SIiSTEM PENGARSIPAN HASIL PEMERIKSAAN

RADIOLOGI DI INSTALASI RADIOLOGI RS PKU

MUHAMMADIYAH GAMPING

Disusun untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan IV

Disusun oleh :
FARID ANISA
NIM. P1337430118076

PROGRAM STUDI RADIOLOGI SEMARANG

PROGRAM DIPLOMA TIGA
JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SEMARANG
2021
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan ini telah diperiksa dan disetujui untuk diajukan sebagai

laporan guna memenuhi tugas Praktek Kerja Lapangan IV Program Studi

Radiologi Semarang Program Diploma Tiga Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan

Radioterapi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang.

Nama : Farid Anisa

NIM : P1337430118076

Judul Laporan Kasus : Sistem Pengarsipan Hasil Pemeriksaan Radiologi Di

Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping

Sleman, 12 April 2021

Menyetujui,

Pembimbing Praktek Kerja Lapangan 4

RS PKU Muhammadiyah Gamping

Sumardi Amd, Rad

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan segala puji syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan

hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja

Lapangan dengan judul “Sistem Pengarsipan Hasil Pemeriksaan Radiologi Di

Instalasi Radiologi Rs Pku Muhammadiyah Gamping”. Dalam menyelesaikan

laporan ini penulis telah banyak mendapat bantuan, bimbingan, nasihat dan

dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis

menyampaikan terimakasih kepada :

1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan pentujuk-Nya kepada

kami.

2. Bapak Marsum, BE, SPd, MHP selaku Direktur Politeknik Kesehatan

Kementerian Kesehatan Semarang.

3. Ibu Fatimah, S.ST., M.Kes., selaku Ketua Jurusan Teknik Radiodiagnostik

dan Radioterapi Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Semarang.

4. Ibu Darmini S.Si, M.Kes, selaku Ketua Program Studi Program Studi

Radiologi Semarang Program Diploma Tiga Politeknik Kesehatan

Kementerian Kesehatan Semarang.

5. Bapak Sumardi, Amd.Rad selaku Supervisor Radiologi RS PKU

Muhammadiyah Gamping dan Clinical Instructure Praktek Kerja
Lapangan 4.
6. Semua Dosen dan Staff serta Karyawan Jurusan Teknik Radiodiagnostik

dan Radioterapi Semarang.

iii
7. Seluruh radiografer dan staff di Instalasi Radiologi RS PKU

Muhammadiyah Gamping.

8. Kedua orang tua atas doa dan dukungan selama ini kepada saya.

9. Teman teman Angkatan 34 JTRR Semarang.

Penulis menyadari bahwa laporan kasus ini masih terdapat kekurangan,

mengingat keterbatasan pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh karena

itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua

pihak demi kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan kasus ini dapat bermanfaat

bagi penulis sendiri dan juga bagi pembaca.

Sleman, 12 April 2021

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... ii
KATA PENGANTAR ................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................ v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ....................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................. 3
C. Tujuan Penulisan ................................................................... 3
D. Manfaat Penulisan ................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori ..................................................................... 5
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit................................................................. 20
B. Pembahasan ........................................................................... 24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ............................................................................ 26
B. Saran ...................................................................................... 26

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 27

v
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (UU No. 44, 2009).

Dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, rumah sakit mempunyai

pedoman-pedoman khusus sebagai acuan atau pedoman dalam pelayanan

terhadap masyarakat sesuai dengan kondisi dan tipe dari rumah sakit tersebut.

Oleh karena itu diharapkan pelayanan terhadap pasien dapat dilakukan

semaksimal mungkin sehingga dapat meningkatkan derajat kesehatan

masyarakat.

Pelayanan rumah sakit yang baik adalah rumah sakit yang memiliki

pelayanan kesehatan yang memadai untuk kebutuhan pasien selain

pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat rumah sakit juga harus

memiliki pelayanan di bidang radiologi atau biasa yang disebut dengan

Instalasi Radiologi.

Instalasi Radiologi merupakan salah satu bagian dari keseluruhan

instalasi rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan sebagai

penunjang diagnosa suatu penyakit. Tugas dari instalasi radiologi sangat

penting, yaitu sebagai penuntun dalam menentukan suatu langkah tindakan

diagnostik yang selayaknya dioptimalkan dengan menerapkan manajemen

1
pengelolaan yang baik. Salah satu perihal yang harus dikelola dengan baik

adalah pengarsipan radiograf ataupun penyimpanan hasil radiograf.

Arsip digunakan untuk membantu menyediakan informasi dalam

perkantoran atau Rumah Sakit. Mengingat peranan arsip yang begitu penting

bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip kantor atau rumah

sakit benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang

dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri

adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-

tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut

diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara

memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem

penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat

diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan

arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak

lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali (Yulitasari, 2012).

Sistem pengarsipan hasil expertise dokter dan permintaan foto di

Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping berupa manual atau

paper base dan elektronik yaitu pada Computer Radiography (CR). Sistem

pengarsipan hasil ekspertise dokter disimpan dalam bentuk elektronik dan

permintaan foto disimpan dalam bentuk manual atau paper base sesuai urutan

tanggal, bulan, dan tahun.

Hasil radiograf di Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping

yang berupa soft file dari Computer Radiography (CR). Sedangkan hasil

2
 radiograf yang telah dicetak disimpan di ruangan administrasi selama 2 tahun

dan diletakkan pada rak terbuka dan diberi sekat sebagai pemisah antara hasil

pemeriksaan radiograf poli, UGD, rawat inap, USG dan CT Scan. Kemudian

diarsipkan sesuai dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Sedangkan arsip

yang lebih dari 2 tahun akan dimusnahkan.

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertaik untuk mengkaji

lebih lanjut, sehingga penulis mengangkatnya sebagai laporan manajemen

radiologi dengan judul ”Sistem Pengarsipan Hasil Pemeriksaan Radiologi di

Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping”.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana sistem pengelolaan arsip radiograf di Instalasi Radiologi RS

PKU Muhammadiyah Gamping?

C. Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui gambaran tentang sistem pengelolaan arsip radiograf di

Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping.

D. Manfaat Penulisan

1. Bagi Penulis  dan Pembaca

Untuk menambah pengetahuan penulis dan pembaca tentang

sistem pengarsipan hasil radiograf khususnya yang ada di Instalasi

Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping.

3
2. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan evaluasi dan masukkan rumah sakit mengenai

sistem pengarsipan hasil pemeriksaan di Instalasi Radiologi RS PKU

Muhammadiyah Gamping.

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan Teori

1. Pengertian Arsip

Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

2. Fungsi Arsip

Menurut UU No.28 tahun 2012, fungsi arsip dibedakan atas dua

yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang

masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas

organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip

statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi- fungsi

manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan

dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna

berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis berdasarkan

kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang

5
secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di

dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif

merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Ditinjau dari segi

kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang

menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan

pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau

instansi pencipta arsip.

2) Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang

mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga

negara dan pemerintah.

3) Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang

menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung

data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian

murni atau penelitian terapan.

b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan

arsip sebagai kepentingan lembaga lain, dan atau kepentingan umum

di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan

bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau

6
 pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang

bagaimana lembaga tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur

fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta

apa hasil dari kegiatan itu.

2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi

bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa

dikaitakan dengan lembaga penciptanya.

3. Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan. Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan

bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan

informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi

pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi,

memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi

instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara

lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional

sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai

bukti sejarah (UU No. 28 tahun 2012).

7
4. Sistem Pengarsipan

a. Sistem konvensional

Arsip konvensional adalah arsip yang untuk informasinya tercatat

di media kertas berupa tulisan.

1) Kelebihan arsip konvensional

a) Tidak tergantung pada hubungan listrik

b) Tidak harus mampu mengoprasikan komputer

c) Aman terhadap serangan virus komputer

2) Kekurangan arsip konvensional

a) Jumlah arsip selalu bertambah

b) Investasi media penyimpanan

c) Tempat penyimpanan terbatas dan membutuhkan ruang

penyimpanan yang luas (depo arsip)

d) Pencarian kembali dokumen

e) Kertas sering rusak

f) Pendistribusian dokumen yang kurang cepat dan efektif

b. Sistem digital

Arsip elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan

arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran

kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari

lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.

Proses alih media menggunakan perangkat computer yang dibantu

dengan perangkat scanner kecepatan tinggi (Daryono, 2011).

8
 Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara

fisik direkam dalam media elektronik seperti harddisk, CD, DVD, dan

lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database

yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi

fasilitas pengaturan, pengelompokkan dan penamaan file-file hasil alih

media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip

manual. Maka sistem arsip elektronik sangat bergantung dengan

sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak

akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual (Daryono, 2011).

1) Proses penciptaan arsip elektronik

Dalam menciptakan arsip elektronik perlu melalui beberapa

tahapan, yaitu sebagai berikut :

a) Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan

arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat

elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam

video dan khususnya komputer.

b) Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital sering

disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai

arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik

dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip

konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses ini

memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap

akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk

9
menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain

melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik

memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang

besar. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip

elektronik melalui beberapa tahapan berikut:

(1) Tahap pemilihan, dalam tahap pemilihan ini perlu

diperhatikan beberapa hal antara lain: Waktu, Kegunaan,

Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan

waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu

pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,

berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat

penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan

berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan

mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan

pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan

dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain

buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk

diselamatkan.

(2) Tahap pemindaian, arsip setelah dipilih kemudian tahap

berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya

pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja,

sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat,

tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan

10
 master arsip elektronik.

(3) Tahap penyesuaian, nama file dari hasil proses

pemindaian biasanya berupa nama default pemberian

mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan.

Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan

“xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file

tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu

dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis

arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan

nomor urut lembar arsip.

(4) Tahap pendaftaran, setelah arsip hasil pemindaian

disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan

pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang

dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip

dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA).

Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian

dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari

kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang

baik adalah asli dan autentik tercapai.

(5) Tahap pembuatan berita acara, dalam tahap ini adalah

pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip

konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini

mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan

11
 legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat

keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang

digunakan.

2) Keuntungan arsip elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh

beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan

sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun

keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah:

a) Penghematan investasi berupa ruang kearsipan. Sebagaimana

kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip,

maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin

besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara

sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip

konvensional kedalam media arsip elektronik.

b) Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak. Keunggulan

utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya

yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan

tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media

lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih

dibutuhkan.

c) Efisiensi waktu akses, seperti telah kita ketahui bersama,

metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit

menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang

12
 kearsipan, hal ini dipengaruhi oleh sistem penempatan yang

berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak

dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak

terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem

penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali

arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila

kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

d) Penghematan SDM, dalam sistem arsip konvensional

tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk

mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum

menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian

arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat

dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu

kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak,

namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.

e) Memperkecil kemungkinan kehancuran data. Dengan arsip

elektronik kita akan mudah melakukan back-up data,

sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip- arsip

penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran

arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan

kebakaran.

3) Kerugian arsip elektronik

a) Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan,

13
 menyimpan, memodifikasi, atau menghaus) dalam segala

cara.

b) Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun

ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file

dengan yang lain.

c) Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi

terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau

terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.

5. Tata Cara Penyimpanan Arsip

Berdasarkan PERMENKES No. 269/MENKES/PER/III/2008,

berkas rekam medik pasien berobat jalan disimpan selama 5 tahun

terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Lama penyimpanan rekam

medis yang berkaitan dengan hal- hal yang bersifat khusus atau kasus-

kasus langka dalam dunia medis dapat disimpan lebih dari 5 tahun atau

ditetapkan tersendiri. Penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sesuai

dengan perkembangan teknologi penyimpanan, antara lain dengan

mikrofilm.

Menurut Sjamsuhidajat dan Sabir (2006), penyimpanan arsip

dibedakan menjadi penyimpanan sentralisasi, penyusunan desentralisasi

dan penyusunan gabungan. Dari ketiga tatacara penyusunan arsip tersebut

akan dijabarkan sebagai berikut :

a. Sistem penyimpanan sentralisasi

Sistem penyimpanana sentralisasi adalah pemusatan pengurusan

14
 atau pengelolaan arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini,

Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit

kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus

melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur

unit kerja organisasi.

Keuntungan Sentralisasi :

1) Memberikan prosedur yang konsisten.

2) Jelas penanggungjawabnya.

3) Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.

4) Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau

departemen.

5) Meminimalkan duplikasi arsip aktif.

6) Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih

baik.

7) Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.

8) Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan

Adapun kelemahan sistem sentralisasi ialah pada organisasi yang

besar akan dihadapkan pada masalah keterlambatan penanganan arsip

aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.

b. Sistem penyimpanan desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang

penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada setiap unit kerja dalam

suatu organisasi.

15
 Keuntungan Desentralisasi :

1) Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan

2) Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau

bagian

3) Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-

masing.

Kelemahan Desentrasilasi :

1) Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan

2) Pemborosan biaya dan perlengkapan

3) Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

4) Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau

bagian memiliki arsip tersendiri

c. Sistem penyimpanan kombinasi atau gabungan

Sistem penyimpanan kombinasi atau ganda merupakan suatu

cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan

dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit

kearsipan.

Keuntungan Sistem Gabungan :

1) Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.

2) Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.

3) Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan

efektif.

4) Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan

16
 penyusutan arsip.

5) Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola

arsip.

Kelemahan sistem gabungan :

1) Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul

pada sistem kombinasi.

2) Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam

satu kesatuan.

6. Permasalahan Pengarsipan

Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan

kembali arsip karena data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat

dan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian

data yang dibutuhkan (Suryawan, 2013).

Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival

arsip atau berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu

tempat sehingga saat arsip atau berkas rekam medis di butuhkan dalam

proses pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama

untuk menemukan arsip atau berkas rekam medis yang dibutuhkan. Hal

ini akan mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya

(Suryawan, 2013).

Dampak selanjutnya, tenaga atau pegawai yang dibutuhkan dalam

proses temu kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip

yang disimpan tidak di suatu tempat penyimpanan, jadi secara otomatis

17
 tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan

arsip tersebut (Suryawan, 2013).

Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran

(temu kembali) arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul

adalah terkait dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Misal karena

penemuan kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama,

di sisi lain pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter,

dokter juga harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas

rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip

pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera

ditemukan.

Namun, karena arsip (rekam medis) tidak disimpan dalam satu

tempat penyimpanan maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali

arsip tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan

pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang

timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien

tersebut akan menyebarkan informasi yang belum tentu kebenarannya,

namun sesuai yang dirasakannya kepada orang lain. Tentu saja hal ini

akan mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini

adalah rumah sakit (Suryawan, 2013).

7. Cara Pemecahan Masalah Pengarsipan

Menurut Suryawan (2013), masalah yang timbul akibat temu balik

arsip yang kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka

18
diperlukan solusi agar data yang dicari cepat ditemukan, diantaranya :

a. Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan

kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.

b. Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau

berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.

c. Membuat back up data dalam bentuk disket, flashdisk, CD, maupun

19
 BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Profil Rumah Sakit

1. Sejarah Pendirian RS PKU Muhammadiyah Gamping

Sejarah pendirian RS PKU Muhammadiyah Gamping pada awalnya

merupakan perluasan dari PKU Muhammadiyah Yogyakarta yang dahulu

bernama PKO (Penolong Kesengsaraan Oemoem), penamaan ini didasarkan

dengan tujuan membentuk fasilitas kesehatan yang menyediakan pelayanan

kesehatan bagi kaum dhuafa. Pertama kali didirikan atas inisiatif H. M. Sudjak

yang didukung sepenuhnya oleh K. H. Ahmad Dahlan dan masih berupa klinik

dan poliklinik. Didirikan pada tanggal 15 Februari 1923 dengan lokasi pertama di

kampung Jagang Notoprajan No.72 Yogyakarta. Seiring dengan waktu, nama

PKO berubah menjadi PKU (Pembina Kesejahteraan Umat). Pada tahun 1928

klinik dan poliklinik PKO Muhammadiyah pindah lokasi ke Jalan Ngabean No.12

B Yogyakarta, yang sekarang menjadi Jalan K.H. Ahmad Dahlan. Pada tahun

1936 lokasinya berpindah kembali ke Jalan K.H. Dahlan No. 20 Yogyakarta

hingga saat ini. Pada tahun 1970-an status klinik dan poliklinik kemudian

berubah menjadi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta mempunyai misi utama untuk

meningkatkan kemampuan masyarakat agar dapat mencapai derajat kesehatan

yang lebih baik, sebagai bagian dari upaya menuju terwujudnya kehidupan yang

sejahtera dan sakinah sebagaimana dicita-citakan Muhammadiyah. Hal ini diatur

20
 dalam Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No

86/SK-PP/IV-B/1.c/1998 tentang Qaidah Amal Usaha Muhammadiyah Bidang

Kesehatan. Qaidah inilah yang menjadi dasar utama dalam menjalankan

organisasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

Dalam rangka memperluas cakupan pelayanan yang pada saat itu tidak

mampu lagi di-cover oleh RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta yang berlokasi

di Jalan Ahmad Dahlan, maka dikembangkan unit pelayanan baru RS PKU

Muhammadiyah Gamping di daerah Gamping, Jalan Wates. RS ini dibuka pada

tanggal 15 Februari 2009 dan baru pada tanggal 16 Juni 2010 Rumah Sakit

mendapatkan ijin operasional sementara.

Pada bulan Juni tahun 2012, RS PKU Muhammadiyah Gamping berhasil

lulus akreditasi 5 Bidang Pelayanan yang dikukuhkan dengan sertifikat akreditasi

dari KARS dengan Surat Keputusan No KARS-SERT/600/VI/2012. Pada

akhirnya RS PKU Muhammadiyah mendapatkan ijin operasional sebagai RS Tipe

C pada tanggal 18 November 2013 melalui SK Menteri Kesehatan No :

HK.02.03/I/1976/2013 (renstra 2013).

Sejak awal arah dan strategi pengembangan RS PKU Muhammadiyah

Gamping dimaksudkan untuk menjadi Rumah Sakit Pendidikan Utama. Hal ini

tentu saja membutuhkan rencana strategi yang berbeda dengan RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta.

2. Visi dan Misi Rumah Sakit

a. Visi

Mewujudkan RS Pendidikan Utama dengan keunggulan dalam pelayanan

kesehatan, pendidikan dan riset dengan sistem jejaring dan kemitraan yang

kuat

21
 b. Misi

1) Misi Pelayanan Publik/Sosial

Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu berdasar pada bukti

ilmiah dan teknologi kedokteran terkini

2) Misi Pendidikan

Menyelenggarakan pendidikan bagi tenaga kedokteran dan tenaga

kesehatan lain secara profesional melalui pembentukan atmosfer

pendidikan dalam pelayanan

3) Misi Penelitian dan Pengembangan

Menyelenggarakan penelitian di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi

modern bidang kesehatan

4) Misi Dakwah

Menyelenggarakan dakwah amar ma’ruf dan nahi munkar yang

terintegrasi dalam proses pendidikan, penelitian dan pelayanan

kesehatan

3. Profil Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping

a. Visi

Menjadikan instalasi radiologi mampu menjadi sarana penunjang diagnostik

rumah sakit serta menjadi rujukan bagi poliklinik dan rumah sakit di daerah

Yogyakarta dan sekitarnya.

b. Misi

Pelayanan radiologi yang professional, cepat, dan akurat.

c. Falsafah

22
 Instalasi radiologi merupakan pelaksana penunjang diagnostik yang

mendukung pelayanan rumah sakit dengan selalu memperhatikan akhlaqul

karimah.

d. Motto

“RADIASI” : Ramah, Diagnosa akurat, Aktif, Sigap, Islami.

e. Tujuan

Membantu menegakkan diagnosa suatu penyakit guna mempercepat tindakan

dan terapi.

f. Pelayanan Radiologi

Pemeriksaan di Instalasi Radiologi RSD Gunung Jati Kota Cirebon melayani

pasien 24 jam meliputi :

1) Pemeriksaan Sinar-X Konvensional tanpa media kontras

a) Cranium e) Collumna vertebrae

b) Thorax f) Pelvis

c) Abdomen

d) Extremitas atas

dan bawah

2) Pemeriksaan dengan menggunakan media kontras

a) Appendicografi

b) BNO IVP

3) Pemeriksaan CT-Scan

a) Head e) Collumna vertebrae

b) Thorax f) Sinus Paranasal

c) Abdomen g) Nasopharink

d) Extremitas atas

23
 dan bawah

4) Pemeriksaan USG

5) Pemeriksaan Cathlab

B. Pembahasan

Sistem pengarsipan yang baik disusun secara teratur dalam satu tempat dan

tidak terpisah satu sama lain. Tujuan penempatan tersebut adalah untuk

mempermudah dalam pencarian kembali arsip dengan cepat. Sistem pengarsipan di

Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping adalah sebagai berikut :

1. Pengarsipan hasil expertise dokter dan permintaan foto

Sistem pengarsipan di Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping

berupa manual atau paper base dan elektronik yaitu pada Computer

Radiography (CR). Sistem pengarsipan hasil ekspertise dokter disimpan dalam

bentuk elektronik dan permintaan foto disimpan dalam bentuk manual atau

paper base yang kemudian diarsipkan sesuai dengan urutan tanggal, bulan, dan

tahun.

2. Pengarsipan hasil radiograf

Hasil radiograf di Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping yang

berupa soft file dari Computer Radiography (CR). Sedangkan hasil radiograf

yang telah dicetak disimpan di ruangan administrasi selama 2 tahun dan

diletakkan pada rak terbuka dan diberi sekat sebagai pemisah antara hasil

pemeriksaan radiograf poli, UGD, rawat inap, USG dan CT Scan. Kemudian

diarsipkan sesuai dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Sedangkan arsip yang

lebih dari 2 tahun akan dimusnahkan.

3. Pemusnahan Dokumen

24
 Pemusnahan dokumen di Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah

Gamping yaitu dengan melakukan koordinasi dengan unit sanitasi dan kesehatan

lingkungan terlebih dahulu. Kemudian dokumen yang akan dimusnahkan dibuat

berita acara pemusnahan setelah keduanya tanda tangan. Dokumen diambil oleh

unit sanitasi untuk dimusnahkan.

25
 BAB IV

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Sistem pengarsipan hasil expertise dokter dan permintaan foto di Instalasi

Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping berupa manual atau paper

base dan elektronik yaitu pada Computer Radiography (CR). Sistem

pengarsipan hasil ekspertise dokter disimpan dalam bentuk elektronik dan

permintaan foto disimpan dalam bentuk manual atau paper base sesuai urutan

tanggal, bulan, dan tahun.

Hasil radiograf di Instalasi Radiologi RS PKU Muhammadiyah Gamping

yang berupa soft file dari Computer Radiography (CR). Sedangkan hasil

radiograf yang telah dicetak disimpan di ruangan administrasi selama 2 tahun

dan diletakkan pada rak terbuka dan diberi sekat sebagai pemisah antara hasil

pemeriksaan radiograf poli, UGD, rawat inap, USG dan CT Scan. Kemudian

diarsipkan sesuai dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Sedangkan arsip

yang lebih dari 2 tahun akan dimusnahkan.

B. Saran

1. Sebaiknya sistem pengarsipan hasil radiograf yang telah dicetak dibuat

dengan sistem digital, untuk mempermudah dan mempercepat pencarian

kembali.

2. Dalam menyimpan arsip hasil radiograf di instalasi radiologi setidaknya

adalah arsip 5 tahun terakhir.

26
 DAFTAR PUSTAKA

Daryono. 2011. Pengelolaan Arsip Berbasis Eletronik. Online:

http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip
berbasiselektronik/. Diakses pada tanggal 10 April 2021.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor. Online:

http://diskarpus.kotabogor.go.id/index.php/welcome/post/single/44

Diakses pada tanggal 10 April 2021.

Republik Indonesia. 2008. Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia No.

780/MENKES/PER/VIII/2008 tentang Penyelenggaraan Pelayanan
Radiologi. Sekretariat Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sekretariat Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2012. Undang-Undang No. 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Sekretariat Negara. Jakarta.

Sjamsuhidajat dan Sabir Alwy. 2006. Manual Rekam Medis. Konsil Kedokteran
Indonesia. Jakarta.

Suryawan. 2013. Mengidentifikasi Masalah Yang Terkait Sistem Pengelolaan

Arsip.Online:http://suryawan08.blogspot.com/2013/04/mengidentifikasimasa
lah-yang- terkait.html. Diakses pada tanggal 12 April 2021.

Yuliasari, Dwi. 2012. Tatacara Pengarsipan. Online:

http://jurusankuskr.blogspot.com/2012/11/tata-cara-pengarsipan.html.
Diakses pada tanggal 12 April 2021.

27
28