Toyota Motor Corporation Internal

Communication Practices
Di Toyota Motors Corporation terdapat beberapa metode komunikasi yang digunakan karyawan untuk
berbagi ide, informasi, pendapat, dan perasaan. Berikut adalah beberapa metodenya: news-letter, tatap
muka, papan pengumuman, memo, e-mail, telepon, ponsel, pesan teks, dan pesan instan. Berbagi ide,
informasi, pendapat dan perasaan berkontribusi pada operasi tim dan pekerjaan individu di dalam
perusahaan.

Dengan demikian, komunikasi dalam korporasi ini merupakan kegiatan dua arah antara dua orang atau
lebih. Ada berbagai mode komunikasi, beberapa di antaranya digunakan lebih umum di tempat kerja ini
daripada yang lain. Di Toyota Corporation tempat saya melakukan penelitian, keterampilan komunikasi
sangat penting karena karyawan memanfaatkan keterampilan ini untuk membantu perusahaan bersaing
dengan perusahaan lain seperti General Motors, Kia, Honda, dan banyak lainnya.

Karena efektivitas komunikasi mereka, Toyota Corporation selalu melakukan bisnis penjualan mobil yang
luar biasa. Faktanya, Toyota Corporation telah dinilai sebagai perusahaan kendaraan bermotor terbaik
yang menghasilkan mobil terbaik dan mobil terbanyak yang diminati di seluruh dunia. Ini memproduksi
mobil penumpang, bus, kendaraan sport, truk, dan van. Selain itu, Toyota memiliki perusahaan yang
memproduksi produk seperti karet, baja, dan tekstil.

Oleh karena itu, Toyota Motor Corporation telah merumuskan ide dan teknik untuk karyawan dan
manajer lini depan. Toyota Corporation telah menyusun strategi dan menentukan keterampilan yang
meningkatkan komunikasi internal mereka yang membuat staf lebih efektif, bekerja lebih mudah, lebih
cepat, dan lebih memuaskan. Misalnya, manajer atau pemimpin, menggunakan memo internal, surat,
tatap muka, surat, e-mail, telepon, ponsel, surat kabar, papan pengumuman, pesan teks untuk membuat
tim atau departemen lebih produktif, bantuan dalam karyawan retensi, dan ini membuat pekerjaan
lebih mudah.

Komunikasi di Toyota Motor Corporation menggunakan komunikasi ke bawah dan ke atas. Pola berikut
diikuti dalam komunikasi ke bawah. “Komunikasi ke bawah mengalir dari supervisor ke karyawan, dari
pembuat kebijakan ke personel operasi, atau dari atas ke bawah pada bagan organisasi. Saat pesan
bergerak ke bawah melalui tingkat organisasi yang berurutan, pesan tersebut tampak semakin besar.
Pernyataan kebijakan sederhana dari atas organisasi dapat berkembang menjadi rencana formal untuk
operasi di tingkat yang lebih rendah. " (Lehman & DuFrene, 2005) hal. 13

Akibatnya, staf di Toyota Motors Corporation juga menggunakan komunikasi yang merupakan umpan
balik yang mendukung hierarki. “Komunikasi ke atas umumnya adalah umpan balik untuk komunikasi ke
bawah. Meskipun perlu dan berharga, komunikasi ke atas memang mengandung risiko. Ketika
manajemen meminta informasi dari tingkat organisasi yang lebih rendah, informasi yang dihasilkan
menjadi umpan balik untuk permintaan itu. Karyawan berbicara dengan supervisor tentang diri mereka
sendiri, sesama karyawan, pekerjaan dan metode melakukannya, serta persepsi mereka tentang
organisasi. Komentar ini adalah umpan balik untuk aliran ke bawah yang dikirimkan dalam bentuk lisan
dan tertulis melalui pertemuan kelompok, prosedur atau manual operasi, rilis berita perusahaan, dan
selentingan. " (Lehman & DuFrene, 2005) hal. 13-14.

Keterampilan Komunikasi dalam Toyota Corporation

Dalam Toyota Corporation, keterlibatan dicapai melalui proses komunikasi. Meskipun banyak faktor
yang secara kolektif memengaruhi tingkat keterlibatan, elemen berbasis komunikasi berikut
menunjukkan lingkungan keterlibatan yang kuat:

- Supervisor langsung dinilai sebagai komunikator yang baik.

- Manajemen dipercaya dalam apa yang dikatakan dan dilakukannya.

- Komunikasi yang jujur dan terus terang, membantu memaksimalkan kinerja organisasi dan individu.

- Karyawan dikomunikasikan pertama kali dengan berita penting organisasi.

- Karyawan sangat memahami strategi bisnis organisasi.

- Karyawan mampu menerapkan pengetahuannya tentang strategi bisnis ke dalam tugas pekerjaannya.

- Prestasi diakui dan dihargai.

- Karyawan merekomendasikan organisasi kepada kolega dan teman.

Selama bertahun-tahun, komunikasi internal dan / atau karyawan di dalam Perusahaan Toyota dianggap
berada dalam ranah sumber daya manusia. Selama penelitian di dalam Toyota Corporation, saya
menemukan bahwa, ketika karyawan dilibatkan, melalui keterampilan komunikasi internal mereka lebih
cenderung menghasilkan empat perilaku nyata: bertahan, bekerja, memengaruhi orang lain agar bekerja
dengan baik dan merekomendasikan pemberi kerja kepada orang lain.

Tinggal adalah tentang bagaimana lingkungan kerja menarik, mengembangkan, dan mempertahankan
pekerja. Waktu yang diperlukan untuk mengisi posisi, kualitas perekrutan, standar keragaman, tingkat
pengembangan dan kepuasan karyawan adalah indikator utama. Tidak ada yang lebih berharga dalam
menciptakan lingkungan kerja dan menentukan budaya jangka panjang selain sistem komunikasi yang
mendukungnya

Kebijakan korporasi Toyota

Toyota Corporation sangat berfokus pada kriteria keuangan, proses, dan perubahan operasional; namun
secara teratur gagal memberikan pengaruh yang diinginkan. Seringkali hal ini disebabkan oleh
komunikasi internal yang tidak efektif yang menyebabkan kurangnya keterlibatan dan hasil yang
mengecewakan. Tantangan ini menjadi lebih sulit oleh kesalahpahaman mendasar di antara para
eksekutif dan manajer tentang kekuasaan, kepentingan dan dampak komunikasi yang berpotensi
membuat perbedaan antara frustasi dalam tindakan dan kinerja yang berkelanjutan.
Karena korporasi percaya bahwa komunikasi sebagai disiplin manajemen adalah faktor keberhasilan
utama dalam mendukung perubahan yang efektif, dan mereka bekerja untuk memastikannya sebagai
komponen fundamental dari strategi dan manajemen bisnis.

Kepemimpinan Toyota

Ketika Toyota Corporation menyadari kekurangan dalam keuntungan finansial, manajemen puncak
menanyakan alasan kekurangan tersebut dari seluruh manajemen perusahaan. Dalam kebanyakan
kasus, kegagalan tersebut dikaitkan dengan komunikasi internal yang tidak efektif di dalam Toyota
Corporation.

Namun demikian, ketika manajemen puncak menyadari gangguan komunikasi di dalam perusahaan,
mereka mengadakan konferensi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Konferensi ini diiklankan secara
luas melalui surat berita, papan pengumuman, dan email. Saat meneliti, saya menyimpulkan bahwa
konferensi tersebut menjadi sangat berguna karena membantu mengekang krisis perusahaan langsung.

Ketika saya mewawancarai, (Guy, Sales Representative, 21 Maret 2008, 10.30) saya mengetahui bahwa
“Sebagian besar karyawan Toyota telah mencapai posisi mereka saat ini karena pencapaian luar biasa di
bidang keahlian tertentu seperti: manajer umum, manajer penjualan, manajer keuangan , manajer
operasi, konsultan penjualan, dan lainnya karena komunikasi internal yang efektif dalam perusahaan. Ini
karena sekali dalam peran kepemimpinan diasumsikan bahwa kemampuan mereka untuk bekerja
dengan baik di semua bidang lain, termasuk sebagai komunikator yang efektif, sama dengan gelar dan
tanggung jawab. Sudah menjadi kebijakan bahwa setelah seseorang dipekerjakan benar-benar dilatih
tentang bagaimana menjadi komunikator yang efektif, karena sering kali perlu untuk memberi para
pemimpin pengembangan profesional yang disesuaikan dalam memahami kekuatan komunikasi. "

Manajemen perusahaan membantu para pemimpin memahami bagaimana menggunakan komunikasi

sebagai komponen sentral dari proses pengambilan keputusan mereka dan untuk mempertimbangkan
konsekuensi dari keputusan ini dari perspektif karyawan dan pelanggan - pendorong keterlibatan yang
terbukti. Keterlibatan dan Motivasi pekerja produksi lebih dipengaruhi oleh atasan langsung daripada
faktor lainnya.

Kekuatan Toyota Motors Corporation sangat didasarkan pada komunikasi yang efektif antara pemberi
kerja dan karyawan. Mereka bekerja sebagai tim yang menginformasikan, membujuk, menghibur, dan
berkonsultasi satu sama lain selama penjualan baik atau buruk. Keterampilan komunikasi berikut adalah
alat yang banyak digunakan untuk mengkomunikasikan berita deduktif dan induktif kepada staf.
Newsletter

Employee Newsletter adalah salah satu keterampilan komunikasi internal yang digunakan perusahaan
untuk merekrut karyawan. Newsletter di dalam Toyota Corporation, salah satu sarana terbaik untuk
komunikasi karyawan, biasanya menawarkan banyak kekayaan di perusahaan. Oleh karena itu, buletin
merupakan alat yang kuat untuk informasi, stimulasi, dan hiburan perusahaan. Dalam wawancara saya
baru-baru ini (Jack, manajer penjualan, 3 April 2008, 11.15 pagi) saya mengetahui bahwa, “Toyota
Motors Corporation, seperti banyak organisasi lain mendistribusikan buletin internal untuk
menumbuhkan rasa kebersamaan di antara karyawan mereka. Buletin internal Toyota ditujukan untuk
menyampaikan informasi, tren, dan bagian-bagian hiburan sebagai buletin eksternal perusahaan, tetapi
dengan rasa keakraban yang lebih besar, dan mungkin lebih sedikit formalitas. Para karyawan terlibat
dalam persaingan persahabatan dengan menggembar-gemborkan berkinerja terbaik di buletin
perusahaan. Ini mengakui ulang tahun staf, pernikahan, hari jadi, dan prestasi di halaman publikasi
internal yang segar. Ini juga mempertajam pengetahuan industri tim melalui factoids yang berguna,
artikel terbaru, dan editorial analitis. Perusahaan Toyota menggunakan buletin untuk memberi tahu staf
dan pelanggan tentang kejadian dan kejadian terkini di dalam perusahaan. " Juga, saya menyimpulkan
bahwa perusahaan mendapat kesempatan untuk mendapatkan klien baru ketika buletin diedarkan, dan
sering dilihat oleh lebih dari satu orang selama siklus hidupnya. Masuk akal dan merupakan langkah
cerdas untuk melakukan outsourcing komunikasi perusahaan alih-alih menyimpannya di rumah.
Meskipun, perusahaan Toyota motors menggunakan buletin sebagai salah satu alatnya untuk
komunikasi internal, menurut saya ini bukan cara komunikasi yang baik karena butuh waktu untuk
keluar, karena mereka melakukannya seperti triwulanan. Selain itu, sebagian besar staf Toyota
Corporation tidak memiliki waktu untuk membacanya karena sibuk melakukan tugasnya yang biasa.
Saya akan mengusulkan agar korporasi menggantinya dengan alat yang lebih cepat seperti e-mail.

Face-to-Face Communication

Terlepas dari munculnya email dan intranet, Toyota Corporation juga menghargai sesi tatap muka
terutama dalam hal menjaga staf tetap up-to-date. (Wayne, Manajer Hubungan Masyarakat, 4 April
2008, 10.45 pagi) menunjukkan bahwa "studi oleh jurnal spesialis IRS Employment Review menemukan
bahwa, sementara organisasi sekarang menggunakan berbagai metode komunikasi, termasuk sistem
online, buku pegangan, buletin dan memo , pengarahan tim, sesi pengarahan eksekutif, dan road show
cenderung bekerja paling baik, keterlibatan tatap muka adalah ukuran kritis yang dapat digunakan
organisasi untuk menginspirasi dan memobilisasi orang-orang mereka untuk mempercepat pencapaian
tujuan perusahaan. Karyawan yang terlibat termotivasi untuk sukses, bangga dengan perusahaan
mereka, berkomitmen untuk kesuksesan perusahaan dan merupakan pendukung merek yang sangat
persuasif. Program tersebut dikembangkan dalam konteks penemuan empiris yang tercermin dalam
Indeks Keterlibatan Karyawan. " Dia lebih lanjut menginformasikan bahwa indeks ini menetapkan dasar
untuk apa yang dirasakan karyawan saat ini, menyoroti pendorong keterlibatan utama dan
mengidentifikasi hambatan menuju kesuksesan, menghilangkan spekulasi tentang apa yang akan
mendorong perubahan yang efektif. Memastikan karyawan berkomitmen pada organisasinya dan
sejalan dengan strategi perusahaan adalah unsur utama dalam memastikan pelaksanaan program yang
mengarah pada kinerja tinggi yang berkelanjutan di dalam Toyota Corporation. Yang diperlukan adalah
komunikasi yang lebih baik antara karyawan dan pemberi kerja membawa kesuksesan bagi perusahaan.
Faktanya, cara paling efektif untuk mengatasi tantangan komunikasi umum di dalam Toyota Corporation
telah ditemukan bahwa peran eksekutif senior dalam memastikan keberhasilan kampanye komunikasi
internal adalah mencari tahu mengapa ada manfaat menimbun informasi, belajar bagaimana para
profesional memilih konten untuk dikomunikasikan, sarana yang akan digunakan, dan
mempertimbangkan kembali manfaat dari pertemuan tatap muka yang sering.

Selama wawancara (Perry, Managing Director, 4 April 2008, 14.30) menunjukkan bahwa, "Toyota
Corporation seperti banyak perusahaan berkinerja terbaik lainnya memperlakukan komunikasi sebagai
pendorong bisnis utama, komunikasi digunakan untuk mendidik manajer dan melibatkan karyawan
dalam bisnis dengan menyediakan garis pandang untuk kebutuhan pelanggan dan tujuan bisnis. Selain
itu, dengan mendapatkan wawasan tentang apa yang dilakukan perusahaan berkinerja terbaik, pemberi
kerja dapat mengubah orientasi program komunikasi mereka, menandai pengalaman karyawan kami,
dan membuat perbedaan dalam hasil bisnis kami. ” Lebih lanjut dia mengatakan bahwa program
komunikasi yang efektif dapat membuat perbedaan nyata bagi hubungan majikan / karyawan. Karena ini
bukan hanya latihan 'perasaan-baik'. Perusahaan yang berkomunikasi secara efektif dengan karyawan
memiliki keterlibatan tenaga kerja dan hasil keuangan yang unggul. Organisasi kami memiliki empat
audiens internal, yang menjadikannya sangat menantang untuk berkomunikasi. Plus, salah satu tujuan
terbesar kami adalah meningkatkan penjualan silang antar departemen. Jadi tugas kita adalah
mendorong semua grup internal kita untuk berbagi informasi. Hingga saat ini, hampir tidak ada
pembagian informasi. Ini sebagian karena berbagai pemangku kepentingan kami memiliki tujuan yang
berbeda. Selama penelitian, saya menemukan bahwa hanya minoritas (sepertiga) pengusaha yang
disurvei memiliki kebijakan komunikasi tertulis formal. Sementara dua pertiga mencoba mengevaluasi
keberhasilan komunikasi internal mereka, kurang dari seperempat dari mereka yang menggunakan
metode evaluasi formal. Meskipun perencanaan dan evaluasi formal terbatas, lebih dari setengah
organisasi yang disurvei percaya bahwa strategi komunikasi mereka berhasil. Temuan kunci lainnya
termasuk dari penelitian ini termasuk bahwa, sementara komunikasi internal sering memiliki beberapa
tujuan, pengusaha percaya bahwa tujuan paling penting adalah memberi informasi kepada staf tentang
perubahan organisasi.

Notice board

Papan pengumuman merupakan salah satu alat komunikasi yang biasa digunakan oleh Toyota Motors
Corporation. Meskipun papan pengumuman dianggap sebagai cara lama dalam menyampaikan pesan,
namun tetap dapat digunakan karena memiliki kelebihan dan kekurangan.
Namun demikian, “papan pengumuman adalah media komunikasi yang jelas tetapi sering
disalahgunakan. Bahaya terbesar adalah membiarkan papan menjadi berantakan dengan materi yang
tidak menarik atau ketinggalan zaman. Tetapi staf Toyota mengontrol apa yang ada di papan.
Manajemen telah menunjuk anggota staf yang bertanggung jawab untuk menyervisnya dengan
menghapus materi yang sudah kadaluwarsa atau pemberitahuan yang tidak sah. Pertunjukan yang lebih
mengesankan dapat dibuat dari pemberitahuan dan materi lainnya jika pusat informasi didirikan di atau
tempat lain yang sesuai di mana informasi dapat ditampilkan dengan cara yang lebih menarik dan
menarik daripada di papan pengumuman biasa. ” (Miller, 2003) hal. 13.

Toyota Motors Corporation menggunakan papan pengumuman untuk membantu staf menemukan
informasi yang memfasilitasi aktivitas profesional mereka sendiri seperti:

-Mencari rumah di lokasi lain yang dekat dengan pekerjaan untuk disewa.

-Membutuhkan seseorang untuk bermain tenis panjang setelah bekerja.

-Mencari pelatih sepak bola dan bola basket.

-Menginginkan informasi tentang kondisi kehidupan di wilayah tempat seseorang akan melakukan
pekerjaan lapangan.

Informasi -Membutuhkan untuk mengunjungi perpustakaan ilmiah di universitas terdekat.

-Memberikan informasi tentang kinerja penjualan perusahaan mingguan, bulanan, triwulanan, dan
tahunan.

-Untuk menunjukkan hasil dari pertemuan sebelumnya.

-Pengumuman hari pemberian penghargaan perusahaan.

Papan pengumuman penting untuk menyebarkan informasi yang diungkapkan pada komite di sekitar
kantor dan tempat kerja, tetapi tidak mungkin mengandalkan anggota komite untuk melakukan ini.
Risalah dapat dipasang di papan pengumuman, tetapi jarang dibaca, biasanya karena berisi terlalu
banyak materi yang berlebihan.

Meskipun perusahaan menggunakan papan pengumuman sebagai salah satu alat komunikasi internal,
beberapa staf tidak ingat untuk memeriksa informasi yang ada di dalamnya, ditambah lagi mereka
sangat sibuk dan mereka tidak punya waktu untuk pergi ke tempat untuk memeriksa informasi. Jadi,
menurut saya ini bukan cara komunikasi yang efektif di perusahaan ini. Mereka perlu menggunakan
buletin atau memo.

Bulletins

Buletin pada dasarnya digunakan sebagai mode komunikasi di dalam Toyota Motors Corporation. Ini
melayani tujuan cara layanan mandiri untuk mendapatkan informasi, yaitu buletin yang disimpan di
meja depan perusahaan sehingga anggota staf dapat memilih mereka untuk mendapatkan informasi
perusahaan terbaru.

Demikian pula, Toyota Motors Corporation juga memiliki papan buletin terlampir yang ideal untuk
menyampaikan informasi akhir tahun. “Buletin dapat digunakan untuk memberikan informasi langsung
kepada karyawan yang tidak sabar menunggu terbitan buletin berikutnya, atau menjadi pengganti
publikasi resmi jika perusahaan merasa bahwa pengeluaran tersebut tidak pantas. Buletin berguna
hanya jika didistribusikan dengan cepat dan dilihat oleh semua karyawan yang tertarik. Mereka dapat
dengan mudah diposting di papan pengumuman atau, lebih efektif, diberikan kepada masing-masing
karyawan dan digunakan sebagai titik awal untuk sesi pengarahan jika mereka berisi informasi atau
minat yang cukup untuk diskusi tatap muka. " (Amstrong, 2003) hal. 821.

Oleh karena itu, buletin merupakan cara komunikasi internal yang penting dan efektif di Toyota Motors
Corporation.

Memo

Memo digunakan di Toyota Motor Corporation sebagai salah satu saluran komunikasi internal. Ini
digunakan untuk menyampaikan pesan harian penting yang menunjukkan bagaimana perusahaan
bersikap adil dalam operasinya. Ini juga digunakan untuk menyampaikan pesan rapat cepat yang
dipanggil dari waktu ke waktu.

Memo bertindak sebagai saluran informatif di dalam Toyota Corporation karena memo memberi tahu
staf tentang keuntungan atau kerugian yang terjadi di dalam perusahaan pada minggu tertentu. Itu
adalah kekuatan juga yang menunjukkan kekuatan atau kelemahan korporasi. Memo adalah catatan
atau komunikasi tertulis singkat yang digunakan baik dalam bisnis, pemerintahan, lembaga pendidikan,
atau kantor hukum. Bentuk jamaknya adalah memorandum atau memorandum.

Memo tidak memiliki format tertentu, tetapi mungkin khusus untuk satu kantor, tingkat pemerintahan,
atau lembaga lain. Memorandum yang sangat spesifik dalam pengaturan hukum adalah memorandum
kesepahaman, perjanjian memorandum, memorandum asosiasi, memorandum penempatan pribadi,
memorandum rahasia, dan memorandum rahasia. “Laporan singkat sering kali ditulis dalam bentuk
memorandum, email, atau surat. Laporan memorandum diarahkan ke orang dalam organisasi, seperti
kebanyakan laporan email. Memo mencakup berikut ini: tajuk untuk melayani fungsi laporan formal dari
halaman pengiriman dan judul, garis horizontal untuk menambahkan minat dan memisahkan
pengiriman dari badan memo, menggunakan pendekatan deduktif untuk menyajikan laporan. ” (Lehman
& DuFrene, 2005) hal. 445.

Memo juga bertindak sebagai alat informatif untuk menginformasikan atau untung atau rugi yang
terjadi di dalam perusahaan dalam waktu tertentu. Oleh karena itu, memo adalah alat yang kuat dan
efektif untuk komunikasi internal staf Toyota.
E-mail

E-mail adalah salah satu alat komunikasi modern. Ini mengikuti protokol yang termasuk dalam protokol
kontrol transportasi / internet. E-mail telah terbukti menjadi mode komunikasi yang sangat efisien di
dalam Toyota Motors Corporation. Selama wawancara, petugas departemen komunikasi memberi tahu
saya bahwa email sangat banyak digunakan untuk berkomunikasi secara internal di berbagai
departemen yang membawa hasil yang sangat positif dalam operasi perusahaan.

Namun, e-mail sangat efektif di Toyota Motor Corporation karena membantu perusahaan
berkomunikasi dengan staf lebih cepat dan murah daripada kebanyakan komunikasi elektronik lainnya.
E-mail dengan cepat menjadi alat komunikasi yang paling banyak digunakan di banyak organisasi. “Ini
menyediakan cara yang cepat dan nyaman untuk berkomunikasi dengan mengurangi tag telepon dan
interupsi telepon, memfasilitasi transmisi satu pesan ke beberapa penerima, mengurangi tagihan
telepon, menghilangkan hambatan waktu, dan membina komunikasi terbuka di antara pengguna di
berbagai lokasi. Meskipun prinsip penulisan umum berlaku, format email yang dapat diterima kurang
formal dibandingkan format surat bisnis. ” (Lehman & DuFrene, 2005) hal. 181.

E-mail sering digunakan dan lebih populer di Toyota Motor Corporation karena:

- Memiliki kelebihan dari mailing list yang memiliki kemampuan yang jelas untuk mendistribusikan
informasi kepada staf dengan biaya yang relatif rendah jika dibandingkan dengan investasi media lain
seperti direct mail atau buletin cetak, lebih murah.

- Ini instan, bukan iklan yang dikirim melalui pos; email masuk dalam beberapa detik atau menit.

- Manajer Umum Perusahaan dapat menghubungi anggota staf melalui email di mana dia menerima
umpan balik komunikasi email.

- Lebih dari separuh pengguna staf Toyota Motors Corporation memeriksa atau mengirim email sebagai
cara komunikasi internal yang mudah.

- Jenis interaksi tertentu dengan manajemen dapat memicu pesan lain untuk dikirim secara otomatis.

- Mengirim e-mail dengan tujuan untuk meningkatkan hubungan antara karyawan dan pemberi kerja.

- Mengirim email dengan tujuan memberi tahu karyawan baru tentang kinerja perusahaan setelah
mereka bergabung.

Cell Phone

Selama wawancara dengan manajemen puncak Marietta Toyota Corporation, saya menemukan bahwa
mereka menggunakan telepon seluler sebagai alat komunikasi internal. Saya tahu betul bahwa ponsel
telah menjadi begitu efisien karena dibawa oleh individu di mana pun mereka berada sehingga
memudahkan untuk menyampaikan pesan di mana pun lokasinya.
“Selain fungsi suara standar telepon, telepon seluler saat ini dapat mendukung banyak layanan
tambahan, dan aksesori, seperti SMS untuk pengiriman pesan teks, email, pengalihan paket untuk akses
ke internet, dan MMS untuk mengirim dan menerima foto dan video. Sebagian besar ponsel saat ini
terhubung ke jaringan seluler stasiun pangkalan (situs seluler), yang pada gilirannya saling terhubung ke
jaringan telepon umum (PSTN) (pengecualiannya adalah telepon satelit). ”
http://en.wikipedia.org/wiki/Telepon seluler

Alasan mengapa Toyota Corporation menggunakan ponsel adalah karena ia menyediakan berbagai
fungsi yang luar biasa, dan yang baru sedang ditambahkan dengan sangat cepat. Tergantung pada model
ponselnya, seseorang dapat:

 Simpan informasi kontak

 Buat daftar tugas atau hal yang harus dilakukan
 Pantau janji temu dan atur pengingat
 Mengirim atau menerima email
 Kirim pesan teks

Ponsel menjadi sangat efisien di Toyota Motors Corporation karena portabel dan mudah menyampaikan
pesan di mana pun lokasinya. Jadi, ini adalah alat komunikasi yang efektif di dalam Toyota Motors
Corporation.

Text Messages

Selain menggunakan ponsel sebagai alat komunikasi, manajemen memuji satu bagian yang telah
digunakan perusahaan secara efektif. Pesan teks adalah alat komunikasi yang digunakan perusahaan
secara luas untuk mengkomunikasikan pesan instan ketika mereka perlu mengadakan pertemuan
darurat atau tindakan yang harus diambil di dalam perusahaan. “Pesan teks adalah apa yang oleh
perusahaan nirkabel disebut SMS, untuk layanan pesan singkat. Ini telah menjadi hampir sepopuler
komunikasi suara telepon seluler, dengan sebanyak 20 miliar pesan teks dikirim setiap bulan di Amerika
Serikat saja. Sebagian besar pesan teks dihapus dalam 72 jam. ”
(http://infogovernance.blogspot.com/2008/02/text-messaging-and-importance-of.html) Pesan Teks
memungkinkan seseorang untuk mengirim pesan teks ke ponsel dari satu lokasi fasilitas perusahaan ke
yang lain. Manajemen Korporasi Toyota Motors melaporkan bahwa perusahaan tersebut sering kali
menggunakan pesan teks tanpa gagal karena efisiensinya. Apa yang saya simpulkan dari laporan
perusahaan adalah bahwa pesan teks telah memainkan peran komunikasi yang sangat positif di
perusahaan ini. Ini telah digunakan secara luas dan akan semakin banyak digunakan dalam perusahaan
ini, jadi ini adalah cara komunikasi yang efektif.
Telephone

Manajer penjualan Toyota Corporation memberi tahu saya bahwa mereka sering menggunakan telepon
dalam mengkomunikasikan pesan satu sama lain di dalam perusahaan mereka. Mereka mengatakan
bahwa ini adalah salah satu mode komunikasi yang mereka gunakan sejak perusahaan didirikan 30
tahun yang lalu dan telah membantu mereka mencapai banyak hal dalam manajemennya. Oleh karena
itu, untuk memuaskan rasa penasaran saya, saya ingin tahu apa itu telepon dan apa fungsinya. “Telepon
atau telepon adalah perangkat telekomunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima suara
(paling umum suara dan ucapan) melintasi jarak. Kebanyakan telepon beroperasi melalui transmisi
sinyal listrik melalui jaringan telepon yang kompleks yang memungkinkan hampir semua pengguna
telepon untuk berkomunikasi dengan hampir semua orang lain

”(http://in.answers.yahoo.com/question/index?qid=20070302005955AAMLHBS )
Keunggulan Layanan Pekerja

Pentingnya telepon di Toyota Motors Corporation adalah untuk citra positif di antara karyawan dan
majikan. Telepon telah membantu menyampaikan pesan cepat dari satu bagian fasilitas ke bagian lain.
Itu telah membantu mengadakan pertemuan dengan sangat cepat. Ini telah digunakan untuk
menginformasikan tentang keadaan darurat di dalam lokasi perusahaan. Ini membantu untuk
menelepon ketika seorang karyawan menghadapi masalah di dalam fasilitas.

Oleh karena itu, saya menemukan bahwa telepon juga telah menjadi alat komunikasi yang efektif di
perusahaan ini, karena telah menjadi bagian tak terpisahkan dari komunikasi di perusahaan ini dan akan
terus digunakan karena perusahaan memiliki kepercayaan yang besar terhadap bisnis yang dijalankan
oleh telepon ke mereka.

Instant Messaging

Toyota Motor Corporation menggunakan Instant Messaging (IM) yang dikenal sebagai obrolan untuk
komunikasi antara staf dengan staf plus pemberi kerja. Pesan / obrolan instan adalah teknologi yang
memfasilitasi komunikasi berbasis teks hampir real-time antara dua staf perusahaan Toyota atau lebih
banyak peserta melalui jaringan. Penting untuk dipahami bahwa apa yang membedakan obrolan dan
pesan instan dari teknologi seperti email adalah sinkronisitas komunikasi yang dirasakan oleh pengguna
- Obrolan terjadi secara real-time di depan mata Anda.

Untuk alasan ini, beberapa orang menganggap komunikasi melalui pesan instan tidak terlalu
mengganggu daripada komunikasi melalui telepon. Namun, beberapa sistem mengizinkan pengiriman
pesan ke orang yang saat ini tidak masuk (pesan offline), sehingga menghilangkan banyak perbedaan
antara pesan instan dan email. Pesan Instan memungkinkan komunikasi instan antara sejumlah pihak
secara bersamaan, dengan mengirimkan informasi secara cepat.
Beberapa sistem pesan instan memungkinkan pengguna untuk menggunakan kamera web dan mikrofon
yang membuatnya lebih populer daripada yang lain. Karena fitur ini, pengguna dapat melakukan
percakapan secara real-time. Selain itu, pesan instan memiliki fitur tambahan seperti: penerimaan atau
balasan langsung, obrolan grup, layanan konferensi termasuk suara dan video, pencatatan percakapan
dan transfer file.

Di Toyota Motor Corporation, pesan instan memungkinkan komunikasi yang efektif dan efisien, yang
menampilkan tanda terima atau balasan langsung. Dalam kasus tertentu, pesan instan melibatkan fitur
tambahan, yang membuatnya lebih populer, yaitu untuk melihat pihak lain, mis. dengan menggunakan
kamera web atau berbicara langsung secara gratis melalui internet.

Jadi, Toyota Motors Corporation menggunakan alat komunikasi ini untuk menyimpan percakapan untuk
referensi nanti. Pesan Instan biasanya dicatat dalam riwayat pesan lokal yang menutup celah terhadap
sifat email yang persisten dan memfasilitasi pertukaran informasi yang cepat seperti URL atau cuplikan
dokumen yang dapat menjadi sulit saat dikomunikasikan melalui telepon. Jadi, ini adalah alat yang
efektif untuk komunikasi internal perusahaan ini. “Pesan instan, atau obrolan, merepresentasikan
campuran email dengan percakapan. Teknologi email waktu nyata ini memungkinkan Anda mengelola
daftar orang yang ingin Anda ajak berinteraksi. Anda dapat mengirim pesan ke salah satu atau semua
orang di daftar Anda selama orang tersebut online. Mengirim pesan akan membuka jendela di mana
Anda dan kontak Anda dapat mengetik pesan yang Anda berdua dapat segera lihat. ” (Lehman &
DuFrene, 2005) hal. 167.

Conclusion

Toyota Motors Corporation menggunakan tulisan untuk berkomunikasi secara efektif di semua tingkat
bisnis. Penulisan buletin dan komunikasi perusahaan adalah elemen penting yang membuat staf tetap
mendapat informasi dan memberikan citra perusahaan kepada perusahaan, dan pemahaman publik
tentang kredibilitas dan keandalan yang sangat penting bagi keuntungannya. Demikian pula, korporasi
menggunakan papan pengumuman untuk menyebarkan informasi dari korporasi. Apa yang saya
kumpulkan dari penelitian ini adalah bahwa, tidak mungkin untuk mengandalkannya karena orang tidak
membaca berita sesering yang dibutuhkan. Jadi, ini tidak terlalu efektif. Buletin banyak digunakan
karena tersedia untuk pembaca karena berada di tempat-tempat strategis. Yaitu buletin ditempatkan di
depan kantor atau counter yang terbuka untuk setiap anggota staf. Jadi, ini adalah alat komunikasi
internal Toyota Motors Corporation yang efektif karena dapat berkomunikasi dengan sangat efektif.
Memo seperti buletin adalah alat komunikasi yang vital, karena telah terbukti sangat efisien dalam
menyampaikan pesan kepada staf saat dibutuhkan. Memo jarang digunakan dan telah menunjukkan
pengaruh yang besar dalam menjangkau staf saat dibutuhkan. Toyota Corporation menggunakan
telepon seluler sebagai alat komunikasi internal karena menyediakan berbagai fungsi yang luar biasa,
dan setiap staf didorong untuk memiliki perangkat baru yang tidak gagal dalam penerimaan karena
perusahaan sebagai telepon seluler sangat efektif dalam menyampaikan pesan mendesak .. Namun
demikian, saya menemukan bahwa baik telepon seluler dan telepon telah menjadi bagian tak
terpisahkan dari komunikasi di perusahaan ini dan keduanya akan terus digunakan karena perusahaan
memiliki banyak kepercayaan pada bisnis yang dilakukan telepon seluler dan telepon kepada mereka.
Sekali lagi, pesan instan memungkinkan komunikasi yang efektif dan efisien, yang menampilkan tanda
terima atau balasan langsung. Dalam kasus tertentu pesan instan melibatkan fitur tambahan, yang
membuatnya lebih populer, yaitu untuk melihat pihak lain, misalnya dengan menggunakan web-sams,
atau berbicara langsung secara gratis melalui internet. Metode komunikasi ini sangat banyak digunakan
di lingkungan Toyota Corporation. Ini terbukti efektif karena seseorang dapat melihat dengan siapa dia
berinteraksi.