Tugas Mata Kuliah Audit

Nama : Lilis Komariah

NIM : 4282111100226

Kelas : 18 C

Prosedur Audit Internal HR / Personalia

1. MR (Management Refresentative) bersama manajemen menetapkan program audit internal

setidaknya 2 (dua) kali dalam satu tahun (untuk ISO 9001 dan Sistem Jaminan Halal) dan
minimal 1 (satu) kali untuk CPKB dan bilamana perlu dapat dilakukan secara parsial sesuai
dengan kebutuhan.

2. MR melakukan persiapan sebagai berikut :

 Pemilihan Tim Internal Auditor berdasarkan persyaratan yang ditentukan.
 MR menyampaikan pemberitahuan mengenai rencana audit internal dan
mendistribusikan jadwal audit keseluruh departemen dan pihak terkait.
 Auditee menyampaikan konfirmasi tentang waktu pelaksanaan audit.
 Bila auditee tidak siap pada waktu yang ditetapkan, dilakukan revisi tanggal jadwal audit
namun masih dalam range jadwal audit yang sudah ditetapkan.

3. Tim Audit melaksanakan audit dengan proses sebagai berikut :

 Opening Meeting
 Audit
 Closing Meeting

4. Auditor menginformasikan dan mengkonfirmasikan kepada Auditee tentang temuan audit

dan meminta audit untuk melakukan approval terhadap temuan terkait.

5. MR menerbitkan CAIP atau tindakan perbaikan hasil temuan ketidak sesuaian yang
prosesnya diatur dalam Prosedur CAIP.

6. MR membuat Laporan Hasil Audit dan dilaporkan kepada Manajemen.

 Laporan Audit Internal I - 2020

Laporan Audit Internal

I - 2020
26 Oktober 2020 – 27 Oktober 2020

PT. GLOBAL BEAUTY SCIENCE

2
 Laporan Audit Internal I - 2020
1. Pendahuluan
Audit Internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi PT. Global Beauty
Science sebagai salah satu implementasi persyaratan ISO 9001:2015, ISO 22716 : 2007
(GMP) termasuk juga Cara Pembuatan Kosmetik yang Benar (CPKB) dan Sistem Jaminan
Halal (SJH). Audit Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas
penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) serta CPKB yang telah
ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu perusahaan yang ingin dicapai
dan tertuang dalam Manual Mutu serta penerapan Sistem Jaminan Halal dengan beberapa
kriterianya yang tertuang di Manual Halal. Manajemen hendaknya memastikan penetapan
sistem yang diimplementasikan.

2. Tujuan
Adapun tujuan pelaksanaan Audit Internal untuk :
a. Memastikan kelengkapan dokumen Sistem Manajemen Mutu, GMP, CPKB dan Sistem
Jaminan Halal.
b. Memastikan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu dalam proses bisnis, serta produksi
yang sesuai GMP dan kriteria Sistem Jaminan Halal.
c. Memastikan efektifitas hasil
d. Menguku rkinerja Manajemen Organisasi dan KepuasanPelanggan

3. RuangLingkup
Proses, aktifitas, rekaman, personel, dokumendan control dari semua proses bisnis dan
pendukungnya.Perencanaan Audit Internal dilaksanakan secara fleksibel agar memungkinkan
perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang
relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, memperhatikan
subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Internal mencakup:
 Penerapan proses secara efektif dan efisien.
 Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
 Kemampuan suatu sistem proses.
 Penggunaan teknologi informasi.
 Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
 Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
 Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
 Kegiatan perbaikan.
 Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.

4. Area Audit Internal meliputi :

a. Departemen Produksi
b. Departemen Logistic
c. Departemen QAQC
d. Departemen Purchasing
e. Departemen ENGHSE
f. Departemen MR
g. Departemen HR - GA
h. Teknisi LAB

3
 Laporan Audit Internal I - 2020

5. KategoriTemuan Audit
Auditor melakukan proses audit berbasis berfokus pada aspek-aspek penting yang
mempunyai resiko dan potensi terjadi ketidaksesuaian dengantujuan yang diperlukan oleh
persyaratan standar ISO 9001:20015, ISO 22716 : 2007 (GMP), Sistem Jaminan Halal (SJH)
dan CPKB. Adapun metode audit yang digunakan:
 Wawancara
 Pengamatan Kegiatan/ Observasi
 Review Dokumentasi

Kategori temuan dalam Audit Internal adalah:

1. Major, yaitu kategori temuan paling tinggi, dimana secara umum didefinisikan sebagai 1
(satu) klausul dari standar tidak dijalankan atau sesuatu yang mempunyai resiko sangat
tinggi.
2. Minor, yaitu kategori temuan yang sifatnya risk-nya rendah. Atau dengan bahasa umum,
yaitu terjadinya inkonsistensi dalam pelaksanaan sistem manajemen, tetapi tetap ada risk
yang ditimbulkannya tetapi masih dalam kategori rendah.
3. Obsevasi / Opportunity For Improvement (OFI), yaitu kategori temuan yang tidak terbukti
dan kriteria yang dilanggar. Dalam hal ini temuan ini bersifat saran-saran perbaikan.

6. Temuan Audit
Pencatatan hasil temuan Audit Internal pada tanggal 26 Maret 2019 – 27 Oktober 2020
adalah sebagai berikut :
Dept. HRGA
No
Temuan Klausul Kategori No. CAIP Status
.
1. Keterlambatan karyawan sangat ISO
Minor
tinggi pada jam kerja 9001:2015 - Done
Klausul 7.1.6.
2. Form Job Desc Tidak terdapat ISO
TTD Atasan 9001:2015 OFI - -
Klausul 5.3
3. Tidak konsisten mengisi form Tata ISO
tertib untuk karyawan baru a/n 9001:2015 OFI - On Process
Ade Irawan dan M ridwan Klausul 5.3
4. Laporan Sasaran mutu risk ISO
Minor
asessemnt tidak konsisten dan 9001:2015 - On Process
belum di validasi Klausul 7.5.2.

Temuan Audit Internal Dept. HR-GA sejumlah 4 temuan. Dari 4 temuan terdapat 2
ketidaksesuaian (non conformity) dan 2 saran perbaikan.

1. Tindakan Perbaikan
Berdasarkan dari hasil temuan audit internal tersebut di atas, telah disampaikan permintaan
tindakan perbaikan hingga tanggal 10 Novembber 2020. Temuan Audit Internal sejumlah 1
ketidaksesuaian (non conformity) akan ditindak lanjuti dan diverifikasi.

4
 Laporan Audit Internal I - 2020

2. RekomendasiUntukPerbaikan (Improvement)
a. Laporan sasaran mutu tiap departemen harus konsisten dilakukan.
b. Pengendalian, pemantauan dan analisa resiko di setiap proses wajib dilakukan.
c. Melakukan training kepada karyawan dan memelihara bukti dokumentasinya.

SistemManajemenMutu9001 : 2015, ISO 22716 : 2007 (GMP), CPKB,

&SistemJaminan Halal (SJH)
LaporanHasil Audit Internal

Standar(s) : ISO 9001: 2015, ISO 22716 : 2007 (GMP), SistemJaminan Halal
(SJH) & CPKB

Tipe Audit Internal : Audit Internal I

ManajemenRepresentatif : Hanung Baskoro AP

Lead Auditor :-

5
 Laporan Audit Internal I - 2020
LingkupAudit Internal : Dept. Produksi, Dept.Logistic,Dept. QAQC, Dept. ENGHSE, Dept.
Purchasing, dan Dept. MR Teknisi LAB, Tim Manajemen Halal

Tanggal Audit Internal : 13 May –14 May 2020

Tangerang,05Juni 2020

DibuatOleh, DiketahuiOleh,
ManajemenRepresentatif

Laila Afrina Hanung Baskoro AP