1.

PENGENALAN TUJUAN DAN PROGRAM Program Latihan yang di atur adalah untuk bagaimana ca berkomunikasi berkesan untuk member pengetahuan tentang berkomunikasi dalam melaksanakan mengurusan urusan semasa berada di dalam organisasi. Antaranya adalah: Bagaimana untuk menggunakan bahasa pertuturan semasa di organisasi . Di dalam bilik mesyuarat Setiausaha biasanya memainkan peranan sebagai penyampai maklumat kepada kakitangan yamg lain sebagai fasilitator, pendengar dan penerima. Panduan yang jelas bentuk dan jenis-jenis berkomunikasi yang perlu di lakukan ketika berada di organisasi. Berkomunikasi berkesan secara lisan ini hanya berkesan apabila maklumat yang di sampaikan itu sangat jelas dan berkesan.

2.0

JENIS-JENIS KOMUNIKASI MEMBINA HUBUNGAN

2.1

Komunikasi secara lisan melibatkan proses pemindahan maklumat atau idea secara lisan daripada seorang pekerja kepada seseorang atau sekumpulan pendengar. a) Di dalam bilik mesyuarat pekerja biasanya memainkan peranan sebagai penyampai maklumat dan kakitangan lain sebagai fasilitator, pendengar dan penerima. b) Komunikasi secara lisan ini hanya berkesan apabila maklumat atau idea diterima dengan jelas dan mudah difahami. c) Sehubungan itu, suara seseorang hendaklah jelas dan tepat, di samping perkataan-perkataan yang digunakan hendaklah ringkas dan mudah difahami oleh mana-mana pihak.

2.2

Komunikasi secara bukan lisan ialah penyampaian mesej melalui gerak isyarat seperti isyarat tangan, gerak kepala, ungkapan muka dan sebagainya. a) Misalnya, mengangguk kepala boleh diertikan sebagai tanda persetujuan. Menggeleng kepala mungkin boleh diertikan sebagai tidak mahu menerima. b) Senyuman boleh diertikan sebagai memberi galakan peneguhan. c) Menunjuk masam muka menggambarkan kemarahan, dan lain-lain lagi.

3.0

KOMUNIKASI INTERPERSONAL DAN INTRAPERSONAL Menurut Gardner, kecerdasan interpersonal merupakan kebolehan memahami orang lain. Manakala kecerdasan intrapersonal ialah kebolehan membentuk diri sebagai model yang sesuai, dan dapat menggunakan model ini beroperasi secara efektif dalam organisasi.

4.0

HALANGAN-HALANGAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL 1. Bentuk komunikasi bersifat autokratik 2. Kekurangan empati terhadap pendengar 3. Bersifat angkuh dan enggan terima idea orang lain. 4. Mendengar dengan separuh hati atau mendengar secara memilih sebahagian kata yang berminat sahaja 5. Sering mencelah atau menyampuk dalam proses komunikasi. 6. Menggunakan bahasa kasar 7. Kekurangan kepercayaan diantara dua pihak 8. Gangguan emosi semasa komunikasi

9. Gangguan luar seperti bualan, nyanyian, kebisingan dan sebagainya dari kawasan yang dekat. 10. Kata lisan tidak seimbang dengan komunikasi bukan lisan 11. Konsep dan pengalaman penyampai dan pendengar tidak bertindih 12. Komunikasi di bawah keadaan paksa 13. Mesej yang disampaikan salah diertikan.

5.0

KEMAHIRAN-KEMAHIRAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL 5.1 a) b) Membina Hubungan Hubungan baik dilihat dalam situasi berikut: Kemesraan perhubungan dalam pertemuan Penyampaian masalahnya tanpa keraguan Tanda kepercayaan lahir akibat penerimaan sepenuhnya tanpa syarat Hubungan baik seperti ini hanya dapat dicapai apabila perasaan empati kedua-dua dapat dirasai. c) Dengan berperasaan empati ini, hubungan baik di antara dua pihak akan dapat terus dijalin dan dikekalkan sepanjang proses komunikasi itu.

5.2 a)

Kemahiran Memberi Perhatian Di dalam proses komunikasi, memberi perhatian merujuk kepada komunikasi bukan lisan, walaupun ia juga diperlukan dalam komunikasi lisan.

b)

Komunikasi bukan lisan dibahagikan kepada beberapa komponen, iaitu gaya badan(posture), gerak isyarat, air muka, kontak mata, dan juga nada suara.

5.3 a)

Kemahiran Mendengar Rogers (1951) merumuskan: Tanpa perhatian, mendengar sahaja tidak akan membawa kefahaman, maka komunikasi tidak akan wujud.

b)

Model latihan mendengar membahagikan tingkah laku mendengar kepada tiga komponen, iaitu memberi perhatian termasuk kontak mata, gaya relaks, dan respon yang pula membawa maksud mendengar.

c)

Mendengar dengan telinga ketiga (Reik, 1948) melibatkan kemahiran memikir dan membayangkan bagaimana orang lain merasa, dan dengan ini, ia merupakan langkah pertama ke arah empati.

5.4 a)

Ciri-ciri Kemahiran Berkomunikasi yang berkesan Bertutur dengan penggunaan variasi nada, suara yang lantang, tatabahasa yang betul, perkataan yang tepat serta mudah difahami, penghentian sejenak yang berpatutan dan bebas daripada sisipan perkataan seperti umm, ahh, er, ok, dan sebagainya

b)

Menggunakan perkataan-perkataan yang dapat difahami oleh pendengar dan tidak menggunakan perkataan-perkataan yang mempunyai mesej berbentuk arahan, amaran, tuduhan, ugutan, kritikan, ejekan dan lain-lain yang boleh menyinggung perasaan pendengar.

c)

Menulis dengan saiz tulisan yang mudah dibaca, ejaan yang tepat dan mudah difahami, tatabahasa yang betul, barisan ayat yang teratur, serta jarak di antara barisan ayat yang berpatutan.

6.0

CARA-CARA MENGATASI MASALAH KOMUNIKASI BERKESAN DI KALANGAN PEKERJA 1. Bersifat penyayang dan sering tunjuk air muka yang manis demi merapatkan hubungan antara dua pihak. 2. Bertutur dengan suara lantang, jelas dan kadar cepat/lambat percakapan yang sesuai supaya pendengar dapat mendengar dengan tepat. 3. Gunakan perkataan-perkataan yang sesuai supaya pendengar dapat memahaminya tanpa keliru 4. Elak mengkritik atau mengejek orang yang melakukan kesilapan, dan gunakan teknik membimbing untuk membetulkan kesilapannya seseorang. 5. Bentukkan suasana bilik komunikasi dan emosi/sosial yang kondusif. 6. Gunakan gaya kepimpinan demokratik, misalnya melayan idea dan cadangan kakitangan bawahan dengan hati terbuka. 7. Elakkan amalan kepimpinan autokratik, misalnya memberi arahan yang kurang senang dipatuhi. 8. Komunikasi hendaklah diadakan secara muka dengan muka ( face to face).

7.0

Implikasi Penggunaan Kemahiran Komunikasi dalam Hubungan Interpersonal yang Berkesan 7.1 Nilai-nilai dasar yang mengasaskan komunikasi dan penggunaan kemahiran komunikasi ialah integriti, keadilan dan kehormatan. 7.2 Tanggungjawab pegawai perkhidmatan tenaga bekerja bukan sahaja perlu berusaha menguasai kemahiran-kemahiran melayan, komunikasi, dan memberi respon yang berkesan, tetapi juga perlu mempertimbangkan bagaimana membentuk sesuatu situasi dan iklan yang kondusif supaya komunikasi dapat diperlaksanakan secara berkesan. 7.3 Kakitangan yang menguruskan komunikasi hendaklah peka dan mengambil tindakan terhadap perkara-perkara berikut kepada pekerjanya.