ISSUE AND CRISIS MANAGEMENT

DOSEN PENGAJAR :

Ervan Ismail, S.Sos, M.Si

TUGAS BESAR 1

Chapter 6 - Working with the Media

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK-7

SHINTA PRATIWI 44218110003

DEWI DETIYASARI 44218110032

NISSA SABITAH 44218110074

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

PUBLIC RELATION

2021
 Chapter 6 - Working with the Media

Peran media dalam krisis, bencana, atau keadaan darurat. Berinteraksi dengan media

● Memfasilitasi hubungan media yang positif

● Memberikan informasi wartawan yang dibutuhkan

● Menyampaikan informasi darurat ke media

● Menulis untuk media selama krisis

● Memenuhi kebutuhan media selama keadaan darurat

● Menanggapi media terkait kesalahan, mitos, dan mispersepsi yang signifikan

● Memahami Peran Media dalam Bencana

Bencana adalah peristiwa media utama. Keadaan darurat kesehatan masyarakat akan

melibatkan media, terutama jika keadaan darurat itu eksotis, bencana, atau yang pertama dari

jenisnya. Media selalu hadir dalam hidup kita dan memainkan peran penting dalam

memberikan informasi publik selama krisis atau bencana. Wajar bagi mereka yang menanggapi

keadaan darurat kesehatan masyarakat untuk menganggap media sebagai gangguan dan

gangguan, tetapi pemahaman yang lebih baik tentang peran mereka dalam keadaan darurat

akan meningkatkan hubungan.

Misalnya, jika keadaan darurat kesehatan masyarakat melibatkan pelepasan agen

infeksi atau kimiawi yang disengaja, media akan berputar dengan kecepatan tinggi. Karena

ancaman inherennya, aksi bioterorisme dijamin mendapat perhatian media. Masyarakat selalu

ingin tahu tentang penyelesaian krisis kesehatan dan investigasi kriminal selanjutnya dan akan

sering berpaling ke media untuk informasi ini. Media arus utama, organisasi media yang

terkenal dan mapan, telah banyak berubah sejak tahun 2000. Banyak organisasi media telah
mengontrak layanan mereka atau bergabung dengan organisasi lain.1 Audiens untuk berita

jaringan cetak dan televisi semakin kecil dan tua. Banyak orang yang lebih muda

mengandalkan sumber berita berbasis web. Banyak konten berbasis web yang digerakkan oleh

media arus utama dan banyak khalayak masih mengandalkan media tradisional seperti cetak,

televisi, dan radio, sebagai sumber berita utama mereka.2 Pemirsa media semakin

terfragmentasi. Tidak ada satu pun sumber informasi yang dapat diharapkan menjangkau

semua orang. Faktanya, ada sebagian orang yang tidak rutin membaca, menonton, atau

mendengarkan banyak berita dari sumber mana pun.

A. Peran Media dalam Krisis, Bencana, atau Darurat

Sebagian besar dari kita akrab dengan Sistem Penyiaran Darurat. Itu dibuat pada tahun

1963 sebagai cara untuk menggunakan saluran siaran publik untuk memperingatkan publik

tentang ancaman langsung. Pada tahun 1997, itu diubah namanya menjadi Sistem Siaga

Darurat. Sistem ini memperingatkan publik dengan melakukan hal berikut:

● Memberi tahu publik bahwa sesuatu sedang terjadi dan mereka perlu memperhatikan

untuk menerima informasi tambahan

● Mengarahkan publik ke sumber informasi tambahan yang dapat mereka gunakan untuk

melindungi diri dari potensi risiko

Sistem Peringatan Siaga Publik Terpadu (IPAWS) bertujuan untuk menggabungkan

sistem peringatan publik negara, termasuk EAS, Sistem Peringatan Seluler Komersial

(CMAS), dan Radio Cuaca National Oceanographic and Atmospheric Administration (NOAA)

Semua Bahaya.3 CMAS menggunakan teknologi perangkat seluler seluler untuk

menyampaikan peringatan langsung ke publik. Sementara CMAS dan sistem peringatan teks
terkait akan menjadi semakin penting, media tradisional akan terus memainkan peran penting

sebagai sumber informasi setelah peringatan.

Media terus menjadi sistem informasi darurat yang penting selama krisis dan mereka

melakukannya dengan sangat baik. Perwakilan media profesional yang mengakui peran mereka

dalam keselamatan publik melayani komunitas di seluruh negeri. Karena kesegeraannya,

televisi dan radio sangat penting dalam krisis yang berkembang dengan cepat. Radio sangat

tangguh dan fleksibel. Dalam banyak kasus, stasiun lokal telah berganti format untuk

menyediakan cakupan 24 jam dari suatu acara, termasuk panggilan masuk.

Dalam kasus lain, stasiun radio telah terhubung dengan media sosial dan sistem Web

seperti Google Maps untuk menyediakan layanan informasi bencana yang kuat dan real-

time.4,5,6 Di masa lalu, organisasi memiliki waktu 24 jam untuk menyampaikan informasi ke

outlet media. Sekarang, media dapat memberikan informasi terkini secara langsung dan terus

menerus tentang krisis melalui kontribusi dari orang-orang yang mengalami krisis. Kontributor

ini memberikan informasi dengan menghubungi ponsel dan mengirimkan informasi, seperti

gambar, video, dan pembaruan di situs media sosial seperti Twitter dan Facebook. Ini telah

meningkatkan permintaan organisasi untuk mengimbangi penyampaian informasi. Hal ini

dilakukan dengan menggunakan media tradisional dan saluran media sosial untuk memberikan

informasi dan update tentang penanggulangan krisis baik secara langsung maupun terus

menerus.

Dalam demokrasi, media juga berfungsi sebagai pengawas. Artinya mereka melaporkan

kegiatan lembaga publik dan pemerintah, menginformasikan kepada publik sehingga pejabat

dapat dimintai pertanggungjawaban. Selama krisis, ini mungkin diterjemahkan ke dalam

pelaporan investigasi tentang masalah berikut:

 ● Penyebab Tanggung Jawab

● Menyalahkan Kecukupan respons

Biasanya, pelaporan investigasi mengambil tempat duduk selama tahap awal krisis.

Tapi, pada titik tertentu wartawan akan mengajukan pertanyaan yang lebih menantang dan

menyelidik. Media umumnya bekerja sesuai dengan agenda yang muncul dan agak informal.

Ini berarti masalah saat ini akan dibahas dan cerita terkait kemungkinan besar akan menyusul.

Misalnya, selama insiden radiologi 2011 di Fukushima, Jepang, wartawan mulai melihat topik

umum keselamatan nuklir. Mereka kemudian melaporkan keamanan fasilitas A.S. Demikian

pula, musim influenza atau musim tornado akan menghasilkan serangkaian artikel terkait.

Jurnalis memiliki tanggung jawab untuk melaporkan informasi yang mereka yakini

jujur dan objektif. Para profesional kesehatan masyarakat dan manajemen keadaan darurat

terkadang mengharapkan media untuk melaporkan dengan cara yang mendukung tujuan resmi.

Namun, media bukanlah pelengkap bagi organisasi tanggap darurat publik. Mereka memiliki

tempat sendiri dalam masyarakat bebas dan komitmen mereka sendiri kepada publik.

Perencana manajemen darurat harus mengakui peran media dalam krisis dan berencana untuk

memenuhi permintaan media yang wajar. Beberapa reporter, editor, sutradara, atau produser

akan mengabaikan upaya mereka untuk mendapatkan informasi dan memberikan perspektif

tentang krisis hanya karena Anda tidak ingin mereka terlibat.

Sangat penting bahwa pusat operasi darurat (EOC) dan semua organisasi pemerintah

dan nonpemerintah yang terlibat dalam respons krisis memahami kebutuhan media yang sesuai

dan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut sebagai bagian dari rencana respons yang sedang

berlangsung dan dipikirkan dengan matang. Pendekatan ini sengaja memasukkan media dalam

responnya. Dapatkah Anda membayangkan tanggap darurat jika media tidak terlibat?
Ketiadaan media massa akan membuat hampir tidak mungkin bagi EOC dan pejabat publik

untuk mengkomunikasikan sifat krisis dan tindakan yang tepat yang harus diambil warga untuk

membatasi kerugian mereka. Anda mungkin menemukan tim respons Anda dalam truk dengan

pengeras suara bergerak melalui lingkungan, memberi tahu orang-orang di mana menemukan

tempat berlindung atau tidak meminum air dari keran mereka tanpa memurnikannya. Namun,

untuk banyak keadaan darurat kesehatan masyarakat, seperti yang melibatkan wabah penyakit

menular, infrastruktur masyarakat akan tersedia, listrik akan terus mengalir, gedung-gedung

akan berdiri, dan jalan-jalan akan bersih. Dalam keadaan seperti ini, media tradisional akan

segera mengkomunikasikan informasi penting kepada publik. Bahkan dengan munculnya

media sosial, kebanyakan orang masih ingin memastikan informasi melalui televisi dan radio.

B. Berinteraksi dengan Media

Penting untuk dipahami bahwa reporter tidak akan mengizinkan Anda untuk memberi

mereka berita utama tanpa mengajukan pertanyaan. Mereka akan memutuskan apa yang akan

diberitahukan kepada pemirsa atau pendengarnya tentang apa yang terjadi. Jangan perlakukan

mereka seperti anggota staf Anda. Tawarkan saran, tapi jangan mendikte. Ini akan membantu

Anda membangun hubungan kerja sama.

● Reality Check

Reporter mungkin tampak peka terhadap kebutuhan dan persyaratan Anda. Anda

mungkin berpikir reporter hanya ingin mencetak berita positif tentang organisasi atau agensi

Anda. Kenyataannya, reporter memiliki kewajiban untuk melaporkan fakta secara objektif,

meskipun mereka merasa fakta tersebut bertentangan dengan tujuan organisasi Anda. Ketika

suatu masalah memiliki signifikansi nasional, wartawan mungkin akan menunjukkan beberapa

jarak:
 ● Reporter memiliki tugas yang harus dilakukan, dan mereka akan melakukan apa yang

diperlukan untuk menyelesaikannya.

● Hubungan wartawan dan komunikator kesehatan masyarakat akan lebih erat

serius.

● Tidak ada bantuan yang diharapkan dari kedua sisi.

Saat krisis terjadi, perkirakan jurang yang semakin lebar antara apa yang menurut

manajer darurat harus diliput (atau tidak) oleh media dan apa yang ingin diketahui oleh

wartawan. Anda harus melakukan hal berikut:

● Ingatlah bahwa tugas jurnalis adalah memberikan keseimbangan dengan mencari

perspektif dan interpretasi alternatif tentang peristiwa, dan memastikan bahwa sudut

pandang lain mendapat liputan.

● Sampaikan poin Anda dengan jelas dan konsisten. Berikan kemudahan bagi jurnalis

untuk melakukan pekerjaannya. Ini meningkatkan efektivitas komunikasi selama krisis.

● Jika media menyajikan informasi yang tidak benar, apalagi jika dapat merugikan

publik, sebaiknya segera komunikasikan informasi yang benar kepada publik dan

media.

● Berharap hanya sedikit keberhasilan dalam mempengaruhi bagian liputan krisis yang

ditujukan untuk debat, diskusi, dan spekulasi. Ini terutama berlaku di arena berita 24

jam.

● Ingatlah bahwa manajer darurat dan reporter atau komentator melihat cerita dari sudut

yang berbeda. Apa yang tampak seperti fakta bagi Anda mungkin tampak kurang hitam-

putih bagi Anda

wartawan dan komentator.

 Institut Jurnalisme Poynter memberikan nasihat yang berguna bagi para jurnalis yang

meliput bencana.8 Poynter menekankan bahwa wartawan seringkali tidak siap untuk meliput

peristiwa dengan masalah ilmiah yang kompleks. Mereka menjelaskan bahwa memperoleh

informasi latar belakang penting untuk membuat cerita menjadi benar

Wartawan harus Sadarilah bahwa mereka sering membahayakan diri sendiri saat

meliput bencana.9 Sebuah organisasi media juga dapat terkena dampak bencana. Ini berarti

kemampuannya untuk berfungsi mungkin terganggu pada saat masyarakat sangat

membutuhkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Institut Poynter menawarkan lima tips

untuk wartawan yang meliput bencana:

1. Lebih toleran terhadap ketidakpastian yang melekat pada bencana.

2. Cari tahu siapa yang benar-benar berkuasa.

3. Gali konteks cerita yang lebih dalam.

4. Cari hal-hal yang bisa dibawa pulang, termasuk pelajaran yang dipetik.

5. Temukan bukti untuk mendukung anekdot dan menilai bukti secara kritis.

C. Memfasilitasi Hubungan Media yang Positif

● Akses yang Sama Penting

Pada jam-jam atau hari-hari kritis pertama dalam keadaan darurat, keadilan adalah yang

paling penting. Cara paling etis bagi badan publik untuk memfasilitasi hubungan media adalah

dengan menyediakan akses yang sama kepada semua outlet media pada saat yang sama.

Melalui penggunaan perencanaan yang baik dengan alamat email yang telah diatur

sebelumnya, nomor faks, dan peluang media di tempat, Anda dapat menjaga keadilan.
 Jangan mengabaikan parameter pekerjaan jurnalis; mereka memiliki ruang dan waktu

untuk diisi, dan tenggat waktu yang harus dipenuhi. Salah satu cara untuk menghancurkan

hubungan profesional yang efektif dengan media adalah dengan mengabaikan kebutuhan

mereka. Anda harus memberikan akses yang sama ke informasi dan membantu jurnalis

memperoleh informasi tersebut:

● Bagikan pesan yang penting untuk kesejahteraan atau keselamatan publik secara setara.

● Gunakan telekonferensi agar reporter di lokasi terpencil dapat berpartisipasi.

● Mencoba memberi jurnalis kerangka waktu yang masuk akal untuk memberikan

informasi baru.

● Tetapkan jadwal rilis informasi. Setiap orang yang terlibat akan menghargai beberapa

aturan dasar. Dasarkan aturan dasar pada jenis dan fase krisis.

● Pahami tenggat waktu jurnalisme dan bekerjalah untuk mengakomodasinya. Selama

krisis, penting untuk selalu ada — jika perlu, sepanjang waktu — untuk membantu

wartawan mendapatkan fakta dengan benar, sebelum tenggat waktu mereka.

Bahkan media cetak menghadapi tenggat waktu yang singkat karena edisi web online

mereka. Di masa lalu, tanggapan atas pertanyaan media dapat diprioritaskan berdasarkan

tenggat waktu mereka. Saat ini, sebagian besar media memiliki tenggat waktu yang sama, dan

ini membutuhkan pembenahan cara penyediaan informasi darurat. Secara umum, outlet media

berfungsi secara real time atau dekat dengannya.

● Pikirkan Media Lokal Pertama

Jangan abaikan media lokal yang berpihak pada media nasional dan reporter terkenal.

Reporter media nasional memiliki kontak di luar area lokal untuk mengisi banyak hal yang

mereka butuhkan. Mereka tidak akan dipersingkat. Personel media lokal mengandalkan pejabat
respons lokal untuk bekerja dengan mereka. PIO lokal harus berpikir lokal terlebih dahulu. Di

tingkat negara bagian, media regional atau media perbatasan dapat menjadi prioritas. Di tingkat

nasional, kontak utama mungkin dari media nasional.

Media internasional juga bisa terlibat. Responden yang bekerja di tingkat federal lebih

mungkin dihubungi oleh wartawan internasional. Peristiwa tertentu, seperti wabah penyakit

menular, berpotensi berdampak langsung pada masyarakat di negara lain. Peristiwa lain, seperti

badai yang dahsyat, mungkin terbatas di satu negara tetapi masih menyebabkan kerusakan yang

signifikan dan korban jiwa. Ini akan memacu minat media internasional meski negara lain tidak

terpengaruh. Anda perlu memprioritaskan media internasional, berdasarkan sifat acara, tingkat

kepentingan internasional, dan sejauh mana negara lain terpengaruh.

Kuncinya adalah memiliki informasi yang konsisten mengalir bolak-balik antara

tingkat lokal, negara bagian, regional, nasional, dan internasional. Jika isi pesannya konsisten,

maka dimungkinkan untuk memenuhi kebutuhan pelapor di semua tingkatan.

Selama wabah influenza H1N1 2009, informasi di tingkat lokal, negara bagian, dan

nasional konsisten. Hal ini terjadi, sebagian karena CDC di Atlanta sangat terbuka dalam

menyediakan informasi, tidak hanya untuk media di semua tingkatan, tetapi juga untuk mitra

kesehatan masyarakat. Karena wabahnya global, pelaporan terjadi di tingkat internasional.

Aliran informasi internasional yang tidak terkoordinasi juga membuat pemberitaan yang tidak

konsisten di media internasional.

● Memberi Reporter Apa yang Mereka Butuhkan

Apa yang Diinginkan Reporter? Wartawan menginginkan dan membutuhkan yang

berikut ini:

❏ Jawaban tepat waktu atas pertanyaan mereka

 ❏ Akses ke ahli

❏ Visual untuk mendukung berita mereka

Kebutuhan ini sama dalam keadaan darurat, hanya saja tekanan waktunya jauh lebih

besar. Saat sebuah berita dipandang sebagai "berita terbaru", waktu menjadi yang terpenting.

Mengantisipasi pertanyaan dari media dapat membantu Anda mempersiapkan dan

menanggapi. Pertanyaan media yang paling umum dalam keadaan darurat meliputi:

● Apa yang terjadi sekarang?"

● Siapa yang bertanggungjawab?"

● “Apakah mereka yang terluka mendapatkan bantuan dan, jika demikian,

bagaimana?”

● “Apakah krisis sudah terkendali?”

● “Apa yang bisa kita harapkan untuk terjadi?”

● “Apa yang harus dilakukan atau tidak dilakukan orang?”

● kenapa ini terjadi?" (Jangan berspekulasi. Ulangi fakta peristiwa tersebut,

jelaskan upaya pengumpulan data, dan jelaskan perlakuan dari lembar fakta.)

● "Apakah Anda mendapat peringatan bahwa ini mungkin terjadi?"

● “Mengapa ini tidak terus terjadi (lagi)?”

● “Apa lagi yang bisa salah?”

● “Kapan Anda mulai mengerjakan ini (mis., Kapan Anda diberi tahu tentang

situasi ini, atau kapan Anda memutuskan ini benar ...)?”

● “Apa arti data / informasi / hasil ini?”

● “Hal buruk apa yang tidak kamu ceritakan pada kami?” (Jangan lupa yang

bagus.)
Semakin Anda mengantisipasi apa yang dibutuhkan media, semakin efektif Anda dalam hal-

hal berikut:

● Menginformasikan publik

● Membantu mereka memahami tindakan atau rekomendasi kesehatan masyarakat

● Mendapatkan penerimaan publik untuk kegiatan kesehatan masyarakat selama respon

dan pemulihan

Informasi latar belakang akan membantu Anda memulai. Ini adalah informasi yang

tidak akan berubah selama krisis. Misalnya, jika wabah melibatkan organisme yang bukan

bentuk baru, deskripsi, masa inkubasi, dan metode pengobatannya akan tetap sama. Ini mudah

diambil kembali, karena CDC dan agen federal lainnya telah mengembangkan banyak

informasi latar belakang yang dibutuhkan wartawan.

D. Operasi Media dalam Krisis

Keadaan darurat kesehatan masyarakat mengubah cara suatu lembaga menjalankan

bisnis sehari-hari. Ini juga berlaku untuk media. Outlet media memiliki rencana sendiri untuk

meliput berita utama, dan mengetahui rencana tersebut membantu menyampaikan pesan yang

tepat.

Selama masa non-darurat, manajer EOC harus mengundang media lokal ke pusat

operasi darurat untuk menjelaskan bagaimana segala sesuatunya bekerja, lembaga yang akan

terlibat dalam tanggapan, dan bagaimana cara kerjanya. media akan ditampung saat EOC

beroperasi. Jika memungkinkan, harus ada ruang media khusus yang terletak di dekat pusat

komando. Ini dapat digunakan untuk peluang media dan, jika disetujui, untuk wawancara

individu. Itu sangat penting EOC atau departemen kesehatan masyarakat yang memimpin
tanggapan tetap siap untuk wartawan. Serangan media bisa dimulai dalam hitungan menit,

tergantung pada jenis keadaan darurat.

Keingintahuan publik yang alami, kebutuhan untuk mengisi siklus berita 24 jam, dan

tekanan untuk mengalahkan kompetisi mendorong media untuk meliput secara menyeluruh

peristiwa. Media paling cenderung memberikan tekanan sebagai kelompok. Mereka semua

mencari jawaban atas pertanyaan yang sama pada waktu yang sama. Jika saluran resmi tidak

dapat memenuhi kebutuhan media, para ahli dan otoritas luar akan segera berspekulasi kepada

media tentang apa yang seharusnya atau harus dilakukan oleh pejabat.

Spekulasi ini menambah rumor yang membutuhkan koreksi. Menjaga media tetap

diperbarui dengan informasi yang akurat mengurangi spekulasi dan rumor.

Selama keadaan darurat berlangsung, media mungkin tidak bereaksi seperti biasanya.

Harapkan yang berikut:

● Verifikasi informasi yang berkurang: Informasi tentatif, atau bahkan tidak

benar, akan disiarkan tanpa konfirmasi biasa dari berbagai sumber.

● Peran permusuhan yang berkurang: Jurnalis adalah manusia juga. Mereka

akan memiliki perhatian yang tulus tentang apa yang terjadi. Mereka ingin

membantu dengan memberikan pesan-pesan penting kepada publik. Jangan

berharap media akan melanjutkan ini sepanjang krisis. Namun pada awalnya,

rasio “mereka” versus “kami” berkurang.

● Media nasional mungkin mendominasi: Untuk krisis besar, kebanyakan

orang akan mendapatkan berita dari media nasional. Media lokal akan

memberikan informasi ke media nasional,saat stasiun bersaing untuk

mendapatkan liputan. Pesan yang ditujukan untuk audiens lokal harus bersaing
 untuk mendapatkan waktu siaran dengan liputan nasional. Hormati tenggat

waktu media lokal. Jaga agar informasi tetap mengalir untuk membantu

menyebarkan pesan kesehatan masyarakat setempat.

● EOC atau JIC untuk informasi yang terkonsolidasi diharapkan untuk

beberapa krisis: Awalnya media akan menerima bahwa banyak informasi

mereka harus datang dari pos komando. Dalam beberapa jam atau hari,

tergantung pada krisis, media akan mencari perspektif dan tempat lain untuk

menyiarkan. Jika Anda ingin media menggunakan rilis informasi resmi, Anda

harus memastikan bahwa informasi tersebut tepat waktu, segar, dan mudah

diakses. Wartawan memiliki pilihan tentang di mana mendapatkan informasi,

dan ada banyak orang di dalam dan di luar saluran resmi yang bersedia

berbicara. Pusat komando media atau JIC yang berfungsi dengan baik di dalam

EOC yang memberikan informasi paling banyak, akurat, dan segar dalam

jumlah terbesar akan sering mengalahkan sumber lain.

● Keahlian ilmiah yang tidak memadai mungkin menjadi perhatian: Selama

keadaan darurat kesehatan masyarakat atau peristiwa apa pun yang melibatkan

teknologi, sebagian besar personel media tidak akan memiliki latar belakang

ilmiah untuk dengan cepat menangkap informasi baru atau nuansa informasi

tersebut. Bersiaplah untuk mengisi kekosongan, tanpa menjadi sombong.

Jangan berasumsi bahwa semua orang mengetahui jargon teknis. Gunakan

bahasa sederhana. Misalnya, jelaskan perbedaan antara bakteri dan virus.

Mulailah dengan dasar-dasarnya dan ajak reporter. Mereka akan menghargai

 ini, dan ini akan membantu mereka memberikan informasi yang lebih akurat

kepada publik.

● Wawancara langsung di jalan menggunakan ponsel dan kamera: Ini sangat

umum terjadi pada saat-saat pertama krisis. Semakin cepat sumber berita resmi

tersedia, semakin sedikit waktu yang diberikan untuk menyiarkan cerita pribadi.

● Wartawan yang mewawancarai personel media lain: Ini biasa terjadi pada saat-

saat awal sebuah acara. Sekali lagi, hingga sumber berita resmi tersedia, media

akan menggunakan pakar internal untuk mengisi waktu.

E. Mendapatkan Informasi Darurat ke Media

Ada banyak cara untuk menyebarkan informasi ke media:

● Siaran pers

● Konferensi pers atau peluang media

● Tur media satelit

● Konferensi pers melalui telepon dan siaran web. Distribusi email dan faks siaran

● Situs web, streaming video, dan webinar

● Respon untuk panggilan media

● Media sosial (untuk beberapa jenis informasi)

1. Siaran Pers

Siaran pers atau media adalah pernyataan tertulis dan tetap menjadi salah satu cara

paling umum untuk mengumumkan sesuatu yang layak diberitakan. Dalam keadaan darurat,

informasi cetak harus dipindahkan secara elektronik ke media sehingga siaran pers sering

didistribusikan sebagai email atau diposting di situs web. Ini juga membantu
 mendistribusikan siaran pers ke media di lokasi kejadian. Semua rilis harus

menyertakan waktu dan tanggal. Jika Anda berpikir untuk menggunakan siaran pers,

pertimbangkan keuntungan dan kerugian berikut:

Keuntungan siaran pers:

● Informasi yang konsisten didistribusikan ke semua media.

● Ada catatan kronologis dan sejarah.

● Informasi latar belakang dan arah ke sumber informasi lain juga disertakan.

● Media memiliki sesuatu yang berwujud dan dalam format elektronik.

● Pertanyaan-pertanyaan yang ada di benak wartawan dapat dijawab dengan

menggunakan template isian yang kosong (siapa, apa, di mana, mengapa, kapan,

dan bagaimana).

● Siaran pers memungkinkan rilis informasi secara bersamaan (melalui email dan

Web).

Kekurangan siaran pers:

● Rilis membutuhkan waktu untuk ditulis dan informasi mungkin berubah saat

Anda menulis.

● Izin bisa jadi rumit dan membutuhkan waktu ekstra dengan lapisan tambahan

perintah resmi.

● Wartawan mengharapkan lebih banyak siaran pers. Bersiaplah untuk secara

konsisten menawarkan informasi dengan cara ini.

● Informasi harus diatur melalui pos komando atau JIC. Jika tidak, siaran pers

yang bersaing akan terjadi. Beberapa rilis dari berbagai area organisasi Anda
 mungkin menunjukkan kurangnya kejelasan tentang siapa yang bertanggung

jawab untuk mengumpulkan dan merilis informasi penting.

Siaran pers dapat dirilis melalui layanan siaran pers komersial. Mereka memberi

organisasi akses ke outlet media nasional, regional, atau khusus menggunakan distribusi

berbasis web. Banyak dari layanan ini tersedia 24 jam sehari. Simak kelebihan dan

kekurangannya berikut ini:

Keuntungan layanan siaran pers komersial:

● Layanan ini mengurangi kebutuhan organisasi Anda untuk memelihara daftar media

khusus yang terkini atau daftar outlet media di luar area lokal Anda.

● Siaran pers bergerak cepat ke organisasi berita.

● Daftar outlet media yang menerima rilis tersedia.

● Layanan siaran pers komersial menyediakan cara untuk menjangkau outlet media yang

mungkin tidak termasuk dalam daftar media inti Anda, tetapi memiliki kepentingan

terhadap apa yang terjadi.

Kerugian layanan siaran pers komersial:

● Sumber pendanaan untuk menggunakan layanan ini harus tersedia sebelum keadaan

darurat.

● Rilis melalui kawat berita mungkin tampak kurang resmi untuk beberapa jenis

informasi darurat. Outlet media mungkin mengharapkan rilis yang signifikan untuk

dikirim langsung dari organisasi tanggapan ke ruang redaksi.

● Layanan siaran pers komersial mungkin tidak diperlukan jika media terlibat secara

aktif. Mungkin akan membuang-buang sumber daya untuk menggunakan layanan ini.
 Namun, mereka mungkin cocok pada waktu yang tidak terlalu intens selama tanggap

darurat.

F. Konferensi Pers atau Peluang Media

Keadaan darurat kesehatan masyarakat adalah waktu yang tepat untuk

mempertimbangkan mengadakan konferensi pers. Istilah “konferensi pers” umumnya

menyiratkan acara yang dijadwalkan sebelumnya, termasuk kit pers, dan dirancang untuk

memungkinkan media mengajukan pertanyaan kepada para ahli yang ditampilkan. Namun,

selama krisis, peluang media lebih sesuai untuk fase awal. Seseorang dapat diatur di lokasi

krisis dan memungkinkan informasi disebarluaskan ke semua outlet media. Ini mungkin tidak

memerlukan kit pers atau kesempatan tanya jawab. Mereka memiliki kelebihan dan

kekurangan sebagai berikut:

Keuntungan konferensi pers:

● Jika reporter berada di lokasi suatu acara, ini adalah cara yang efektif untuk memenuhi

permintaan wawancara media dalam satu kesempatan sambil mengontrol akses ke situs

tersebut.

● Ini memastikan konsistensi dalam informasi yang dirilis.

● Juru bicara dan ahli materi pelajaran dapat diperkenalkan ke publik, memungkinkan

mereka kesempatan untuk mengungkapkan perasaan mereka dan membangun

kredibilitas.

● Organisasi tanggap dapat menunjukkan ada proses yang siap untuk menanggapi krisis,

dan bahwa meskipun peristiwa tersebut berlangsung, seseorang ada di sana dan siap

membantu dengan tanggapan dan pemulihan.

● Aturan yang ketat tentang pertanyaan dari media dapat diberlakukan.

● Jika informasi berubah dengan cepat, atau tidak cukup diketahui untuk siaran pers, itu

memenuhi kebutuhan media elektronik untuk mengisi ruang dan waktu.

● Pejabat terpilih memiliki forum untuk menampilkan front persatuan.

Kerugian konferensi pers:

● Terkadang sulit untuk mendapatkan orang yang tepat di depan media untuk

memberikan pembaruan. Perencanaan yang baik dapat membantu mencegah masalah

ini.

● Informasi mungkin tidak jelas dan pejabat tanggapan mungkin ragu-ragu untuk bertemu

dengan media jika mereka tidak memiliki jawabannya. Pelatihan yang baik dapat

membantu mencegah masalah ini.

● Jika media tidak dapat berada di situs, mereka tidak akan memiliki informasi yang

mereka inginkan atau butuhkan.

● Itu menciptakan harapan untuk konferensi tambahan dan reguler dengan pers.

● Jika koordinasi buruk, persaingan peluang media dapat terjadi. Pejabat lokal, negara

bagian, dan federal, serta orang-orang di seluruh tingkat organisasi lain, perlu memiliki

rencana dan menyetujui waktu peluang media.

● Desakan intens untuk berita awal dari media akan mendorong batasan aturan yang

ditetapkan tentang lamanya ketersediaan juru bicara. Jika kebijakan tanpa pertanyaan

sesuai, dan ditetapkan, konferensi pers juga dapat mendorong batasan kebijakan itu.

Harus ada jalan keluar untuk speaker keluar dari area media.

● Media ingin menindaklanjuti dengan wawancara individu. Aturan dasar yang konsisten

itu penting.

1. Tur Media Satelit

 Di tingkat nasional atau regional (atau di tingkat lokal ketika media di kota lain

mendorong akses), tur media satelit dapat berjalan dengan baik. Tur ini dapat diatur dalam

hitungan jam selama krisis.Jika truk satelit diparkir di luar pintu, tidak akan ada biaya untuk

organisasi Anda, dan Anda bisa menyampaikan pesan penting kepada publik. Namun, mereka

mungkin bukan pilihan terbaik di awal keadaan darurat.

Tur media memungkinkan komunitas untuk berbicara satu sama lain, menawarkan

dukungan, ide, dan pelajaran yang dipetik. Tur media satelit biasanya dilakukan dengan satu

juru bicara atau ahli lapangan Anda. Mereka memungkinkan media lokal untuk mewawancarai

pakar agensi Anda tentang topik tertentu. Wawancara ini biasanya berlangsung langsung

dengan persyaratan khusus. Jika Anda melakukan tur media satelit, lakukan hal berikut:

● Pastikan ahli Anda memiliki akses ke teleprompter yang mengidentifikasi pelapor.

Gunakan kesempatan ini untuk mengoreksi informasi yang salah saat itu juga.

Jika Anda berpikir untuk melakukan tur media satelit, pertimbangkan keuntungan dan kerugian

berikut:

Keuntungan dari tur media satelit:

● Mereka mengizinkan media untuk memiliki akses ke pusat aksi dengan pejabat

tanggapan.

● Mereka menawarkan akses ketika jurnalis tidak dapat berada di lokasi atau dicegah oleh

sifat darurat kesehatan masyarakat untuk melakukan perjalanan ke situs tersebut.

● Mereka memberikan cara bagi media lokal atau regional untuk berbicara secara

mendalam dengan pakar organisasi Anda dan mengajukan pertanyaan khusus untuk

suatu wilayah atau populasi.

 ● Mereka meningkatkan kemungkinan bahwa media di daerah lain akan menerima

informasi yang benar langsung dari ahli Anda, bukan diterjemahkan melalui orang lain.

Bab 6

Bekerja dengan Media Kerugian dari tur media satelit:

● Jika truk media satelit tidak ada di lokasi, tur media satelit bisa mahal.

● Kecuali sumber daya dan kesepakatan sudah ada, mereka tidak mudah diatur

● Mereka memiliki jangkauan terbatas dan tidak sesuai untuk banyak situasi.

● Setelah wawancara bolak-balik serupa, juru bicara mungkin kelelahan.

● Itu memakan waktu.

Konferensi Pers melalui Telepon dan Webcast

Teknologi internet dan telepon memungkinkan Anda mengatur nomor telepon bebas pulsa atau

peluang siaran web yang dapat diakses media pada waktu tertentu. Juru bicara yang

berpartisipasi bisa berada di lokasi yang berbeda. Selain itu, teknologinya yang interaktif dan

memungkinkan wartawan untuk bertanya. Metode penyampaian informasi ini menawarkan

keuntungan dan kerugian sebagai berikut :

Keuntungan dari konferensi telepon dan webcast

● Mereka menjangkau lebih banyak media daripada hanya di lokasi kejadian.

● Juru bicara tanggapan akan dapat menjangkau outlet media nasional dan outlet media

lokal di komunitas lain.

 ● Formulir ini mudah diatur.

● Biaya mereka sedang.

● Pejabat umumnya merasa nyaman dengan formulir ini.

● Mereka memiliki fleksibilitas yang tinggi dalam hal kapan dan di mana mereka

dilakukan.

● Mereka memungkinkan pejabat informasi publik memiliki kendali atas siapa yang

memiliki nomor bebas pulsa tersebut. Namun, nomor bebas pulsa dapat diteruskan lebih

lanjut atau diposting di Web.

● Jenis konferensi berita ini dapat dijadwalkan secara teratur untuk memuaskan

perwakilan media dengan memastikan pembaruan rutin mereka.

● Format ini memungkinkan perubahan pada menit-menit terakhir juru bicara. Ini dapat

terjadi jika perkembangan baru membutuhkan ahli baru untuk muncul atau juru bicara

dipanggil untuk alasan yang tidak dapat dihindari. Dengan format ini, lebih mudah

untuk mendapatkan pengganti.

● Mereka memberikan waktu untuk pertanyaan dan nama penanya untuk diumumkan

oleh moderator.

● Daftar semua peserta, bahkan mereka yang tidak mengajukan pertanyaan, dapat

disediakan, membuat pemantauan dan analisis berita lebih mudah.

● Rekaman acara dapat diarsipkan dan tersedia untuk media setelah fakta.

Bab 6

Bekerja dengan Media Kerugian konferensi telepon dan webcast

 ● Jenis konferensi berita ini membutuhkan sumber pendanaan atau kontrak di

muka.yBiaya dapat bertambah seiring waktu.

● Sulit untuk menghentikan media dari format ini; panggilan reguler tidak boleh

dihentikan secara tiba-tiba.

● konferensi Telekonferensi tidak memenuhi kebutuhan visual berita TV.

Distribusi Email dan Faks Siaran

Sebagian besar organisasi media lebih suka menerima informasi dari organisasi lain melalui

email atau faks. Distribusi informasi secara elektronik memungkinkan penerjemahan yang

efisien dan cepat ke format berita. Meskipun distribusi faks atau blast faks menjadi kurang

umum, distribusi tersebut masih digunakan oleh banyak organisasi berita

Keuntungan dari email dan faks siaran

● Anda hampir dapat langsung menyebarkan informasi ke outlet media pada daftar

kontak email dengan biaya yang tidak terlihat.

● Koreksi mudah dilakukan.

● Organisasi mendapat pujian karena telah menghubungi wartawan atau outlet dengan

nama.

● Mereka menyediakan saluran terbuka yang memungkinkan Anda memasukkan

informasi ke media sesuka hati.

Kerugian dari email dan faks siaran:

● Daftar memerlukan pembaruan dan pemeliharaan rutin. Organisasi dan personel media

sering berpindah-pindah.
 ● Mereka menyediakan cara pasif untuk memberikan informasi kepada media; beberapa

mungkin tidak sampai ke email Anda atau menyiarkan faks sampai terlambat bagi

mereka atau Anda.

● Informasi tersebut tidak bersifat pribadi dan dapat meminta pertanyaan dan panggilan

telepon lebih lanjut.

● Mereka memerlukan informasi cetak yang jelas, yang memakan banyak waktu untuk

kantor informasi publik dan dapat memperlambat aliran informasi ke media.

Situs Web, Streaming Video, dan Webinar

Berbagai alat berbasis Internet telah membuat akses media lebih mudah dan hemat biaya. Rilis

dapat diposting ke halaman media di situs Anda. FAQ, informasi latar belakang, dan video

acara dapat ditautkan ke rilis. Video dapat diarsipkan dan dialirkan. Webinar dapat

memberikan informasi rinci.dan akses ke ahli materi pelajaran. Alat berbasis web telah secara

signifikan mendukung akses ke organisasi media dan akses langsung ke publik meskipun

memakan waktu, terutama selama krisis. Mereka memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai

berikut:

Keuntungan situs web, streaming video, dan webinar:

● Mereka dengan cepat memperbarui semua media secara bersamaan.

● Prosesnya menjadi transparan karena publik dan media melihat informasi yang sama di

situs. Ini memungkinkan organisasi untuk berbicara langsung kepada publik tanpa filter

media.

● Dokumen dan informasi diatur dan memberikan catatan untuk media dan organisasi

Anda.
 ● Hal ini memungkinkan adanya tautan untuk membantu personel media mengumpulkan

informasi latar belakang.

● Rumor, mitos, dan informasi yang salah dapat ditangani dengan segera tanpa menarik

perhatian yang tidak semestinya.

● Video atau gambar resmi dapat disediakan untuk outlet media dalam format digital.

● FAQ di halaman menyediakan cara yang mudah digunakan untuk mendidik selama

krisis.

● Mereka adalah alat yang hemat biaya.

Kekurangan situs web, streaming video, dan webinar

● Proses ini memakan waktu.

● Mereka memerlukan pembaruan yang sering.

● Terkadang, macet karena kelebihan lalu lintas.

● Mereka mungkin membuat wartawan frustrasi jika terlalu banyak informasi yang

diberikan atau jika organisasi situs tidak jelas. Wartawan menginginkannya mudah dan

segera. Anda mungkin harus menjalankan beberapa di antaranya melalui situs untuk

pertama kalinya.

● Mereka bergantung pada teknologi dan mungkin rentan terhadap gangguan atau

gangguan oleh peretas. Orang-orang di zona bencana mungkin tidak memiliki akses

situs web.

Tanggapan untuk Panggilan Media

Hubungan antara PIO dan media sering kali didasarkan pada panggilan telepon dari

wartawan yang meminta informasi spesifik atau wawancara. Dalam keadaan darurat kesehatan

masyarakat, cara organisasi Anda menanggapi panggilan dari wartawan ini membuat
perbedaan dalam cara daya tanggap atau profesionalisme organisasi Anda digambarkan kepada

publik.

Jika wartawan tidak percaya tanggapan Anda cepat atau tepat, mereka mungkin

merefleksikannya dalam laporan mereka. Setiap organisasi harus membuat rencana yang bisa

diterapkan untuk menanggapi lonjakan panggilan media. Latih, rencanakan, dan

berkoordinasi secara terus menerus. Beri tahu outlet media sebelumnya bagaimana aliran

informasi akan bekerja, bagaimana mendapatkan jawaban atas permintaan mereka, dan apa

yang PIO bisa atau tidak bisa lakukan. Jika saluran telepon kelebihan beban, apa rencana

cadangannya? Tanggapan terhadap panggilan media memiliki keuntungan dan kerugian

sebagai berikut:

Keuntungan dari tanggapan yang tepat waktu

● Outlet media dapat memberikan informasi yang mungkin tidak Anda sadari, seperti

informasi tentang pemimpin lingkungan yang mengeluh bahwa sumber daya tanggapan

tidak didistribusikan secara adil. Ini bisa terjadi karena beberapa orang yang tidak puas

akan meminta resolusi media sebelum mereka akan memanggil organisasi resmi yang

bertanggung jawab atas sumber daya ini.

● Pertanyaan media mungkin mencerminkan tingkat kepentingan publik. Jumlah

panggilan dan frekuensi subjek yang diangkat dapat memberikan tanggapan kepada

komunitas tentang apa yang penting bagi publik dan di mana lebih banyak sumber

informasi mungkin perlu diarahkan.

● Kontak satu lawan satu dengan media memungkinkan peluang untuk menekankan poin

pesan utama, mengarahkan media ke masalah yang akan datang, dan memperbaiki

kesalahan informasi.
 ● Kontak pribadi dapat membantu membangun hubungan dan meningkatkan

kepercayaan.

Kerugian dari tanggapan tepat waktu

● Menelepon kembali membutuhkan waktu, yang sangat mahal selama krisis.

● Ada potensi untuk rilis informasi yang tidak konsisten atau prematur. Untuk mencegah

hal ini, petugas pers dan juru bicara harus terlatih dengan baik dan rilis harus

dikoordinasikan dan dibersihkan

● Panggilan tindak lanjut mungkin diperlukan jika informasi berubah sebelum outlet

media merilisnya. Jika Anda mengabaikannya, Anda dianggap bersalah karena tidak

memberikan informasi yang benar.

● Tag telepon membuat frustrasi jurnalis yang mengerjakan tenggat waktu. Diperlukan

prioritas besar-besaran.

● Reporter akan tahu jika mereka tidak ada di daftar teratas

Media sosial

Banyak organisasi media arus utama menggunakan media sosial sebagai cara untuk

menghasilkan konten. Mereka mungkin memantau media sosial, seperti halaman Facebook

atau umpan Twitter, untuk mendapatkan informasi. Banyak lembaga federal, termasuk CDC

dan FEMA, memiliki beberapa akun Twitter sebagai cara untuk memberikan informasi yang

sangat tepat waktu tentang acara dan untuk memperbarui khalayak, termasuk media. Media

sosial menawarkan keuntungan dan kerugian berikut:

Keuntungan dari media sosial

 ● media resmi bersifat langsung.

● Mereka membangun dan memelihara hubungan yang dinamis dengan media.

● Mereka dapat digunakan untuk menghalau rumor dengan memberikan informasi yang

akurat dengan cepat.

● Media sosial memasukkan tautan situs web tempat wartawan dapat pergi untuk

mendapatkan lebih banyak informasi.

Kekurangan media sosial:

● Mereka membutuhkan personel dan sumber daya teknologi untuk memelihara dan

memantau saluran media sosial.

● Mereka memiliki batasan dalam hal berapa banyak informasi yang disertakan.

● Tindak lanjut dan pemantauan berkelanjutan mungkin

diperlukan untuk memperbarui informasi dan menghilangkan

rumor.

Menulis untuk Media selama Krisis

Penelitian telah menunjukkan13,14,15 bahwa kepercayaan publik bahwa tanggap

darurat efektif berkorelasi dengan seberapa banyak akses ke informasi yang mereka miliki

selama krisis. Tantangan mendasarnya adalah kecepatan versus akurasi di mana keduanya

penting. Jika informasi akurat dan dirilis setelah publik beralih ke masalah lain, itu hanya

memiliki sedikit nilai. Jika keluar dengan cepat tetapi tidak akurat, skenario terbaik adalah

mengakuinya dan melanjutkan; Kasus terburuknya adalah ketidaktepatan menyebabkan

kerugian bagi publik. Aturan jurnalisme yang baik berlaku, dengan atau tanpa krisis. Akan ada
tekanan untuk memajukan proses dengan kecepatan yang akan dianggap oleh wartawan dan

orang lain sebagai responsif dan kredibel.

Akui tantangan inheren dari setiap krisis. Dorong pejabat yang menanggapi agar

memberikan informasi yang akurat (tapi mungkin tidak lengkap) secepatnya. Anda bisa mulai

dengan menceritakan kisahnya meskipun Anda tidak yakin akhirnya.

Tips berikut akan membantu

● Tanyakan apa yang bisa dilakukan di atas kertas terlebih dahulu.

● Mulailah dengan apa yang dapat diverifikasi.

● Beri tahu media dan publik bahwa lebih banyak informasi akan datang begitu

tersedia.

● jika keputusan tidak diselesaikan, jelaskan bahwa proses untuk mencapai

keputusan sedang berlangsung. Jika tes laboratorium tidak selesai, jelaskan

proses pengujiannya.

● Jaga agar media dan publik tetap terlibat dan terlibat, meskipun jawaban atas

pertanyaan sulit belum tersedia.

Bersiap untuk Memberikan Latar Belakang Dasar tentang Masalah pada

Media

Ketika bencana atau peristiwa terkait kesehatan terjadi, wartawan yang biasanya tidak

meliput topik kesehatan dan sains akan ditugaskan untuk meliput acara tersebut. Pada titik itu,

Anda akan berhadapan dengan orang yang membutuhkan informasi dasar tentang masalah

tersebut terlebih dahulu. Siapkan informasi latar belakang ini dan siap untuk dibagikan. Ini

akan berguna ketika jurnalis mulai mengembangkan laporan untuk masyarakat umum.
 Ketika gempa bumi dan tsunami Jepang tahun 2011 mengakibatkan darurat radiasi dari

fasilitas nuklir yang rusak, publik di seluruh dunia dengan cemas mencari informasi tentang

potensi paparan radiasi di udara, makanan, dan air. Wartawan mencoba meliput berita terhangat

dengan implikasi kesehatan yang jelas. Seperti masyarakat, mereka hanya tahu sedikit tentang

keadaan darurat radiasi dan potensi efek kesehatannya. CDC segera memposting situs web

tentang situasi tersebut. Situs ini, Jepang: Radiasi dan Kesehatan, 16 berisi lembar fakta, FAQ,

informasi media sosial, dan bahkan terjemahan bahasa Jepang dari berbagai dokumen darurat

radiasi.

Hal ini membantu memastikan bahwa media menerima informasi yang akurat secara

ilmiah dan mudah dipahami untuk dikomunikasikan kepada publik. Banyak orang menjadi

terdidik tentang risiko radiasi. Mereka tahu tindakan apa yang harus diambil, atau dalam kasus

kalium iodida, tindakan apa yang tidak boleh dilakukan.

Apa yang Harus Disertakan oleh Rilis Media Anda?

Selama fase awal keadaan darurat, siaran pers standar adalah bentuk komunikasi media

yang paling dasar. Saat krisis berkembang, pertimbangkan untuk menindaklanjuti dengan rilis

fitur:

● Cerita tentang individu atau unit yang terlibat dalam respons.

● Artikel yang menggambarkan hasil dan kesuksesannya.

● Catatan pribadi mereka yang dibantu selama krisis.

Siaran pers darurat harus dibatasi satu halaman. Anda perlu latihan untuk menentukan

informasi apa yang termasuk dalam lembar fakta ayat siaran pers. Pikirkan siaran pers, sejak

awal, sebagai pembaruan pers.

 Siaran pers harus menjawab pertanyaan siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan

bagaimana. Informasi tambahan dimasukkan ke dalam lembar fakta atau latar belakang

terlampir. Cara ini akan mempercepat proses clearance, mengurangi peluang terjadinya

kesalahan, dan membantu media menentukan item mana yang menjadi berita dan mana yang

dianggap background.

Saat Anda membuat siaran pers, lakukan hal berikut:

Di bagian atas rilis, sertakan informasi berikut

● Nama organisasi Anda

● Alamat

● E-mail

● Website

● Nomor Telepon

● Nama kontak

● Berikan nomor kontak 24 jam kepada media. Jika Anda memiliki nomor bebas pulsa,

sertakan dan beri tahu wartawan bahwa itu untuk mereka, bukan untuk masyarakat

umum.

● Cantumkan tanggal rilis. Jika lebih dari satu rilis dikeluarkan selama periode 24 jam,

tuliskan tanggal dan waktu pada rilis tersebut.

● Beri judul pada siaran pers Anda. Jurnalis dapat mengidentifikasi dengan cepat dengan

berita utama. Buat berita utama menggunakan kalimat aktif, dan rangkum informasi

inti dalam beberapa kata. Jangan pernah menggunakan kembali judul selama krisis.

● Gunakan nomor siaran pers jika ini standar untuk organisasi Anda. Ini mungkin

berguna, tapi jangan gunakan angka untuk menggantikan headline unik.

 ● Letakkan "untuk segera dirilis" di bagian atas di bawah informasi kontak Anda; jangan

membuat wartawan atau editor menebak-nebak tentang waktu rilis.

● Tulis dengan gaya piramida terbalik, dengan menempatkan informasi terpenting

terlebih dahulu. Jangan gunakan paragraf penutup yang kuat, kekuatannya akan ada di

depan. Siaran pers yang ditulis dengan baik dibaca seperti berita.

● Berikan nomor telepon baru atau alamat situs web di bagian atas siaran pers. Jangan

berasumsi bahwa editor akan menyadarinya di paragraf terakhir

● Batasi panjang kalimat dan paragraf. Jarang ada lebih dari 20 kata. Paragraf satu kalimat

dapat diterima dalam siaran pers.

● Ingat, semakin banyak suku kata per 100 kata, semakin sulit teks untuk

dipahami.

● Jelaskan istilah ilmiah atau teknis.

● Jangan berasumsi bahwa audiens Anda akan memahami apa yang Anda

maksud.

● Hilangkan kata sifat atau kata-kata yang sarat emosi.

● Periksa fakta Anda, terutama setelah menyertakan revisi dari pakar materi

pelajaran.

● Lakukan pemeriksaan keamanan; beberapa informasi mungkin

diklasifikasikan.

Lakukan pemeriksaan privasi; beberapa informasi mungkin melanggar privasi

korban dan keluarganya.17 Pertimbangkan hal berikut:

 ● Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan tahun 1996

(HIPAA) .

● Kebijakan organisasi Anda terkait privasi.

● Jika nama memiliki ejaan yang tidak biasa, tandai catatan “OK” di sebelah nama

sehingga editor tahu itu benar.

● Jika sebuah nama memiliki pengucapan yang tidak biasa, sertakan pengucapan

fonetik sehingga reporter radio dan TV mengucapkannya dengan benar.

● Jika kesalahan terdeteksi dalam siaran pers yang telah didistribusikan dan ada

waktu untuk memperbaikinya, segera lakukan upaya untuk mengirimkan versi

yang diperbaiki.

Pengecekan kenyataan

Beberapa kelonggaran terhadap selera jurnalistik akan diperlukan agar siaran pers diklarifikasi

melalui saluran tanggapan ilmiah dan resmi. Ini membantu jika Anda:

● Tulis siaran pers sebelumnya.

● Gunakan bagian isi yang kosong.

● Bersihkan melalui saluran (atau setidaknya minta ditinjau sebelumnya).

Ini akan membantu pejabat yang tidak memiliki latar belakang media membedakan perbedaan

antara siaran pers dan laporan situasi. Proses perizinan seringkali menjadi latihan menulis oleh

panitia dan hasilnya seringkali teks tersiksa. Fokus pada tujuan mendapatkan informasi yang

akurat dan tepat waktu dari organisasi Anda ke media dan publik.

Pernyataan Pers versus Siaran Pers

 Pernyataan pers biasanya bukan berita. Mereka mungkin merupakan posisi atau

perspektif resmi organisasi. Biasanya hanya berisi beberapa paragraf. Untuk pernyataan pers,

pertimbangkan hal-hal berikut:

● Berikan atribut pernyataan kepada pejabat tinggi dalam organisasi.

● Anda dapat menggunakannya untuk melawan pandangan yang bertentangan

tentang subjek penting yang terkait dengan keadaan darurat, seperti mengapa

lembaga Anda memilih satu rekomendasi pengobatan daripada yang lain.

● Jangan gunakan pernyataan untuk menghasilkan debat tinjauan sejawat.

● Pernyataan pers dapat menjadi sarana bagi seorang pejabat untuk dikutip

menanggapi suatu masalah tanpa membutuhkan kesempatan media.

● Anda dapat menggunakannya untuk menawarkan kata-kata dorongan kepada

korban, responden, dan karyawan.

● Posting pernyataan di situs web organisasi di lokasi yang sama dengan siaran

pers. Mereka harus menyertakan nomor kontak untuk kantor pers.

● Gunakan pernyataan secukupnya untuk mendapatkan dampak terbaik.

● Jangan nyatakan hal negatif yang sedang dilawan. Nyatakan posisi organisasi

Anda tanpa memvalidasi sudut pandang yang berlawanan.

● Sadarilah bahwa pernyataan pers membutuhkan lebih banyak waktu dan tingkat

izin yang lebih tinggi.

Lembar Fakta dan Latar Belakang Media

Lembar fakta memberikan fakta tentang topik tertentu. Latar belakang memberikan

latar belakang atau sejarah yang relevan. Saat Anda membuat lembar fakta dan latar belakang,

pertimbangkan hal berikut:

 ● Umumnya, ini akan dilampirkan pada siaran pers satu halaman.

● Tentukan istilah ilmiah atau teknis yang digunakan.

● Simpan lembar fakta dalam format peluru dengan perkembangan logis dari yang

luas ke spesifik tentang satu subjek.

● Gunakan formulir paragraf untuk latar belakang dan berikan informasi historis

dan teknis yang terlalu mendalam untuk peluru.

● Gunakan pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) untuk lembar fakta dan latar

belakang, jika sesuai. Berharap untuk melihat FAQ di situs web media, jadi

pastikan itu akurat.

Visual, Siaran Pers Video, dan B-Roll

Televisi dan situs web terus menjadi sumber berita yang dominan. Sementara audiens

yang lebih tua terus menyukai televisi dan beralih ke berita lokal, audiens yang lebih muda

semakin banyak menggunakan Web.2 Outlet berita menggunakan visual untuk mendukung

laporan. Teknologi digital mempermudah dan lebih murah bagi organisasi respons resmi untuk

memberikan dukungan visual bagi media selama keadaan darurat. Video dapat dimuat di situs

web dan organisasi berita dapat mengeditnya menjadi laporan mereka.

Saat Anda membuat visual, siaran pers video, dan B-roll, pertimbangkan hal berikut:

● Anda mungkin ingin memasukkan potongan suara video berdurasi 10 hingga 20

detik dari pejabat tanggapan dan pakar yang dapat diedit menjadi siaran berita

lokal.

● Dapatkan pesan-pesan penting dalam rekaman

● Rilis berita video dapat menjadi kuno dan memakan waktu untuk diproduksi

pada fase awal keadaan darurat.

 Coba gunakan B-roll (video latar belakang tanpa narasi):

● B-roll lebih mudah dan lebih cepat untuk diproduksi.

● Sutradara News sering kali lebih memilih B-roll, karena reporter akan membuat cerita

mereka sendiri seputar video.

● B-roll berfungsi sebagai latar belakang visual untuk sulih suara reporter.

● Siapkan B-roll terlebih dahulu, jika memungkinkan. Dapatkan pemeriksaan

keamanan untuk memastikan bahwa informasi rahasia tidak dirilis.

● Jangan mengangkat subjek di B-roll jika Anda tidak ingin mempromosikannya.

● Tulis kutipan suara untuk juru bicara. Juru bicara Anda tidak akan punya waktu

untuk membagi poin utama menjadi 20 detik.

● Pastikan setiap gigitan suara berdiri sendiri. Tidak perlu membingungkan

penonton yang mungkin hanya melihat satu dari lima kemungkinan gigitan

suara.

● Berikan rilis berita video atau B-roll kertas dan indeks pita yang menjelaskan

siapa yang berbicara atau apa yang sedang ditayangkan. Misalnya, indeks

mungkin menjelaskan bahwa pada 2 menit ke dalam video, teknisi lab tingkat 2

keamanan hayati sedang menyiapkan sampel untuk pengujian.

Tentukan metode distribusi. Anda dapat mempertimbangkan hal berikut:

● Jadwalkan umpan satelit mengikuti saran media.

● Muat video di situs web.

● Sediakan salinan B-roll yang dapat diambil oleh media.

● Sampaikan ke media.
 ● Berikan umpan dari afiliasi jaringan lokal ke satelit jaringan nasional,

yang dapat diumpankan ke afiliasi lokal lainnya.

● Kirim melalui surat semalam, meminta agar salinan cetak dikembalikan

kepada Anda.

● Menghasilkan rilis berita video dan B-roll sebagai produk profesional

untuk memenuhi persyaratan media. Beberapa video digital internal dapat

ditampilkan di situs web Anda.

Berkomunikasi Sejak Dini dan Sering

Bersikaplah proaktif dan berikan rekomendasi serta informasi kepada media dan publik

sedini mungkin untuk menjadikan organisasi Anda sebagai sumber berita yang akurat, kredibel,

dan tepat waktu. Melakukan hal itu akan memfasilitasi hubungan yang lebih kuat dengan media

dan publik.

Contoh 1 : Pada tahun 2001, selama krisis antraks, muncul kekhawatiran bahwa Ft. Collins,

Colorado, pekerja pos mungkin tertular penyakit tersebut. Petugas kesehatan lokal dan negara

bagian ingin meredakan kekhawatiran tentang potensi paparan bakteri antraks, dan dengan

cepat memutuskan untuk mendistribusikan siaran pers yang mengumumkan penutupan kantor

pos tersebut dan ketersediaan antibiotik untuk pekerja lain di fasilitas itu.

Contoh 2: Terlepas dari apakah FEMA sedang menanggapi krisis atau tidak, Kantor Lapangan

Bencana FEMA mengembangkan dan mendistribusikan "pesan hari ini" untuk membantu

membangun kredibilitas dan hubungan dengan publik dan media.

Memenuhi Kebutuhan Media dalam Situasi Darurat

 Pertanyaan utama selama keadaan darurat kesehatan masyarakat: “Apakah konferensi

pers, acara media, atau kesempatan berbicara lainnya merupakan cara yang tepat untuk

menyampaikan informasi?”

Jika koordinasi telah terjadi dengan organisasi lain yang menanggapi atau konferensi

pers direncanakan, jawabannya mungkin mudah "ya." Jika situasinya berkembang dengan

cepat dan ada kebutuhan untuk penyebaran informasi yang cepat, jawabannya mungkin juga

"ya".

Tempat Mengadakan Konferensi Pers

Untuk menentukan lokasi konferensi pers, pertimbangkan hal berikut:

● Situs darurat atau bencana, jika aman untuk media dan tidak akan mengganggu

upaya pemulihan, mungkin menjadi pilihan pertama Anda. Pastikan privasi

korban tidak akan diretas.

● Konferensi pers dapat diadakan di EOC atau JIC jika ruangan telah disisihkan

yang terpisah dari pusat operasi. Anda tidak ingin personel media masuk dan

keluar dari keadaan darurat pusat operasi. Jika konferensi diadakan di gedung

terbatas, cobalah merampingkan media penyaringan dan akses ke situs,

meskipun memerlukan pendamping sukarela untuk setiap pelapor.

● Pertimbangkan untuk menggunakan lokasi resmi terpisah, seperti balai kota,

departemen kesehatan kantor pusat, atau kantor gubernur.

● Konferensi dapat diadakan di ruang pertemuan hotel yang nyaman bagi para

pejabat yang terlibat dan media yang kemungkinan besar akan hadir.
 ● Ingatlah bahwa peralatan suara harus tersedia atau pada tempatnya.

Pertimbangkan menyediakan listrik outlet (jika tidak menggunakan wawancara

jalan) dan peralatan khusus lainnya yang dibutuhkan oleh media.

Bagaimana dan Kapan Mengundang Media

Ikuti tips yang akan membantu Anda berhasil mengundang media ke konferensi pers sebagai

berikut:

● Berikan pemberitahuan sebelumnya kepada media, tetapi jangan terlalu banyak

sehingga acara tersebut dibatalkan karena sudah disusul oleh peristiwa lainnya. Satu

jam adalah jumlah waktu paling sedikit absolut dari pemberitahuan hingga acara,

kecuali semua personel media berdiri menunggu komentar resmi.

● Jika keadaan darurat telah berlangsung selama beberapa waktu, jadwalkan waktu yang

teratur untuk peluang media, seperti setiap hari pada jam 2 siang, dan patuhi itu. Ini

akan menghilangkan kebutuhan untuk menghubungi media setiap saat.

● Jika Anda memiliki sesuatu yang sangat penting untuk dirilis dan media mungkin tidak

mengetahui apa itu datang, gunakan sumber daya yang diperlukan untuk menelepon

wartawan atau direktur dan editor berita mereka, dan beri tahu mereka mengapa mereka

harus datang.

Kirimkan nasihat singkat media tentang peluang media. Panjangnya hanya setengah halaman

dan berikan informasi berikut:

● Sifat acara (peluang media atau konferensi pers; ketahui perbedaannya)

● Tanggal, waktu, dan tempat

● Kontak orang, dan siapa yang dijadwalkan untuk muncul (dengan nama dan jabatan,

atau dengan posisi dan keahlian materi pelajaran)

 ● Topik yang akan dibahas

Pertahankan agar nasihatnya singkat. Anda akan menyelesaikannya lebih cepat dan memiliki

fleksibilitas yang lebih besar jika Anda mau sesuaikan pesan atau tambahkan topik. Cukup

spesifik sehingga wartawan memahami urgensinya. Ini lebih mudah di awal masa darurat,

tetapi mungkin lebih sulit selama fase selanjutnya dari krisis.

Siapa yang Diundang

Sebelum mengumumkan peluang media, periksa untuk memastikan bahwa juru bicara atau

pejabat tersedia. Siapkan cadangan untuk berjaga-jaga jika juru bicara dipanggil pergi.

● Undang perwakilan dari media cetak dan elektronik, dan jangan lupakan stasiun radio.

Dari JIG yang menjadi tuan rumah ruang pers, pastikan untuk memposting

pemberitahuan di sana.

● Mencoba membatasi jumlah petugas tanggap darurat yang hadir yang tidak memiliki

peran berbicara. Wartawan merasa bingung melihat sekelompok orang di belakang

ruangan, mungkin mengenakan seragam respons atau kredensial, yang tidak pernah

diidentifikasi. Juga, harapkan itu siapa pun di ruangan itu dari tim tanggapan dapat

didekati oleh media untuk memberikan komentar. Kekhawatiran lain adalah bahwa

personel tanggap dalam kelompok di belakang ruangan mungkin secara pribadi

mendiskusikan informasi yang belum siap untuk dirilis, dan didengar oleh wartawan.

“Dengan undangan hanya ”berlaku juga untuk personel respons.

Bagaimana Melakukan Peluang Media

Adalah tepat untuk memberi tahu media sebelumnya, apakah pertanyaan akan dibahas atau jika

hanya pernyataan informasi dari pejabat organisasi yang akan dibuat. Reporter tidak suka

dilarang mengajukan pertanyaan, tetapi mereka akan menerimanya jika informasinya adalah

berita nyata dan mereka diberi akses ke pejabat di lain waktu untuk mendapatkan jawaban

mereka. Mengambil pertanyaan berarti memberikan kendali atas konten ke media. Pada tahap

awal, mungkin tidak perlu menjawab pertanyaan.

Ikuti tips yang akan membantu Anda melakukan peluang media dengan lancar:

● Tentukan batas waktu, termasuk waktu tanya jawab. Beri tahu media bahwa akan ada

batasan.

● Jauhkan pembicara dari ruangan sampai acara dimulai. Anda tidak ingin

menegosiasikan logistik di depan audiens. Ingat, saat kepala sekolah terlihat oleh

media, sikap dan perilaku mereka adalah masalah catatan publik. Wajar untuk

meluapkan semangat dan bercanda, bahkan selama panasnya krisis. Lakukan itu jauh

dari kamera. Pastikan semua memahami bahwa acara tersebut "direkam". Ini akan

dilaporkan.

● Beri tahu media di awal konferensi jika ada masalah kontroversial seputar keadaan

darurat yang tidak akan ditangani.

● Apakah pembicara duduk atau berdiri tergantung pada ruangan, lamanya acara, dan

apakah mereka semua berbicara dan semua menjawab pertanyaan. Jika semua berdiri,

efek kawanan terjadi. Kelompok tersebut akan tampak lebih aktif, seolah-olah ada

situasi yang mendesak. Alangkah baiknya jika itu yang ingin Anda sampaikan. Ini tidak

sebaik saat mencoba untuk mempromosikan tanggapan yang tenang dan masuk akal.
 ● Seorang petugas pers dapat memoderasi acara atau pejabat utama dapat melakukannya.

Mengakomodasi preferensi pejabat tetapi tersedia di samping jika mereka memutuskan

untuk melakukannya sendiri.

● Kecuali pejabat tersebut adalah wajah dan nama yang dikenal secara nasional, mintalah

pembicara untuk memperkenalkan diri dengan nama, jabatan, dan organisasi. Mereka

harus mengulangi nama dan organisasi mereka jika mereka melangkah maju untuk

menjawab pertanyaan selanjutnya.

● Jika organisasi Anda akan menerima pertanyaan pada konferensi pers, pilih siapa yang

akan memilih wartawan untuk bertanya. Apakah pejabat utama atau mungkin petugas

pers yang memantau konferensi? Rencanakan ini sebelumnya.

Pengecekan nyata

Bersiaplah untuk konferensi pers yang berbeda dari yang Anda rencanakan. berikut mungkin

membantu:

● Reporter akan mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka suka, terlepas dari arahan

Anda.

● Pastikan pejabat tahu siapa yang akan menjawab pertanyaan kontroversial. Ini adalah

orang yang akan merujuk pertanyaan pelapor kembali ke organisasi yang sesuai atau

ahli materi pelajaran.

● Dapatkan persetujuan dari semua pejabat yang terlibat; jika jawabannya tidak termasuk

dalam lingkup tanggung jawab mereka, mereka tidak dapat menanggapi. Ini mungkin

sulit bagi sebagian dari mereka, yang mungkin memiliki jawaban yang bagus untuk

dibagikan.
 ● Miliki rencana cadangan untuk gangguan seperti hilangnya peralatan suara.

● Baik sebelum petugas memasuki ruangan atau di akhir acara, beri tahu wartawan cara

mendapatkan informasi lebih lanjut dan jawaban tambahan.

● Putuskan sebelumnya apakah pejabat akan melakukan wawancara media standup untuk

wartawan individu setelah acara tersebut. Tidak apa-apa melakukan ini jika pejabat

memiliki waktu, tidak mau keluar dari pesan, dan ada rencana keluar untuk mengakhiri

wawancara. Misalnya, Anda dapat menjelaskan kepada seorang reporter bahwa pejabat

tersebut sedang terburu-buru dan hanya memiliki waktu lima menit sebelum mobilnya

berangkat untuk membuat janji lagi.

● Jika Anda mengizinkan wawancara standup setelah konferensi pers, radio dan media

cetak akan mengelilingi reporter TV yang melakukan wawancara atau sebaliknya.

Wawancara ini benar-benar seperti konferensi pers kecil dan informal lainnya. Tetap

kendalikan dengan menugaskan petugas pers untuk setiap pejabat. Anda perlu tahu

apakah sesuatu telah terjadi kata membutuhkan reaksi dari organisasi Anda.

Menggunakan Visual

Mungkin terlalu banyak meminta pejabat untuk mengelola grafik, presentasi PowerPoint, atau

slide selama pengarahan. Jika memungkinkan, posisikan pakar komunikasi untuk mengelola

visual. Reporter akan menginginkan salinan dari setiap slide, grafik, atau visual yang

digunakan. Ini dapat tersedia di situs web.

Perhatian: Jika seorang pejabat melambaikan dokumen atau laporan, atau merujuk padanya

selama kesempatan media, wartawan akan meminta salinannya. Cobalah untuk menyetujui apa

yang akan disebutkan dan apa yang akan tersedia, dan persiapkan visualnya sebelumnya. Jika
memungkinkan, beri tahu wartawan sebelumnya bahwa mereka akan mendapatkan salinan dari

apa yang diperlihatkan. Miliki salinan kertas visual jika peralatan gagal.

Pengarahan militer sering kali memanfaatkan visual secara ekstensif. Konferensi pers

Departemen Pertahanan adalah contoh yang baik tentang bagaimana visual dapat digunakan

secara efektif

Selebaran

Jika memungkinkan, sediakan salinan presentasi, lembar fakta bermanfaat, dan latar belakang.

Wartawan suka menggunakan ini untuk membuat catatan dan menulis karya mereka, bahkan

jika mereka telah mencatat seluruh pernyataan. Jangan lupa untuk memberikan informasi latar

belakang organisasi, seperti pernyataan misi sederhana, bagan organisasi, dan fakta dasar.

Jika pembicara tidak begitu dikenal, buatlah handout biografi singkat. Ini membantu

membangun kredibilitas mereka bagi reporter dan publik yang mungkin membaca tentang

mereka.

Pengecekan nyata

Rekam konferensi pers (setidaknya dengan audio) jika memungkinkan. Ini akan membantu

dengan pertanyaan dan jawaban setelah fakta, dan merupakan catatan Anda tentang apa yang

dikatakan. Jangan mengandalkan ingatan, terutama selama krisis. Simak tips berikut ini:

● Atur pemantauan media setelah konferensi Anda untuk melihat apakah pesan Anda

dilaporkan dengan jelas.

 ● Siapkan materi yang dibutuhkan untuk mendorong pesan tersebut keluar sejelas dan

sesingkat mungkin.

● Jika topik yang dibahas selama peluang media tetap jelas, tetapi terbatas, Anda

memiliki peluang lebih besar bahwa pesan yang Anda inginkan akan dimuat di siaran

atau surat kabar yang akan datang.

Setelah konferensi pers Anda, segera nilai yang berikut ini:

● Apakah pesan-pesan penting sudah terkirim?

● Apakah pertanyaan serupa ditanyakan berulang kali?

● Seberapa efektif penyampaian juru bicara? Pertimbangkan aspek-aspek seperti nada

suara, bahasa tubuh, dan kejelasan.

● Apakah Anda perlu bersiap untuk masalah "hari berikutnya"?

● Apakah ada kebutuhan untuk menindaklanjuti dengan media tertentu, berdasarkan

pertanyaan mereka, untuk mengklarifikasi masalah?

● Apa yang dapat Anda lakukan lain kali untuk meningkatkan peluang media?

Menanggapi Media Mengenai Kesalahan, Mitos, dan Kesalahan Persepsi

yang Signifikan

Media memiliki catatan yang baik dalam memberikan fakta yang benar selama krisis.

Sayangnya, terkadang pemberitaan media dapat memberikan fakta yang salah, melaporkan

rumor, atau melanggengkan representasi yang keliru. Posting blog dan pembaruan status media

sosial tidak difilter dan sering kali menyertakan informasi yang tidak akurat. Kesalahan ini

tidak hanya merugikan publik, tetapi juga dapat merusak kredibilitas organisasi Anda.
Walaupun rumor media, mitos, dan kesalahan dalam laporan pers biasanya mengoreksi diri

sendiri, terkadang koreksi tidak terjadi cukup cepat.

Anda dapat mempercepat koreksi menggunakan pendekatan berikut:

1. Tetap tenang.

Ketika Anda berbicara dengan media, Anda berbicara untuk agensi atau organisasi Anda. Tidak

peduli seberapa marah Anda, jangan bereaksi tanpa berpikir. Melakukannya akan berdampak

negatif pada Anda dan organisasi Anda. Ini mengurangi misi Anda untuk mengkomunikasikan

informasi kesehatan yang akurat kepada publik.

Beberapa reporter mungkin percaya bahwa hanya berita sensasional dan negatif yang menjadi

berita. "Jika itu kabar baik, itu bukan berita" dan "jika berdarah, itu mengarah" adalah dua

kutipan yang sering dikaitkan dengan jenis pelaporan ini.

Selain itu, wartawan tidak selalu punya waktu untuk memeriksa fakta mereka. Pekerjaan

mereka mungkin bergantung pada membalikkan laporan dengan cepat. Jika mereka

menghabiskan banyak waktu untuk penelitian, reporter pesaing dapat merilis cerita terlebih

dahulu.

Reporter hanya mencoba melakukan tugasnya, jadi jangan mengambil sikap negatif secara

pribadi. Berusaha selalu untuk berpikir dalam konteks mendidik media dan, dengan demikian,

membangun jembatan untuk mempromosikan cerita yang akurat di masa depan.

Bagaimanapun, outlet media adalah tautan komunikasi penting ke khalayak yang harus Anda

layani. Untuk melakukan ini, Anda membutuhkan strategi.

2. Analisis situasinya.

Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

● Apa hubungan Anda dengan reporter dan media ini? Apakah publikasi, televisi,

atau program radio dapat dipercaya? Apakah Anda pernah bekerja dengan pelapor yang

melakukan pelanggaran sebelumnya? Menyusul laporan berita negatif bukanlah waktu

terbaik untuk melakukan "panggilan dingin", untuk berbicara dengan wartawan atau

bekerja dengan outlet media untuk pertama kalinya. Mengekspresikan keluhan kepada

seseorang yang mengenal Anda sebagai orang yang kredibel lebih mudah dan lebih

produktif. Jika outlet media tidak mau mendengarkan, pertimbangkan untuk mencoba

menyampaikan maksudnya kepada audiens melalui sumber alternatif. Cobalah untuk

memahami sudut pandang wartawan dan bahwa mereka tidak berfungsi sebagai firma

hubungan masyarakat Anda. Reporter tidak memiliki kewajiban untuk hanya

melaporkan cerita positif untuk Anda. Namun, mereka memiliki tanggung jawab untuk

memberikan informasi yang akurat kepada audiens mereka. Anda dapat dan harus

menarik rasa pengabdian masyarakat dan integritas jurnalistik mereka jika cerita yang

mereka buat tidak untuk kepentingan publik. Ingat siapa yang ingin Anda jangkau.

Jangan mencoba memenangkan kontes dengan perwakilan media. Berusaha melayani

kepentingan publik dengan menyebarkan informasi yang akurat untuk meningkatkan

kesehatan masyarakat. Tidak peduli tanggapan dari reporter, kendalikan amarah.

● Apakah laporan berita mencoba mengungkapkan kedua sisi masalah? Bagi

banyak reporter, laporan yang berimbang adalah laporan yang memeriksa sisi-sisi yang

berlawanan. Apakah satu sudut pandang merupakan posisi ekstrim dan yang lainnya
 diterima secara umum mungkin bukan pertanyaan yang relevan. Selama wartawan

berusaha menampilkan kedua belah pihak, mereka sering menganggap ini adil.

● Apakah benar-benar ada ketidakakuratan, atau apakah reporter hanya

menyajikan fakta dengan pandangan negatif? Memperbaiki kesalahan faktual relatif

sederhana dan mudah. Reporter dan media ingin melakukan pekerjaan mereka dengan

baik. Mereka tidak menyukai kesalahan. Namun, perbedaan pendapat tentang suatu

subjek tidak mudah untuk dilawan. Pernyataan yang dianggap bias, kurang informasi,

atau sensasional mungkin tidak dipandang oleh wartawan sebagai kesalahan di pihak

mereka. Anda masih dapat menanggapi artikel tersebut; namun, strategi Anda akan

berbeda dari yang dibutuhkan untuk mengoreksi kesalahan faktual.

● Apakah berita tersebut benar meskipun mungkin negatif? Anda lebih suka jika

hanya cerita positif yang muncul di media, tetapi itu tidak selalu memungkinkan. Akan

ada kalanya Anda tidak memiliki respon untuk melawan laporan yang memberikan

berita negatif. Ada pepatah kuno, “untuk mencegah persepsi menutupi kabar buruk,

kabar baik harus cepat keluar dan kabar buruk lebih cepat.”

Ketika ada berita buruk untuk dilaporkan, penting untuk tidak menahan atau

membantah informasi tersebut. Yakinkan publik bahwa apa pun masalahnya, positif

atau negatif, bersikap terbuka dan tanggap terhadap kebutuhan publik akan informasi

yang akurat adalah prioritas. Jangan mencoba memenangkan kontes dengan media atau

kontes popularitas dengan publik. Sebaliknya, komunikasikan informasi kesehatan

yang akurat kepada publik. Acara ini mungkin hanya waktu untuk "mengambil dagu"

untuk memuaskan kritik yang juga dilayani oleh media.

 Jika laporan sebagian besar akurat, dan kesalahan yang dibuat oleh reporter kecil,

pertimbangkan untuk membiarkan cerita berjalan tanpa komentar. Berdebat dengan

reporter tentang hal-hal kecil ketika suatu item berita akurat tidak akan membantu Anda

membangun jembatan untuk cerita-cerita positif di masa depan. Pertimbangkan untuk

menghubungi reporter untuk membangun dialog untuk cerita masa depan yang lebih

akurat.

3. Ketahui apa yang harus diminta.

Setelah situasi dianalisis dan diputuskan bahwa tindakan diperlukan, putuskan opsi Anda untuk

menyelesaikan masalah. Hanya ada sedikit kemungkinan yang tersedia bagi pelapor untuk

menanggapi pengaduan. Putuskan, sebelumnya, ideal Anda, serta solusi minimal Anda.

Anggap ini sebagai negosiasi. Berikut beberapa kemungkinan permintaan:

● Meminta pencabutan atau koreksi: Pencabutan hanya wajar jika terjadi kesalahan

faktual yang serius dan Anda memiliki materi pendukung untuk menyangkal laporan.

Jika ini terjadi, tanyakan untuk koreksi langsung yang menonjol seperti karya aslinya.

Meskipun hal ini kemungkinan tidak akan terjadi, Anda mungkin akan mencegah editor

mengubur pencabutan tersebut.

● Minta penayangan berita lain yang menyajikan perspektif Anda tentang masalah

tersebut: Tanggapan tindak lanjut adalah permintaan yang wajar jika sudut pandang

penting benar-benar diabaikan atau disalahartikan dalam laporan asli. Cara terbaik agar

laporan dilakukan ulang adalah dengan memberikan wartawan sudut lain untuk cerita

itu. Reporter tidak mungkin menyajikan artikel lanjutan yang hanya bertentangan

dengan berita yang baru-baru ini mereka buat. Mereka tidak ingin kehilangan
 kredibilitas. Jika Anda memberi mereka perspektif baru, sudut pandang baru, atau

informasi baru sementara juga memberi mereka cara untuk mempertahankan

kredibilitas mereka lebih cenderung mengembangkan cerita lanjutan.

● Minta permintaan maaf: Terkadang reporter membuat kesalahan yang tidak

disengaja. Jika kesalahan tidak membahayakan kehidupan atau reputasi seseorang,

mungkin pengakuan kesalahan atas telepon oleh reporter sudah cukup. Jadikan diri

Anda sebagai narasumber bagi reporter ini dan kembangkan hubungan yang dapat

menghasilkan berita yang akurat dan lebih positif di masa mendatang. Reporter dapat

menelepon untuk memverifikasi keakuratan berita yang akan datang sebelum

menjalankannya. Hal ini memberikan kesempatan untuk menghindari ketidakakuratan

masa depan dalam berita reporter tersebut dan memberikan peringatan sebelumnya jika

berita lain yang meragukan akan segera ditayangkan.

● Meminta agar catatan koreksi ditempatkan dalam catatan permanen: Mintalah

reporter atau editor untuk mengajukan koreksi tertulis dengan bagian asli dalam catatan

permanen. Jika kesalahan tersebut adalah kesalahan faktual, maka kesalahan tersebut

tidak boleh diulangi (bahkan jika telah dilakukan koreksi). Minta reporter atau editor

untuk secara resmi mengaitkan koreksi dengan laporan asli. Wartawan sering kembali

untuk melakukan penelitian, dan mereka mungkin melaporkan informasi yang salah

lagi jika mereka tidak menyadari bahwa telah dilakukan koreksi.

● Meminta untuk mencetak surat kepada editor atau editorial tamu: Jika pesan

penting tentang masalah yang dilaporkan diperlukan, surat kepada editor mungkin

menjadi pilihan yang tepat. Surat kepada editor dibaca secara luas, dan publikasi

biasanya cukup bersedia untuk mencetak pandangan yang berlawanan. Ingatlah bahwa
 pesan harus singkat atau kesempatan Anda untuk memperbaiki kesalahan bisa hilang

dalam pengeditan. Buat poin-poin terkuat di awal dan pertahankan agar surat itu singkat

dan langsung pada intinya. Editor yang terburu-buru untuk memenuhi tenggat waktu

memotong dari bawah ke atas. Pastikan untuk meminta persetujuan dari ahli materi

pelajaran dalam organisasi Anda sebelum mengirim surat Anda. Berkoordinasi dengan

Anda kantor urusan publik.

4. Ketahui siapa yang harus dihubungi.

Outlet media memiliki rantai komando. Memulai dari atas biasanya bukan pendekatan terbaik.

Ikuti rantai komando saat menghubungi media untuk menanggapi artikel atau bagian siaran.

● Bicaralah dengan reporter terlebih dahulu: Selalu beri reporter kesempatan pertama

untuk menanggapi kekhawatiran. Mungkin reporter frustrasi karena editor mengubah

artikel tanpa atau pengetahuannya. Mungkin produser yang membuat teaser berita

malam salah memahami pesan reporter atau membuat laporan yang awalnya

berimbang. Biarkan reporter memiliki kesempatan untuk menanggapi dan menjelaskan.

Ketahui posisi reporter sebelum mengambil tindakan apa pun.

● Jika reporter tidak dapat diyakinkan: Mintalah untuk berbicara dengan editor berita

atau produser. Terus naikkan rantai sampai puas atau sampai yakin bahwa kepuasan itu

tidak mungkin.

● Jika Anda meragukan integritas media: Jika reporter atau outlet media yang

menyajikan laporan negatif atau tidak akurat diketahui tidak memiliki integritas

jurnalistik, pertimbangkan untuk pergi ke outlet media lain. Tentu saja, temui mereka

dengan ide cerita yang bagus, bukan hanya keluhan tentang outlet media lainnya.
 ● Pertimbangkan untuk menjangkau publik Anda melalui saluran alternatif: Jika

semuanya gagal dalam upaya meluruskan catatan dengan outlet media yang melanggar,

gandakan upaya Anda untuk menyampaikan pesan kepada publik melalui cara lain,

seperti berikut ini:

● Gunakan Web, yang membuat komunikasi langsung menjadi lebih mudah.

● Siapkan forum publik.

● Undang mitra untuk menulis surat atau menelepon.

● Tawarkan artikel untuk buletin komunitas.

● Bekerja untuk membangun kontak di outlet media yang bersaing.

5. Ketahui apa yang ingin Anda komunikasikan.

Saat Anda memutuskan untuk membalas artikel berita yang meragukan, Anda harus

mengembangkan pesan yang ingin Anda kirim dengan cermat. Kenali audiens dan pesan yang

harus diterima audiens:

● Kembangkan pesan dan minta mereka disaring oleh penasihat dan ahli materi pelajaran.

Ingat, organisasi Anda harus berbicara dengan satu suara untuk menjaga kredibilitas.

Berunding dengan tertarik pihak dalam organisasi Anda untuk menghindari tujuan

silang dengan kolega yang memiliki perspektif berbeda atau informasi tambahan.

● Pastikan untuk membingkai pesan dengan cara yang positif. Jika sesuai, sertakan ajakan

bertindak.

● Fokus pada audiens, yang merupakan publik, dan tujuannya, yaitu untuk meningkatkan

kesehatan masyarakat.
 ● Jauhkan amarah pada kritik Anda atau media dari pesannya. Media bukanlah pembawa

pesan atau penontonnya.

Meyakinkan reporter atau produser untuk menyiarkan pesan membutuhkan kesiapan untuk

mengkomunikasikan pesan itu tanpa penundaan

6. Miliki rencana sebelum Anda membutuhkannya.

Jika suatu keberatan ingin didengar secara efektif, ungkapkan secepat mungkin. Ketahui

masalah penting dalam organisasi dan argumen dasar kritikus. Siapkan pesan tentang berbagai

masalah sebelumnya, terutama jika suatu masalah menjadi kontroversial. Draf surat kepada

editor yang dapat diubah sedikit dan dikirimkan dalam beberapa jam setelah artikel yang

melanggar muncul. Pertimbangkan untuk merilis artikel tentang masalah ini sebelum wartawan

memiliki kesempatan untuk memuat berita yang tidak akurat atau negatif.

● Beri tahu media bahwa Anda memperhatikan: Media memiliki kepentingan dalam

menanggapi kebutuhan akan informasi yang benar. Mereka perlu tahu bahwa tindakan

mereka sedang ditonton dan cerita mereka dibaca dengan cermat. Pertahankan kontak

reguler dan panggil reporter ke puji cerita yang bagus. Ingatlah untuk membangun

hubungan dengan media di setiap kesempatan. Mereka adalah penghubung penting ke

publik karena mereka dapat memfasilitasi upaya Anda untuk mempromosikan

kesehatan masyarakat.

● Beri tahu media bahwa Anda adalah sumber potensial di masa depan: Jangan hanya

meminta siaran langsung tentang subjek tersebut; undang wartawan untuk meminta

wawancara di masa depan. Pastikan ketersediaan dan berikan wawancara yang kredibel

dan konstruktif. Kembangkan sumber internal kandidat wawancara yang dapat Anda
 tawarkan ke media ketika masalah muncul. Bersedia menghadapi topik yang sulit.

Jangan meminimalkan argumen kritik Anda. Ingatlah untuk fokus menyampaikan

pesan Anda kepada audiens Anda.

Memantau Media Respon Publik untuk Manajemen Krisis

Ketika Pusat Informasi Bersama CDC diaktifkan untuk menanggapi krisis H1N1 2009, para

komunikator segera mulai mengumpulkan informasi dari media untuk menentukan apa yang

dikatakan. Ini membantu mereka membuat pesan kesehatan untuk media dan melalui saluran

online CDC, seperti situs web, Twitter, dan halaman Facebook mereka.

Setelah pesan awal disebarluaskan, CDC melakukan pemantauan media harian di media cetak,

TV, blog, Twitter, dan situs Internet lainnya untuk menentukan apakah informasi tersebut

dilaporkan secara akurat. Ketika informasi tidak selalu mencakup apa yang menurut mereka

perlu diketahui publik, mereka mengadakan acara media tambahan yang memperkuat

informasi yang akurat.

Karena berkepanjangan krisis H1N1, CDC juga harus memantau media untuk memastikan

H1N1 tetap di mata publik. Mereka juga memantau outlet media untuk memastikan publik

memiliki informasi terkini mengenai populasi berisiko, vaksin, prosedur penutupan sekolah,

dan tindakan pencegahan.

Kesimpulan

Bencana adalah peristiwa media. Terlepas dari perubahan media dan fakta bahwa media sosial

terus berkembang, media cetak, televisi, dan radio memainkan peran penting selama bencana.

Media biasanya memiliki dua fungsi besar:

● Mereka memantau dan menginformasikan kepada publik tentang risiko.

● Mereka melayani fungsi pengawas untuk badan publik dan pemerintah.

Meskipun bekerja dengan media selama krisis hampir selalu sangat menantang, beberapa

strategi dan teknik dapat meningkatkan arus informasi yang akurat dan tepat waktu. Selain itu,

penting juga untuk tidak menjalin hubungan permusuhan dengan jurnalis. Sebaliknya,

ketahuilah bahwa reporter adalah profesional yang memiliki peran penting selama krisis.