7.

2 Dokumentasi Mutu

Secara teknis dalam rangka upaya mempertahankan kualitas produk,

dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

Dokumentasi Sistem Mutu

Perusahaan harus membangun dan mempertahankan suatu sistem tertulis

(terdokumentasi), dengan pengertian hal ini akan menjamin produk-
produknya sesuai dengan persyaratan tertentu. Sistem mutu tertulis ini
membuat jaminan mutu lebih bersifat melembaga sebab dokumentasi ini
dilakukan menyeluruh terhadap terbaru, prosedur dan peraturan kerja.

Sistem mutu tertulis bukan hanya sekedar sesuatu yang diinginkan saja
tetapi harus dikerjakan di lapangan. Sistem mutu terdiri dari manual,
prosedur, pengukuran kerja, format-format, dan catatan Penulisan sistem
terdiri dari semua karyawan karena mereka akan mengerjakan dan hasil
kerja mempengaruhi produk yang dihasilkan.

Pengendalian Rancangan

Mutu produk sejak awal tergantung pada rancangan produk

tersebut. Tanpa mutu ke dalam suatu produk, akan mencapai mutu
tersebut selama produksi. Tujuan utama seorang perancang adalah
menciptakan suatu produk yang dapat memuaskan kebutuhan pelanggan
secara penuh yang dapat diproduksi pada tingkat harga yang
bersaing. Dengan demikian, rancangan perancangan yang meliputi
perencanaan, pengungkit, kaji ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi
sangat penting, terutama untuk produk-produk yang mempunyai
rancangan yang rumit dan memerlukan ketelitian.

Pengendalian Dokumen

Penerapan sistem standar jaminan, perusahaan dituntut untuk menyusun

dan memperbaiki pengelolaan dokumen dan data yang berkaitan dengan
sistem mutu. Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk memastikan
bahwa para pelaksana tugas sadar akan dokumen-dokumen yang bertugas
mereka. Perusahaan harus menjamin seluruh dokumen tersedia pada titik-
titik dimana mereka dibutuhkan.

Pengendalian Pembelian

Kolase hampir berdampak pada dampak pada mutu produk sehingga harus
dikendalikan dengan baik. Perusahaan harus memastikan bahwa semua
bahan dan jasa yang diperoleh dari sumber-sumber di luar perusahaan
memenuhi persyaratan yang ditentukan
Pengendalian Produk yang Dipasok Pembeli

Adakalanya pembeli kita, mensyaratkan penggunaan produknya untuk

digunakan dalam rangka memenuhi persyaratan kontrak. Perusahaan
bertanggung jawab terhadap pencegahan kerusakan pemeliharaan,
penyimpangan, penanganan dan penggunaan selama barang tersebut
dalam tanggung jawabnya.

ldentifikasi Produk dan Kemampuan Telusur

Identifikasi suatu produk dan prosedur penelusuran produk merupakan

persyaratan penting sistem mutu untuk keperluan produk dan mencegah
tercampur selama proses, menjamin hanya bahan yang memenuhi syarat
yang digunakan, membantu analisis kegagalan dan melakukan tindakan
tindakan, mendukung penarikan produk yang cacat / rusak dari pasar serta
untuk mendukung penggunaan bahan yang tidak tahan lama digunakan
dengan prinsip FIFO (First In First Out).

 Proses Pengendalian

Proses pengendalian dalam sistem jaminan jaminan kesehatan seluruh

faktor yang berdampak terhadap proses seperti parameter proses,
peralatan, bahan, personel dan kondisi lingkungan proses.

Inspeksi dan Pengujian

Meskipun pengendalian mutu telah terjadi pada kegiatan-kegiatan

pencegahan dalam tahap sebelum produksi (perancangan, proses dan
pembelian) inspeksi dengan intensitas tertentu tidak dapat dihindari dalam
sistem mutu.

Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji

Pengukuran atau kegiatan penguji yang bermanfaat jika hasil pengukuran

dapat diandalkan. Untuk itu alat pengukur atau alat uji harus memenuhi
kecermatan dan konsistensi jika dioperasikan pada kondisi yang biasa
digunakan

lnspeksi dan Pengujian Status

Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan hanya produk-

produk yang memenuhi spesifikasi sesuai kesepakatan yang dikirim ke
pelanggan. Sering dalam suatu pabrik yang besar, produk yang memenuhi
spesifikasi, yang belum dan yang tidak memenuhi spesifikasi berada pada
tempat yang dekat sehingga mungkin bercampur. Dengan status inspeksi
suatu produk harus: produk belum dibaca, produk sudah jelas dan diterima
atau produk sudah, tetapi ditolak
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Dalam sistem produksi harus dapat menyingkirkan produk-produk yang

tidak sesuai. Sistem jaminan jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan
yang mempunyai prosedur tertulis untuk mencegah terkirimnya produk-
produk yang tidak sesuai dengan konsumen. Jika produk yang tidak sesuai
terdeteksi pada tahap produksi, prosedur yang ada harus tidak
membiarkan produk tersebut lebih lanjut.

Tindakan Koreksi

Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja menyimpang dari kondisi
operasi standar (prosedur) karena berbagai alasan sehingga menghasilkan
produk yang tidak sesuai. Sistem jaminan jaminan mutu mempersyaratkan
perusahaan mempunyai sistem institusional untuk memantau kegiatan
produksi atau proses. Jika ketidaksesuaian diketahui, tindakan koreksi
harus dilakukan segera agar sistem operasi kembali kepada standar.

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan Pengiriman

Perusahaan manufaktur terlibat dengan berbagai bahan dan produk, baik

dalam bentuk bahan mentah, produk antara untuk proses lagi maupun
produk jadi. Sangat penting menjamin bahwa mutu dari semua bahan dan
produk tersebut tidak .terpengaruh oleh penyimpanan yang kondisinya
kurang baik, penanganan yang tidak tepat, pengemasan yang tidak
memadai dan prosedur pengiriman yang salah.

Catatan-Catatan Mutu

Perusahaan harus menyusun dan mempelajari sistem untuk

mengetahui. pembuatan indeks, pengarsipan, penyimpanan dan
penyimpanan catatan mutu. Catatan memberikan bukti obyektif bahwa
mutu produk yang disyaratkan telah dicapai dan berbagai sistem mutu
telah dilaksanakan dengan efektif.

Mutu Audit Internal

Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan suatu perusahaan untuk

melembagakan suatu audit sistematis terhadap semua kegiatan yang
berkaitan dengan mutu, untuk melihat apakah prosedur dan persyaratan
memenuhi persyaratan standar .Perusahaan juga harus bisa
mendemonstrasikan bahwa semua operasi dan kegiatan yang dilaksanakan
sesuai prosedur tertulis dan semua tujuan sistem mutu telah tercapai.

  Pelatihan dan Motivasi

Sistem jaminan mutu mempersyaratkan kebutuhan pelatihan harus
diidentifikasi dengan cermat dan melaksanakan pelatihan semua personil
yang kegiatannya berkaitan dengan mutu.

7.3 Kegiatan Kendali mutu dalam daur produksi:

Kendali mutu dalam daur produksi

 Pengendalian Rancangan Baru:

berarti pemesanan dan spesifikasi yang diperlukan untuk memenuhi
kepuasan pelanggan sebelum dimulainya produksi formal, termasuk
pencarian tempat sumber-sumber gangguan baru. Beberapa aktivitas yang
mengendalikan rancangan baru adalah:
  Karakter kemampu-pasaran
 Rancangan parameter-parameter
 Uji prototipe
 Perencanaan proses pembikinan
 Pengendalian bahan yang masuk:
berarti terdapat penerimaan dan penyimpanan pada tingkatan yang paling
ekonomis, hanya suku cadang yang mutunya memenuhi persyaratan
spesifikasi yang dapat diterima. Beberapa aktivitas yang pengendalian
adalah:

 Spesifikasi dan standar penerimaan

 Evaluasi mutu penjual
 Teknik penarikan sampel
 Uji laboratorium
 Pengendalian produk:
berarti menyertakan kendali atas produk-produk-produksinya (pemesinan,
bertanggung jawab atas komponen, dan pengepakan). Beberapa aktivitas
yang mengendalikan produk:

 Pengendalian produk terhadap spesifikasi spesifikasi

 Proses pengendalian yang berkontribusi terhadap mutu
 Aktivitas mutu di lapangan dan pelayanan produk
 pengiriman produk bermutu
 Kajian Proses Khusus:
 Beberapa aktivitas yang termasuk kajian proses khusus adalah:

 Penyelidikan dan penguji

 Perbaikan Proses dan Produk
 Dokumentasi Sistem Kualitas ISO 9000
Sistem dokumentasi sangat strategis dan kritis dalam memenuhi
persyaratan registrasi kualitas ISO 9000. Ada dua pertanyaan
utama yang berkaitan dengan sistem dokumentasi yang harus dijawab oleh
pihak manajemen, yaitu sebagai berikut.
 1. Apakah Anda telah mendokumentasikan proses yang cukup
dan efektif mengikuti persyaratan ISO 9000 sehingga setiap orang
baru dapat membaca dokumen itu dan memahami apa yang
dikerjakan?
2. Jika perusahaan Anda telah melakukan dokumentasi dengan
baik, apakah dokumen-dokumen itu telah disebutkan secara resmi
oleh orang-orang dalam menjamin kualitas produk yang
dihasilkan?
Pada nyata, sistem kualitas ISO 9000 membutuhkan empat jenis dokumen
untuk memenuhi persyaratan registrasi. Jenis-jenis dokumen itu disebut
sebagai dokumen-dokumen tingkat I, II, III, dan IV. (Dale, 1994: 334).

Jenis Dokumen untuk Persyaratan Registrasi ISO :

1. Kualitas manual (dokumen tingkat I), disebut juga sebagai

dokumen strategis yang berisi persyaratan-persyaratan kebijakan
kualitas yang dikeluarkan oleh manajemen. Secara umum,
manajemen menentukan arah dan tujuan perusahaan untuk
mencapai sasaran yang spesifik.
 2. Prosedur-prosedur (dokumen tingkat II), disebut juga
sebagai dokumen taktis yang berisi prosedur-prosedur tertulis
untuk mencapai kebijakan kualitas yang telah dinyatakan dalam
dokumen tingkat I.
3. Instruksi-instruksi (dokumen tingkat III), disebut juga
sebagai dokumen operasional, berisi instruksi-instruksi tertulis
yang dikeluarkan sebagai bagian dari implementasi prosedur-
prosedur yang ada dalam dokumen tingkat II.
4. Formulir-Formulir (dokumen tingkat IV), disebut juga
sebagai dokumen data base, yang berisi catatan-catatan kualitas
(quality records).
Beberapa langkah perencanaan dan pembuatan dokumen untuk
registrasi ISO 9000 dapat diikuti sebagai berikut.

1. Pelajari standar elemen-elemen dari sistem kualitas ISO

9000 (apakah ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003) untuk memulai
membuat dokumen tingkat I.
2. Memperoleh opini atau opini dari sumber-sumber lain yang
berkompeten.
3. Menulis dokumen tingkat I. Berkaitan dengan sistem
kualitas ISO 9000, dokumen tingkat I merupakan pernyataan
kebijakan untuk setiap elemen dalam salah satu seri ISO 9001, ISO
9002, atau ISO 9003, yang dipilih untuk aplikasi. Dokumen tingkat
I ini disebut sering sebagai manual kualitas (manual kualitas).
4. Menulis dokumen tingkat II. Dokumen tingkat II adalah
prosedur-prosedur yang berkaitan dengan setiap standar elemen
dari sistem kualitas ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003 yang
dipilih untuk aplikasi.
5. Implementasi dokumen tingkat II untuk membangkitkan
dokumen tingkat III. Setelah Anda menulis dokumen tingkat I dan
II, Anda dapat menerapkan prosedur-prosedur baru dengan
mengeluarkan isyarat-isyarat kerja spesifik kepada personel
spesifik. Instruksi-instruksi kerja merupakan dokumen tingkat III.
6. Membuat Formulir yang sesuai untuk dipergunakan dalam
aktivitas sehari-hari. Formulir-Formulir itu merupakan data
base catatan kualitas yang disebut juga sebagai dokumen tingkat
IV.
Tabel 7.1 Catatan Kualitas yang Diperlukan Dari Sistem Kualitas ISO 9001

Tidak. Catatan Kualitas Klausul ISO 9001

1 Catatan Tinjauan Ulang Manajemen 4.1.3
2 Catatan Tinjauan Ulang Kontrak 4.3.4
3 Catatan Tinjauan Ulang Desain 4.4.6
4 Catatan Ukuran-ukuran Pengujian Desain 4.4.7
Catatan Subkontraktor yang dapat
5 4.6.2
diterima
Catatan Produk Pemasok milik pelanggan
6 .4.7
yang tidak dapat digunakan
Catatan Identifikasi dan Kemampuan
7 4.8
Penelusuran Produk
8 Catatan Proses yang berkualifikasi 4.9
Catatan untuk Produk yang dipergunakan
9 untuk tujuan yang sangat penitng, tetapi 4.10.2.3
belum sempat diuji
10 Catatan Inspeksi dan Pengujian 4.10.5
11 Catatan Kalibrasi Peralatan 4.11.2e
Catatan Kondisi aktual dari produk
12 4.13.2
konsesi
13 Catatan Penyebab Nonkonfirmasi 4.14.2b
14 Catatan Kualitas 4.16
15 Catatan Hasil-hasil Audit Kualitas Internal 4.17
Catatan Implementasi dan Efektivitas dari
16 Tindakan Korektif atas audit Kualitas 4.17
Internal
17 Catatan Pelatihan Personil 4.18
7.5 Strategi mendapatkan Sertifikat ISO 9000

Langkah-langkah untuk mendapatkan Sertifikat ISO 9000 adalah sebagai

berikut.

1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Tanpa

komitmen manajemen, registrasi sangat tidak mungkin.
2. Membentuk komite pengarah (steering commitee ) atau
koordinator ISO. Komite ini akan melakukan proses agar sesuai
dengan standar elemen-elemen dalam sistem kualitas ISO
9000. Komite juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau
lebih auditor internal. Untuk ISO 9000, Auditor internal
merupakan orang-orang yang bebas dari fungsi yang diuji dan
harus memeriksa terlebih dahulu sebagai penilai, dan idealnya
memiliki kualifikasi CIQA (auditor kualitas internal
bersertifikat). Anggota anggota komite ini harus mewakili setiap
fungsi dalam organisasi perusahaan. Komite pengarah juga
berfungsi sebagai sumber informasi dan komunikasi atau
konsultan hal-hal yang berkaitan dengan sistem kualitasISO 9000.
3. Mempelajari-standar-standar dan menilai-kebutuhan
ISO 9000. Memahami sistem kualitas ISO 9000 dan elemen-
elemennya adalah kunci sukses menuju pencapaian dari suatu
registrasi.
4. Melakukan pelatihan terhadap semua organisasi
organisasi. Para kepala departemen, manajer, supervisor, dan
anggota organisasi yang sangat menentukan implementasi
sistem ISO 9000. Karena itu, mereka harus benar-benar mengerti
sistem kualitas ISO 9000. Pemahaman terhadap hal ini dapat
diperoleh melalui pelatihan tentang ISO 9000.
5. Memulai tinjauan ulang manajemen. Pimpinan organisasi
harus mendelegasikan tanggung jawab kualitas dari organisasi
kepada wakil manajemen yang biasanya adalah manajer
kualitas. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan
berfokus pada standar-standar kualitas ISO 900 () yang dipilih
(apakah ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003) dan menerapkan hal-
hal yang harus dilakukan untuk memenuhi semua elemen dalam
sistem kualitas ISO 9000.
6. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, dan garis-
garis yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen
tertulis. Empat tingkat dari dokumentasi, yaitu manual sistem
kualitas (tingkat I), prosedur-prosedur (tingkat II), mengukur-isi
(tingkat III), formulir-formulir (tingkat IV), sekarang harus
meningkatkan. Kebijakan evaluasi, kebijakan, kebijakan, prosedur,
formulir yang masih harus ditulis atau kualitas. Para manajer
seharusnya memberikan tanggung jawab untuk menjamin bahwa
dokumen-dokumen itu ada.
7. Implementasi sistem kualitas ISO 9000. Setelah sistem ISO
9000 dibangun, sistem kualitas yang ada selama ini harus datang
dan dokumentasi pendukung dibuat implementasi menjadi
sukses. Manajemen yang telah serius memperhatikan sistem
jaminan kualitas, pada tahap ini membutuhkan waktu tiga sampai
enam bulan.
8. Memulai sistem audit kualitas perusahaan. Setelah sistem
kualitas ISO 9000 telah diterapkan selama beberapa bulan, auditor
kualitas internal yang telah memperoleh pelatihan audit kualitas
sistem internal ISO 9000 perlu menjamin sistem kualitas
perusahaan yang ada, apakah memenuhi standar kualitas
sistem ISO 9000. Auditor kualitas internal adalah beberapa orang
di dalam dari fungsi yang berbeda yang telah dapat memahami
proses audit dari sistem kualitas ISO 9000. Hasil-hasil dari
kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem kualitas yang
ada telah memenuhi elemen-elemen dalam sistem kualitas ISO
9000.
9. Memilih registrar. Setelah manajemen yakin dan percaya
bahwa sistem jaminan kualitas di perusahaan telah memenuhi
persyaratan standar sistem kualitas ISO 9000, manajemen perlu
memilih registrar untuk mulai melakukan jasa. Registrar akan
menilai dokumen-dokumen, seperti manual kualitas, prosedur-
prosedur, prosedur-prosedur, formulir-formulir yang berhubungan
dengan persyaratan sistem kualitas ISO 9000, serta akan
melakukan kunjungan lapangan untuk menanyai orang-orang yang
perlu di dalam pabrik atau perusahaan . Biasanya, pendaftarakan
meninjau ulang dan memberitahukan kelengkapan dari dokumen
kualitas perusahaan. Pada tahap ini, kekurangan yang masih ada
harus diperbaiki dan dilengkapi. Registrar harus dipilih secara
hati-hati dengan memperhatikan bonafiditas dari registrar itu,
karena tidak semua sertifikat ISO 9000 yang dikeluarkan
oleh registrar yang diakui oleh Badan Akreditasi
Nasional . Pertanyaan penting yang harus diajukan adalah, apakah
sertifikat ISO 9000 yang dikeluarkan oleh registraritu diakui
negara-negara lain, misalnya Inggris, Amerika Serikat, Prancis,
Belgia, dan negara lain? Jika perusahaan perlu mengekspor produk
ke Inggris, manajemen menanyakan apakah registrar dan
sertifikat ISO 9000 yang dikeluarkan oleh registrar dari lembaga
sertifikasi itu mengaku oleh NACC (National Accreditation Council
for Certification)
10. Registrasi. Jika sistem kualitas yang diimplementasikan
dalam perusahaan telah sesuai dengan persyaratan sistem ISO
9000, maka dalam sertifikat yang dinyatakan lulus. Masa Berlaku
Sertifikat ISO 9000 Yang dikeluarkan registrar through Lembaga
registrasi Yang Terakreditasi PADA umumnya Adalah Tiga Tahun.
Apabila suatu perusahaan telah memperoleh sertifikat ISO 9000 akan
diperoleh manfaat, yaitu sebagai berikut.

1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui

jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematis. Sistem
dokumentasi ISO 9000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur,
dan peraturan kualitas telah direncanakan dengan baik.
2. Meningkatkan citra dan daya saing dalam memasuki pasar
global, mana yang telah bersertifikat ISO 9000 dapat
mengiklankannya dalam massa media.
3. Sistem audit kualitas perusahaan yang telah memperoleh
sertifikasi ISO 9000 dilakukan secara periodik sehingga pelanggan
tidak perlu melakukan audit kualitas. Hal ini akan memperbaiki
biaya dan mengurangi duplikasi kualitas oleh pelanggan.
4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9000
secara otomatis, secara tercatat pada lembaga registrasi. Apabila
pelanggan potensial ingin mencari pemasok
bersertifikat ISO 9000, mereka hanya menghubungi lembaga
registrasi. Ini berarti terbuka pasar baru bagi perusahaan.
5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas produk melalui
kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian
yang konsisten, dan pencegahan pemborosan karena
operasi internal menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.
7. Memberikan pelatihan secara sistematis kepada seluruh
karyawan melalui prosedur dan instruksi yang terdefinisi secara
baik.
8. Terjadi perubahan positif mengenai budaya kualitas
perusahaan karena terdorong untuk mempertahankan
sertifikasi ISO 9000 yang hanya berlaku selama tiga tahun.