A.

Pilihan Ganda
1. Sebuah surat undangan pertemuan pada suatu organisasi, jika ditinjau dari sifat
kegunaannya dapat digolongkan sebagai.....
a. Arsip penting
b. Arsip vitual
c. Arsip yang diperlukan
d. Arsip esensial
e. Arsip dinamis
2. Ketika suatu unit dalam organisasi akan meminjam arsip, maka petugas arsip akan
membuatkan.....
a. Kartu kendali
b. Katu tunjuk silang
c. Lembar pinjam arsip
d. Sekat/ guide
e. Folder
3. Perhatikan tahap penyusunan arsip berikut.
1) Memberi tanda pada nama atau kata tangkap yang sudah diindeks
2) Menyortir, dengan mengelompokkan abjad masing-masing
3) Menempatkan
4) Mempersiapkan peralatan
5) Memeriksa apakah surat atau dokumen benar-benar akan disimpan
6) Mengindeks dalam sistem abjad dengan memilih nama-nama yang akan dipakai sebagai
identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk
keperluan mengabjad

Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad yang paling benar adalah.....

a. 1-2-3-4-5-6
b. 3-4-5-1-2-6
c. 4-5-6-1-2-3
d. 4-5-1-2-3-6
e. 6-4-3-2-1-5
4. Sebuah surat yang diklasifikasi dengan klasifikasi nomor dewey memiliki kode 135.4. Maka
penyimpanan surat tersebut berada.....
a. Di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 134, di dalam hanging folder
berkode 100, surat urutan ke 4
b. Di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 134, di dalam hanging folder
berkode 130, surat urutan ke 5
c. Di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 100, di dalam hanging folder
berkode 134, surat urutan ke 5
d. Di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 130, di dalam hanging folder
berkode 134, surat urutan ke 4
5. Perhatikan pernyataan-pernyataan di bawah ini!
 1) Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan
berkas yang disusun
2) Mudah mencari keterangan, apabila letak/tempat telah diketahui
3) Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung
4) Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui apabila berkas bertambah, dikurangi, atau
disusun kembali dengan mudah.

Pernyataan-pernyataan di atas merupakan kelebihan penerapan sistem.....

a. Perihal
b. Abjad
c. Tanggal
d. Nomor
e. Wilayah
6. Suatu dokumen atau surat dapat dikatakan sebagai arsip jika.....
a. Disimpan
b. Disimpan dan diatur sesuai dengan sistem tertentu
c. Telah dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan
d. Didokumentasikan dengan alat tertentu
e. Dikumpulkan
7. Budi merupakan staf personalia pada sebuah organisasi yang mengelola arsip berhubungan
dengan masalah daftar riwayat hidup pegawai, surat-surat lamaran pengangkatan pegawai.
Jenis arsip yang dikelola Budi ialah.....
a. Arsip pemasaran
b. Arsip keuangan
c. Arsip kepegawaian
d. Arsip pendidikan
e. Arsip statis
8. Perhatikan gambar di bawah ini!

Perlengkapan arsip di atas berfungsi untuk.....

a. Pemisah dan petunjuk antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah
lain
b. Menyimpan buku atau ordner
c. Menyimpan arsip secara vertikal
d. Menyimpan kartu kendali dan atau kartu pinjam arsip
e. Menyekat arsip
9. CV Abadi Karya menyimpan arsip-arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai
pedoman mengatur penyimpanan arsipnya. Berarti CV Abadi Karya menyimpan arsip
berdasarkan.....
a. Perihal
b. Abjad
 c. Tanggal
d. Nomor
e. Wilayah
10. Raja Nainggolan, nama indeks yang tepat untuk sistem kearsipan abjad ialah.....
a. Raja Nainggolan
b. Nainggolan, Raja
c. Nainggolan, Raja Nainggolan
d. Raja, Nainggolan
e. Nainggolan
11. Suatu surat urutan nomor buku arsip 56, apabila satu folder digunakan untuk menyimpan 5
surat, maka dalam laci dengan kode 1-100 surat tersebut diletakkan pada.....
a. Folder berkode 1-100
b. Folder berkode 56-60
c. Folder berkode 51-60
d. Folder berkode 56
e. Folder berkode 50
12. Pada surat yang bertanggal 17 Agustus 2017, jika disimpan dengan sistem tanggal dapat
diletakkan pada.....
a. Folder 2017, guide agustus, laci 17
b. Laci 2017, folder agustus, guide 17
c. Guide 2017, laci agustus, folder 17
d. Guide 2017, laci 17, folder agustus
e. Laci 2017, guide agustus, folder 17
13. Jika menggunakan kearsipan sistem wilayah, kemungkinan masalah yang dapat terjadi
ialah.....
a. Dapat terjadi kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang wilayah
b. Pengarsipan dapat dilakukan dengan lebih mudah
c. Dapat diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas
d. Mudah mencari keterangan
e. Penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat
14. Dokumen seperti akta pendirian sebuah perusahaan dapat digolongkan sebagai arsip.
Sebab
Akta pendirian perusahaan memiliki nilai kegunaan serta disimpan secara teratur dan
terencana
a. Penyertaan benar, alasan benar, dan mempunyai hubungan sebab akibat
b. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat
c. Pernyataan benar, alasan salah
d. Pernyataan salah, alasan benar
e. Pernyataan dan alasan semuanya salah
15. Ketika melakukan sistem kearsipan wilayah sebelum menyortir surat-surat, terlebih dahulu
dibuat daftar klasifikasi wilayah
Sebab
Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagian wilayah yang ada di
daerah tersebut.
a. Penyertaan benar, alasan benar, dan mempunyai hubungan sebab akibat
 b. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat
c. Pernyataan benar, alasan salah
d. Pernyataan salah, alasan benar
e. Pernyataan dan alasan semuanya salah
16. Dalam memilih kursi kerja harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Berikut ini yang bukan
merupakan syarat kursi kerja yang baik yaitu.....
a. Sesuai dengan badan orang
b. Dapat diatur tinggi rendahnya
c. Harus empuk
d. Terbuat dari rangka yang kokoh
e. Terdapat penyangga belakang
17. Perhatikan perlengkapan kantor berikut ini!
1) Ordner
2) Faksimile
3) Meja
4) Perforator
5) Interkom

Perlengkapan di atas yang tergolong pesawat kantor adalah....

a. 1, 2, dan 3
b. 2 dan 4
c. 2, 3, dan 5
d. 2 dan 5
e. 3, 4, dan 5
18. Rosa akan membendel kertas menjadi satu. Alat yang dibutuhkan Rosa untuk membendel
kertas adalah.....
a. Nietjes
b. Ordner
c. Snelhecter
d. Stop Map
e. Hect Machine
19. Perhatikan langkah penggunaan perforator berikut ini.
1) Siapkan kertas yang akan dilubangi dan ratakan kertas
2) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
3) Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi perforator

Urutan yang tepat yakni.....

a. 1-2-3
b. 3-2-1
c. 1-3-2
d. 3-1-2
e. 2-3-1
20. Adinda ingin mengirimkan dokumen kepada perwakilan kantor cabang yang berada di luar
kota. Adinda dapat mengirim dokumen dengan cepat menggunakan.....
a. Telepon
b. Faksimile
c. Scanner
d. Fotokopi
e. Interkom
21. Berikut ini yang bukan tergolong perabot kantor ialah.....
a. Kursi
b. Almari
c. Lemari arsip
d. Lukisan
e. Meja
22. Perhatikan berbagai perlengkapan kantor berikut.
1) Vas bunga
2) Gunting
3) Scanner
4) Scnelhecter
5) Perforator

Perlengkapan di atas yang tergolong mesin kantor yaitu....

a. 1
b. 2
c. 3
d. 4
e. 5
23. Perhatikan penggunaan hect machine berikut ini.
1) Tekan alat penekan dengan wajar
2) Masukkan kawat jepret pada bagian isi penjepret kertas dengan posisi ujung dibawah
3) Ratakan kertas, kemudian bagian kertas yang akan di bundel diletakkan pada bagian alas
tepat pada lekukan pelipat

Urutan yang paling tepat yaitu......

a. 1-2-3
b. 1-3-2
c. 2-3-1
d. 2-1-3
e. 3-2-1
24. Alat yang dapat memudahkan melakukan presentasi ialah....
a. OHP
b. Buku
c. Formulir
d. Interkom
e. Alat tulis
25. Peralatan yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen yaitu....
a. Jepitan kertas
b. Penjepret kertas
c. Snelhecter
d. Numerator
e. Perforator
26. Untuk memindai dokumen dalam bentuk data digital dapat menggunakan alat yang disebut
dengan.....
a. Printer
b. Komputer
c. CPU
d. Scanner
e. Fotokopi
27. Raja ingin menyimpan surat ke dalam ordner dengan terlebih dahulu melubangi kertas
tersebut menggunakan.....
a. Numerator
b. Perforator
c. Letter opener
d. Hect machine
e. Nietjes
28. Cara yang paling tepat dalam melakukan panggilan menggunakan telepon yakni.....
a. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang kana dihubungi, lakukan pembicaraan
b. Tekan nomor yang akan dihubungi, angkat gagang telepon, lakukan pembicaraan
c. Lakukan pembicaraan, tekan nomor yang akan dihubungi, angkat gagang telepon
d. Tekan nomor yang akan dihubungi, lakukan pembicaraan, angkat gagang telepon
e. Angkat gagang telepon, lakukan pembicaraan, tekan nomor yang akan dihubungi
29. Dalam mengadakan peralatan kantor harus dipastikan bahwa peralatan kantor tersebut
benar-benar diperlukan.
Sebab
Peralatan kantor harus disediakan sebanyak mungkin untuk mengantisipasi jika sewaktu –
waktu diperlukan
a. Penyertaan benar, alasan benar, dan mempunyai hubungan sebab akibat
b. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat
c. Pernyataan benar, alasan salah
d. Pernyataan salah, alasan benar
e. Pernyataan dan alasan semuanya salah
30. Naskah-naskah yang belum diproses agar tidak hilang dapat dimasukkan ke dalam stop map
Sebab
Stop map adalah perlengkapan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan surat, naskah,
atau catatan yang umumnya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara waktu
a. Penyertaan benar, alasan benar, dan mempunyai hubungan sebab akibat
b. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat
c. Pernyataan benar, alasan salah
d. Pernyataan salah, alasan benar
e. Pernyataan dan alasan semuanya salah
Essay!
1. Apa perbedaan antara arsip aktif dengan arsip pasif?
2. Uraikan prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad?
3. Joko ingin mengirim dokumen dengan menggunakan faksimile namun ia tidak
paham cara menggunakannya. Uraikanlah langkah-langkah yang harus dilakukan
Joko!
Kunci jawaban