Dce 3612 Pembangunan Organisasi PJJ Bacaan 1
Dce 3612 Pembangunan Organisasi PJJ Bacaan 1
Pengenalan
Penstrukturan organisasi meliputi kegiatan-kegiatan berikut: (a)
menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan pengkhususan (b) mereka
dan menyusun struktur organisasi, (c) memperuntukkan kerja, tugas,
tanggungjawab dan autoriti, dan (d) mengatur kakitangan mengikut corak
yang baik atau patut. Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah untuk
mendapatkan kakitangan untuk bekerja bersama-sama dengan lebih
berkesan dan cekap lagi ke arah mencapai matlamat utama sesuatu
organisasi.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan
penyelarasan formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk menyambung
tugas atau tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat
utama organisasi. Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja (division
of work), tanggungan, kerjasama (cooperation), perundingan (consultation)
dan peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.
Carta organisasi menyajikan kedudukan-kedudukan yang terdapat
dalam sebuah organisasi dan bagaimana kedudukan ini disusun seperti
dalam gambarajah 1 di bawah:
Kotak-kotak mewakili kerja yang berlainan.
Pangkat atau tajuk di dalam kotak menunjukkan kerja yang dilakukan oleh
setiap unit.
Arah melapor dan perhuhungan autoriti adalah ditunjukkan oleh garis hitam
yang menunjukkan perhubungan pihak atasan dan bawahan.
Peringkat-peringkat pengurusan adalah ditunjukkan oleh bilangan lapisan
melintang dalam carta. Semua individu atau unit yang mempunyai pangkat
yang sana dan melapor kepada seorang ketua yang sama adalah dalam satu
peringkat.
Integrasi
Integrasi mengabung atau mencantumkan unit-unit yang berlainan kepada
satu supaya kerja boleh diselaraskan kepada produk keseluruhan. Di sini,
penyelarasan adalah penting untuk menghubung berbagai bahagian dalam
organisasi untuk mencapai misi keseluruhan organisasi.
President
__________________________________________________________
_______________________________________
Bahagian Bahagian
Produk Produk
Kimia Lugam
____________________ ___________________
____________________ ____________________
Fungsi
Inilah dasar pengumpulan yang paling umum digunakan dalam
kebanyakan organisasi. Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi
termasuk: perjawatan, kewangan, penyelidikan, pemasaran kejuruteraan
dan sebagainya. Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan.
Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan mengumpulkan
pengetahuan khusus yang diperlukan untuk kegiatan yang tertentu itu. Ini
membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang cukup untuknya dapat
diberikan.
President
Jabatan Staf
Jabatan Lini
Source: Bateman & Snell (1999) MS:288
Gambarajah 3: Struktur berbentuk Fungsi
Struktur Bahagian
Tempat/Geografi
Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah berasaskan tempat,
geografi atau kawasan. Matlamat jenis struktur ini ialah untuk menempatkan
unsur-unsur organisasi di mana kerja di buat atau perkhidmatan di beri.
Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan kecekapan dari segi kos, dan
pengetahuan mengenai keadaan tempatan adalah di antara kelebihan
struktur jenis ini.
Struktur Geografi/Tempat
Ketua Pegawai
Eksikutif (CEO)
Pelanggan
Jenis struktur berbentuk ini mengumpulkan kegiatan berasaskan
pelanggan yang dilayani. Kelebihan utama jenis ini ialah keperluan-keperluan
pelanggan yang tertentu boleh disediakan dengan lebih bijaksana lagi.
Ketua Pegawai
Eksikutif (CEO)
Waktu
Pengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya digunakan oleh organisasi
yang menggaji pekerja syif di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi
syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau pengeluaran dapat dilakukan
sepanjang masa.
Lini dan Staf
Pendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskan konsep bahawa
ada terdapat dua kategori pekerja dalam satu organisasi:
1. Lini - orang yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk mencapai
tujuan atau matlamat utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan
apa yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya.
Matriks
Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf digabungkan dengan
organisasi pengurusan projek atau program. Dalam jenis ini setiap orang
atau kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang fungsi dan
kepada pengurus projek atau program.
President / CEO
Pengurus
Projek A
Pengurus
Projek B
Pengurus
Projek C
Ahli Pasukan
Sumber: McShane & Glinow (2000) MS: 576
Gambarajah 6: Struktur berbentuk Matrik
Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi
Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur
sesebuah organisasi:
Saiz
Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan bilangan
kakitangan yang terdapat dalam sebuah organisasi. Selain daripada itu
penunjuk lain yang boleh digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan
sebagainya. Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan lebih
berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih banyak peraturan, kedudukan
yang formal, pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit kecil.
Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar atau rumit untuk
berinteraksi secara tidak formal lagi. Oleh yang demikian, peraturan/prosedur
lebih formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.
Teknologi
Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk: Peralatan, alat,
mekanikal, tindakan, pengetahuan dan bahan yang digunakan dalam proses
pengeluaran atau memberi perkhidmatan. Woodward (1958) menunjukkan
bahawa nisbah pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan bilangan
peringkat dalam sebuah organisasi bertambah dengan meningkatnya
kompleksiti teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan yang nyata di
antara saiz dengan kompleksiti teknologi.
1. Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut sesebuah organisasi akan lebih
bercorak formal dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak terkenal dan
kompleks sesuatu teknologi, peraturan dan undang-undang akan menjadi
kurang ketat.
2. Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan jenis pengeluaran adalah
lebih nyata jika dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan atau
lain.
Alam Sekitar
Struktur organisasi atau unit bergantung kepada keadaan kepastian
atau ketidakpastian alam sekitaran. Ketidakpastian sesuatu organisasi atau
unit adalah disebabkan oleh perubahan perubahan yang agak cepat pada
jangka masa yang pendek seperti penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik
permintaan/tidak tetap.
Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah organisasi (atau unit)
patut direka bentuk berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan
ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns & Stalker, 1962; Lawrence &
Lorch 1967).
Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis organisasi yang bercorak
mekanistik adalah lebih sesuai. Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat
birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang jelas, menetapkan autoriti,
tanggungjawab, pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang nyata.
Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau stabil jenis organisasi yang
bercorak organik adalah lebih sesuai. Bercorak organik bererti kurang
penetapan autoriti, lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan,
dan lebih menumpukan kepada penyesuaian (adaptability), dan kuasa
berasaskan kepakaran (expertise).
Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan yang tidak stabil
memerlukan lebih pengkhususan untuk menghasilkan inovasi dan
pengkhususan yang lebih biasanya memerlukan lebih banyak penyelarasan.
Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan gabungan kedua-dua
corak tersebut di atas.
Bidang Kawalan
Bidang kawalan menentukan beberapa banyakkah jawatan yang
hendak diletakkan di bawah kawalan seorang penyelia/ketua? Faktor ini
boleh juga mempengaruhi jenis struktur yang akan digunakan oleh sesebuah
organisasi. Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan yang sesuai
bergantung kepada banyak faktor, di antaranya ialah (Van Fleet & Bodeian
1977: 356-372):
3. Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih rutin kerja itu, maka
lebih banyaklah orang yang boleh diselia.
1 1 1
2 4 8
3 16 64
4 64 512
5 256 4,096
6 1,024
7 4,096
Struktur Tinggi
Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang banyak
dan bidang kawalan (span of control) yang sempit (narrow).
Struktur Mendatar
Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang sedikit
dan bidang kawalan (span of control) yang luas (wide).
Desentralisasi
Merujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan autoriti ke
peringkat penugasan bawahan. Setakat manakah desentralisasi 1 atau
sentralisasi2? Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam sekitar ada
kaitan langsung dengan proses desentralisasi atau sentralisasi. Sebagai
contoh, lebih besar saiz organisasi itu maka lebih kuatlah sokongan bagi
mengadakan desentralisasi (Steward 1985: 118). Dan dalam alam sekitar
yang tidak pasti atau tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan dalam
membuat keputusan diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.
1
Desentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti
diturunkan ke peringkat bawahan.
2
Sentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan
di peringkat atasan.
Jenis struktur manakah atau gabungan jenis manakah
yang terbaik?
Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1) penstrukturan sebuah
organisasi, tidak ada satu jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik bagi
semua organisasi dalam semua situasi. Jenis struktur atau pengumpulan
kerja yang terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit (sama ada yang baru
atau telah wujud) bergantung kepada: (a) tugas, matlamat atau apakah
produk yang akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan
dicapai?, (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan, (c) faktor-faktor dinamik lain
seperti teknologi, kadar perubahan dalam sesuatu dari alam sekitar, dan jenis
kerja yang berhubung kait dan (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan
darjah pemusatan (degree of centralization).
Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas, struktur atau
pengumpulan kerja sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa
mengikut Steward (1985: 40-44). Kriteria bagi menilai pengelompokan satu
organisasi termasuk faktor penyelarasan, ekonomi pengkhususan, kejelasan
dalam pembahagian kerja, konflik, dan aspirasi/harapan terhadap keadaan
tempatan.
PILIHAN
STRUKTUR PILIHAN PENILAIAN
PENGURUSAN FAKTOR ORGANISASI
1. Pengeluaran DINAMIK
TUJUAN 2. Perkhidmatan 1. Bidang kawalan 1. Penyelarasan
JENIS 3. Fungsi a. Sempit 1. Saiz 2. Ekonomi
TERBAIK TUGAS
4. Tempat b. Luas 2. Teknologi 3. Pengkhususan
PROJEK
5. Pelanggan 3. Alam 4. Kejelasan
6. Waktu 2. Pemusatan - Sekitar kerja
7. Matrik Disentralisasi 5. Konflik
8. Lini & staf
Struktur Pasukan
Struktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. Di antara
ciri-ciri struktur pasukan adalah kesediaan untuk memecahkan halangan
penjabatan dan kuasa membuat keputusan decentralisasi berada pada tahap
pasukan. Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh ahli yang memiliki
kemahiran umum dan khusus dan seterusnya, anggota pasukan bersedia
untuk melaksanakan tugas secara fungsi silang.
Organisasi Maya
Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada mengapa perlu
memiliki satu organisasi kecil dan teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak
lain untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama dan jika didapati ia
lebih menguntungkan. 0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan
yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti dalam menghubungi
pengeluar, pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain. Peranan
utama pengurus dalam organisasi maya adalah mengkoordinasi dan
mengawal perhubungan luar.
Pengecilan (Downsizing)
Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan atau peringkat
pengurusan pertengahan yang signifikan dan mengakibatkan peningkatan
bidang kawalan (wide span of control) dan pengurangan saiz tenaga kerja
dan tujuannya adalah untuk meningkatkan atau memperbaiki keberkesanan
dan kecekapan organisasi.
Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja dalam sesebuah
organisasi dikurangkan kepada saiz optimum. Pengurangan pekerja
dilakukan melalui pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.
Kebanyakan organisasi sekarang melakukan pengecilan untuk
menghadapi tekanan perubahan terutama dari segi ekonomi dan kelebihan
tenaga kerja. Organisasi mendapati, mereka mempunyai terlalu ramai tenaga
pekerja atau pekerja yang mempunyai kemahiran yang tidak bersesuaian.
Dengan itu, tenaga kerja dikurangkan kepada saiz optimum melalui
pemberhentian, pencen awal, dan berhenti secara sukarela. Biasanya,
pengecilan adalah perlu kerana ia boleh mengurangkan kos buruh dan
menggunakan teknologi kumpulan secara menyeluruh. Bagaimanapun,
pengecilan perlu dikendalikan secara berhati-hati kerana ia boleh
menjatuhkan moral dan produktiviti pekerja.
Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz firma demi
kelangsungan firma. Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi dan
komputer menyebabkan pengurangan bilangan pekerja yang diperlukan,
peningkatan kos buruh, dan penurunan permintaan terhadap produk yang
dikeluarkan.
1. Kehilangan pekerjaan.
2. Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi.
3. Sumbangan input pekerja berkekurangan.
4. Produktiviti menurun akibat bimbang akan dikeluarkan daripada
organisasi.
Perkongsian Kerja
Melibatkan dua atau lebih orang pekerja bekerjasama untuk
melakukan satu kerja. la boleh mengurangkan beban kerja dan kerja boleh
diselesaikan dengan lebih banyak jika dilakukan secara sinergi.
Pusingan Kerja
Mengilir subordinat daripada satu pekerjaan ke pekerjaan lain.
Tujuannya untuk mengurangkan kebosanan.
b. Ekonomi: Apakah kos relatif bagi jenis pengumpulan atau jenis struktur
yang digunakan? Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah
dari segi kos relatif?
Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem mulanya diketengahakan oleh Bertalanffy (1950).
Kemudian, Katz dan Kahn (1966) telah menggunakan teori sistem terbuka
untuk organisasi. Menurut pendekatan sistem, unit-unit atau bahagian-
bahagian tertententu saling berinteraksi, bergabung dan berfungsi untuk
bertindak sebagai satu pergerakan yang menyeluruh. Unit-unit tersebut
merupakan komponen-komponen bebas yang disusun untuk membentuk satu
entiti yang merupakan sebuah sistem. Umumnya, organasisi merupakan satu
sistem terbuka yang mana ianya adalah tertakluk kepada perubahan
persekitaran (Gambarajah 1).
Maklumbalas
PERSEKITARAN
Kesimpulan
Keterangan di atas menjelaskan bentuk-bentuk perubahan komponen
struktur yang perlu dilakukan oleh organisasi sebagai persiapan untuk
menghadapi perubahan. Antara yang dibincangkan adalah reka bentuk
semula kerja, pengecilan, dan penstrukturan baru organisasi yang lebih
berbentuk mendatar. Sungguhpun begitu, dalam membangunkan bentuk-
bentuk perubahan, pemimpin perlu ingat terdapatnya kebaikan dan
keburukan di sebalik bentuk yang telah dikenal pasti. Oleh itu, pemimpin perlu
memastikan kesesuaian bentuk yang dipilih dengan organisasi di mana
mereka berada.
RUJUKAN
0 Argyris, C., & Schon, D. A. (1978). Organizational learning: A
theory of action perspective. Reading, MA: Addison-Wesley.
Bertelanffy, L. V. (1950). The theory of open systems in physics and biology.
Organization Science, 111, 23-28.
1 Burns, J. & Stalker, C. (1962). The Management of Innovation. New
York: Barnes & Nobles, Social Science Paperbacks.
2 Katz, D., & Kahn, R. L. (1966). The social psychology of organizations.
New York, NY: Wiley.
3 Lawrence, P. & Lorsch, J. (1967). Organization and Environment:
Managing Differentiation and Integration. Boston: Harvard University.
4 Steward, R. (1985). Hakikat Organisasi. Dewan Bahasa dan Pustaka,
Kementerian Pelajaran Malaysia, Kuala Lumpur.
5 Van Fleet, D. & Bedeian, A. (1977). 'A History of Span of Management'
in Academy of Management Review 3. PP 356-372.
6 Woodward, J. (1965). Industrial Organization. London: Oxford
University Press.
7
8
Soalan Imbasan
1. Bincangkan bagaimana faktor dinamik mempengaruhi penstrukturan
organisasi.