5.

PERENCANAAN KONTIGENSI dan MANAJEMEN KRISIS

Lingkungan binis seringkali sukar diprediksi, dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat
menimbulkan masalah besar, sebagian besar manajer mengetahui bahwa rencana yang telah
disusun dengan matang sekali pun terkadang berantakan. Karena para manajer mengetahui hal
seperti itu mungkin terjadi, mereka kadang kala mengembangkan rencana alternative untuk
mengantisipasi terjadinya hal hal yang tidak diinginkan.

Dua metode umum untuk mengatasi hal-hal yang tidak diketahui dan tidak diprediksi adalah ;

1. Rencana kontingensi
2. Manajemen krisis

RENCANA KONTINGENSI
Rencana kontingensi adalah perencanaa terhadap perubahan. Rencana itu berusaha
mengidentifikasi aspek aspek penting bagi bisnis atau lingkungan nya yang mungkin
memerlukan perubahan strategi. Dan juga mengidentifikasi cara cara yang akan digunakan
perusahaan dalam menanggapi dan melindungi perubahan yang terjadi.

Misalnya, suatu perusahaan mengembangankan rencana menciptakan suatu devisi

baru. Perusahaan tersebut berharap untuk meningkatkan penjualan 10% per tahun untu lima
tahun mendatang dan mengembangkan strategi pemasaran untuk mencapai target tersebut.
Tetapi andaikan penjualannya hanya meningkat hanya 5% di akhir tahun pertama, apakah
perusahaan akan mengabaikannya, lebih banyak beriklan, atau menunggu untuk melihat apa
yang terjad pada tahun kedua?

itu mungkin saja terjadi, hal tersebut lebih efisien jika perusahaan sudah meencanakan
di awal mengenai apa yang harus dilakukan apabila penjualan berada dibawah tingkat yang
telah direncanakan. Rencana kontingensi membantu mereka melakukan hal tersebut.

MANAJEMEN KRISIS
Manajemen krisis adalah metode organisasi dalam menghadapi keadaan darurat yang
tidak diharapkan da memerlukan tanggapan secepatnya.
Manajemen krisis yang efektif tidak hanya meredakan atau mengakhiri krisis tapi juga ada
kalanya dapat memberikan perusahaan reputasi yang lebih positif dari sebelum terjadi krisis.

Krisis apat disebabkan oleh dua faktor, yaitu ;

1. Faktor internal, yaitu faktor yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri,
seperti, konflik karyawan, konflik manajemen, kegagalan produk.
2. Faktor eksternal, yaitu faktoryang berasal dari luar lingkungan perusahaan,
seperti tumtutan konsumen, perubahan kebijakan pemerintah.

Dalam mempersiapkan penanganan krisis perlu mekanisme perencanaan yang tepat

yang tergambar dalam lima tahapan yaitu:

1. Identifikasi dengan tepat bidang-bidang kegiatan yang mudah menimbulkan krisis.

Misalnya kegiatan after sales, pembelian, pelayanan pelanggan, government relations
dan sebagainya.

2. Bentuk dan latih tim manajemen krisis. Pembentukan tim manajemen krisis
menggunakan pertimbangan fungsional perusahaan, seperti public relations, hukum,
atau produksi. Tentukan siapa saja yang akan ditunjuk menjadi juru bicara dan
mengontrol informasi yang harus dikeluarkan agar tidak membingungkan khalayak
sasaran. Tentukan media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan dan
pastikan pesan yang akan dikomunikasikan.

3. Lakukan Manajemen Isu sebagai bentuk pencegahan krisis. Manajemen isu dapat
dilakukan dengan memonitor lingkungan, mencermati trend isu baru di masyarakat
yang mungkin mempengaruhi organisasi di masa mendatang. Mengumpulkan data atas
isu-isu yang berpotensi menjadi krisis dan mengevaluasinya. Mengembangkan strategi
komunikasi dan berkonsentrasi pada usaha mencegah terjadinya krisis. Satu cara yang
bisa dilakukan adalah dengan belajar dari krisis yang dihadapi oleh organisasi lain yang
sejenis dengan aktivitas organisasiperusahaan kita.

4. Pada saat ternyata terjadi krisis lakukan komunikasi dengan content dan channel
yang tepat. Gunakan pula third party endorsers misalnya : social media untuk
membantu memperbaiki krisis kepercayaan yang terjadi. Tidak panik dan lakukan
prosedur komunikasi krisis yang sudah direncanakan sejak awal.

5. Hubungan dengan public atau media harus tetap dijalin pasca krisis. Ini untuk
memastikan bahwa hubungan jangka panjang tetap terjalin meskipun krisis sudah
lewat. Hal ini penting untuk mengurangi kerusakan akibat krisis yang terjadi.