Pengurusan sertifikat hilang

Jika Pewaris meninggal dunia, maka untuk kepentingan pembagian harta waris, diperlukan surat
keterangan waris untuk kepentingan ahli waris. Ahli waris harus disumpah seluruhnya, jika ada yang
berhalangan hadir maka boleh dikuasakan kepada ahli waris yang lain dengan membawa surat kuasa. Surat
kuasa ini hanya berlaku untuk keperluan penerbitan surat keterangan waris. Jika ada ahli waris yang telah
meninggal, maka kedudukan ahli waris akan jatuh pada ahli waris pengganti (Misalnya saat kakek
meninggal, ayah sudah meninggal lebih dahulu, maka ahli waris jatuh pada cucu).

Sumpah oleh para ahli waris ini dilakukan untuk penerbitan surat keterangan waris dari Kelurahan di
tempat pewaris meninggal dunia. Format keterangan waris lebih baik mengikuti format yang sudah
tersedia di Kelurahan atau Notaris. Badan Pertanahan Nasional tidak membuatkan surat keterangan waris.
Jika surat keterangan waris sudah lengkap, maka segera dibuatkan Akta Pembagian Hak Bersama (APHB)
di PPAT di wilayah tempat tanah berada dan dengan akta tersebut dapat segera dilakukan balik nama di
Kantor Pertanahan di wilayah tanah berada.

JIka sertipikat hak atas tanah hilang, maka prosedurnya adalah melaporkan ke polisi dan Kantor
Pertanahan. Kemudian dilakukan pengurusan penggantian sertipikat di Kantor Pertanahan setempat. Jika
Pewaris sebagai pemilik hak dan namanya tercantum dalam sertipikat telah meninggal dunia, maka yang
berhak untuk melakukan pengurusan adalah ahli warisnya yang sah dengan membawa bukti surat
keterangan waris. Sumpah dilakukan di hadapan pejabat Kantor Pertanahan di wilayah dimana tanah
berada.

Berikut ini merupakan cara mengurus sertifikat tanah yang hilang atau
rusak dirangkum dari berbagai sumber.

1. Mengurus sertifikat tanah yang hilang

Perihal pengurusan sertifikat tanah yang hilang telah diatur dalam Pasal 57
Peraturan Pemerintah atau PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran
Tanah. Dalam PP tersebut disebutkan bahwa “atas permohonan
pemegang hak atas tanah, dapat diterbitkan sertifikat baru sebagai
pengganti sertifikat yang hilang.” Prosedur permohonan pembuatan
sertifikat tanah yang baru karena hilang adalah sebagai berikut:

Jika kehilangan sertifikat tanah yang perlu dilakukan adalah terlebih dahulu
membuat surat kehilangan, yang merupakan salah satu dokumen wajib
yang akan dilampirkan saat laporan ke Badan Pertanahan Nasional atau
BPN. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut:
a. Membuat surat pengantar dari RT atau RW untuk kelurahan. Kemudian
pihak kelurahan akan membuat surat pengantar untuk pihak kepolisian
perihal kehilangan sertifikat tanah.

b. Setelah mendapatkan surat pengantar dari kelurahan, kemudian

melapor ke pihak kepolisian tingkat polres untuk mendapatkan surat
keterangan bahwa sertifikat tanah hilang.

c. Setelah mendapatkan surat laporan kehilangan selesai, kemudian

melapor BPN di wilayah lokasi tanah berada untuk membuat sertifikat
tanah yang baru.

Adapun dokumen yang harus dibawa melapor ke BPN adalah sebagai

berikut:

a) Fotokopi KTP

b) Fotokopi lunas PBB terakhir

c) Fotokopi sertifikat tanah yang hilang, jika ada.

d) Surat keterangan hilang dari kepolisian.

d. Setelah memenuhi persyaratan tersebut dan diserahkan ke BPN,

selanjutnya pelapor menunggu untuk dihubungi guna melakukan sumpah
terkait kehilangan sertifikat tanah, yang dipimpin oleh rohaniwan di kantor
BPN.

e. Demi menghindari adanya sengketa di kemudian hari, BPN kemudian

akan mengumumkannya sumpah tersebut melalui media cetak untuk
mencegah adanya sanggahan dari pihak lain. Dalam proses tersebut,
pelapor akan dikenakan biaya Rp 850 ribu.

f. Apabila dalam rentang waktu satu bulan setelah pengumuman tersebut

diterbitkan di media cetak dan tidak ada pihak yang menyanggah, maka
BPN selanjutnya akan menerbitkan sertifikat tanah pengganti. Pelapor
akan dikenai biaya Rp 350 ribu.

2. Mengurus sertifikat tanah yang rusak

Jika sertifikat tanah tidak hilang dan hanya rusak, tidak perlu membawa
surat kehilangan dari kepolisian saat melapor ke BPN. Ada sejumlah syarat
yang harus dipenuhi sebelum mengajukan sertifikat tanah baru karena
sertifikat tanah yang rusak.

Berdasarkan PP Nomor 24 tahun 1997 pasal 57 di atas, maka diwajibkan

pengajuan dilakukan oleh pihak yang namanya tercantum sebagai
pemegang hak atas tanah. Jika diwakilkan oleh pihak lainnya, syaratnya
adalah pihak tersebut sudah menjadi penerima hak berdasarkan akta
PPAT.

Adapun dokumen yang harus dibawa adalah:

a. Formulir permohonan pembuatan sertifikat baru yang sudah diisi, serta

ditandatangani oleh pihak pemohon, pihak kuasa, atau ahli waris yang
dilakukan di atas materai cukup.

b. Apabila dikuasakan, sertakan Surat Kuasa atau Surat Kuasa Ahli Waris.

c. Fotokopi identitas diri seperti KTP dan KK, apabila dikuasakan sertakan
fotokopi surat kuasa yang telah dicocokkan dengan surat asli oleh petugas.
Selain dapat mengajukan pembuatan surat baru ke BPN, bagi yang
sertifikat tanahnya rusak juga bisa mengajukan perbaikan ke kantor Arsip
Nasional Republik Indonesia atau ANRI. Pengajuan sertifikat baru untuk
sertifikat tanah yang rusak di ANRI dapat dilakukan tanpa jangka waktu
tertentu alias dapat dilakukan kapan saja.

Perlu dicatat bahwa hanya sertifikat tanah yang rusak saja yang dapat
diurus di ANRI, sementara untuk sertifikat tanah yang hilang harus tetap ke
BPN. Adapun syarat sertifikat tanah yang rusak yang dapat diurus
di ANRI yaitu:

a. Sertifikat tanah yang rusak

b. Sertifikat tanah yang masih terlihat bentuk fisiknya

c. Sertifikat tanah yang tidak dilaminating.

Cara Mengurus Sertifikat Tanah Hilang

Pasal 57 Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah mengatur
mengenai penerbitan sertifikat pengganti.

Ketika sertifikat tanah hilang, Anda bisa mengajukan sertifikat baru sebagai pengganti
dengan syarat pengajuan sertifikat baru ini hanya boleh dilakukan oleh orang yang namanya
tercantum sebagai pemegang hak. Berdasarkan akta PPAT, pihak lain yang merupakan
penerima hak juga bisa mengajukan penggantian sertifikat rumah hilang.

Apabila pemegang hak surat sudah meninggal dunia, maka ahli waris dapat mengajukan
permohonan penggantian sertifikat rumah hilang dengan menunjukkan bukti sebagai ahli
waris.

 “Dalam hal pemegang hak atau penerima hak sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sudah
meninggal dunia, permohonan sertifikat pengganti dapat diajukan oleh ahli warisnya dengan
menyerahkan surat tanda bukti sebagai ahli waris.”

(Pasal 57 ayat 3 PP No. 24 Tahun 1997)

Bukti ahli waris dapat berupa Akta Keterangan Hak Mewaris, Surat Penetapan Ahli Waris,
atau Surat Keterangan Ahli Waris sesuai Pasal 42 ayat 1 PP No. 24 Tahun 1997.

Pasal 59 PP 24/1997 juga menyatakan bahwa permohonan pergantian sertifikat tanah hilang
harus disertai:

1. Pernyataan sumpah tentang sertifikat rumah hilang dari yang bersangkutan di hadapan
Kepala Kantor Pertanahan atau Pejabat yang ditunjuk
2. Membuat pengumuman kehilangan 1 (satu) kali dalam salah satu surat kabar setempat
3. Apabila ada pengajuan keberatan atas penerbitan sertifikat pengganti dari pihak lain,
maka dapat disampaikan dalam waktu 30 hari sejak hari pengumuman

Persyaratan Membuat Surat Tanah Pengganti

Berikut ini adalah dokumen yang diperlukan untuk mengganti sertifikat rumah hilang:

1. Formulir permohonan bermeterai yang diisi dan ditandatangani pemohon atau

kuasanya
2. Surat Kuasa apabila dikuasakan
3. Fotokopi identitas pemohon (KTP dan KK) dan surat kuasa apabila dikuasakan,
sesuai contoh aslinya dari petugas
4. Fotokopi Akta Pendirian dan Pengesahan Badan Hukum yang telah dicocokkan
dengan aslinya oleh petugas
5. Fotokopi sertifikat (jika ada)
6. Surat Pernyataan di bawah sumpah tentang sertifikat rumah hilang oleh pemegang
hak/pihak yang menghilangkan
7. Surat tanda kehilangan dari kepolisian setempat

Dalam formulir pengajuan harus ada data ini:

1. Identitas diri
2. Luas, letak, dan penggunaan tanah
3. Pernyataan tanah tidak sengketa dan tanpa perubahan fisik
4. Pernyataan tanah dikuasai secara fisik

Prosedur Mengurus Sertifikat Tanah Hilang

Setelah mempelajari peraturan perundangan dan persyaratannya, Anda bisa mengikuti

prosedur mengurus sertifikat tanah hilang sebagai berikut:

1. Membuat surat pengantar dari RT/RW dan kelurahan

2. Membuat laporan kehilangan sertifikat rumah hilang ke kantor polisi
3. Melapor ke Badan Pertanahan Nasional (BPN) dengan membawa semua persyaratan
4. Menerbitkan pengumuman di media cetak
5. Menerima sertifikat tanah pengganti.

Biaya Pembuatan Sertifikat Tanah Pengganti

Ada beberapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk mendapatkan pengganti sertifikat
tanah hilang, yaitu Rp850.000 untuk menerbitkan iklan pengumuman di media cetak (biaya
bervariasi sesuai ketentuan dan lokasi), seandainya jika ada pihak yang keberatan dengan
pengajuan tersebut, dan Rp350.000 untuk penerbitan sertifikat tanah pengganti dari BPN.