A.

Gambaran UmumPerusahaan
1. Sejarah SingkatPerusahaan
Berawal keluarga Sosrodjojo memulai bisnisnya pada tahun 1940 di kota Slawi, Jawa
Tengah dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh merek “Teh Cap Botol”.
Tahun 1965, Keluarga Sosrodjojo mulai memperluas bisnisnya dengan merambah ke
Jakarta dengan melakukan strategi CICIP RASA (product sampling) ke beberapa pasar
diJakarta.
Awalnya, datang ke pasar-pasar dengan cara memasak dan menyeduh teh langsung di
tempat. Setelah siap, seduhan teh tersebut langsung dibagikan kepada orang-orang yang
ada di pasar. Namun cara ini kurang berhasil karena teh yang telah diseduh terlalu panas
dan proses penyajiannya terlampau lama sehingga pengunjung di pasar yang ingin
mencicipinya tidak sabar menunggu.
Cara kedua, teh tidak lagi diseduh langsung di pasar, tetapi dimasukkan kedalam
panci-panci besar untuk selanjutnya dibawa kepasar dengan menggunakan mobil bak
terbuka. Lagi-lagi cara ini kurang berhasil karena teh yang dibawa tumpah selama
perjalanan dari kantor ke pasar karena pada saat tersebut jalanan di Jakarta masih
berlubang dan belum sebagus sekarang.
Akhirnya muncul ide untuk membawa teh yang telah diseduh dan dikemas kedalam
botol yang sudah dibersihkan. Ternyata cara ini cukup menarik minat pengunjung karena
selain praktis juga bisa langsung dikonsumsi tanpa perlu menunggu tehnya dimasak seperti
cara sebelumnya.
Tahun 1969, diputuskan untuk menjual minuman tehdalam kemasan botol secara
massal dengan nama Tehbotol Sosro. Nama “Tehbotol” diambil dari tehseduh merek ”Teh
Cap Botol”, yang saat itu sudah mulai terkenal di Jakarta dan ”Sosro” dari nama keluarga
pendirinya yakni ”Sosrodjojo”
Tahun 1969, seiring dengan semakin diminatinya Tehbotol Sosro oleh masyarakat
Jakarta, Tehbotol Sosro kemudian diproduksi dengan lebih massal tetapi masih dalam skala
industri rumahan dan menggunakan botol dengan desain umum / generic (image Botol
Pertama tahun 1969).
Agar bisa melayani pasar dengan lebih baik, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-
saudaranya memutuskan untuk memisahkan usaha teh siap minum dalam kemasan dari
usaha teh seduh keluarga Sosrodjojo yakni dengan mendirikan sebuah perusahaan baru.
Perusahaan baru ini diharapkan akan bisa lebih focus dalam melayani dan mengembangkan
pasar minuman teh siap minum dalam kemasan botol beling.
Tahun 1972, Logo Teh botol Sosro berganti design dan mulai mencantumkan Logo
Sosro di leher botol (image Botol Kedua tahun 1972).
Tahun 1974, Logo Teh botol Sosro kembali mengalami perubahan design dan pada
saat yang bersamaan botol Tehbotol Sosro dirubah bentuknya menjadi lebih unik &
menonjol logo dan bentuk botol tersebut masih digunakan sampai saat ini – serta
produksinya sudah mulai menggunakan mesin bertekhnologi tinggi yang di impor dari
Jerman (image Botol Ketiga tahun 1974).

Pada tangal 17 Juli 1974, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya resmi

mendaftarkan perusahaan baru tersebut dengan nama PT. Sinar Sosro, yang berdomisili di
Jalan Raya Sultan Agung Km. 28, Medan Satria, Bekasi – yang juga merupakan lokasi pabrik
pertama Teh botol Sosro sekaligus merupakan Pabrik teh siap minum dalam kemasan yang
pertama di Indonesia dan di dunia.
PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember merupakan distributor yang bertanggung
jawab terhadap penjualan di wilayah Jember dan sekitarnya, dimana produk Sosro berupa
minuman ringan. Hasil penjualan tersebut akan mempengaruhi tingkat laba yang akan
diperoleh ataupun rugi yang akan diderita perusahaan. Sistem penjualan yang diterapkan
umumnya telah lazim digunakan, baik dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang
digunakan, sampai dengan jaringan prosedurnya.
2. StrukturOrganisasi
Untuk menyusun organisasi betapapun kecilnya terlebih dahulu perlu disusun
rencana kerjanya, karena organisasi pada umumnya diartikan sebagai wadah serta proses
kerja sama sejumlah manusia, yang terlibat dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi dalam mencapai tujuan perusahaan yang efektif dan efisien maka perlu adanya
suatu struktur organisasi yang baik. Dari struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab
dapat dilihat dengan jelas, sehingga akan memudahkan orang-orang yang ada didalam suatu
perusahaan untuk melaksanakan tugas naasing-masing. Jadi sewajarnya struktur organisasi
yang dimiliki suatu perusahaan merupakan gambaran kegiatan yang dilaksanakan dan juga
menyatakan fungsi-fungsi tertentu, dimana satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis
aturan dan tanggung jawab yang ada dalam perusahaanitu.
Pengertian struktur organisasi itu sendiri adalah "gambaran secara ekonomis tentang
hubungan kerja lama dari orang-orang, yang terdapat suatu badan dalam rangka usaha
mencapai suatu tujuan".
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada PT.
Sinar Sosro Kantor Penjualan (KP) Jember yang berkaitan dengan saluran distribusi dalam
sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut
1. Manager

a. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan distribusi penjualan dan keuangan

di Kantor Penjualan secara efektif, efisien dan konsisten dalam rangka memenuhi
kepuasanpelanggan.
b. Bertanggung jawab terhadap asset perusahaan yang ada di KantorPenjualan.

c. Bertanggung jawab mengelola wilayah operasi KantorPenjualan

d. Bertanggung jawab atas arus keluar masuk kas di Kantor Penjualan dan pengajuan
anggaran bulanan KantorPenjualan.
2. Senior AdministrationSupervisor

a. Membuat budget operasional Kantor Penjualan, seperti trade promo dan Sumber
DayaKendaraan.
b. Bertanggung jawab terhadap kantor pusat atas laporan yang telah dibuat oleh
 timadministrasi.
c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi termasuk laporan keuangan
KantorPenjualan.
3. StafAdministrasi, Bagian administrasi terbagi menjadi 4, yaitu:

a. Administrasipenjualan

1) Bertanggung jawab atas data/laporan penjualan secara administrasi baik harian

maupunperiodik.
2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan bukti-buktinya secara
harian danbulanan.
3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom inputdata.
b. Administrasi gudang

1) Bertanggung jawab atas arus keluar masuknya barang secara administrasi baik secara
harian maupunperiodik.
2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan bukti-buktinya secara
harian danperiodik.
3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom inputdata.

c. Administrasi piutang

1) Bertanggung jawab atas kebenaran data piutang dan kelengkapan bukti secara
administrasi baik barian maupunperiodik.
2) Stock opname faktur kredit secara harian danperiodik.

3) Menganalisa piutang terhadap efektifitas penagihanpiutang.

4) Membuat laporan harian hasil penagihan piutang.

5) Mengotorisas laporan dan bukti-bukti pada kolom inputdata.

d. Administrasi cashbook

1) Bertanggung jawab atas data keuangan secara administrasi baik harian

maupunperiodik.

2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksakelengkapan bukti- buktinya.

3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom inputdata.

4. SalesSupervisor

a. Melakukan perencanaan, mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil laporan

administrasi yang dibuat oleh supervisor.
b. Mengadakan kerja sama dengan supervisor untuk memperoleh informasi data dan
analisa potensipasar.
c. Mengatur dan mengontrol SDM dan SDK yang menjadi tanggungjawabnya.

5. Sales Supervisor Saluran Distribusi TidakLangsung

a. Melakukan pengembangan dan pemeliharaan dister serta sesuaiwilayahnya.

b. Menyelesaikan piutangbermasalah.

c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitassalesman.

d. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkirpesaing).

6. SalesmanDropper

a. Melakukan penjualan harian produk sosro ke dister menjadi tanggung jawabnya.

b. Melakukan penagihan piutangdister.

c. Membuat laporan aktivitassalesman

7. Sales Supervisor Saluran Distribusi Langsung

a. Melakukan penjualan produk Sosro sesuai wilayahnya (khususnya produk

One Way Product (OWP)).

b. Menyelesaikan piutangbermasalah.

c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitassalesman.

a. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkir pesaing).

8. Salesman
 a. Melakukan pengembangan pasar dengan membuka outlet-outletbaru.

b. Melakukan penjualan produk sosro sesuai wilayahnya (target semuaproduk).

c. Membuat laporan aktivitassalesman

9. KepalaGudang

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional gudang untuk keluar masuk
barang dan assetgudang.
b. Membuatrekapdatalaporanaplikasistockdiserahkankeunitmanager,

senior sales supervisor dan senior administration supervisor.

a. Melakukan stock opname setiap hari, mingguan dan akhirbulan.

b. Bertanggung jawab dalam setiap keputusan seluruh kegiatan yang ada di gudang.

10. Koordinator Gudang

a. Mengkoordinir pengawas gudang atas operasional yang ada di lingkungan

gudangmasing-masing.

b. Bertanggung jawab atas stock fisik gudang dan berkoordinasi dengan

pengawasgudang.
11. Pengawas Gudang

a. Mengawasi seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaranproduk

b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan gudang, penataan produk terhadap

kerapian dankebersihannya.

3. Bidang UsahaPerusahaan
PT. Sinar Sosro mernpunyai beberapa bidang usaha yang memiliki keterkaitan antara
satu bidang dengan bidang lainnya. Namun bidang usaha utama dari PT. Sinar Sosro
adalah produksi teh alami siap saji atau siap minum. Sidang usaha lainnya yang
dikembangkan oleh PT. Sinar Sosro adalah pandirian perusahaan distributor sehingga
produk-produk PT. Sinar Sosro dapat diterima olehkonsumen.
 Salah satu dari pengembangan usaha tersebut adalah mendirikan perusahaan yang
secara khusus menangani bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan dari produk-
produk SOSRO yaitu PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM). Peranan bidang usaha yang
menangani secana khusus distribusi pemasaran dan penjualan ini, mempunyai tantangan
yang sangat berat dan besar, karena sebagai barisan terdepan dalam menjalankan usaha
GROUP SOSRO harus dapat memperkenalkan dan menarik perhatian masyarakat
terhadap produk-produk SOSRO, dan juga harus dapat mengantisipasi dan memantau
perkembangan pasar serta para pesaingnya.
Dapat kita artikan bahwa bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan ini
adalah wakil dari perusahaan-perusahan produsen produk SOSRO (GROUP SOSRO)
sehingga dalam pelaksanaan kegiatan usaha PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) harus
selalu menjaga citra dan kredibilitasperusahaan.
PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sebagai distributor penyalur produk- produk
SOSRO. dalam kegiatannya berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan
penjualan dan pemasaran produk-p.roduk SOSRO sesuai dengan target yang telah
ditetapkan. Disamping itu PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sangat mengutamakan dan
memperhatikan mutu pelayanan penjualan dan pemasaran karena dalam kegiatan
operasionalnya selain sebagai distributor produk-poduk SOSRO, PT. Sasana Caraka
M.ekaijaya (SCM) juga wakil dari perusahaan GROUP SOSRO yang membawahi promosi,
komunikasi dan citra perusahaan produk SOSRO.
Jadi kontribusi dan krcdibilitas PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) sangat
mempengauhi dan menentukan berhasil tidaknya distribusi pemasaran dan penjualan
produk SOSRO, sehingga dalam kegiatan usahanya PT Sasana Caraka Mekarjaya (SCM)
secara terns-menerus mengembangkan faktor-faktor pendukungnya.
Tujuan PT. Sasana Caraka Mekarjaya:

1. Untuk menunjang peningkatan pemasaran dan peinjualan poduk-poduk Sosro,

sehingga dapat mennenuhi target seperti yang sudahditetapkan.
2. Untuk pemerataan distribusi produk-produk Sosro, agar produk-produk tersebut
diterima konsumen disemua wilayah dengan mudah dan cepat serta tersedia
setiapsaat.
3. Mempromosikan, mengamati dan mengantisipasi perkembangan dunia usaha yang
 semakin pesat dan ketat sehingga dapat mnenghadapi persaingan di era globalisasi
saatini.
4. Mempertahankan dan menarik konsumen disaat persaingan usaha yang sangat
ketat dewasa ini sehingga dapat mencapai dan meningkatkan targetpenjualan.

Begitu juga dengan sarana pendukung kegiatan operasionalnya dalam upaya untuk
memenuhi dan meningkatkan target: pemasaran dan penjualan, PT. Sasana Caraka
Mekarjaya menyediakan sarana penunjang dalam kegiatan operasionalnya.
1. Kendaraan : truck engkel, truck double, trek box, pick up, danmotor.

2. Alat bantu jual: cooler box, electric cooler, gerobak dorong, danlain-lain.

Material promo: spanduk, umbul-umbul. kaos dan lain-lain. Disamping sarana

tersebut PT. Sasana Caraka Mckarjaya (SCM) juga aktif mengadakan dan ikut serta dalam
kegiatan event-event tertentu dalam rangkapromosinya.

B. Sistem Akuntansi PenjualanTunai

Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember, sistem penjualan dibagi menjadi dua,
yaitu Sistem Penjualan Konvensional dan Sistem Penjualan Presell. Sistem Penjualan
Konvensional maksudnya yaitu PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember selaku produsen
menjual produknya dengan cara mendatangi konsumen, untuk selanjutnya tempat-tempat
konsumen yang didatangi tadi disebut outlet. Sedangkan Sistem Penjualan Presell
maksudnya yaitu penjualan yang didasarkan atas pesanan pelanggan dengan cara pelanggan
memesan barangnya terlebih dahulu dan kemudian PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan
Jember mengantarkannya ketempat pemesantersebut.

1. DokumenPenjualan

Pada sistem penjualan ini perusahaan menggunakan beberapa dokumen, yaitu:

a. Dokumen Order Form, yaitu dokumen untuk mendokumentasikan pesanan pelanggan.

b. Dokumen Delivery List, yaitu daftar pelanggan yang memesanbarang.

c. Dokomen Load Out Slip/Load In Slip, yaitu dokumen untuk pengeluaran barang
darigudang.
d. Selling Invoice atau Faktur Penjualan untuk transaksi penjualan. Faktur penjualan tunai
 terdiri dari dua rangkap.
e. Dokumen Route Header Form, yaitu dokumen untuk kepeduan rekapitulasi penjualan
per-cute dan sebagai tanda terima pembayaran hasil penjualan dari salesman
kepadakasir.
f. Dokumen Dandy Credit Summary, yaitu dokumen yang dgunakan untuk mencatat Credit
Issuance dan Credit Colleetion (penjualan kredit yang dikeluarkan dan penjualan kredit
yangtertagih).
2. LaporanPenjualan
Adapun laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi penjualan, antara lain
yaitu
a. Draft Settlement Report atau Laporan Settlement, yaitu laporan yang berisi penjualan
setiap salesman secaramendetail.
b. Route Settlement Cash Summary, yaitu laporan untuk mengetahui informasi mengenai
jenis transaksi yang terjadi pada hari yang bersangkutan, total uang yang diterima dan
jumlah kredit yang diberikan sales center atau dapat juga digunakan untuk mengetahui
penjualan harian dalam bentukuang.
c. Laporan Summary of Load Out/Lout In, yaitu laporan yang berguna untuk mengetahui
informasi penjualan dalam bentuk barang. Laporan ini dapat memberikan gambaran
tentang posisi stock setiap hari, jumlah dan jenis produk yang di bawa, yang terjual dan
yang di bawa masuk kembali ke sales center oleh setiapsalesman.
d. List of Credit Transaction, yaitu laporan yang memberikan informasi meliputi
pembayaran dan pemberian kredit (credit collection dan credit issuance) dari setiap
salesman secaradetail.
3. ProsedurPenjualan
Prosedur penjualan yang digunakan perusahaan dibedakan menjadi dua, yaitu
Prosedur Penjualan Presell dan Prosedur Penjualan Konvensional. Tidak adanya
penjualan kredit, disebabkan karena perusahaan berusaha sedapat mungkin menghindan
penjualan secara kredit yang menyebabkan perputaran modal perusahaan
menjaditerhambat
Sistem penjualan tunai dibagi menjadi dua, yaitu Sistem Konvensional dan Sistem
Presell sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini penjelasan dari
masing-masing sistem penjualan:
a. Sistem Penjualan TunaiKonvensional

Penjualan tunai pada sistem konvensional, dimana prosedur yang dilakukan tidak
seperti pada umumnya, karena tidak melalui pemesanan terlebih dahulu. Prosedur
selengkapnya adalah sebagai berikut
1)Tim Marketing bekerja sama dengan Physical Distribution Manager membuat selling
forecasting, yang berisi informasi tentang hasil penjualan sebelumnya untuk
mengetahui trend penjualan pada saat itu. Misalnya, apabila konsumen pada saat itu
lebih banyak membeli Teh Botol, maka perusahaan akan lebih banyak memproduksi
TehBotol.
2)Setelah barang selesai diproduksi, setiap salesman menerima selling forecasting untuk
mengetahui trend penjualan pada hari itu, sehingga salesman dapat mengisi dokumen
dengan tepat. Sebelum salesman berangkat sesuai dengan rutenya, terlebih dahulu
salesman meminta barang ke gudang dengan mengisi dokumen berdasarkan
sellingforecasting.
Dokumen terdiri darn rangkap 3 (tiga), yaitu

- Lembar ke-1 untukBookkeeper

- Lembar ke-2 untukShipper

- Lembar ke-3 untukSalesman

3)Shipper 1 memeriksa barang yang akan keluar sesuai. dengan yang tertera pada kolom
LOS pada dokumen. Jika telah sesuai, maka Shipper I menginput data dari barang yang
keluar. Dokumen Lembar ke-1 dan ke-2 dipegang oleh Shipper.
4)Setelah proses pemuatan dan pemeriksaan barang (loading) di gudang selesai, maka
salesman dan barang menuju ke Spot Checking atau tempat pemeriksaan kembali
sebelum keluar dari perusahaan. Di Spot Checking ini barang yang akan keluar kembali
diperiksa olch Shipper II atau Shipper lapangan dibantu oleh sekuriti. Jika ada selisih,
maka terlebih dahulu di adjusment (disesuaikan) untuk kemudian diproses oleh
Shipper ke persediaan barang dengan menghubungi Shipper I atau Shipper gudang.
Setelah dicocokkan, maka Shipper II mengijinkan barang keluar dariperusahaan.
5)Salesman mendatangi outlet-outlet dan melakukan transaksi tunai dengan pelanggan.
Untuk transaksi tunai ini, salesman membuat invoice. Dokumen invoice ini terdiri dari
 rangkap2
- Lembar ke-1 untukPelanggan

- Lembar ke-2 untukSalesman

Pelanggan menyerahkan sejwnlah uang kas kepada salesman sebagai pembayaran,

6)Sekembali dari rutenya, salesman mengembalikan sisa barang ke gudang dengan
mengisi kembali dokumen pada kolom LIS. Shipper I atau Shipper gudang memeriksa
sisa barang yang masuk dan sesuai dengan yang tertera pada kolom LIS dan
menginput jumlah barang yang masuk kegudang
7)Salesman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari rutenya pada
hari itu berdasarkan dokumen dan invoice. Dokumen RHF ini dibuat rangkap 3
(tiga),yaitu
- Lembar ke-1 untukBookkeeper

- Lembar ke-2 untukKasir

- Lembar ke-3 untukSalesman

Salesman menyerahkan dokumen RHF dan uang kas kepada kasir.

8)Salesman mengumpulkan lembar ke-2 dokumen invoice dan lembarke-3 dokumen

RHF untuk digabungkan menjadi satu dalam paket RHF dan selanjutnya diserahkan
kepadaBookkeeper.
9)Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya
kepada RSBookkeeper.
b. Penjualan tunai pada sistempresell

Penjualan tunai pada sistem presell, merupakan penjualan dengan cara pelanggan
atau calon pembeli memesan barang terlebih dahulu. Prosedur selengkapnya adalah
sebagai berikut
1)Calon pembeli atau pelanggan memesan barang ke bagian penjualan,yaitu ke Preseller
di salescenter.
2)Semua order form diserahkan Preseller kepada Dispatcher untuk diakumulasikan.
Dispatcher kemudian membuat dokumen dan Delivery List untuk diserahkan dan
dibawa olehDeliveryman.
 3)Deliveryman mengambil barang di gudang dan menyerahkan dokumen yang memuat
data seluruh pesanan yangdikirim.
Dokumen LOS/LiS terdiri dari rangkap 3 (tiga), yaitu

- Lembar ke-1 untukBookkeeper

- Lembar ke-2 untukShipper

- Lembar ke-3 untukDeliveryman

4)Shipper I (shipper gudang) memeriksa barang yang akan keluar gudang berdasarkan
dokumen dan menginput barang yang keluar berdasarkan dokumentersebut.
5)Deliveryman beserta barang pang akan dikirim menuju Spot Checking untuk diperiksa
kembali oleh Shipper II atau Shipper Lapangan yang dibantu oleh Sekuriti. Setelah
diperiksa dan disetujui, maka Shipper 11 mengijinkan barang keluar dariperusahaan.
6)Deliveryman mendatangi outlet-outlet yang tertera pada daflar pemesan dan
melakukan transaksi tunai dengan pelanggan. Untuk transaksi tunai ini Deliveryman
mengeluarkaninvoice.
Dokumen invoice ini terdiri dari rangkap 2 (dua), yaitu

- Lembar ke-1 untukPelanggan

- Lembar ke-2 untukDeliveryman

Pelanggan menyerahkan sejumlah uang kas kepada Deliveryman sebagai pembayaran.

7) Sekembalinya dari mengantarkan pesanan, Deliveryman kembali ke gudang untuk

check in dengan mengisi kembali dokumen LOS/LIS pada kolom LIS. Shipper
memeriksa sisa barang yang masuk (jika ada), sesuai dengan yang tertera pada kolom
LIS, dan shipper gudang menginput data yang ada di dokurnen LOS/LIS untuk
mengupdate persediaan barangdigudang.

8) Deliveryman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari barang
yang dikirim pada hari itu berdasarkan dokumen LOS/LIS dan invoice.
Dokumen ini dibuat rangkap 3 (tiga), yaitu

- Lembar ke-1 untuk RSBookkeeper

 - Lembar ke-2 untukKasir

- Lembar ke-3 untukDeliveryman

Deliveryman menyerahkan dokumen RHF Lmbar ke-2 dan kas kepada Kasir.

9) Deliveryman mengumpulkan semua dokumen lembar ke-2 doku nen invoice dun
lembar ke-1 dokumen RHF untuk d gabungkan menjadi satu dalam paket RHF dun
selanjutnya diserahkan kepadaBookkeeper.

10) Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya
padaBookkeeper.

C. Sistem Akuntansi PembelianTunai

1. DokumenPenjualan

Dalam sistem pembelian tunai terdapat beberapa dokumen yang digunakan, antara lain
adalah :

a. Surat permintaan pembelian : dokumen ini adalah formulir yang diisi oleh bagian
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
permintaan.

b. Surat permintaan penawaran harga: dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

c. Surat order pembelian: dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi
sebagai berikut:

1) Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan.

2) Tembusan pengakuan oleh pemasok adalah tembusan yang dikirimkan kepada

pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali
ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang tersebut.
 3) Tembusan bagi unit permintaan barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.

4) Arsip tanggal permintaan adalah tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh
fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai
dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang datang tidak
datang pada tanggal yang telah ditetapkan.

5) Arsip pemasok adalah tembusan surat order yang disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.

6) Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai

otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan
pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

7) Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi
sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.

d. Laporan penerimaan barang : dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu,
spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat perubahan order pembelian: di dalam surat ini diperlukan perubahan terhadap isi
surat order pembelian sebelumnya yang telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau
hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

f. Bukti kas keluar: dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

2. Catatan Akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:308) catatan akuntansi pembelian tunai yang digunakan

untuk mencatat tansaksi pembelian tunai adalah:
 a. Register bukti kas keluar (voucher register). Apabila dalam pencatatan utang
perusahaan menggunakan voucher payble procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian tunai adalah register bukti kas keluar.
b. Jurnal pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian tunai
adalah jurnal pembelian.
c. Kartu utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payble
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah kartu utang.
d. Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
3. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
Jaringan atau prosedur yang membentuk sistem pembelian tunai menurut Mulyadi
(2001:301) sebagai berikut :

a. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan

permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang
langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini,
fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk
sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali
menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi
pembelian tunai dibagi sebagai berikut :

1. Sistem akuntansi pembelian barang dagangan dengan pengadaan langsung. Dalam

sistem pembelian tunai ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian..

2. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem ini,

pemasok dipilih oleh fungsi pembelian dengan terebih dahulu dilakukan
 pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok.

3. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh
pemasok dalam jumlah tertentu. Tahap pemilihan pemasok dengan lelang antara
lain :

i. Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uraian rincian jenis,
spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.

ii. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan
penawaran harga.

iii. Penjelasan kepada para pemasok mengenai kerangka acuan tersebut.

iv. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai beberapa persyaratan

lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.

v. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang didepan para pemasok.

vi. Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang

c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
oraganisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta
barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan
oleh perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang
dari pemasok.

e. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa

dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur disribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembukuan manajemen.
DAFTAR PUSTAKA

Azhar, Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko

Pengembangan, Edisi Perdana, Lingga Jaya, Bandung
Erlina Nanda Riani, 2008, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada
PT. Indofarma Global Medika Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta .
Prasasti Pratama, 2010, Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Sinar
Sosro Kantor Penjualan Bandung 1, Skripsi, Universitas Widyatama, Bandung
Sri Wahyuni, 2006, Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Coca-Cola
Bottling Indonesia Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan