Komponen Formulir Reservasi

 Formulir Reservasi (Reservation Form), berfungsi untuk mencatat data yang dibutuhkan dari
klien terkait pemesanan kamar. Ketika Anda menerima formulir tersebut, Anda harus mengisi
formulir dengan data diri yang sesuai. Selain itu, saat Anda menginap di hotel tersebut, pastikan
Anda tidak membawa hal-hal yang bersifat terlarang. Ini akan mempengaruhi proses reservasi
Anda. 

 Slip Reservasi (Reservation Slip), merupakan bentuk versi mini dari form reservasi yang
selanjutnya akan disimpan di reservation rack. Untuk memudahkan pengelompokan tamu,
Reservation Slip dibedakan atas 4 warna. Warna putih ditujukan untuk kategori pemesan tamu
biasa, warna merah untuk kategori tamu VIP, warna hijau untuk kategori tamu yang melalui
perantara travel agent,  dan warna biru untuk kategori tamu yang datang secara berkelompok
(group).

 Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form), bentuknya hampir sama dengan
Form Reservasi biasa, hanya saja diperuntukkan bagi klien yang datang secara berkelompok
(group). Jika Anda ingin menginap dalam rangka acara bersama dengan sanak saudara ataupun
teman, ada baiknya Anda menggunakan formulir tersebut. Formulir jenis ini bisa Anda dapatkan
jika Anda menginap dengan jumlah kamar banyak dan dengan jumlah penghuni lebih dari 5
orang per kamarnya.

 FormPeenggantian Reservasi (Change Form / Amendment Form). Sangat penting bagi Anda

untuk memikirkan tanggal atau hari pemesanan kamar. Anda bisa mengganti hari atau tanggal
pemesanan jika salah dengan cara mengisi formulir tertentu yang disediakan pihak hotel, seperti
jenis formulir penggantian reservasi. Form ini digunakan ketika ada tamu yang menginginkan
penggantian reservasi, seperti penggantian hari, penggantian jenis atau jumlah kamar, dan lain-
lain. 

 Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form), digunakan untuk mencatat keterangan seputar
pembatalan pemesanan kamar. Pembatalan yang dimaksud adalah pembatalan yang dilakukan
sebelum tiba waktu kedatangan yang telah disepakati sebelumnya. Lalu, pihak hotel akan
memberikan semacam kode atau nomor pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti
bahwa telah terjadi pembatalan reservasi.
 Form Reservasi –
www.nathosp.com

Beberapa hotel biasanya telah menetapkan peraturan terkait dengan pembatalan reservasi
kamar,misalnya pengembalian pembayaran akan dipotong 50% jika dilakukan setelah lewat pukul 18.00
di malam sebelum hari reservasi tiba. Jika telah terjadi pembatalan reservasi pemesanan kamar hotel,
maka petugas reservasi akan melakukan beberapa hal berikut ini.

1. Mengambil form reservasi yang telah terisi.

2. Menanyakan alasan pembatalan reservasi pada klien.

3. Membantu klien mengisi form pembatalan (Cancellation Form).

4. Mencoret slip reservasi.

5. Menghapus data klien pada tabel reservasi kamar.

Dalam sistem reservasi kamar hotel, terdapat 3 sistem yang biasa digunakan, yakni sistem manual, semi
otomatis, dan full otomatis. Sistem manual masih menggunakan buku agenda untuk mendata
seluruh informasi pemesanan kamar dan tidak menggunakan formulir atau alat lain sama sekali. Sistem
semi otomatis biasanya memanfaatkan formulir dan peralatan yang masih sederhana (non-computing).
Sementara, sistem full otomatis adalah sistem pemesanan kamar yang sudah menggunakan formulir
serta menggunakan komputer untuk memproses dan menyimpan data klien.

Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain:

a.              Reservation form

Formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar

Format Room reservation form

  b.              Reservation slip

Formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian  ini  akan disimpan pada reservation
rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukan jenis tamu seperti:

 Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa

 Warna merah untuk kategori tamu VIP

 Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent

 Warna biru untuk kategori tamu rombongan

Format Reservation slip

c.                Group  Reservation  Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

Format Group reservation form

d.              Group  Cancelaltion Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu
rombongan.

Format Group cancellation form

e.                Room reservation cancellation/change form

Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.

Format Room reservation cancellation/change form