Disusun Oleh :
PURWOKERTO
2023
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa karena dengan
rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini berjudul
"Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Ketatausahaan". Makalah ini disusun
sebagai tugas mata kuliah SIM Ketatausahaan Program Studi Manajemen Pendidikan
Islam UIN Saifuddin Zuhri Purwokerto.
Dalam makalah ini, kami membahas tentang konsep dasar Sistem Informasi
Manajemen (SIM) ketatausahaan dalam dunia pendidikan. Kami berharap makalah ini
dapat memberikan wawasan yang bermanfaat bagi para pembaca mengenai kegunaan dari
sistem informasi manajemen ketatausahaan dalam era digital dan teknologi yang dapat
digunakan untuk meningkatkan keamanan informasi. Kami menyadari bahwa makalah
ini masih memiliki kekurangan dan kami sangat terbuka terhadap masukan dan saran dari
pembaca untuk perbaikan ke depannya.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami
dalam menyelesaikan makalah ini dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
bagi pembaca yang membacanya.
Penulis
i
DAFTAR ISI
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1
pimpinan dalam mengambil keputusan, mengurus surat menyurat serta membuat
laporan kegiatan dari suatu sekolah. Tugas ini tentunya perlu ketelitian dan
keselarasan antara informasi yang dicatat dengan kondisi sebenarnya. Oleh karena
itu, diperlukan sistem informasi manajemen dalam ketatausahaan untuk
membantu kinerja tata usaha dalam menjalankan fungsinya. Selain itu,
keterbukaan informasi akan lebih mudah didapatkan oleh pendidik, karyawan,
siswa dan semua yang berhubungan dengan sekolah tersebut dengan kemudahan
akses melalui Sistem Informasi Manajemen.
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Masalah
2
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem berasal dari Bahasa Yunani, yaitu systema yang mempunyai arti:
(1) suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian, dan (2) hubungan
yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen secara
teratur.Dalam Kamus Bahasa Indonesia (2008: 1362), sistem diartikan kepada (1)
perangkat unsur yg secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu
totalitas; (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dsb; (3) metode;
Banyak ahli yang sudah memberikan definisi mengenaisistem yang dapat
memperjelas pemahaman kita tentang sistemitu sendiri. Sistem ialah subsistem-
subsistem yang saling berinteraksi, berkorelasi, berinteraksi, dan berdenpedensi
yang membentuk suatu kesatuan utuh melebihi jika subsistem-subsistem bekerja
sendiri-sendiri.
Informasi adalah data yang sudah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya
digunakan untuk tujuan informatif, kesimpulan, argumentasi, dan sebagai dasar
untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh dapat juga berupa sebuah dokumen
penunjang yang sudah disebutkan di atas, tetapi dalam hal ini data dapat
digunakan oleh auditor intern, departemen pelayanan manajemen dari auditor
luar, atau manajemen intern untuk perencanaan keuntungan dan pengendalian
atau untuk tujuan pengambilan keputusan lainnya.
Sedangkan kata manajemen juga berasal dari Bahasa Latin, yaitu dari asal
kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. Kata-kata itu
digabung menjadi kata kerja managere yang artinya menangani. Managere
diterjemahkan ke dalamBahasa Inggeris dalam bentuk kata kerja to manage,
dengan kata benda management, dan manager untuk orang yang melakukan
kegiatan manajemen. Akhirnya, management diterjemahkan ke dalam Bahasa
Indonesia menjadi manajemen atau pengelolaan.
3
Wahyudi Kumorotomo & Subando Agus Margono (2001)menyatakan
SIM ialah sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan
dimanfaatkan suatu organisasi. Kalau orang mendengar istilah SIM, biasanya
orangitu membayangkan suatu sistem komputer. Pada hal SIM sudah ada sebelum
komputer diciptakan. Dalam literatur-literatur belum ada kesamaan pemakaian
istilah SIM. SIM dalam bahasa Inggrisnya Management Information Systems atau
Management of Information Systems atau Information Processing Systems atau
Information Systems saja.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli sebagaimana tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa definisi SIM adalah suatu sistem yang diperlukan oleh suatu
organisasi untuk menyediakan informasi yang penting dalam rangka mencapai
tujuan organisasi1.
Sedangkan, istilah tata usaha telah cukup lama dikenal dikalangan umum
masyarakat Indonesia. Dalam era kini yang dikenal sebagai abad informatika
istilah tata usaha bahkan masih tetap digunakan. Demikian pula dalam dunia
persekolahan hingga dewasa ini. Karena itu perlu di kaji beberapa hal pokok yang
berkaitan dengan ini sehingga memudahkan untuk memahami kedudukan dan
kecendrungan pemakaian dalam sistem informasi pendidikan.
Ada dua hal pokok yang dikupas yaitu pengertian dan fungsi. Pada
kebanyakan literatur yang ada hampir senada, mengemukakan tentang istilah Tata
Usaha sebagai maksud dari administrasi yang berasal dari bahasa Belanda,
“administratie” (Liang Gie, 1977), Paul Mahieu dalam bukunya “De
Administratie Organisatie der Onderneming”, merumuskan dalam administrative
sebagai pendidikan catatan keterangn-keterangan secara tertulis agar kelak dapat
dipergunakan. (Priata dkk, 1977). Tata usaha tidak hanya dalam hal tulis-menulis
tetapi juga dalam hal keuangan, kepagawaian, dan bahkan perlengkapan.
Fungsi utama tata usaha sekolah adalah memberikan layanan administratif
bagi beroperasinya sistem persekolahan. Layanan administratif yang dimaksud
identik dengan istilah “administrative managemen” yang mulai dipakai di
1 Rusdiana. 2019. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan: Konsep, Prinsip dan Aplikasi (Bandung: pusat penelitian dan penerbitan UIN SGD) hal. 2-5
4
Amerika Serikat pada tahun tiga puluhan yaitu istilah dengan menggunakan untuk
mencakup semua proses penyelenggaraan yang melancarkan pelaksanaan tugas
puncak pimpinan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5
instruksi. Dalam sebuah prosedur terdapat panduan dalam penggunaan hardware,
instruksi pemasukan, serta instruksi pengoperasian untuk komputer.
Ketiga, personil, merupakan bagian yang paling penting dalam sistem
informasi manajemen. Mereka bertugas sebagai operator yang menggerakan
komputer, input data, pengolahan data serta pendistribusian informasi. Ketika
personil yang ada tidak mahir dalam menggunakan atau mengoperasikan
computer, maka hal tersebut akan menghambat sistem informasi manajemen yang
ada2.
2 Achmad adhetya. 2011. Sistem Informasi Manajemen di Ketatausahaan dalam Peningkatan Efektivitas Layanan Sekolah di SMP N 107 Jakarta
(skripsi). Fakultas Ilmu Pendidikan. Universitas Negeri Jakarta. Hal. 49
3 Ira Purnamasari. 2022. Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Administrasi di SMA 1 Muaro Jambi (skripsi). Fakultas Tarbiyah dan Keguruan.
Universitas Islam Negeri Sultan Thaha Saifuddin Jambi. Hal. 11-12
6
b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di
dalam bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan
c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui
satu bagian SIM
d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup: pengumpulan data,
pengolahan data. Penyimpanan data. Pengambilan data. Penyebaran
informasi dengan cepat dan tepat.
e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik
dan benar serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
tepat.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Manajemen merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk
memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam
rangka mencapai tujuan4.
4 Musdalifah. 2019. Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Mendukung Pelayanan Administrasi di SMA Negeri 1 Barru (skripsi). Fakultas
Tarbiyah dan Keguruan. Universitas Islam Negeri Sultan Alauddin Makassar. Hal. 13
5 Rusdiana. 2019. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan: Konsep, Prinsip dan Aplikasi (Bandung: pusat penelitian dan penerbitan UIN SGD) hal. 7
7
4) Melapor data informasi Pendidikan yang telah terdokomentasikan kepada
dinas pendidikan kabupaten/kota.
b. Komunikasi. Komunikasi antar warga Pendidikan di lingkungan
sekolah/madrasah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Sesuai dengan keterpaduan dan keterkaitan komponen-komponen dari
pembuatan informasi maka ada beberapa prinsip umum dalam sistem
informasi untuk managemen ini. Prinsip-prinsip penting di antaranya sebagai
berikut :
1) Mempunyai tujuan
2) Berdasarkan kepada perencanaan yang matang
3) Berorientasi pada kepentingan managemen
4) Menganut sistem terbuka
5) Mengutamakan kualitas informasi
6) Menganut prinsip-prinsip dan sentralisasi dan desentralisasi
8
akademik yang menggunakan program aplikasi yang sudah familier (user
friendly) dengan petugas-petugas pengelolanya.6
Pengaruh Sistem Informasi Manajemen terhadap kualitas kinerja staff dan
tenaga kependidikan sangat berpengaruh dalam pelaksanaan organisasi, maka ada
beberapa hal yang harus dilakukan:7
1. Perencanaan sistem informasi manajemen akademik
Perencanaan SIM Akademik dalam perencanaan pembelajaran ini
merupakan hasil proses berfikir yang mendalam, hasil dari proses
penyeleksian dari berbagai alternatif yang dianggap lebih memiliki hasil
informasi yang efektif dan efisien. Melalui perencanaan ditetapkan terlebih
dahulu yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, apa yang harus
dikerjakan, dan siapa yang mengerjakannya.
Melalui perencanaan pula disusun dan ditentukan tujuan dan
tindakantindakan yang harus diambil untuk menyelesaikan suatu proses
implementasi SIM Akademik berbasis teknologi informasi, dengan
disusunnya program perencanaan SIM Akademik berbasis teknologi
informasi dalam bentuk website atau aplikasi, maka tergambarkan langkah-
langkah kegiatan perencanaan Sim Akademik berbasis teknologi informasi,
prinsip berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis, maupun
komputer.
2. Pelaksanaan sistem informasi manajemen akademik
Pelaksanaan Sistem informasi Manajemen Akademik berbasis teknologi
informasi merupakan implementasi dari perencanaan SIM Akademik. Dalam
konteks manajemen implementasi SIM Akademik menjadi sangat penting
dalam pengelolaan administrasi pendidikan guna membangun peningkatan
kualitas pendidikan. Penggunaan sistem informasi akademik ini dapat
terlaksana dengan baik jika dilakukan secara terintegrasi dari beragai sumber
6 Laila Najilatur Ramadhan, Nadya Safitri. 2022. Pengaruh Manajemen Ketatausahaan Terhadap Layanan Pendidikan. Jurnal Ilmiah Multi Disiplin
Indonesia. Vol. 7 No. 1. Hal. 90
7 Annisa Mayasari, dkk. 2021. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Akademik Berbasis Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan
Pembelajaran di SMK. JIP-Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan. Vol. 4 No. 5. Hal.343
9
potensi yang ada, sehingga diharapkan dengan pemanfaatan sistem informasi
ini dapat menunjang dalam peningkatan kualitas pendidikan sehingga tujuan
pendidikan yang produktif dapat tercapai.
Dalam konteks pelaksanaan SIM Akademik berbasis teknologi informasi
ini tugas menggerakan dilakukan oleh kepala sekolah sebagai pemimpin
instruksional, sedangkan dalam konteks petugas pelaksana Sistem Informasi
manajemen dilakukan oleh Tim SIM Akademik dan instruksi kepala Tata
Usaha sebagai penanggung jawab. Sebagaimana mestinya sistem informasi
manajemen akademik harus terdiri dari beberapa unsur pokok yang saling
berhubungan dan mempengaruhi satu sama lain.
3. Evaluasi sistem informasi manajemen akademik
Evaluasi digunakan sebagai kegiatan untuk memberikan pertimbangan
mengenai nilai dan arti sesuatu yang dipertimbangkan (evaluation). Evaluasi
yang dikembangkan mempunyai dua karakteristik, yaitu evaluasi sebagai
suatu proses dan evaluasi yang berhubungan dengan pemberian nilai atau arti.
Sebagai suatu proses evaluasi merupakan rangkaian tindakan, evaluasi
sebagai pemberian nilai mengandung arti menunjukan kualitas yang dinilai.
Salah satu indikator pengelolahan manajemen sekolah berhasil adalah adanya
informasi data yang akurat, tepat dan cepat. Sistem informasi Manajemen
sekolah merupakan ujung tombak dalam merealisasikan semua informasi up
to date tersebut. Tentunya dengan dukungan semua sub sistem yang ada pada
organisasi tersebut.
10
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
11
DAFTAR PUSTAKAN
Achmad Adhetya. 2011. Sistem Informasi Manajemen di Ketatausahaan dalam
Peningkatan Efektivitas Layanan Sekolah di SMP N 107 Jakarta
(skripsi). Fakultas Ilmu Pendidikan. Universitas Negeri Jakarta.
12