PENGADAAN BARANG HOTEL

A. Flowchart Pengadaan Barang

1. Bagian Yang Terlibat
a. Departemen yang memerlukan barang.
b. Gudang (general store/storeroom).
c. Pembelian (purchasing).
d. Penerimaan (receiving).
e. Cost control.
f. Account payable (hutang usaha).
2. Dokumen Yang Digunakan
Terdapat 7 (tujuh) dokumen yang digunakan dalam pengadaan
barang adalah sebagai berikut:
a. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan
pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau
departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
b. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan
pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
c. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang
diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah
diterima dengan baik.
d. Daily Receiving Report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan
penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
e. Quotation Analysis Price, merupakan daftar harga dari barang-
barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang,
barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang,
ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa
barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

1
 Bagan 1: Flowchart Pengadaan Barang

ACCT. DEPT. GENERAL COST

GUDANG PURCHASING HEAD MANAJER CONTROL SUPPLIER

PR PR
PR
+

QAP QAP

Persetujuan Persetujuan

PO PO
PO
PO

Keterangan:
A A A
PR= Purchase Requisition 
PO = Purchase Order 
QAP = Quotation Analysis Price
Salinan untuk A= Arsip
Bagian Receiving
(kalau ada)

B. Prosedur Pengadaan Barang (Penjelasan Bagan Alur Pengadaan

Barang)
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang
yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat
oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah
mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3
rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
a. Cost control, sebagai alat kontrol.
b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO.
c. Gudang atau departemen yang memerlukan.
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di
mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement
Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis

2
 price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 (lima) rangkap yang
didistribusikan pada:
a. Supplier untuk ditunjuk.
b. Cost control, sebagai kontrol.
c. Gudang, sebagai informasi pembelian.
d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang.
e. Purchasing, sebagai arsip.
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang
diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke
hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan
barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan
menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
b. Cost control untuk persetujuan harga.
c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan,
tapi ada yang membuat dalam 5 (lima) rangkap dengan distribusi
sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai kontrol.
b. Gudang, sebagai informasi.
c. Purchasing, sebagai arsip.
d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang.
e. Supplier, sebagai pendukung penagihan.
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard
berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat
pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan
mencatatnya pada hutang usaha.

3
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material
supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai
dasar membuat daily receiving report.