JOB ANALYSIS,JOB

DESCRIPTION
dan
TASK ANALYSIS
Chriswardani S
FKM- MIKM UNDIP
 Job analysis

Job description
Job specification

Recruitment Performance Job evaluation Training

Selection Appraisal Compensation requirement
Decisions
Keterkaitan job analysis, task analysis, performance
appraisal, incentive dan kebutuhan pelatihan

Job analysis Task Analysis

Deskripsi pekerjaan Rincian kegiatan untuk

Spesifikasi pekerjaan tiap tugas
Performance
dan indikator serta
Appraisal/
Standar kinerja
Assessment

Training
Incentives
Needs
 Terminologi
◼ Task : smallest unit of analysis, a specific
statement of what a person does →
menjawab telpon
◼ Position: a group of tasks performed by
one person→ all tasks done by a secretary
◼ Job: many positions, all with the same
basic tasks and with several people
performing them
 Terminologi
◼ Occupation: grouping of jobs with broadly
similar content: managerial, technical,
crafts
◼ Job descriptions: systematic summary of
the information collected in the job
analysis
◼ Job specifications: the minimum skills,
knowledge, and abilities required to
perform the job.
 Kondisi kerja
(the nature of work)
◼ Kondisi organisasi menentukan kondisi
kerja (organization conditions determine
the nature of work)
◼ Elemen kerja (element of work):
◼ content: tasks, behaviors, duties,
relationships, responsibilities
◼ qualifications: skills, abilities, experiences
◼ reward: pay, promotions, intrinsic satisfaction
 Kondisi kerja
(the nature of work)
◼ Pengukuran thd ketiga elemen tsb disebut
sebagai job analysis
◼ Pengaturan (arrangement) thd ketiga
elemen tsb disebut sebagai job design
 Pengertian
◼ Job analysis (analisis jabatan): prosedur
untuk menentukan kewajiban (duties) dan
keterampilan (skills) yang dipersyaratkan untuk
suatu pekerjaan dan persyaratan dari personil
yang akan diangkat dalam pekerjaan tersebut
◼ Job description (deskripsi jabatan): (daftar)
rincian kewajiban (duties/tugas pokok),
tanggung jawab pekerjaan, hubungan pelaporan
dan tanggung jawab untuk melakukan
pengawasan, dan kondisi pekerjaan. Diskripsi
pekerjaan merupakan salah satu hasil dari
analisis pekerjaan
◼ Jobs specification (spesifikasi jabatan):
(daftar) rincian persyaratan yang harus dipenuhi
oleh seseorang untuk diangkat dalam pekerjaan,
yang meliputi persyaratan pendidikan,
keterampilan, kepribadian, dsb. Spesifikasi
pekerjaan merupakan hasil yang lain dari
analisis pekerjaan
◼ Task analysis (analisis tugas): kajian yang
rinci tentang pekerjaan untuk mengidentifikasi
keterampilan yang dibutuhkan sehingga
program diklat dapat direncanakan dan
dilaksanakan. Dalam taks analysis tugas
diuraikan dalam kegiatan-kegiatan, ditetapkan
indikator dan standar kinerja untuk tiap kegiatan
sebagai ukuran pencapaian dan kesenjangan
kinerja
 JOB ANALYSIS

◼ Proses yang sistematis dlm pengumpulan

data dan pengambilan keputusan tentang
keadaan sebagaimana adanya dari suatu
pekerjaan spesifik
◼ “a systematic process of collecting data
and making judgments about the nature
of a specific job “
 JOB ANALYSIS

◼ Job analysis is a process undertaken to

determine which characteristics are
necessary for satisfactory job
performance, and to analyse the
environmental conditions in which the
job is performed
 Manfaat informasi yang didapat
dari Job analysis
◼ Informasi sebagai dasar untuk rekrutmen
dan seleksi
◼ Informasi untuk penentuan kompensasi/
insentif
◼ Penilaian pekerjaan (performance
appraisal/ assessment)
◼ Penentuan kebutuhan pelatihan
◼ Menjamin tuntasnya penyelesaian tugas
dan kewajiban dari suatu pekerjaan
 Langkah-langkah
job analysis
◼ Identifikasi tentang informasi yang diperoleh
dari hasil analisis akan digunakan untuk apa (hal
ini berkait dengan metoda pengumpulan data
yang akan digunakan dalam analisis pekerjaan)
◼ Mengkaji latar belakang informasi relevan yang
tersedia tentang pekerjaan
◼ Memilih jabatan-jabatan yang representatif
untuk dianalisis
◼ Melaksanakan analisis pekerjaan
◼ Mengkaji ulang informasi yang berkait dengan
pekerjaan tersebut
◼ Menyusun diskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan
◼ Berdasarkan diskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan tersebut, tiap-tiap pekerjaan dapat
diurai dalam kewajiban (duties), tiap kewajiban
dapat diurai dalam tugas (task), tiap tugas
dapat diurai dalam kegiatan (task analysis).
Untuk tiap kegiatan dapat ditentukan indikator
dan standar kinerjanya.
◼ Berdasarkan indikator dan standar kinerja
tersebut dapat dilakukan penilaian kinerja
(performance appraisal) yang dapat dijadikan
sebagai bahan untuk penentuan insentif/
kompensasi dan kebutuhan pelatihan
 Yang perlu diperhatikan dalam
menyusun job description
◼ Deskripsi yang terlalu formal dapat
mengakibatkan struktur yang kaku
◼ Kompleksitas suatu pekerjaan kadang-kadang
sulit untuk diungkapkan dlm kata-kata
◼ Organisasi yang kecil kadang-kadang tidak
cukup sarana untuk secara praktis
mendefinisikan pekerjaan
◼ Bahas dengan pemegang jabatan
◼ Pelatihan perlu diperhitungkan
 Informasi yang perlu ada dalam
job description
◼ Fungsi utama yang harus dijalankan
◼ Persentase waktu yang diperlukan untuk
melakukan setiap fungsi
◼ Standar kinerja yang harus dicapai
◼ Kondisi pekerjaan dan kemungkinan bahaya
◼ Jumlah orang yang bekerja untuk setiap
pekerjaan dan hubungan pelaporannya
◼ Mesin atau peralatan yang digunakan
◼ Persyaratan pekerjaan
 Metoda pengumpulan data
◼ Interview
◼ Kuesioner
◼ Observasi
◼ Jadwal kegiatan dan catatan harian
karyawan
◼ Lembar rekaman analisis pekerjaan
◼ Tehnik pengumpulan data kuantitatif.
 Sumber data
◼ Existing documents
◼ On-site observations
◼ Interviews
 Rekaman job analysis
◼ Informasi diperoleh dari:
◼ Nama:
◼ Unit kerja:
◼ Tanggal:
◼ Interview dilakukan oleh:
◼ Ringkasan pekerjaan (job summary):
◼ Tugas-tugas (tasks):
◼ Tugas 1:
◼ Pengetahuan yang dipersyaratkan:
◼ Keterampilan yang dipersyaratkan:
◼ Kemampuan yang dipersyaratkan:
◼ Kegiatan fisik yang dilakukan:
 ◼ Kondisi kerja:
◼ Insiden yang terjadi di tempat kerja:

◼ Lingkup pekerjaan yang perlu mendapat

perhatian:
◼ Tugas 2:
◼ Pengetahuan yang dipersyaratkan:

◼ Keterampilan yang dipersyaratkan:

◼ Kemampuan yang dipersyaratkan:

◼ Kegiatan fisik yang dilakukan:

◼ Kondisi kerja:

◼ Insiden yang terjadi di tempat kerja:

◼ Lingkup pekerjaan yg perlu dpt perhatian

 Contoh job description
& job specification
◼ Identifikasi pekerjaan:
◼ Nama jabatan:
◼ Unit kerja:
◼ Ringkasan pekerjaan
◼ Tata hubungan kerja:
◼ Tanggung jawab melapor kepada:
◼ Melakukan supervisi terhadap:
◼ Hubungan kerja dengan:
◼ Hubungan kerja dengan pihak lain:
◼ Standar kinerja.
◼ Kewajiban dan tanggung jawab:
◼ Kondisi pekerjaan:
◼ Persyaratan pekerjaan (job spesification):
◼ Kualifikasi: pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan yang dipersyaratkan
◼ Pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja

◼ Kemampuan bahasa, kemampuan matematis,

kemampuan analisis, kemampuan tehnis yang
dipersyaratkan
 Format sederhana (WHO)
◼ Job title:
◼ Date:
◼ Job summary:
◼ Duties:
◼ Relations:
◼ Qualifications:
◼ Working Conditions:
◼ Training and Development:
◼ Review:
 Task Analysis (Analisis tugas/
uraian jabatan)
◼ Kajian yang rinci tentang pekerjaan untuk
mengidentifikasi keterampilan yang
dibutuhkan sehingga program diklat dapat
direncanakan dan dilaksanakan.
◼ Dalam taks analysis tugas diuraikan dalam
kegiatan-kegiatan, ditetapkan indikator
dan standar kinerja untuk tiap kegiatan
sebagai ukuran pencapaian dan
kesenjangan kinerja
 Contoh: Format task analysis
Job Duties Task Activities Indi- Stan- Persya Kondi- Penca Kesenj
(tugas (rincian (kegiat- kator dar ratan si paian angan
pokok) tugas an rincian kiner- kinerja fasilita kerja kerja (KSA)
pokok) task) ja s/peral
atan
 Job analysis (format sederhana)
◼ Nama jabatan:
◼ Kode jabatan:
◼ Ikhtisar jabatan:
◼ Uraian pekerjaan:
◼ tugas,
◼ tanggung jawab,
◼ wewenang:
◼ Rincian tugas dan kegiatan:
◼ Tugas:………
◼ Uraian kegiatan:……
◼ Tugas:………
◼ Uraian kegiatan:……
◼ Hasil kerja (standar kerja):
◼ Fasilitas dan peralatan:
◼ Kondisi pelaksanaan kerja:
◼ Resiko pekerjaan:
◼ Persyaratan jabatan:
◼ Pangkat gol
◼ Pendidikan/pelatihan
◼ Pengalaman kerja
◼ Persyaratan fisik
◼ Bakat yang perlu dimiliki
◼ Atasan langsung: (ditulis jabatan atasan
langsung)
◼ Bawahan: (ditulis jabatan bawahan yang
langsung berada dalam tg jawab supervisi
jabatan dimaksud)
 Job analysis (format lengkap)
◼ Nama jabatan:
◼ Kode jabatan:
◼ Unit organisasi:
◼ Eselon:
◼ Tujuan jabatan
◼ Hasil Kerja: 1….., 2….., dst
◼ Bahan kerja:
◼ Perangkat kerja:
◼ Pelaksanaan kerja:
◼ 1. Tugas:……. (uraikan) (5 s/d 12 tugas)
◼ 2. Tanggung jawab (uraikan)
◼ 3. Wewenang: (uraikan)
◼ Uraian tugas: (untuk tiap tugas uraikan dalam rincian kegiatan)
◼ 1. Tugas:……
◼ Uraian kegiatan:……..dst
◼ 2. Tugas:……
◼ Uraian kegiatan:…….dst
◼ Dst
◼ Nama jabatan atasan:
◼ Nama jabatan bawahan yang ada dalam tg jwb supervisi:
◼ Kondisi pelaksanaan kerja:
◼ 1. jam kerja
◼ 2. kondisi lingkungan kerja
◼ 3. risiko kerja
◼ Persyaratan jabatan:
◼ 1. pangkat/gol
◼ 2. pendidikan
◼ 3. pelatihan:
◼ 4. Pengalaman kerja:
◼ 5. Penggunaan fisik:
◼ 6. Kondisi fisik:
◼ a. jenis kelamin
◼ b. umur
◼ c. tinggi
◼ d. berat badan
◼ e. faktor fisik lain:
◼ 7. Bakat yang perlu dimiliki (tulis kodenya saja):
◼ G: Intelegensi (Intelegency aptitude)
◼ V: Kemampuan verbal (Verbal aptitude)
◼ N: Kemampuan hitung (Numerical aptitude)
◼ S: Kemampuan pandang ruang (Spatial aptitude)
◼ P: Kemampuan untuk melihat bentuk (form perception)
◼ Q: Kemampuan dalam ketelitian (Clerical perception)
◼ F: Kemampuan jari (finger dexterity)
◼ M: Ketangkasan tangan (Manual dexterity)
◼ T: Kemampuan tehnik (technical aptitude)
◼ K: Koordinasi gerakan motorik (motor Coordination)
◼ Persyaratan jabatan (lanjutan)
◼ 8. Syarat temperamen kerja (tulis kodenya saja):
◼ J: situasi kegiatan mental
◼ S: situasi yang mengandung risiko
◼ V: Situasi kegiatan yang bervariasi
◼ D: memimpin mengawasi dan merencanakan
◼ F: Kreatifitas berupa gagasan, analisis, ungkapan, fakta, mencipta
◼ M: Situasi untuk membuat kesimpulan, penentuan, pertimbangan, berdasarkan hasil penelitian dan
pengecekan
◼ I: Opini masyarakat
◼ P: Komunikasi dua arah dengan orang
◼ R: Situasi yang kontinyu, berulang, rutin tanpa variasi
◼ T: Situasi tugas yang memerlukan ketelitian atau kecermatan dalam mencatat data, menghitung,
mengukur, mengolah berdasar pedoman atau standar tertentu
◼ 9. Minat kerja
◼ Fungsi kerja:
◼ 1. Hubungan dengan data (jelaskan): (D)
◼ 0: memadukan, 1: mengkoordinasikan, 2: menganalisis, 3: menyusun, 4: menghitung, 5: menyalin,
6: membandingkan
◼ 2. Hubungan dengan orang (jelaskan: misal melayani pelanggan): (O)
◼ 0: menasehati, 2: berunding, 3 : mengajar, 4: menghibur, 5: mempengaruhi, 6: berbicara, 7:
melayani, 8: menerima instruksi/membantu
◼ 3. Hubungan dengan benda (jelaskan, misal memegang peralatan tertentu): (B):
◼ Fungsi berhubungan dengan mesin: 0: memasang, 2: menjalankan/mengontrol, 3: mengemuni-
menjalankan, 5: melayani, 6: memasukkan/mengeluarkan
◼ Fungsi berhibungan dengan benda (non-mesin):1: mengerjakan presisi, 4: bekerja menggunakan
perkakas tangan, 7: memegang
◼ Butir-butir informasi lain
 CONTOH JOB ANALYSIS
◼ Nama jabatan : KEPALA PUSKESMAS
◼ Ikhtisar jabatan :
◼ Merencanakan, mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengendalikan,
mengevaluasi pelaksanaan program-program
puskesmas
◼ Membina kegiatan pemberdayaan masyarakat
dalam bidang kesehatan
◼ Uraian pekerjaan:
◼ Tugas:
◼ Merencanakan program-program
puskesmas
◼ Melakukan koordinasi lintas program,
dalam pelaksanaan program-program
puskesmas
◼ Melakukan koordinasi lintas sektor
pelaksanaan program-program puskesmas
◼ Mengarahkan pelaksanaan program-
program puskesmas
◼ Membagi tugas kepada bawahan dalam
pelaksanaan program-program puskesmas
◼ Mengendalikan pelaksanaan program
puskesmas
◼ Mengevaluasi pelaksanaan program
puskesmas
 ◼ Merencanakan kegiatan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan
◼ Mengarahkan kegiatan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan
◼ Mengkoordinasikan kegiatan peran serta
masyarakat dalam pembangunan
kesehatan
◼ Tanggung jawab:
◼ Keberhasilan dan kualitas pelaksanaan program-
program puskesmas
 ◼ Wewenang:
◼ Membimbing dan menegur bawahan

◼ Menilai hasil kerja bawahan

◼ Memberikan saran dan pertimbangan

kepada masyarakat dalam pembangunan
kesehatan
◼ Hasil kerja:
◼ Rencana stratejik puskesmas

◼ Rencana operasional tahunan program-

program puskesmas
◼ Distribusi tugas kepada bawahan sesuai
bidang tugas masing-masing
◼ Hasil-hasil pelaksanaan program puskesmas
 ◼ Hasil penilaian kinerja karyawan
◼ Rencana program pemberdayaan masyarakat
dalam bidang kesehatan
◼ Hasil-hasil program pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan
◼ Rincian tugas dan kegiatan:
◼ Merencanakan program-program puskesmas:

◼ Menganalisis kebutuhan masyarakat akan

pelayanan kesehatan
◼ Menyusun rencana stratejik puskesmas

◼ Menyusun rencana operasional tahunan

puskesmas
 ◼ Menyusun rencana anggaran program
tahunan puskesmas
◼ Menyusun renc kebutuhan obat puskesmas

◼ Memaparkan rencana puskesmas pada

stakeholders
◼ Melakukan koordinasi lintas program
pelaksanaan program puskesmas
◼ Memimpin rapat koordinasi pelaksanaan
program puskesmas
◼ Membentuk kelompok kerja dalam
pelaksanaan keterpaduan program Pusk
◼ Mengatur pelaksanaan kegiatan di luar
gedung puskesmas dll.
◼ Persyaratan jabatan (Job spesification)
◼ Pangkat/gol : Penata muda/ III-a

◼ Pendidikan: Sarjana Kesehatan

◼ Pelatihan: Manaj.Puskesmas, Diklatpim tk IV

◼ Pengalaman kerja: min 2 thn kerja di bidkes

◼ Persyaratan fisik: sehat jasmani dan rohani

◼ Kemampuan yang perlu dimiliki:

◼ Kemampuan analitik dan verbal

◼ Kemampuan memimpin, mengawasi dan

merencanakan
◼ Kemampuan membina hubungan antar
manusia * kreativitas.
 Tugas Pekerjaan Rumah
Mahasiswa
◼ Susunlah suatu job anlalysis sederhana
yang terdisi dari deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan dari suatu jabatan di
organisasi anda.
◼ Ketik rapi, kertas kuarto, cukup 2-4 hal.
◼ Arial 11, 1,5 spasi.
◼ Dikumpulkan 2 minggu berikutnya.