Manajemen proyek

Sumber bacaan : Manajemen Proyek – A. Koolma dan CJM van de

schoot, Manajemen proyek – Ir. Mahendra Sultan Syah, Mangenal
Manajemen Proyek – Drs. Tarsis Tarmudji,
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

Pengertian Proyek

Proyek adalah suatu tugas yang perlu didefinisikan dan terarah ke suatu
sasaran yang dituturkan secara kongkrit serta yang harus diselesaikan dalam kurun
waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia yang terbatas dan
menggunakan alat-alat terbatas, baru dan rumit sehingga diperlukan suatu jenis
pimpinan dan bentuk kerjasama yang tidak seperti biasa.

Suatu proyek adalah suatu usaha sementara, memiliki awal dan akhir
ditentukan (biasanya dibatasi oleh tanggal, tetapi dapat dengan mendanai atau
kiriman [1]), dilakukan untuk memenuhi sasaran dan tujuan tertentu [2], biasanya
untuk membawa perubahan menguntungkan atau ditambahkan nilai. Sifat
sementara proyek berlawanan dengan bisnis seperti biasa (atau operasi) [3], yang
berulang-ulang, permanen atau semi-permanen bekerja fungsional untuk
menghasilkan produk atau jasa. Dalam prakteknya, manajemen dari kedua sistem
ini sering ditemukan cukup berbeda, dan dengan demikian memerlukan
pengembangan keterampilan teknis yang berbeda dan penerapan manajemen yang
terpisah. (Wikipedia)

Pengertian Manajemen

Belum ada definisi yang final,namun bila dipelajari dari beragam literature
manajemen mengandung 3 pengertian :

1. Sebagai suatu proses

2. Sebagai kolektivitas aktifitas manajemen
3. Sebagai suatu ilmu

Pengertian Manajemen Proyek

Suatu cara memberikan pimpinan yang sedemikian baru dan rumitnya, sehingga
mutlak diperlukan bentuk-bentuk kerjasama yang berbeda dari biasanya dan
seringkali bersifat hierarki.

Contoh dari proyek baru dan rumit yang memerlukan manajemen proyek :
 1. Perjalanan ke bulan
2. Perkembangan computer
3. Perkembanagan pembelahan inti atom

Manajemen proyek adalah disiplin dari perencanaan, pengorganisasian, dan

pengelolaan sumber daya untuk menyelesaikan proyek.

Batasan Proyek

Sebuah proyek harus memiliki  batasan yang dijelaskan dengan cirri khas seperti :

1. Sasaran digambarkan dengan jelas

2. Diarahkan untuk perubahan dan pembaharuan
3. Waktu awal dan akhir
4. Lintas disiplin
5. Jumlah tenaga yang terbatas
6. Peralatan yang terbatas
7. Anggaran biaya yang ditetapkan dan diawasi
8. dll

Syarat-syarat dasar yang harus dipenuhi dalam sebuah proyek

1. Pelimpahan kewenangan
2. Perencanaan waktu dan biaya serta factor produksi lainnya
3. Persetujuan dari yang berkepentingan
4. Melibatkan orang yang berkompeten
5. Menyediakan informasi bagi yang berkepentingan
6. Pemimpin disertai tugas dan batas wewenang

Pembagian Proyek

1. Berdasarkan lingkungan :

– Intern atau ekstern

– Terpusat atau tidak terpusat

2. Berdasarkan kegiatan :

–  Lembaga kebudayaan & pendidikan

–  Lembaga multi nasional

–  Pemerintahan

–  Keagamaan
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi
urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima
komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol)
dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut
"Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek
merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana
sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk
dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan
utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

 inisiasi;
 perencanaan dan desain;
 pelaksanaan dan konstruksi;
 pemantauan dan sistem pengendalian;
 penyelesaian.

Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan
akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga
didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi
yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi
terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan,
maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.

Tahap Perencanaan dan Desain

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka
aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen
perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek
selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada
tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan,
risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.

Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk
memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables
atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat
dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantauan dan Sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen
perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai
hasil akhir proyek.

Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek
(deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,
kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan
kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan
post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung
sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian).
Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat
dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak
mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa
proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.

Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai

contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek
biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada
tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain
Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak),
dan/atau Administrasi Konstruksi.

Manajemen Proyek Modern

 Jaringan Penjadwalan
Estimasi
proyek sumber daya
5
6 8

Mengurangi
durasi proyek
Menentukan Mengelola 9
proyek risiko Audit dan
4 7 klosur
14
Mengawasi
kemajuan
13
Pengantar Organisasi
1 3

Kerja sama
12
Strategi Kepemimpinan Tim
2 10 11

Proyek
Usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran,
sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan.

Rentang
Sasaran
waktu

Karakteristik
utama proyek
Persyaratan Keterlibatan
spesifik antar dept.

Belum
pernah
dilakukan

HUB STRA & PROY. Ketika proyek memiliki jangka waktu dan buth SD dalam
pengerjaan, strategi memiliki peranan dalam proses ini. proses yang di ambil
proyek dari strategi ialah rencana. Kita tidak mungkin melakukan sesuatu tanpa
direncanakan terlebih dahulu.  Apabila kita memiliki rencana kita dapat tahu kapan
kita akan memulai kegiatan, membeli bahan baku produksi, mengakhiri kegiatan
dll.

Siklus hidup proyek

Menunjukkan bahwa proyek memiliki rentang hidup terbatas dan bahwa ada
perubahan-perubahan yang dapat diprediksi.

Ekseskusi
Tingkat Usaha

Perencanaan
Pengiriman
Penentuan

Waktu
Mulai Selesai

Siklus hidup proyek (cont’d)

• Penentuan
Menentukan spesifikasi proyek, sasaran proyek, membentuk tim,
menetapkan berbagai tanggung jawab utama.
• Perencanaan
Kapan proyek dijadwalkan, tingkat kualitas yang harus dijaga, anggaran yang
diperlukan.
• Eksekusi
Bagian utama dari proyek terjadi baik fisik maupun mental. Waktu, biaya,
dan ukuran-ukuran spesifikasi yang digunakan.
• Pengiriman
Mengirimkan produk proyek ke pelanggan dan menyebarkan sumber daya
proyek.

Pentingnya manajemen proyek

Alasan peran proyek untuk memberikan kontribusi bagi arah strategis
perusahaan :
 1. Menyusutnya siklus hidup proyek
2. Persaingan global
3. Ledakan pengetahuan
4. Perampingan korporat
5. Meningkatnya faktor pelanggan
6. Cepatnya perkembangan negara ketiga dan ekonomi tertutup
7. Proyek kecil menimbulkan masalah besar

Integrasi proyek dengan rencana strategis

Pelanggan

Analisis lingkungan
Eksternal Internal
Misi, tujuan, strategi
perusahaan

Prioritas

Proyek

Lingkungan
Sistem dan budaya

Cakupan Organisasi
Pembagian kerja Kepemimpinan
Jaringan Tim
Sumber daya Mitra kerja
 Kunci penting pada konsep ini adalah bagaimana memilih proyek-proyek
yang memberikan kontribusi paling besar dan paling seimbang terhadap sasaran
dan strategi organisasi.

Integrasi dalam proses pengelolaan proyek aktual

Manajemen proyek memiliki 2 dimensi yaitu:
# Sisi teknis meliputi perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek
# Sisi sosial budaya berpusat pada penciptaan sistem sosial sementara pada
sebuah lingkungan organisasi