LAPORAN KEGIATAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGARSIPAN DOKUMEN MENGGUNAKAN SISTEM TANGGAL

DI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK KABUPATEN KOLAKA TIMUR

Disusun Untuk Memenuhi Sebagaian Persyaratan Mengikuti Uji Kompetensi Keahlian

Tahun Pelajaran 2021/2022

Disusun oleh :

DELLA SAFITRI
NIS. 0648

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

KOMPETENSI KEAHLIAN OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 LOEA KABUPATEN KOLAKA TIMUR
2021
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Industri (Prakerin) yang disusun oleh :

Nama : DELLA SAFITRI

NIS : 0648
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Kopetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Dengan Judul : Pengarsipan Dokumen dengan Menggunakan
Sistem Tanggal di Kantor Badan Pusat Statistik

Telah disahkan pada :

Hari :
Tanggal :

Pembimbing Instansi Pembimbing Sekolah

Irma Suryani, S.Si Sartina, S.Pd.I

NIP. 19851030 201212 2 002

Mengetahui,
Kepala Ka. Program Keahlian
SMK Negeri 1 Loea Manajemen Perkantoran

Sujasmin, S.Pd., M.Pd Ketut Sitiani, S.E

NIP. 19850304 201101 1 012 NIP. 19770829 200903 2 001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan nikmat yang luar biasa sehingga Penulis dapat menyelesaikan
Praktik Kerja Industri selama 3 bulan dengan baik sekaligus dapat menyusun
laporan ini sebagai kewajiban pelaksanaan Praktik Kerja Industri. Laporan Praktik
Kerja Industri ini merupakan salah satu syarat kelulusan di SMK Negeri 1 Loea.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu, membimbing dan memberikan dukungan kepada kami dalam
pelaksanaan Praktik Kerja Industri (Prakerin). Dengan terselesainya Laporan ini,
Penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua

2. Bapak Sujasmin, S.Pd.,M. Pd, selaku Kepala SMK Negeri 1 Loea.
3. Ibu Ketut Sitiani, S.E , selaku Ketua Program Keahlian Manajemen
Perkantoran.
4. Ibu Sartina, S.Pd.I, selaku Pembimbing dalam pembuatan laporan Prakerin.
5. Ibu Irma Suryani, S,Si, selaku Pembimbing Prakerin di Badan Pusat Statistik
Kolaka Timur
6. Bapak Burhanuddin, S.E., M.Si, selaku Kepala Badan Pusat Statistik Kolaka
Timur
7. Bapak Bastian Bachrun Bau, S.P, selaku Kepala Seksi Sosial di Badan Pusat
Statistik Kolaka Timur
8. Serta staf dan rekan-rekan Badan Pusat Statistik Kolaka Timur

Dalam penyusunan laporan ini penulis telah berusaha secara maksimal,

namun penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan,
sehingga masih membutuhkan kritik dan saran dari berbagai pihak.

Loea, September 2021

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAM JUDUL................................................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN...........................................................................................
ii
KATA PENGANTAR.......................................................................................................
iii
DAFTAR ISI......................................................................................................................

iv

BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.........................................................................................................
1
B. Maksud dan Tujuan.................................................................................................
2
C. Manfaat....................................................................................................................

BAB II. PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Gambaran Umum....................................................................................................
4
1. Sejara Singkat Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur......................
4
2. Visi Misi Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur..............................
5
3. Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur..............
6
B. Uraian Kerja............................................................................................................
7

iv
 C. Jadwal Kegiatan.......................................................................................................

BAB III. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Kajian Teori.............................................................................................................
9
B. Temuan Studi...........................................................................................................

10

BAB IV. PENUTUP

A. KESIMPULAN......................................................................................................
11
B. SARAN....................................................................................................................

11

DAFTARPUSTAKA.............................................................................................................
LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 1
Penyusunan perlengkapan SAKERNAS…………………………………..13
2. Gambar 2
Menerapkan penataan surat/dokumen……………………………………..13

v
vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Prakerin atau Praktik Kerja Industri dilaksanakan untuk melatih dan

memberikan pengajaran kepada peserta didik dalam Dunia Industri atau
Dunia Usaha yang relevan terkait Kompetensi Keahlian masing-masing.
Selain itu Prakerin juga bertujuan untuk memberikan bekal ilmu dalam
dunia kerja agar di masa mendatang para peserta didik dapat bersaing dalam
Dunia Industri yang semakin ketat seperti saat ini, untuk mempersiapkan
peserta didik agar memiliki kemampuan teknis dengan wawasan yang luas
dan fleksibel diera kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan,
meningkatkan mutu dalam Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), serta
mengasah dan mengimplementasikan materi yang diperoleh peserta didik
dari sekolah masing-masing terkait jurusannya.
Kegiatan Prakerin merupakan salah satu bentuk kegiatan dari sekian
banyak Visi dan Misi SMK Negeri 1 Loea dalam mempersiapkan peserta
didik untuk memasuki Dunia Industri dan Dunia Usaha (DI/DU) nantinya.
Dunia Industri dan Dunia Usaha tersebut tentunya tidak dapat diperoleh
dengan mudah, maka dari itu para peserta didik tidak hanya dibekali dengan
teori belajar saja tetapi juga pemahaman tentang lingkungan yang akan
mereka hadapi setelah lulus sekolah. Kegiatan Prakerin dilaksanakan sesuai
dengan kemampuan atau kejuruan yang terdapat pada masing-masing siswa.

1
 2

B. Maksud dan Tujuan Praktik Kerja Industri

1. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Industri adalah sebagai berikut :

a. Salah satu syarat mutlak dalam menghadapi Ujian Kompetensi
Kejuruan bagi semua peserta didik yang akan mengakhiri studinya.
b. Untuk memadukan antara teori yang didapat dari sekolah dengan
Praktik yang di laksanakan di tempat Prakerin.
c. Menambah pengetahuan peserta didik tentang Dunia Kerja.
d. Menambah kreativitas peserta didik untuk mengembangkan bakat
dan minat.
2. Tujuan Pembuatan Laporan adalah kewajiban bagi setiap peserta didik
SMK Negeri 1 Loea yang telah menyelesaikan Praktik Kerja Industri.
Adapun tujuan pembuatan laporan Prakerin yaitu :
a. Peserta didik mampu memahami, memantapkan dan
mengembangkan pelajaran yang diperoleh di sekolah dan
penerapannya di dunia Kerja Industri.
b. Peserta didik mampu mencari alternatif pemecahan masalah
kejuruan secara lebih luas dan mendalam yang terungkap dari buku
laporan yang dibuatnya.
c. Peserta didik dapat memahami cara-cara pembuatan suatu laporan
Praktik Kerja Lapangan.
d. Mengumpulkan data guna kepentingan sekolah dan dirinya sendiri.
e. Sebagai bukti nyata bahwa penulis telah melaksanakan Praktik
Kerja Industri.

C. Manfaat Praktik Kerja Industri

1. Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian profesional,

dengan keterampilan, pengetahuan etos kerja.
2. Menambah keterampilan, pengetahuan, gagasan-gagasan seputar Dunia
Usaha serta Industri yang profesional dan handal.

2
 3

3. Mengenalkan peserta didik pada pekerjaan lapangan di Dunia Industri

dan Usaha sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan
yang sesungguhnya dapat beradaptasi dengan cepat.
4. Membentuk pola pikir peserta didik agar terkonstruktif baik serta
memberikan pengalaman dalam dunia industri maupun dunia kerja.
5. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih
tenaga kerja yang berkualitas.
6. Sebagai bentuk pengakuan dan penghargaan bahwa pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan.

3
 BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Gambaran Umum

1. Sejarah Singkat Kantor Badan Pusat Statistik

Kabupaten Kolaka Timur merupakan salah satu Kabupaten di

Provinsi Sulawesi Tenggara yang terbentuk melalui UU No. 8 Tahun
2013 tentang pembentukan Kabupaten Kolaka Timur di Provinsi
Sulawesi Tenggara, yang merupakan pemekaran wilayah dari
Kabupaten Kolaka.
Seiring dengan terbentuknya kabupaten Kolaka Timur, Badan
Pusat Statistik sebagai instansi pemerintah yang bertugas untuk
menyediakan data dasar yang sangat dibutuhkan dalam perencanaan
dan evaluasi pembangunan, maka dibentuklah satuan kerja (Satker)
Badan Pusat Statistik kabupaten Kolaka Timur pada 2 Januari 2019
yang ditandai dengan terbitnya Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) dengan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Sebelum terbentuk
sebagai Satker, kegiatan sensus dan survei di wilayah Kabupaten
Kolaka Timur dikordinir oleh Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka
sebagai kabupaten induk. Akan tetapi setelah Badan Pusat Statistik
kabupaten Kolaka Timur terbentuk, semua kegiatan sensus maupun
survei menjadi tanggung jawab Badan Pusat Kabupaten Kolaka Timur,
yang sampai Tahun 2020 dilaksanakan oleh 20 pegawai organik Badan
Pusat Statistik dan dibantu mitra-mitra statistik yang bertugas
membantu dalam kegiatan pengumpulan data sensus atau survei.

4
 5

2. Visi Misi Badan Pusat Statistik

Visi Badan Pusat Statistik Kolaka Timur yaitu berperan dalam

penyediaan data statistik nasional maupun internasional, untuk
menghasilkan statistik yang mempunyai kebenaran akurat dan
menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dalam rangka mendukung
Indonesia maju. Dengan visi ini, eksistensi Badan Pusat Statistik
sebagai penyedia data dan informasi statistik menjadi semakin penting,
karena memegang peran dan pengaruh sentral dalam penyediaan
statistik berkualitas tidak hanya di Indonesia, melainkan juga di tingkat
dunia. Visi tersebut juga, semakin menguatkan peran BPS sebagai
pembina data statistik.
Misi Badan Pusat Statistik dirumuskan dengan memperhatikan
fungsi dan kewenangan BPS, visi BPS juga melaksanakan Misi
Presiden dan Wakil Presiden yang ke-1 (Peningkatan Kualitas Manusia
Indonesia), ke-2 (Struktur Ekonomi yang Produktif, Mandiri, dan
Berdaya Saing) dan yang ke-3 (Pembangunan yang Merata dan
Berkeadilan ) dengan uraian sebagai berikut:

a. Menyediakan statistik berkualitas yang berstandar nasional dan

internasional.
b. Mewujudkan pelayanan prima dibidang statistik untuk terwujudnya
Sistem Statistik Nasional.
c. Membangun SDM yang unggul dan adaptif berlandaskan nilai
profesionalisme, integritas dan amanah.

5
 6

3. Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur

Kepala Badan Pusat Statistik

Kabupaten Kolaka Timur
Burhanuddin, SE.M.Si

Kepala Sub Bagian

Tata Usaha
Irma Suryani, S.Si
Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi
Statistik Sosial Statistik Statistik Bendahara
Produksi Distribusi
Bastian B. Bau, S.P Siti Amaliah, S.Si
Amiruddin, SE Sri Wahyuni, S.ST
staf Kepala Saksi Nerwilis Kepala seksi IPDS
Staf staf
Astrid Marsiyanti, Arsan Darmawansyah, S.ST Arianto Abd Rahim
Kurniawan Arief Atika Putri P, SST
s.Tr.stat
Prasetyo, SST
Staf Staf Staf

Rezki Melany sabil, Khodijah Chairina Linggar

S.Tr.stat Kamilatul, M.SST Sari, S.Tr.stat

Koordinator seksi Koordinator seksi Koordinator seksi Koordinator seksi Koordinator seksi Koordinator seksi
Kecamatan Kecamatan Kecamatan Kecamatan Kecamatan Kecamatan

Herianto Jufiadi Muhammad Sadar Agus Boby Sahrun Sunarti

6
 7

B. Uraian Kerja
Kode
No. KD Kompetensi Dasar Kegiatan Prakerin

1. 5.7 Pengarsipan dokumen Melakukan penyimpanan

dengan menggunakan arsip
sistem tanggal

2. 5.9 Menerapkan Penyimpanan arsip pada

pemeliharaan arsip ordner

3. 5.11 Menerapkan Pengurangan jumlah

penyusutan arsip arsip inaktif

4. 5.4 Menerapkan Menghitung dokumen

penanganan surat masuk
masuk

C. Jadwal Kegiatan

Adapun waktu untuk melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin)

Pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur adalah selama Tiga
Bulan, mulai dari Tanggal 17 Juni 2021 Sampai Dengan 17 September
2021.
Berikut garis besar jadwal kegiatan yang di lakukan oleh penulis
selama di Kantor Badan Pusat Statistik Kolaka Timur

No Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

1 17 Juni 2021 Menerapkan pemeliharaan arsip

2 13 Juli 2021 Menerapkan penataan

surat/dokumen

3 09 Agustus 2021 Menghitung dokumen masuk

4 3 September 2021 Pengarsipan Dokumen dengan

menggunakan sistem tanggal
 8

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Kajian Teori

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Berikut pengertian Arsip menurut para ahli adalah sebagai berikut:
1) Menurut yohannes Suhaja, arsip adalah catatan yang dibuat dan
diterima oleh organisasi atau perorangan suatu peristiwa,dan
disimpan secara sistematis jika diperlukan bisa ditemukan dengan
mudah dan cepat.
2) Menurut Wursanto, pengertian arsip ialah salah satu produk
pekerjaan kantor, diantaranya formulir, surat, dan laporan.
3) Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip merupakan kumpulan
dokumen atau file yang disimpan secara teratur, agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan.
4) Menurut Odgers, Arsip merupakan salah satu proses penyimpanan,
dan pengawasan sebuah dokumen dalam bentuk kertas maupun
media elektronik.
5) Menurut Sularso Mulyono, Arsip ialah penempatan kertas dalam
tempat penyimpanan yang baik sedemikian rupa sehingga setiap
diperlukan bisa ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Berikut beberapa pengertian kearsipan menurut para ahli adalah
sebagai berikut:
1) Menurut R. Subroto, kearsipan adalah aktivitas penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan,
dan pemusnahan arsip.
2) Menurut Odgers (2005), kearsipan adalah manajemen arsip
sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan

8
 9

dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media

elektronik.
3) Menurut Maulana (1974), kearsipan adalah suatu metode atau cara
yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,
pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai
indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini
dipergunakan lemari, laci, cabinet, dari bahan baja tahan karat atau
dari kayu yang terkunci, jah dari bahaya yang tidak diinginkan.
4) Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985) kearsipan yaitu
tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan
procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
2. Tujuan Arsip

4. Pengarsipan Dokumen Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan Tahun, Bulan,
dan Tanggal Arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana
dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain
(Kartu Indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.

9
 10

B. Temuan Studi
Berdasarkan hasil Prakerin di kantor Badan Pusat Statistik, maka
Penulis menemukan studi yang berhubungan dengan Kajian Teori dalam
pembahasan Laporan ini yaitu:
1. Langkah-langkah dalam Pengarsipan Dokumen Sistem tanggal di
Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur.
a. Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat
tersebut dibuat.

b. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal.

10
 11

c. Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode
dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai
penanda surat.

d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi,
menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya
banyak pada hari yang sama.

e. Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan
arsip sesuai dengan kode dan klasifikasih surat.

11
 12

2. Hambatan-hambatan dalam Pengarsipan Dokumen sistem tanggal

a. Tidak terurutnya tanggal masuk dan keluar.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah sebagai berikut:

12
 BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat Penulis simpulkan dalam Laporan

Praktik Kerja Industri mengenai pengarsipan dokumen sistem tanggal di
Badan Pusat Statistik Kabupaten Kolaka Timur adalah sebagai berikut:
1. Langkah-langkah dalam Pengarsipan Dokumen Sistem Tanggal yaitu
memeriksa surat/berkas, mengindeks, mengode, menyortir dan
menempatkan arsip
2. Hambatan-hambatan dalam Pengarsipan Dokumen Sistem Tanggal
yaitu sulitnya ditemukan tanggal dalam pengarsipan sistem tanggal dan
tidak terurutnya tanggal masuk dan keluar.

B. SARAN
1. Saran untuk DU/DI di tempat Prakerin
Diharapkan agar kerjasama antara sekolah dengan Instansi lebih
ditingkatkan dengan banyak memberi peluang kepada peserta didik SMK
untuk Praktik Kerja Industri (Prakerin).
2. Saran untuk sekolah
Pemantauan terhadap peserta didik yang sedang Prakerin maupun
yang baru akan melaksanakan Prakerin agar lebih ditingkatkan lagi untuk
meyakinkan pihak DU/DI terhadap Program Prakerin ini. Dalam
pembekalan materi atau fisik maupun mental agar lebih ditingkatkan
terutama untuk pembinaan mental peserta didik, dan juga guru-guru
selalu memberikan motivasi, bimbingan dan keringanan pada peserta
didik yang sedang Prakerin.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Sri Endang R, Sri Mulyani, dan Suyetty. 2018. Kearsipan. Jakarta : Penerbit
Erlangga

Dokumentasi Pribadi

14
 13
15

LAMPIRAN

Gamba

r.1 penyusunan perlengkapan SAKERNAS

Gambar.2 menerapkan penataan surat/dokumen

13