RANGKUMAN DISKUSI KOMUNIKASI BISNIS KELOMPOK 5

Penanya : Eka
Pertanyaan : Apa yang di maksud mengorganisasikan pesan ? Jelaskan dan berikan contoh
pesan yang teroganisasi dengan baik !
Jawaban :
Mengorganisasikan Pesan
1. Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan menyelesaikan
pesan.
2. Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan men formulasikan
pesan.
3. Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.
4. Pengorganisasian pesan rat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.
5. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan
adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.
6. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai
sasaran dan respon audiens tidak seperti yang diharapkan.

Berikut adalah contoh dari pengorganisasian kalimat yang baik

JUWITA DEPT STORE

Sdr. Ridho Amin 20 April 2011
Jln…….
Palembang

Dengan hormat.
Terima kasih saya sampaikan atas kesediaan Bapak menggunakan CD player merk
Tashika yang Bapak beli tanggal 28 Febuari 2011. Merupakan suatu hal yang penting bahwa
kami mampu mengatasi problem yang terjadi pada produk yang Bapak beli.
Sebagaimana diketahui bahwa semua produk yang dibeli di Juwita Dept Store
memperoleh jaminan sampai batas waktu 30 hari setelah tanggal pembelian. Produk yang
Bapak beli masih dalam batas garansi dari Tashika Corporation. Apabila Bapak memerlukan
pelayanan purnajual, harap melayangkan surat ke :
 Sdr. Muhammad Rifai
Tashika Corporation Baguan Produksi
PO BOX….Jkt

Menurut pengalaman, saya tahu bahwa para teknisi Tashika Corporation selalu
mengutamakan kepuasan bagi konsumen.

Bapak Ridho, jalinan kerja sama selama ini sangat berharga bagi kami. Oleh karena
itu sebagai bentuk kepedulian kepada pelanggan kamu menyelenggarakan bulan promosi
yang menawarkan produk – produk baru dengan diskon hingga 50% pada bulan Juni 2011

Terima kasih atas perhatian Bapak

Hormat kami.

Penanya: Oko
Pertanyaan: Menurut kalian apa yang biasanya menjadi penghambat pesan tersebut tidak bisa
tersampaikan secara efektif atau tepat waktu ?
Mengingat rangkaian pembuatan pesan yang lumayan banyak pasti akan mempengaruhi cepat
lambatnya pesan tersebut tersampaikan. Terlebih lagi birokrasi dalam organisasi yang
berbeda beda dan bisa menghambat proses pesan tersebut.
Jawaban:
Hal – hal yang menyebabkan pesan – pesan tidak terorganisir :
• Bertele – tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan pembuka awal
tersebut terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang lama untuk
memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
• Memasukkan bahan – bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan
yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-
buang waktu, juga dapat membuat pesan – pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak
jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan
penting saja yang disampaikan kepada audiens.
• Menyajikan ide – ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide – ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran
komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin – poin penting yang disampaikan.
• Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan – pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih dominan, maka ada
kecenderungan poin – poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena
terlalu fokus membahas hal – hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja. Poin –
poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

Penanya: A.A Sagung Pradnyasita Kahuningan

Pertanyaan : Dari ketiga jenis pesan tersebut, yang mana yang paling efisien dalam
penyampaian pesan ke bawahan?

jawaban :
Sebenernya ketiga jenis tersebut tidak hanya dipakai untuk komunikasi antara atasan ke
bawahan tetapi dipakai dalam berkomunikasi bisnis, tentunya ketiga jenis tersebut juga
memiliki kegunaan yang berbeda juga, yang pertama misalnya, apabila kita tertarik terhadap
suatu produk baru dan kita ingin mengetahui berbagai hal mengenai produk tersebut, seperti
karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka kita dapat menggunakan direct request,
karena langsung pada poin yang dituju.

yang kedua apabila kita ingin menyampaikan pesan tentang berkaitan dengan masalah
pekerjaan (yang positif), seperti penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi,
memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan
prestasi kerja maka yang digunakan adalah jenis goodnews
yang terakhir adalah apabila kita ingin menjaga hubungan bisnis kita bisa pakai pesan-pesan
goodwill karena goodwilladalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan
baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan
penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak
diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. contoh dari
goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan sebagai berikut:
- Ucapan selamat (congratulations) . Misalnya ada perusahaan lain yang membuka suatu
usaha atau cabang suatu usaha
- Ucapan salam (greetings). Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada
dalam perusahaan ataupun pada relasi seperti pemasok, konsumen. Tujuannya adalah untuk
menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat.

sehingga apabila dikaitkan dengan mana yg lebih efisien saya rasa itu tergantung kepada
situasi yang dihadapi

Penanya: Nadia
Pertanyaan: Masih terkait dengan persoalan birokrasi yg tadi disampaikan oleh Oko, jika
suatu organisasi mengalami permasalahan alur birokrasi dari bawahan ke atasan yang
panjang dan memakan waktu yg cukup lama sehingga pesan yg ingin disampaikan kadang
sudah melewati dari tanggal pesan tersebut ingin disampaikan, lalu bagaimana saran
kelompok kalian untuk mengatasi permasalahan tersebut?

Saran dari kelompok kami adalah dengan mengadakan pertemuan rutin bagi seluruh anggota
organisasi agar pesan-pesan yang belum mendapat respon dapat disampaikan langsung pada
pertemuan tersebut atau jika memungkinkan, pihak-pihak yang berwenang dalam organisasi
melakukan penyederhanaan alur komunikasi dalam organisasi tersebut. Contohnya, proses
pembuatan pesan dalam organisasi yang akan dipublikasikan untuk mahasiswa mengenai
SKP berdasarkan instruksi dekanat. Alurnya dimulai dari bidang advokesma yang membuat
konten tersebut lalu konten yang sudah dibuat harus melalui proses screening dimulai dari
ketua bidang, lalu kepada sekretaris untuk mengecek redaksional, serta juga tim kreatif untuk
mengecek desain. Setelah proses tersebut, konten atau informasi masih harus dibawa kepada
divisi yang bertanggungjawab, hal ini cukup memakan waktu. Namun, meskipun prosesnya
panjang dan memakan waktu yang banyak, hal ini berdampak baik yaitu informasi yang akan
dibagikan berarti sudah lolos screening dan layak untuk dipublikasikan. Jadi, pemangkasan
alur komunikasi tidak selalu efektif namun tetap dapat dilakukan jika memang sangat
diperlukan.