TUGAS MANAJEMEN K3

“SERTIFIKASI ISO PADA PT.KAI”

Disusun untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah: Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Dosen Pengampu: Eka Suhartini, SE., MM.

OLEH:

SULHIJJAH 90200121025

PRODI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR

2022/2023

1
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Alhamdulillah Puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala sebab atas segala rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah-Nya lah, sehingga tugas penulis yang berjudul “ Sertifikasi ISO
ppada PT.KAI” mampu penulis selesaikan tepat waktu guna memenuhi tugas pada mata kuliah
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan
kepada Nabi Muhammad Shalallahu A’laihi Wa Salam beserta keluarganya dan para sahabatnya.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibu Eka Suharteni,
SE., MM. yang telah membimbing dan memberikan tugas ini. Semoga apa yang beliau ajarkan
dapat menjadi manfaat dan amal jariyah bagi beliau di akhirat kelak. Tidak lupa juga saya
mengucapkan terima kasih untuk bantuan dari semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini dengan memberikan sumbangan pikiran maupun materi.

Penulis sangat berharap dengan adanya makalah ini bisa memberikan manfaat serta edukasi
untuk dikemudiaan hari mengenai bagaimana progam-program manajemen K3 yang baik
diterapkan pada perusahaan atau organisasi, sebagai contoh penulis mengambil PT.KAI untuk
diteliti apa saja program-program yang terdapat di dalamnya. Namun, penulis menyadari dengan
sepenuh hati bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat banyak kesalahan dan
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca untuk
kemudian makalah ini dapat diperbaiki dan menjadi lebih baik lagi.

Gowa, 1 Desember 2022

Penulis

2
A. PROFIL DAN VISI MISI PT.KAI
Profil
PT kereta Api Indonesia atau disingkat sebagai PT. KAI adalah Badan Usaha Milik
Negara yang menyediakan, mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api Indonesia.
PT. kereta Api Indonesia didirikan sesuai dengan akta tanggal 1 Juni 1999 No.2 yang
dibuat di hadapan Imas Fatimah, S.H,. Sp.N., yaitu Notaris di Jakarta, kemudian
diperbaiki kembali sesuai dengan akta tanggal 13 September 1999 No.14.

Tahun Beroperasi : 28 September 1945; 77 tahun yang lalu

Pendiri : Ismangil dkk.
kantor Pusat : Jalan Perintis Kemerdekaan No. 1 Bandung, 40177 Indonesia
Pemilik : Pemerintah Indinesia
Slogan : Anda adalah Prioritas Kami

PT Kereta Api Indonesia (Persero) selalu mengutamakan kualitas, kepuasan dan

keselamatan penumpang. Unit sarana yang terdiri dari dipo kereta dan lokomotif
memiliki peran yang sangat penting dalam menentukan kelayakan dan kesiapan
lokomotif dan kereta sebelum berangkat yang secara tidak langsung menentukan
keselamatan orang banyak sebagai penumpang. Perawatan terhadap lokomotif dan kereta
secara berkala menjaga lokomotif dan kereta selalu dalam keadaan optimal. Setiap
pekerja unit sarana wajib memahami dan melaksanakan SOP K3 yang sudah ditentukan
Setiap kegiatan di unit sarana baik di dipo lokomotif maupun dipo kereta Yogyakarta
telah diatur oleh SOP yang wajib dipahami dan dilaksanakan oleh setiap pekerja

Visi
Menjadi solusi ekosistem transportasi terbaik untuk Indonesia.

Misi
1. Untuk menyediakan sistem transportasi yang aman, efisien, berbasis digital, dan
berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Untuk mengembangkan solusi transportasi massal yang terintegrasi melalui investasi
dalam sumber daya manusia, infrastruktur, dan teknologi.

3
 3. Untuk memajukan pembangunan nasional melalui kemitraan dengan para pemangku
kepentingan, termasuk memprakarsai dan melaksanakan pengembangan infrastruktur-
infrastruktur penting terkait transportasi.

B. SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHTAN

KERJA PT.KAI
International Organization for Standardization atau lebih dikenal sebagai ISO adalah
salah satu Standar Internasional dalam sebuah sistem manajemen untuk pengukuran mutu
organisasi, yang memegang peranan penting dalam mengukur bagaimana kredibilitas
perusahaan yang ingin bersaing secara global dan juga merupakan salah satu cara untuk
meningkatkan sistem manajemen mutunya.

a. ISO 9001 Merupakan sistem manajemen kualitas/mutu yang digunakan pada KAI.
Sistem manajemen mutu ini untuk memastikan bahwa semua produk dan layanan
yang diberikan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Dalam hal ini PT.KAI
mendapatkan banyak sekali penghargaan.

Cara mendapatkan sertifikasi ISO 9001 adalah

1. Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Manajemen puncak pada PT.KAI yakni Bapak Didik Hrtantyo telah
menunjukkan komitmen dan tekad untuk menerapkan sistem manajemen mutu
ISO dengan berbagai program-prgram yang telah dilakukan seperti
- Mengkomunikasikan kepada karyawan PT.KAI pentingnya memenuhi
pelanggan serta persyaratan hukum dan peraturan,
- Menentukan kebijakan mutu organisasi dan memberitahukan hal ini kepada
setiap karyawan
- Memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan di semua tingkatan dan fungsi

4
 - Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk
pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu,. Tanpa komitmen
manajemen puncak, tidak ada inisiatif kualitas yang dapat berhasil.
ulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 9001.

2. Langkah 2, Membentuk Tim Implementasi ISO

ISO 9001: memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam
penerapan ISO 9001. Akan tetapi dalam prakteknya wakil manajemen atau tim
ISO masih sangat dibutuhkan untuk menerapkan dan menjalankan ISO 9001.
Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas suatu
organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas sebagai
koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO
9001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh
seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan ISO 9001,
dokumen kontrol, dan lebih baik seorang yang disegani oleh orang-orang di
perusahaan.

3. Langkah 3: Program kesadaran dan pelatihan diawali dengan

mengkomunikasikan secara resmi rencana organisasi untuk mempersiapkan
sertifikasi ISO 9001, serta mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tujuan
dari sistem manajemen mutu ISO 9001; keuntungan yang ditawarkannya kepada
karyawan, pelanggan, dan organisasi; bagaimana cara kerjanya; dan peran serta
tanggung jawab mereka dalam sistem. Program kesadaran harus menekankan
manfaat yang diharapkan PT.KAI untuk diwujudkan melalui sistem manajemen
mutu ISO 9001-nya.

4. Langkah 3: Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Untuk menciptakan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan
ISO 9001. Langkah ini selanjutnya adalah membandingkan sistem manajemen
yang sudah ada pada PT.KAI dengan persyaratan dari ISO 9001. Setelah
organisasi memperoleh gambaran yang jelas tentang bagaimana sistem
manajemen saat ini dibandingkan dengan persyaratan ISO 9001, semua
ketidaksesuaian telah dikoreksi dengan rencana implementasi yang
terdokumentasi.

5. Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) telah menjadi
bagian dari persyaratan ISO 9001 sejak lama. Ruang lingkup ini adalah bagian
penting dari manual mutu, karena menentukan seberapa jauh SMM meluas
dalam operasi perusahaan, dan merinci setiap pengecualian dari persyaratan ISO
9001 dan justifikasi untuk ini. Melalui ruang lingkup itulah PT.KAI menentukan
5
 apa yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu dalam organisasi. Kebijakan
adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara fromal oleh
manajemen puncak PT.KAI. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan
mutu yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, dan ia harus mendukung
arahan strategisnya.

6. Langkah 6. Membuat Dokumentasi ISO 9001

ISO memberi kebebasan bagi organisasi untuk membuat dokumen yang
fleksibel. Proses ini sudah ada di PT.KAI dan hanya perlu didokumentasikan
secara memadai untuk memastikan hasil yang konsisten. Lalu membuat
pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan mutu dan sasaran mutu, prosedur
yang menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti
bahwa prosedur tersebut dilaksanakan.

7. Langkah 7 : Implementasi
Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat
sebelumnya.PT.KAI melakukan ini untuk memastikan prosedur dan seluruh
dokumen yang sudah dibuat telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh
seluruh jajaran karyawan. PT.KAI memastikan karyawannya melaksanakan
prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara prosedur dengan aktual,
harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi atau pelaksanaan
dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen yang direvisi
harus dilaporkan ke dokumen kontrol.

8. Langkah 8 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan ini harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen
mutu pada PT.KAI sudah efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu
pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh
auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor PT.KAI,
agar mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu
merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang efektif dan
memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari
kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001, persyaratan
pelanggan serta kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan.

9. Langkah 9: Evaluasi kinerja termasuk internal audit

Pada tahap ini PT.KAI melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan
evaluasi, untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang
diinginkan tercapai. Metode audit harus mencakup pengamatan langsung
terhadap proses (observasi), wawancara dengan orang yang relevan, dan

6
 pemeriksaan informasi terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar,
spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan
peraturan, dan dalam sistem manajemen pada PT.KAI).

10. Langkah 10 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak PT.KAI harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah
aktivitas yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah strategis
organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja sistem
manajemen mutu untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai dan efektif.
Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang direncanakan; ini bisa
bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan. Organisasi harus membahas
bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua persyaratan tinjauan
manajemen ISO 9001 terpenuhi.

11. Langkah 11: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi

Setelah langkah awal hingga langkah ke 10 dilaksanakan, PT.KAI kemudian
siap menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan
sertifikasi lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya
didahului dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan
sertifikasi akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika
audit ini sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit
stage 2. Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen mutu yang
ada.
- Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal,PT.KAI harus memastikan bahwa semua
karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini. Ini
akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan
auditor. Karyawan harus merespons secara terbuka dan jujur kepada auditor.
Auditor mencari bukti bahwa PT.KAI mematuhi persyaratan ISO 9001,
karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu.
Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat
audit berjalan lebih lancar.
- Siapkan fasilitas
PT.KAI memastikan semua area fasilitas bersih dan rapi. Memastikan
dokumen tersedia di mana setiap dokumen harus digunakan.

b. ISO 45001, Sertifikasi ISO 45001 adalah standar internasional yang menetapkan
persyaratan untuk kesehatan dan keselamatan kerja/sistem manajemen K3, dengan
panduannya yang dapat memungkinkan organisasi agar secara proaktif
meningkatkan kinerja dalam hal mencegah cedera, kecelakaan kerja dan gangguan
kesehatan.
7
1. Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Manajemen puncak pada PT.KAI harus menunjukkan komitmen dan tekad
untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja (ISO
45001) di organisasi. Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada inisiatif
kesehatan & keselamatan kerja yang dapat berhasil. Manajemen puncak harus
diyakinkan bahwa sertifikasi akan memungkinkan organisasi untuk menunjukkan
kepada pelanggannya komitmen yang nyata terhadap kesehatan & keselamatan
kerja. Harus disadari bahwa sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja
akan memberikan kerangka kerja untuk meningkatkan keselamatan, mengurangi
risiko di tempat kerja dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat
kerja, serta memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja
K3. Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya untuk
pengembangan dan implementasi sistem manajemen kesehatan & keselamatan
kerja dan terus meningkatkan efektivitasnya dengan:
- Bertanggungjawab secara penuh terhadap SMK3
- Menentukan kebijakan kesehatan & keselamatan kerja organisasi dan
memberitahukan hal ini kepada setiap karyawan
- Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk pengembangan
dan penerapan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja,
- Mengkomunikasikan kepada organisasi pentingnya memenuhi pelanggan serta
persyaratan hukum dan peraturan,
- Memastikan bahwa sasaran kesehatan & keselamatan kerja ditetapkan di
semua tingkatan dan fungsi .

2. Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO 45001

ISO 45001 memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam
penerapan ISO 45001. Akan tetapi ISO 45001 harus patuh terhadap peraturan dan
perundangan, dimana akan mewajibkan organisasi untuk memiliki ahli K3 (AK3).
Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas suatu
organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas sebagai
koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO
45001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh
seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan ISO 45001 dan
memiliki sertifikat AK3.

3. Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 45001

Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi rencana
PT.KAI untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 45001, serta mengkomunikasikan
kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen kesehatan & keselamatan
kerja.; manfaat yang ditawarkannya kepada karyawan, pelanggan, dan organisasi;
bagaimana cara kerjanya; dan peran serta tanggung jawab mereka dalam SMK3.
8
 Program kesadaran harus menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk
diwujudkan melalui sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.

4. Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Tujuan ISO 45001 adalah meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko dan
meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta memungkinkan
organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.Ini tidak menghalangi
memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program berkesehatan &
keselamatan kerja yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya adalah
membandingkan sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan persyaratan
dari ISO 45001:2018. Dokumen yang membutuhkan modifikasi atau penjabaran
harus diidentifikasi dan didaftar. Latihan ini beberapa kali disebut sebagai
“analisa perbedaan”.

5. Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Kesehatan & keselamatan kerja
(SMK3) telah menjadi bagian dari persyaratan ISO 45001. Ruang lingkup ini
adalah bagian penting dari manual kesehatan & keselamatan kerja, karena
menentukan seberapa jauh SMK3 meluas dalam operasi perusahaan, dan merinci
setiap pengecualian dari persyaratan ISO 45001 dan justifikasi untuk ini.
Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara
fromal oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan
kesehatan & keselamatan kerja yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi,
dan ia harus mendukung arahan strategisnya. Ini juga harus menyediakan
kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan kesehatan & keselamatan
kerja, termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan untuk
terus meningkatkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.
Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menerapkan dan
memelihara kebijakan kesehatan & keselamatan kerja.

6. Langkah 6. Membuat Dokumentasi ISO 45001

ISO memberi kebebasan bagi organisasi untuk membuat dokumen yang
fleksibel. Informasi yang terdokumentasi ini dapat digunakan untuk
mengkomunikasikan pesan, sebagai panduan, memberikan bukti bahwa yang
direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi ilmu dan pengetahuan.
Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan kesehatan &
keselamatan kerja dan sasaran kesehatan & keselamatan kerja, prosedur yang
menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti bahwa
prosedur tersebut dilaksanakan.

7. Langkah 7 : Implementasi
9
 Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Ini
untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah dibuat telah
dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. Pastikan
karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara
prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi
atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen
yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen kontrol.

8. Langkah 8 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu
pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh
auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini, agar
mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu
merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang efektif dan
memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari
kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 45001.

9. Langkah 10 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit

PT.KAI harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi,
untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang diinginkan
tercapai. Melalui internal audit PT.KAI dapat mengetahui kinerja dan efektivitas
sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk memastikan bahwa
pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan secara efektif.
Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem
manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO 45001:2018 dan persyaratan
organisasi. Metode audit harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses
(observasi), wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan informasi
terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar,
persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan peraturan, dan dalam
sistem manajemen perusahaan).

10. Langkah 10 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah aktivitas
yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah strategis organisasi.
Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai
dan efektif. Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang
direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan.

10
 Organisasi harus membahas bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua
persyaratan tinjauan manajemen ISO 45001 terpenuhi.

11. Langkah 11: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi

Setelah langkah awal hingga langkah ke 10 dilaksanakan, organisasi siap
menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi
lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului
dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi
akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika audit ini
sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit stage 2.
Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen kesehatan &
keselamatan kerja yang ada.
- Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan bahwa
semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini.
Ini akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan
auditor. Karyawan harus merespons secara terbuka dan jujur kepada auditor.
Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi persyaratan ISO 45001,
karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu.
Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat
audit berjalan lebih lancar.
- Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; Pastikan dokumen tersedia di
mana setiap dokumen harus digunakan.

c. ISO 14001 : Merupakan standar yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan.
Sistem Manajemen Lingkungan: PT KAI menerapkan sistem manajemen lingkungan
untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan di lokasi kerja tidak
merusak lingkungan. Sejumlah aspek yang dipenuhi PT.KAI dalam standar ini adalah
pengelolaan limbahnya, penghematan energi, penghematan air.
Cara untuk mendaptkan sertifiikasi ISO 14001;
1. Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Sama seperti sebelumnya, untuk mendapatkan sertifikasi ISO 14001 maka
dukungan manajemen sangat penting. Tanpa dukungan ini, penerapan ISO 14001
hampir pasti akan gagal. Manajemen puncak harus menunjukkan komitmen dan
tekad untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di PT.KAI.
Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada inisiatif lingkungan yang dapat
berhasil. Manajemen puncak harus diyakinkan bahwa sertifikasi akan
memungkinkan PT.KAI untuk menunjukkan kepada semua pihak yang
berkepentingan komitmen yang nyata terhadap lingkungan.

11
2. Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO
ISO 14001 memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam
penerapan ISO 14001. Akan tetapi dalam prakteknya wakil manajemen atau tim
ISO masih sangat dibutuhkan untuk menerapkan dan menjalankan ISO 14001
pada PT.KAI. Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas
suatu organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas sebagai
koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO
14001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh
seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan ISO 14001,
dokumen kontrol, dan lebih baik seorang yang disegani oleh orang-orang di
perusahaan.

3. Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 14001

Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi rencana
PT.KAI untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 14001, serta mengkomunikasikan
kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen lingkungan ISO 14001;
keuntungan yang ditawarkannya kepada karyawan, pelanggan, dan organisasi;
bagaimana cara kerjanya; dan peran serta tanggung jawab mereka dalam sistem.
Program kesadaran harus menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk
diwujudkan melalui sistem manajemen lingkungan ISO 14001-nya.

4. Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Tujuan ISO 14001 adalah untuk menciptakan sistem manajemen lingkungan
yang sesuai dengan persyaratan ISO 14001 dan peraturan perundangan. Ini tidak
menghalangi memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program
berlingkungan yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya adalah membandingkan
sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan persyaratan dari ISO 14001.
Setelah organisasi memperoleh gambaran yang jelas tentang bagaimana sistem
manajemen saat ini dibandingkan dengan persyaratan ISO 14001, semua
ketidaksesuaian harus koreksi dengan rencana implementasi yang terdokumentasi.

5. Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan (SML) telah
menjadi bagian dari persyaratan ISO 14001 sejak lama. Ruang lingkup ini adalah
bagian penting dari manual lingkungan, karena menentukan seberapa jauh SML
meluas dalam operasi perusahaan, dan merinci setiap pengecualian dari
persyaratan ISO 1400. Melalui ruang lingkup itulah PT.KAI menentukan apa
yang tercakup dalam Sistem Manajemen Lingkungan dalam organisasi.
Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara
formal oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan
lingkungan yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, dan ia harus
12
 mendukung arahan strategisnya. Ini juga harus menyediakan kerangka kerja untuk
menetapkan dan meninjau sasaran lingkungan, termasuk komitmen untuk
memenuhi persyaratan yang berlaku dan untuk terus meningkatkan sistem
manajemen lingkungan. Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk
menerapkan dan memelihara kebijakan lingkungan.

6. Langkah 6. Membuat Dokumentasi ISO 14001

Menetapkan prosedur berdasarkan persyaratan dan aktifitas/proses pada
PT.KAI– Ini untuk memastikan bahwa semua aktifitas pada PT.KAI akan
mencegah dampak negatif terhadap lingkungan serta untuk mempersiapkan situasi
darurat. Informasi yang terdokumentasi ini bisa berbentuk prosedur atau instruksi
kerja atau form, dan juga dalam bentuk catatan atau record. Lalu membuat kontek
organisasi, serta mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang
berkepentingan. Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan
lingkungan dan sasaran lingkungan, prosedur yang menerangkan proses dan
aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti bahwa prosedur tersebut
dilaksanakan.

7. Langkah 7 : Implementasi
Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Ini
untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah dibuat telah
dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. Pastikan
karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara
prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi
atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen
yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen kontrol.

8. Langkah 8 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen
lingkungan efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu pemantauan dilakukan
dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh auditor internal. Untuk itu
perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini, agar mereka kompeten dalam
pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu merencanakan, melaksanakan
dan membuat laporan dari audit yang efektif dan memberikan nilai tambah bagi
area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari kesalahan, tetapi mencari
kesesuaian dengan persyaratan ISO 14001: serta kepatuhan terhadap peraturan
dan perundangan.

9. Langkah 9 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit

13
 PT.KAI harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi,
untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang diinginkan
tercapai. Melalui internal audit Perusahaan dapat mengetahui kinerja dan
efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk
memastikan bahwa pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan
secara efektif. Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah
sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO 14001:2015 dan peraturan
perundangan.

10. Langkah 10: Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak pada PT.KAI harus melakukan tinjauan manajemen. Ini
adalah aktivitas yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah
strategis organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja
sistem manajemen lingkungan untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai
dan efektif. Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang
direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan.
Organisasi harus membahas bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua
persyaratan tinjauan manajemen ISO 14001 terpenuhi.

11. Langkah 10: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi

Setelah langkah awal hingga langkah ke 10 dilaksanakan, PT.KAI siap
menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi
lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului
dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi
akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika audit ini
sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit stage 2.
Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen lingkungan yang ada.
- Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, PT.KAI harus memastikan bahwa
semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini.
Ini akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan
auditor. Karyawan harus merespon secara terbuka dan jujur kepada auditor.
Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi persyaratan ISO 14001 dan
peraturan & perundangan.
- Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi. Pastikan dokumen tersedia di
mana setiap dokumen harus digunakan.

d. ISO 31000 merupakan standar manajemen risiko. Sistem Manajemen Risiko pada PT
KAI menerapkan sistem manajemen risiko untuk memastikan bahwa semua risiko
yang terkait dengan operasi perusahaan dapat diidentifikasi dan diatasi dengan cepat.
14
1. Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Manajemen puncak pada PT.KAI harus menunjukkan komitmen dan tekad
untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja di
organisasi. Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada inisiatif kesehatan &
keselamatan kerja yang dapat berhasil. Manajemen puncak harus diyakinkan
bahwa sertifikasi akan memungkinkan organisasi untuk menunjukkan kepada
pelanggannya komitmen yang nyata terhadap kesehatan & keselamatan kerja.
Harus disadari bahwa sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja akan
memberikan kerangka kerja untuk meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko
di tempat kerja dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja,
serta memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.
Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya untuk pengembangan
dan implementasi sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja dan terus
meningkatkan efektivitasnya dengan:
- Bertanggungjawab secara penuh terhadap SMK3
- Menentukan kebijakan kesehatan & keselamatan kerja organisasi dan
memberitahukan hal ini kepada setiap karyawan
- Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk pengembangan
dan penerapan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja,
- Mengkomunikasikan kepada organisasi pentingnya memenuhi pelanggan serta
persyaratan hukum dan peraturan,
- Memastikan bahwa sasaran kesehatan & keselamatan kerja ditetapkan di
semua tingkatan dan fungsi .

2. Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO 13000

ISO 13000 harus patuh terhadap peraturan dan perundangan, dimana akan
mewajibkan organisasi untuk memiliki ahli K3 (AK3). Bisa terdiri dari satu atau
beberapa orang tergantung kompleksitas suatu organisasi. Orang-orang yang
tergabung dalam team ini bertugas sebagai koordinator untuk merencanakan,
implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO13000. Untuk kelancaran proses
persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan,
memahami persyaratan ISO 45001 dan memiliki sertifikat AK3.

3. Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 13000

Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi rencana
PT.KAI untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 13000, serta mengkomunikasikan
kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen kesehatan & keselamatan
kerja.; manfaat yang ditawarkannya kepada karyawan, pelanggan, dan organisasi;
bagaimana cara kerjanya; dan peran serta tanggung jawab mereka dalam SMK3.

15
 Program kesadaran harus menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk
diwujudkan melalui sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.

4. Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Tujuan ISO 13000 adalah meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko dan
meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta memungkinkan
organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.Ini tidak menghalangi
memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program berkesehatan &
keselamatan kerja yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya adalah
membandingkan sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan persyaratan
dari ISO 13000. Dokumen yang membutuhkan modifikasi atau penjabaran harus
diidentifikasi dan didaftar. Latihan ini beberapa kali disebut sebagai “analisa
perbedaan”.

5. Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Kesehatan & keselamatan kerja
(SMK3) telah menjadi bagian dari persyaratan ISO13000. Ruang lingkup ini
adalah bagian penting dari manual kesehatan & keselamatan kerja, karena
menentukan seberapa jauh SMK3 meluas dalam operasi perusahaan, dan merinci
setiap pengecualian dari persyaratan ISO 13000 dan justifikasi untuk ini.
Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara
fromal oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan
kesehatan & keselamatan kerja yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi,
dan ia harus mendukung arahan strategisnya. Ini juga harus menyediakan
kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan kesehatan & keselamatan
kerja, termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan untuk
terus meningkatkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.
Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menerapkan dan
memelihara kebijakan kesehatan & keselamatan kerja.

6. Langkah 6. Membuat Dokumentasi ISO 13000

ISO memberi kebebasan bagi organisasi untuk membuat dokumen yang
fleksibel. Informasi yang terdokumentasi ini dapat digunakan untuk
mengkomunikasikan pesan, sebagai panduan, memberikan bukti bahwa yang
direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi ilmu dan pengetahuan.
Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan kesehatan &
keselamatan kerja dan sasaran kesehatan & keselamatan kerja, prosedur yang
menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti bahwa
prosedur tersebut dilaksanakan.

7. Langkah 7 : Implementasi
16
 Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Ini
untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah dibuat telah
dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. Pastikan
karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara
prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi
atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen
yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen kontrol.

8. Langkah 8 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu
pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh
auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini, agar
mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu
merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang efektif dan
memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari
kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 13000.

9. Langkah 10 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit

PT.KAI harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi,
untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang diinginkan
tercapai. Melalui internal audit PT.KAI dapat mengetahui kinerja dan efektivitas
sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk memastikan bahwa
pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan secara efektif.
Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem
manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO 13000 dan persyaratan
organisasi. Metode audit harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses
(observasi), wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan informasi
terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar,
persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan peraturan, dan dalam
sistem manajemen perusahaan).

10. Langkah 10 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah aktivitas
yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah strategis organisasi.
Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai
dan efektif. Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang
direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan.
Organisasi harus membahas bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua
persyaratan tinjauan manajemen ISO 45001 terpenuhi.
17
11. Langkah 11: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi
Setelah langkah awal hingga langkah ke 10 dilaksanakan, organisasi siap
menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi
lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului
dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi
akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika audit ini
sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit stage 2.
Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen kesehatan &
keselamatan kerja yang ada.
- Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan bahwa
semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini.
Ini akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan
auditor. Karyawan harus merespons secara terbuka dan jujur kepada auditor.
Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi persyaratan ISO 45001,
karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu.
Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat
audit berjalan lebih lancar.
- Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; Pastikan dokumen tersedia
di mana setiap dokumen harus digunakan.

12. ISO 5001 Sistem Manajemen Energi: PT KAI menerapkan sistem manajemen
energi untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan di lokasi kerja
menggunakan energi secara efisien.
1. Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Manajemen puncak pada PT.KAI harus menunjukkan komitmen dan tekad
untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja
(ISO5001) di organisasi. Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada
inisiatif kesehatan & keselamatan kerja yang dapat berhasil. Manajemen
puncak harus diyakinkan bahwa sertifikasi akan memungkinkan organisasi
untuk menunjukkan kepada pelanggannya komitmen yang nyata terhadap
kesehatan & keselamatan kerja. Harus disadari bahwa sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja akan memberikan kerangka kerja untuk
meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko di tempat kerja dan
meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta
memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.
Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya untuk

18
 pengembangan dan implementasi sistem manajemen kesehatan & keselamatan
kerja dan terus meningkatkan efektivitasnya dengan:
- Bertanggungjawab secara penuh terhadap SMK3
- Menentukan kebijakan kesehatan & keselamatan kerja organisasi dan
memberitahukan hal ini kepada setiap karyawan
- Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk
pengembangan dan penerapan sistem manajemen kesehatan &
keselamatan kerja,
- Mengkomunikasikan kepada organisasi pentingnya memenuhi pelanggan
serta persyaratan hukum dan peraturan,
- Memastikan bahwa sasaran kesehatan & keselamatan kerja ditetapkan di
semua tingkatan dan fungsi .

2. Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO 5001

ISO 5001 memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam
penerapan ISO 45001. Akan tetapi ISO 5001 harus patuh terhadap peraturan
dan perundangan, dimana akan mewajibkan organisasi untuk memiliki ahli K3
(AK3). Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas
suatu organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas
sebagai koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi
pelaksaan ISO 5001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi
ini diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan
ISO 5001 dan memiliki sertifikat AK3.

3. Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 5001

Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi
rencana PT.KAI untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 5001, serta
mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja.; manfaat yang ditawarkannya kepada
karyawan, pelanggan, dan organisasi; bagaimana cara kerjanya; dan peran
serta tanggung jawab mereka dalam SMK3. Program kesadaran harus
menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk diwujudkan melalui
sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.

4. Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Tujuan ISO 5001 adalah meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko
dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta
memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.Ini
tidak menghalangi memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program
berkesehatan & keselamatan kerja yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya

19
 adalah membandingkan sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan
persyaratan dari ISO 5001. Dokumen yang membutuhkan modifikasi atau
penjabaran harus diidentifikasi dan didaftar. Latihan ini beberapa kali disebut
sebagai “analisa perbedaan”.

5. Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Kesehatan & keselamatan
kerja (SMK3) telah menjadi bagian dari persyaratan ISO 5001. Ruang lingkup
ini adalah bagian penting dari manual kesehatan & keselamatan kerja, karena
menentukan seberapa jauh SMK3 meluas dalam operasi perusahaan, dan
merinci setiap pengecualian dari persyaratan ISO 5001 dan justifikasi untuk
ini. Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan
secara fromal oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan
kebijakan kesehatan & keselamatan kerja yang sesuai dengan tujuan dan
konteks organisasi, dan ia harus mendukung arahan strategisnya. Ini juga
harus menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan
kesehatan & keselamatan kerja, termasuk komitmen untuk memenuhi
persyaratan yang berlaku dan untuk terus meningkatkan sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja. Merupakan tanggung jawab manajemen
puncak untuk menerapkan dan memelihara kebijakan kesehatan &
keselamatan kerja.

6. Langkah 6. Membuat Dokumentasi ISO 5001

ISO memberi kebebasan bagi organisasi untuk membuat dokumen yang
fleksibel. Informasi yang terdokumentasi ini dapat digunakan untuk
mengkomunikasikan pesan, sebagai panduan, memberikan bukti bahwa yang
direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi ilmu dan
pengetahuan. Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan
kesehatan & keselamatan kerja dan sasaran kesehatan & keselamatan kerja,
prosedur yang menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang
menyediakan bukti bahwa prosedur tersebut dilaksanakan.

7. Langkah 7 : Implementasi
Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat
sebelumnya. Ini untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah
dibuat telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran
karyawan. Pastikan karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika
terjadi perbedaan antara prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah
prosedur yang akan di revisi atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan

20
 dengan prosedur. Semua dokumen yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen
kontrol.

8. Langkah 8 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen
kesehatan & keselamatan kerja efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu
pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh
auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini,
agar mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus
mampu merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang
efektif dan memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah
mencari-cari kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO
5001.

9. Langkah 10 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit

PT.KAI harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi,
untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang
diinginkan tercapai. Melalui internal audit PT.KAI dapat mengetahui kinerja
dan efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk
memastikan bahwa pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara
dengan secara efektif. Melalui audit internal dapat digunakan untuk
menentukan apakah sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO
5001 dan persyaratan organisasi. Metode audit harus mencakup pengamatan
langsung terhadap proses (observasi), wawancara dengan orang yang relevan,
dan pemeriksaan informasi terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar,
spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan
peraturan, dan dalam sistem manajemen perusahaan).

10. Langkah 10 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah
aktivitas yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah
strategis organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang
kinerja sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja untuk menentukan
apakah masih sesuai, memadai dan efektif. Tinjauan manajemen harus
dilakukan pada interval yang direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan,
setengah tahunan atau tahunan. Organisasi harus membahas bagaimana hal itu
akan memastikan bahwa semua persyaratan tinjauan manajemen ISO 5001
terpenuhi.

11. Langkah 11: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi

21
 Setelah langkah awal hingga langkah ke 10 dilaksanakan, organisasi siap
menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan
sertifikasi lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya
didahului dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu.
Badan sertifikasi akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan
dokumentasi. Jika audit ini sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan
dilanjutkan dengan audit stage 2. Atau audit implementasi dan keefektifan
sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja yang ada.
- Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan
bahwa semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa
tujuan audit ini. Ini akan membantu mereka memahami bagaimana
menanggapi pertanyaan auditor. Karyawan harus merespons secara
terbuka dan jujur kepada auditor. Auditor mencari bukti bahwa
organisasi mematuhi persyaratan ISO 45001, karyawan adalah orang-
orang yang akan memberikan bukti itu. Mempersiapkan mereka untuk
menjawab pertanyaan auditor akan membuat audit berjalan lebih lancar.
- Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; Pastikan dokumen
tersedia di mana setiap dokumen harus digunakan.

Proses Audit SMK3 yang merupakan sebuah proses pengumpulan serta pemeriksaan
bukti mengenai informasi untuk menentukan dan membuat laporan terkait tingkat
kesesuaian antara informasi dan kriteria/peraturan yang ditetapkan. Pada PT.KAI dalam
satu tahun melaksanakan audit sebanyak 10 kali. Audit yang dilakukan adalah sebagai
berikut:

 Audit sistem internal dan eksternal dilakukan pada waktu 6 bulan sekali.
 Audit SMK3 dilakukan setiap 3 tahun sekali.
 Audit pemada kebakaran dilakukan setiap 1 tahun sekali.
 Audit OHSAS 18001 dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan sekali.
C. Badan Sertifikasi ISO Nasional dan Internasional
1. Worldwide Quality Assurance (APAC)
Salah satu lembaga atau badan sertifikasi internasional yang berpengalaman dalam
memberikan jasa sertifikasi manajemen adalah WQA atau Worldwide Quality
Assurance. Perusahaan ini menyediakan berbagai sertifikasi untuk kebutuhan sistem
jaminan mutu dan manajemen seperti ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001 dan
sebagainya.

22
 2. Lloyds Register Indonesia
Lloyds Register merupakan sebuah perusahaan yang membuka cabang di berbagai
negara seluruh dunia untuk melakukan assessment secara mandiri. Layanan yang
diberikan oleh perusahaan ini berupa sertifikasi, verifikasi, pelatihan penerapan
standardisasi di sebuah badan usaha, hingga validasi. Masalah akreditasi perusahaan
ini tidak perlu diragukan karena sudah diakui oleh lebih dari 50 lembaga akreditasi
seluruh dunia.

3. PT Sucofindo
PT Sucofindo merupakan salah satu perusahan nasional yang memberikan layanan
jasa berupa sertifikasi untuk berbagai perusahaan besar hingga kecil. Sebagai sebuah
lembaga sertifikasi, Sucofindo memberikan cakupan sertifikasi yang sangat luas.
Selain itu, Sucofindo juga sudah memperoleh akreditasi dari Komite Akreditasi
Nasional (KAN) sehingga kredibilitasnya tidak perlu diragukan lagi.

4. PT SGS Indonesia
PT SGS Indonesia merupakan perusahaan yang memberikan layanan inspeksi,
verifikasi, pengujian hingga sertifikasi ISO berkelas dunia. Perusahaan ini sudah
beroperasi sejak tahun 1985 di Indonesia dan memberikan beragam layanan seperti
sertifikasi ISO yang beraneka macam. Anda bisa mengajukan ISO untuk manajemen
mutu seperti ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, ISO K3, ISO keamanan lingkungan
dan sebagainya.

DAFTAR PUSTAKA

Apa itu program K3 dan tujuan program K3. https://keselamatankerja.com/program-k3/.

Diakses pada 6 Desember 2022.

Langkah-Langkah Sertifikasi. https://frconsultantindonesia.com/id/iso-adalah/. Diakses pada

25 Desember 2022.

23
24