TEKNIK MENULIS LAPORAN

Pendahuluan
Dalam kehidupan kerja, kebanyakan para karyawan diminta untuk menuliskan laporan.
Laporan dapat berbentuk surat, memo, atau bentuk-bentuk lainnya. Ada yang didasarkan pada
penelitian, ada yang berupa laporan pertemuan atau koordinasi. Menurut Shorter Oxford
English Dictionary, laporan didefinisikan sebagai :

Cerita yang dibawakan oleh seseorang kepada orang lain, terutama tentang suatu hal yang
diteliti secara khusus.

Atau

Pernyataan formal tentang hasil penelitian, atau hal apa saja yang memerlukan informasi yang
pasti, yang dibuat oleh seseorang atau badan yang diperintahkan atau diharuskan untuk
melakukan itu.

Definisi pertama menunjukkan bahwa laporan ditulis atas inisiatif sendiri dan tidak atas
instruksi orang lain. Laporan ditulis dengan tujuan untuk mencatat, memberitahukan, dan
menyarankan. Walaupun laporan berbentuk tulisan, laporan lisan sering mendahului laporan
tertulis. Kombinasi tsb sangat menguntungkan, karena laporan lisan lebih cepat dan cenderung
murah, serta memungkinkan untuk menyampaikan banyak nuansa halus. Laporan tertulis
dapat dibagikan secara luas, dan memberikan catatan untuk jangka waktu yang panjang.

Banyak laporan yang dihasilkan pada interval yang reguler, misalnya laporan harian, mingguan,
bulanan, kuartalan, dst. Laporan reguler yang pendek biasanya berupa lembar isian dengan
judul yang telah ditentukan sebelumnya dan kotak untuk informasi yang bermacam-macam.
Dengan model ini pembaca dapat menemukan informasi yang diinginkan dengan cepat dan
mudah, serta dapat membandingkan dengan laporan serupa sebelumnya. Kelemahan bentuk
ini adalah statis dan kurang cepat mengantisipasi apabila tujuan organisasi berubah.

Relevansi dan Tujuan

Kadang-kadang kita menemukan laporan yang tidak dapat dimanfaatkan oleh suatu organisasi,
walaupun laporan tersebut panjang dan sepertinya sangat lengkap. Hal tersebut terjadi karena
penulis laporan tidak tahu kegunaan laporan tsb, dan kurang/ tidak ada relevansinya dengan
apa yang dikehendaki oleh orang yang mengambil keputusan. Dengan demikian setiap kita
menuliskan laporan yang kita sampaikan terlebih dahulu tetapkan tujuan dari penulisan
tersebut. Untuk mengenali tujuan suatu laporan, dapat diketemukan dalam bagian “Kerangka
Acuan”, atau “Tujuan” atau “Pendahuluan”. Setiap penulis laporan harus beranggapan bahwa
laporan ini akan dibaca oleh orang yang bukan sasaran utama penulisan ini.

1
Struktur Laporan
Struktur laporan yang lengkap akan terdiri dari :
1. Judul
2. Ringkasan
3. Daftar Isi
4. Pendahuluan
5. Isi Laporan (menurut judul-judul bagian)
6. Kesimpulan
7. Rekomendasi
8. Lampiran

1. Judul
Penetapan judul harus mampu membantu pembawa berita atau sekretaris atau pegawai arsip
untuk mendapatkan kembali dokumen tersebut beberapa waktu kemudian. Halaman judul
dapat saja dilengkapi dengan penulisan Judul, subjudul, nama organisasi yang mengeluarkan,
nomor referensi, dan tingkat kerahasiaan dari dokumen tersebut. Seyogyanya judul cukup
pendek dan apabila tidak memungkinkan sub judul dapat digunakan.

2. Ringkasan
Ringksan dapat membantu pimpinan yang sibuk dan tidak memiliki waktu membaca secara
menyeluruh atau membantu pembaca mengetahui iktisar terlebih dahulu. Ringkasan
merupakan iktisar dari seluruh laporan dan tidak sekedar kesimpulan atau rekomendasi.

3. Daftar Isi
Merupakan daftar Bab atau pasal. Untuk laporan yang pendek, daftar isi dapat ditiadakan.
Daftar isi harus dibedakan dengan indeks. Indeks biasanya ditaruh dibelakang laporan dan
tidak lazim digunakan untuk komersial.

4. Pendahuluan
Dapat berisi :
a. Kejadian yang berakibat permintaan akan suatu laporan atau sejarah latar belakang lain.
b. Kerangka Acuan yang menyampaikan tujuan, cakupan dan batasan laporan.
c. Sumber daya yang tersedia bagi penulis misalnya staf, waktu, dan pihak berwenang
untuk mengumpulkan informasi.
d. Metoda pengumpulan informasi dan sumber utamanya.
e. Ucapan terima kasih, definisi atau referensi yang digunakan.

5. Isi Laporan
Berisi judul setiap bagian yang merupakan isi laporan. Dari judul-judul ini memungkinkan
pembaca menemukan setiap jawaban tertentu yang ia cari.

6. Kesimpulan

2
Merupakan bagian penting, karena disini penulis menyampaikan keputusannya. Sering dalam
menyusun kesimpulan membandingkan pelbagai kemungkinan. Selain kembali melihat fakta,
kesimpulan juga melihat ke depan, dan memberikan alasan mengapa jalan/ tindakan tertentu
disarankan. Kesimpulan harus persuasif, sehingga pembaca seolah-seolah setuju dengan
penulis setelah diyakinkan oleh argumen dalam laporan tersebut.

7. Rekomendasi
Dengan adanya kesimpulan perlu adanya tindak lanjut agar kesimpulan tersebut dapat lebih
berhasil. Rekomendasi seyogyanya sependek mungkin. Apabila terlalu panjang dapat disusun
menjadi jangka pendek dan jangka panjang.

8. Lampiran
Berisi informasi teknis dan disajikan di akhir informasi lain untuk menekankan bahwa lampiran
itu untuk orang yang berkepentingan saja. Lampiran dapat berupa daftar sumber atau
bibliografi, tabel atau diagram yang terlalu tebal apabila dimasukkan dalam laporan.

Agenda dan Risalah

Agenda merupakan daftar yang harus dibahas selama meeting dan disusun sebelum meeting
dilaksanakan. Sedang Risalah disusun setelah meeting dan merupakan catatan tentang apa
yang terjadi pada meeting tersebut.

Agenda membantu yang hadir mengadakan persiapan untuk rapat dan mengontol atau
menyumbangkan pikiran pada acara tanya jawab. Risalah membantu meyakinkan bahwa hal
yang dibahas dan keputusan yang disetujui dicatat dengan tepat dan dilaksanakan dengan
konsisten.

Agenda dan Risalah bermanfaat bagi yang tidak hadir sedang Risalah berguna untuk keperluan
di kemudian hari. Bentuk atau format agenda dan risalah bermacam-macam tergantung
kepentingan atau tujuan organisasi Aada organisasi yang sudah menentukan formatnya,
namun ada yang memberikan kebebasan kepada stafnya.

Contoh agenda yang sederhana :

 Pembukaan
 Risalah rapat sebelumnya (nomor, tanggal)
 Hal-hal yang timbul dari risalah tsb.
 Korespondensi (laporan sektretaris)
 Laporan Bendahara (kalau ada)
 Pokok-pokok acara
 Lain-lain
 Tanggal, waktu dan tempat meeting berikutnya.

3
Format risalah hampir sama dengan agenda hanya daftar nama-nama yang hadir dicantumkan.
Cantumkan pula siapa yang menjadi ketua dan sekretaris rapat. Risalah perlu mencatat
keputusan yang telah dibuat dan siapa yang bertanggung jawab melaksanakannya. Kalimat
yang digunakan dalam risalah ditulis dalam bentuk kutipan tak langsung.

Laporan Rapat
Risalah ditulis secara adil oleh seketaris rapat dan seluruh peserta rapat. Sedang laporan rapat
hanya mencatat hal-hal yang relevan dengan kepentingan organisasi yang diwakilinya. Risalah
rapat hanya satu sedang laporan rapat dapat banyak, sebanyak peserta yang hadir.

Moderator & Notulen Rapat

Dalam rapat tertentu kadang-kadang terdapat Moderator dan Notulen Rapat.

1. Moderator. Dalam rapat yang rutin kadang-kadang tugas selaku moderator diambil alih
oleh Ketua Rapat atau pimpinan tertinggi di suatu Departemen atau organisasi. Sering
juga dalam meeting ditunjuk seseorang atau pejabat tertentu selaku Moderator. Pada
dasarnya tugas moderator bertanggung jawab akan lancarnya rapat. Moderator dengan
dibantu Sekretaris rapat menyiapkan agenda rapat yang dibagikan atau diutarakan
sebelum rapat dimulai. Sebelum acara rapat dimulai Moderator menjelaskan agenda
rapat yang akan dilaksanakan dan minta persetujuan peserta rapat apakah ada agenda
lain diluar yang sudah tertera dalam agenda rapat. Lalu lintas pembicaraan peserta
rapat harus melalui Moderator.

2. Notulen Rapat. Bertugas selaku sekretaris rapat yang akan mencatat seluruh aktifitas
rapat termasuk mencatat dan meminta tanda tangan peserta rapat serta menyiapkan
risalah rapat & membagikan kepada seluruh peserta rapat.

Contoh :
Berikut contoh-contoh laporan yang dapat digunakan :

ITENARY
GROUP FROM KEPPEL – S’pore
BATAM, 16 February 2011

DATE TIME REMARKS

PIC SPB: Fransiscus Dantje, Operation & Commercial Director
Mobile: 0816 79 7245; Ningci Hoo, Deputy GM - Commercial:
mobile: 0815 10533373

Wednesday 07.30 Pick-up FD, RM & NC at Hang Nadim Airport (GA 150)
(16 Feb 2011) 07.45 – 08.00 Hang Nadim Airport – Batam Center Seaport
08.00 – 09.00 Waiting in Coffee Shop at Batam Center Seaport
09.00 Pick-up at Batam Center Seaport :
1. Mr. Spencer Leong (GM Development, Keppel Shipyard); 2.

4
 Ms. Patricia Fong (Marketing Manager, Keppel Shipyard); 3.
Mr Pang Seng Choon (Commercial Manager, Keppel
Shipyard); 4. Mr. Leow Hua Liang (Asst. Section Manager,
Plant & Maintenance, Keppel Shipyard); 5. Mr. Daniel Khor
(Corporate Development Manager, Keppel O & M); 6. Ms.
Nur Syahidah Sahrom (Corporate Development Executive,
Keppel O & M)
Note :
1. Car Inova – driver Agung, Suzuki – driver Jon Afrizal
Back up Suzuki APV – driver Irwanto
09.15 – 09.30 Batam Center Seaport – Kabil SPB Office
09.30 – 10.30 SPB Presentation & Discussion
10.30 – 11.30 Floating Docks & Site Visit
11.30 – 12.00 Return to SPB Office

12.00 – 12.20 SPB Office – Rejeki Restaurant

12.20 – 13.30 Lunch
13.30 – 13.50 Rejeki Restaurant – SPB Office
14.00 – 16.30 Discussion (Question & Answer)
16.30 – 17.00 SPB Office – Batam Center Seaport
17.40 Departure to Singapore
18.00 Hang Nadim Airport for Mr RM

MINUTES OF MEETING
Day / Date : Thursday / 13rd January 2011
Time : 08.30 – 10.15
Meeting Called by : JP
Attendees : Fd,CW,SJ, AH, AW, GF, HM, BN,JP, DS, DZ
Absentees : QZ, NC
No. Subject Details Follow Up PIC Remarks

1 Commercial 1. TB Buana Sukses will docking in DKB shipyard SRG, 3 rd week CW/ QZ
Department in Jan 011.
2. TB Cigading & FC Tekko will docking in SMI shipyard CW/ QZ
Bojanegara – time to be confirmed.
3. Rental workshop confirmed – DP will paid by Mr Andrew CW/ QZ
Whalen = USD 25,000 after contract signed.
4. ETA Gayatri 23rd Jan 011.
5. ETA Srikandi 14th Jan 011 (just get info from owner).
6. BG APOL 3010 – in process 1st payment 30% from total CW/ QZ
payment IDR 812.604.100 = IDR 243.781.000.
7. TB Paiton & BG APOL 3019 will docking in DP Kaltim CW/ QZ
scheduled 25th Jan 011.
8. Offer Quotation in Jan 011 (MV Systemindo Permata; TB TPS CW/ QZ
Alpha; Tug Boat & Barge from Mr Roni Tan).

2 Production 1. We must prepare replacement SPB jety due moonsoon. HRD JP/BN
& GA Department will prepare CPO for alternative.

5
 Department 2. Kabil 9 will be launched in Feb 011; supporting document in AW
process; next week we hope next week finished.
3. AH will assist BN for moving production equipment from AH/BN
workshop to training centre & temporary workshop.
4. Temporary workshop 40x12m will locate right side of SJ/BN
existing workshop.
3 Procurement1. 1. Things to be done before MT. Srikandi Docking. GF
Department a. a. Rental Equipments
 - 2 Units Generator sets 450/500KVA
 - 1 Unit Air Compressors 830CFM
 - 3 Units Welding Sets
b. b. Fuel Diesel supply (the outstanding payment with PT.
Dwi Bersama has to be cleared).
c. c. Gasses Supply (the outstanding payment with PT. BTG GF/DZ
has to be cleared).
d. d. Contractors for Turbocharger (the outstanding payment GF/DZ
with PT. Turbo Diesel Indonesia has to be cleared).
e. e. Contractors for Governor (the outstanding payment with GF/DZ
PT. SWTS has to be cleared).
f. f. Procurement only have one supplier with credit term; the GF/DZ
others asking for Cash.
2. Kabil 9 GF/DZ
a. Rental Equipments
 1 Unit Generator set 300KVA
 1 Unit Welding sets
b. H-Beam approximately coming on Saturday
c. Paint material and painting sub-cont. will be decided next
week waiting for Mr. Ningci Ho.
3. Payment for Purchasing of Gasket, ring piston, etc for GF/DZ
CUMMINS Engine on Floating Dock has to be done A.S.A.P.
the voucher already submit to Accounting Dept.
4. FD Crane’s generator overhaul will be started today by PT. GF
Cin Engineering.
5. Planning to have a meeting with PT. Petrus Indonesia on GF/DZ
next week.
4 Site Man & 1. Due raining season, we must move a part of copper slag. To DZ Need
Dev do this depends on payment preparation. We have planned coordinati
Department to sent out 150 ton copper slag, cost SGD 48/ton so we on to Fin
must prepare cost SGD 7,200. Sr Mgr.
2. Sea boundary line quotation has aproved & in-process to
follow-up.
3. Antasari will get project may be in Feb 011.
5 MIS 1. Based on coordination with APOL IT in Jkt, IT hardware SPB
Department Batam can support payrol migration from Jkt to Batam.
2. Today E-HIRS system will install in HR Spv & payrol system HM
will install in HR Sr Mgr.
6 HRD & GA 1. Payrol will be handled by SPB Batam start from Jan 011. JP
Department 2. PT MPR (manpower outsourcing) will be ended in Jan 0911. JP
3. 3 new Engineers finish orientation & are programed AW/JP
presentation. AW will prepare schedule for presentation.
4. HRD & GA have already prepared moonsoon season with JP
CPO authority.

6
 5. Need input from each Department for Dec 010 Executive All
Summary.
7 Accounting 1. Due for clossing yearly report – need confirmation pending CW/QZ
Department billing for 3 vessel from Commercial Depart.
2. COD suggest that we must active to collect payment by CW/QZ
coordinate to vesseel finance authority.
3. Auditor Team will come this afternoon & tomorrow will DS
start field survey in SPB.
8 Finance 1. Due cash flow constraint DZ need collection policy for solve
Department APOL payment.
2. COD need SPB prepare list of the APOL payment & will DZ
coordinate to APOL for increasing priority payment.
9 Board of 1. Commercial must scheduling SPB Team to evaluate for CW/ QZ
Director Combining Repaired outside of SPB. All cost will be reimbursed
to APOL.
2. Although we have sent email; we must check to confirm the All
customers responses.
3. We will have many opportunities in rental workshop All
(electrical, water, cleaning, security, painting & blasting, etc).
All department must anticipate this opportunities.
4. POSCO company from Korea will be used Batam as entry to All
Indonesia market.
5. Friday, 14 Jan 011 GF & QA will go to SIN.

LAPORAN
PELAKSANAAN TUGAS
KE PT ARPENI OCEAN LINE Tbk. JAKARTA

Latar Belakang
Dalam rangka migrasi payrol PT SPB dari PT Apol Jkt ke Batam telah ditugaskan 2(dua) orang karyawan
an. J. Partono/ HRD & GA Sr. Mgr dan Harimanto/ Management Information System (MIS) Spv
berdasarkan surat perintah BOD nomor 001/SP/I/2011/SPB tanggal 07 Januari 2011.

Pelaksanaan Tugas
Tugas dilaksanakan pada tanggal 10 dan 11 Januari 2011 dengan agenda dan hasil sbb :

1. Meeting dengan APOL IT Division

a. Data yang telah dikirimkan tidak dapat dibuka, karena adanya perbedaan system.
b. Kami menjelaskan kemampuan IT yang di Batam dan jumlah SDM yang akan dihandle
dengan sysstem yang direncanakan.
c. Menjelaskan requirement yang dikehendaki oleh SPB Batam.
d. Memperoleh penjelasan tentang kemampuan HRIS dan payrol yang ada (belum tersedia
attendance system).
e. Kesepakatan :
1) Kemampuan IT SPB Batam masih memungkinkan mengcover jumlah SDM yang dikelola.
2) Attendance report Batam masih menggunakan pola seperti saat ini.

7
 3) Migrasi system menggunakan pola “terbuka” sehingga SPB Batam dapat
mengembangkan sesuai kepentingan. Perubahan agar diinfokan ke APOL IT untuk
menjaga kemungkinan assistansi dari APOL Jkt.
f. Melakukan migrasi system di ruangan IT APOL.

2. Meeting dengna HR Division

a. Menerima data-data SDM SPB Batam yang masih bertugas di Batam saat ini.
b. Menerima penjelasan tentang :
1) Tata cara penghitungan PPH 21, baik karyawan lokal maupun expatriat, baik yang
reguler maupun yang mengalami perubahan di bulan tertentu .
2) Data Banking dan NPWP karyawan.
3) Tata cara posting setiap bulan, HRD Sr Mgr harus melakukan rechecking setiap bulan
atas data yang diolah IT (komputer).

3. Transfer Data; ada 3 macam data yaitu HRIS data (akan ditangani HG); payrol data (oleh JP), dan
server data (HM).

Action Plan
1. HM akan menginstal master data ke server, data HRIS ke PC HG dan data Payrol ke notebook JP
(sudah dilakukan tanggal 13 Januari 2011).
2. Dari koordinasi dng Accounting Ass Mgr dan Finance Sr. Mgr diperoleh kesepakatan bahwa dari
HRD & GA Department paling lambat tanggal 25 setiap bulannya data sudah masuk ke
Accounting dan Accounting akan menerukan ke Finance untuk proses pembayaran.
3. Tanggal 28 setiap bulan staf Finance akan mengirimkan data berupa CD ke Bank untuk
melakukan transfer ke rekening masing-masing karyawan.
4. HR Officer berkoordinasi dng MIS Spv terkait :
a. Proses design “slip gaji”.
b. Pengadaan “dot matrix” printer (utk slip gaji & HRD report/ checking).
c. Mencari vendor pencetak slip gaji (1 doos bisa utk 2.000 karyawan).

Kesimpulan
1. Secara hardware IT SPB Batam siap mendukung migrasi payrol ke Batam.
2. HRD & MIS Team siap untuk memproses payrol.
3. HRD & MIS siap menyiapkan dukungan pengelolaan payrol di Batam.

Penutup
Demikian laporan pelaksanaan tugas disusun sebagai masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut.

Batam, Januari 2011

Hormat kami,

J. Partono Harimanto