Oleh
PUJI LESTARI
Mahasiswa Program Studi Administrasi Pendidikan Olahraga
Pascasarjana Universitas Galuh
Abstrak
Latar belakang penelitian ini yaitu masih adanya anggapan masyarakat tentang kurang
maksimalnya mutu layanan pendidikan. Karena itu diperlukan upaya-upaya untuk meningkatkan mutu
layanan pendidikan. Penerapan Sistem Informasi Managemen berbasis IT diharapkan dapat membantu
meningkatkan mutu layanan pendidikan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan
implementasi sistem informasi manajemen sekolah dalam meningkatkan mutu layanan Pendidikan;
untuk mendeskripsikan hambatan yang dihadapi dalam implementasi sistem informasi manajemen
sekolah dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan. Untuk mendeskripsikan upaya yang dilakukan
untuk mengatasi hambatan dalam implementasi sistem informasi manajemen sekolah dalam
meningkatkan mutu layanan pendidikan. Penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Informan dalam penelitian ini adalah kepala sekolah, guru, kepala TU, operator,
peserta didik, orang tua dan masyarakat. Hasil penelitian menunjukkan: bahwa sistem informasi
sekolah yang digunakan dilihat dari aspek input, proses dan output dapat menunjang implementasi
sistem informasi manajemen sekolah dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan. Baik dalam
kemampuan SDM, sarana dan prasarana, maupun dana. Sementara itu pengetahuan SDM, tujuan dan
prioritas SDM, ketersediaan peserta didik, dukungan manajemen sekolah, keberadaan struktur dan
jadwal, pelaksanaan isi dan kemampuan pendidik, semuanya dilakukan untuk pengelolaan data guru,
data peserta didik, data sarpras, data pembayaran biaya pendidikan peserta didik, sitem
kehadiran.Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan manajemen sistem informasi sekolah adalah:
perangkat keras yang perlu ditingkatkan kapasitasnya dan mengikuti perkembangan jaman serta harus
selalu di upgrade setiap tahun sehingga membutuhkan biaya khusus; kurangnya tenaga admin yang
profesional dibidang TIK dalam hal ini admin Sistem Informasi Akademik masih menggunakan tenaga
honorer; belum meratanya kemampuan SDM tenaga pendidik dan kependidikan dalam penguasaan
sistem informasi manajemen sekolah. Upaya yang dilakukan oleh sekolah antara lain mencari tenaga
PNS yang bependidikan Sarjana Komputer supaya tidak memberatkan sekolah dalam pemberian honor,
mengadakan secara rutin bintek khusus untuk sumber daya manusia (SDM) melalui aktivitas pelatihan,
pengalaman bekerja, dan kemampuan manajerial sehingga para pendidik dan tenaga kependidikan
benar-benar memiliki tanggung jawab terhadap pengoperasian teknologi informasi.
Halaman | 61
Jurnal Ilmiah Mahasiswa Pascasarjana Administrasi Pendidikan
Volume 5 | Nomor 1 | Tahun 2017
Halaman | 62
Puji Lestari Implementasi Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan
di Smk Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap
terus melakukan upaya upaya untuk (Jogiyanto, 1999:1). Menurut (Turban, 1999: 19)
memperbaiki sistem-sistem yang sudah ada sistem dibagi dalam tiga bagian:
Hasil studi pendahuluan diperoleh Input, proses dan output. Mereka dikelilingi
kenyataan bahwa system informasi manajemen lingkungan dan seringkali terkandung
di SMK Negeri Karangpucung Kabupaten mekanisme umpan balik. Input
Cilacap, belum dapat direalisasikan sepenuhnya. mengandung semua elemen yang masuk ke
Sehingga peserta didik belum dapat merasakan dalam sistem. Proses meliputi semua
layanan pendidikan secara maksimal. Bukti elemen yang diperlukan untuk
konkrit dari belum berjalannya sistem informasi mengkonversikan atau mentransformasikan
manajemen adalah tidak semua stakeholder input ke output yang terkandung dalam
sekolah dapat menerima pelayanan dengan proses. Output adalah produk-produk akhir
mudah melalui penggunaan IT. atau konsekuensi yang terjadi dari suatu
sistem. Dan lingkungan dari sistem terdiri
METODE PENELITIAN dari beberapa elemen yang membentang
Penelitian yang digunakan adalah deskriptif diluar pengertian sistem dan bukan input,
dengan pendekatan kualitatif. Menurut Irawan output atau proses
(2006:13) mengemukakan tujuan dari penelitian
deskriftif adalah “menjelaskan satu objek secara Adapun manfaat adanya sistem informasi
relatif mendalam dan terfokus pada objek kajian managemen sekolah adalah: memudahkan
yang terbatas (Menjawab pertanyaan what is). kontrol kehadiran guru dan peserta didik,
memudahkan dalam pengelolaan guru dan
PEMBAHASAN peserta didik, memudahkan dalam pembuatan
Analisis Implementasi Sistem Informasi laporan dan memudahkan pembuatan
Manajemen Sekolah dalam Meningkatkan administrasi guru.
Mutu Layanan Pendidikan di SMK Negeri Dari hasil observasi tentang lmplementasi
Karangpucung Kabupaten Cilacap manajemen sistem informasi diketahui beberapa
Implementasi Sistem Informasi sekolah hal yang sudah berjalan di SMK Negeri
yang digunakan oleh SMK Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap seperti
Karangpucung Kabupaten Cilacap dilihat dari koneksi dan setting yang terdiri dari: identitas
aspek input, proses dan output dapat menunjang sekolah, setting tahun ajaran, setting kurikulum,
implementasi sistem informasi manajemen koneksi database, dan format tanggal.
sekolah dalam meningkatkan mutu layanan Pengelolaan peserta didik seperti: pengelolaan
pendidikan di SMK Negeri Karangpucung biodata masing-masing peserta didik, beasiswa,
Kabupaten Cilacap. Baik dalam kemampuan kasus kedisiplinan, data kesehatan, data periksa,
SDM, sarana dan prasarana, maupun dana. prestasi, perpindahan (mutasi) peserta didik,
Sementara itupengetahuan SDM, tujuan dan sampai pengelolaan data alumni. Pengelolaan
prioritas SDM, ketersedian peserta didik, Akademik meliputi: laporan nilai hasil ujian
dukungan manajemen sekolah, keberadaan secara periodik, data absensi, data bimbingan
struktur dan jadwal, pelaksanaan Isi dan dan penyuluhan, data kasus peserta didik,
kemampuan pendidik. Semuanya dilakukan rencana pengajaran, pengelolaan mata pelajaran,
untuk pengelolaan data guru, data murid, data penjadwalan, dan prestasi akademik.
pembayaran biaya pendidikan peserta didik, Pengelolaan Guru dan Karyawan, meliputi:
sitem kehadiran. Sistem informasi management Manajemen biodata guru dan karyawan, data
(SIM) Sekolah di diantaranya: sistem informasi keluarga, riwayat pendidikan, pendidikan
data peserta didik, sistem informasi data guru, tambahan (kursus, training, seminar, workshop
sistem informasi penilaian, sistem informasi dsb). Pengelolaan Keuangan, meliputi:
analisis soal, sistem informasi analisis ulangan Manajemen pembayaran biaya pendidikan,
dan sistem informasi kepegawaian. administrasi dana BOS (Bantuan Operasional
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja Sekolah) dan penggunaannya, dana bantuan dari
dari prosedur–prosedur yang saling Pemkab berupa dana DPA (Dokumen
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk Pelaksanaan Anggaran), dana dari orang tua
melakukan suatu kegiatan atau untuk peserta didik dan dana bantuan yang lainnya.
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pengelolaan perpustakaan, meliputi:
Halaman | 63
Jurnal Ilmiah Mahasiswa Pascasarjana Administrasi Pendidikan
Volume 5 | Nomor 1 | Tahun 2017
pengelolaan buku (judul, kategori & deskripsi), melahirkan bahan keterangan melalui
status keanggotaan dan peminjam, stock proses pengumpulan, pengolahan,
inventory, Jurnal keluar masuk buku, laporan- penahanan, sampai penyebarannya kepada
laporan terdiri dari: statistik peminjaman, para pejabat yang berkepentingan dapat
statistik keluar masuk buku, rekap peminjaman, melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-
dan rekap pengembalian. Pelaporan, meliputi: baiknya dan terakhir tiba pada pimpinan
Pelaporan peserta didik (nomor induk peserta untuk keperuan pembuatan keputusan-
didik, kesehatan, periksa kesehatan, beasiswa, keputusan yang tepat.
kasus dan bimbingan) per peserta didik, per
kelas dan seluruh peserta didik, pelaporan Pengertian yang dikemukakan The Liang
guru/pegawai (induk pegawai, bidang Gie memiliki beberapa kesamaan dengan Davis
pengajaran), rencana pengajaran, nilai, dan Yuwono, pengertian keseluruhan jalinan dan
kelulusan, statistik dan laporan ke DEPDIKBUD satuan-satuan jaringan lalu lintas macam-macam
(data sekolah, peserta didik dan guru), dan bank keterangan, artinya adalah jaringan antara
soal, meliputi: pengolahan data bank soal, bagian-bagian dan sub-sub bagian. Dan yang
penyimpanan soal, pencarian dan pencetakan. dimaksud dengan keterangan adalah data dan
Dengan demikian maka manajemen sistem informasi. Dalam pengertian inipun manajemen
informasi yang telah dilaksanakan di SMK sistem informasi mencakup segenap proses
Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap telah pengelolaan data dari mulai proses pengumpulan
sesuai dengan ketentuan, dimana manajemen data, pengolahan, penyimpanan, pengambilan
sistem informasi merupakan suatu sistem kembali serta penyebaran informasi hasil
mesin/manusia yang terpadu. Hal ini pengolahan data dengan menggunakan
mengandung makna bahwa mesin dan manusia peralatan-peralatan yang tepat. Tujuan akhir
harus merupakan suatu sistem, mesin tanpa manajemen sistem informasi menurut The Liang
manusia atau manusia tanpa mesin. Manajemen Gie adalah proses pelaksanaan tugas oleh para
sistem informasi tidak akan berjalan atau adanya pelaksana dengan baik dan para pemimpin dapat
kerusakan salah satunya, akan merupakan suatu membuat keputusan dan melaksanakan tugas
kecacatan dalam Sistem Informasi Manajemen. kepemimpinannya dengan cepat dan tepat.
Fungsi manajemen sistem informasi dalam Dengan mengacu kepada pengertian-
pengertian di atas, merupakan penunjang operasi pengertian di atas, penulis dapat menyimpulkan
manajemen dan pembuatan keputusan. bahwa konsep sistem informasi manajemen
Mengandung makna bahwa dengan manajemen memiliki beberapa karakteristik:
sistem informasi operasi manajemen akan 1) Dalam suatu organisasi terdapat satu
memiliki kelebihan, yaitu nilai efisiensi dan bagian khusus sebagai pengelola SIM.
efektivitas. Menurut Suhardiman Yuwono 2) SIM merupakan jalinan lalu lintas data
dalam Ensiklopedi Administrasi (1989:264) dan informasi dari setiap bagian di
dalam organisasi yang terpusat di bagian
Manajemen sistem informasi adalah SIM.
keseluruhan jaringan informasi yang 3) SIM merupakan jalinan hubungan antar
ditujukan kepada pimpinan untuk keperluan bagian dalam organisasi melalui satu
pelaksanaan fungsi manajemen bagi bagian SIM.
pemimpin terutama dalam menentukan 4) SIM merupakan segenap proses yang
keputusan yang tepat. Pengertian ini, mencakup
terkandung makna bahwa manajemen a) Pengumpulan data
sistem informasi adalah suatu jaringan b) Pengolahan data
informasi dalam membantu pelaksanaan c) Penyimpanan data
fungsi manajemen bagi pemimpin terutama d) Pengambilan data
dalam menentukan keputusan yang tepat. e) Penyebaran informasi dengan cepat
dan tepat.
Pengertianmanajemen sistem informasi 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat
menurut The Liang Gie (1979) sebagai: melaksanakan tugas dengan baik dan
Keseluruhan jalinan hubungan dan jaringan benar serta pimpinan dapat membuat
lalu lintas keterangan-keterangan dalam keputusan dengan cepat dan tepat.
organisasi mulai dari sumber yang
Halaman | 64
Puji Lestari Implementasi Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan
di Smk Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap
Dengan demikian yang dimaksud dengan informasi manajemen sekolah masa kini.
Sistem Infomasi Manajemen, adalah jaringan Dikeranakan terus berkembang pesatnya sistem
prosedur pengelolaan data dari mulai informasi manajemen sekolah yang tidak
pengumpulan data, pengolahan data, terkejar oleh tenaga pendidik maupun
penyimpanan data, pengambilan data, dan kependidikan; besarnya biaya khusus untuk
penyebaran informasi dengan menggunakan pengembangan SIM ke jalur yang lebih baik.
berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud Saat ini SIM di SMK Negeri Karangpucung
memberikan data kepada manajemen setiap Kabupaten Cilacap masih tergolong cukup (PAS
waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk buatan Kemdikbud).
dasar pembuatan keputusan dalam rangka Fungsi utama sistem informasi manajemen
mencapai tujuan organisasi. adalah menyediakan data dan informasi secara
cepat, tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran,
Hambatan yang dihadapi dalam lengkap, fleksibel, dipercaya, jelas dan tidak
Implementasi Manajemen Sistem Informasi memberikan tafsiran yang berbeda dalam
sekolah pada SMK Negeri Karangpucung memanfaatkan informasi bagi penggunanya.
Kabupaten Cilacap Informasi dimanfaatkan antara lain untuk
SMK Negeri Karangpucung Kabupaten mengefektifkan proses pengambilan keputusan,
Cilacap yang sudah menerapkan manajemen perumusan kebijakan, penyusunan perencanaan,
sistem informasi sekolah dari Paket Aplikasi dan pelaksanaan tugas rutin. Fungsi
Sekolah (PAS-SMK) masih mengalami berbagai pengembangan menyangkut upaya membina
hambatan. Menurut Rochaety (2007) untuk sistem informasi manajemen agar dapat
menerapkan manajemen sistem informasi memelihara dan meningkatkan fungsi
pendidikan yang terpadu dan memiliki pelayanannya dikemudian hari (Balitbang
kapabilitas dalam mendukung keberhasilan Dikbud:1993: 6).
dunia pendidikan yang signifikan, diperlukan Selanjutnya persyaratan yang diperlukan
keseimbangan sumber daya yang tersedia antara dalam pembentukan Sistem Informasi
ketersedian sumber daya manusia yang memiliki Manajemen menurut Balitbang Dikbud (1993: 6)
keterampilan dalam mengoperasikan sistem adalah sebagai berikut:
informasi manajemen sekolah seperti komputer Pertama sistem informasi harus mengikuti
dan ketersediaan dana untuk pengadaan aspek-aspek formal dan informal. Kedua,
komputer yang semakin canggih. Joseph F. sistem informasi harus melakukan seleksi
Kelly 1990 Sistem informasi manajemen data-data internal maupun eksternal yang
merupakan perpaduan antara sumberdaya dibutuhkan oleh organisasi. Ketiga, sistem
manusia dan sumber daya lainya yang informasi harus merupakan alat komunikasi
berlandaskan komputer yang menghasilkan antara sumber-sumber informasi dan para
kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, pembuat keputusan. Keempat, sistem
komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan informasi harus memiliki fasilitas-fasilitas
operasi manajemen yang efisien. penyimpanan data-data yang tidak segera
Dari hasil wawancara, observasi dan digunakan atau data-data yang dibutuhkan
dokumentasi diketahui bahwa banyak yang lebih dari sekali. Kelima, Sistem informasi
menjadi hambatan dalam pelaksanaan harus memiliki fasilitas untuk merubah data
manajemen sistem informasi sekolah, seperti: menjadi informasi yang akan digunakan
Perangkat keras yang pelu ditingkatkan dalam proses pengambilan keputusan.
kapasitasnya, terutama harus terus mengikuti Keenam, sistem informasi harus merupakan
perkembangan jaman. Harus selalu di upgrade alat komunikasi antara pembuat keputusan
setiap tahun sehingga membutuhkan biaya dan orang yang akan melaksanakan
khusus; kurangnya tenaga admin yang keputusan. Ketujuh, sistem informasi harus
profesional dibidang TIK dalam hal ini di SMK menghasilkan informasi- informasi yang
Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap masih dapat dibaca dan dimengerti oleh orang
menggunakan tenaga Honorer yang menangani yang akan menggunakannya
admin Sistem Informasi Akademik; belum
meratanya kemampuan SDM tenaga pendidik Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang
dan kependidikan dalam penguasaan sistem meliputi pengumpulan data, penyebaran data
Halaman | 65
Jurnal Ilmiah Mahasiswa Pascasarjana Administrasi Pendidikan
Volume 5 | Nomor 1 | Tahun 2017
Halaman | 66
Puji Lestari Implementasi Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan
di Smk Negeri Karangpucung Kabupaten Cilacap
Halaman | 67
Jurnal Ilmiah Mahasiswa Pascasarjana Administrasi Pendidikan
Volume 5 | Nomor 1 | Tahun 2017
Halaman | 68