Cara Melakukan Analisis Jabatan

Pernahkah Anda kebingungan saat harus menentukan jabatan di perusahaan?

Mungkin saat mengidentifikasi tanggung jawab setiap jabatan, mencari informasi
terkait jabatan, membuat job description, dan lain-lain. Dalam dokumen ini Anda
akan belajar bagaimana cara menentukan tugas dan tanggung jawab serta syarat
yang dibutuhkan seseorang pada jabatan tertentu.

1. Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu penentuan isi dari jabatan yang menentukan tugas dan
tanggungjawab dengan organisasi, syarat yang dibutuhkan agar seseorang dapat
memiliki kinerja yang baik dalam mengemban tugas pada jabatan tertentu.

Gambar 1. Ilustrasi proses analisis jabatan

Analisis jabatan merupakan sebuah kegiatan mengumpulkan informasi yang

berhubungan dengan suatu jabatan dan juga pekerjaan dengan persyaratan
tertentu. Untuk bahasa singkatnya yaitu langkah mengidentifikasi tugas dan juga
syarat suatu pekerjaan. Pekerjaan tersebut dijabarkan mengenai tugas dan
persyaratan yang harus dilakukan oleh seseorang.

1
Tentunya untuk bisa mengidentifikasi sebuah tugas harus melakukan pengumpulan
data mengenai jabatan. Informasi yang diolah dari analisis ini biasanya digunakan
untuk kepentingan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Selain hal tersebut, analisis jabatan atau yang dikenal juga dengan job analysis ini
merupakan sebuah eksplorasi yang sistematis sebuah jabatan. Dengan melakukan
sebuah studi dan juga pencatatan tanggung jawab seperti tugas dan keterampilan
yang dimiliki.

2. Cara Melakukan Analisis Jabatan di Perusahaan

Berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan dalam melakukan analisis
jabatan di perusahaan Anda:
1. Mengidentifikasi tanggung jawab setiap jabatan

Hal pertama yang perlu dilakukan dalam membuat analisis jabatan adalah
mengumpulkan data dan informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini perlu
dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam
perusahaan. Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui tugas dan tanggung
jawab setiap karyawan pemegang jabatan. Metode atau cara yang paling umum
dalam melakukan analisis pekerjaan adalah dengan cara melakukan wawancara
terhadap seseorang yang ahli dalam bidang tersebut (subject matter experts /

SMEs). 01

Sering kita temukan seorang HRD dan manajemen mengetahui apa tugas dan
tanggung jawab sehari-hari dari pekerjaan tertentu. Mereka mungkin melihat
hasilnya tetapi mereka tidak tahu tindakan dan perilaku kerja seperti apa yang
dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sehingga perlu dilakukan review
tanggung jawab pekerjaan karyawan yang ada.

2. Mencari informasi terkait jabatan

Terdapat beberapa metode yang dapat dilakukan untuk mencari informasi terkait
untuk mendukung proses pembuatan analisa jabatan, di antara lain:

2
● Interview

Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data serta informasi

yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada karyawan
secara langsung. Secara umum, metode ini memiliki tiga jenis teknik
wawancara berbeda. Jenis pertama yaitu wawancara individual yang di
mana proses wawancara hanya dilakukan dengan karyawan terkait. Jenis
kedua yaitu wawancara kelompok di mana proses wawancara dilakukan
dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan di bidang yang
sama. Jenis wawancara terakhir yaitu di mana proses wawancara dengan
supervisor atau atasan dari sang karyawan yang bersangkutan.

● Questionnaires

Metode Kuesioner merupakan metode yang memberikan sebuah daftar

yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang
bersangkutan. Metode ini merupakan metode yang paling sering digunakan
dalam analisis jabatan karena penggunaan metode ini dapat mengumpulkan
sejumlah informasi mengenai pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat
serta biaya yang relatif murah.

● Observation
Metode analisis jabatan observasi merupakan analisis jabatan yang
dilakukan dengan cara mengamati seorang karyawan dan mencatat segala
tugas karyawan tersebut. Pencatatan ini memperhatikan beberapa hal yaitu
pekerjaan yang dilakukan ataupun tidak dilakukan, tanggung jawab ataupun
bukan tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, metode yang
dilakukan untuk mengerjakan tugas, serta kemampuan emosional dan
mental yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan permasalahan dan
meminimalisir risiko.

● Participant Diary/Logs

Metode ini merupakan metode yang mirip dengan metode kuesioner, yang
membedakan adalah metode Participant Diary/Logs ini mendapatkan hasil

3
 informasi yang berasal dari hasil pencatatan yang disimpan serta
dikumpulkan langsung oleh karyawan yang bersangkutan.

● Quantitative Job Analysis Techniques

Merupakan metode yang melakukan pendekatan untuk mengumpulkan data

pekerjaan yang menghasilkan skala numerik yang digunakan untuk tujuan
perbandingan.

● Electronic Job Analysis Methods

Metode ini Menggunakan metode analisis pekerjaan berbasis elektronik

atau web. Contoh: menggunakan web untuk meninjau informasi yang ada
tentang pekerjaan alih-alih bertanya secara langsung kepada karyawan yang
bersangkutan.

Hal ini bisa dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya dengan
melakukan interview secara langsung dengan pekerja yang bersangkutan
untuk memperoleh data dan informasi terkait tugas dan tanggung jawab
yang mereka emban. Selain itu kita juga bisa membuat semacam kuesioner
terbuka lalu menyebarkannya kepada setiap jabatan yang ada di perusahaan
untuk mendapatkan data dan informasi yang kita butuhkan.

3. Mencari referensi job description

Kita perlu melihat dan mencari beberapa referensi dalam menulis deskripsi
pekerjaan di perusahaan Anda. Anda dapat menemukan contoh deskripsi
pekerjaan dengan melakukan pencarian di internet mengenai contoh job
description atau melihat posting pekerjaan untuk posisi yang sedang dipekerjakan
perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang
menggambarkan pencapaian mereka dalam suatu pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan yang terdaftar di situs-situs seperti Salary.com atau
Payscale.com juga merupakan alternatif situs yang dapat digunakan sebagai
referensi. Semua pencarian ini dapat membantu Anda mencari tahu dan
mengumpulkan informasi bagaimana cara untuk menuliskan analisis pekerjaan

4
 dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang
mungkin terlupakan.

4. Menganalisis pekerjaan, tugas dan tanggung jawab

Tidak setiap pekerjaan di dalam perusahaan teroptimalkan. Anda mungkin

menemukan tugas tugas yang belum selesai atau proyek penting yang harus Anda
pindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Anda mungkin menemukan
tugas-tugas yang akan lebih berhasil dan mudah diselesaikan oleh jabatan lain.
Oleh karena itu, cobalah melakukan analisis kembali mengenai pekerjaan, tugas,
dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi
tersebut. Hal ini bisa menjadi salah satu yang bisa ditambahkan ke job description.

5. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa
Melakukan benchmarking terhadap perusahaan lain yang memiliki pekerjaan
serupa juga dapat dilakukan. Anda dapat melakukan sharing mengenai pekerjaan
atau jabatan yang serupa, untuk dapat membantu Anda dalam menuliskan job
description. Biasanya HRD memiliki grup, asosiasi, atau tempat sharing yang
memungkinkan untuk bertanya, berbagi, dan belajar mengenai hal yang biasanya
berkaitan dengan jabatan HRD.

6. Menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi

tersebut
Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda untuk menentukan
hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut. Sehingga hal
ini akan membantu Anda dalam melakukan evaluasi dari jabatan tertentu,
Misalnya jika Anda melakukan analisis jabatan untuk posisi tenaga penjualan, dan
menentukan bahwa hasil yang dibutuhkan adalah mampu menjual 100 produk per
hari. Maka hal ini dapat menjadi indikator ketika nanti dilakukan evaluasi jabatan.

7. Menuliskan task statement yang jelas

Setelah semua informasi diperoleh serta tugas sudah teridentifikasi, maka langkah

5
 selanjutnya adalah menyusun task statement yang nantinya akan digunakan
dalam task inventory serta dimasukkan dalam job description. Job description atau
deskripsi pekerjaan akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari
pekerjaan tersebut. Deskripsi pekerjaan juga akan mempermudah perusahaan
saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu. Nantinya juga deskripsi
pekerjaan ini akan membantu Anda dalam menentukan job specification atau
kualifikasi yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut

Task statement yang baik haruslah mengandung unsur action (apa tugas yang akan
dikerjakan) dan object (terhadap apa tugas tersebut akan dikerjakan). Selain
kedua hal tersebut, task statement yang baik juga biasanya mengandung unsur
dimana tugas tersebut akan dikerjakan, bagaimana tugas tersebut akan dikerjakan,
mengapa tugas tersebut harus dikerjakan, dan kapan tugas tersebut akan
dikerjakan.

Hasil dari analisis pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan yang umumnya terdiri dari
delapan bagian yaitu: judul pekerjaan, ringkasan singkat, aktivitas kerja, peralatan
dan perlengkapan yang digunakan, konteks kerja, standar kinerja, informasi
kompensasi, dan persyaratan pribadi.

Kesimpulan

Anda sudah mempelajari cara melakukan analisis jabatan. Ada tujuh cara yang bisa
diterapkan dalam menganalisis jabatan, yaitu:
1. Mengidentifikasi tanggung jawab setiap jabatan
2. Mencari informasi terkait jabatan
3. Mencari referensi job description
4. Menganalisis pekerjaan, tugas dan tanggung jawab
5. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa
6. Menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut
7. Menuliskan task statement yang jelas

6
Setelah mengetahui cara melakukan analisis jabatan seperti yang sudah disebutkan
di atas, Anda dapat menerapkannya dalam proses menentukan jabatan di
perusahaan. Terus belajar, ya!