MAKALAH

PERBAIKAN BERKELANJUTAN MODEL KAIZEN

Disusun Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu Terpadu

Dosen Pengampu : Dr. Suhadi Winoto M.Pd.

Disusun Oleh Kelompok 09 :

M. Zaenurrozikin (202101030076)

Vina Habibatul Khoiroh (202101030081)

Durotul Arifah (202101030062)

Linda Yuniastia (202101030051)

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JEMBER

2022
 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah kami ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah - Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul " Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen ".

Sholawat dan salam tetap tercurahkan limpahkan kepada junjungan kita yaitu
Nabi Muhammad Saw. beserta keluarga dan sahabat-sahabatnya yang telah
memperjuangkan agama islam. Kemudian dari pada itu, kami sadar bahwa dalam
menyusun makalah ini banyak yang membantu terhadap usaha kami , mengingat hal itu
dengan segala hormat kami ucapkan terimakasih kepada Bapak Dr. SUHADI WINOTO
M.Pd.. Selaku disen pembimbing mata kuliah Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan

Dalam penyusunan makalah ini kami sadar bahwa masih banyak kekurangan dan
kekeliruan, maka dari itu kami mengharapkan kritikan positif , sehingga bisa di perbaiki
seperlunya. Kami berharap semoga makalah ini bisa menjadi butiran-butir amalan kami
dan bisa bermanfaat , khususnya bagi kami dan umumnya bagi seluruh pembaca .Amin
Ya rabbal Alamin.

Jember, 20 November 2022

Kelompok 09

ii
 DAFTAR ISI

COVER.................................................................................................................................i

KATA PENGANTAR..........................................................................................................ii

DAFTAR ISI.........................................................................................................................iii

BAB 1 PENDAHULUAN....................................................................................................1

A. LATAR BELAKANG..............................................................................................1
B. RUMUSAN MASALAH..........................................................................................1
C. TUJUAN PENELITIAN.........................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................2

A. Pengertian Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen............................................2

B. Karakteristik Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen.......................................2
C. Proses Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen...................................................3
D. Praktek-Praktek Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen di Sekolah..............4

BAB III PENUTUP..............................................................................................................9

A. KESIMPULAN........................................................................................................9
B. SARAN......................................................................................................................9

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................11

iii
 BAB I

PEBDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Istilah KAIZEN sendiri berasal dari filsafat Jepang yang secara bahasa berasal
dari dua kata yaitu Kai yang berarti perubahan atau perbaikan dan Zen yang berarti baik.
Secara istilah KAIZEN memiliki makna perbaikan dan peningkatan secara berkala dan
terus-menerus serta berkesinambungan (Continous Improvement) atau usaha perbaikan
berkelanjutan yang bertujuan untuk menjadi lebih baik dari kondisi saat ini secara terus
menerus dan menyeluruh(Wijayati et al., 2013).
Praktisi Kaizen dipersiapkan untuk menemukan kesalahan mereka sendiri. Setiap
kesalahan dilihat sebagai peluang di jalur perbaikan. Kaizen lebih fokus pada proses
daripada berfokus pada hasil. Kaizen juga berupaya meningkatkan sistem daripada
sumber daya manusia.
Dalam lingkungan Kaizen, ketika seorang karyawan melakukan kesalahan dalam
pekerjaannya, itu tidak dilihat sebagai kesempatan untuk disalahkan, tetapi dipandang
sebagai kesempatan untuk mencari tahu apa yang salah dengan proses tersebut. Praktisi
Kaizen menghabiskan banyak waktu mereka untuk mengukur tingkat kepuasan dan
kesalahan pelanggan
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa Pengertian Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen ?
2. Bagaimana Karakteristik Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen ?
3. Bagaimana Proses Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen ?
4. Bagaimana Praktek-Praktek Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen ?
C. TUJUAN
1. Untuk Memahami Pengertian Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen
2. Untuk Memahami Karakteristik Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen
3. Untuk Memahami Proses Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen
4. Untuk Memahami Praktek-Praktek Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen

iv
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen

Istilah KAIZEN sendiri berasal dari filsafat Jepang yang secara bahasa berasal
dari dua kata yaitu Kai yang berarti perubahan atau perbaikan dan Zen yang berarti baik.
Secara istilah KAIZEN memiliki makna perbaikan dan peningkatan secara berkala dan
terus-menerus serta berkesinambungan (Continous Improvement) atau usaha perbaikan
berkelanjutan yang bertujuan untuk menjadi lebih baik dari kondisi saat ini secara terus
menerus dan menyeluruh(Wijayati et al., 2013).
Pada dasarnya, perbaikan terus menerus ini berfokus kepada perbaikan-perbaikan
kecil dan berangsur-angsur. Jelas ini berbeda dengan konsep inovasi yang umumnya
dipopulerkan Barat, dimana mereka cenderung melakukan terobosan secara bersar-
besaran melalui teknologi konsep manajemen, atau teknik produksi mutakhir serta
menitikberatkan perubahan secara dramatis.
Kaizen merupakan sebuah tindakan untuk memilih cara yang lebih baik atau
merubah cara yang saat ini diterapkan untuk mencapai suatu target agar terciptanya
efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan melaksakan perbaikan secara teratur dan
berkelanjutan maka akan menguraki resiko kerugian yang dapat ditimbulkan oleh
kerusakan barang. Pendekatan kaizen mengedepankan prinsip kerja yang teliti dalam
memperhatikan setiap komponen dan disiplin dalam melakukan perbaikan kecil yang
mengarah kepada terciptanya ekosistem kerja yang ideal. Hal tersebut dimaksudkan agar
setiap pekerjaan mendapatkan hasil yang terbaik sehingga dapat meningkatkan kualitas
instansi secara seksama.1
B. Karakteristik Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen
Salah satu karakteristik utama Kaizen adalah menemukan akar penyebab
kesalahan yang dibuat dan memperbaikinya. Praktisi Kaizen dipersiapkan untuk
menemukan kesalahan mereka sendiri. Setiap kesalahan dilihat sebagai peluang di jalur

1
Mohammad Roofi`i ,dkk. PENDEKATAN KAIZEN DALAM PERBAIKAN MUTU PENDIDIKAN. Al Ulya:
Jurnal Pendidikan Islam Volume 7 nomor 2, edisi Oktober - Februari 2022. Pp 112 – 127 p-ISSN 2540-8127, e-
ISSN 2597-6656 http://ejournal.sunan-giri.ac.id/index.php/al-ulya/index. Hlm 114-115.

v
 perbaikan. Kaizen lebih fokus pada proses daripada berfokus pada hasil. Kaizen juga
berupaya meningkatkan sistem daripada sumber daya manusia.
Dalam lingkungan Kaizen, ketika seorang karyawan melakukan kesalahan dalam
pekerjaannya, itu tidak dilihat sebagai kesempatan untuk disalahkan, tetapi dipandang
sebagai kesempatan untuk mencari tahu apa yang salah dengan proses tersebut. Praktisi
Kaizen menghabiskan banyak waktu mereka untuk mengukur tingkat kepuasan dan
kesalahan pelanggan. Mereka juga memanfaatkan pertemuan dan peluang semacam itu
untuk membahas jalan untuk perbaikan.
Dengan demikian, Kaizen berfokus pada peningkatan bertahap daripada solusi
yang tepat untuk masalah. Fokus perbaikan kecil di Kaizen membuatnya lebih mudah
untuk diterapkan. Juga, jika perubahan yang dibuat dalam proses bisnis kecil, orang
merasa lebih mudah untuk menyesuaikan. Karena Sebagian besar proposal perbaikan
berasal dari karyawan, resistensi terhadap perubahan jauh lebih sedikit.
Ini adalah cara di mana Kaizen membantu mengalahkan kompetisi. Filosofi kerja
Kaizen adalah untuk menekankan partisipasi karyawan dalam proses pengambilan
keputusan. Setiap karyawan dianggap sebagai penghubung dalam proses peningkatan
berkelanjutan. Kaizen bukanlah sesuatu yang dilakukan orang setiap jam. Sebaliknya, itu
adalah bagian dari gaya hidup mereka2.
C. Proses Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen
Tentunya dalam mutu ada sebuah kesalahan yang disengaja maupun tidak. Dan
tentu itu harus segera dilakukan sebuah perbaikan yang berkelanjutan. Model kaizen ini
ada beberapa proses perbaikan berkelanjutan dalam mmelakukan MT. Kaizen agar dapat
mendorong efektivitas pelaksanaan 5R. Secara singkat, isi dari 5R atau 5S adalah :
1. Ringkas (Seiri), merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan
sehingga segala barang 17 yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar
dibutuhkan dalam aktivitas kerja.
2. Rapi (Seiton), segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap
digunakan pada saat diperlukan.
3. Resik (Seiso), merupakan kegiatan mempersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga
segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.
2
https://wave20.blogspot.com/2019/05/penjelasan-tentang-prinsip-kaizen.html?m=1 diakses 21 November
2022pukul 15.00 wib

vi
 4. Rawat (Seiketsu), merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi
ketiga tahap sebelumnya.
5. Rajin (Shitsuke), yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam
menjalankan seluruh tahap 5R.
Penerapan 5R harus dilaksanakan secara bertahap sesuai urutannya. Jika tahap
pertama (seiri) tidak dilakukan dengan baik, maka tahap berikutnya pun tidak akan dapat
dijalankan secara maksimal, dan seterusnya. 5R adalah kondisi tempat kerja yang siap
pakai, efisien dan siap dikembangkan. Kondisi ini tidak terjadi begitu saja, tetapi
membutuhkan perubahan pola pikir untuk menghasilkan kebiasaan-kebiasaan yang
positif di tempat kerja. Meskipun berasal dari Jepang, tetapi 5R ini mempunyai nilai yang
universal, sehingga berbagai industri di negara maju telah sukses menerapkannya.
Demikian juga di Indonesia, konsep ini telah sangat membantu menanamkan dan
mengembangkan budaya disiplin setiap anggota di dalam perusahaan, disamping secara
langsung memberikan manfaat ekonomis bagi perusahaan.3

D. Praktek-Praktek Perbaikan Berkelanjutan Model Kaizen

Kaizen merupakan budaya yang berasal dari dunia perindustrian, sehingga dalam
mengimplementasikannya ke dalam dunia pendidikan harus melalui beberapa
penyesuaian. Berikut adalah tahapan yang dapat dilakukan dalam mengimplementasikan
pendekatan Kaizen dalam memperbaiki mutu pendidikan Islam(Wijayati et al., 2013).

1. Menetapkan Standar Mutu

Prosedur penyusunan dan penetapan standar mutu harus memenuhi standar
khusus yang sesuai dengan jenis standar. Dalam menetapkan sebuah standar mutu, sebual
lembaga pendidikan harus mengikuti mekanisme berikut ini(Rochmawati et al., 2014):
a. Standar mutu yang dibentuk, harus mengacu pada Visi, Misi, dan tujuan sekolah
serta harus mempertimbangkan kondisi dan kemampuan seluruh unit kerja.
b. Standar mutu yang ditetapkan kemudian disusun secara berjenjang mulai dari
manajemen paling atas sampai paling bawah agar dapat mencakup seluruh lapisan
sekolah.
3
Dr. Budi Santosa dkk_Buku Panduan Membangun Karakter Siswa SMK Melalui Kaizen_Universitas Ahmad
Dahlan_2021_hal 16

vii
c. Masing-masing jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu mengkaji
semua peraturan serta perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan
bidangnya.
d. Dasar penetapan standar dapat berupa undang-undang terkait, hasil dari evaluasi
kinerja, saran dari stakeholder, hasil dari benchmarking, atau hasil survei.
e. Penetapan standar harus menggunakan prinsip ABCD (Audience, Behaviour,
Competence, dan Degree) yaitu:
1) Audience berarti harus menyebutkan subjek atau pelaku dan pengelola
standar, serta siapa yang bertanggungjawab dalam mencapai standar
tersebut.
2) Behaviour berarti menjelaskan kondisi atau keadaan, tindakan, atau
sesuatu yang harus dilakukan dan dapat diukur keberhasilannya.
3) Competence berarti menetapkan tujuan, target, sasaran, atau objek dalam
prosedur yang telah dirumuskan.
4) Degree berarti menentukan jangka waktu serta periode yang harus dicapai
untuk melakukan tindakan pada standar tersebut.
f. Standar yang dirumuskan oleh tiap satuan kerja tidak boleh bertentangan dengan
standar mutu sejenis atau yang memiliki keterkaitan yang telah ditetapkan oleh
satuan kerja pada jenjang di atasnya.
g. Unit kerja yang akan merumuskan standar harus melakukan evaluasi diri terkait
dengan standar yang akan dibentuk dan ditetapkan.
h. Unit kerja melakukan analisis kebutuhan standar untuk menciptakan ruang
lingkup, jenis, serta kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan
dengan menggunakan hasil evaluasi pada penjaminan mutu sebelumnya.
i. Sebelum dilakukan penetapan, standar mutu perlu disosialisasikan untuk
mendapat tanggapan dan sekaligus menguji peluang penerapannya sehingga dapat
digunakan sebagaimana mestinya.
j. Standar mutu pada unit kerja harus disahkan oleh pimpinan unit kerja tersebut dan
mendapat persetujuan dari pimpinan lembaga.
k. Standar mutu pada lingkup instansi harus disahkan oleh pimpinan tertinggi pada
instansi tersebut.

viii
 l. Setelah mendapatkan pengesahan, standar mutu harus disosialisasikan dan
dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang terkait.

2. Melaksanakan Standar Mutu

Sebagai upaya dalam melaksanakan dan memenuhi standar mutu yang telah
menjadi ketetapan, masing-masing unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu
melaksanakan mekanisme sebagai berikut(Rohman & Fahmi, 2006):
a. Masing-masing unit kerja perlu menetapkan kebijakan yang terstruktur dan
terarah agar dapat menjalankan tugas dan fungsinya untuk melaksanakan program
dan kegiatan dalam rangka mencapai standar mutu yang telah ditetapkan.
b. Dalam menetapkan kebijakan harus searah dan sesuai dengan kebijakan terkait
yang telah ditetapkan oleh unit kerja di atasnya.
c. Masing-masing pimpinan unit kerja harus memiliki komitmen dan konsisten pada
keberhasilan dalam mencapai standar yang telah ditetapkan dalam merencakan
dan melaksanakan program dan kegiatan dalam unit kerjanya.
d. Masing-masing pimpinan unit kerja harus memastikan efektivitas pelaksanaan
dan melakukan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar mutu yang
telah ditetapkan.
e. Hasil dari pemantauan dan evaluasi kemudian dianalisis dan ditindaklanjuti secara
terstruktur dan sistematis untuk melakukan upaya perbaikan dan peningkatan
mutu secara berkelanjutan.
f. Semua proses tindakan dalam rangka pemenuhan standar mutu harus
didokumentasikan secara efektif, sistematis dan efisien agar dapat menjadi acuan
pada penetapan standar mutu berikutnya.

3. Melakukan Evaluasi Standar Mutu

Tahapan evaluasi pelaksanaan ditujukan untuk menilai kesesuaian arah mutu.
Evaluasi secara menyeluruh pada instansi pendidikan harus dilakukan secara berkala tiap
empat sampai lima tahun sekali. Sementara itu, evaluasi pada tahap implementasi mutu

ix
 dapat dilakukan tiap semester untuk kegiatan akademik dan tiap tahun untuk kegiatan non
akademik, baik dalam bentuk laporan maupun dalam bentuk lain sesuai dengan
kesepakatan. Tahapan evaluasi yang dilakukan harus mencakup aspek berikut:
a. Kebijakan mutu, aspek ini harus dilakukan evaluasi secara mendasar tentang arah
dan sasaran dalam kebijakan mutu tersebut. Kebijakan mutu dipengaruhi oleh
undang-undang yang berlaku, perkembangan Visi, Misi, serta pencapaian
RKM/RKS yaitu Rencana Kerja Madrasah atau Rencana Kerja Sekolah.
b. Manual mutu, yaitu berupa dokumen yang berisikan prosedur pelaksanaan dan
pengorganisasian dalam rangka melaksanakan standar mutu.
c. Standar mutu, yaitu berupa dokumen mutu yang harus bisa diukur atau dinilai,
dan merupakan hasil kesepakatan bersama baik yang bersifat akademik maupun
non akademik.
d. Monitoring, melakukan penilaian terhadap proses monitoring yang berlangsung
agar dapat memaksimalkan kepastian terlaksananya standar mutu.
e. Audit mutu internal, yaitu meliputi audit ketaatan dan kepatuhan yang secara
internal dilakukan oleh lembaga yang di koordinir oleh Unit Jaminan Mutu.
f. Rumusan koreksi atau rekomendasi tindakan perbaikan, evaluasi pada aspek ini
didasarkan pada hasil temuan kegiatan monitoring, evaluasi, dan audit mutu
internal.
g. Implementasi program dan kegiatan untuk meningkatkan mutu secara
berkelanjutan sesuai dengan kesepakatan pada setiap unit kerja.

4. Melakukan Pengendalian Standar Mutu

Mengendalikan standar mutu dilakukan dengan prinsip umum yaitu untuk
memastikan bahwa dalam melaksanakan program dan kegiatan di lembaga pendidikan
harus bertujuan pada tercapainya standar dengan berdasarkan pada prosedur yang telah
ditetapkan. Perubahan standar mutu hanya dapat dilakukan melalui mekanisme yang
telah ditetapkan dalam penyusunan dan penetapan standar mutu.
Selanjutnya, sebagai upaya pengendalian standar mutu, seluruh unit yang ada di
lingkungan instansi pendidikan perlu menetapkan secara resmi standar-standar yang
diberlakukan. Dalam proses pelaksanaan standar mutu, tahapan pemantauan dan evaluasi

x
 merupakan aspek terpenting dalam pengendalian standar mutu. Selain melakukan
pemantauan dan evaluasi kesesuaian pelaksanaan standar, pimpinan unit dapat
menggunakan hasil pemantauan dan evaluasi tersebut untuk melakukan pengendalian
standar mutu yang telah ditetapkan. Tahapan pengendalian standar mutu mencakup
beberapa hal yaitu:
a. Memantau, mengevaluasi pelaksanaan dan mengukur ketercapaian standar mutu.
b. Melakukan upaya perbaikan
c. Mengembangkan dan meningkatkan standar.4

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
4
Mohammad Rofi'i, dkk. Pendekatan Kaizen dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan. Al Ulya: Jurnal Pendidikan
Islam Volume 7 nomor 2, edisi Oktober - Februari 2022. Halaman 121-125.

xi
 Kaizen merupakan sebuah tindakan untuk memilih cara yang lebih baik atau
merubah cara yang saat ini diterapkan untuk mencapai suatu target agar terciptanya
efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan melaksakan perbaikan secara teratur dan
berkelanjutan maka akan menguraki resiko kerugian yang dapat ditimbulkan oleh
kerusakan barang. Pendekatan kaizen mengedepankan prinsip kerja yang teliti dalam
memperhatikan setiap komponen dan disiplin dalam melakukan perbaikan kecil yang
mengarah kepada terciptanya ekosistem kerja yang ideal.
Salah satu karakteristik utama Kaizen adalah menemukan akar penyebab
kesalahan yang dibuat dan memperbaikinya. Praktisi Kaizen dipersiapkan untuk
menemukan kesalahan mereka sendiri. Setiap kesalahan dilihat sebagai peluang di jalur
perbaikan. Kaizen lebih fokus pada proses daripada berfokus pada hasil. Kaizen juga
berupaya meningkatkan sistem daripada sumber daya manusia.
Tentunya dalam mutu ada sebuah kesalahan yang disengaja maupun tidak. Dan
tentu itu harus segera dilakukan sebuah perbaikan yang berkelanjutan. Model kaizen ini
ada beberapa proses perbaikan berkelanjutan dalam mmelakukan MT. Kaizen agar dapat
mendorong efektivitas pelaksanaan 5R. Secara singkat, isi dari 5R atau 5S adalah :
1. Ringkas (Seiri)
2. Rapi (Seiton)
3. Resik (Seiso)
4. Rawat (Seiketsu)
5. Rajin (Shitsuke)
B. SARAN
Penulis memahami betul makalah yang kami buat ini banyak sekali kesalahan
serta sangat jauh dari kesempurnaan. Pastinya, penulis akan terus memperbaiki makalah
dengan mengacu pada sumber yang bisa dipertanggung jawabkan nantinya. Oleh sebab
itu, penulis mengharapkan koreksi dari para pembaca agar nantinya makalah ini bisa
menjadi lebih baik dari sebelumnya.

xii
 DAFTAR PUSTAKA

Dr. Budi Santosa dkk_Buku Panduan Membangun Karakter Siswa SMK Melalui
Kaizen_Universitas Ahmad Dahlan_2021_hal 16
https://wave20.blogspot.com/2019/05/penjelasan-tentang-prinsip-kaizen.html?m=1 diakses 21
November 2022pukul 15.00 wib

xiii
Mohammad Rofi'i, dkk. Pendekatan Kaizen dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan. Al Ulya:
Jurnal Pendidikan Islam Volume 7 nomor 2, edisi Oktober - Februari 2022. Halaman
121-125.
Mohammad Roofi`i ,dkk. PENDEKATAN KAIZEN DALAM PERBAIKAN MUTU
PENDIDIKAN. Al Ulya: Jurnal Pendidikan Islam Volume 7 nomor 2, edisi Oktober -
Februari 2022. Pp 112 – 127 p-ISSN 2540-8127, e-ISSN 2597-6656
http://ejournal.sunan-giri.ac.id/index.php/al-ulya/index. Hlm 114-115.

xiv