Buku Ajar Mmik

D DASAR ORGANISASI & MANAJEMEN -- EKA WILDA FAIDA, SKM,M.
Kes
BUKU AJAR
DASAR ORGANISASI &
MANAJEMEN
(MUK I)
Oleh:
EKA WILDA FAIDA, SKM.,M.KES
PRODI D3 REKAM MEDIK & INFORMASI KESEHATAN

(STIKES) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
YAYASAN RUMAH SAKIT Dr. SUTOMO
SURABAYA
1
D DASAR ORGANISASI & MANAJEMEN -- EKA WILDA FAIDA, SKM,M.Kes
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmannirahim
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Gambaran secara umum pada mata kuliah Dasar Organisasi &

Manajemen ini, walaupun sedikit dan belum mendalam diperlukan sebagai over
view bagi pengenalan dasar organisasi dan manajemen di sarana pelayanan
kesehatan. Maka buku ajar ini dirancang sebagai pegangan mahasiswa di dalam
proses belajar mengajar di kelas yang tentunya dapat dipelajari sebelum dan
setelah perkuliahan ini berlangsung. Buku ajar ini tentunya diambil dari kumpulan
beberapa sumber dan literature yang ada.
Pada proses belajar mahasiswa diperlukan kajian materi yang lebih rinci
oleh karena itu melalui buku ajar dasar organisasi dan manajemen ini diharapkan
mahasiswa lebih dapat mengetahui dan memahami konsep dasar yang ada di
dalam setiap bab materi dasar organisasi dan manajemen ini. Selain itu melalui
buku ajar ini ada beberapa kasus dan contoh untuk merangsang cara berfikir
mahasiswa bagaimana penerapannya jika di aplikasikan di lapangan (RS,
Puskesmas, Klinik dan saranan pelayanan kesehatan yang lain). Ada pula latihan
dan penugasan baik individu maupun secara kelompok agar mahasiswa tertuntut
untuk berfikir secara kreatif dan inovatif.
Semoga bermanfaat, apabila ada kekurangan dan kesalahan mari kita
tambah dan perbaiki, sehingga menjadi lebih bagus lagi
Terima kasih
EKA WILDA FAIDA, SKM,M.Kes
2
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................. 1

KATA PENGANTAR ............................................................................... 2
DAFTAR ISI ............................................................................................. 3
DAFTAR TABEL ..................................................................................... 5
DAFTAR GAMBAR................................................................................. 6
GARIS BESAR PERENCANAAN PEMBELAJARAN ......................... 7
BAB I KONSEP DASAR ORGANISASI & MANAJEMEN
I.1 Pengertian Organisasi .......................................................................... 10
I.2 Asas/prinsip Organisasi ........................................................................ 10
I.3 Unsur Organisasi ................................................................................. 11
I.4 Departementasi .................................................................................... 11
I.5 Sejarah Manajemen .............................................................................. 12
I.6 Pengertian Manajemen ......................................................................... 14
I.7 Ruang Lingkup Administrasi & Manajemen ........................................ 15
I.8 Unsur Manajemen ................................................................................ 16
I.9 Pola Manajemen Dengan Pendekatan Sistem ....................................... 19
BAB II FUNGSI MANAJEMEN PERENCANAAN
II.1 Pengertian Perencanaan ....................................................................... 21
II.2 Manfaat Perencanaan ........................................................................... 21
II.3 Jenis Perencanaan ................................................................................ 22
II.4 Cara Penyusunan Visi, Misi ................................................................. 23
II.5 Langkah-Langkah Perencanaan ............................................................ 26
II.6 Analisis SWOT .................................................................................... 27
BAB III FUNGSI MANAJEMEN PENGORGANISASIAN
III.1 Pengertian Pengorganisasian ............................................................... 34
III.2 Manfaat Pengorganisasian ................................................................... 35
III.3 Langkah Pengorganisasian .................................................................. 35
III.4 Jenis & Struktur Pengorganisasian ...................................................... 36
BAB IV FUNGSI MANAJEMEN PENGGERAKAN & PENGAWASAN
IV.1 Pengertian Penggerakan (Actuating) ................................................... 41
IV.2 Manfaat Penggerakan.......................................................................... 41
IV.3 Jenis Penggerakan ............................................................................... 42
IV.4 Ruang Lingkup Penggerakan .............................................................. 42
IV.5 Pengertian Pengawasan ....................................................................... 43
IV.6 Metode Pengawasan ........................................................................... 43
IV.7 Instrumen Pengawasan ........................................................................ 43
BAB V KEPEMIMPINAN
V.1 Pengertian Kepemimpinan ................................................................... 45
V.2 Teori & Gaya Kepemimpinan .............................................................. 45
V.3 Sifat Kepemimpinan Ideal .................................................................... 47
V.4 Etika Kepemimpinan ............................................................................ 48
BAB VI TUGAS CASE STUDY FUNGSI MANAJEMEN &
KEPEMIMPINAN .................................................................................... 50
3
BAB VII IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN &

KEPEMIMPINAN UNIT RMIK ............................................................. 51
VII.1 Implementasi Fungsi Perencanaan ..................................................... 51
VII.2 Implementasi Fungsi Pengorganisasian .............................................. 51
VII.1 Implementasi Fungsi Penggerakan ..................................................... 52
VII.2 Implementasi Fungsi Pengawasan...................................................... 52
BAB VIII MOTIVASI
VIII.1 Pengertian Motivasi.......................................................................... 53
VIII.2 Teori Motivasi .................................................................................. 53
VIII.3 Keterlibatan Karyawan ..................................................................... 55
VIII.4 Penggunaan Rewards Untuk Motivasi Karyawan ............................. 55
BAB IX PERSEPSI
IX.1 Pengertian Persepsi ............................................................................. 57
IX.2 Proses Persepsi ................................................................................... 57
IX.3 Fungsi Yang Mempengaruhi Persepsi ................................................. 57
IX.4 Atribution Theory ............................................................................... 58
BAB X KOMUNIKASI
X.1 Pengertian Komunikasi ........................................................................ 61
X.2 Fungsi Komunikasi .............................................................................. 61
X.3 Proses Komunikasi ............................................................................... 62
X.4 Komunikasi Interpersonal .................................................................... 63
X.5 Komunikasi Organisasi ........................................................................ 65
X.6 Hambatan Dalam Komunikasi Efektif .................................................. 65
BAB XI TUGAS CASE STUDY MOTIVASI PERSEPSI,
KOMUNIKASI UNIT RMIK ................................................................... 68
BAB XII KERJA TIM
XII.1 Pengertian Tim .................................................................................. 69
XII.2 Perbedaan Tim Dengan Kelompok .................................................... 69
XII.3 Jenis Tim ........................................................................................... 70
XII.4 Menciptakan Tim Yang Kreatif ......................................................... 71
XII.5 Peranan Anggota Dalam Membangun Tim ........................................ 72
BAB XIII TUGAS CASE STUDY KERJA TIM UNIT RMIK ............ 73
BAB XIV TUGAS CASE STUDY IMPLEMENTASI MOTIVASI
PERSEPSI, KOMUNIKASI UNIT RMIK .............................................. 74
BAB XIV PERENCANAAN SDM UNIT RMIK DENGAN
METODE WISN
XIV.1 Pengertian, Tujuan, Kegunaan Perencanaan SDM ............................ 75
XIV.2 Metode Perencanaan Kebutuhan SDM ............................................. 77
XIV.3 Pengertian, Tujuan, Perhitungan kebutuhan SDM Dengan WISN ..... 79
XIV.4 Langkah-Langkah Penyusunan Kebutuhan SDM Dengan WISN ...... 80
XIV.5 Implementasi Langkah 1 (Waktu kerja tersedia) ............................... 81
XIV.6 Implementasi Langkah 2 (Menetapkan unit kerja & kategori SDM) . 81
XIV.7 Implementasi Langkah 3 (Menyusun Standar Beban Kerja) ............. 82
XIV.8 Implementasi Langkah 4 (Menyusun Standar Kelonggaran) ............. 82
XIV.9 Implementasi Langkah 5 (Menghitung Kebutuhan Tenaga) .............. 83
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 85
LAMPIRAN
4
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Komponen POA ..................................................................... 23

Tabel 2.2 Analisis lingkungan dalam...................................................... 28
Tabel 2.3 Analisis lingkungan luar ......................................................... 28
Tabel 2.4 Matriks IFAS.......................................................................... 29
Tabel 2.5 Matriks EFAS ........................................................................ 30
Tabel 2.6 Penentuan strategi SWOT ....................................................... 30
Tabel 13.1 Perbedaan kerja tim dengan kerja kelompok ........................... 69
Tabel 15.1 Waktu kerja tersedia dalam 1 tahun ........................................ 81
Tabel 15.2 Standar kelonggaran ............................................................... 83
5
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Ruang Lingkup Administrasi & Manajemen ................. 16

Gambar 1.2 Unsur Manajemen Rumah Sakit ..................................... 18
Gambar 1.3 Pola Manajemen Dengan Pendekatan Sistem ................ 19
Gambar 2.1 Jenis Perencanaan .......................................................... 22
Gambar 2.2 Analisis SWOT .............................................................. 29
Gambar 2.3 Matriks SWOT............................................................... 31
Gambar 3.1 Pengorganisasian RMIK ................................................ 34
Gambar 3.2 Struktur Organisasi ........................................................ 36
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Garis & Staf .................................... 37
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Fungsional ...................................... 38
Gambar 4.1 Contoh Instrumen Pengawasan....................................... 44
Gambar 7.1 Struktur Organisasi RMIK ............................................. 51
Gambar 8.1 Hirarki Kebutuhan Maslow ............................................ 53
6
GBPP (GARIS-GARIS BESAR PERENCANAAN PEMBELAJARAN)
1 Mata kuliah MANAJEMEN UNIT KERJA I (MUK I)

2 Kode mata kuliah RMIK 208
3 Beban studi 3 SKS (150 menit)
4 Semester 3 (Tiga)
6 Status mata kuliah Wajib
1. MANFAAT MATA KULIAH

Dengan mata kuliah MANAJEMEN UNIT KERJA I ( MUK I) ini, maka
mahasiswa mempunyai pemahaman mengenai konsep dasar tentang
organisasi dan manajemen serta bagaimana melaksanakannya jika
diaplikasikan di pelayanan kesehatan (puskesmas, rumah sakit, dinas
kesehatan, klinik penyedia layanan kesehatan) sehingga jika mahasiswa
dihadapkan dengan masalah yang ada di pelayanan kesehatan akan dapat
memecahkan masalah dengan baik. Dengan memahami konsep dasar
Manajemen Unit Kerja I mahasiswa akan dapat mengikuti mata kuliah
berikutnya, yaitu mata kuliah Manajemen Unit Kerja II (MUK II) pada
semester 4.
2. DESKRIPSI MATA KULIAH

Mata kuliah ini memberikan kemampuan pada mahasiswa untuk mengerti
tentang konsep dasar organisasi dan manajemen secara umum, konsep dasar
pengorganisasian, penggerakan, kepemimpinan, motivasi, persepsi,
komunikasi, kerja tim, studi kasus & implementasi, perencanaan SDM
dengan metode WISN (Workload Indicator Staff Needed).
3. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) /

STANDAR KOMPETENSI
Mengaplikasikan serta memecahkan masalah terkait dengan organisasi dan
manajemen dalam pelayanan kesehatan.
7
4. TUJUAN INSTRUKSIOANL KHUSUS (TIK) / KOMPETENSI

DASAR
1. Mampu memahami konsep dasar organisasi dan manajemen
2. Mampu memahami fungsi manajemen tentang perencanaan
3. Mampu memahami fungsi manajemen pengorganisasian
4. Mampu memahami fungsi manajemen penggerakan
5. Mampu memahami kepemimpinan
6. Mampu memahami fungsi manajemen dan kepemimpinan
7. Mampu memahami implementasi fungsi manajemen dan
kepemimpinan di unit kerja RMIK.
8. Mampu memahami konsep dasar motivasi
9. Mampu memahami konsep dasar persepsi
10. Mampu memahami konsep dasar komunikasi
11. Mampu memahami studi kasus tentang motivasi, persepsi, komunikasi
di unit kerja RMIK.
12. Mampu memahami konsep kerja tim
13. Mampu memahami kasus pada kerja tim di unit kerja RMIK
14. Mampu memahami implementasi motivasi, persepsi, komunikasi dan
kerja tim di unit kerja RMIK.
15. Mampu memahami perencanaan SDM unit kerja RMIK dengan metode
WISN
5. STRATEGI PERKULIAHAN
Strategi instruksional yang digunakan dalam mata kuliah ini terdiri dari
metode instruksional dan partisipasi aktif mahasiswa, yaitu ceramah, tanya
jawab, diskusi, studi kasus kelompok, presentasi dan penugasan.
a. Ceramah berupa penyampaian bahan ajar dan penekanan-penekanan pada
hal-hal yang penting dan bermanfaat untuk dipahami secara konteks
teoriti dan diterapkan implementasinya
b. Tanya jawab dilakukan sepanjang tatap muka, dengan memberikan
kesempatan mahasiswa untuk memberi pendapat atau pertanyaan tentang
8
hal-hal yang tidak dimengerti atau bertentangan dengan apa yang

dipahami.
c. Diskusi dilakukan dengan memberikan contoh kasus pada akhir pokok
bahasan, mengambil tema yang sedang aktual di masyarakat dan
berkaitan dengan pokok bahasan tersebut, lalu mengajak mahasiswa
untuk memberikan pendapat atau menganalisis secara kritis.
d. Penugasan diberikan dengan format studi kasus dan presentasi
kelompok lalu dibuat berdasarkan tahapan manajemen rekam medik
lalu dibuat alternatif pemecahan masalahnya.
Media instruksional berupa: LCD, whiteboard, laptop, buku referensi,
power point, silabus, RPP, kontrak perkuliahan, internet, makalah, artikel,
jurnal.
6. KRITERIA PENILAIAN
Penilaian Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS)
menggunakan metode sebagai berikut:
Nilai dalam
Point Rentang skor Predikat
huruf
A 4 80 – 100 Istimewa
AB 3,5 75-79,9 Memuaskan
B 3 65-74,9 Baik
BC 2,5 60-64,9 Sedang
C 2 55-59,9 Cukup
D 1 40-54,9 Kurang
E 0 0-39,9 Gagal
Sedangkan penentuan bobot nilainya dengan perincian sebagai berikut :

Nilai tugas : 30%
Nilai aktifitas kelas : 20%
UTS : 20%
UAS : 30%
9
BAB I
KONSEP DASAR ORGANISASI DAN MANAJEMEN
I.1 PENGERTIAN ORGANISASI

1. Organisasi (Organization) menurut Luther Gulick : Alat saling berhubungan
dari satuan kerja yang memberikan kepada seseorang tempat di dalam
struktur dan otoritas (kewenangan) sehingga pekerjaan dapat dikoordinasikan
oleh perintah atasan kepada bawahan yang menjangkau ke puncak sampai ke
bawahan dan seluruh bidang usaha.
2. Pengorganisasian (Organizing) menurut G.R Terry : Tindakan
mengorganisasikan hubungan-hubungan perilaku yang efektif antara masing-
masing orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan
memperoleh kepuasan diri dalam melaksanakan tugas-tugas terpilih didalam
kondisi organisasi yang ada untuk mengetahui tujuan dan sasaran tertentu.
3. Struktur Organisasi menurut F.G.Anderson : Susunan hubungan-hubungan,
pertanggungjawaban dan wewenang melalui tujuan untuk mencapai sasaran.
Jadi, Organisasi adalah suatu wadah dari kegiatan, yang diwujudkan dalam
bentuk struktur organisasi yang merupakan hasil langsung dari proses
pengorganisasian agar tujuan dan sasaran dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
I.2 AZAS/PRINSIP ORGANISASI

Menurut Ernest Dale (Dalam buku “Organisasi Kesehatan, Djoko Wijono, 2008)
mengemukakan bahwa prinsip dalam melaksanakan organisasi yaitu dengan
memperhatikan :
1. Tujuan/sasaran (Objective)
2. Spesialisasi (Specialization)
3. Koordinasi (Coordination)
4. Kewenangan (Authority)
5. Tanggung Jawab (Responsibility)
6. Efisiensi (Efficiency)
10
7. Pendelegasian/Pelimpahan (Delegate)
8. Kesatuan perintah (Unity of Command)
9. Rentang kendali (The span of Control)
10. Rantai perintah pendek (Short Chain of Command)
11. Keseimbangan (Balance)
I.3 UNSUR ORGANISASI

Unsur-unsur organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam proses kegiatan
pengorganisasian atau menyusun organisasi yaitu :
1. Tujuan dan sasaran
2. Sumber daya yang tersedia
3. Pembagian tugas dan fungsi
4. “Wadah” tempat bekerja atau struktur organisasi
5. Bentuk hubungan dan kerjasama
6. Lingkungan yang berkaitan dan tempat kedudukan (domisili)
7. Metode departementasi
I.4 DEPARTEMENTASI
Dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien organisasi memerlukan
pembagian kelompok atau departemen. Berikut model departementasi yaitu:
1. Berdasarkan angka/jumlah anggota
Misal: regu kerja di perusahaan, batalyon, kompi, 3 paramedis di
puskesmas
2. Berdasarkan waktu
Misal: shift pagi, siang, malam pekerja pabrik dan perawat rumah sakit.
3. Berdasarkan wilayah
Misal: Puskesmas pembantu (pustu), Dinas kesh tk.
Kabupaten/Kotamadya, Dinas kesh tk. Propinsi.
4. Berdasarkan tugas, fungsi, atau produk yang dihasilkan
Misal: Dinas pendidikan, Dinas kesehatan, Unit pemasaran, Unit keuangan
5. Berdasarkan jenis pelayanan
Misal: Pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah
11
6. Berdasarkan pelanggan
Misal: Kelompok profesi, petani, keluarga mampu dan tidak mampu
7. Berdasarkan pasar
Misal: Gol karyawan pelayanan paket A, Gol mahasiswa pelayanan paket
B, Gol perusahaan swasta pelayanan paket C
8. Berdasarkan proses dan peralatan
Misal: Pekerjaan logistic, pekerjaan memeriksa pasien, pekerjaan
melakukan tindakan bedah (operasi) pada pasien, pekerjaan pemeriksaan
penunjang (laboratotium, Radiologi).
I.5 SEJARAH MANAJEMEN

“ Mengapa kita perlu mempelajari Sejarah Manajemen?”
…..Mempelajari sejarah manajemen sangat bermanfaat untuk mendapatkan

deskripsi tentang bagaimana manajemen itu berlangsung pada masa silam,
bagaimana manajemen berkembang dengan berbagai prinsip yang diajukan para
ahli manajemen, dan pada akhirnya kita mampu mendeskripsikan, menganalisis,
merumuskan, mengaplikasikan konsep serta teori dalam praktik manajemen pada
berbagai aspek kehidupan, sehingga dalam implementasinya dapat mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam memprediksi tindakan yang berkaitan
dengan penggunaaan keterampilan manajerial….
Sesungguhnya manajemen sudah ada sejak jaman dahulu, salah satu bukti
adalah Piramida di Mesir. Adanya bangunan Piramida di Mesir menunjukkan
bahwa pada zaman dulu telah ada serangkaian kegiatan yang diatur sedemikian
rupa, mengikuti tahapan-tahapan tertentu yang telah disiapkan hingga bangunan
Piramida yang megah di tengah gurun pasir dapat menjadi decak kagum
masyarakat disseluruh dunia dari dulu hingga kini. Dari sejarah dapat kita ketahui
bahwa tidak kurang dari ribuan orang telah terlibat dalam pembangunan Piramida
di Mesir. Selain itu juga Candi Borobudur di Indonesia, dan masih banyak contoh
bangunan-bangunan kuno yang sangat rumit bisa dibangun oleh nenek moyang
kita. Dari bukti-bukti tersebut dapat dilihat bagaimana orang-orang dahulu telah
menerapkan manajemen.
Untuk memahami sejarah perkembangan manajemen, dalam buku ajar ini
dengan mengadop dari referensi A.A.Gede Munijaya, 2004 hanya dijelaskan 3
tokoh pemikir manajemen ilmiah yaitu FW. Taylor, Henry Fayol, Elton Mayo,
12
karena ketiga tokoh ini diakui sebagai peletak dasar studi ilmiah di bidang
manajemen yang berkembang sampai saat ini.
1. FW. Taylor (1870)  Scientific Management Theory
a. Mengukur waktu yang wajar untuk menyelesaikan pekerjaan
b. Studi waktu dan gerak (Time Motion Study) yaitu mempersingkat waktu
untuk menghasilkan pekerjaan yang sama.
c. Sistem penggajian, yaitu pembayaran tertentu untuk pekerjaan dengan
standar tertentu untuk menghindari pekerjaan yang lambat.
d. Sistem pemberian bonus dan insentif berdasarkan kualitas dan waktu kerja
yang dihasilkan (Bersama Henry Laurence Gantt)
e. Sistem kerja cepat dengan posisi yang menyenangkan secara ergonomi
(Bersama Frank Gillberth)
2. Henry Fayol (1916)
Orang yang paling dikenal dalam manajemen ilmiah menurutnya “Manajemen
tidak ada hukum mutlak. Manajer perlu memahami prinsip adinistrasi &
manajemen dalam organisasinya, yaitu:
a. Authority, Kewenangan bagian yang tak terpisahkan dari tanggung jawab
b. Unity of command, Setiap orang mempunyai atasan yang memerintah &
kepadanya ia bertanggung jawab.
c. Unity of direction, Dalam satu pimpinan ada kelompok & rencana yang
mempunyai tujuan sama.
d. Struktur organisasi
e. Spesialisasi dalam pekerjaan
f. Disiplin
g. Mendahulukan kepentingan bersama
h. Pembayaran yang sama untuk pekerjaan dengan ukuran sama
i. Terpusatnya tanggung jawab pada satu pimpinan
j. Segalanya diatur pada tempatnya
k. Tabiat baik dan adil harus dikembangkan
l. Cara kerja, perubahan personel, pension, kematian, promosi jabatan
m. Batas kewenangan
n. kerjasama
13
3. Elton Mayo (1920)  Human Relationship Theory

a. Produktivitas
b. Tidak ada pembudakan pekerja, karena diberikan hak untuk mengambil
keputusan dalam mengembangkan tugas.
c. Mengembangkan tipe pengawasan
d. Kerjasama, perhatian, insentif non material
4. Teori kepemimpinan (1945)
5. Management By Objektive (1945)
6. Total Quality Management (1950)
7. Pendekatan sistem (1960)
I.6 PENGERTIAN MANAJEMEN

Pengertian manajemen menurut beberapa ahli adalah :
1. Seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ( the art of getting
things done through the others – (Mary Parker Follet)
2. Is the process directing and facilitating the work of people organized in
formal group to achieve a desired end (John D Millet)
3. Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian
kegiatan anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan (James AF Stoner)
4. Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan
organisasional atau maksud yang nyata (G.R. Terry)
5. Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain
dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
(Hilman)
6. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)
secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal (Ricky W.
Griffin)
14
7. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan,

pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan (Drs. Oey Liang Lee)
Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu
“management” yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini
memang belum ada kata yang mapan dan diterima secara universal sehingga
pengertiaanya untuk masing-masing para ahli masih memiliki banyak perbedaan.
Secara umum manajemen juga dipandang sebagai sebuah disiplin ilmu yang
mengajarkan tentang proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya
bersama dengan sejumlah orang atau sumber milik organisasi. Dalam hal ini
manajemen dibedakan menjadi 3 bentuk karakteristik, diantaranya adalah:
(1) Sebuah proses atau seri dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubungan.
(2) Melibatkan dan berkonsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisasi.
(3) Mendapatkan hasil-hasil ini dengan berkerja sama dengan sejumlah orang
(4) Memanfaatkan sumber-sumber yang dimiliki dari suatu organisasi.
Manajemen kesehatan menurut Notoatmojo, 2003 adalah suatu kegiatan atau

suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas kesehatan
guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program kesehatan.
I.7 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pengertian Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerja sama
sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Ilmu administrasi dianggap lebih luas dibandingkan dengan ilmu manajemen.
Ilmu administrasi mengkaji semua proses dan bentuk kerjasama manusia yang
berinteraksi di dalam sebuah organisasi, Sedangkan Ilmu manajemen hanya
mengkaji pemanfaatan sumber daya untuk mendukung proses adminstrasi dalam
mencapai tujuan organisasi.
15
Gambar 1.1
Ruang lingkup administrasi dan manajemen
Administrasi
Manajemen
Kepemimpinan
Pengambilan keputusan
Hubungan antar manusia

(Pengendalian Diri)
(Komunikasi & Kerjasama)
Manusia
Ruang lingkup manajemen bidang kesehatan (A.A Gede Muninjaya,2004), yaitu:

1. Manajemen sumber daya manusia/ Manajemen personalia
2. Manajemen keuangan
3. Manajemen logistik (obat dan peralatan)
4. Manajemen kesehatan
5. Manajemen informasi
6. Manajemen pemasaran
I.8 UNSUR MANAJEMEN

Unsur-unsur manajemen tersebut biasanya dikenal dengan istilah “6 M didalam
manajemen” (The Six M’s in Management). Berikut adalah uraian singkat
mengenai enam unsur manajemen tersebut :
a. Man (manusia, orang-orang, tenaga kerja)
Tenaga kerja ini meliputi baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif.
Dalam kegiatan manajemen faktor manusia adalah yang paling menentukan. Titik
pusat dari manajemen adalah manusia, sebab manusia membuat tujuan dan dia
pulalah yang melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkannya itu. Tanpa tenaga kerja tidak akan ada proses kerja. Manajemen
timbul karena adanya orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
16
b. Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan)

Uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan disamping
faktor manusia yang menjadi unsur paling penting (the most important tool) dan
faktor-faktor lainnya. Dalam dunia modern yang merupakan faktor penting
sebagai alat tukar dan alat pengukur nilai suatu usaha. Suatu perusahaan yang
besar diukur pula dari jumlah uang berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang
menggunakan uang tidak hanya perusahaan saja, rumah sakit dan klinik
menggunakannya. Jadi uang diperlukan pada setiap kegiatan manusia untuk
mencapai tujuannya. Terlebih dalam pelaksanaan manajemen ilmiah, harus ada
perhatian yang sungguh-sungguh terhadap faktor uang karena segala sesuatu
diperhitungkan secara rasional yaitu memperhitungkan berapa jumlah tenaga yang
harus dibayar, berapa alat kesehatan dan bahan habis pakai yang dibutuhkan yang
harus dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai.
c. Machines (mesin atau alat-alat yang diperlukan untuk mencapai tujuan).
Dalam setiap organisasi, peranan mesin-mesin sebagai alat pembantu kerja
sangat diperlukan. Mesin dapat meringankan dan memudahkan dalam
melaksanakan pekerjaan. Hanya yang perlu diingat bahwa penggunaan mesin
sangat tergantung pada manusia, bukan manusia yang tergantung atau bahkan
diperbudak oleh mesin. Mesin dibuat adalah untuk mempermudah atau membantu
tercapainya tujuan hidup manusia. Salah satu contoh mesin yang diperlukan
dalam pelayanan medis adalah alat pendeteksi detak jantung, USG, CT Scan.
Sedangkan contoh mesin di unit rekam medis adalah komputer, printer, alat
pengahncur kertas,
d. Methods (cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan).
Cara untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya sangat menentukan hasil kerja seseorang. Metode ini
diperlukan dalam setiap kegiatan menejemen yaitu dalam kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Dengan cara kerja yang baik
akan memperlancar dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Tetapi walaupun
metode kerja yang telah dirumuskan atau ditetapkan itu baik, kalau orang yang
diserahi tugas pelaksanaannya kurang mengerti atau tidak berpengalaman maka
hasilnya juga akan tetap kurang baik. Contoh metode yang digunakan dalam
17
memberikan pelayanan kesehatan di unit rekam medik adalah petugas rekam

medik berpedoman pada petunjuk teknik dan SPO yang ada.
e. Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan mencapai tujuan).
Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat mencapai
tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material dalam manajemen tidak
dapat diabaikan.
Contoh material dalam unit rekam medik adalah alat tulis kantor, rak
penyimpanan, meja, kursi, kertas, formulir dan map rekam medis.
f. Market (pasar untuk menjual output/barang yang dihasilkan).
Bagi penyedia pelayanan kesehatan, pemasaran jasa yang dihasilkan tentu
sangat penting bagi kelangsungan proses produksi dari pelayanan kesehatan itu
sendiri. Pasar sangat penting untuk dikuasai demi kelangsungan proses kegiatan
pelayanan kesehatan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga harus
sesuai dengan kebutuhan dan daya beli masyarakat. Pemberian jasa pelayanan
kesehatan yang berkualitas rendah dengan harga yang relatif mahal menjadi akan
sulit dijangkau oleh sebagian besar masyarakat (pasien), dan cenderung memilih
competitor yang mempunyai kualitas lebih baik.
Bila dikaitkan dengan unit rekam medis adalah setiap bentuk pelayanan kegiatan
rekam medis mulai dari penerimaan pasien, pendaftaran, entry data,
pendistribusian, filling, assembling, coding, pencatatan dan pelaporan data pasien
harus lengkap, akurat, teliti, sesuai prosedur, dan memenuhi fungsi rekam medis
itu sendiri akan menunjukkan kualitas yang lebih baik dan manfaatnya adalah
masyarakat (pasien) merasa puas dan tercipta citra pelayanan kesehatan yang
lebih baik pula.
Menurut Boy Sabarguna, 2009 unsur manajemen rumah sakit terdiri dari :
6M i S P Q
•1. Man •Informasi •Service •Profesional •Quality

•2. Material
•3. Methode
•4. Machine
•5. Money
•6. Market
Gambar 1.2 Unsur manajemen rumah sakit
18
I + S + P + Q  Merupakan kekhususan tersendiri di rumah sakit yang

merupakan ciri yang membedakan dengan industri jenis lain, dukungan ilmu dan
teknologi tersendiri. Jadi tugas manajer rumah sakit lebih berat karena harus
mengelola 10x5=50 kegiatan, disbanding manajer yang umumnya hanya dengan
5M dan POAC yaitu 5x5=25 kegiatan, jadi dua kali lipat lebih berat.
I.9 POLA MANAJEMEN DENGAN PENDEKATAN SISTEM
INPUT PROSES OUTPUT
•UNSUR
MANAJEMEN :
•1. Man •FUNGSI
•2. Material MANAJEMEN :
•3. Methode •1. Planning • SET GOAL
•4. Machine •2. Organizing
•5. Money •3. Actuating • 1. Efisien
•6. Market •4. Controlling • 2. Efektif
•7. Informasi
•8. Service
•9. Profesional
•10. Quality
Gambar 1.3 Pola manajemen dengan menggunakan pendekatan sistem
Melalui sumber daya yang ada yaitu input yang terdiri dari beberapa unsur
manajemen melakukan proses yang terdiri dari beberapa fungsi manajemen
dimana setiap sub sistem yang ada tersebut akan saling terkait dan tergantung
antar satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan
bersama secara efeisien dan efektif.
 Efisien adalah : (…doing things right … mengerjakan sesuatu dengan
benar), berhubungan dengan penghematan
 Efektif adalah : (…doing the right things… mengerjakan sesuatu yang
benar), berhubungan dengan waktu.
19
TUGAS INDIVIDU
1. Pengertian organisasi adalah…………….
2. Sebutkan prinsip/azas organisasi…………….
3. Sebutkan unsur organisasi…………….
4. Buat rangkuman tentang sejarah manajemen…………….
5. Sebutkan teori manajemen…………….
6. Sebutkan dan jelaskan perbedaan organisasi dengan manajemen………
7. Buat bagan ruang lingkup administrasi dan manajemen…………….
8. Sebutkan dan jelaskan unsur manajemen…………….
9. Buatlah bagan tentang pola manajemen dengan pendekatan sistem………
10. Jelaskan pola manajemen dengan pendekatan sistem…………….
20
BAB II
FUNGSI MANAJEMEN PERENCANAAN
Menurut AA.Gede Muninjaya,2004 pada buku “Manajemen Kesehatan” bahwa

Proses dan fungsi manajemen melibatkan 4 aspek (P.O.A.C) yaitu :
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengawasan)
II.1 PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah :
1. Proses memilih tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan bersama
2. Keputusan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang yaitu
tindakan yang diproyeksikan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang
akan datang.
3. Bentuk dari perencanaan berupa perencanaan prosedur, perencanaan
metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan
anggaran biaya, perencanaan kegiatan dan perencanaan jadwal.
Contoh kaitannya dengan unit rekam medik adalah membuat perencanaan desain
map dan formulir rekam medis, mendesain tempat penyimpanan ruang rekam
medis secara ergonomis, pembuatan dan penyusunan standar operasional
prosedur sebelum pelaksanaan bekerja dimulai.
II.2 MANFAAT PERENCANAAN

Manfaat yang diperoleh oleh staf dan pimpinan dalam menjalankan perencanaan,
yaitu:
1. Mengetahui tujuan yang ingin dicapai
2. Mengetahui cara mencapainya
3. Mengetahui jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan
4. Mengetahui sejauh mana efektifitas kepemimpinan & pengarahan yang
diperlukan.
21
5. Mengetahui bentuk & standar pengawasan yang akan dilakukan.

6. Aktifitas organisasi dapat berjalan teratur.
7. Dapat mengurangi jenis pekerjaan yang tidak produktif.
8. Dapat mengukur hasil kegiatan yang dicapai.
Selain manfaat, adapun kelemahan dalam perencanaan yaitu:
1. Keterbatasan mengukur informasi & fakta di masa depa
2. Memerlukan dana
3. Hambatan psikologis bagi pimpinan & staf karena menunggu & melihat
hasil
4. Menghambat tindakan baru
II.3 JENIS PERENCANAAN

Secara garis besar jenis perencanaan menurut Boy Sabarguna (2009) dalam
buku “Manajemen Rumah Sakit”, meliputi :
PERENCANAAN PERENCANAAN PERENCANAAN

STRATEGIK JANGKA JANGKA PENDEK
MENENGAH
•1. Sifat jangka •1. Sifat menengah •1. Sifat jangka pendek
panjang •2. Analisis yang •2. Analisis keadaan
•2. Analisis yang luas sederhana yang nyata biasa
dan mendalam •3. Berisi perencanaan dilakukan
•3. Berisi perencanaan tertuju •3. Berisi perencanaan
global langkah-langkah yang
tertuju dari program
Gambar 2.1 Jenis perencanaan

1. Perencanaan strategik
Perencanaan strategik adalah upaya melihat ke jangka waktu yang akan
datang dan mempunyai ciri : (1) Sumber daya dan kemampuan rumah
sakit, (2) Peluang dan resiko yang ada di lingkungan, (3) Biasanya dibuat
oleh manajer puncak, (4) Bersifat umum dan tidak spesifik.
2. Perencanaan jangka menengah
Perencanaan jangka menengah diperuntukkan untuk perencanaan
program bukan proyek. Perencanaan ini merupakan penjabaran
perencanaan jangka panjang, yang nantinya akan diperinci pada
22
perencanaan jangka pendek. Periode waktu perencanaan ini adalah 2-5

tahun. (Damayanti.A.N, 2006)
3. Perencanaan jangka pendek
Perencanaan ini sering disebut sebagai perencanaan operasional, karena
rencana ini dapat dilakukan secara langsung atau disebut juga dengan
POA (Plan of Action), periode waktu perencanaan ini adalah kurang dari
1 tahun. (Damayanti.A.N, 2006)
Berikut adalah komponen POA (Plan of Action) menurut Boy Sabarguna,
2009 yaitu :
No Komponen Penjelasan Sudah Belum Ket
1 Nama Nama POA/kegiatan yg jelas
2 Tujuan Tujuan yang jelas dan dapat
diukur
3 Kegiatan Jenis kegiatan yang dilaksanakan
4 Sasaran Target/ prioritas masalah
5 Jadwal Susunan waktu mulai persiapan
sampai pelaporan
6 Petugas Siapa yang terkait & bertanggung
jawab
7 Organisasi Susunan organisasi & uraian
tugas
8 Bahan & alat Materials yang dibutuhkan
9 Informasi Data yang diperlukan
10 Keuangan Sumber dana & realisasinya
11 Tolok ukur Tentukan target keberhasilan dan
keberhasilan cara evaluasi
12 Pelaporan Cara & kapan dilaporkan
Tabel 2.1 Komponen POA (Plan of Action)
II.4 CARA PENYUSUNAN VISI MISI

1. Pengertian Visi
a. Menurut Wibisono (2006, p. 43), visi merupakan rangkaian kalimat
yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau
perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Atau dapat dikatakan
bahwa visi merupakan pernyataan want to be dari organisasi atau
perusahaan. Visi juga merupakan hal yang sangat krusial bagi
perusahaan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka
panjang.
23
b. Kotler yang dikutip oleh Nawawi (2000:122), Visi adalah pernyataan

tentang tujuan organisasi yang diekspresikan dalam produk dan
pelayanan yang ditawarkan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi,
kelompok masyarakat yang dilayani, nilai-nilai yang diperoleh serta
aspirasi dan cita-cita masa depan.
Jadi dapat disimpulakan bahwa visi adalah cita - cita atau impian
sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan
untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang.
2. Kriteria-kriteria pembuatan visi meliputi :
a. Visi bukanlah fakta, tetapi gambaran pandangan ideal masa depan
yang ingin diwujudkan.
b. Visi dapat memberikan arahan mendorong anggota organisasi untuk
menunjukkan kinerja yang baik.
c. Dapat menimbulkan inspirasi dan siap menghadapi tantangan.
d. Gambaran yang realistik dan kredibel dengan masa depan yang
menarik.
e. Sifatnya tidak statis dan tidak untuk selamanya.
Bila dikaitkan dengan teori piramida kebutuhan manusia oleh Maslow,
maka visi adalah suatu perwujudan fase aktualisasi diri yang berada di
puncak piramida. Piramida tersebut dimulai dari pemenuhan
kebutuhan paling bawah sampai ke atasnya, yaitu kebutuhan fisik,
kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosialisasi, kebutuhan berprestasi
kemudian baru kebutuhan aktualisasi diri.
3. Pengertian Misi
a. Misi (mission) adalah apa sebabnya kita ada (why we exist / what we
believe we can do). Menurut Prasetyo dan Benedicta (2004:8),
Pernyataan misi harus mampu menentukan kebutuhan apa yang
dipuasi oleh perusahaan, siapa yang memiliki kebutuhan tersebut,
dimana mereka berada dan bagaimana pemuasan tersebut dilakukan.
b. Menurut Drucker (2000:87), Pada dasarnya misi merupakan alasan
mendasar eksistensi suatu organisasi. Jadi perumusan misi merupakan
realisasi yang akan menjadikan suatu organisasi mampu menghasilkan
24
produk dan jasa berkualitas yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan

harapan pelanggannya (Prasetyo dan Benedicta, 2004:8)
c. Menurut Wheelen sebagaimana dikutip oleh Wibisono (2006, p. 46-
47) Misi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau
alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh
perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk ataupun jasa.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Misi adalah pernyataan tentang apa

yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan
Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi
yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan
sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk
garis besar cara pencapaian Visi.
4. Kriteria pembuatan misi :

a. Penjelasan tentang bisnis/produk atau layanan yang ditawarkan yang
sangat dibutuhkan oleh masyarakat.
b. Harus jelas memiliki sasaran publik yang akan dilayani.
c. Kualitas produk dan pelayanan yang ditawarkan memiliki daya saing
yang meyakinkan masyarakat.
b. Penjelasan aspirasi bisnis yang diinginkan pada masa datang juga
manfaat dan keuntungan bagi masyarakat dengan produk dan
pelayanan yang tersedia.
Pernyataan misi harus :
a. Menunjukkan secara jelas mengenai apa yang hendak dicapai oleh
organisasi dan bidang kegiatan utama dari organisasi yang
bersangkutan.
b. Secara eksplisit mengandung apa yang dilakukan untuk mencapainya.
c. Mengandung partisipasi masyarakat luas terhadap perkembangan
bidang utama yang digeluti organisasi tersebut.
d. Susunan kata mencerminkan kepribadian perusahaan/organisasi.
Pentingnya membuat misi :
a. Membantu untuk lebih menfokuskan usaha pencapaian tujuan.
b. Membantu mencegah terjadinya konflik organisasi.
c. Memberikan dasar bagi pengalokasian sumber daya.
25
d. Menetapkan kerangka tanggung jawab dalam perusahaan.

e. Sebagai dasar bagi pengembangan tujuan organisasi
II.5 LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN

Menurut AA.Gede Muninjaya,2004 pada buku “Manajemen Kesehatan” bahwa
ada 5 langkah menyusun rencana yaitu:
1. Analisis situasi
2. Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya
3. Menentukan tujuan program
4. Mengkaji hambatan dan kelemahan program
5. Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)
1. ANALISIS SITUASI
Adalah langkah awal yang bertujuan untuk identifikasi masalah, mengumpulkan data
& fakta misalnya:
a. Data penyakit dan kejadian sakit
10 besar penyakit, wabah/kejadian luar biasa dapat disusun secara statistika atau
pendekatan epidemiologi
b. Data kependudukan
Jumlah kelahiran, kematian, pembawa bibit penyakit pada penduduk di suatu
wilayah.
c. Data potensi organisasi
Jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang ada pada jasa pelayanan
kesehatan.
d. Data lingkungan
Kualitas dan sanitasi pasar, sekolah, air minum, limbah
e. Data sarana prasarana
Sarana pelayanan kesehatan di lingkungan sekitar, sarana obat-obatan, alat
kesehatan di dalam institusi pelayanan kesehatan.
Analisis situasi dapat dilakukan dengan cara:
a. Mendengarkan keluhan
b. Pengamatan langsung dan tidak langsung
c. Membahas secara bersama a tokoh di masyarakat atau dengan petugas di institusi
pelayanan kesehatan.
26
d. Pengambilan data primer melalui tanya jawab/interview/menyebarkan kuesioner

kepada masyarakat dan pasien beserta keluarga pasien pada institusi pelayanan
kesehatan.
e. Pengambilan data sekunder melalui pengambilan dokumen di institusi pelayanan
kesehatan
2. IDENTIFIKASI MASALAH & PRIORITAS
a. Melalui analisis situasi dapat diperoleh data, fakta, dan informasi.
b. Kemudian dibandingkan dengan standar (kebijakan dan peraturan undang-
undang pemerintah, serta peraturan RS)
c. Menemukan masalah, apabila terjadi ketidak sesuaian antara data, fakta dan
informasi dengan standar.
d. Memprioritaskan masalah yang paling perlu untuk diselesaikan
3. MENENTUKAN TUJUAN PROGRAM
Pada tujuan harus jelas target, sasaran, dan ukuran keberhasilan.
Misalkan: Meningkatnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan di RS.X dari 50%
menjadi 75% pada tahun 2019, Meningkatkan jumlah petugas rekam medis dari 2
orang menjadi 5 orang di unit rekam medis dalam upaya meningkatkan kinerja dan
produktifiatas pelayanan di Puskesmas X.
4. MENGKAJI HAMBATAN DAN KELEMAHAN PROGRAM
Hambatan dapat terjadi kemungkinan dari : sumber daya (SDM, Dana, Material,
Metode, Sarana prasarana, Mesin, Waktu), sistem pemasaran, proses pelaksanaan
kerja, peran serta masyarakat, pesaing.
5. MENYUSUN RENCANA KERJA OPERASIONAL (RKO)
RKO memuat 5W1H (What, Who, When, Where, What kind of Support + How).
What  Tujuan
Who  Pelaksana dan sasarannya
When  Waktu pelaksanaan kerja
Where  Tempat dimana proses kerja dilakukan
What kind Support  Sumber daya pendukung
How  Langkah-langkah praktis kegiatan
II.6 ANALISIS SWOT

Analisis SWOT merupakan salah satu proses perencanaan strategik yang
meliputi tahapan: (1) Analisis lingkungan dalam dan luar, (2) Analisis SWOT,
27
(3) Penentuan strategi, (4) Penerimaan misi,(5) Penentuan tujuan. Periode

perencanaan strategik ini adalah lebih dari 5 tahun (Damayanti.A.N, 2006).
(1) Analisis lingkungan dalam dan luar

Berikut adalah analisis lingkungan dalam meliputi :
No KELOMPOK KEADAAN
1 Perangkat keras 1. Luas tanah/ Luas unit rekam medik
2. Kondisi bangunan/ Kondisi tempat
penyimpanan berkas rekam medik
3. Jumlah alat medis/perlengkapan unit rekam
medik
4. Kondisi alat medis/ mesin pengentry data
pasien
2 Perangkat lunak 1. Struktur organisasi
2. Sistem kepegawaian/petugas rekam medik
3. Sistem informasi.
3 Sumber daya manusia 1. Jumlah karyawan/ petugas rekam medik
2. Kualitas karyawan/petugas rekam medik
3. Pelatihan dan pengembangan petugas rekam
medik
4. Kesehatan & kesejahteraan petugas
5. Pengupahan dan insentif
Tabel 2.2 Analisis lingkungan dalam
Berikut adalah analisis lingkungan luar meliputi:

No KELOMPOK KEADAAN
1 Pemerintah 1. Peraturan baru
2. Kebijakan program pemerintah
2 Kebutuhan 1. Kemudahan menjangkau pelayanan
masyarakat/ pasien 2. Pelayanan yang bermutu & memuaskan
3 Corporate/ asuransi 1. Kemudahan proses administrasi
2. Perubahan harga jaminan/ plafon pasien
4 Kondisi pelayanan 1. Adanya rumah sakit baru
kesehatan lain 2. Perluasan rumah sakit yang lain
3. Perubahan tarif rumah sakit lain
Tabel 2.3 Analisis lingkungan luar
(2) Analisis SWOT

Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis
untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada
hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan
(strength) dan kelemahan (weekness), terhadap unsur-unsur eksternal
yaitu peluang (opportunity) dan ancaman (threath).
28
Gambar 2. 2 Analisis SWOT
Berikut adalah matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis

Summary)
No Analisis Keadaan Nilai Bobot
Buruk Kurang Baik Istime
(1) (2) (3) wa
(4)
1 S Perangkat a.
Keras b.
c.
Perangkat a.
Lunak b.
c.
SDM a.
b.
c.
Total 1,0
2 W Perangkat a.
Keras b.
c.
Perangkat a.
Lunak b.
c.
SDM a.
b.
c.
Total 1,0
Tabel 2.4 IFAS (Internal Strategy Factor Analysis Summary)
29
Berikut adalah matriks EFAS (Eksternal Strategy Factor Analysis

Summary)
No Analisis Keadaan Nilai Bobot
Buruk Kurang Baik Istime
(1) (2) (3) wa
(4)
3 O Pemerintah a.
b.
c.
Kebutuhan a.
pasien b.
c.
Corporate a.
b.
c.
Total 1,0
4 T Pemerintah a.
b.
c.
Kebutuhan a.
pasien b.
c.
Corporate a.
b.
c.
Total 1,0
Tabel 2.5 EFAS (Eksternal Strategy Factor Analysis Summary)
Analisis SWOT :
 PLUS (S-W) + (O-T) = +
 EQUAL (S-W) + (O-T) = 0
 MINUS (S-W) + (O-T) = -
(3) Penentuan strategi

Penentuan strategi berdasarkan analisis SWOT, yaitu :
No SWOT STRATEGI
1 PLUS Menguatkan S dan O
2 EQUAL Mengurangi W dan T
3 MINUS Mengubah W menjadi S dan T menjadi O
Tabel 2.6 Penentuan strategi berdasarkan analisis SWOT
30
(4) Penerimaan visi misi

o Visi adalah pandangan/pemikiran pada yang akan datang (cita
cita).
o Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan/ langkah-langkah
organisasi agar tercapai tujuan yang diinginkan dan berhasil
dengan baik.
(5) Penentuan tujuan
Penentuan tujuan adalah penetapan lebih lanjut dari misi yang harus dicapai
dalam bentuk yang lebih jelas dan dapat diukur.
Setelah diketahui masing-masing nilai total dari S,W,O,T maka dibuat grafik
untuk mengetahui bahwa organisasi pelayanan kesehatan ada di posisi kuadran mana,
yaitu sebagai berikut (Rangkuti, 2003) :
Gambar 2.3 Matriks SWOT

Dari Gambar I.3 diatas dapat diketahui bagaimana Matriks kuadran
SWOT yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Kuadran I (positif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang,
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Progresif, artinya organisasi
dalam kondisi prima dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk
terus melakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan meraih
kemajuan secara maksimal.
31
2. Kuadran II (positif, negatif)

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi
tantangan yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah
Diversifikasi Strategi, artinya organisasi dalam kondisi mantap namun
menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga diperkirakan roda
organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya
bertumpu pada strategi sebelumnya. Oleh karenanya, organisasi
disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi taktisnya.
3. Kuadran III (negatif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat
berpeluang. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi,
artinya organisasi disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab,
strategi yang lama dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap peluang
yang ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi.
4. Kuadran IV (negatif, negatif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi
tantangan besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi
Bertahan, artinya kondisi internal organisasi berada pada pilihan
dilematis. Oleh karenanya organisasi disarankan untuk meenggunakan
strategi bertahan, mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin
terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi
diri.
Analisis Internal Factor adalah perhitungan komulatif nilai atau score dari
variabel faktor internal yang telah didapatkan dengan rumus:
Internal factor: S + (-W)
Analisis External Factor adalah perhitungan komulatif nilai atau score dari
variabel faktor ekstenal yang telah didapatkan pula dengan rumus:
External factor: O + (-T)
32
TUGAS INDIVIDU:
1. Sebutkan dan jelaskan masing-masing dari fungsi manajemen………
2. Apa saja jenis perencanaan dan apa saja fungsinya ………
3. Bagaimana langkah perencanaan ………
4. Apa yang dimaksud dengan analisis SWOT ………
5. Sebutkan apa saja yang menjadi factor IFAS dan EFAS dalam analisis
SWOT di pelayanan kesehatan berdasarkan pemikiran anda ………
33
BAB III
FUNGSI MANAJEMEN PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
III.1 PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengorganisasian yakni memberi tugas sebagai hasil dari tahapan
perencanaan, tugas tersebut di berikan kepada beragam individu atau grup
didalam organisasi. Mengorganisir adalah untuk menciptakan mekanisme
untuk menjalankan rencana. bahwa pengorganisasian merupakan fungsi
manajemen yang didalamnya terdiri dari:
a. Penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi, perlu adanya struktur organisasi.
b. Penugasan tanggung jawab tertentu, perlu adanya tugas pokok dan
fungsi.
c. Pendelegasian wewenang kepada individu-individu tertentu untuk
melaksanakan tugas-tugasnya.
Contoh pendelegasian wewenang di unit rekam medik
Manajer penunjang medik membuat tujuan strategi

meningkatkan pelayanan unit rekam medik dengan
meminimalisir terjadinya keterlambatan pengembalian
berkas rekam medis
Supervisor melaksanakan perintah manajer

penunjang medik dengan mendelegasikan wewenang
kepada petugas rekam medik dengan memberikan
pengarahan & mebuat SOP
Petugas rekam medik melaksanakan tugas pokok dan

fugsinya berdasarkan perintah supervisor dan manajer
penunjang medik demi tercapainya tujuan strategi
yang telah ditetapkan
Gambar 3.1 Pengorganisasian kaitannya dengan unit rekam medik
34
Pengertian Pengorganisasian (A.A.Gede Muninjaya, 2004) yaitu:

1. Langkah untuk menetapkan, menggolongkan, mengatur kegiatan,
menetapkan tugas pokok dan wewenang, pendelegasian
wewenang, dari atasan ke bawahan (pimpinan ke staf) untuk
2. Alat untuk memadukan dan mengatur semua kegiatan yang ada
kaitannya dengan SDM, keuangan, material, metode untuk
3. Sebagai wadah kerjasama sekelompok orang (organisasi statis).
4. Proses kerjasama berisi uraian tugas untuk mencapai tujuan
(organisasi dinamis).
III.2 MANFAAT PENGORGANISASIAN

1. Mengetahui pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok. Tugas
pokok staf & prosedur kerja merupakan dokumen dari fungsi
pengorganisasian, digunakan sebagai panduan kinerja staf.
2. Mengetahui hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi
anggota atau staf dalam organisasi (terlihat pada struktur organisasi).
3. Mengetahui pendelegasian wewenang, artinya manajer atau pimpinan
organisasi akan melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan
tugas pokok yang diberikan.
4. Mengetahui pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki
organisasi. Tugas staf dan pemanfaatan fasilitas fisik harus diatur dan
diarahkan semaksimal mungkin untuk membantu staf, baik secara
individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan.
III.3 LANGKAH PENGORGANISASIAN

Ada 6 langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian :
1. Tujuan organisasi harus jelas (disusun saat perencanaan)
2. Pembagian tugas pokok dan fungsi tiap unit, seksi dan bidang dari
atasan ke bawahan.
35
3. Menetapkan kewajiban staf (bawahan), menyediakan fasilitas

pendukung, pengaturan ruangan, dan dukungan alat kerja.
4. Memilih dan menempatkan staf yang cakap untuk pengangkatan dan
tugas tertentu.
5. Mendelegasikan wewenang
III.4 JENIS DAN STRUKTUR PENGORGANISASIAN

Menurut Susatyo Herlambang,dkk pada buku “Manajemen Kesehatan
Rumah Sakit”, 2012 Jenis dan Struktur Pengorganisasian meliputi :
a. Organisasi Garis
 Ciri-ciri :
 Organisasi kecil dan tujuan sederhana
 Jumlah karyawan sedikit & saling mengenal dekat
 Tingkat spesialisasi kurang
 Kebaikan :
 Komando & garis kepemimpinan terjamin, mudah & tegas
 Proses pengambilan keputusan cepat
 Segera ketahuan karyawan dengan kinerja baik
 Solidaritas tinggi
 Kekurangan :
 Seluruh orang bergantung satu orang
 Kecenderungan bertindak otoriter
 Kesempatan berkembang terbatas
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Garis

PEMIMPIN
SUPERVISOR SUPERVISOR
PEKERJA PEKERJA
36
b. Organisasi Garis dan Staf

 Ciri-ciri :
 Organisasi besar dan komplek
 Jumlah karyawan banyak dan daerah kerja luas
 Pimpinan & karyawan berhubungan tidak langsung
 Spesialisasi pekerjaan beraneka ragam
 Kebaikan :
 Dapat digunakan untuk organisasi jenis apapun
 Ada job deskripsi, staffing, dan spesialisasi kerja diutamakan
 Pengambilan keputusan diambil secara mufakat
 Koordinasi mudah
 Solidaritas tinggi
 Kekurangan :
 Solidaritas rendah
 Sering tidak jelas antara tugas, perintah, dan nasehat
 Koordinasi di tingkat staf kurang baik
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Garis dan Staf

MANAJER
KEU SDM VERIFIKASI PEREN PENGAWASAN LITBANG

CC
MANAJER MANAJER MANAJER
c. Organisasi Fungsional
 Ciri-ciri :
 Pembagian tugas jelas
 Proses organisasi tidak memerlukan banyak koordinasi
 Pembagian tugas berdasarkan spesialisasi pegawai
 Para pemimpin punya kewenangan & tanggung jawab
37
 Kebaikan :
 Pembagian tugas jelassehingga tidak overload
 Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan & dimaksimalkan
 Solidaritas & koordinasi antar karyawan mudah terjadi
 Kekurangan :
 Sering terlalu focus pada organisasinya
 Sering terjadi egosection
 Sistem koordinasi tidak jelas jika terjadi masalah mendadak
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Fungsional

DIREKTUR UTAMA
DIR. PRODUKSI DIR. PEMASARAN DIR. KEUANGAN
d. Organisasi Kepanitiaan
 Ciri-ciri :
 Tugasnya tertentu dan waktunya terbatas
 Ketua bisa merangkap anggota
 Tugas dilaksanakan secara kebersamaan
 Tugas, tanggung jawab, wewenang tidak mencolok
 Kebaikan :
 Pengambilan keputusan cepat, namun perlu musyawarah
 Kemungkinan kecil untuk otoriter & menyimpang
 Kerjasama mudah dilakukan
 Kekurangan :
 Pengambilan keputusan bisa lambat karena perbedaan cara
pandang.
 Tiap individu sulit bertanggung jawab
38
 Perintah sering lintas pimpinan

 Daya kreasi perseorangan tidak menonjol
Struktur Organisasi Kepanitiaan

1. Pengarah
2. Penasehat
3. Ketua
4. Sekretaris
5. Bendahara
6. Seksi :
- Acara
- Ilmiah
- Pameran
- Penggalangan dana
- Perlengkapan
- Dekorasi
- Keamanan
- Kesehatan
6. STRUKTUR ORGANISASI
Manfaat struktur organisasi, yaitu untuk mengetahui :
a. Besar kecilnya organisasi
b. Satuan kerja organisasi yang ada
c. Garis wewenang & tanggung jawab
d. Aktifitas bagian satuan kerja dalam sebuah organisasi
e. Rincian tugas setiap bagian dalam organisasi
f. Nama, wajah, pangkat, jabatan para pegawai yang ada dalam
organisasi
g. Jumlah pejabat
h. Menilai jenis organisasi
i. Menilai kefektifan kinerja organisasi
j. Besarnya masalah yang dihadapi
39
k. Ruang lingkup tugas yang dihadapi

l. Mekanisme koordinasi, control, pengawasan, pelaporan
m. Kemungkinan perkembangan organisasi
TUGAS INDIVIDU
1. Buat contoh struktur/bagan organisasi berdasarkan bentuknya
(ada 6) ………
2. Buat contoh struktur/bagan organisasi berdasarkan isinya (ada 10)
………
3. Buat contoh aplikasi struktur/bagan organisasi di pelayanan

kesehatan………
40
BAB IV
FUNGSI MANAJEMEN PENGGERAKAN (ACTUATING)
& PENGAWASAN (CONTROLLING)
IV.1 PENGERTIAN PENGGERAKAN (ACTUATING)

Pada buku Manajamen Kesehatan oleh A.A.Munijaya, 2002 bahwa
Penggerakan merupakan sebuah motivasi, kepemimpinan, arahan, bimbingan
bimbingan terhadap aktivitas dari suatu anggota organisasi dalam upaya
membantu organisasi lebih terarah untuk mencapai hasil atau target yang
diharapkan.
George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan
usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga
mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan
sasaran anggota-anggota perusahaan
Contoh kaitannya dengan unit rekam medik adalah pimpinan memberikan
motivasi dengan memberikan penghargaan kepada petugas rekam medik yang
bekerja secara baik dan professional, pimpinan memberikan pengarahan dan
bimbingan baik saat mulai bekerja melalui orientasi maupun memberikan
kesempatan berkembang melaui pendidikan dan pelatihan.
IV.2 MANFAAT PENGGERAKAN (PENGGERAKAN)

1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan
prestasi kerja
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis
IV.3 JENIS PENGGERAKAN (PENGGERAKAN)

1. Koordinasi kegiatan
a. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim
b. Mengkoordinasikan kegiatan
41
c. Menyampaikan keputusan
2. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi
3. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukan
meliputi :
a. Pemantauan dan pengawasan
b. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman,
penyebaran dan pengembalian barang )
c. Akuntasi
d. Organisasi
4. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan
Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan
koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama
penerapan.
IV.4 RUANG LINGKUP PENGGERAKAN (ACTUATING)

1. Penggerakan dengan pendekatan sumber daya manusia
2. Penggerakan dengan pendekatan ilmu perilaku
3. Penggerakan sebagai proses pertumbuhan motivasi
IV.5 PENGERTIAN PENGAWASAN (CONTROLLING)

Semua fungsi yang ada tidak akan berjalan efektif tanpa adanya
pengawasan (monitoring). Pengawasan ini merupakan penerapan suatu cara
atau tools yang mampu menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan
telah sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Pengawasan dapat terjadi dalam dua sisi, yaitu pengawasan positif
dimana mencoba mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif
dan efesien. Pengawasan negatif dimana mencoba menjamin bahwa kegiatan
yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak akan terjadi kembali. Pada fungsi
pengawasan, terdapat empat (4) unsur yaitu:
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
42
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar

yang telah ditetapkan
4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan
menyimpang dari standar.
Contoh kaitannya dengan unit rekam medik adalah pimpinan mengawasi
petugas rekam medik di bagian coding apakah kode diagnose penyakit yang
di entry sudah sesuai dengan standar coding yang telah ditetapkan.
IV.6 METODE PENGAWASAN (CONTROLLING)

1. Pengamatan langsung
 Supervisi langsung pada staf yang melaksanakan tugasnya
 Membandingkan hasil pengamatan dengan standar program
 Pimpinan perlu motivasi tinggi untuk pengamatan langsung secara
obyektif (dibandingkan dengan standar)
2. Laporan lisan
 Mendengarkan laporan staf secara lisan atau pengaduan
masyarakat
 Pimpinan harus peka pada raut wajah & cara melapor
3. Laporan tertulis
 Staf penanggung jawab membuat laporan singkat tentang hasil
kegiatan
 Sistem pencatatan dan pelaporan program yang secara rutin dibuat
dapat mengembangkan program.
IV.7 INSTRUMEN PENGAWASAN

Alat untuk membantu pimpinan melakukan pengawasan dengan baik
adalah Rencana Kerja Operasional (RKO). Disusun sebelum kegiatan dimulai.
TUGAS INDIVIDU : Buat contoh Instrumen Pengawasan dengan

menggunakan Rencana Kegiatan Operasional (RKO)
43
Gambar 4.1 Contoh Instrumen Pengawasan
44
BAB V
KEPEMIMPINAN
V.1 PENGERTIAN KEPEMIMPINAN

Menurut A.A Gede Muninjaya, 2004 adalah :
 Pelaksanaan otoritas dan pembuatan keputusan
 Kemampuan seseorang untuk mempengaruhi perubahan perilaku orang
lain, baik secara langsung maupun tidak.
 Suatu inisiatif untuk bertindak yang menghasilkan suatu pola yang
konsisten dalam rangka mencari jalan pemecahan dari suatu persoalan
bersama.
Menurut George R.Terry, adalah :
 Aktifitas untuk mempengaruhi orang-orang agar diarahkan mencapai
tujuan
V.2 TEORI & GAYA KEPEMIMPINAN

Menurut A.A.Muninjaya, 2004 teori kepemimpinan ada 3 tingkat yaitu :
1. Tingkat I : Teori orang-orang besar dan sifat-sifat pemimpin
2. Tingkat II : Teori situasi dan interaksi
3. Tingkat III :Teori yang dikaitkan dengan tujuan organisasi dan
langkah untuk mencapainya.
Teori Kepemimpinan Tingkat I
a) Sifat kepemimpinan diwariskan seperti: kerajaan, kesultanan,
kekaisaran (sistem monarki)
b) Anak raja harus menunjukkan sifat dan kemampuan untuk menjadi
pemimpin karena akan menggantikan tahta ayah & ibunya.
c) Kelebihan : Perintah pemimpin diterima secara lugas sepanjang
perintah ini datang dari seorang pewaris pimpinan, pucuk
kepemimpinan diberikan tanggung jawab untuk melestarikan sistem
monarki, tidak ada kontroversi tentang yang terpilih.
d) Kekurangan : Calon pewaris tahta belum tentu memiliki kecapakan,
pengetahuan, dan keterampilan dalam melakukan kepemimpinan.
45
Teori Kepemimpinan Tingkat II

a) Teori situasi : Pemimpin adalah yang berani melakukan perubahan
drastis apabila situasi memberikan peluang
b) Teori interaksi : Pemimpin tidak hanya dipengaruhi oleh faktor situasi
tetapi juga faktor kepribadian/sifat/trait, kepribadian seseorang
(pemimpin) dan interaksinya dengan kelompok menunjukkan
efektifitas kepemimpinan.
Teori Kepemimpinan Tingkat III
a) Teori manajerial : Adanya penerapan fungsi manajemen POAC
b) Teori eksekutif : Pemimpin mempunyai keterampilan dalam hubungan
interpersonal dengan kelompoknya, berperan menjaga keseimbangan
kehidupan organisasi, mediator, inovasi.
c) Teori XY (Mc.Gregor,1960) : Berdasarkan pada teori motivasi yaitu X
(manusia malas) maka pemimpin memaksa stafnya, sedangkan Y
(manusia suka bekerja) maka pemimpin menciptakan kondisi agar staf
menyelesaikan tugas dengan optimal.
d) Teori MBO (Peter Drucker, 1973) : Gaya kepemimpinan yang
menyatukan tujuan organisasi dengan uapaya mensejahterakan dan
pengembangan pribadi staf, Pemimpin dan kelompok bekerjasama
menetapkan tujuan dengan tanggung jawab masing-masing untuk
mencapai tujuan.
e) Teori Z (Ouchi, 1981) : Menganut tradisi Jepang, menekankan
pengambilan keputusan bersama, keterlibatan anggota menghasilkan
produk bermutu, komitmen jangka panjang & saling percaya pada
organisasi, bekerja seumur hidup, promosi staf diperlambat, supervise
tidak langsung.
f) Teori Path Goal (Evans, 1970) : Motivasi, kepuasan, penghargaan
anggota tercapai apabila pemimpin memberikan perhatian terutama
dalam hal langkah yang diambil untuk mencapai tujuan.
g) Teori Kontingensi (Fiedler, 1967) : Gaya kepemimpinan berdasarkan
situasi hubungan dengan staf, struktur tugas, posisi dan kekuasaan
pemimpin.
46
h) Teori Tiga Dimensi (Harsey,Blanchard, 1988) :

 Telling : Instruksi tugas, hubungan interpersonal kurang,
pengawasan ketat, staf dianggap belum siap melaksanakan
tugas.
 Selling : Mulai membuka hubungan interpersonal, penjelasan
tentang keputusan yang diambil, staf diberi kesempatan
bertanya, staf dianggap kesiapan staf bekerja belum cukup.
 Participating : Curah pendapat dengan staf, memfasilitasi
pengambilan keputusan, staf dianggap lebih siap
melaksanakan tugas, pemimpin dan anggota organisasi
bersama melakukan evaluasi.
 Delegating : Pemimpin menyerahkan sepenuhnya tanggung
jawab, mampu mengambil keputusan, pemimpin mengurangi
hubungan interpersonal.
i) Manajerial Grid (Blake, Mouton, 1985) : Terdapat 5 gaya
kepemimpinan yaitu
 Perhatian produk tinggi pada manusia rendah
 Perhatian pada produk rendah pada manusia tinggi
 Perhatian produk & manusia rendah
 Perhatian produk & manusia tidak dikembangkan
 Perhatian produk & manusia tinggi
V.3 SIFAT KEPEMIMPINAN IDEAL

1. Fisik
Fisik yang menyenangkan dan sempurna
2. Berguna dan mampu mengarahkan
Berguna bagi orang lain dan mampu mengarahkan kepada orang lain
untuk mengikuti sarannya.
3. Antusias
Bersemangat dalam segala situasi dan kondisi, sehingga orang-orang
disekitar ikut semangat.
47
4. Berpengaruh
Berpikiran selalu positif pada semua orang dan memberikan pengaruh
positif.
5. Integritas
Menjaga setiap langkah hidupnya menjadi seorang yang berkelakuan baik,
jujur, mengerjakan segala sesuatu sesuai aturan yang ditetapkan.
6. Mempunyai keahlian
Banyak belajar dan meningkatkan kemampuan wawasan di segala bidang
dan mampu menyelesaikan setiap tugas.
7. Kemampuan mengambil keputusan
Mampu membuat keputusan secara cepat dan tepat
8. Cerdas
Bekerja secara cerdas
9. Mampu membimbing
Kesabaran dalam membimbing tidak hanya mampu memerintah.
10. Damai
Nyaman dan tenang apabila berdekatan dengan pemimpin.
V.4 ETIKA KEPEMIMPINAN

Bila pemimpin memiliki nilai-nilai etika pribadi yang jelas dan nilai-nilai etika
organisasi, maka perilaku etik adalah apa yang konsisten sesuai dengan nilai-nilai
tersebut. Ada beberapa saran yang diadaptasi dari Blanchard dan Peale (1998)
berikut ini:
a. Berperilaku sedemikian rupa sehingga sejalan dengan tujuan anda
(Blanchard dan Peale mendefinisikannya sebagai jalan yang ingin anda lalui
dalam hidup ini; jalan yang memberikan makna dan arti hidup anda.) Sebuah
tujuan pribadi yang jelas merupakan dasar bagi perilaku etik. Sebuah tujuan
organisasi yang jelas juga akan memperkuat perilaku organisasi yang etik.
b. Berperilaku sedemikian rupa sehingga anda secara pribadi merasa bangga
akan perilaku anda. Kepercayaan diri merupakan seperangkat peralatan yang
kuat bagi perilaku etik. Bukankah kepercayaan diri merupakan rasa bangga
(pride) yang diramu dengan kerendahan hati secara seimbang yang akan
48
menumbuhkan keyakinan kuat saat anda harus menghadapi sebuah dilema

dalam menentukan sikap yang etik.
c. Berperilaku dengan sabar dan penuh keyakinan akan keputusan anda dan diri
anda sendiri. Kesabaran, kata Blanchard dan Peale, menolong kita untuk bisa
tetap memilih perilaku yang terbaik dalam jangka panjang, serta
menghindarkan kita dari jebakan hal-hal yang terjadi secara tiba-tiba.
d. Berperilakulah dengan teguh. Ini berarti berperilaku secara etik sepanjang
waktu, bukan hanya bila kita merasa nyaman untuk melakukannya. Seorang
pemimpin etik, menurut Blanchard dan Peale, memiliki ketangguhan untuk
tetap pada tujuan dan mencapai apa yang dicita-citakannya.
e. Berperilakulah secara konsisten dengan apa yang benar-benar penting. Ini
berarti anda harus menjaga perspektif. Perspektif mengajak kita untuk
melakukan refleksi dan melihat hal-hal lebh jernih sehingga kita bisa melihat
apa yang benar-benar penting untuk menuntun perilaku kita sendiri.
(Diadaptasi dari presentasi “Ethical Leadership: Doing What’s Right”, Sara A.

Boatman)
TUGAS INDIVIDU
Buat review materi kepemimpinan (referensi bisa dilihat di Tjandra Yoga
Aditama “Manajemen Administrasi Rumah Sakit, 2010)
49
BAB VI
PENUGASAN/ PRAKTIKUM CASE STUDY FUNGSI POAC
Buat contoh pelaksanaan Planning (Perencanaan), Organizing

(Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan/Penggerakan), Controlling/
Monitoring (Pengendalian/Pengawasan)
a. Di Puskesmas
b. Di Rumah Sakit
c. Di Unit RMIK
50
BAB VII
IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN & KEPEMIMPINAN
DI UNIT RMIK
VII.1 IMPLEMENTASI PERENCANAAN UNIT RMIK

Contoh perencanaan yang dilakukan di unit RMIK adalah :
a. Melakukan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia
b. Melakukan perencanaan program pendidikan bagi sumber daya yang
dimilikinya.
c. Melakukan perencanaan program penjaminan mutu.
d. Melakukan perencanaan program pengembangan staf.
VII.2 IMPLEMENTASI PENGORGANISASIAN UNIT RMIK

a. Kepala rekam medis memberikan motivasi agar sumber daya di unit rekam
medis dapat bekerja dengan produktif.
b. Melakukan pengorganisasian penyelenggaraan kegiatan di unit RMIK
sehingga dapat berjalan secara efektif & efisien
c. Melakukan kegiatan penilaian prestasi kerja seluruh karyawan &
penghargaan.
Gambar 7.1 Struktur Organisasi Unit RMIK
Kepala Unit
RMIK
Bagian Bagian Bagian Bagian

Pendaftaran Asembling coding & Indexing Filling
Bagian Logistik Bagian Pelaporan

Rekam Medis & Surat Ket Medis
51
VII.3 IMPLEMENTASI PENGGERAKAN DI UNIT RMIK

Kepala rekam medis berwenang untuk melakukan koordinasi di seluruh bagian di
unit rekam medis & melakukan koordinasi dengan unit terkait agar kegiatan yang
ada di unit RMIK dapat berjalan dengan lancer.
VII.4 IMPLEMENTASI PENGAWASAN DI UNIT RMIK

1. Melakukan pengawasan & pengendalian pelaksanaan kegiatan di unit RMIK.
2. Melakukan pengawasan terhadap kedisiplinan seluruh karyawan di unit
RMIK.
3. Melakukan pengawasan terhadap mutu berkas rekam medis
TUGAS INDIVIDU
1. Baca buku “Manajemen Unit Kerja RMIK” oleh Savitri Citra
Pambudi 2011 pada halaman 73 sd 115 dari masing-masing
subsistem pengolahan rekam medis yaitu assembling,
coding,indexing, dan filing sebutkan mana saja contoh
implementasi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan!
2. Buat/Cari artikel pelaksanaan kepemimpinan di unit RMIK!
52
BAB VIII
MOTIVASI
VIII.1 PENGERTIAN MOTIVASI

Menurut Susatyo Herlambang, 2012 pada buku “Manajemen Kesehatan dan
Rumah Sakit” Motivasi adalah :
1. Penggerak dalam hati seseorang untuk melakukan sesuatu
2. Rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan & menghindari
kegagalan.
3. Proses untuk mencapai tujuan
4. Kekuatan untuk memperoleh kesuksesan
VIII.2 TEORI MOTIVASI

Menurut Susatyo Herlambang, 2012 pada buku “Manajemen Kesehatan dan
Rumah Sakit” Teori motivasi ada 4 yaitu :
1. Teori Motivasi Abraham Maslow (1943-1970)
Mengemukakan ada 5 tingkatan kebutuhan pokok dalam bentuk piramid
yang dikenal dengan Hirarki Kebutuhan Maslow yang dimulai dari
tingkatan paling bawah yaitu :
Gambar 8.1 Hirarki Kebutuhan Maslow
Aktualisasi Diri
Penghargaan
Sosial
Keamanan
Fisiologi
b. Fisiologi yaitu : rasa lapar, haus, BAK, BAB

c. Rasa aman yaitu : terlindung dari bahaya
d. Sosial yaitu : berafiliasi dengan orang lain, rasa cinta, memiliki,
diterima.
53
e. Penghargaan yaitu : mendapatkan dunkungan, pengakuan,

berprestasi dan berkompetensi.
f. Aktualisasi diri yaitu : Kognitif (mengetahui, memahami,
menganalisa), kepuasan diri atas potensinya.
2. Teori Motivasi Herzber (1966)
Ada 2 jenis factor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai
kepuasan yaitu :
d. Faktor Hygiene (ekstrinsik) : Memotivasi seseorang untuk keluar
dari ketidakpuasan, termasuk di dalamnya adalah hubungan antar
manusia, imbalan, kondisi lingkungan.
e. Faktor Motivator (intrinsik) : Memotivasi seseorang untuk
berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk di dalamnya adalah
penghargaan, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan
3. Teori Motivasi Douglas McGregor
Ada 2 pandangan manusia yaitu :
a. Teori X (negatif)
- Karyawan tidak menyukai pekerjaan
- Karyawan harus diancam dan diawasi dengan hukuman
untuk mencapai tujuan
- Karyawan menghindari tanggung jawab
- Menaruh keamanan diatas semua factor yang dikaitkan
dengan kerja.
a. Teori Y (Positif)
- Karyawan memandang kerjasama dengan sewajarnya
seperti istirahat dan bermain.
- Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan
diri jika mereka komitmen pada sasaran.
- Rata-rata orang akan menerima tanggung jawab
- Mempunyai kemampuan mengambil keputusan yang
inovatif.
54
4. Teori Motivasi Vroom (1964)

Tentang “Teori Kognitif”, tinggi rendahnya motivasi seseorang
dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu :
a. Ekspektasi (Harapan) seperti : keberhasilan pada tugas
b. Instrumentalis (Penilaian) seperti : penilaian apa yang akan terjadi
jika sudah mencapai keberhasilan dalam menjalankan tugas.
c. Valensi (Respon terhadap dampak yang terjadi) seperti : perasaan
positif, negative atau netral.
VIII.3 KETERLIBATAN KARYAWAN

Dengan melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, pekerjaan
yang menarik & menantang, kelompok dan rekan kerja yang menyenangkan,
kejelasan akan standar keberhasilan, serta bangga terhadap pekerjaan dan
perusahaan dapat menjadi faktor pemicu karyawan.
Sehingga keterlibatan karyawan dapat memotivasi motivasi individu
dalam bekerja dan dapat memacu karyawan untuk bekerja keras sehingga dapat
tercapai tujuan dan produktifitas kerja.
VIII.4 PENGGUNAAN REWARDS UNTUK MOTIVASI KARYAWAN

Reward/Penghargaan adalah kegiatan dimana organisasi menilai
kontribusi karyawan dalam rangka untuk mendistribusikan penghargaan moneter
dan non moneter cukup langsung dan tidak langsung dalam kemampuan
organisasi untuk membayar berdasarkan peraturan hukum (Schuler, 1987).
Penghargaan adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung
atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atau jasa yang
diberikan kepada perusahan (Hasibuan, 2007).
Program penghargaan penting bagi organisasi karena mencerminkan
upaya organisasi untuk mempertahankan sumber daya manusia sebagai komponen
utama dan merupakan komponen biaya yang paling penting. Disamping
pertimbangan tersebut, penghargaan juga merupakan salah satu aspek yang berarti
bagi pegawai, karena bagi individu atau pegawai besarnya penghargaan
55
mencerminkan ukuran nilai karya mereka diantara para pegawai itu sendiri,
keluarga, dan masyarakat (Sulistiyani dan Rosidah, 2003)
Tujuan pemberian penghargaan antara lain adalah sebagai ikatan kerja
sama, kepuasan kerja, pengadaan efektif, motivasi, stabilitas karyawan, disiplin,
serta pengaruh serikat buruh dan pemerintah (Hasibuan, 2007):
Pembagian penghargaan menurut culer (1987) menyatakan bahwa:
1. Penghargaan intrinsik (intrinsic rewards). Penghargaan intrinsik adalah
penghargaan - penghargaan yang diterima seseorang sebagai imbalan atas
jerih payahnya yang tidak dalam bentuk uang. Biasanya penghargaan
tersebut dapat berupa rasa aman dalam pekerjaan, simbul status,
penghargaan masyarakat dan harga diri (Shculer dan Huber, 1993).
2. Penghargaan ekstrinsik tidak langsung (program proteks bayaran diluar)
3. Penghargaan ekstrinsik (extrinsic rewards). Penghargaan ekstrinsik
dibedakan menjadi penghargaan langsung yaitu gaji, upah, imbalan
berdasarkan kinerja, jam kerja, fasilitas-fasilitas untuk karyawan.
TUGAS INDIVIDU
1. Apa yang dimaksud dengan motivasi………
2. Cari pengertian motivasi minimal 3 (selain yang ada di dalam
referensi ini) ………
3. Sebutkan dan jelaskan teori Hirarki Kebutuhan Maslow ………
4. Sebutkan dan jelaskan manfaat pemberian motivasi bagi perekam
medis di intitusi pelayanan kesehatan………
5. Sebutkan kaitan motivasi dalam ilmu organisasi dan
manajemen………
TUGAS KELOMPOK
Buat/Cari artikel tentang : (1) Keterlibatan karyawan tentang motivasi;
(2) Penggunaan rewards untuk motivasi karyawan
56
BAB IX
PERSEPSI
IX.1 PENGERTIAN PERSEPSI

Menurut Duncan (dalam buku Perilaku Organisasi, Miftah Thoha, 1983)
yaitu perbuaatan yang lebih dari sekedar mendengarkan, melihat, merasakan
sesuatu bahkan diluar jangkauan lima indera dan merupakan unsur penting dalam
penyesuaian perilaku manusia.
Persepsi dalam ilmu psikologi adalah : merupakan suatu proses yang
didahului oleh penginderaan, yaitu suatu stimulus yang diterima oleh individu
melalui alat reseptor yaitu indera. Alat indera merupakan penghubung antara
individu dengan dunia luarnya. Persepsi merupakan stimulus yang diindera oleh
individu, diorganisasikan kemudian diinterpretasikan sehingga individu
menyadari dan mengerti tentang apa yang diindera.
IX.2 PROSES PERSEPSI

1. Stimulus/ rangsangan/situasi yang hadir dalam bentuk penginderaan dekat
secara langsung atau lingkungan sosiokultur.
2. Registrasi yaitu gejala yang nampak berupa penginderaan dan syaraf
seseorang terpengaruh, mendengar dan melihat.
3. Interpretasi yaitu adanya proses kognitif (berfikir)
4. Feedback yaitu umpan balik
IX.3 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEPSI

1. Faktor luar
b. Intensitas
Semakin sering dan semakin besar intensitas stimulus dari luar
semakin besar pula sesuatu dipahami. Misal: perintah yang
dilakukan sesering mungkin akan lebih mudah dipahami, Suara
yang lebih keras akan semakin bias didengar.
57
c. Ukuran
Semakin besar ukuran suatu obyek, maka semakin mudah sesuatu
diketahui dan dipahami. Misal : Dalam membaca laporan pimpinan
lebih dahulu membaca judul yang tulisan lebih besar.
d. Keberlawanan
Stimuli dari luar yang penampilannya berlawanan dengan latar
belakang atau sekelilingnya atau sama sekali diluar sangkaan orang
banyak akan lebih menarik perhatian. Misal: font di tampilan
power point lebih gelap daripada latarbelakang akan lebih muda
dibaca.
e. Pengulangan
Stimulus yang diulangi mempunyai kesempatan yang lebih baik
untuk dipahami, pengulangan juga menambah kepekaan. Misal:
Perintah atasan yang sering diulangi akan membuat karyawan
semakin memahami dan mengingat.
f. Gerakan
Obyek yang begerak lebih menarik perhatian daripada yang diam.
2. Faktor dalam
g. Proses belajar
Upaya untuk melihat, mengenal, mengetahui, memahami,
menganalisis
h. Motivasi
Tekad, semangat, kegigihan dalam melihat, mengetahui, dan
memahami sesuatu.
i. Kepribadian
Karakter, ciri khas, sifat yang dimiliki individu yang membedakan
anatara individu satu dengan yang lainnya.
IX.4 ATRIBUTION THEORY

Teori atribusi berkaitan dengan bagaimana individu menginterpretasikan/
membuat keputusan terhadap suatu peristiwa dan orang lain yang berkaitan
dengan pemikiran dan perilakunya. Heider (1958) adalah orang pertama yang
58
mengajukan teori psikologis atribusi, namun Weiner dan rekan (misalnya, Jones et
al, 1972; Weiner, 1974, 1986) mengembangkan sebuah kerangka teori yang telah
menjadi sebuah paradigma penelitian utama psikologi sosial.
Menurut teori atribusi, keberhasilan atau kegagalan seseorang dapat
dianalisis dalam tiga karakteristik, yakni :
1. Penyebab keberhasilan atau kegagalan mungkin internal atau eksternal.
Artinya, kita mungkin berhasil atau gagal karena factor-faktor yang kami
percaya memiliki asal usul mereka di dalam diri kita atau karena factor yang
berasal di lingkungan kita.
2. Penyebab keberhasilan atau kegagalan seseorang dapat berupa stabil atau
tidak stabil. Maksudnya, jika kita percaya penyebab stabil maka hasilnya
mungkin akan sama jika melakukan perilaku yang sama pada kesempatan
lain.
3. Penyebab keberhasilan atau kegagalan dapat berupa dikontrol atau tidak
terkendali. Faktor terkendali adalah salah satu yang kami yakin kami dapat
mengubah diri kita sendiri jika kita ingin melakukannya. Adapun factor tak
terkendali adalah salah satu yang kita tidak percaya kita dengan mudah dapat
mengubahnya.
Merupakan faktor internal yang dapat dikontrol, yakni kita dapat

mengendalikan usaha dengan mencoba lebih keras. Demikian juga factor
eksternal dapat dikontrol yakni misalnya seseorang gagal dalam suatu lembaga
pelatihan, namun dapat berhasil jika dapat mengambil pelatihan yang lebih
mudah. Secara umum, ini berarti bahwa ketika peserta didik berhasil di tugas
akademik, mereka cenderung ingin atribut keberhasilan ini untuk usaha mereka
sendiri, tetapi ketika mereka gagal, mereka ingin atribut kegagalan mereka untuk
factor-faktor dimana mereka tidak memiliki kendali, sepeti mengajarkan hal buruk
atau bernasib buruk.
59
Menurut Weiner, faktor paling penting yang mempengaruhi atribusi ada

empat faktor yakni antara lain :
1. Ability yakni kemampuan, adalah factor internal dan relative stabil dimana
peserta didik tidak banyak latihan kontrol langsung.
2. Task difficulty yakni kesulitan tugas dan stabil merupakan factor eksternal
yang sebgaian besar di luar pembelajaran kontrol.
3. Effort yakni upaya, adalah factor internal dan tidak stabil dimana peserta
didik dapat latihan banyak kontrol.
4. Luck yakni factor eksternal dan tidak stabil dimana peserta didik latihan
kontrol sangat kecil.
Untuk memahami seseorang dalam kaitannya dengan suatu kejadian, Weiner

menunjuk dua dimensi yaitu :
a. Dimensi internal-eksternal sebagai sumber kausalitas
b. Dimensi stabil-tidak stabil sebagai sifat kausalitas
60
BAB X
KOMUNIKASI
X.1 PENGERTIAN KOMUNIKASI

Beberapa definisi komunikasi : (Emilia, dr. Ova, M.Med.Ed, Ph.D.,
SpOG. Dkk, 2006, Modul Pelatihan Keterampilan Presentasi,
Yogyakarta:UGM ):
1. Pengertian Komunikasi Menurut Carl I. Hovland:

“Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator)
menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk
mengubah perilaku orang lain (komunikan)”
2. Pengertian Komunikasi Menurut Everett M. Rogers:
“Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada
suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku
mereka” Proses komunikasi memungkinkan para manager menjalankan
tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan kepada para
manager sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-
fungsi management baik secara terulis maupun lisan.
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau

informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak
hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian
yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat
menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran
informasi.
X.2 FUNGSI KOMUNIKASI

a. Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar
b. Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
61
c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan

meningkatan motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik, dan meningkatkan
komitmen terhadap organisasi.
d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara
bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam organisasi dan di luar organisasi.
e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.
f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam
keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.
X.3 PROSES KOMUNIKASI

Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi
Pengirim Berita Penerima
Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana jika
salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam
komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai
berikut:
1. Pengirim
Adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta
mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.
2. Pengkodean
Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dan
diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-
kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan.
3. Pesan
Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan dan
dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat didengar
dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat dan dirasakan.
4. Saluran
62
Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk

surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif
dan effisien saluran harus sesuai dengan pesan.
5. Penerima
Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai
pada penerima, komunikasi tidak terjadi.
6. Penafsiran Kode
Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya
menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima
terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi
yang terjadi.
7. Umpan Balik
Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi
pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi pengirim, umpan balik
mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpan balik
semakin efektif komunikasi.
X.4 KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi interpersonal didefi `nisikan oleh Joseph A. Devito dalam
bukunya “ The Interpersonal Communicationtau Book”.( devito. 1889:4 ) sebagai:
“proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan antara dua orang atau diantara
sekelompok kecil orang-orang, dengan beberapa efek dan beberapa umpan balik
secara seketika”( the process of sending and receiving messages betwen two
persons, or among a small group of person, with some effect and some immediate
feedback).
Jadi, Komunikasi merupakan proses pemindahan informasi dan pengertian
antara dua orang atau lebih, dimana masing-masing berusaha untuk memberikan
arti pada pesan-pesan simbolik yang dikirim melalui suatu media yang
menimbulkan umpan balik.
Komunikasi interpersonal ada 6 tujuan, antara lain ( Muhammad, 2004, p.
165-168 ) :
63
a. Menemukan Diri Sendiri

Salah satu tujuan komunikasi interpersonal adalah menemukan personal atau
pribadi. Bila kita terlibat dalam pertemuan interpersonal dengan orang lain kita
belajar banyak sekali tentang diri kita maupun orang lain.
Komunikasi interpersonal memberikan kesempatan kepada kita untuk berbicara
tentang apa yang kita sukai, atau mengenai diri kita. Adalah sangat menarik
bila berdiskusi mengenai perasaan, pikiran, dan tingkah laku kita sendiri.
Dengan membicarakan diri kita dengan orang lain, kita memberikan sumber
balikan yang luar biasa pada perasaan, pikiran, dan tingkah laku kita.
b. Menemukan Dunia Luar
Hanya komunikasi interpersonal menjadikan kita dapat memahami lebih
banyak tentang diri kita dan orang lain yang berkomunikasi dengan kita.
Banyak informasi yang kita ketahui datang dari komunikasi interpersonal,
meskipun banyak jumlah informasi yang datang kepada kita dari media massa
hal itu seringkali didiskusikan dan akhirnya dipelajari
atau didalami melalui interaksi interpersonal.
c. Membentuk Dan Menjaga Hubungan Yang Penuh Arti
Salah satu keinginan orang yang paling besar adalah membentuk dan
memelihara hubungan dengan orang lain. Banyak dari waktu kita pergunakan
dalam komunikasi interpersonal diabadikan untuk membentuk dan menjaga
hubungan sosial dengan orang lain.
d. Berubah Sikap Dan Tingkah Laku
Banyak waktu kita pergunakan untuk mengubah sikap dan tingkah laku orang
lain dengan pertemuan interpersonal. Kita boleh menginginkan mereka
memilih cara tertentu, misalnya mencoba diet yang baru, membeli barang
tertentu, melihat film, menulis membaca buku, memasuki bidang tertentu dan
percaya bahwa sesuatu itu benar atau salah. Kita banyak
menggunakan waktu-waktu terlibat dalam posisi interpersonal.
e. Untuk Bermain Dan Kesenangan
Dengan melakukan komunikasi interpersonal semacam itu dapat memberikan
keseimbangan yang penting dalam pikiran yang memerlukan rileks dari semua
keseriusan di lingkungan kita.
64
f. Untuk Membantu
Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakkan komunikasi
interpersonal dalam kegiatan profesional mereka untuk mengarahkan kliennya.
X.5 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Jalur komunikasi formal
Efektivitas akan efektif melalui dua cara :
a. Jalur formal dimana jarak yang semakin berkembang dan semakin
meluas serta tumbuhnya organisasi. Misalnya pengecer yang besar
dengan cabang yang luas komunikasinya tidak efektif daripada toserba.
b. Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi
dari tingkat-tingkat organisasi. Misalnya karyawan lini perakitan hampir
selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah yang dihadapi dengan
mandor atau dengan managernya.
2. Struktur Wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan mempengaruhi
isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan
karyawan biasa dilakukan dengan tata karma dan terbatas sehingga tidak ada
pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.
3. Spesialisasi Jabatan
Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan,
tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.
4. Pemilikan Informasi
Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang
banyak mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi
orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.
X.6 HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI EFEKTIF

1. Hambatan Organisasional :
a. Tingkatan Hirarki:
65
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai

masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang
panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap
tingkatan menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan
aslinya.
Direktur Direktur
Ketepatan komunikasi
cenderung berkurang
bila melalui rantai
Wakil Direktur Wakil Direktur
perintah
Manajer Divisi Manajer Divisi
Manajer Pabrik Manajer Pabrik
Penyelia Penyelia
Karyawan Karyawan
b. Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan
terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya
menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah
sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi
yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas
akan menimbulkan gap.
c. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat org
merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi
masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi kesalahan-
kesalahan.
66
2. Hambatan antar pribadi:

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor
ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan:
a. Persepsi selektif
b. Kedudukan komunikator
c. Keadaan membela diri
d. Pendengaran lemah
e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
TUGAS INDIVIDU
Buat rangkuman tentang :
1. Pengertian komunikasi
2. Fungsi komunikasi
3. Proses komunikasi
4. Komunikasi interpersonal
5. Komunikasi organisasi
6. Hambatan dalam komunikasi efektif
TUGAS KELOMPOK
 Buat/cari topik penelitian di jurnal tentang materi komunikasi
organisasi di unit RMIK
67
BAB XI
PENUGASAN/ PRAKTIKUM
CASE STUDY
MOTIVASI, PERSEPSI, KOMUNIKASI UNIT RMIK
Lakukan analisis bedah jurnal tentang penelitian yang terkait pada:

1. CASE STDY MOTIVASI
2. CASE STUDY PERSEPSI
3. CASE STUDY KOMUNIKASI
68
BAB XIII
KERJA TIM
XIII.1 PENGERTIAN TIM

 Dewi (2007), Kerja tim (teamwork) adalah bentuk kerja dalam kelompok
yang harus diorganisasi dan dikelola dengan baik. Tim beranggotakan
orang-orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda dan dikoordinasikan
untuk bekerja sama dengan pimpinan. Terjadi saling ketergantungan yang
kuat satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan atau menyelesaikan
sebuah tugas. Dengan melakukan kerja tim diharapkan hasilnya melebihi
jika dikerjakan secara perorangan.
XIII.2 PERBEDAAN TIM DENGAN KELOMPOK

 Cartwright & Zander, (1971: 20) kelompok adalah suatu kolektif yang
terdiri atas berbagai organisme dimana eksistensi semua anggota sangat
penting untuk memuaskan berbagai kebutuhan individu. Artinya, kelompok
merupakan suatu alat untuk mendapatkan berbagai kebutuhan individu.
Individu menjadi milik kelompok karena mereka mendapatkan berbagai
kepuasan sebaik mungkin melalui organisasi yang tidak dengan mudah
mereka dapatkan melalui cara lainnya.
Tabel 13.1 Perbedaan Kerja Tim Dengan Kerja Kelompok

No KELOMPOK TIM
1 Memiliki pemimpin yang ditunjuk Berbagi peran kepemimpinan
2 Akuntabilitas individual Akuntabilitas mutual & individual
3 Tujuan kelompok & organisasi sama Tujuan khusus tim
4 Hasil kerja individual Hasil kerja kolektif
5 Mengadakan pertemuan efisien Pertemuan mendorong diskusi
terbuka
6 Efektifitas secara tidak langsung Efektifitas secara langsung diukur
diukur oleh pengaruh bisnis dengan menilau kerja kolektif
7 Mendiskusikan, memutuskan, Mendiskusikan, memutuskan, dan
mendelegasikan pekerjaan untuk berbagi pekerjaan.
para individu
8 Kinerja yang dihasilkan lebih besar Hanya sekedar jumlah kontribusi
daripada jumlah kontribusi para kinerja individual dari
anggotanya anggota kelompok
69
Tidak selamanya sekelompok orang yang bekerja bersama bisa disebut sebagai tim. Bila
kita mengumpulkan 5 orang dan meminta mereka menyelesaikan sebuah proyek, mereka
belum tentu menjadi sebuah tim. Tim, menurut mereka, harus memenuhi persyaratan-
persyaratan tertentu. Persyaratan-persyaratan tersebut bisa dilihat pada definisi tim
menurut Katzenbach dan Smith: “Sebuah tim adalah sekelompok orang-orang dalam
jumlah kecil dengan ketrampilan yang berbeda yang berkomitmen terhadap tujuan,
ukuran kinerja, dan pendekatan yang sama; yang tanggung jawabnya diambil bersama”
Dari definisi di atas, kita bisa melihat bagaimana sekelompok orang menjadi sebuah tim.
Pertama, jumlah kelompok tersebut harus kecil. Mengapa? Sebuah tim membutuhkan
komunikasi yang intensif, dan harus mampu menentukan tujuan dan mengambil tanggung
jawab bersama. Hal itu lebih mudah terealisasi dalam kelompok yang kecil. Secara
teoritis, kelompok yang terdiri dari 50-100 orang tetapi bisa dianggap sebagai sebuah
tim, namun dalam prakteknya, kelompok besar tersebut umumnya harus dipecah menjadi
tim-tim yang lebih kecil agar bisa menjadi tim efektif. Jumlah efektif berkisar dari 5-9
orang, tetapi boleh lebih dari itu asalkan masih bisa tetap memenuhi persyaratan
lainnya.
XIII.3 JENIS TIM

Menurut Sopiah (2008) tim kerja dapat diklasifikasikan berdasarkan sasarannya
dalam suatu organisasi sebagai berikut:
4. Tim Pemecahan Masalah
Tim ini tersusun atas 5 sampai 12 karyawan. Dalam tim pemecahan masalah
ini setiap anggota membagikan gagasan atau menawarkan saran mengenai
bagaimana proses dan metode kerja dapat diperbaiki. Tetapi jarang diantara
tim kerja ini diberi wewenang untuk melaksanakan secara sepihak setiap
tindakan yang mereka sarankan.
2. Tim Kerja pengelolaan diri (swakelola)
Tim Kerja pengelolaan diri (swakelola) umumnya tersusun atas 10 sampai 15
orang yang memikul tanggung jawab dari mantan penyelia mereka. Tim kerja
ini sepenuhnya mengelola sendiri timnya, bahkan memilih anggota-
anggotanya sendiri, menyuruh anggotanya untuk saling menilai.
3. Tim Kerja Fungsional Silang
Tim ini tersusun dari karyawan-karyawan dengan tingkat hirarkis yang sama,
tetapi berasal dari bidang kerja yang berbeda, yang berkumpul bersama-sama
untuk menyelesaikan suatu tugas. Tim Fungsional Silang (cross-functional
team) melakukan pertukaran informasi, mengembangkan gagasan baru dan
memecahkan masalah serta mengkoordinasikan proyek yang rumit.
70
Jenis tim kerja menurut Daft (2003), tim kerja disuatu organisasi terdiri dari:
1. Tim Formal. Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi
sebagai bagian dari struktur organisasi formal.
2. Tim Vertikal. Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang
manajer dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando organisasi
formal.
3. Tim Horizontal. Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari
beberapa karyawan dari tingkat hirarki yang hampir sama tapi berasal dari
area keahlian yang berbeda.
4. Tim dengan Tugas Khusus. Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang
dibentuk diluar organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan
kepentingan atau kreativitas khusus.
5. Tim Mandiri. Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari 5 hingga 20
orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi pekerjaan
untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan
pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.
6. Tim Pemecahan Masalah. Tim pemecahan masalah adalah biasanya terdiri
dari 5 hingga 12 karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama,
dimana mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas,
efisiensi, dan lingkungan kerja.
XIII.4 MENCIPTAKAN TIM YANG EFEKTIF

1. Memiliki tujuan dan sasaran yang jelas atas dasar komitmen bersama.
2. Pembagian peran kepemimpinan. Anggota tim saling berbagi peran dalam
kepemimpinan.
3. Keterbukaan dan saling mempercayai antar anggota tim. Semua anggota
mendapatkan informasi yang sama dari akses yang sama pula serta dapat
berkomunikasi dengan lancar dan jelas. Anggota tim bebas untuk
mengeluarkan ide-idenya.
4. Keragaman latar belakang anggota tim memberi warna kepada tim.
Semakin besar keragaman yang ada (keahlian, pengetahuan dan
pengalaman) akan semakin banyak yang dapat ditangani.
71
5. Anggota tim selalu mendukung keputusan, prosedur dan pengawasan yang

dibuat bersama-sama. Mereka memahami peran, tanggung jawab dan
keterbatasan otoritas masing-masing.
6. Tim dapat mengelola peningkatan penghargaan individu (individual self
esteem).
7. Kegiatan tim tidak hanya berfokus pada hasil tetapi juga pada pada proses
dan isi.
8. Tim memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dan membuat
keputusan dengan baik.
9. Kemampuan untuk berhubungan dengan lingkungan (patasan, tim lain dan
lingkungan perusahaan).
XIII.5 PERANAN ANGGOTA DALAM MEMBANGUN TIM

Williams (2008) membagi ada 5 (lima) hal yang menunjukkan peranan anggota
dalam membangun kerja tim yang efektif, yaitu :
1. Para anggota mengerti dengan baik tujuan tim dan hanya dapat dicapai
dengan baik pula dengan dukungan bersama, dan oleh karena itu
mempunyai rasa saling ketergantungan, rasa saling memiliki tim dalam
melaksanakan tugas.
2. Para anggota menyumbang keberhasilan tim dengan menerapkan bakat
dan pengetahuannya untuk sasaran tim, dapat bekerja dengan secara
terbuka, dapat mengekspresikan gagasan, opini dan ketidaksepakatan.
3. Para anggota berusaha mengerti sudut pandang satu sama lain, didorong
untuk mengembangkan keterampilannya dan menerapkan pada pekerjaan,
untuk itu perlu dukungan dari tim.
4. Para anggota mengakui bahwa konflik adalah hal yang normal, dan
berusaha memecahkan konflik dengan cepat dan konstruktif (bersifat
memperbaiki).
5. Para anggota berpartisipasi dalam keputusan tim, tetapi mengerti bahwa
pemimpin mereka harus membuat peraturan akhir setiap kali tim tidak
berhasil membuat suatu keputusan.
72
BAB XIV
PENUGASAN/PRAKTIKUM
KASUS PADA KERJA TIM DI UNIT RMIK

1. SIMULASI MENCIPTAKAN TIM YANG KREATIF
2. SIMULASI MENJADIKAN INDIVIDU SEBAGAI PEMAIN
KREATIF DALAM TIM DI UNIT RMIK
73
BAB XV
PENUGASAN/PRAKTIKUM
MOTIVASI, PERSEPSI, KOMUNIKASI & KERJA TIM DI UNIT RMIK

1. IMPLEMENTASI MOTIVASI
2. IMPLEMENTASI PERSEPSI
3. IMPLEMENTASI KOMUNIKASI
4. IMPLEMENTASI KERJA TIM
74
BAB XV
PERENCANAAN SDM UNIT RMIK METODE WISN
XV.1 PENGERTIAN, TUJUAN, KEGUNAAN PERENCANAAN SDM

1. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM
 Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh
keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh
keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
 Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:
“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja yaitu
proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan mempertemukan kebutuhan
tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
 George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173)
mendefinisikan bahwa:
“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,
pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan
mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar,
waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.
 Mangkunegara (2003)
“Perencanaan tenaga kerja adalah proses menentukan kebutuhan akan
tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian,
dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan
organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat
dan bermanfaat secara ekonomis”.
4. TUJUAN PERENCANAAN SDM
Tujuan Umum Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah untuk
mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia dan
mengembangkan program-program kepegawaian dalam rangka mengeliminir
penyimpangan-penyimpangan, atas dasar kepentingan individu dan organisasi.
Tujuan Khusus Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut:
75
a. Mengurangi beban biaya dalam bidang ketenagaan dengan cara

mengantisipasi kekurangan maupun kelebihan jumlah tenaga yang
diperlukan.
b. Menjadi dasar yang baik untuk merencanakan pengembangan staf
dalam rangka mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya manusia.
c. Meningkatkan proses perencanaan organisasi secara menyeluruh.
d. Memberikan kesempatan anggota organisasi untuk meningkatkan
karier, dan mengidentifikasi keahlian-keahlian khusus yang tersedia.
e. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen sumber daya
manusia yang baik.
f. Menyediakan alat untuk menilai pengaruh segenap alternatif tindakan
dan kebijakan personalia.
http://blogarrasha.blogspot.com/2013/07/perencanaan-sumber-daya
manusia.html (1-Juli-2013)
5. KEGUNAAN PERENCANAAN SDM

Siagian (2005), mengemukakan 6 (enam) kegunaan perencanaan SDM, yaitu;
a. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi
secara lebih baik.
b. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.
c. Sebagai dasar informasi dalam penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di
masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi
berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
d. Menjadi informasi yang komprehensif dalam penanganan
ketenagakerjaan.
e. Sebagai penelitian pendahuluan untuk kepentingan perencanaan sumber
daya manusia.
f. Menjadi dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang
menangani SDM dalam organisasi.
76
XV.2 METODE PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM

a. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)
b. Teori Gillies
c. Analisis Kebutuhan Beban Kerja Nyata Setiap Kategori SDM (Work Load
Indicator Staff Need)
Adalah :
a. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)
Teknik analisis beban kerja adalah serangkaian proses untuk
menghitung beban kerja suatu posisi atau sub posisi, dan juga membutuhkan
jumlah orang untuk mengisi posisi atau sub posisi. Analisis beban kerja
sangat penting untuk menghitung berapa banyak karyawan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan semua tugas dalam bagian atau
departemen. Dalam metode ini, ada tiga tahap utama yang akan dijelaskan
di bawah ini:
1. Menentukan output utama dari fungsi / sub fungsi dan mengidentifikasi
urutan pekerjaan yang diperlukan untuk memproduksi output.
2. Rincian rantai peristiwa ke dalam tugas yang lebih spesifik.
3. Menghitung jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas kelompok.
Analisis beban kerja adalah penentuan jumah pekerja yang
diperuntukkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Analisis beban kerja dapat dihitung dengan rumus:
𝑣𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 𝑝𝑒𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎𝑎𝑛
𝐴𝑛𝑎𝑙𝑖𝑠𝑖𝑠 𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 = 𝑥 𝑠𝑎𝑡𝑢 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔
𝑠𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠𝑖
Perputaran karyawan (labor turnover) adalah perbandingan antara

masuk dan berhentinya karyawan dari suatu perusahaan. Besarnya turnover
dengan cara sebagai berikut :
𝛴 (𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑚𝑎 − 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑘𝑒𝑙𝑢𝑎𝑟)

𝑇𝑢𝑟𝑛𝑜𝑣𝑒𝑟 = 𝑥 100 %
1
2 𝛴 (𝑘𝑎𝑟𝑦𝑎𝑤𝑎𝑛 𝑎𝑤𝑎𝑙 + 𝑘𝑎𝑟𝑦𝑎𝑤𝑎𝑛 𝑎𝑘𝑕𝑖𝑟)
77
Jadi, jika turnover diperhitungkan, maka jumlah karyawan yang

dibutuhkan suatu perusahaan adalah jumlah perhitungan analisis beban kerja
ditambah dengan perhitungan turnover.
b. Teori Gilies
Gillies (1989) mengemukakan rumus kebutuhan tenaga keperawatan di
satuan unit perawatan adalah sebagai berikut:
𝐴𝑥𝐵𝑥𝐶 𝐹
= =H
𝐶−𝐷 𝑥 𝐸 𝐺
Keterangan :
A = rata-rata jumlah perawatan/pasien/hari
B = Rata-rata jumlah pasien /hari
C = Jumlah hari/tahun
D = Jumlah hari libur masing-masing perawat
E = Jumlah jam kerja masing-masing perawat
F = Jumlah jam perawatan yang dibutuhkan per tahun
G = Jumlah jam perawatan yang diberikan perawat per tahun
H = Jumlah perawat yang dibutuhkan untuk unit tersebut
Prinsip perhitungan rumus Gillies dalam memberikan pelayanan
keperawatan ada tiga jenis bentuk pelayanan, yaitu:
1) Perawatan langsung, adalah perawatan yang diberikan oleh perawat yang
ada hubungan secara khusus dengan kebutuhan fisik, psikologis, dan
spiritual.
Berdasarkan tingkat ketergantungan pasien pada perawat maka dapat
diklasifikasikan dalam empat kelompok, yaitu: self care, partial care, total
care dan intensive care. Menurut Minetti Huchinson (1994) kebutuhan
keperawatan langsung setiap pasien adalah empat jam perhari sedangkan
untuk:
a) self care dibutuhkan ½ x 4 jam : 2 jam
b) partial care dibutuhkan ¾ x 4 jam : 3 jam
c) Total care dibutuhkan 1- 1½ x 4 jam : 4-6 jam
d) Intensive care dibutuhkan 2 x 4 jam : 8 jam
78
2) Perawatan tak langsung, meliputi kegiatan-kegiatan membuat rencana

perawatan, memasang/ menyiapkan alat, ,konsultasi dengan anggota tim,
menulis dan membaca catatan kesehatan, melaporkan kondisi pasien. Dari
hasil penelitian RS Graha Detroit (Gillies, 1989, h 245) = 38 menit/ klien/
hari, sedangkan menurut Wolfe & Young (Gillies, 1989, h. 245) = 60
menit/ klien/ hari dan penelitian di Rumah Sakit John Hopkins dibutuhkan
60 menit/ pasien (Gillies, 1994)
3) Pendidikan kesehatan yang diberikan kepada klien meliputi: aktifitas,
pengobatan serta tindak lanjut pengobatan. Menurut Mayer dalam Gillies
(1994), waktu yang dibutuhkan untuk pendidikan kesehatan ialah 15
menit/ klien/ hari.
a) Rata-rata klien per hari adalah jumlah klien yang dirawat di suatau
unit berdasarkan rata-ratanya atau menurut “ Bed Occupancy Rate”
(BOR).
b) Jumlah hari perawatan rumah sakit dalam waktu tertentu x 100%
c) Jumlah tempat tertentu x 365. Jumlah hari pertahun, yaitu 365 hari
d) Hari libur masing-masing perawat pertahun, yaitu 128 hari, hari
minggu= 52 hari dan hari sabtu = 52 hari. Untuk hari sabtu tergantung
kebijakan RS setempat, kalau ini merupakan hari libur maka harus
diperhitungkan, begitu juga sebaliknya, hari libur nasional = 12 hari
dan cuti tahunan = 12 hari.
e) Jumlah jam kerja tiap perawat adalah 40 jam per minggu (kalau hari
kerja efektif 5 hari maka 40/5 = 8 jam, kalau hari kerja efektif 6 hari
per minggu maka 40/6 jam = 6,6 jam perhari)
f) Jumlah tenaga keperawatan yang dibutuhkan di satu unit harus
ditambah 20% (untuk antisiapasi kekurangan/ cadangan)
b. Metode Work Load Indicator Staff Need (WISN)
XV.3 PENGERTIAN & TUJUAN KEBUTUHAN SDM DENGAN WISN

 Metode WISN adalah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan
berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori
79
sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan
kesehatan termasuk rumah sakit.
 Metode perhitungan WISN pada saat ini telah diadaptasi dan digunakan
oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung jumlah kebutuhan
masing- masing kategori tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Kantor
Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit Propinsi, Kabupaten/Kota, serta
disahkan melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI
no.81/Menkes/SK/2004.
XV.4 LANGKAH PENYUSUNAN KEBUTUHAN SDM DENGAN WISN

1. Menghitung waktu kerja tersedia
2. Menetapkan unit kerja & kategori SDM
3. Menyusun standar beban kerja
4. Menyusun kelonggaran
5. Menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja
XV.5 LANGKAH 1 (HITUNG WAKTU KERJA TERSEDIA)

Waktu Kerja Tersedia = {A – (B+C+D+E)} x F
Keterangan:
A = Hari Kerja
B = Cuti Tahunan
C = Pendidikan dan Pelatihan
D = Hari Libur Nasional
E = Ketidak Hadiran Kerja
F = Waktu kerja
 Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di unit rekam medis pelayanan dilaksanakan
selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7
hari kerja.
 Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
 Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Rumah Sakit, Petugas rekam medic mempunyai hak untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun.
80
 Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur
nasional.
 Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada
sore dan malam hari biasanya mendapatkan ekstra libur selama 1 hari.
Sehinggarata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan adalah selama 7 hari.
 Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.
Tabel 15.1 Jumlah Waktu Kerja Tersedia Dalam 1 Tahun
Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun
C Pendidikan dan Latihan 5 Hari per tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun
E Ketidakhadiran Kerja 84 Hari per tahun
F Waktu Kerja 8 Jam per hari
Waktu Kerja 249 Hari per tahun
Jam Kerja 1992 Jam per tahun
Waktu Kerja 119520 Menit per tahun
Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun
XV.6 LANGKAH 2 (MENETAPKAN UNIT KERJA & KATEGORI SDM)

Tujuan ditetapkannya unit kerja dan kategori SDM dalah untuk
memperoleh unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab
menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien,
keluarga, dan masyarakat di dalam dan di luar institusi.
81
XV.7 LANGKAH 3 (MENYUSUN STANDAR BEBAN KERJA)

Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun
per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan produktif disusun
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata)
dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Data
dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing
kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut:
1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit institusi sebagaimana yang telah
ditetapkan pada langkah kedua
2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori SDM untuk
melaksanakan atau menyelesaikan berbagai pelayanan
4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi:
1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM.
Untuk kegiatan pokok perlu dibedakan kegiatan langsung dan kegiatan tidak
langsung.
2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok.
Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama
bekerja dan kesepakatan bersama.
3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM. Standar
beban kerja adalah volume/ kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori
SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya ( waktu rata-rata) dan waktu
kerja tersedia yang dimiliki masing-masing kategori SDM.
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah:
𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑡𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎

Standar beban kerja =
𝑅𝑎𝑡 𝑎−𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑖𝑓
XV.8 LANGKAH 4 (MENYUSUN KELONGGARAN)

Tujuan penyusunan standar kelonggaran adalah untuk memperolah
faktoer kelonggaran SDM adalah meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan
82
waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung

denagn pelayanan pada pasien, misalnya rapat atau penyusunan faktor
kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada
tiap kategori tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung pada pelayanan pada
pasien.
2) Frekuensi kegiatan pada suatu hari, minggu dan bulan.
3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.
Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja,
sebaiknya mulai dilakukan pencatatan sendiri apabila ditemukan kegiatan
yang tidak dapat dikelompokkan atau sulit dihitung beban kerjanya karena
tidak/ kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasien untuk selanjutnya
digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori
SDM.
Tabel 15.2 Tabel Standar Kelonggaran
Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran

Rapat 2 jam per bulan 0.012
Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092
Jumlah 0.104
Berdasarkan tabel diatas, sehingga dapat diambil rumus :
𝑅𝑎𝑡𝑎 −𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑟 𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝑘𝑒𝑙𝑜𝑛𝑔𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛

Standar kelonggaran =
𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑡𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝑡𝑎 𝑕𝑢𝑛
XV.9 LANGKAH 5 (MENGHITUNG KEBUTUHAN TENAGA PER UNIT

KERJA)
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja
meliputi:
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu:
a) Waktu kerja tersedia
b) Standar beban kerja
c) Standar beban kerja masing-masing kategori SDM yang diteliti
83
2) Kuantitas kegiatan pokok atau kegiatan produktif tiap unit kerja selama satu
tahun.
Rumus perhitungan kebutuhan tenaga:
Kebutuhan tenaga = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran

Standar Beban Kerja
84
DAFTAR PUSTAKA
A.A.Gede Muninjaya.2012. Manajemen Kesehatan. Universitas Udayana. Bali:

Penerbit Buku Kedokteran.
Boy Sabarguna.2009. Manajemen Rumah Sakit.Jakarta: Sagung Seto.
Djoko Wiyono. 2007. Organisasi Kesehatan. Surabaya. Duta Prima Airlangga.
Hasibuan, Malayu S.P. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
Miftah Thoha. 1983. Perilaku Organisasi Konsep Dasar Dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Rajagrafindo Persada.
Susatyo Herlambang, Anita Murwani.2012. Manajemen Kesehatan dan Rumah

Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing.
Savitri Citra Budi. 2012. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.Yogyakarta:

Quantum Sinergis Media.
Tjandra Yoga Aditama.2010. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta:

Penerbit Universitas Indonesia.
http://blogarrasha.blogspot.com/2013/07/perencanaan-sumber-daya manusia. html

(1-Juli-2013)
85

Buku Ajar Mmik

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Ajar Mmik

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

D DASAR ORGANISASI & MANAJEMEN -- EKA WILDA FAIDA, SKM,M.

PRODI D3 REKAM MEDIK & INFORMASI KESEHATAN

Gambaran secara umum pada mata kuliah Dasar Organisasi &

EKA WILDA FAIDA, SKM,M.Kes

HALAMAN JUDUL ................................................................................. 1

BAB VII IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN &

Tabel 2.1 Komponen POA ..................................................................... 23

Gambar 1.1 Ruang Lingkup Administrasi & Manajemen ................. 16

GBPP (GARIS-GARIS BESAR PERENCANAAN PEMBELAJARAN)

1 Mata kuliah MANAJEMEN UNIT KERJA I (MUK I)

1. MANFAAT MATA KULIAH

2. DESKRIPSI MATA KULIAH

3. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) /

4. TUJUAN INSTRUKSIOANL KHUSUS (TIK) / KOMPETENSI

hal-hal yang tidak dimengerti atau bertentangan dengan apa yang

Sedangkan penentuan bobot nilainya dengan perincian sebagai berikut :

I.1 PENGERTIAN ORGANISASI

I.2 AZAS/PRINSIP ORGANISASI

I.3 UNSUR ORGANISASI

I.5 SEJARAH MANAJEMEN

…..Mempelajari sejarah manajemen sangat bermanfaat untuk mendapatkan

3. Elton Mayo (1920)  Human Relationship Theory

I.6 PENGERTIAN MANAJEMEN

7. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan,

Manajemen kesehatan menurut Notoatmojo, 2003 adalah suatu kegiatan atau

I.7 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Hubungan antar manusia

Ruang lingkup manajemen bidang kesehatan (A.A Gede Muninjaya,2004), yaitu:

I.8 UNSUR MANAJEMEN

b. Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan)

memberikan pelayanan kesehatan di unit rekam medik adalah petugas rekam

•1. Man •Informasi •Service •Profesional •Quality

Gambar 1.2 Unsur manajemen rumah sakit

I + S + P + Q  Merupakan kekhususan tersendiri di rumah sakit yang

I.9 POLA MANAJEMEN DENGAN PENDEKATAN SISTEM

INPUT PROSES OUTPUT

Gambar 1.3 Pola manajemen dengan menggunakan pendekatan sistem

Menurut AA.Gede Muninjaya,2004 pada buku “Manajemen Kesehatan” bahwa

II.1 PENGERTIAN PERENCANAAN

II.2 MANFAAT PERENCANAAN

5. Mengetahui bentuk & standar pengawasan yang akan dilakukan.

II.3 JENIS PERENCANAAN

PERENCANAAN PERENCANAAN PERENCANAAN

Gambar 2.1 Jenis perencanaan

perencanaan jangka pendek. Periode waktu perencanaan ini adalah 2-5

II.4 CARA PENYUSUNAN VISI MISI

b. Kotler yang dikutip oleh Nawawi (2000:122), Visi adalah pernyataan

produk dan jasa berkualitas yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan

Jadi dapat disimpulkan bahwa Misi adalah pernyataan tentang apa

4. Kriteria pembuatan misi :

d. Menetapkan kerangka tanggung jawab dalam perusahaan.

II.5 LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN

d. Pengambilan data primer melalui tanya jawab/interview/menyebarkan kuesioner

II.6 ANALISIS SWOT

(3) Penentuan strategi, (4) Penerimaan misi,(5) Penentuan tujuan. Periode

(1) Analisis lingkungan dalam dan luar

Berikut adalah analisis lingkungan luar meliputi:

(2) Analisis SWOT

Gambar 2. 2 Analisis SWOT

Berikut adalah matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis

Berikut adalah matriks EFAS (Eksternal Strategy Factor Analysis

(3) Penentuan strategi

(4) Penerimaan visi misi