MAKALAH

SISTEM PROSEDUR PERSONALIA DAN PENCATATAN

WAKTU

Diajukan untuk memenuhi tugas matakuliah sistem akuntansi pada Program Studi

D3 Akuntansi

Dosen Pengampu:

Christine Riani Elisabeth, SE., MM., Ak.

Disusun Oleh :

Andri Hardinastio (633220006)

Risya Nurul Aulia (633220020)

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI

UNIVERSITAS LOGISTIK DAN BISNIS INTERNASIONAL

BANDUNG

2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan makalah tentang "Sistem Akuntansi
Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil".

Tidak lupa juga kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah turut
memberikan kontribusi dalam penyusunan makalah ini. Tentunya, tidak akan bisa maksimal
jika tidak mendapat dukungan dari berbagai pihak.

Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik dari penyusunan
maupun tata bahasa penyampaian Dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami dengan rendah
hati menerima saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.

Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat dan juga inspirasi
untuk pembaca.

Bandung, Desember 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB 1 PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..............................................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah.....................................................................................................................2
1.3 Maksud dan Tujuan......................................................................................................................2
1.3.1 Maksud.................................................................................................................................2
1.3.2 Tujuan...................................................................................................................................2
1.4 Sistematika Pembahasan.............................................................................................................3
BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................4
2.1 Pengertian Sistem Akuntansi.......................................................................................................4
2.2 Deskripsi Kegiatan Sistem Dana Kas Kecil....................................................................................5
2.3 Dokumen yang digunakan............................................................................................................7
2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan..............................................................................................9
2.5 Fungsi yang Terkait....................................................................................................................11
2.6 Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen.........................................................................12
2.7 Bagan Alir Dokumen Sistem Dana Kas Kecil...............................................................................16
2.8 Sistem Sistem Pengendalian Internal.........................................................................................24
BAB III KESIMPULAN........................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................27

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Melalui makalah ini, penulis bermaksud untuk mengkaji lebih mendalam

tentang sistem akuntansi pengeluaran kas dengan membahas deskripsi kegiatan Dana
Kas Kecil, dokumen akuntansi yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan,
fungsi yang terkait, serta bagan alir dokumen sistem dana kas kecil. Makalah ini
diharapkan dapat memberikan kontribusi positif bagi pengembangan teori dan praktik
khususnya dalam konteks pengelolaan pengeluaran kas dengan optimal dan efisien.

1
 2

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka identifikasi masalah dalam makalah
ini adalah sebagai berikut.
1. Apakah yang dimaksud dengan sistem akuntansi?
2. Bagaimana deskripsi kegiatan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan dana kas
kecil?
3. Apakah dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan dana kas kecil?
4. Apakah catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan dana kas kecil?
5. Apakah fungsi terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan dana kas
kecil?
6. Bagaimana simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen?
7. Bagaimana bagan alir dokumen sistem dana kas kecil?

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud
1. Untuk menambah pengetahuan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan dana kas kecil.
2. Meningkatkan pemahaman mendalam mengenai sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan dana kas kecil.
3. Sebagai penguasaan konsep dan teori sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
dana kas kecil.
4. Meningkatkan keterampilan dan melatih mahasiswa dalam penyusunan makalah.

1.3.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi sistem akuntansi.
2. Untuk memahami deskripsi kegiatan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
dana kas kecil.
3. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan dana kas kecil.
 3

4. Untuk mengetahui catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas dengan dana kas kecil.
5. Untuk memahami fungsi terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
dana kas kecil.
6. Untuk mengetahui simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen.
7. Untuk memahami bagan alir dokumen sistem dana kas kecil.

1.4 Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan digunakan untuk merancang dan menyusun makalah, maka
sistematika pembahasan makalah adalah sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan pendahuluan dari makalah yang berisikan latar belakang,
identifikasi masalah, maksud dan tujuan, serta sistematika pembahasan.
BAB II PEMBAHASAN
Pada bab ini membahas tentang materi yang berkaitan dengan sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan dana kas kecil.
BAB III KESIMPULAN
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari makalah yang telah dibuat.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Akuntansi

Mulyadi (2013:3) menyatakan bahwa “Sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan Perusahaan”.
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta
laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian setiap unsur sistem
akuntansi tersebut.
1) Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi, direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Contoh formulir adalah: faktur
penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
2) Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti
telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah
formulir. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal
penjualan, dan jurnal umum.
3) Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Akun
akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur- unsur informasi
yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Akun buku besar ini di satu
pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan,

4
 5

di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk
penyajian laporan keuangan.

4) Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya
lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku
pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang merinci data keuangan
yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku besar.
5) Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa laporan posisi
keuangan, laporan laba rugi, laporan perubahan saldo laba, laporan harga
pokok produksi, laporan beban pemasaran, laporan beban pokok penjualan,
daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan
yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran
(output) sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan
tayangan pada layar monitor komputer.

2.2 Deskripsi Kegiatan Sistem Dana Kas Kecil

Mulyadi (2016:442) menyatakan bahwa “Penyelenggaraan dana kas kecil
yang memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan
dengan dua cara: (1) sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) dan
(2) imprest system”.
Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan
prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini,
saldo akun Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak
dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan
merupakan alat pengendalian bagi catatan kas Perusahaan.

5
 6

Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit
akun Dana Kas Kecil Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari
yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan
tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit
akun Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja
dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum
dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini
dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan mengkredit
akun kas. Akun Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas
kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan.
yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil.
Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang
belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama
dengan saldo akun Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku besar.

Baik dengan imprest system maupun dengan fluctuating fund balance system,
penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur: prosedur
pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban
pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur
keuangan mengenal jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan
pembentukan dana tersebut. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya
permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada
pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat
pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran
kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya. Dalam imprest system,
bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan
sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk digunakan nanti dalam pengisian
kembali dana kas kecil. Dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran
kas kecil diserahkan oleh pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk dicatat

6
 7

dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil, jika dana kas kecil sudah menipis saldonya,
pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil.
Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke Bagian
Utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

2.3 Dokumen yang digunakan

Mulyadi (2016:443). Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil
adalah:
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
4. Bukti pengeluaran kas kecil
5. Permintaan pengisian Kembali kas kecil

Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari
fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut,
Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana
kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Gambar 2.1 Bukti Kas Keluar

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas
kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil, Bagi pemegang dana kas
kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya,
Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana
kas kecil.

7
 8

Gambar 2.2 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Bukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil
untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri
dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil
kepada pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system,
bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan
dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian
kembali dana kas kecil, Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti
pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi, Dalam fluctuating-fund-balance
system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya
diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam
jurnal pengeluaran dana kas kecil.

Gambar 2.3 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemegang
dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar
untuk pengisian kembali dana kas kecil Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest
system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar
jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti

8
 9

pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil.
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, pengisian
kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah
dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan
kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.
Dengan demikian, jumlah pengisian kembali dana kas kecil dalam fluctuating-fund-
balance system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang
telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas
kecil.

Gambar 2.4 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).
2. Register cek (check register).
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil.
Jurnal Pengeluaran Kas. Dalam sistern dana kas kecil, jurnal pengeluaran kas
digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap
"lunas" oleh fungsi kas.

9
 10

Gambar 2.5 Jurnal Pengeluaran Kas

Register Cek. Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali
dana kas kecil.

Gambar 2.6 Register Cek

Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana
kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat
distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal
hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance
system.

10
 11

Gambar 2.7 Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

2.5 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:
1. Fungsi kas
2. Fungsi akuntansi
3. Fungsi pemegang dana kas kecil
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
5. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi Kas. Dalam sistem dana kas kecil, fungsi kas bertanggung jawab dalam
mengisi cek, memintakas otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang
dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali
dana kas kecil.
Fungsi Akuntansi. Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab
atas.
1. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
3. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atas
register cek
4. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas
kecil (dalam fluctuating fund balance system)

11
 12

5. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalamı mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan
dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan
dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat
tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi Pemeriksa Intern. Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas
penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas
pemeriksaan cara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada
di pemegang dana kas kecil.

2.6 Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Simbol-
simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang
menggambarkan sistem tertentu. Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya
masing-masing.

12
 13

13
 14

14
 15

15
 16

2.7 Bagan Alir Dokumen Sistem Dana Kas Kecil

Seperti telah disebutkan di atas, sistem dana kas kecil dibagi menjadi prosedur
pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban
pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Sistem
Dana Kas Kecil dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda
dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance
system. Bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil dilukiskan pada Gambar 2.8.
Pada gambar tersebut, Bagian Utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam
register bukti kas duar dengan jurnal:
Dana Kas Kecil xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas
kecil
diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kas. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut,
Bagian Kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek.
Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan
kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kas. Bagian jurnal
mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx

16
 17

Gambar 2.8 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

a. Imprest System
b. Fluctuating Fund Balance System
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan
imprest system sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban
pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Bagan alir
prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam
sistem dana kas kecil dengan imprest system dilukiskan pada Gambar 2.9. Dalam
imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Oleh
karena itu, pada Gambar 2.9 tidak terlihat dokumen yang dikirimkan oleh pemegang
dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan. Pemegang dana kas
kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran Kas kecil menurut abjad

17
 18

nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah
dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil.

Gambar 2.9 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas

Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imrest System

mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan

pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini
dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas
kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, saldo akun dana
kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian
dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan

18
 19

pembentukan, pemakaian, dan pengisian kembali dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan register cek
dengan jurnal:
Register bukti kas keluar:
Dana Kas Kecil xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Register cek:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal pengeluaran dana kas kecil
dengan jurnal:
Biaya Overhead Pabrik xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Dana Kas Kecil xx
3. Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar dan
register cek dengan Jurnal:
Register bukti kas keluar:
Dana kas kecil xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Register cek:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx

Bagan alir dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban

pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance
system disajikan pada Gambar 2.10. Perbedaan bagan alir dokumen di antara sistem
dana kas kecil dengan imprest system dengan fluctuating-fund-balance system terletak
pada prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil. Pada
Gambar 2.10 setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada
pemakai dana kas kecil (dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil lembar ke-2),
pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen
pendukungnya ke Bagian Jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, Bagian

19
 20

jurnal mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus (jurnal
pengeluaran dana kas kecil) sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Dana Kas Kecil xx

Gambar 2.10 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil

dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System
Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif
kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran
dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu per satu bukti pengeluaran
kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu
(harian atau mingguan). Bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh Bagian Jurnal
untuk jangka waktu tertentu, dibuatkan rekapitulasi, dan dicatat hasil rekapitulasinya
dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
Bagian jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil kepada
Bagian Kartu Biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, Bagian Kartu Beban
mencatat rincian beban yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu beban.

20
 21

3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda
dengan prosedur yang sama dalam fluctuating fund-balance system. Pengisian
kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang
telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-
fund-balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh
pemegang dana kas kecil. Di samping itu, pengisian kembali dana kas kecil dalam
imprest system dicatat dengan mendebit akun beban, sedangkan dalam fluctuating-
fund-balance system dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
Bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas
kecil dengan imprest system dilukiskan pada Gambar 2.11. Permintaan pengisian
kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan
formulir permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dilampiri dengan bukti
pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana
kas kecil kepada Bagian Utang. Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebesar
jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil.
Bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar oleh Bagian Utang dengan
jurnal sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Beban
untuk kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik, beban administrasi dan
umum, serta beban pemasaran Dalam kartu beban tersebut.
Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh
Bagian Utang ke Bagian Kas. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa
membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada
Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa. Bagian Jurnal mencatat
pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut:

21
 22

Gambar 2.11 Prosedur Permintaaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Dalam
Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Kas xx

22
 23

Gambar 1.12 Prosedur Permintaaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Dalam
Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)

permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil
juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun,
dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system, dokumen pendukung
(bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh
pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan
pengeluaran kas kecil Dengan demikian dalam sistem dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat

23
 24

oleh pemegang dana kas kecil diserahkan kepada Bagian Utang tanpa dilampiri
dengan dokumen pendukung. Aliran dokumen selanjutnya dalam sistem dana kas
kecil dengan fluctuating-fund-balance system tidak berbeda dengan yang dilukiskan
pada Gambar diatas.

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, Bagian Utang
mencatat bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai
berikut:

Dana Kas Kecil xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

2.8 Sistem Sistem Pengendalian Internal

Mulyadi (2016:129) menyatakan bahwa “Sistem pengendalian internal
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Unsur Pengendalian Internal:

Organiasi

1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri
oleh Bagian Kas sejak awal sampai akhis, tanpa campur tangan dari fungsi yang
lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari
pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan
tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah
mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan
dokumen pendukung yang lengkap.

24
 25

Praktik yang Sehat

6. Saldo kas yang disimpan di perusahaan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus
dibubuhi cap "lunas" oleh Bagian Kas setelah transaksi pengeluaran kas.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi
dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa
intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat
dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan
penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini
dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang
pencatatan akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah faik kas yang ada di perusahaan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada di perusahaan (rash in safe) dan kas yang ada di perjalanan
(cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang disimpan di perusahaan (misalnya mesin register kas,
lemari besi, dan strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kas.

25
 BAB III
KESIMPULAN

Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas
kecil yang diselenggarakan dengan dua macam sistem: fluctuating-fund-balance
system dan imprest system. Dalam fluctuating-fund- balance system saldo akun dana
kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian
dana kas kecil. Dalam fluctuating-fund-balance system pengeluaran dana kas kecil
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian kembali dana kas kecil tidak harus
sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Sistem penyelenggaraan
dana kas kecil ini tidak menciptakan pengendalian internal yang baik terhadap kas
perusahaan, karena catatan akuntansi kas perusahaan tidak dapat di rekonsiliasi
dengan rekening koran bank yang secara periodik diterima dari bank. Dalam imprest
system, saldo akun dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah dengan transaksi
pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat di dalam jurnal
pengeluaran kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip
sementara. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas
kecil tersebut direkap dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.
Dana kas kecil diisi kembali sebesar jumlah rupiah bukti pengeluaran kas kecil yang
telah dikumpulkan, dan dilaksanakan melalui sistem pengeluaran kas dengan cek.
Dengan demikian jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasi dengan
rekening koran bank. Tidak seperti halnya dengan fluctuating-fund-balance system,
imprest system tidak mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal pengeluaran
kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dan kecil Dalam arsip
sementara, sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil.

26
 DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

27