BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. KAI UPT Balai Yasa Surabaya Gubeng (selanjutnya akan disingkat “BY
SGU”) berlokasi di Jl. Tapak Siring No. 5 Surabaya. BY SGU dibangun oleh
Pemerintahan Belanda pada tahun 1912 oleh StaatssPoorwegen yang pada saat itu
memelihara lokomotif uap / listrik dan kereta / gerbong yang terbuat dari kayu. Istilah BY
diperkenalkan pertama kali tahun 1959 untuk BY Yogyakarta.
Tujuan didirikannya BY SGU adalah menjadi penyedia jasa perkeretaapian
terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders.
Secara keseluruhan, jasa yang diberikan oleh BY SGU adalah melakukan perawatan,
pemeliharaan, perbaikan dan modifikasi sarana perkeretaapian.
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :
a. Melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi perbaikan secara independen
tentang Kepastian Kualitas BY SGU kepada pihak manajemen.
b. Memberikan penilaian independen terhadap fisik, fasilitas, infrastruktur, manajemen
dan kegiatan operasional kepastian kualitas BY SGU.
c. Memenuhi tugas kelompok kami dimana sebagai pengganti Ujian Akhir Semester
(UAS).
Struktur organisasi PT. KAI UPT Balai Yasa Surabaya Gubeng :

General
Manager

Manager Manager Manager Manager Manager Manager

Produksi SDM, Keu, PBJ Quality Perencana Logistik
TI Control an AAC

General Manager : Bp. Irwansyah

Manajemen Produksi : Bp. Singgih Syahid P
Manajemen SDM, KEU, TI : Ibu Irma Devina
Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa : Bp. Dian Yustisia
Manajemen Quality Control : Bp. Abdul Rochman Karim
Manajemen Perencanaan : Bp. Acep Rahadian Firdaos
Manajemen Logistik : Bp. Dian Eka

1
 BAB II
KESIMPULAN AUDIT DAN DAFTAR TEMUAN

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan,
kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :
1. One Day Service, program yang dijalankan untuk pelaksanaan service gerbong atau
lokomotif yang dilakukan dalam 1 hari selesai (Pagi masuk-Sore Keluar). Ini terjadi
apabila gerbong atau lokomotif yang mengalami kerusakan tetapi, masih dalam masa
garansi 1 tahun. Jadi, Dipo tidak memiliki hak untuk mengganti. Dan dikembalikan ke
BY SGU untuk diperbaiki ulang.

Kriteria :
1. Organisasi harus menentukan infrastruktur yang diperlukan untuk operasi proses-
proses, menyediakannya dan memeliharanya.

Penyebab :
1. BY SGU memiliki ketentuan dalam menentukan setiap Infrastruktur yang dibutuhkan
berdasarkan kebutuhan operasi dan mempertimbangkan lingkungan pekerjaan serta
menilai resiko yang sering terjadi.

Akibat :
1. Penggunaan infrastruktur yang ada pada BY SGU menjadi lebih optimal dalam proses
operasinya dan meminimalisir resiko terjadi nya kecelakaan karena kerusakan mesin.

2
 DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

NO KONDISI KRITERIA PENYEBAB AKIBAT

1 One Day Service, Organisasi harus BY SGU memiliki Penggunaan
program yang menentukan ketentuan dalam infrastruktur yang
dijalankan untuk infrastruktur yang menentukan setiap ada pada BY SGU
pelaksanaan service diperlukan untuk Infrastruktur yang menjadi lebih
gerbong atau lokomotif operasi proses- dibutuhkan berdasarkan optimal dalam
yang dilakukan dalam proses, kebutuhan operasi dan proses operasinya
1 hari selesai (Pagi menyediakannya mempertimbangkan dan meminimalisir
masuk-Sore Keluar). dan lingkungan pekerjaan resiko terjadi nya
Ini terjadi apabila memeliharanya. serta menilai resiko kecelakaan karena
gerbong atau lokomotif yang sering terjadi. kerusakan mesin.
yang mengalami
kerusakan tapi, masih
dalam masa garansi 1
tahun. Jadi, Dipo tidak
memiliki hak untuk
mengganti. Dan
dikembalikan ke BY
SGU untuk diperbaiki
ulang.

3
 BAB III
REKOMENDASI

Manajemen Balai Yasa SGU agar melakukan inovasi yang lebih lagi dari apa
yang sudah dicapai dan tetap melakukan pengawasan atas kebijakan yang telah di
tetapkan di lingkungan kerja UPT BY SGU mengenai standar ISO guna mengoptimalkan
sumber daya dalam mewujudkan visi dan menjalankan misinya.

4
 BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya
meliputi masalah Pendukung (Klausul 7) PT. KAI UPT Balai Yasa Surabaya Gubeng.
Audit kami mencakup penilaian atas sumber daya manusia, infrastruktur, lingkungan
untuk pengoperasian proses – proses, sumber daya pemantauan dan pengukuran serta
pengetahuan organisasional.

Penilaian penerapan standar mutu ISO 9001:2015 (klausul 4 sampai dengan

klausul 10) memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas yang
meliputi :

NO DOMAIN
1 Klausul 4 tentang Konteks Organisasi
2 Klausul 5 tentang Kepemimpinan
3 Klausul 6 tentang Perencanaan
4 Klausul 7 tentang Pendukung
5 Klausul 8 tentang Operasi
6 Klasuul 9 tentang Evaluasi Kinerja
7 Klausul 10 tentang Peningkatan

Klausul yang akan dipilih adalah Klausul 7, dimana terdiri dari beberapa sub
klausul yaitu : Sumber Daya Manusia, Infrastruktur, Lingkungan Untuk Pengoperasian
Proses – Proses, Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran, dan Pengetahuan
Organisasional. Sumber Daya yang dimaksudkan yaitu manusia, alat produksi dan
fasilitas kerja.

Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul 7, akan diuraikan sebagai
berikut :

KLAUSUL 7 : PENDUKUNG

7.1 SUMBER DAYA

7.1.1 UMUM

Klausul 7.1.1 membahas secara umum tentang sumber daya : Organisasi harus
menyediakan sumber daya yang dibutuhkan terkait sistem manajemen mutu.

5
7.1.2 SUMBER DAYA MANUSIA

Klausul ini hanya singkat saja, mensyaratkan bahwa organisasi harus

menyediakan orang yang diperlukan untuk penerapan sistem manajemen mutu.

7.1.3 INFRASTRUKTUR

Pada klausul ini, ISO-9001:2015 mensyaratkan agar organisasi menentukan

infrastruktur yang diperlukan untuk operasi proses – proses, menyediakannya
dan memeliharanya.

Infrastruktur yang diperlukan oleh setiap organisasi tentu berbeda – berbeda.

Yang paling umum tentu adalah bangunan dan sarana pendukungnya. Bisa
juga infrastruktur yang diperlukan berupa peralatan, perangkat lunak, alat
transportasi, teknologi informasi dan komunikasi.

ISO 9001:2015 tidak menentukan infrastruktur apa yang diperlukan, tapi

organisasi sendirilah yang harus menentukan apa yang dibutuhkan untuk
operasi proses – proses dalam sistem manajemen mutunya.

7.1.4 LINGKUNGAN UNTUK PENGOPERASIAN PROSES – PROSES

Kondisi lingkungan yang dibutuhkan untuk operasi proses berbeda – beda

tergantung produk dan layanannya. Pada suatu organisasi yang membuat
produk yang sensitive terhadap debu, lingkungan dimana mesin beroperasi
mungkin harus benar – benar bebas debu. Pada organisasi lain, mungkin
parameter penting yang mempengaruhi hasil produk adalah kelembaban.

ISO-9001:2015 mensyaratkan agar organisasi mempelajari sendiri dan

menentukan persyaratan lingkungan yang diperlukan, menyediakannya dan
memeliharanya. Lingkungan dapat berupa lingkungan fisik, sosial, psikologi
dan faktor – faktor lain seperti suhu, kelembaban, ergonomic dan kebersihan
(tergantung dari kebutuhan).

7.1.5 SUMBER DAYA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Pada klausul ini, ISO-9001:2015 memberi persyaratan agar sumber daya yang
diperlukan untuk pemantauan dan pengukuran yang diperlukan tersedia dan
sesuai dengan jenis pemantauan dan pengukuran yang dilakukan. Selanjutnya,

6
 sumber daya pemantauan dan pengukuran harus dipelihara untuk menjamin
kemampuannya.

ISO-9001:2015 juga mensyaratkan agar organisasi menyimpan dokumen yang

membuktikkan kemampuan sumber daya pemantauan dan pengukuran.

Perlu dicatat bahwa pada persyaratan diatas, ISO-9001:2015 menyebut sumber

daya pemantauan dan pengukuran, bukan alat ukur. Jadi, ini berlaku juga bagi
alat pemantauan seperti indra penglihatan untuk pemantauan visual.

Khusus untuk peraltan ukur (measuring equipment), ISO-9001:2015

mensyaratkan untuk diverifikasi, diidentifikasi dan dilindungi. Itupun bila alat
ukur, bila mampu telusur alat ukur menjadi persyaratan (pelanggan atau
regulasi) atau bila diperlukan untuk memberi kepastian tentang validitas alat
ukur.

7.1.6 PENGETAHUAN ORGANISASIONAL

Klausul ini berisi persyaratan yang tidak ada pada versi ISO-9001 sebelumnya.
Pada klausul ini, ISO 9001 memberi persyaratan agar organisasi
menginventarisir pengetahuan yang dibutuhkan. Pengetahuan yang dimaksud
adalah pengetahuan untuk pengoperasian proses – proses dan pengetahuan
untuk menghasilkan produk dan layanan yang sesuai. Pengetahuan tersebut
harus dijaga dan tersedia pada tingkat yang dibutuhkan.

Persyaratan ini dimaksudkan agar berbagai pengetahuan yang dibutuhkan

tidak hilang, entah karena personil yang mempunyai banyak pengetahuan
tersebut tidak lagi bekerja di organisasi.

Bagaimana memenuhi persyaratan diatas? Untuk sumber pengetahuan tertulis

seperti standar, hasil diskusi dengan pelanggan, sumber dari akademisi,
organisasi dapat melakukannya dengan membuat pengarsipan yang baik yang
mudah diakses bila diperlukan. Untuk pengetahuan yang bersumber dari
internal seperti pengetahuan dari seorang ahli yang bekerja pada organisasi,
pengalaman dari kegagalan, organisasi ada baiknya membuat beberapa bentuk
dokumentasi seperti dokumen analisa resiko, prosedur – prosedur, panduan –
panduan, materi pelatihan dan sebagainya yang bisa membuat pengetahuan
terjaga tetap ada dalam organisasi.

7
 LAMPIRAN
QUESIONER

PROGRAM AUDIT – PENDUKUNG

Nama Perusahaan : PT KAI UPT Balai Yasa Surabaya Gubeng Periode Audit No. KKA
Klausul/Persyaratan : 7 (Pendukung)

QUESIONER DAN JAWABAN

NO KOMENTAR
LANGKAH KERJA YA TIDAK
1 Apakah organisasi telah menetapkan  Setiap pegawai di BY SGU akan
dan menyediakan sumber daya yang mendapatkan Pendidikan dan
dibutuhkan untuk pembentukan, Pelatihan (diklat) maupun Pendidikan
implementasi, pemeliharaan dan Lapangan (diklap).
peningkatan berkesinambungan dari BY SGU melakukan inovasi dari segi
sistem manajemen mutu? administrasi dan teknis.
BY SGU juga memiliki program
perawatan kereta dan gerbong.
2 Apakah organisasi telah  Dikarenakan BY SGU merupakan
mempertimbangkan kemampuan dan sub divisi perusahaan dari PT KAI,
kendala, serta sumber daya internal maka dalam hal mempertimbangkan
yang ada? sumber daya yang ada, BY SGU
menginduk pada PT. KAI dan
dilarang untuk
mempertimbangkannya sendiri.
3 Apakah organisasi telah menentukan  Setiap semester, BY SGU
dan menyediakan orang – orang yang mengadakan KPI (Key Performance
diperlukan untuk operasi yang efektif Indicator), untuk menilai bawahan,
dari sistem manajemen mutu dan untuk atasan, teman dan diri sendiri.
operasional dan pengendalian atas Penilaian yang dilakukan semuanya
proses – proses yang ada? sudah by sistem, dikarenakan untuk
menghindari penilaian yang
subjektif.
4 Apakah organisasi telah menetapkan,  Organisasi telah melakukannya yaitu
menyediakan dan memelihara dalam bentuk pembangunan-

8
 infrastruktur yang diperlukan untuk pembangunan (yang terbaru ada
operasional proses – proses dalam perawatan giring, ruangan harus
mencapai kesesuaian produk dan steril, nyaman, dan sebaik mungkin)
layanan? (Infrastruktur bisa dalam dan perbaikan (seperti jalur alur
cakupan bangunan, peralatan, keluar-masuk untuk pegawai dan
transportasi, informasi dan teknologi peralatan).
komunikasi).
5 Apakah organisasi telah menetapkan,  Menetapkan (memilih bahan yang
menyediakan dan memelihara bagus dan menentukan teknisi yang
lingkungan yang diperlukan untuk kompeten), menyediakan
operasi proses dan untuk mencapai (menyediakan suku cadang dan
kesesuaian produk dan jasa? bahan yang bagus), memelihara
mengkombinasikan mekanik dengan
general manager). Untuk mencapai
kesesuaian produk dan jasa kita harus
inovasi. Inovasi terhadap lingkungan
dengan dibuatkan tempat sampah
khusus untuk memisahkan antara
sampah B3 dan Non B3.
6 Apakah organisasi telah menentukan  Untuk memperoleh sumber daya
dan menyediakan sumber daya yang yang dibutuhkan sesuai dengan minat
dibutuhkan untuk memastikan hasil perusahaan maka dilakukan test pada
yang valid dan dapat diandalkan ketika awal pendaftaran. Selain itu juga
pemantauan atau pengukuran yang dilakukan test semi-militer.
digunakan untuk memverifikasi Penempatan kerja disesuaikan
kesesuaian antara produk dan jasa dengan kemampuan sumber daya.
dengan persyaratan?
7 Apakah organisasi telah memastikan  Pertama ditempatkan di produksi
bahwa sumber daya yang disediakan : untuk mengetahui kemampuannya di
a. Cocok untuk jenis tertentu dari tupoksi mana lalu setelah 3 bulan
kegiatan pemantauan dan akan ditempatkan sesuai
pengukuran yang dilakukan? kemampuan. Dan juga disesuaikan
b. Dipertahankan untuk memastikan dengan kebutuhan dalam setiap
kecocokan yang berkelanjutan tupoksi.

9
 terhadap tujuan?
8 Apakah organisasi telah menyimpan  Perusahaan telah
informasi terdokumentasi yang tepat mendokumentasikan dalam bentuk
sebagai bukti kesesuaian untuk tujuan sertifikat, piagam, buku.
pemantauan dan pengukuran sumber
daya?
9 Apakah organisasi telah menentukan  Setiap karyawan berhak
pengetahuan uang diperlukan untuk mendapatkan Diklat, Diklap, dan
operasional proses – proses dan untuk refresh materi sesuai tupoksinya.
mencapai kesesuaian produk dan Untuk mengejar kemampuan dan
layanan? minat perusahaan harus ada refresh
materi baru selain materi fungsional
yang sudah diperoleh saat SD, SMP,
SMA. Diadakan juga pengarahan
baik itu perwakilan pihak DIPO yang
datang ke BY SGU atau pihak BY
SGU yang berkunjung ke DIPO.
10 Apakah ketika menangani perubahan  Dulu memakai kertas bahkan sampai
kebutuhan dan tren, organisasi telah banyak tumpukan kertas, sekarang
mempertimbangkan pengetahuan saat paperless. Dulu kereta memakai AC
ini dan menetukan bagaimana cara statis, sekarang AC package. Ada
memperoleh atau mengakses terhadap kereta cepat Indonesia-China.
pengetahuan tambahan dan terkini yang Memiliki E-office untuk mengetahui
diperlukan? aturan-aturan yang ada di
perusahaan. Untuk administrasi dulu
menulis nota dan datang ke lokasi
yang bersangkutan untuk meminta
tanda tangan, sekarang memakai
RDS. Untuk kereta, di bagian
samping ada barcode untuk
mengetahui spesifikasi kereta
tersebut. Inovasi dari IT yaitu
sekarang bisa membeli tiket melalui
KAI Access.

10
11 Apakah organisasi telah :  BY SGU telah menentukan
a. Menentukan kompetensi yang kompetensi yang diperlukan dengan
diperlukan dari orang – orang yang membuat Plan – Do – Check –
melakukan pekerjaan dibawah Action (PDCA).
kendalinya dan berdampak terhadap Plan = setiap karyawan akan
kinerja dan efektivitas sistem mendapatkan pendidikan kilat
manajemen mutu? (diklat) dan pendidikan lapangan
b. Memastikan bahwa orang – orang (diklap).
ini kompeten atas dasar pendidikan, Do = setiap karyawan yang sudah
pelatihan atau pengalaman? mendapatkan pendidikan, akan
c. Ketika diaplikasikan, mengambil langsung terjun ke lapangan.
tindakan untuk memperoleh Check = setiap semester akan
kompetensi yang diperlukan dan diberikan penilaian (KPI) dan
mengevaluasi efektivitas atas rekomendasi apakah akan tetap
tindakan yang diambil? dilanjutkan atau tidak.
d. Menyimpan informasi Action = rekomendasi lebih lanjut,
terdokumentasi yang sesuai sebagai seperti penentuan kesesuaian skill
bukti kompetensi? nya di bidang apa.
12 Apakah organisasi telah memastikan  a. Karena dengan menyadari
orang yang harus bekerja di bawah kebijakan mutu, maka
kendali organisasi harus menyadari : manajemen puncak dapat
a. Kebijakan mutu? melaksanakan dan menjalankan
b. Sasaran mutu yang relevan? organisasi secara selaras dan
c. Kontribusi mereka untuk efektivitas sesuai dengan yang diinginkan
sistem manajemen mutu, termasuk oleh perusahaan.
manfaat dari peningkatan kinerja b. Dengan menyediakan sarana
mutu? yang handal, sesuai dengan target
d. Implikasi dari ketidaksesuaian yang ada, setiap karyawan
dengan persyaratan sistem mengerti akan job desk masing –
manajemen mutu? masing, lingkup kerja sudah jelas.
c. Perawatan sarana kereta (siap,
handal dan selamat). Perusahaan
tetap ingin inovasi yang lain di
luar pekerjaan regular setiap

11
 karyawan.
d. Setiap yang tidak sesuai maka
akan dianalisis terlebih dahulu,
dicari akar permasalahannya
kemudian baru melakukan
tindakan yang sesuai dengan
permasalahannya tersebut.
13 Apakah organisasi telah menentukan  a. Berkomunikasi tentang produksi
komunikasi internal dan eksternal yang sarana di BY SGU, lingkungan,
relevan dengan sistem manajemen mutu keselamatan kerja.
termasuk : b. APEL bulanan dengan GM
a. Berkomunikasi tentang apa? APEL harian antar unit
b. Kapan berkomunikasi? Melalui grup di WA – secara
c. Dengan siapa berkomunikasi? terus menerus (unit, manajemen
d. Siapa yang berkomunikasi? dan tim)
c. Antara GM dengan Manajemen
Antara Manajemen dengan
Bawahan
Antara GM dengan seluruh
karyawan
d. Kalau external, BY SGU
berkomunikasi dengan DIPO (by
WA), survei kepuasan pelanggan,
memastikan suku cadang.
14 Apakah sistem manajemen mutu  a. Ya, dengan bukti bahwa BY SGU
organisasi telah meliputi : telah memiliki sertifikat ISO
a. Informasi terdokumentasi yang 9001:2015, serta adanya pihak
disyaratkan oleh Standar audit dari external.
Internasional ini? b. Audit external terkait ISO
b. Informasi terdokumentasi yang 9001:2015 selalu konsisten. Jika
ditetntukan oleh organisasi untuk ada ketidak sesuaian maka akan
efektivitas sistem manajemen mutu? ditindaklanjuti.
15 Apakah ketika membuat dan  Berpedoman pada SK Direksi yang
memperbarui informasi terdokumentasi telah ditentukan oleh PT. Kereta Api

12
 organisasi telah memastikan Indonesia. Didampingi oleh USQ,
kesesuaian : dimana terdiri dari Quality Assurance
a. Identifikasi dan deskripsi? and Good Corporate Governance ;
b. Format? Manajemen Resiko.
c. Tinjauan dan persetujuan untuk
kesesuaian dan kecukupan?
16 Apakah informasi terdokumentasi yang  Setiap informasi yang harus
diperlukan oleh sistem manajemen mutu didokumentasikan telah disimpan di
dan Standar Internasional ini telah “cloud” dimana setiap karyawan
dikendalikan untuk memastikan : yang membutuhkan informasi
a. Tersedia dan cocok untuk tersebut bisa segera mengaksesnya,
digunakan, dimana dan kapan tanpa ada batasan waktu.
diperlukan? Terlindungi dengan baik,
b. Terlindungi dengan baik? dikarenakan informasi tersebut hanya
bisa diakses apabila IP Address nya
disamakan dengan BY SGU.
17 Apakah untuk mengendalikan informasi  a. Untuk pendistribusian melalui
terdokumentasi, organisasi telah corporate email, jadi semua
mengikuti kegiatan berikut sebagaimana pegawai BY SGU bisa
berlaku : mengaksesnya. Untuk
a. Distribusi, akses, pengambilan dan pengambilan dan penggunaan
penggunaan? dokumen bisa diambil melalui
b. Penyimpanan dan perlindungan, FTP pada email corporate,
termasuk perlindungan agar tetap atau hardcopy bisa diambil di
terbaca? bagian unit penyimpanan
c. Pengendalian perubahan? dokumen.
d. Retensi dan disposisi? b. Di setiap daerah memiliki
unit dokumen untuk
mengarsip data perusahaan.
c. Jika memang terdapat
perubahan, selalu dipantau
dan didampingi oleh USQ.
d. Retensi didapat dari pusat dan
disposisi ada di SK Direksi.

13
18 Apakah tempat kerja menyediakan  Setiap karyawan ataupun tamu yang
pelindung kerja seperti helm, sepatu datang di BY SGU pasti diwajibkan
boots, sarung tangan, masker, dll yang untuk menggunakan helm dan rompi.
dapat menghindari pekerja dari
kecelakaan kerja?
19 Apakah semua bagian dari peralatan  Semua peralatan ataupun tempat
hingga tempat yang berbahaya telah sudah dipasang tanda untuk
diberi tanda? menunjukkan keamanannya bagi
yang mengunjungi tempat tersebut.
20 Apakah perusahaan menerapkan  Perusahaan sudah menerapkan
prosedur penanganan jika terjadi prosedur kecelakaan kerja, dengan
kecelakaan kerja? report, kronologis, ada form untuk
diisi.

14