obat juga dilakukan dengan melihat jenis

obatnya. Terdapat dua ruang penyimpanan yang dipisah antara obat dan

alkes (alat kesehatan).

b. Penyusunan Stok Obat

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa penyusunan stok

obat di gudang penyimpanan RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

dilakukan dengan menyimpan obat-obat di rak, lemari pendingin, dan

juga ada yang disimpan di lemari khusus. Metode pengambilan obat

dilakukan dengan metode (First In First Out) FIFO dan (First Expire

First Out) FEFO.

c. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan stok obat merupakan rangkaian kegiatan dalam

penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat yang diterima,

disimpan maupun obat yang didistribusikan. Berdasarkan hasil

wawancara di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau kota Parepare

92
 informan mengatakan bahwa Pencatatan stok obat dilakukan oleh

penanggung jawab yang bertugas untuk melaporkan dan mencatat

semua stok obat, baik obat yang masuk maupun obat yang keluar pada

kartu stok.

d. Pengamanan Mutu Obat

Berdasarkan hasil wawancara diperoleh infomasi mengenai

pengamanan mutu obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

Kota Parepare dilakukan oleh tim pengendali mutu. Dalam menjaga

mutu obat disediakan alat pengatur suhu dengan suhu ruangan 15-300C

dan juga lemari pendingin 2-80. Selain itu, penyimpanan obat juga

harus diperhatikan dan selalu mengecek expried obat yang ada.

Adapun Sarana dan prasarana pada tempat penyimpanan obat di

Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare belum

memadai. Hal ini dikarenakan ruangan penyimpanan obat yang sempit,

rak-rak tempat penyimpanan yang kurang, dan sebagian belum

memiliki pallet. Dari pernyataan informan juga diketahui bahwa

kendala yang dihadapi dalam proses penyimpanan yaitu ruangan yang

belum memenuhi standar, akibatnya banyak obat yang tidak disusun di

rak.

Berdasarkan hasil observasi di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare pada tempat penyimpanan obat, luas gudang

yang tidak cukup luas sehingga pergerakan petugas digudang sedikit

93
terganggu. Terdapat dua ruangan tempat penyimpanan, tempat

penyimpanan obat dan alkes (Alat kesehatan). Atap dan dinding gudang

dalam keadaan baik dan tidak bocor tetapi keadaan lantai tidak cukup

bersih dan beberapa barang tidang menggunakan pallet sebagai

pengalas. Ventilasi dan sirkulasi udara serta penerangan dalam gudang

yang tidak cukup bagus. Kurangnya sarana dan prasarana seperti, rak-

rak tempat penyimpanan obat, kurangnya pallet yang digunakan sebagai

pengalas barang sehingga barang persediaan farmasi langsung

menyentuh lantai dan beberapa barang yang ditumpuk karena tempat

penyimpanan yang kurang serta ada beberapa alkes yang ditempatkan

diluar rungan karena luas tempat penyimpanan yang tidak cukup

memadai.

Pengaturan tata ruang penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare disusun berdasarkan alfabetis

dan jenis obatnya. Penyusunan stok obat dilakukan dengan menyimpan

obat di rak, lemari pendingin dan lemari khusus. Metode pengambilan

obat dilakukan dengan metode (First In First Out) FIFO dan (First

Expire First Out) FEFO. Untuk mengetahui semua stok yang masuk

maupun keluar dilakukan pencatatan stok obat yang di tulis pada kartu

stok obat. Dalam menjaga mutu obat dilakukan oleh tim pengendali

mutu dengan memperhatikan suhu rungan, suhu lemari pendingin dan

tempat penyimpanan. Sarana dan prasarana pada tempat penyimpanan

belum memadai dan belum memenuhi standar ini dikarenakan ruang

94
tempat penyimpanan yang sempit, rak-rak tempat penyimpanan kurang

dan sebagian tidak memiliki pallet sehingga barang yang datang hanya

ditumpuk dan beberapa barang langsung menyentuh lanati serta ada

beberapa alkes yang disimpan diluar ruangan tempat penyimpanan.

Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan

(Palupiningtyas, 2014) penyimpanan obat digudang farmasi Rumah

Sakit Umum Mulya Tangerang dilakukan dengan penyusunan stok obat

dengan menyimpan obat di rak, lemari pendingin dan lemari khusus.

Adapun sarana dan prasaranan yang tidak memadai di gudang tempat

penyimpanan. Luas gudang farmasi yang kurang memadai dan

banyaknya tumpukan barang yang terdapat dilantai hal ini dikarenakan

jumlah lemari dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim

dalam mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan

obat-obatan. Prosedur yang disediakan oleh Rumah Sakit Mulya belum

sesuai dengan standar kefarmasian karena proses penyusunan obat dan

pengaturan tata letak tidak dapat berjalan dengan baik. Sehingga

menghambatnya sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang

tersebut.

Adapun perbedaan yang terdapat, Rumah Sakit Umum Mulya

Tangerang penyusanan obat dilakukan berdasarkan jenis sediaan

obatny. Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan

dengan sediaan jenis lainnya. Kemudian dalam sistem penyimpanan

petugas tidak menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO.

95
 Selain itu, kartu stok penyimpanan belum digunakan meskipun sudah

disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam

pencarian obat saat dibutuhkan.

Jadi, dalam proses penyimpanan obat dilakukan dalam penyusunan

alfabetis dan berdasarkan jenis obatnya. Stok obat di simpan di rak,

lemari pendingin dan lemari khusus. Sistem yang digunakan pada

penyimpanan obat yaitu (First In First Out) FIFO dan (First Expire

First Out) FEFO. Dalam mengetahui jumlah stok obat dilakukan

pencatatan stok obat pada kartu stok untuk mengetahui obat yang

masuk dan obat yang keluar. Adapun sarana dan prasarana di tempat

penyimpanan belum cukup memadai, karena luas gudang tempat

penyimpanan yang sempit, kurangnya rak tempat penyimpan, lemari

penyimpanan serta masih ada beberapa yang tidak menggunakan pallet.

Masih banyaknya barang yang ditumpuk bahkan ada beberapa yang

tidak menggunakan pallet.

5. Pendistribusian

Pendistribusian obat merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

memberikan obat yang bermutu dan terjamin keabsahannya serta tepat

jenis dan jumlahnya (Kemenkes RI, 2010)

a. Mekanisme Pendistribusian obat

Metode pendistribusian obat yang dilakukan di Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau Kota Parepare, dengan cara pendistribusian

96
 langsung atau dengan melakukan ampra. Mekanisme pendistribusian

dimulai dari resep dokter, selanjutnya permintaan obat dari apotik

tersebut kemudian dibawa ke gudang. Sedangkan dengan metode ampra

dilakukan cara setiap unit mengampra sesuai kebutuhan ke gudang

kemudian dari gudang akan melakukan pendistribusian. Proses

penyerahan obat ke pasien dimulai dari pasien memberikan resep obat

kepetugas apotik kemudian diproses setelah itu obat diberikan ke

pasien. Apabila pasien rawat jalan maka pasien yang mengambil

obatnya. Sedangkan pasien rawat inap, penyerahan obatnya diterima

keluarga pasien. Obat-obat yang diberikan berdasarkan resep dari

dokter.

b. Unit Prioritas Pendistribusian

Berdasarkan informasi yang diperoleh bahwa tidak ada unit yang

diprioritaskan dalam pendistribusian obat karena harus sesuai dengan

nomor antrian. Akan tetapi informan lain menyatakan bahwa terkadang

pasien emergency atau pasien-pasien gawat lainnya menjadi prioritas.

Ketika melakukan pendistribusian obat terdapat kendala yang

dihadapi, misalnya barang yang dibutuhkan sedang tidak tersedia.

Selain itu, masalah jarak juga menjadi kendala dalam pendistribusian.

Hal ini dikarenakan jarak yang jauh dari gudang ke Instalasi Farmasi

RSUD Andi Makkasau, serta kendala lainnya dalam pendistribusian

yaitu alat transportasi.

97
 Proses pendistribusian obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare dengan cara pendistribusian langsung atau

dengan melakukan ampra. Pendistribusian dimulai dari resep dokter

selanjutnya permintaan obat dari apotik kemudian di bawa ke gudang.

Sedangkan metode ampra setiap unit mengampra sesuai kebutuhan ke

gudang. Penyerahan obat ke pasien dengan cara pasien memberikan

resep ke petugas apotik kemudian diproses setelah itu obat diberikan ke

pasien. Dalam pendistribusian obat semua unit diprioritaskan tetapi jika

ada yang lebih emergency itu yang diutamakan. Adapun kendala pada

proses pendistribusian disebabkan karena obat tidak tersedia dan

masalah alat transportasi yang digunakan untuk pendistribusian obat ke

unit/depo karena jarak antara gudang lumayan jauh.

Adapun observasi yang dilakukan pada gudang farmasi RSUD

Andi Makkasau diketahui bahwa gudang obat melakukan distribusi

obat setiap ada permintaan obat dari unit/depo. Sistem distribusi obat

obat masih belum berjalan efektif karena pada saat observasi ditemukan

kurangnya kepatuhan dalam pengisian Lembar Pemakaian dan Lembar

Permintaan Obat (LPLPO) dari unit pelayanan. Hal ini menyebabkan

persediaan di unit pelayanan tidak dapat terkontrol dengan baik. Hal

tersebut menyebabkan terjadinya selisih antara obat yang

didistribusikan dengan stok yang ada di gudang.

Adapun proses pendistribusian obat yang dilakukan di RSUD Kota

Sekayu berbeda dari penelitian ini, yang mana proses pendistribusian

98
 dilakukan dengan sistem desentralisasi yaitu melalui apotik yang ada di

Rumah Sakit. Permintaan setiap unit akan obat semua ditujukan ke

apotik bukan kegudang farmasi. Pendistrubusian obat-obatan ke unit

rumah sakit dipusatkan ke apotik tujuannya adalah untuk memudahkan

pendataan terhadap obat-obatan yang dikeluarkan dan memudahkan

bagi pasien untuk mendapatkan obat secara langsung serta

memudahkan bagi apoteker untuk berkomunikasi kepada dokter jika

ada permasalahan terhadap pemberian resep obat. Perbedaan ini

disebabkan karena bedanya sistem pendistribusian obat yang diterapkan

pada masing-masing Rumah Sakit (Badaruddin, 2015).

6. Ketersediaan Obat pada Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare

Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih sering terjadinya

kekosongan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare.

Hal ini didukung dengan hasil wawancara yang dilakukan dengan pasien

rawat jalan dan rawat inap yang berjumlah 10 orang, didapatkan bahwa

adanya perbandingan 6:4 terkait masalah persediaan obat di Instalasi

Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare. Tujuh pasien menyatakan

bahwa stok obat yang ada di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau

terkadang tidak tersedia, sehingga pasien harus membeli obat diluar.

Berbeda dengan tiga pasien lainnya menyatakan bahwa mereka tidak pernah

membeli obat diluar dikarenakan obat yang diresepkan untuk mereka selalu

tersedia.

99
 Apabila obat yang diresepkan oleh dokter tidak tersedia pihak instalasi

farmasi mengkonfirmasi ke pihak dokter apakah obat tersebut dapat

digantikan dengan obat yang lain tetapi dengan kualitas yang sama. Apabila

sudah dikonfirmasi tetapi dokter tetap tidak mau melakukan pergantian

resep dilakukan pengadaan dengan pembelian cito ke apotik luar Rumah

Sakit, hal ini dikarenakan obat dibutuhkan sedangkan persediaan yang

dibutuhkan yang ada di dalam gudang mengalami kekosongan dan untuk

memesan kembali dibutuhkan waktu yang lama.

Padahal pihak Rumah Sakit telah melakukan RKA (Rencana Kerja dan

Anggaran) pada tahap perencanaan, hal ini disebabkan karena pihak Rumah

Sakit memiliki utang kepada distributor yang belum dilunasi sesuai dengan

tempo perjanjian yang disepakati ataupun diakibatkan karena kekosongan

obat yang terjadi pada distributor dan terlambatnya relasi distributor dalam

penyaluran. Penentuan waktu pengadaan dilakukan pertahun menggunakan

metode e-katalog dengan metode E-purchasing ataupun surat pesanan

manual. Wawancara terhadap pasien dilakukan untuk mengetahui apakah

obat yang dibutuhkan pasien di RSUD Andi Makkasau tersedia berdasarkan

manajemen obat yang telah dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSUD Andi

Makkasau Kota Parepare.

Untuk mengetahui persediaan obat di Rumah Sakit dilakukan

pengecekan stok obat di gudang farmasi, kadang ada beberapa obat juga tidak

tercatat pada kartu stok. Padahal untuk melihat stok ketersediaan obat kartu

100
stok sangat diperlukan karena obat yang masuk maupun obat yang keluar

pada kartu stok dapat diketahui.

101
 BAB VI

PENUTUP

A. KESIMPULAN

1. Perencanaan dilakukan oleh tim perencanaan yang telah dibentuk. Dalam

proses perencaanaan menentukan kebutuhan obat dengan melihat atau

mengecek data stok persediaan tahun sebelumnya, yang diperoleh dari

setiap unit/depo yang ada di Rumah Sakit, pada proses menentukan

kebutuhan obat digunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi.

Berdasarkan hasil data yang telah terkumpul dilakukan Rencana Kerja dan

Anggaran yang dibutuhkan dalam perencanaan kebutuhan obat. Tetapi,

kekosongan obat masih sering terjadi di Rumah Sakit yang disebabkan

karena masalah dana yang kurang. Adapun kendala yang dihadapi dalam

proses perencanaan karena belum maksimalnya Sistem Informasi

Manajemen (SIM) yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan

terlambatnya data-data keperluan obat yang dikumpulkan setiap unit/depo

yang ada di Rumah Sakit.

2. Proses pengadaan obat lebih sering menggunakan metode konsumsi

pemesanan dilihat berdasarkan e-katalog dengan metode E-purchasing

ataupun surat pesanan manual dalam pemesanan obat. Penentuan waktu

pengadaan dilakukan pertahun dengan melihat data 6 bulan dan 1 tahun

tahun terakhir, dilakukan juga monitoring setiap 3 bulannya. Adapun

kendala yang terjadi pada proses pengadaan karena stok obat kosong pada

102
 distributor dan jarak tempuh atau ekspedisi yang ditempuk cukup jauh jauh.

Kemudian kendala yang yang dihadapi karena pihak Rumah Sakit memiliki

utang kepada distributor yang belum dilunasi sesuai dengan tempo

perjanjian yang disepakati.

3. Pada proses penerimaan dilakukan oleh panitia penerimaan barang yang

terdiri dari petugas gudang, petugas farmasi dan logistik. Kemudian tim

penerimaan dan pemeriksaan mencocokkan jumlah dan jenis barang yang

dipesan. Tidak hanya itu, tim penerimaan dan pemeriksaan melakukan

pengawasan dengan melihat kualitas,kuantitas, dan mutu obat. Adapun

kendala yang dihadapi ketika melakukan penerimaan, barang yang datang

tidak sesuai dengan pesanan serta barang yang datang terlambat diluar jam

kerja.

4. Penyimpanan obat dilakukan dalam penyusunan alfabetis dan berdasarkan

jenis obatnya. Stok obat di simpan di rak, lemari pendingin dan lemari

khusus. Sistem yang digunakan pada penyimpanan obat yaitu (First In First

Out) FIFO dan (First Expire First Out) FEFO. Dalam mengetahui jumlah

stok obat dilakukan pencatatan stok obat pada kartu stok untuk mengetahui

obat yang masuk dan obat yang keluar. Adapun sarana dan prasarana di

tempat penyimpanan belum cukup memadai, karena luas gudang tempat

penyimpanan yang sempit, kurangnya rak tempat penyimpan, lemari

penyimpanan serta masih ada beberapa yang tidak menggunakan pallet.

Masih banyaknya barang yang ditumpuk bahkan ada beberapa yang tidak

menggunakan pallet.

103
 5. Pada proses pendistribusiaan dilakukan dengan cara pedistribusian langsung

ataupun melakukan ampra, mekanisme pendistribusiaan dimulai dari resep

dokter, selanjutnya permintaan obat dari apotik tersebut kemudian dibawa

ke gudang. Adapun kendala yang dihadapi pada proses pendistribusian yaitu

barang yang dibutuhkan sedang tidak tersedia dan masalah jarak antara

gudang dan depo atau unit yang lumayan jauh diakibatkan alat transportasi

yang kurang memadahi.

6. Dari 10 jumlah pasien didapatkan bahwa adanya perbandingan 6:4 terkait

masalah persediaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota

Parepare. Tujuh pasien mengatakan bahwa stok obat yang ada di rumah

sakit terkadang tidak tersedia, sehingga pasien harus membeli obat diluar.

Adapun tiga pasien yang menyatakan bahwa mereka tidak pernah membeli

obat diluar dikarenakan obat yang diresepkan tersedia.

B. SARAN

1. Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare sebaiknya pihak

Instalasi lebih memperbaiki Sistem Informasi Manajeman (SIM) dalam

pangantrian data obat.

2. Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare sebaiknya

melakukan pelunasan utang yang belum dibayar oleh pihak rumah sakit

kedistributor.

104
3. Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare sebaiknya perlu

melengkapi serana dan prasarana dalam proses penyimpanan dan

pendistribusian.

4. Untuk peneliti selanjutnya sabaiknya malakukan penelitian dalam jangka

waktu yang lebih lama agar dapat menjadi bahan penilaian efektifitas

manajemen obat di Instalasi Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare

untuk jangka panjang.

105
 DAFTAR PUSTAKA

Aditama, C. Y. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Penerbit

Universitas Indonesia (UI-Press).
Anumerta. 2013. Pengembangan Sistem Manajemen Persediaan Obat Terintegrasi
Antar Gudang Farmasi Kesehatan Dan Puskesmas Di Kabupaten
Sidoarjo. Surabaya: Program Studi Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.
Badaruddin. 2015. Gambaran Pengelolaan Persediaan obat di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Kabupaten Musi Banyuasin
Palembang Tahun 2015. Jakarta: Program Studi Kesehatan Masyarakat
Fakultas Ilmu Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Negeri Islam
Jakarta.
Bpom 2011. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia Nomor HK. 04. 1. 33. 12. 11. 09938 Tahun 2011 Tentang
Kriteria dan Tata Cara Penarikan Obat yang tidak Memenuhi Standard
dan/atau Persyaratan. Jakarta: Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Depkes 2007. Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Obat Terbatas. Jakarta :
Direktorat Bina Farmasi dan Klinik Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan Departemen Kesehatan RI.
GNPOPA 2015. Materi Edukasi Obat dan Pangan Aman Tahun 2015. Jakarta:
Gerakan Nasional Peduli Obat dan Pangan Aman.
Gusnawi. 2016. Analisis Pengelolaan Manajemen Logistik Obat di Instalasi
Farmasi RSUD Lanto Daeng Pasewang Kabupaten Jeneponto. Makassar:
Jurusan Kesehatan Masyarakat Fakultas Kodokteran dan Ilmu Kesehatan
Universitas Islam Negeri Alauddin.
Handayani. 2017. Analisis Pengelolaan Obat Di Rumah Sakit Umum Anuta Pura
Palu. Jurnal Perspektif. Volume 1 No. 3. Administrasi dan Kebijakan
Kesehatan UNISMUH.
Hasratna. 2016. Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat Di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Muna Tahun 2016. Kendari:
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Halu Oleo.
Indriawan. 2014. Analisis Pengelolaan Obat Di Puskesmas Gaya Baru V
Kecamatan Bandar Surabaya Kabupaten Lampung Tengah. Jurnal
Kesehatan Holistik. Volume 8 No. 1. Bandar Lampung: PSIK FK
Universitas Malahayati Bandar Lampung.
Infarkes 2015. E-Catalogue Obat RAKONAS Ditjen Binfar dan Alkes. Jakarta:
Informasi Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
Jenah, A. R. 2014. Antara Obat Paten dan Generik. Yogyakarta: Fakultas Farmasi
Universitas Gadjah Mada.
Kemenkes 2008. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Kemenkes 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit.
Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Kemenkes 2016. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

106
Malinggas. 2015. Analisis Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi RSUD
Dr Sam Ratulangi Tondano. Manado: Program Pascasarjana Universitas
Sam Ratulangi Manado.
Mangindara. 2012. Analisis Pengelolaan Obat Di Puskesmas Kampala Kecamatan
Sinjai Timur Kabupaten Sinjai tahun 2011. Jurnal AKK. Voumel 1 No. 1.
Makassar: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin.
Mulyadi. 2017. Kekurangan Obat Keluarga Pasien BPJS Kesehatan di RSUD
Andi Makkasau Beli Obat di Luar. https://makassar.tribunnews.com/
2017/03/21/kekurangan-obat-keluarga-bpjs-kesehatan–di–rsud-andi-
makkasau-beli-obat-di-luar. [Online] 21 3 2017.
Mulyadi. 2017. Masih Ada Obat Tak Tersedia di RSUD Andi Makkasau Keluarga
Pasien Lakukan Ini. http://makassar.tribunnews.com/2017/11/15/masih-
ada-obat-tak-tersediadi-rsud-di-rsud-andi-makkasau-keluarga-pasien-
terpaksa-lakukakan-ini. [Online] 15 11 2017.
Nurhikma. 2012. Evaluasi Perencanaan Kebutuhan Obat di Rumah Sakit Umum
Daerah Prambanan Kabupaten Sleman Yogyakarta. Yogyakarta: Ilmu
Kesehatan Masyarakat Universitas Gadjah Mada.
Nurlinda. 2017. Studi Tentang Manajemen Pengelolaan Obat di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pangkep. Makassar:
Departement Administrasi dan Kebijakan Kesehatan FKM Unhas.
Oktaviani. 2015. Studi Pengelolaan Obat Sebelum Dan Sesudah JKN di
Puskesmas Jetis Kota Yogyakarta. Fakultas Farmasi Universitas Ahmad
Dahlan.
Palupiningtyas. 2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014. Jakarta: Program Studi
Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
Universitas Negeri Islam Jakarta.
Pebrianti. 2015. Manajemen Logistik Pada Gudang Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Kabelota Kabupaten Donggala. Jurnal Katalogis. Volume
3 No. 7. Palu: Administrasi Publik Universitas Tadulako.
Permenkes 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56
Tahun 2014 Tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Jakarta:
Peraturan Menteri Kesehatan RI.
Permenkes 2014. Standar Pengelolaan Obat rumah Sakit Nomor 58 tahun 2014.
Jakarta: Peraturan Menteri Kesehatan RI.
Permenkes 2016. Peraturan Menteri Kesehatan RI Tahun 2016 Tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta: Peraturan Menteri
Kesehatan RI.
Qiyaam. 2016. Evaluasi Manajemen Penyimpanan Obat Di Gudang Obat Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjono Selong Lombok
Timur. Jurnal Ilmiah Ibnu Sina. Volume 1 No. 1. Banjarmasin: Fakultas
Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Mataram.
Quick. 1997. Managing Drug Supply. Management Science for Health. 7th
printing. Boston, Massachussets.
Rohmani, S. 2016. Analisis Faktor Internal-Ekternal Terhadap Pengelolaan Obat
di Instalasi Farmasi RSUD Dr. Moewardi Surakarta. Journal of

107
 Pharmaceutical Science and Chinical Research. Volume 01. Yogyakarta:
Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada.
RSUD Andi Makkasau 2016a. Data Kunjungan Pasien RSUD Andi Makkasau
Kota Parepare Tahun 2016. Parepare: Rumah Sakit Umum Daerah Andi
Makkasau Kota Parepare.
RSUD Andi Makkasau 2016b. Data Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi RSUD
Andi Makkasau Kota Parepare Tahun 2016. Parepare: Rumah Sakit
Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare.
RSUD Andi Makkasau 2016c. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Andi Makkasau
Kota Parepare Tahun 2016. Parepare: Ruamh Sakit Umum Daerah Andi
Makkasau Kota Parepare.
RSUD Andi Makkasau 2017a. Data Observasi Tempat Penyimpanan Obat RSUD
Andi Makkasau Kota Parepare Tahun 2017. Parepare: Rumah Sakit
Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare.
RSUD Andi Makkasau 2017b. Tentang Perencanaan Pengelolaan Obat di Instlasi
Farmasi Tahun 2017. Parepare: Rumah Sakit Umum Daerah Andi
Makkasau Kota Parepare.
RSUD Andi Makkasau 2017c. Tentang Pendistribusian Pengelolaan Obat di
Instalasi Farmasi Tahun 2017. Parepare: Rumah Sakit Umum Daerah
Andi Makkasau Kota Parepare.
Rumbay. 2015. Analisis Perencanaan Obat di Dinas Kesehatan Kabupaten
Minahasa Tenggara. Manado: Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sam Ratulangi Manado.
Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif Dalam Bidang Kesehatan.
Medical Book. Cetakan Pertama: Maret 2010. Yogyakarta: Nuha Medika.
Sasongko. 2014. Evalusi Distribusi dan Penggunaan Obat pada Pasien Rawat
Jalan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta. Yogyakarta: Ilmu Farmasi Universitas Gadjah Mada.
Sheina. 2010. Penyimpanan Obat Di Gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. Jurnal Kesmas. Yogyakarta:
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
Subagya, M. S. 1995. Manajemen Logistik. Cetakan Keempat. Jakarta: PT
Gunung Agung.
Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Administrasi. Cetakan Kesembilan. Bandung:
Alfabeta.
Suryantini, N. L. 2016. Evaluasi Perencanaan dan Pengadaan Obat Antibiotik
dengan Menggunakan Analisis ABC Terhadap Nilai Perseediaan di
Instalasi Farmasi RSUD Prof. Dr. R. D. Kandou Manado. Jurnal Ilmiah
Farmasi. Volume 5 No. 3. FMIPA UNSRAT.
UU RI 2009a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tentang Rumah
Sakit. Jakarta: Undang-Undang Republik Indonesia.
UU RI 2009b. Undang-Undang RI Nomor 36 Tentang Kesehatan. Jakarta:
Undang-Undang Republik Indonesia.

108
LAMPIRAN
Lampiran 1 :
INFORTED CONSENT
PERSETUJUAN MENJADI INFORMAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :
Jenis Kelamin :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :

Menyatakan bersedia untuk berpartisipasi sebagai Responden penelitian

yang dilakukan oleh mahasiswa Departemen Administrasi dan Kebijakan
Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Hasanuddin, yang
bernama Hardiyanti dengan judul Manajemen Obat di Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Umum Daerah Andi Makkasau Kota Parepare. Saya memahami dan
menyadari bahwa informasi yang saya berikan ini bermanfaat bagi Instalasi
Farmasi RSUD Andi Makkasau Kota Parepare, peneliti dan saya sendiri.

Parepare,.......2018

............................
PEDOMAN WAWANCARA TERHADAP PELAKSANAAN MANAJEMEN
PENGELOLAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
UMUM DAERAH ANDI MAKKASAU TAHUN 2018
IDENTITAS
Nama :
Umur :
Jenis Kelamin :
Pendidikan Terakhir :
Jabatan :
Variabel Pertanyaan
Perencanaan 1. Apakah ada tim perencanaan obat di IFRS?
2. Bagaimana tahap persiapan perencanaan
kebutuhan obat?
3. Bagaimana mengetahui pemakaian setiap jenis
obat pertahun?
4. Apakah perencanaan obat sesuai dengan
kebutuhan ?
5. Metode apa yang digunakan dalam perhitungan
kebutuhan obat?
6. Kendala apa yang terjadi ketika penyusunan
perencanaan obat?
Pengadaan 1. Bagaimana metode yang digunakan dalam
pengadaan obat?
2. Bagaimana penentuan waktu pengadaan obat?
3. Apakah obat yang telah dipesan atau dibeli
langsung datang tepat waktu?
4. Kendala apa yang terjadi ketika melakukan
pengadaan obat?
Penerimaan 1. Bagaimana proses penerimaan dan
pemeriksaan obat ?
2. Apakah kegiatan untuk penerimaan persediaan
obat sudah sesuai dengan aturan kefarmasian?
3. Kendala apa yang terjadi ketika melakukan
penerimaan obat?
Penyimpanan 1. Bagaimana pengaturan tata ruang penyimpanan
obat?
2. Bagaimana penyusunan penyimpanan stok
obat?
3. Bagaimana cara pencatatan stok obat?
4. Bagaimana cara yang dilakukan untuk menjaga
atau pemeliharaan mutu obat dalam gudang ?
 5. Apakah sarana dan prasarana telah memadai
untuk tempat penyimpanan obat?
6. Kendala apa yang terjadi ketika melakukan
penyimpanan obat?
Pedistribusian 1. Bagaimana mekanisme pendistribusian obat?
2. Bagaimana proses penyerahan obat ke pasien?
3. Bagaimana penentuan unit prioritas
pendistribusia obat?
4. Kendala apa saja yang terjadi dalam
pendistribusian obat?
 PEDOMAN WAWANCARA UNTUK PASIEN
IDENTITAS
Nama :
Usia :
Jenis Kelamin :
Alamat :
Pendidikan Terakhir :
Pekerjaan :
1. Kapan anda pertama kali datang berobat di RSUD Andi Makkasau?
2. Sudah berapa kali anda datang berobat di RSUD Andi Makkasau?
3. Apakah anda diberikan obat setelah melakukan pemeriksaan?
Obat-obat sapa sajakah yang diberikan kepada anda?
4. Apakah obat anda selalu tersedia ketika anda datang memeriksakan
penyakit anda atau ingin menebus obat anda yang telah gabis?
Jika tidak, apa yang disarankan kepada anda untuk dilakukan agar
tetap mendapatkan obat?
 PEDOMAN OBSERVASI DI IFRS RSUD ANDI MAKKASAU KOTA
PAREPARE TAHUN 2018
Variebel Penyimpanan
Variebel Observasi YA TIDAK

Luas gudang cukup memadai dan aman untuk 

pergerakan petugas
Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang 
pelayanan
Atap dan dinding gunakan gudang dalam 
keadaan baik dan tidak bacor
Lantai dalam keadaan bersih dan memiliki 
fallet
Gudang memiliki ventilasi, sirkulasi udara, dan 
penerangan yang cukup
Gudang bebas dari binatang dan hama lainnya 
Tersedia rak/lemari penyimpanan yang bersih 
Tersedia lemari khusus obat-obat tetentu 
Tersedia lemari pendingin untuk obat tertentu 
Tersedia alat bantu pemindahan obat 
Penyusunan obat menggunakan prinsip FIFO 
dan FEFO
Tersedia ketentuan dilarang masuk ketempat 
penyimpanan selain petugas
Tersedia alat pemadam kebakaran di sekitar 
gudang
Tersedia ternometer ruangan 
Tersedia AC atau pendingin ruangan di tempat 
penyimpanan
 Lampiran 2 :

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH ANDI

MAKKASAU KOTA PAREPARE

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR PELAYANAN

KEPALA INSTALASI FARMASI RS

KFT SEKRETARIS

ADMINISTRASI &
PENGEMBANGAN
STAF

MONITORING
EVALUASI &
PELAPORAN

PJ IFRS DIVISI PJ IFRS DIVISI FARMASI PJ IFRS DIVISI

PERBEKALAN KLINIK PENGAWASAN & PENG.
FARMASI MUTU

SUB DIVISI SUB DIVISI

PELAYANAN PELAYANAN
FARMASI RAWAT FARMASI RAWAT
INAP JALAN
Lampiran 3 :
Lampiran 4 :
Lampiran 5 :
Lampiran 6 :
Lampiran 7 :
Lampiran 8 :
Lampiran 9:

Dokumentasi Kegiatan

Wawancara dengan Informan

Observasi
Lampiran 10 :

RIWAYAT HIDUP

Nama : Hardiyanti

Tempat/Tgl Lahir : Parepare, 14 Juli 1996

Jenis Kelamin : Perempuan

Suku/Bangsa : Bugis/Indonesia

Agama : Islam

Alamat : Jalan Kejayaan Utara 10 Blok L No. 197 BTP

E-mail : hardiyantianti47@yahoo.co.id

Raiwayat Pendidikan :

1. SD Negeri 34 Parepare Tahun 2008

2. SMP Negeri 2 Parepare 2011

3. SMA Negeri 2 Parepare 2014

4. Program Sarjana Jurusan Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin, Makkassar.