Metode Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Ada banyak cara (wawancara atau kuesioner, misalnya) untuk mengumpulkan informasi pekerjaan.
Aturan dasarnya adalah menggunakan yang paling sesuai dengan tujuan Anda. Jadi wawancara
mungkin yang terbaik untuk membuat daftar tugas pekerjaan. “Kuesioner analisis posisi” yang lebih
kuantitatif mungkin paling baik untuk mengukur nilai setiap pekerjaan untuk tujuan pembayaran.

Wawancara

Manajer dapat melakukan wawancara individu dengan setiap karyawan, wawancara kelompok
dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama, dan/atau wawancara supervisor
dengan satu atau lebih supervisor yang berpengetahuan.

PERTANYAAN KHUSUS Pertanyaan wawancara yang umum termasuk yang berikut:

 Apa pekerjaan yang sedang dilakukan?

 Apa Di lokasi fisik apa Anda bekerja?
 Apa persyaratan pendidikan, pengalaman, keterampilan, [dan sertifikasi dan lisensi apa
pun]?
 Dalam kegiatan apa Anda berpartisipasi?
 Apa tanggung jawab dan tugas pekerjaan?
 Apa akuntabilitas dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri pekerjaan Anda?
 Apa tanggung jawab Anda?
 Apa saja lingkungan dan kondisi kerja yang terlibat?
 Apa tuntutan fisik, emosional, dan mental dari pekerjaan itu?
 Bagaimana kondisi kesehatan dan keselamatannya?
 Apakah Anda terkena bahaya atau kondisi kerja yang tidak biasa?

PRO DAN KONTRA Penggunaan wawancara yang luas mencerminkan keuntungannya. Ini adalah cara
sederhana dan cepat untuk mengumpulkan informasi. Pewawancara yang terampil juga dapat
menggali aktivitas penting yang terjadi sesekali, atau kontak informal yang tidak ada dalam bagan
organisasi. Karyawan juga dapat melampiaskan frustrasi yang mungkin tidak diperhatikan.

PEDOMAN WAWANCARA Untuk mendapatkan informasi terbaik:

 Membangun hubungan dengan orang yang diwawancarai. Kenali nama orang tersebut,
bicaralah dengan mudah, tinjaulah secara singkat tujuan wawancara, dan jelaskan
bagaimana orang tersebut dipilih untuk wawancara.
 Gunakan panduan terstruktur yang mencantumkan pertanyaan. Ini memastikan Anda akan
mengidentifikasi pertanyaan penting sebelumnya dan bahwa semua pewawancara (jika lebih
dari satu) mencakup semua pertanyaan yang diperlukan. (Namun, tanyakan juga, “Apakah
ada sesuatu yang tidak kami bahas dengan pertanyaan kami?”)
 Pastikan Anda tidak mengabaikan aktivitas penting tetapi jarang dilakukan—seperti tugas
perawat di ruang gawat darurat sesekali. Minta pekerja untuk membuat daftar
tugastugasnya dalam urutan kepentingan dan frekuensi kejadian.
 Setelah menyelesaikan wawancara, tinjau informasi tersebut dengan supervisor pekerja dan
pekerja tersebut.
Kuesioner

Beberapa kuesioner adalah daftar periksa terstruktur. Di sini setiap karyawan mendapatkan
inventaris mungkin ratusan tugas atau tugas tertentu (seperti "perubahan dan sambungan kabel").
Dia harus menunjukkan apakah dia melakukan setiap tugas dan, jika demikian, berapa banyak waktu
yang biasanya dihabiskan untuk masing-masing tugas. Di ekstrem lain, kuesioner mungkin hanya
bertanya, "jelaskan tugas utama pekerjaan Anda."

Kuesioner memiliki pro dan kontra. Ini adalah cara cepat dan efisien untuk mendapatkan informasi
dari sejumlah besar karyawan; itu lebih murah daripada mewawancarai puluhan pekerja, misalnya.
Namun, mengembangkan dan mengujinya (mungkin dengan memastikan pekerja memahami
pertanyaannya) dapat memakan waktu. Dan seperti halnya wawancara, karyawan dapat mengubah
jawaban mereka.

Pengamatan

Pengamatan langsung sangat berguna ketika pekerjaan terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati
pekerja lini perakitan dan petugas akuntansi adalah contohnya. Namun, biasanya tidak tepat bila
pekerjaan melibatkan banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur desain). Juga tidak berguna jika
karyawan hanya sesekali terlibat dalam kegiatan penting, seperti perawat yang menangani keadaan
darurat.Reaktivitas pekerja itu mengubah apa yang biasanya dia lakukan karena Anda menonton
adalah masalah lain.

Buku Harian/Log Peserta

Cara lain adalah dengan meminta pekerja untuk menyimpan buku harian/log; di sini untuk setiap
aktivitas yang dilakukan, karyawan mencatat aktivitas tersebut (bersama dengan waktu) dalam
sebuah log. Beberapa perusahaan memberi karyawan mesin pendikte saku dan pager. Kemudian
secara acak di siang hari, mereka memberi tahu para pekerja, yang mendikte apa yang mereka
lakukan saat itu.

Teknik Analisis Pekerjaan Kuantitatif

Metode kualitatif seperti wawancara dan kuesioner tidak selalu cocok. Misalnya, jika tujuan Anda
adalah membandingkan pekerjaan untuk tujuan pembayaran, daftar tugas saja mungkin tidak cukup.
Anda mungkin perlu mengatakan bahwa, pada dasarnya, “Pekerjaan A dua kali lebih menantang
daripada Pekerjaan B, dan karenanya bernilai dua kali lipat gajinya.” Untuk melakukan ini, ada
baiknya memiliki peringkat kuantitatif untuk setiap pekerjaan. Kuesioner analisis posisi dan
pendekatan Departemen Tenaga Kerja adalah metode kuantitatif untuk melakukan ini.

Analisis posisi kuesioner (PAQ)

Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif mengenai tugas dan tanggung
jawab berbagai pekerjaan.

Metode Analisis Pekerjaan Online

Pengusaha juga menggunakan metode analisis pekerjaan online. Di sini departemen sumber daya
manusia umumnya mendistribusikan kuesioner analisis pekerjaan standar kepada karyawan yang
secara geografis dicairkan secara online, dengan instruksi untuk melengkapi formulir dan
mengembalikannya pada tanggal tertentu. Analis pekerjaan kemudian dapat mengadakan, online,
pakar pekerjaan.
Menulis Deskripsi Pekerjaan

Produk terpenting dari analisis pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah
pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan pekerja, bagaimana dia melakukannya,
dan apa kondisi kerja pekerjaan itu. Anda menggunakan informasi ini untuk menulis spesifikasi
pekerjaan; ini daftar pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan dengan memuaskan.

Tidak ada format standar untuk menulis deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi
bagian yang mencakup:

1. Identifikasi pekerjaan
2. Ringkasan pekerjaan
3. Tanggung jawab dan kewajiban
4. Kewenangan petahana
5. Standar kinerja
6. Kondisi kerja
7. Spesifikasi pekerjaan

Identifikasi Pekerjaan

bagian identifikasi pekerjaan (di atas) berisi beberapa jenis informasi. Judul pekerjaan menentukan
nama pekerjaan, seperti: petugas pengendalian persediaan. Bagian status Fair Labor Standards Act
(FLSA) mengidentifikasi pekerjaan sebagai bebas atau tidak bebas. (Di bawah FLSA, posisi tertentu,
terutama administratif dan profesional, dikecualikan dari ketentuan lembur dan upah minimum
undang-undang tersebut.)Tanggal adalah tanggal deskripsi pekerjaan disetujui.

Standar Kinerja dan Kondisi Kerja

Bagian “standar kinerja” mencantumkan standar yang diharapkan perusahaan untuk dicapai oleh
karyawan untuk setiap tugas dan tanggung jawab utama uraian tugas. Salah satu cara untuk
menetapkan standar adalah dengan menyelesaikan pernyataan, ”Saya akan benar-benar puas
dengan pekerjaan Anda bila . . . ”Kalimat ini, yang diselesaikan untuk setiap tugas, harus
menghasilkan seperangkat standar kinerja yang dapat digunakan. Sebagai contoh:

1. Posting semua faktur yang diterima dalam hari kerja yang sama.
2. Rutekan semua faktur ke manajer departemen yang tepat untuk disetujui selambat-
lambatnya sehari setelah penerimaan.
3. Lakukan rata-rata tidak lebih dari tiga kesalahan posting per bulan.