PENGELOLAAN ASET

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Direktorat Aset
2016
STRUKTUR ORGANISASI
DIREKTORAT ASET
DIREKTUR

SEKRETARIS

SUBDIT SARANA SUBDIT PRASARANA

SEKSI INVENTARISASI, SEKSI INSTLASI LISTRIK DAN

PENDAYAGUNAAN, DAN AIR
PENGHAPUSAN

SEKSI JALAN, TAMAN DAN

SEKSI SEPEDA KAMPUS, MAKAM
PARKIR, DAN K3
SEKSI GEDUNG, PERUMAHAN
DAN LAHAN
SUBDIT PRASARANA
SEKSI INSTLASI LISTRIK DAN AIR

SEKSI JALAN, TAMAN DAN MAKAM

SEKSI GEDUNG, PERUMAHAN DAN

LAHAN
TINGKAT KERUSAKAN

Intensitas kerusakan bangunan dapat digolongkan atas

tiga tingkat kerusakan, yaitu:
a. Kerusakan ringan
1. Kerusakan ringan adalah kerusakan terutama pada
komponen non struktural, seperti penutup atap,
langit-langit, penutup lantai, dan dinding pengisi.
2. Perawatan untuk tingkat kerusakan ringan, biayanya
maksimum adalah sebesar 35% dari harga satuan
tertinggi pembangunan bangunan gedung baru yang
berlaku, untuk tipe/klas dan lokasi yang sama.
TINGKAT KERUSAKAN

b. Kerusakan sedang
1. Kerusakan sedang adalah kerusakan pada
sebagian komponen non-struktural, dan atau
komponen struktural seperti struktur atap,
lantai, dan lain-lain.
2. Perawatan untuk tingkat kerusakan sedang,
biayanya maksimum adalah sebesar 45% dari
harga satuan tertinggi pembangunan bangunan
gedung baru yang berlaku, untuk tipe/klas dan
lokasi yang sama.
TINGKAT KERUSAKAN
c. Kerusakan berat
1. Kerusakan berat adalah kerusakan pada sebagian
besar komponen bangunan, baik struktural
maupun non-struktural yang apabila setelah
diperbaiki masih dapat berfungsi dengan baik
sebagaimana mestinya.
2. Biayanya maksimum adalah sebesar 65% dari
harga satuan tertinggi pembangunan bangunan
gedung baru yang berlaku, untuk tipe/klas dan
lokasi yang sama.
 LINGKUP PERAWATAN BANGUNAN GEDUNG

Pekerjaan perawatan meliputi perbaikan dan/atau penggantian

bagian bangunan, komponen, bahan bangunan, dan/atau
prasarana dan sarana berdasarkan dokumen rencana teknis
perawatan bangunan gedung, dengan mempertimbangkan
dokumen pelaksanaan konstruksi.

A. REHABILITASI
Memperbaiki bangunan yang telah rusak ringan sebagian
dengan maksud menggunakan sesuai dengan fungsi tertentu
yang tetap, baik arsitektur maupun struktur bangunan gedung
tetap dipertahankan seperti semula, sedang utilitas dapat
berubah.
LINGKUP PERAWATAN BANGUNAN GEDUNG

B. RENOVASI
Memperbaiki bangunan yang telah rusak sedang sebagian
dengan maksud menggunakan sesuai fungsi tertentu yang
dapat tetap atau berubah, baik arsitektur, struktur maupun
utilitas bangunannya

C. RESTORASI
Memperbaiki bangunan yang telah rusak berat sebagian
dengan maksud menggunakan untuk fungsi tertentu yang
dapat tetap atau berubah dengan tetap mempertahankan
arsitektur bangunannya sedangkan struktur dan utilitas
bangunannya dapat berubah.
KONSEP OTONOMI DLM PEMELIHARAAN ASET
(ANTARA UNIVERSITAS, FAKULTAS DAN UNIT LAIN)

• Direkorat Aset mendapat tugas mengelola fasilitas-fasilitas

yang digunakan secara bersama oleh sivitas akademika
dan fasilitas-fasilitas utama yang menghubungkan fasilitas
di dalam Gedung Pusat Universitas/ Fakultas/ Unit dengan
fasilitas yang berada di luarnya
• Dalam hal tertentu Direktorat aset dapat membantu
menyelesaikan masalah fasilitas yang ada di Fakultas/ Unit
• Fakultas/ Unit medapat tugas mengelola fasilitas-fasilitas
yang berada di dalam wilayahnya dan yang menunjang
secara langsung kegiatan akademik dan administrasi
KLAIM KERUSAKAN FASILITAS (PIPA AIR/ HIDRAN,
LISTRIK dan JALAN)

Perbaikan/Renovasi Kerusakan Fasilitas Jalan (Badan

Jalan, Selokan, Trotoir, Devider)
1. Fakultas/ Unit/ Sivitas Akademika UGM dapat
menyampaikan informasi melalui surat atau via telp
lokal : 1951 atau No HP. 081 392 342 929
2. Apabila belum dianggarkan/ direncanakan dalam RKAT
Direktorat Aset menyampaikan permohonan perbaikan
tersebut kepada Wakil Rektor Bidang SDMA tembusan
Wakil Rektor Bidang PKSI untuk mendapat persetujuan
dan pendanaan perbaikannya
3. Direktur Aset memberikan disposisi kepada Kasubdit
Prasarana untuk melakukan pemeriksaan kerusakan
dan merancang perbaikannya.
 PERHITUNGAN BIAYA LISTRIK DAN AIR

PERHITUNGAN BEBAN AIR DAN LISTRIK

1. Biaya penggunaan air/m3

a.0 m3 < 15 m3 = Rp. 1450,-
b.15 m3 < 30 m3 = Rp. 1750,-
c. 30 m3 < 50 m3 = Rp. 2350,-
d.Di atas 50 m3 = Rp. 3850,-
2. Biaya penggunaan listrik
Biaya Waktu Beban Puncak = Rp. 1102,5
Biaya Luar Waktu Beban Puncak = Rp. 735,-
Kwh terpakai = meter sekarang – meter yang lalu
Perhitungan biaya :
Biaya = ((60% * Kwh terpakai) * 735) + ((40% * Kwh terpakai) *
1102,5)
KLAIM TAGIHAN LISTRIK & AIR
1. Fakultas/ Unit menyampaikan surat aduan ke
Direktorat Aset disertai kopi tagihan
2. Direktorat Aset akan melakukan pengecekan kembali
perhitungan dan posisi meter serta pengecekan
jaringan air/listrik setelah alat ukur debit (meter)
3. Jika terdapat kesalahan dalam perhitungan ataupun
pembacaan maka akan dilakukan proses revisi
tagihan. Jika kesalahan terjadi akibat kelalaian user
seperti kebocoran instalasi setelah meter maka
sepenuhnya menjadi tanggung jawab user.
KLAIM LAYANAN LISTRIK DAN AIR

Fakultas/ Unit melaporkan setiap gangguan

listrik yang menjadi tanggungan universitas ke
nomor telp. lokal : 2569, sedang untuk
gangguan air ke nomor telp. 1952
PEMELIHARAAN KEBERSIHAN (HOUSE KEEPING)

Meliputi Pemeliharaan Kebersihan Dalam Ruang (Indoor)

dan Kebersihan Luar Ruang (Outdoor)
a. Cakupan wilayah pemeliharaan kebersihan Indoor dan
Outdoor Direktorat Aset meliputi : Gedung Kantor
Pusat, Perpustakaan, Kompleks Gedung PAU.
b. Wilayah pemeliharaan kebersihan Outdoor Direktorat
Aset adalah Jalan Lingkungan Kampus antara lain
Jalan : Sosio Yustisia, Sosio Humaniora, Flora,
Notonagoro, Olahraga, Agro, Kesehatan, Medika,
Sains, Bhineka Tunggal Ika, Pancasila , Tevesia, Tri
Dharma III, Teknika Selatan, Teknika Utara, Sumpah
Pemuda, Budi Utomo, dan jalan kompleks Perumahan
Bulaksumur dan Sekip)
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (1)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

1. MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN ke Direktorat

Aset. Surat ditanda tangani wakil dekan (untuk fakultas)
atau Direktur Kemahasiswaan (untuk Mahasiswa/UKM) atau
Kepala/Direktur (untuk unit kerja) kepada Direktur
Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset UGM dilampiri print out
redaksi/desain baliho ukuran kertas A4; paling lambat 10
(sepuluh) hari sebelum kegiatan dilaksanakan. Surat
jawaban dapat diambil hari ke-3 terhitung dari masuknya
surat permohonan.
2. PEMASANGAN SARANA BALIHO hanya
diperuntukkan bagi kegiatan yang diselenggarakan oleh
Jurusan/Fakultas di lingkungan UGM, organisasi
kemahasiswaan yang sah dan diakui oleh Universitas, unit
kerja dan kepanitiaan di lingkungan UGM;
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (2)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

dengan mencantumkan logo UGM dan logo Unit Kerja;

serta disebutkan:
• Ukuran : maksimal tinggi 5 (lima) meter dan lebar 4
(empat) meter.
• Jumlah lokasi : untuk satu kegiatan hanya diijinkan
maksimal memasang 2 (dua) buah baliho
• Isi :
a. Berisi informasi kegiatan: maksimal 2 (dua) minggu
dan tidak dapat diperpanjang.
b. Berisi informasi Penerimaan Mahasiswa Baru:
maksimal 2 (dua) minggu dan dapat diperpanjang
maksimal selama 2 (dua) bulan).
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (3)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

3. TIDAK MERUPAKAN IKLAN/ SPONSOR PRODUK

ROKOK/ MINUMAN BERALKOHOL di dalam desain
baliho (Peraturan Rektor no.77/PII/SK/HT/2005 pasal 9).

4. KONTRIBUSI IJIN PENGGUNAAN LOKASI dibayarkan

ke Bank Negara Indonesia 46 atas nama Rekening UGM
KPU PPA Publikasi nomor rekening 9888.8001.8404.0003:
• Baliho = Rp. 35.000,00/minggu/lembar dan pengganti stiker
= Rp. 2.000,00/lembar.
• Spanduk = Rp. 5.000,00/minggu/lembar dan pengganti
stiker = Rp. 1.000,00/lembar.
• Umbul-umbul = Rp. 5.000,00/lembar dan pengganti stiker =
Rp. 1.000,00/ijin acara.
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (4)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

5. PERATURAN PEMASANGAN :
a. Stiker izin pemasangan dari DA wajib terpasang di
publikasi terpasang
b. Disain publikasi terpasang harus sesuai dengan draft
disain yang terlampir pada surat izin pemohon; apabila
terdapat perbedaan tema/disain, petugas berhak untuk
melepas publikasi terpasang.
c. Pemasangan dan pelepasan publikasi dilakukan oleh
pemohon. Sesuai dengan surat jawaban yang dikeluarkan
oleh DA dengan pengawasan dari staf publikasi DA.
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (5)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

d. Sub Direktorat Prasarana, DA UGM akan melakukan

pemantauan atas pemasangan baliho dengan ketentuan
apabila pemohon dalam waktu maksimal 3 (tiga) hari dari
tanggal izin pemasangan tidak melakukan pemasangan dan
tidak melakukan koordinasi keterlambatan ke DA, maka DA
berhak untuk menginformasikan ruang baliho Saudara ke
pihak lain yang lebih membutuhkan
e. Apabila sampai batas waktu pemasangan, pemegang izin
tidak melepaskan publikasi, petugas akan melakukan
pelepasan dengan ketentuan media publikasi tidak dapat
diambil kembali.
f. Keamanan publikasi yang telah dipasang bukan tanggung
jawab Universitas
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (6)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)
6. LOKASI TIANG PEMASANGAN BALIHO &
SPANDUK

BALIHO
Ukuran maksimal tinggi: 5 m lebar: 4 m :
• Sisi Selatan - Pintu masuk Wisma Kagama (Boulevard),
kapasitas 5 buah. (Catatan: Diperuntukkan khusus bagi
kegiatan akademik dan atau sosial yang diselenggarakan di
dalam lingkungan UGM.)
• Sisi Barat - Taman Wisma MM UGM (Sisi Timur Traffic light),
kapasitas 3 buah
• Sisi Barat - UPHP Fakultas Kedokteran Hewan (Jl. Olahraga),
kapasitas 1 buah
• Sisi Barat - Bundaran PAU (Jl. Teknika Selatan), kapasitas 2
buah
• Sisi Barat-Tebing Taman Biologi (Jl.Kesehatan), kapasitas 3
buah
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (7)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)

SPANDUK
Ukuran maksimal tinggi: 1 m lebar: 6 m :
• Sisi Barat-Simpang Empat Sagan (atas Kios Pigura Sagan),
kapasitas 8 buah
• Sisi Timur - Bundaran Filsafat (Jl. Olahraga), kapasitas 6 buah
• Sisi Barat - UPHP Fakultas Kedokteran Hewan (Jl. Olahraga),
kapasitas 6 buah
• Sisi Timur - Fak. Geografi (Jl. Persatuan), kapasitas 6 buah
• Sisi Barat-Pusat Kebudayaan Koesnadi Hardjasoemantri (Jl.
Persatuan), kapasitas 6 buah
• Sisi Selatan – Gedung PAU (Jl. Teknika Utara), kapasitas 4
buah
PROSEDUR PEMASANGAN PUBLIKASI (8)
(BALIHO, SPANDUK, UMBUL-UMBUL)
UMBUL-UMBUL/BANNER
Dengan ketentuan pemasangan :
1. Menggunakan struktur bambu yang berdiri secara mandiri
2. Tidak ditempelkan/dipasang pada tiang lampu penerangan jalan
3. Tidak merusak tanaman baik itu rumput maupun pohon yang ada
4. Memperhatikan kemiringan pemasangan struktur banner/umbul-
umbul
5. Apabila dalam masa ijin, terdapat banner/umbul-umbul yang
menghalangi/jatuh, pemohon diwajibkan untuk mengembalikan
pada posisi yang benar
6. Tidak membahayakan pengguna jalan.
PROSEDUR PEMAKAMAN (1)
DI KOMPLEKS MAKAM SAWITSARI

PERSYARATAN YANG DAPAT DIMAKAMKAN di komplek

makam Sawitsari :
a. Dosen (istri dan suami) dan karyawan Rumah Dinas
Bulaksumur atau Sekip.
b. Dosen (istri dan suami) yang pernah menduduki Jabatan
Struktural di Universitas Gadjah Mada.
c. Guru Besar (istri dan suami) di Lingkungan di Universitas
Gadjah Mada.
d. Dosen (istri dan suami) yang telah mempunyai masa
pengabdian minimal 20 tahun.
 PROSEDUR PEMAKAMAN (2)
DI KOMPLEKS MAKAM SAWITSARI

PROSEDUR PENGAJUAN:
1. AHLI WARIS mengajukan permohonan secara lisan
diikuti permohonan tertulis (dilampiri foto kopi SK terakhir)
kepada Direktur Pemeliharaan Aset, yang akan dilengkapi
dengan surat tertulis pada hari berikutnya.

2. DIREKTUR PEMELIHARAAN ASET melalui Kasi Jalan,

Pertamanan dan Persampahan melakukan pengecekan data
almarhum dan kelayakan kesiapan fisik tanah pemakaman

3. PERSIAPAN, Kasi Taman, Jalan dan Makam melalui

Kepala Urusan Kebersihan dan Makam bersama staf
menyiapkan prosesi pemakaman (two in one):
PROSEDUR PEMAKAMAN (3)
DI KOMPLEKS MAKAM SAWITSARI

• Menggali liang kubur P;2m X L;1m kedalaman 3m dan

menyiapkan grobok cor
• Petugas makam menerima dan mengebumikan jenazah.

4. AHLI WARIS ATAU FAKULTAS dimana almarhum

berkarya menyelesaikan administrasi pemakaman melalui
Kasubdit Prasarana Direktorat Aset UGM, dengan rincian:
• Galian dan penutupan liang kubur : 6 tenaga penggali liang
x Rp. 100.000,00
• Pengadaan grobog muslim Rp. 650.000,00 dan non muslim
Rp. 850.000,00
PROSEDUR PENGELOLAAN VEGETASI (1)

1. PENANAMAN POHON
• Unit Kerja/ Fakultas mengajukan surat permohonan
penanaman pohon kepada Direktur Aset
• Direktur Aset meminta saran jenis pohon dan cara
penanaman kepada Tim POKJA Vegetasi
• Unit Kerja/ Fakultas melakukan penanaman dan
perawatan sesuai saran Tim POKJA
2. PEMANGKASAN/PENEBANGAN POHON
a. Unit Kerja/ Fakultas mengajukan surat permohonan
pemangkasan/penebangan pohon kepada Direktur Aset
dilampiri foto pohon yang akan dipangkas
(pruning)/ditebang
b. Direktur Aset meminta saran kepadaTim POKJA Vegetasi
cara memangkas (pruning)/ditebang
 PROSEDUR PENGELOLAAN VEGETASI (2)

c. Unit Kerja/ Fakultas melakukan pemangkasan/

penebangan sesuai saran Tim POKJA dan arahan dari
Direktorat Aset
d. Apabila tidak mampu melakukan penebangan/
pemangkasan dapat meminta bantuan staf Direktorat
Aset.
. PENDATAAN VEGETASI
Tim POKJA Vegetasi secara rutin melakukan pendataan/
survey atas jumlah, jenis, dan kondisi pohon-pohon di
kawasan Universitas.
a. Hasil Survey dibuat buku Pedoman Pengeleloaan
Vegetasi
PROSEDUR PENGELOLAAN VEGETASI (3)
b. Pohon dengan label merah diartikan berpotensi tumbang,
patah; lapuk /busuk akar, mati, growong, pohon doyong,
pohon ditumbuhi jamur,lumut dan pohon melebihi usia
rerata.
c. Pohon dengan label kuning diartikan pohon memerlukan
penangan khusus: pemangkasan cabang dan
pengendalian benalu, pencekik dan percabangan tidak
seimbang,
d. Pohon dengan label hijau diartikan pohon masih dalam
kondisi aman/sehat.
PENEBANGAN/ PEMANGKASAN VEGETASI (1)
1. FAKULTAS/UNIT KERJA MENGAJUKAN SURAT
PERMOHONAN penebangan pohon di lingkungan unit
kerjanya kepada Direktur Pengelolaan dan Pemeliharaan
Aset UGM dan dilampiri dengan foto dan lokasi pohon yang
akan di tebang

2. Direktur Pemeliharaan Aset melalui Kasi Jalan,

Pertamanan dan Persampahan MENYAMPAIKAN
SURAT PERMOHONAN PENEBANGAN kepada
Kelompok Kerja Pengelolaan Vegetasi Kampus disertai
bukti foto pohon yang telah di survey untuk
mendapatkan arahan
PENEBANGAN/ PEMANGKASAN VEGETASI (2)
3. Ketua Kelompok Kerja Pengelolaan Vegetasi Kampus
MENGELUARKAN SURAT REKOMENDASI setelah
dilakukan pengamatan seksama mengenai kemungkinan
kelangsungan daur hidup pohon tersebut ataupun gangguan
yang mungkin ditimbulkan terhadap gedung di sekitar pohon
tersebut
4. Atas dasar rekomendasi dari Ketua Kelompok Kerja
Pengelolaan Vegetasi, Direktur Pemeliharaan Aset
MENGELUARKAN SURAT JAWABAN atas permohonan
penebangan dari Fakultas/Unit Kerja
5. Apabila rekomendasi dari Ketua Kelompok Kerja Pengelolaan
Vegetasi Kampus mengijinkan pohon tersebut untuk ditebang,
maka PROSES PEMANGKASAN AKAN DIARAHKAN oleh
Staf Seksi Jalan, Pertamanan dan Persampahan
PETA VEGETASI UGM
PENGELOLAAN SAMPAH (1)
PENGELOLAAN SAMPAH (2)
1. PEMILAHAN SAMPAH sebelum sampah dibuang ke depo
Unit Kerja/Fakultas harus memilah sampah menjadi organik
(daun, sisa makanan), non organik (plastic, kertas, metal dan
kaca). Untuk menghambat pemulung masuk kampus, sampah
plastik dan kertas, khususnya, TIDAK BOLEH dibuang
bersama dengan sampah organik. CLEANING SERVICE atau
petugas Fakultas/ Departemen harus mengelola tersendiri.
Ranting-ranting pohon dipotong kecil,diikat dan di letakkan di
dekat Depo terdekat.

2. PENGUMPULAN SAMPAH FAKULTAS/UNIT KERJA,

sampah organik dimasukan dalam kantong/plastik dan
dikumpulkan di dalam Depo sedangkan untuk sampah non-
organik dikelola oleh masing-masing unit/Fakultas (misalnya
disumbangkan kepada LSM peduli anak bangsa di lembah
Gadjah Wong).
PENGELOLAAN SAMPAH (3)

3. SAMPAH RUMAH DINAS, dikumpulkan dalam

keranjang dan diletakkan didepan rumah untuk diambil
oleh petugas SKP.

4. PEMBUANGAN SAMPAH, sampah dibuang secara

rutin oleh armada SKP sesuai jadwal pengambilan.

5. PENGOLAHAN SAMPAH, sampah juga dapat diolah

menjadi pupuk organik dan produk lainnya di PIAT
Kalitirto, Berbah Sleman.
LETAK DEPO

Depo sampah baru 2016.pdf

JADUAL PENGAMBILAN SAMPAH

NO ARMADA LOKASI PENGAMBILAN WAKTU KETERANGAN

1 AB 8049 CU RUMDIN, DEPO BPA DAN 07.00-10.00
DEPO VOKASI SEKIP 12.00-13.00
2 AB 8960 HN DEPO PETERNAKAN,
FKH, 07.00-10.00
DEPO FAUNA, DEPO
PERTANIAN, FILSAFAT, 12.00-13.00
VOKASI EKONOMI, GSP,
PKKH
3 AB 8048 CU RUMDIN BULAKSUMUR, 07.00-10.00
DEPO KPTU DAN DEPO 12.00-13.00
GELANGGANG
4 AB 9232 DN DEPO BIOLOGI, DEPO 07.00-10.00
TEKNIK, DEPO 12.00-13.00
PAU,PASCA
PROSEDUR PENGAJUAN IMB (1)
I. Blangko (SKTBL)
Surat Keterangan Tata Bangunan dan Lingkungan disertai
lampiran persyaratan sebagai berikut:
1. Fotocopy sertifikat tanah
2. Fotocopy KTP pemilik
3. Bukti hubungan pemilik tanah dan bangunan (jika pemilik
tanah dan bangunan berbeda)
4. Surat tugas/kuasa (bermaterai Rp 6.000,-)*
5. Fotocopy KTP pemegang surat tugas/kuasa*
6. Gambar site plan (rencana tampak bangunan) dengan skala
minimal 1:250
7. Denah lokasi
Catatan : masing-masing rangkap 3
(*) Jika pengurusan dilakukan bukan oleh pemilik tanah
PROSEDUR PENGAJUAN IMB (2)
II. Blangko IMB
Mengisi blanko Izin Mendirikan Bangunan disertai
lampiran persyaratan sebagai berikut:
1. Fotocopy KTP pemilik bangunan
2. Surat pernyataan sanggup membuat SPAH (Sumur
Peresapan Air Hujan)
3. Bukti hubungan pemilik tanah dan pemilik bangunan
(kerjasama/sewa/perikatan jual beli yang diketahui notaris)
4. Fotocopy surat bukti kepemilikan tanah dengan status tanah
pekarangan
5. Gambar situasi dengan skala 1:500 atau 1:1000 Gambar
denah, rencana pondasi, rencana atap, rencana sanitasi,
tampak muka, tampak samping, tampak belakang, potongan
melintang, potongan memanjang, dengan skala 1:200, 1: 100:
1:50, 1:20 atau 1:10
PROSEDUR PENGAJUAN IMB (3)
6. Hasil penyidikan tanah dari laboratorium (untuk
bangunan bertingkat 3 atau lebih) yang disahkan oleh
pejabat dan atau instansi yang berwenang
7. Perhitungan dan gambar konstruksi beton yang
ditandatangani penanggungjawab konstruksi (untuk
bangunan bertingkat 2 atau lebih)
8. Perhitungan dan gambar konstruksi baja yang
ditandatangani penanggungjawab konstruksi (apabila
menggunakan rangka baja)
9. Surat kuasa dan fotocopy KTP penerima kuasa (jika
diurus orang lain)
PROSEDUR PENGAJUAN IMB (4)

10. Dokumen lingkungan (bagi yang wajib SKTBL)

11. Site plan yang telah disahkan oleh pejabat yang
berwenang
12. SKTBL yang telah disahkan.
Catatan : masing-masing rangkap 3

III. IPT (Ijin Pemanfaatan Tanah)

• Berkas-berkas kelengkapan usulan IMB (Point I, II, dan
III) disampaikan ke Kepala Badan Penanaman Modal
dan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Sleman
• Peninjauan lapangan
• Menunggu IMB terbit
TATA CARA PENGGUNAAN RUMAH DINAS
FLAT UGM UNTUK DOSEN YG BARU SELESAI STUDI S-3

Ketentuan Umum
1. Dosen yg sudah menyelesaikan studi Program
Doktor (S-3);
2. Lebih diutamakan bagi lulusan luar negeri yang
belum memiliki tempat tinggal tetap di Yogyakarta,
dan
3. Jangka waktu izin penggunaan rumah dinas flat
paling lama 2 (dua) tahun dan dapat mengajukan
perpanjangan satu kali.
MEKANISME PEMBERIAN IZIN (1)
1. Pemohon mengajukan surat permohonan yg ditujukan
kepada Rektor, dan diketahui oleh pimpinan unit kerja
dengan tembusan ditujukan kepada Direkturat aset;
2. Surat permohonan dilampiri salinan surat tugas belajar,
ijazah, atau keterangan telah menyelesaikan studi dan
surat pernyataan belum memiliki tempat tinggal tetap;
3. DA melakukan penilaian permohonan dg mekanisme
pembobotan;
4. DA melakukan koordinasi dg unit kerja terkait sebagai
dasar usul izin penggunaan rumah dinas flat kepada
Rektor;
MEKANISME PEMBERIAN IZIN (2)
5. DA mengusulkan izin penggunaan rumah dinas flat
kepada Rektor berdasarkan hasil kesepakatan dalam
koordinasi antar unit kerja, untuk selanjutnya ditetapkan
Keputusan Rektor; dan
6. Apabila salah satu dari ketentuan di atas, tidak
dipenuhi maka izin penggunaan rumah dinas akan
dicabut/batal dg sendirinya.
 SUBDIT SARANA
SEKSI INVENTARISASI,
PENDAYAGUNAAN, DAN PENGHAPUSAN

SEKSI SEPEDA KAMPUS, PARKIR, DAN K3

 ASAS PENGELOLAAN BMN/U

ASAS KETERANGAN
Fungsional Sesuai fungsi, wewenang, dan tanggungjawab
Kepastian hukum berdasarkan hukum dan peraturan perundang-
undangan

Transparansi thdp hak masyarakat dlm memperoleh

informasi
Efisiensi sesuai standar kebutuhan utk
menyelenggarakan tupoksi secara optimal

Akuntabilitas dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Kepastian niai diperoleh jumlah dan nilai yang pasti (Neraca)
 TUJUAN PENGELOLAAN BMN/U
YANG AKAN DICAPAI

 Administrasi lengkap
 Nilai Wajar
Tertib
TertibAdministrasi
Administrasi  Laporan BMN/U
menghasilkan informasi yang
memadai
 Sertifikat lengkap a.n.
Tertib
Tertib Hukum
Hukum Pemerintah Republik WTP
Indonesia cq. K/L
 Penggunaan & pemanfaatan
Tertib optimal
Tertib Fisik/
Fisik/
Pengelolaan
Pengelolaan  Pemindahtanganan &
Penghapusan BMN rusak
 Penghematan belanja modal
dan belanja pemeliharaan
 LINGKUP PENGELOLAAN ASET
Perencanaan dan
penganggaran

Pengawasan/
Pengadaan
Pengendalian

Penatausahaan LINGKUP Penggunaan

PENGELOLAAN
Pemindahtangan BMN Pemanfaatan

Penghapusan Pemeliharaan

Penilaian
 PENGERTIAN

Diperoleh BARANG
Atas Hasil MILIK Perolehan
Pemisahan UNIVERSITAS lain yang
Aset (BMU) sah
 PENATAUSAHAAN

PEMBUKUAN
INVENTARISASI PELAPORAN
• PEMBELIAN
• OPNAME FISIK • REKONSILIASI
• PENJUALAN
• CHEK FISIK • PENYUSUNAN
• HIBAH
• SENSUS LAPORAN
• MUTASI
• DLL
• DLL

PENCATATAN BMU
Semua Barang Milik Universitas /Negara wajib dicatat dalam
Sismtem Informasi Aset (SIMASET), dahulu Sistem Informasi
management Barang Milik Negara (SIMAK BMN).
 DOKUMEN TRANSAKSI MASUK

PEMBELIAN HIBAH MASUK MUTASI MASUK

• Kuitansi • Berita Acara • Berita Acara

• SPK • Kelengkapan • Kelengkapan
• Kontrak Dokumen dokumen (jenis
• Dilengkapi (nama barang, brg, perolehan,
dengan rincian type, jmlh, NUP, jmlh, nilai
barang. Nilai Barang) buku, dll)
DOKUMEN TRANSAKSI KELUAR
 APLIKASI PENCATATAN BMN UGM
SIMAK BMN
1. Dikembangkan oleh
Kementerian Keuangan
2. Wajib diimplementasikan
bagi instansi pemerintah
3. Output dimanfaatkan
sebagai bahan laporan
pengelolaan BMN
4. Desktop Base
5. Statis
SIMASET
1. Dikembangkan oleh internal
UGM
2. Diimplementasikan untuk
mendukung UGM PTN bh
3. Ouput dimanfaatkan untuk
kepentingan laporan
pengelolaan BMU PTN bh
4. WebBase
5. Dinamis sesuai dengan
perkembangan kebutuhan
PTN bh
 PERMASALAHAN PENCATATAN DAN PELAPORAN
PERSEDIAAN

• Tidak mencatat dan melapor persediaan

• Persediaan yang dilaporkan dalam neraca bukan saldo
hasil opname fisik
• Saldo persediaan belum menggambarkan saldo seluruh
unit
• Persediaan tidak tercatat sehingga saldo persediaan
yang disajikan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya
• Terjadi perbedaan saldo dalam neraca, SIMAK BMN,
dan hasil opname fisik
• Persediaan berpotensi tidak digunakan
 PERMASALAHAN PENCATATAN

1. Selisih pencatatan aset dengan keuangan

2. Dokumen kepemilikan masih atas nama pihak lain
3. Barang diketemukan dengan kondisi rusak berat
4. Barang berlebih (tidak ada dalam dokumen)
5. Barang belum diketemukan
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
INFORMASI ASET TERINTEGRASI
SIMASET SIMASTER adalah sebuah sistem informasi telah
dikembangkan dikhususkan untuk pengelolaan Aset UGM
sebagai PTN bh antara lain inventarisasi, pemanfaatan
(utilisasi), dan memonitor aset.
MAKSUD DAN TUJUAN
• Maksud dari dikembangkannya SIMASET SIMASTER ini yaitu
untuk mendukung proses pengelolaan aset di UGM PTN bh,
yang harapannya datanya bisa dimanfaatkan untuk
pengambilan keputusan dan dimanfaatkan sistem lain di
lingkungan kampus
• Tujuan : mewujudkan pengelolaan aset yang tertib
administrasi, hukum dan fisik dan menyediakan data aset
universitas yang handal
7/11/16
RENCANA INTEGRASI SIMASET

SIMABEK
A
SI
KERJASA SI-PUS
MA

SIMASET
SI SEPEDA
SIMKEU
KAMPUS

SIMONEV
SILAB
UP
 TUJUAN PEMANFAATAN

Pendayagunaan BMN/U yang tidak dipergunakan sesuai

tupoksi dengan tidak mengubah status kepemilikan

Optimalisasi

TUJUAN
PEMANFAAT
AN ASET

Pengamanan Meningkatkan
Pendapatan
 SEWA
JENIS PEMANFAATAN

KERJASAMA PEMANFAATAN

PINJAM PAKAI

BANGUN GUNA SERAH/

BANGUN SERAH GUNA
 DEFINISI SEWA

Sewa adalah pemanfaatan BMN/U oleh pihak lain dalam

jangka waktu tertentu dan menerima imbalan uang tunai.

KETENTUAN PENYEWAAN

Penyewaan BMN/U dilakukan sepanjang tidak merugikan

negara dan tidak mengganggu pelaksanaan tugas dan
fungsi penyelenggaraan pemerintahan negara
 TANGGUNG JAWAB PENYEWA

• melakukan pembayaran biaya Sewa;

• melakukan pembayaran biaya lainnya, jika ada,
sesuai dengan peIjanjian dan ketentuan peraturan
perundangundangan;
• melakukan pengamanan dan pemeliharaan BMN/U
yang disewa selama jangka waktu Sewa;
• mengembalikan BMN/U yang disewa sesuai kondisi
yang diperjanjikan; dan
• memenuhi kewajiban lainnya yang diatur dalam
perjanjian Sewa
 YANG DAPAT MENYEWA BMN/U

• Badan Usaha Milik Negara;

• Badan Usaha Milik Daerah;
• Swasta;
• Unit penunjang kegiatan penyelenggaraan
pemerintahan negara; dan
• Badan hukum lainnya.
 JANGKA WAKTU SEWA & KEPUTUSAN REKTOR

• Jangka waktu Sewa BMN/U paling lama 5 (lima) tahun sejak

ditandatanganinya perjanjian dan dapat diperpanjang
• Jangka waktu Sewa BMN/U dapat lebih dari 5 (lima) tahun dan
dapat diperpanjang untuk: a. kerja sama infrastruktur; b.
kegiatan dengan karakteristik usaha yang memerlukan waktu
sewa lebih dari 5 (lima) tahun; atau
• ditentukan lain dalam Undang-Undang.
• Jangka waktu Sewa dapat dihitung berdasarkan periodesitas
sewa.
• Keputusan Rektor UGM No. : 434/P/SK/HT/2015 tentang
Perhitungan Tarif Sewa Barang Milik Negara di Lingkungan
Universitas Gadjah Mada
 OBYEK SEWA & CARA HITUNG

1. Sewa Tanah (ST)  3,33% x luas tanah yang

diperhitungkan x harga tanah tiap m2 (audit KPKNL) x
konstanta tanah (kt) x konstanta gangguan (kg)
2. Sewa Bangunan (SB)  6,64% x luas lantai bangunan x
harga bangunan tiap m2 (SK Gubernur terbaru) x nilai sisa
bangunan (NSB)

Tarif sewa tanah dan bangunan = { ST + SB } x konstanta

kegiatan usaha (ku)
Nilai sisa bangunan dihitung secara linear menurun 2%
per tahun tetapi tdk kurang dari 20%
Tarif yang dihasilkan dari perhitungan di atas merupakan
TARIF MINIMUM
KONSTANTA TANAH (kt)

• Badan usaha/ hukum yg didirikan semata-mata mencari

keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi
Indonesia  kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)
• Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang
tidak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan
kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY  kt = 2 sd 5
(tergantung pada letak tanah)
• Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang
tidak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan
kegiatannya hanya di dalam UGM  kt = 2 sd 5 (tergantung pada
letak tanah)
• Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan dan yang
melakukan kegiatannya secara Nasional/ Internasional  kt = 2 sd
5 (tergantung pada letak tanah)
KONSTANTA TANAH (kt)

• Badan usaha/ badan hukum yg didirikan atas perintah/ mandat

pimpinan UGM, sebagian sahamnya dimiliki oleh UGM dan
didirikan untuk memberikan layanan kepada sivitas akademika
dan tidak semata-mata mencari keuntungan, yang melakukan
kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia  kt = 1 (tidak
tergantung pd letak tanah)
PETA KONSTANTA TANAH (kt)

Zona 4

Zona 3
KONSTANTA KANGGUAN (kg)

• Berlaku untuk semua bentuk badan hukum / kelompok

usaha/ perorangan
• Dampak gangguan oleh adanya aktivitas dari sebuah
bangunan yang disewa perlu dipertimbangkan (halaman
parkir, ruang tunggu, ruang mobilitas)
• Dalam rangka menciptakan kampus yang educopolis maka
penyewa (badan hukum / kelompok usaha/ perorangan)
tidak diperkenankan menguasai seluruh tanah/ halaman
bagi kepentingannya. Universitas membatasi maksimum
yang dikuasakan sebesar 40% lebih luas dari luas bangunan.
Dengan demikian sisa tanah/ halaman, bila ada, akan
digunakan untuk kepentingan resapan air, tanaman dan
sejenisnya
KONSTANTA KANGGUAN (kg)

• Bila menggunakan tanah dan bangunan secara penuh (fully

rented) maka koefisien gangguan bervariasi  kg = 1 (tidak
memiliki halaman) dan kg = 1,67 (bila memiliki halaman
yang luas)
• Bila dalam kegiatannya badan hukum/ kelompok usaha/
perorangan menggunakan sebagian dari tanah yang
digunakan oleh fakultas/ unit (partially rented) maka faktor
gangguan (kg) bervariasi antara 1 sampai dengan 6
(mempertimbangkan jenis usaha)
• Konstanta ini “negotiable” tetapi pada akhirnya harus
menghasilkan biaya sewa tidak lebih kecil dari biaya sewa
sebelumnya – (menghindari permasalahan audit).
KONSTANTA GANGGUAN (kg)

KANTOR
DISEWA

KANTOR
FAKULTAS

HALAMAN KANTOR
DISEWA

FULLY OCCUPIED

HALAMAN

PARTIALLY OCCUPIED
KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku)
• Adanya badan usaha/ hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan
yang semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di
seluruh Provinsi Indonesia  ku = 100%
• Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan
yang tidak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan
kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia  ku = 50% (Non Bisnis I)
• Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan
yang tidak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan
kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY  ku = 40%
• Badan usaha / badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan
yang tidak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan
kegiatannya hanya di dalam UGM  ku = 30%
KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku)

• Badan sosial/ keagamaan/ kemanusiaan yang didirikan oleh

kelompok/ perorangan asing yang melakukan kegiatannya secara
Internasional  ku = 10%
• Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan warga
negara Indonesia yang melakukan kegiatannya secara Lokal/
Nasional  ku = 5%

Kegiatan-kegiatan yang secara langsung ataupun tidak langsung

menunjang Visi dan Misi Universitas Gadjah Mada yang
mendapatkan mandat dari pimpinan Universitas dikategorikan ke
dalam PENGGUNA ASET  mendapatkan SK Rektor  konstanta
kegiatan usaha ku = 0%
 PROSEDUR PENGAJUAN

1. Badan hukum/ kelompok/ perorangan (mitra/penyewa) melakukan

pembicaraan dengan Unit/ Fakultas (tujuan usaha, luas
tanah/bangunan, periode, cara pembayaran)
2. Fakultas/Unit pengusul mengajukan surat persetujuan kepada
WRSDMA tembusan Direktorat Aset, Direktorat Kemitraan dan
Alumni disertai dengan denah lokasi, luasan tapak bangunan dan
luasan tanah
3. Direktorat Aset melakukan perhitungan tarif sewa minimum dan
dikirimkan kepada Fakultas/ Unit pengusul untuk disepakati dengan
pihak penyewa
4. Unit Pengusul membuat draft Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara
WRSDMA dengan mitra/penyewa dan mengirimkannya kepada
Direktorat Kemitraan dan Alumni untuk diproses lebih lanjut.
5. Kontrak ditandatangani oleh WRSDMA dan pihak penyewa sedang
pembayaran atas sewa dapat ditampung di virtual account Fakultas/
Unit pengusul
6. Selesai
CONTOH

1. Luas lantai bangunan 300 m2

2. Luas tanah 1900 m2
3. Pengguna tunggal (disewa penuh)  koefisien gangguan =
1,67
4. Terletak di Jl. Kaliurang  kt = 4
5. Untuk Bank ABC  Bisnis  ku = 100%
6. Umur bangunan 50 tahun  NSB = 20%

Sewa Tanah (ST) = {3,33% x Rp 4.000.000,-} x 4 x {1,67 x 300}

= Rp 266.932.800
Sewa Bang. (SB) = {6,64% x Rp 5.250.000,-} x 300 x 20%
= Rp 20.916.000
Sewa Total = {Rp 266.932.800 + Rp 20.916.000 } x 100%
= Rp 287.848.800,-
 Perjanjian Sewa

 Sekurang-kurangya memuat:

Catatan:
1. Penandatanganan dilakukan di kertas
bermaterai cukup;
2. Seluruh biaya pembuatan perjanjian sewa
ditanggung penyewa.
 PEMBAYARAN SEWA

• Pembayaran uang Sewa dilakukan secara sekaligus

paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum
penandatanganan perjanjian.
• Biaya sewa yang dihitung tidak termasuk biaya
RENOVASI, beban listrik, kebersihan dan air
• dengan cara menyetor ke rekening Rektor (Virtual
Account)
 LAYANAN RUMAH FLAT
SK Rektor Nomor 1798/P/SK/HT/2015

• Diperuntukkan bagi dosen yang baru pulang tugas belajar

luar negeri program doctor
• Mengajukan permohonan kepada Rektor
• Belum mempunyai rumah tinggal
• Jangka 2 tahun, dan dapat diperpanjang 1 kali
 PROSEDUR PENGHAPUSAN
(Sekarang)

Panitia
Unit Kerja Rektor Rektor
Penelitian

Rekomendasi Penilaian oleh

Rektor Rektor
KPKNL KPKNL

Panitia Lelang oleh

Penjualan KPKNL Selesai
 PROSEDUR PENGHAPUSAN
(Yang diinginkan)

Panitia Rektor
Unit Kerja Rektor
Penelitian (SK Penghapusan)

Lelang oleh Panitia

Selesai KPKNL Penjualan
 PERMASALAHAN PENGHAPUSAN

• Prosesnya sangat tergantung dengan pihak eksternal

• Pemindahtangan yang tidak sesuai ketentuan
• Pemusnahan sendiri
• Barang kondisi RB belum diusulkan penghapusan (masih
tercatat sbg aset tetap);

PENGELOLAAN LIMBAH B3
Universitas merencanakan pemunahan limbah melalui pihak
ketiga sebanyak dua kali dalam setahun (per semester)
TAHAPAN PENGELOLAAN LIMBAH
 PENDATAAN dan PENGUMPULAN

• Unit kerja sudah mendata jumlah limbah mengenai jumlah

dan vulomenya
• Limbah sudah dipilah, diberi nama, dan diberi label dalam
katagori: beracun, mudah terbakar, mudah meledak
• Limbah disimpan dalam wadah dengan volume yang sesuai
Misal:
1. Volume limbah 90 ml......volume wadah/botol penyimpan 100 ml
2. Volume limbah 700 ml.......volume wadah/botol penyimpanan dibagi
ke 500 ml, 250ml atau max 1000 ml/1 lt
• Secara berkala pengumpulan limbah dari unit kerja untuk
disimpan di penampungan limbah sementara (TPS Limbah)
• Kalkulasi jumlah volume limbah untuk proses pemunahan
 PEMUNAHAN

• Proses identifikasi jenis limbah oleh petugas pihak ketiga

yang ditunjuk
• Pengepakan oleh petugas sesuai standar keamanan
pengangkutan limbah
• Pemunahan limbah di tempat pemunahan limbah yang
ditunjuk
 LAYANAN SEPEDA KAMPUS
• Layanan Sepeda Kampus disediakan bagi
mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan serta
tamu Universitas Gadjah Mada.
• Infrastruktur Sepeda Kampus (jalur dan tempat
parkir) juga diperuntukan bagi pengguna sepeda
pribadi dan sepeda yang digunakan untuk keperluan
dinas.
• Sepeda Kampus beroperasi di dalam area kampus
UGM dan melayani pergerakan antar stasiun
 PROSEDUR PEMINJAMAN

• Tunjukkan single ID Card (KTM bagi Mahasiswa

atau Kartu Pegawai), petugas akan meng-input
data peminjam dalam Sistem Informasi Sepeda
Kampus setelah itu Sepeda Kampus langsung bisa
digunakan.
• Bagi Tamu/Mitra universitas, peminjam cukup
menunjukkan KTP/SIM yang akan didata dalam
Sistem Informasi, setelah melakukan pendaftaran,
Sepeda Kampus dapat langsung digunakan.
LOKASI STASIUN

• 1. Stasiun Gelanggang
• 2. Stasiun Perpustakaan
• 3. Stasiun Lembah
• 4. Stasiun Agro Fauna
• 5. Stasiun Teknik
• 6. Stasiun Taman Biologi
• 7. Stasiun Vokasi
• 8. Stasiun Kesehatan
• 9. Stasiun PAU Pascasarjana
• 10. Stasiun Jl. Tevesia
• 11. Stasiun Kantung Parkir Klebengan
• 12. Stasiun Farmasi
• 13. Sub Stasiun Hotel UC
• 14. Sub Stasiun GMC
• 15. Stasiun Sepeda Dinas KPTU UGM
 PENGELOLAAN MOBIL LISTRIK
• Mobil Listrik UGM disediakan bagi
Civitas Akademika, Tamu Universitas,
Dosen dan Karyawan serta
penyandang difabel khusus kaki serta
yang akan menuju ke maupun
meninggalkan Gedung Pusat UGM.
• Penggunaan mobil listrik hanya dalam
area kampus.
• Penggunaan Mobil Listrik Untuk Event
atau pelayanan diluar jam kerja
dilakukan dengan penyampaian surat
permohonan ditujukan kepada
Direktur Aset.
 PENGELOLAAN PARKIR

• Dalam pengelolaan parkir, universitas menyediakan

kantung-kantung parkir yang dapat digunakan oleh civitas
akademika khususnya untuk kendaraan sepeda motor
• Dalam pengendalian keamanan parkir telah dirintis
penggunaan system informasi yang terintegrasi (5 kantong
parkir)
PETA KANTONG PARKIR
Maturnuwun