Sejarah PT.

Sinar Sosro

Berdiri pada tahun 1974, PT SINAR SOSRO merupakan perusahaan minuman teh siap minum
dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia. SOSRO merupakan pelopor produk teh siap minum
dalam kemasan yang pertama di Indonesia. Nama SOSRO diambil dari nama keluarga pendirinya yakni
SOSRODJOJO. Tahun 1940, Keluarga Sosrodjojo memulai usahanya di sebuah kota kecil bernama Slawi
di Jawa Tengah. Pada saat memulai bisnisnya, produk yang dijual adalah teh kering dengan merek Teh
Cap Botol dimana daerah penyebarannya masih di seputar wilayah Jawa Tengah.

Tahun 1953, Keluarga Sosrodjojo mulai memperluas bisnisnya dengan merambah ke ibukota
Jakarta untuk memperkenalkan produk Teh Cap Botol yang sudah sangat terkenal di daerah Jawa
Tengah. Perjalanan memperkenalkan produk Teh Cap Botol ini dimulai dengan melakukan
strategi Cicip Rara (product sampling) ke beberapa pasar di kota Jakarta.

Awalnya, datang ke pasar-pasar untuk memperkenalkan Teh Cap Botol dengan cara memasak
dan menyeduh teh langsung di tempat. Setelah seduhan tersebut siap, teh tersebut dibagikan kepada
orang-orang yang ada di pasar secara cuma-cuma. Tetapi cara ini kurang berhasil karena teh yang
telah diseduh terlalu panas dan proses penyajiannya terlampau lama sehingga pengunjung di pasar
yang ingin mencicipinya tidak sabar menunggu.
 Cara kedua, teh tidak lagi diseduh langsung di pasar, tetapi dimasukkan kedalam panci - panci
besar untuk selanjutnya dibawa ke pasar dengan menggunakan mobil bak terbuka. Lagi-lagi cara ini
kurang berhasil karena teh yang dibawa, sebagian besar tumpah dalam perjalanan dari kantor ke
pasar. Hal ini disebabkan pada saat tersebut jalanan di kota Jakarta masih berlubang dan belum
sebagus sekarang.

Akhirnya ditempuh cara lain, yaitu air teh yang telah diseduh dikantor kemudian ditaruh didalam
botol-botol bekas limun/kecap yang telah dibersihkan
terlebih dahulu untukselanjutnya dibawa ketempat-tempat kegiatanpromosi Cicip
Rasa berlangsung. Ternyata cara ini cukup menarik minat pengunjung karena selain praktis juga bisa
langsung dikonsumsi tanpa perlu menunggu tehnya dimasak seperti cara sebelumnya.

Pada tahun 1969 muncul gagasan untuk menjual teh siap minum (ready to drink tea) dalam
kemasan botol denganmerek Teh Botol Sosro. Merek tersebut dipakai untuk mendompleng merek
Teh seduh Cap Botol yang sudah lebih dulu populer dan mengambil bagian dari nama belakang
keluarga Sosrodjojo. Untuk kemunculan desain botol pertama, adalah pada tahun 1969 dan desain
botol tidak berubah, lebih dari 2 tahun. Untuk desain botol kedua yaitu pada tahun 1972 juga bertahan
sampai dengan 2 tahun.
Dan pada tahun 1974, dengan didirikan PT. Sinar Sosro di kawasan Ujung
Menteng (waktu itu masuk wilayah Bekasi, tetapi sekarang masuk wilayah Jakarta),
maka desain botol Teh Botol Sosro berubah dan bertahan sampai sekarang. Pabrik tersebut,
merupakan pabrik teh siap minum dalam kemasan botol pertama di Indonesia dan pertama di Dunia.
 Gambar 1. Perubahan Bentuk Botol dan Logo Teh botol Sosro

Keluarga SOSRO memiliki satu filosofi yang mulia dan selalu diterapkan
padasetiap aktivitas bisnisnya. Filosofi tersebutadalah "NIAT BAIK". NIAT BAIK inidijabarkan kepada
produk-produk yangdihasilkan (yang pada saat itu Teh BotolSosro), yaitu bahwa produk-
produk SOSROtidak membahayakan kesehatan. Tidakmembahayakan kesehatan dapat dijabarkan
kembali bahwa produk SOSROtidak menggunakan bahan pengawet, tidakmenggunakan pemanis
buatan dan tidakmenggunakan zat pewarna. NIAT BAIK ini juga diterapkan pada proses produksi
SOSRO sehingga proses produksi yang dilakukan aman bagi lingkungan. Dengan demikian setiap
produk SOSRO dapat dikonsumsi segala usia sepanjang hari.

Gambar 2.2 Filosofi Sosro

Visi dan Misi PT. Sinar Sosro

a. Visi PT. Sinar Sosro

Mengutamakan agar produk-produknya dapat sampai pada konsumen dimanapun mereka berada.

b. Misi PT. Sinar Sosro

 Meningkatkan jaringan distribusi (baik Nasional atau Internasional) dengan memasarkan produk
baru dibidang minuman.

2.3 Struktur Organisasi PT. Sinar Sosro

Struktur organisasi PT. Sinar Sosro berbentuk gabungan lini dan fungsional dimana kebijakan
dan wewenang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat memberikan perintah kepada semua staf dan
anggota yang ada sesuai dengan bidang kerjanya.

Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT. Sinar Sosro

Pembagian pekerjaan pada PT. Sinar Sosro dibagi menurut fungsi yang telah ditetapkan. Setiap
personil diberikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan dasar kualifikasinya. Adapun tugas dan
tanggung jawab serta wewenang di PT. Sinar Sosro adalah sebagai berikut:

a. General Manager

Merupakan pimpinan tertinggi perusahaan. Bertanggung jawab kepada Direktur Operasi. Tugasnya
sebagai berikut:

1. Menentukan garis kebijakan umum dari program kerja perusahaan.

2. Bertanggung jawab ke dalam dan ke luar perusahaan.

3. Mengarahkan dan meneliti kegiatan perusahaan.

4. Menerapkan, menyebarkan kebijakan serta mengawasi pelaksanaannya.

5. Menyebarkan dan menerapkan kebijaksanaan serta mengawasi pelaksanaannya.

6. Melaksanakan kontrak kerja dengan pihak luar.

7. Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas yang didelegasikan kepada manager dan menjalin
hubungan kerja yang baik.

8. Bersama manager lain membuat rencana produksi per triwulan.

b. Manager Quality Control

Bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinir dan mengawasi pengendalian mutu produk.

2. Memberi saran-saran kepada kepala bagian produksi mengenai mutu produk dan keadaan
mesin/peralatan yang digunakan dalam proses produksi.

c. Manager Produksi dan Maintenance (PM)

Bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut:

1. Merencanakan dan mengatur jadwal produksi produk agar tidak terjadi kekurangan dan kelebihan
persediaan.

2. Mengadakan pengendalian produksi agar produk sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang
ditentukan.

3. Membuat laporan produksi secara periodik untuk mengenai pamakaian bahan dan jumlah produksi.

4. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan
sehingga dapat dilakukan perbaikan.

5. Mengatur kegiatan perawatan mesin.

6. Membuat rencana produksi sesuai dengan permintaan pemasaran.

d. Manager Personalia dan Umum

Bertanggung jawab kepada General Manager dan atas segala hal yang berhubungan dengan kegiatan
yang bersifat umum baik yang berhubungan ke luar maupun ke dalam perusahaan. Tugasnya sebagai
berikut:

1. Membantu direktur dalam hal kegiatan administrasi.

2. Mengawasi penggunaan data, barang dan peralatan pada masing-masing departemen.

3. Merekrut dan melatih pegawai baru yang dibutuhkan perusahaan.

4. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas dari kepala-kepala bagian.

5. Mengerjakan administrasi kepegawaian.

e. Manager Accounting dan Finance

Bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut:

1. Membuat laporan keuangan kepada atasan secara berkala tentang penggunaan uang.

2. Mengendalikan budget pendapatan dari belanja perusahaan sesuai dengan hasil yang diharapkan.

3. Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya administrasi.

f. Kepala Bagian Pembelian

Bertanggung jawab kepada Manager Produksi dan PM. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembelian.

2. Mengawasi kegiatan administrasi pembelian.

3. Melakukan pembelian barang yang diminta oleh departemen lain.

g. Kepala Divisi/Supervisor

Untuk produk Teh Botol Sosro terdapat 3 orang supervisor yang bergantian menurut shift,
bertanggung jawab kepada Manager Produksi dan Maintenance. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Memimpin dan mengendalikan kegiatan di bidang produksi.

2. Menyiapkan laporan yang dibutuhkan Manager Produksi mengenai data produksi, jumlah batch
produksi, pemakaian bahan dan lain-lain.

3. Bertanggung jawab penuh atas masalah yang timbul di kemudian hari atas produk yang dihasilkan.

4. Menyusun jadwal dan rotasi kerja bagi karyawan produksi yang dipimpinnya.

h. Kepala Gudang

Bertanggung jawab kepada Supervisor. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinir dan mengawasi pengelolaan persediaan bahan baku.

2. Membuat laporan penerimaan, persediaan dan pengeluaran bahan.

3. Mengontrol persediaan bahan.

4. Memesan bahan bila telah habis.

i. Kasir

Bertanggung jawab kepada Supervisor Accounting dan Finance. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Membayar gaji karyawan perusahaan setiap hari, baik waktu berjalan produksi maupun tidak.

2. Membantu atasan dalam hal penerimaan maupun pembayaran perusahaan yang berhubungan dengan
keuangan.

3. Mencatat dan melaporkan uang masuk dan keluar kepada atasannya.

j. Keamanan

Bertanggung jawab kepada Supervisor Personalia dan Umum. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Menjaga keamanan perusahaan setiap hari, baik waktu berjalan produksi maupun tidak.

2. Mengawasi dan mencatat tamu yang berkunjung ke perusahaan.

k. Analis

Bertanggung jawab kepada manajer QC. Tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengukuran mutu produk baik sebelum diproses maupun setelah diproses.

2. Memberikan saran dan langkah berikutnya yang dilakukan atas pengukuran mutu.

Berikut ini gambaran fungsional area PT. Sinar Sosro :

Tabel 2.1 Area Fungsional dan Bisnis Proses PT. Sinar Sosro

Area fungsional Tugas

Penjualan dan pemasaran Menangani penjualan dan pemasaran produk/jasa

yang dihasilkan perusahaan
 Manufaktur Manghasilkan produk

Keuangan Mengelola aset-aset perusahaan

Akutansi Memelihara rekaman-rekaman transaksi keuangan

dalam perusahaan

Logistik Melakukan order barang, menerima barang

Distribusi Mendistribusikan barang-barang tersebut ke bagian-

bagian produksi yang memerlukan

Persediaan (inventory) Mencatat mutasi tiap jenis persediaan

Invoice Penagihan, setelah semuanya selesai dilakukan

(faktur), menyerahkan penagihan tersebut ke bagian
staf keuangan untuk membayarnya

Promosi Menginformasikan dan mempengaruhi orang atau

pihak lain sehingga konsumen tertarik untuk
melakukan transaksi atau pertukaran produk barang
atau jasa yang dipasarkannya

Kerjasama dengan Pelanggan Melakukan kerja sama dengan pelanggan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan bersifat
saling menguntungkan.

Perawatan dan Pembelian alat Melakukan perawatan terhadap alat-alat yang

pendukung digunakan perusahaan dan melakukan pembeliaan
yang seperlunya bagi perusahaan.

Pembayaran atau Transaksi jual Melakukan pembayaran atau transaksi jual beli dalam
beli perusahaan

Perekrutan Karyawan Merekrut karyawan seperlunya dan ditempatkan

sesuai bidang dan kemampuannya/profesi.

Peningkatan Mutu Karyawan Keterlibatan karyawan dalam meningkatkan mutu

menjalin keharmonisan dan peningkatan kerja sama
dalam menjualankan suatu tugas atau pekerjaan.

2.5 Penggunaan Enterprise Resource Planning pada PT. Sinar Sosro

 ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan semua
departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Gambar 2.4 Sistem ERP

Cetak biru implementasi TI, khususnya dalam pemanfaatan solusi ERP (Enterprise Resources
Planning) di Sosro disiapkan sejak tahun 1999 dan mulai diterapkan pada tahun 2000. Targetnya, pada
2005 bagian produksi dan distribusi harus sudah on-line. Sistem ERP yang dibangun manajemen Sosro
ini juga memungkinkan akses data dari kantor cabang Sosro di luar negeri. Setelah solusi ERP
diterapkan, banyak perubahan mendasar yang terjadi di tingkatan operasi dan administrasi.

PT. Sinar Sosro menggunakan SAP sebagai ERP program. SAP yang dikenal pada saat ini adalah
sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya,
yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Berikut ruang lingkup sistem ERP pada SAP :
 Gambar 2.5 Sistem SAP R/3

SAP dikategorikan ke dalam 3 area fungsional utama:

1. Logistics

o Sales and Distribution (SD)

o Material Management (MM)

o Warehouse Management (WM)

o Production Planning (PP)

o General Logistics (LO)

o Quality Management (QM)

2. Financial

o Financial Accounting (FI)

o Controlling (CO)

o Enterprise Controlling (EC)

o Investment Management (IM)

o Treasury (TR)

3. Human Resources

o Personnel Administration (PA)

o Personnel Development (PD)

Proses bisnis yang dimaksud di sini, antara lain, proses pengadaan, penyimpanan, distribusi,
pemasaran,penjualan, perencanaan, dan sebagainya.Sistem ini menangani proses manufaktur,
logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ini
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
 Keuntungan yg bisa diukur antara lain, penurunan inventori, penurunan tenaga kerja secara
total, peningkatan service level,peningkatan kontrol keuangan, dan penurunan waktu yang di
butuhkan untuk mendapatkan informasi.

Salah satu program yang digunakan oleh bagian human resource untuk seluruh karyawan
adalah absensi online dengan menggunakan fingerscan yang digunakan sebagai basis pengganjian,
perhitungan cuti dan benefit lainnya yang berkaitan dengan absensi. Selain itu fungsi utama dari
program ini adalah perhitungan penggajian, jamsostek dan asuransi. Kebijakan intranet di PT. Sinar
Sosro mencakup aplikasi penggunaan intranet di dalam perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat
dalam dua aspek sebagai berikut:

a. Komunikasi dan Kolaborasi

Intranet yang dikembangkan di PT. Sinar Sosro memungkinkan terjadinyaelectronic

collaboration system diantara pengguna intranet sehingga memungkinkan karyawan dapat
menggunakan PC atau NC workstation untuk mengirim dan menerima e-mail serta fax. Dengan
demikian, penggunaan intranet membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih efektif sehingga
bisa memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar karyawan. Dari sisi biaya, penggunaan
intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi lebih kecil.

b. Operasi Bisnis dan Manajemen

Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro dikembangkan lebih jauh lagi sehingga bisa mendukung
operasi bisnis dan manajemen perusahaan. Dukungan tersebut dimungkinkan karena perusahaan
mengembangkan aplikasi bisnis berupaorder processing application, sales management dan supply
chain management.Dengan demikan, intranet di PT. Sinar Sosro bukan hanya sebagai media
komunikasi dan kolaborasi akan tetapi juga sebagai alat yang membantu pengambilan keputusan.

2.5.1 Fungsi SAP

Fungsi SAP tersebut diantaranya :

1. Mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja
keuangan perusahaan dengan lebih baik

2. Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas

3. Penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk, menstandarkan data dan informasi melalui
keseragaman pelaporan
2.6 Tujuan dan Manfaat PenggunaanEnterprise Resource Planning pada PT. Sinar Sosro

Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam
manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan,
termasuk diantaranya PT. Sinar Sosro.

Bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP. Pada awal
kemunculanya PT. Sinar Sosro sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak
tahun 1999. Semula ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan
jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya
adalah unit bisnis yang memang terpisah. IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit
usaha tersebut demerger.

Saat ini PT. Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja
perusahaan itu. PT. Sinar Sosro mempunyai delapan pabrik sembilan kantor cabang besar dan lebih
dari seratus stockist, sehingga perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat
yang berbeda. Dalam waktu dekat, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem
yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh SAP. Meskipun proses
integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, namun manajemen
sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-
masing jalur.

Ketika awal kemunculanya PT. Sinar Sosro, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan
berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan.
Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. Di pabrik
dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan
konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini
kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per
kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses
konsolidasi dilakukan oleh komputer.

Penggunaan ERP telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia
(human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa
dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. Walaupun belum bisa
paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan. Karena penyebaran unit kerja
PT. Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area
network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan
komunikasi data untuk tujuan tersebut.
a. Tujuan dari penggunaan ERP bagi PT. Sinar Sosro

1. Mengantisipasi pertumbuhan perusahaan yang terus berkembang.

2. Menyajikan data yang konsisten dan akurat sehingga meningkatkan visibilitas bisnis. dan kemudahan
dalam pengambilan keputusan.

3. Mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan PT. Sinar Sosro.

4. Mempermudah dalam fungsi akuntasi perusahaan.

5. Memperkecil human error dalam proses konsilidasi.

b. Manfaat yang diperoleh dari penggunaan ERP bagi PT. Sinar Sosro

1. Meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis misalnya dalam fungsi akuntansi yaitu mempermudah
dalam tutup buku.

2. Mempermudah pengambilan keputusan bisnis, dikarenakan data yang selalu terupdate, akurat dan
konsisten.

3. Efisiensi penggunaan jumlah pegawai.

4. Mempermudah kontrol perusahaan.

5. Penyeragaman kebijakan diantara semua unit bisnis perusahaan.