KERANGKA ACUAN KEGIATAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

UPTD PUSKESMAS KEDUNGWUNGU

 KERANGKA ACUAN KEGIATAN
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama
antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang
terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran atau
indikator mutu dan kinerja.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja
dan antar unit kerja untuk permasalahan yang bersifat teknis dan operasional
yang dilakukan baik yang terjadwal maupun yang insidental sesuai dengan
kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam
penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas
bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi.
Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau
pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan
manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas
penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan
melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan.

B. LATAR BELAKANG
Tinjauan manajemen adalah salah satu elemen yang penting dalam
penerapan sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan
secara rutin yang pelaksanaannnya setiap 6 bulan sekali. Tinjauan manajemen
umumnya dilakukan dengan cara rapat bersama dengan Kepala Puskesmas,
Koordinator Manajemen Mutu beserta seluruh anggota manajemen mutu,
Koordintor KMP, Koordintor UKPP, Koordintor UKM dan tim Keselamatan
pasien, Tim K3 dan manajemen resiko, Tim PPI dan Tim Audit Internal untuk
memaparkan pencapaian dan kendala yang dihadapi. Oleh karena itu seringkali
disebut Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen
harus dipelihara catatannya.
C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
1. Tujuan Umum
Sebagai salah satu upaya evaluasi dan peningkatan mutu dan kinerja staf
UPT Puskesmas Kedungwungu
2. Tujuan Khusus
1) Evaluasi kerja Tim Manajemen Mutu
2) Pelaporan bukti monitoring yang telah dilakukan
3) Sarana pemecahan masalahdari hasil temuan Tim Manajemen Mutu

D. KEGIATAN POKOK dan RINCIAN KEGIATAN

Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Penanggung jawab mutu
dengan
agenda sebagai berikut:
1. Pembukaan oleh Penanggung jawab mutu.
Pada pembukaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab
mutu menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan tinjauan manajemen.
2. Pengarahan oleh Kepala Puskesmas.
Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan arahan pada
pertemuan tinjauan manajemen untuk menyampaikan prioritas
permasalahan yang perlu dibahas dan prioritas perbaikan yang akan
dilakukan oleh Puskesmas
3. Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu.
pertemuan tinjauan manajemen yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut,
dan hasil-hasil yang sudah dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan
tindak lanjut harus dibahas. Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan
perlu dibahas untuk mengatasi hambatan yang ada.
4. Pembahasan hasil audit internal
Hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas
pada pertemuan tinjauan manajemen untuk dapat ditindak lanjuti
5. Umpan balik pelanggan,
Upaya menanggapi umpan balik juga harus dibahas dalam pertemuan
tinjauan manajemen.
6. Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan.
 Hasil survey pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam
upaya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
7. Pembahasan hasil penilaian kinerja
Pertemuan tinjauan manajemen membahas capaian kinerja selama
satusemester, untuk ditindak lanjuti dalam perencanaan kegiatan satu
semester mendatang. Perubahan strategi dalam mencapai target kinerja
dapat dibahas dalam pertemuan.
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan system
manajemen mutu, dan pelayanan UKM dan UKP
9. Rekomendasi untuk perbaikan.
Keseluruhan pembahasan yang dilakukan dalam pertemuan tinjauan
manajemen menghasilkan rekomendasi untuk ditindaklanjuti.
10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan
Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa
kegiatankegiatan yang akan dilakukan.
11. Penutup.
Penanggung jawab mutu menutup pertemuan dengan membacakan
kesimpulan dan rekomendasi

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Pelaksanaan kegiatan dengan cara membuat undangan untuk seluruh staf 5
(lima) hari sebelum pelaksanaan. Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan setiap
6 (enam) bulan sekali.
Langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen
perlu dituangkan dalam standar operasional prosedur, yang memuat antara lain
tahapan sebagai berikut:
1. Penanggung jawab mutu bersama dengan Kepala Puskesmas menyiapkan
pertemuan tinjauan manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa
saja yang diundang dalam pertemuan
2. Penanggung jawab mutu mengundang peserta pertemuan.
Kepala Puskesmas dan para penanggung jawab/koordinator, dan pelaksana
adalah peserta yang harus diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen
3. Penanggung jawab mutu memimpin pertemuan sesuai dengan agenda yang
disusun.
 Pertemuan diawali dengan pembukaan oleh Penanggung jawab mutu,
dilanjutkan arahan oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya dilaksanakan
sesuai dengan agenda yang disusun.
4. Penanggung jawab mutu memberikan simpulan hasil pertemuan.
Pada akhir pertemuan penanggung jawab mutu menyampaikan simpulan,
rekomendasi, dan garis besar rencana tindak lanjut yang akan dilakukan
termasuk batasan waktu untuk melaksanakan tindak lanjut
5. Penanggung jawab mutu melakukan pemantauan perbaikan setelah
pertemuan tinjauan manajemen.
Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil pertemuan tinjauan manajemen
dipantau oleh penanggung jawab mutu.

F. SASARAN
1. Terpecahkannya masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim
Manajemen Mutu
2. Meningkatkan Mutu dan Kinerja UPT Puskesmas Kedungwungu

G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

PELAKSANAAN
N
KEGIATAN Ja Fe Ma Ap Me Ju Ju Ag Se Ok No De
O
n b r r i n l t p t p s
1 Pertemuan √ √
Tinjauan
Manajeme
n
H. MONITORING EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Evaluasi kegiatan dilakukan pada saat persiapan proses dan akhir kegiatan
dengan pelaporan pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen.

I. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Pencatatan dilakukan terhadap hasil-hasil yang dicapai dari hasil kaji banding
oleh penanggungjawab kegiatan kepada Kepala Puskesmas.

Mengetahui Kedungwungu, Desember 2021

Kepala Puskesmas Kedungwungu Penanggung Jawab Tim Mutu

HERU PRASSETYO, S.KM drg. EKA FANI HIDAYATI