Grading System

Grading system adalah golongan dari Pekerja yang menunjukkan tingkatan Pekerja tsb dalam
perusahaan, yang tentunya penentuan golongan Pekerja tsb harus disesuaikan terlebih dahulu
pada kualifikasi dan kompetensi yang dimilikinya.
Berikut gambar di tahap posisi mana grading system tsb berada:

Pada gambar di atas nampak bahwa sebelum melakukan pemetaan terhadap Grading System,
kita harus melakukan Job Evaluation terlebih dahulu.

Definisi Job Evaluation adalah Suatu proses yang sistematik untuk menetapkan nilai relative dari
seluruh jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk mendesain ComBen system yang
adil dan kompetitif. Fungsi job evaluation:
1. Untuk menetapkan factor penyeimbang dalam penyusunan struktur penggajian,
2. Untuk menetapkan tingkat penggajian yang kompetitif dengan perusahaan lain. Hal hal yang
diukur dalam job evaluation:
1. Bobot jabatan, 
2. Nilai relative dari setiap jabatan, 
3. Beban kerja setiap jabatan, 
4. Peran dari setiap jabatan secara umum.

Dengan mengetahui bobot masing-masing Pekerja/Title Pekerja, akan memudahkan kita dalam
melakukan penilaianan terhadap grading system. Ada beberapa teori untuk pembuatan grading
system, antara lain:

1. Job Ranking Method

Metode job evaluation yang paling sederhana, paling mudah dilakukan, dan paling murah
biayanya. Melalui metode ini jabatan jabatan diurutkan (rank) sesuai nilai kepentinganya bagi
perusahaan. Jabatan yang lebih dibutuhkan atau lebih kompleks ditempatkan di atas jabatan yang
kurang dibutuhkan atau lebih sederhana.

Keunggulan: Serderhana; mudah; murah dan mudah dipahami seluruh karyawan.

Kelemahan: Faktor subyektifitas sangat tinggi meskipun dievaluasi oleh sekelompok tim, oleh
karena tidak didasarkan pada factor factor yang dapat diukur secara obyektif. Hanya dapat
dilakukan untuk perusahaan dengan jumlah jabatan sedikit (di bawah 20 jabatan)
Contoh job rangking:
1.      Direktur
2.      Manajer Pemasaran
3.      Manajer Keuangan & Administrasi
4.      Manajer operasi
5.      Staf pemasaran
6.      Staf akuntansi
7.      Staf operasi
8.      Staf administrasi
9.      Sekretaris
10.  Mesengger
11.  Office boy

 2. Job Classification method;

Metode ini sedikit lebih canggih dari Job ranking, dimana jabatan tidak sekedar di ranking namun
telah menggunakan kategori yang berjenjang atau grade untuk setiap jabatan. Kategori grading
didasarkan atas deskripsi pekerjaan setiap jabatan yang kemudian dikelompokkan dalam 4 sd 9
level. Grade setiap jabatan disesuaikan dengan criteria masing masing kategori tersebut.
Keunggulan: Aplikasi metode cukup sederhana, mudah dilakukan, hampir mirip dengan job
grading.
Kelemahan: Masih mengandung unsure subyektif, terutama ketika menyusun criteria kategori/
grade.

Job Standard Description

Grade
I Work is simple and highly repetitive, done
under close supervision, requiring minimal
training and little responsibility or
initiative. Example Janitor; File clerk
II Work is simple repetitive, done under close
supervision, requiring some training or skill.
Employee is expected to assume responsibility
or exhibit initiative only rarely. Example:
clerk typist I; Machine Cleaner
III Work is simple, with little variation, done
under general supervision. Training or skill
required. Employee has minimum
responsibilities and must take some initiative
to perform satisfactorily. Example Clerk
typist II; part expeditor; machine cleaner.
IV Work is moderately complex, with some
variation, done under general supervision.
High level of skill required. Employee is
responsible of equipment or safety; regularly
exhibits initiative, example Machine operator
I; Chief Clerk Typist.
V Work is complex, varied done under general
supervision. Advanced skill level required.
Employee is responsible for equipment and
safety; shows high degree or initiative.
Example: Machine Operator II; Mechanic I.
3. Factor Comparison method;
Metode evaluasi dengan cara membandingkan factor factor yang compensable dari setiap jabatan
dengan mengacu pada key jobs (jabatan kunci) yang diperoleh melalui benchmark pada dasar
tenaga kerja.
Keunggulan: Metode ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan penilaian sesuai
kebutuhannya (customized) dan lebih obyektif dari metode job rangking dan job grading.
Kelemahan: Membanding bandingkan factor yang compensable memakan waktu banyak.
                                                                                    Rp. 000
KEY JOBS

COMPENSABLE
Secretary Office IT Forklift Data
FACTORS
Boy Officer Driver Entry
Clerk
1. 2.40 1.40 3.00 1.80 0.80
Responsibilit
y
2. Skill 2.00 1.20 4.00 1.80 0.80
3. Mental 1.80 1.40 3.00 1.20 0.60
Effort
4. Physical 0.80 0.80 2.00 2.80 1.80
Effort
5. Work 0.60 0.60 0.60 1.80 0.60
Condtion
Total 7.60 5.40 12.60 9.40 4.60

 4. Point Method
Adalah metode job evaluation yang paling banyak digunakan karena obyektifitas dan akuransinya
yang sangat tinggi. Dalam metode ini jabatan dinilai atas dasar factor factor yang dapat dinilai
dengan uang (compensable) dengan menggunakan point (angka). Factor factor yang dimaksud
antara lain adalah ketrampilan (skill), tanggungjawab (responsibility), upaya fisik dan mental, serta
kondisi kerja (working condition).
Keunggulan: Metode ini dianggap paling baik oleh karena penilaian atas dasar point jauh lebih
obyektif dan akurat disbanding metode evaluasi lainnya.
Kelemahan: Proses memakan waktu cukup lama.

No Compensable Factor Level

% Min Low Moderate High
I II III IV
1 RESPONSIBILITY 31
a. Safety 25 50 75 100
b. Equipment 20 40 60 80
c. Supervisory 5 20 35 50
d. Product/ Service 20 40 60 80
quality
2 SKILL 28
a. Experience 45 90 135 180
b. Education/ training 25 50 75 100
3 EFFORT 25
a. Physical 25 50 75 100
b. Mental 35 70 105 150
4 WORKING CONDITIONS 16
a. Unpleasant Conditions 20 40 60 80
 b. Hazards 20 40 60 80

Total point 1000 1000

5. Grouping Method

Pembagian Group dalam Grading system ini dikarenakan, selama ini menjadi perhatian lebih
hanya lebih fokus kepada Group Managerial saja. Sementara tim specialist yang menjadi suatu
kelebihan perusahaan dalam menjawab permasalah yang ada tidak masuk dalam perhatian
manajemen.

Akibat dari sistem ini, banyak tenaga ahli melakukan eksodus yang mengakibatkan bertambahnya
turn over employee dan kehilangan tenaga ahli. Yang bertahan dalam perusahaan, mereka
mencoba hijrah masuk ke group manajerial, yg menyebabkan kekurangan tenaga ahli. Harus ada
perlakuan khusus utk tenaga ahli seperti ini. Salah satunya adalah membuka krand grading
mereka yg lebih tinggi lagi.

Grading system ini juga dapat digunakan perusahaan dalam memicu group lain yaitu tim sales.
Untuk memotivasi mereka dalam meningkatkan pendapatan mereka dari insentif bukan dari basic
salary atau grading system. Dari semua group yang ada, tim Sales mereka merupakan grading
yang paling terendah.

Grading system juga mengeliminasi dari perlakukan kepangkatan berdasarkan senioritas. Dalam
grading system ini, utk tim Administasi merupakan ada pembatasan grading, tertinggi hanya
selevel supervisor. Pembatasan ini dikarenakan karena tim administrasi biasa, tdk membutuhkan
spesialist tertentu, atau jurusan kuliah tertentu. Pekerjaan ini sifat administrasi biasa, tdk
membutuhkan keahalian yg tinggi atau jurusan sekolah tertentu.

Berikut gambar Grouping Method