Competency base interview

technique

Copyright, 1996 Dale Carnegie & Associates, Inc.

EFECTIVE SELECTION SYSTEM

Accurate
objective
reliable
THE STARTING POINT
What do you really need ?

If you dont know where you want to go,

you are going no where

If you dont know what you have to find,

you get nothing
CBI out line
I. CBI Principle
II. CBI Technique & procedure
III. CBI Tips & Trick
I. CBI Principle
A. Competency principle
B. Behaviour Principle
CBI technique & procedure

Interviewing technique
Interviewing procedure
Data evaluating technique
III. CBI Tips & Trick

A Relationship Building
B Listening Skill
C Taking Notes
D Keep on the track
I. CBI Principle
A. Competency principle

Competency merupakan seperangkat perilaku efekktif

yang menghasikan kinerja istimewa
* Competency tidak hanya sekedar pengetahuan, tapi
pengetahuan yang diaplikasikan dalam perilaku tertentu,
* Competency tidak hanya sekedar ketrampilan, tapi
ketrampilan yang mampu dimanifestasikan,
* Competency tidak hanya sekedar motif, tapi harus telah
berupa perilaku tertentu yang mencerminkan suatu motif.

Semakin penting Competency tertentu untuk

menghasilakn kinerja yang istimewa maka semakin
penting untuk dievaluasi dalam proses seleksi
 I CBI PRINCIPLE
B. Behaviour principle

Kinerja masa lalu merupakan indikator terbaik untuk menilai

apakah seseorang memiliki Competency yang dibutuhkan.
Bukti bahwa seseorang memliki competency tertentu
merupakan indikator terbaik untuk dapat memprediksi kinerja
yang akan datang
Perilaku masa lalu merupakan indikator terbaik untuk
memprediksi perilaku yang akan datang.
II. CBI Technique & Procedure
1. Traditional Interview
a. The fact finder style
Contoh peertanyaan :
- Apa tanggung jwab anda ?
- Berapa banyak anak buah anda ?
- Bagaimana prestasi anda pada saat kuliah ?

Jenis-jenis pertanyaan diatas hanya akan menghasilkan data

tapi belum cukup untuk menggambarkan perilaku.
II. CBI Technique & Procedure
1. Traditional Interview
b. The Therapist style
Contoh pertanyaan :
- Mengapa anda memilih jurusan .. ?
- Mengapa anda menyenangi bidang penjualan ?
- Coba ceritakan tentang diri anda ?
- Apa kelebihan dan kekurangan anda ?

Jawaban kandidat atas jenis pertanyaan-pertanyaan diatas

hanya mencerminkan motif dimana interpretasinya tergantung
interviewer dan biasanya bersifat subyektif sehingga sama
sekali tidak menggambarkan perilaku kandidat secara lengkap.
II. CBI Technique & Procedure
1. Traditional Interview
c. The Theorist style
Contoh pertanyaan :
- Menurut Anda pemimpin yang ideal itu seperti apa ?
- Menurut anda apa yang harus dilakukan dalam
situasi yang seperti . ?
- Apa yang biasanya anda lakukan apabila meghadapi
situasi seperti..?
Jawaban kandidat atas pertanyaan-pertanyaan diatas hanya

berupa teori, opini/pendapat atau tindakan-tindakan umum

seorang kandidat, bukan yang sebenarnya kandidat lakukan.

II. CBI Technique & Procedure
1. Traditional Interview
d. The Fortune-teller style
Contoh pertanyaan
- Apa yang akan anda lakukan bila anda diterima ?
- Apa yang anda akan lakukan bila nnda melihat
anak buah anda melanggar kedisiplinan
- Apa yang biasanya anda akan lakukan apabila
meghadapi situasi seperti..?
Jawaban kandidat atas pertanyaan diatas hanya berupa
rencana yang belum tentu kandidat akan/mampu
melakukannya.
II. CBI Technique & Procedure
1. Traditional Interview
e. The Salesperson style
Contoh pertanyaan :
- Sepertinya anda mampu megahadapi situasi
seperti itu ?
- Tentunya anda tidak menemukan kesulitan kan ?
- Kalau seperti itu keputusanya, tampaknya itu yang
terbaik bagi team anda ?

Jawaban kandidat atas petanyaan diatas cenderung akan

mengatakan seperti yang interviewer harapkan untuk
mendapatkan penilaian yang baik.
Inforasi ini sama sekali tidak mencerminkan perilaku.
II. CBI Technique & Procedure
A. Interviewing technique
2. Structured Interview
CBI technique merupakan teknik interview yang
terstruktur dan bersifat menggali untuk mencari dan
mengumpulkan setiap bukti tentang kompetensi
seorang kandidat dengan cara mengumpulkan bukti
tentang :

Apa yang telah dilakukan seseorang dalam

merespon suatu situasi tertentu, apa dampak
/hasil yang diakibatkan dari periaku tersebut
dan bagaimana perasaan kandidat saat itu
II. CBI Technique & Procedure
A. Interviewing technique
2. Structured Interview
Sehingga jawaban-jawaban kandidat baru dapat
dijadikan sebagai bukti perilaku apabila didalam
ceritanya terdapat unsur-unsur :
- Adanya situasi yang melatar-belakangi mengapa
ia melakukan suaatu tindakan tertentu.
- Adanya tindakan yang dilakukan sebagai respon
terhadap suatu situasi tertentu
- Adanya hasil/dampak akibat tindakan tersebut
- Perasaan kandidat atas situasi yang ia hadapi,
tindakan yang ia lakukan ataupun hasilnya.
- Perilaku tersebut telah dilakukan, bukan sekedar
teori, opini/pendapat atau baru rencana.
 Latihan mengenali bukti perilaku
1. Saya rasa kunci bagi kepemimpinan yang efektif selain
memiliki visi yang jelas, punya pengaruh juga harus dapat
mendengarkan keluhan anak buah.

A. Bukti perilaku lengkap

B. Bukan perilaku

C. Bukti perilaku tidak lengkap

 Latihan mengenali bukti perilaku
2. Saat itu merupakan pengalaman pertama dimana saya
diminta sebagai ketua panitia workshop group kami. Beliau
berpesan agar acara tersebut harus sukses. Pertama-tama
yang saya lakukan adalah mengklarifikasi apa yang dimaksud
sukses, apa harapan nya dan apa-apa yang perlu diperbaiki
dari penyelenggaraan tahun lalu. Setelah semuanya jelas saya
mengundang seluruh kepala departemen utuk membicarakan
masalah tersebut. Setelah beberapa kali pertemuan Group
Head kami memuji langkah persiapan yang saya lakukan.
Saya menjadi lebih bersemangat.
A. Bukti perilaku lengkap
B. Bukan perilaku

C. Bukti perilaku tidak lengkap

 II. CBI Technique & Procedure

Latihan mengenali bukti perilaku

1. Saya berencana akan meneruskan kuliah S2 apabila diterima
dalam pekerjaan ini
2. Menurut saya dalam kondisi krisis ekonomi seperti ini kita
membutuhkan figur pemimpin yang kuat.

3. Saya selalu meluangkan waktu untuk mengetahui apa yang

diingnkan pelanggan saya, dan saya berhasil membuat banyak
pelanggan menjadi puas..

4. Saya merasa hampir frustasi, saat itu hampir pukul 18 30 saya

sudah didepan lift tiba-tiba atasan saya meminta saya untuk
kembali merevisi surat yang telah saya selesaikan. Dengan
berat hati akhinya saya selesaikan juga permintaan atasan.
Latihan mengenali bukti perilaku.
5. Saya bertanggung jawab atas keseluruhan proyek
implementasi perubahan sistim yang kami harus lakukan.

6. Hari itu hari pertama saya on the job di front office tiba-tiba
ada seorang customer yang marah-marah karena kartunya
yang tertelan ATM, dengan bekal pengetahuan yang terbatas
saya mencoba mendengarkan keluhan customer dan saya
mengatakan bahwa andaikan saya mengalami hal yang sama-
pun akan kecewa seperti dia. Akhirnya marahnya-pun mereda
dan saya minta ia menunggu sementara saya laporkan
permasalahannya ke superrvisor. Saya senang sekali bisa
membantu memcahkan persoalannya
7. Saya adalah top ranking salesman diperusahaan kami.
Latihan mengenali bukti perilaku
8. Saya jarang sekali menemukan hambatan apabila berhubungan
dengan orang lain
9. Saya rasa semua orang akan sependapat bahwa saya adalah
orang yang mudah diajak bekerja sama
10. Ketika tampak seakan-akan kami tidak berhasil memenuhi
batas waktu, kam semua bekerja sama dan berhasil
menyelesaikannya.
11. Biasanya saya tidak akan tergesa-gesa dalam mengambil
keputusan

.
II. CBI Technique & Procedure
A. Interviewing technique
3. Tehnik bertanya
a. Pimpin/bawa dan arahkan kandidat kesuatu
pengalaman yang spesifik, baik situasi yang
specifik,tindakan atau hasil yang specifik yang
konteks-nya tergantung dari competency yang akan
anda cari

Contoh :
- Tidak semua apa yang kita telah rencanakan dengan
baik selalu berjalan seperti apa yang kita harapkan
Apakah anda pernah mampunyai pengalaman yang
seperti ini ?

- Apa prestasi terbaik anda pada saat anda di

perusahaan../ pada jabatan .
II. CBI Technique & Procedure
A. Interviewing technique
3. Tehnik bertanya
b. Lanjutkan pertanyaan-pertanyaan dengan
mengunakan tehnik :

5 WH
- What was the situation ?
- What was your role or your responsibility ?
- Who was involved?
- What did you do
- What was the outcomes ? What happened ?
- How did you feel about that.

Untuk mendapatkan bukti perilaku secara lenkap dan

rinci/detil.
II. CBI Technique & Procedure

Contoh pertanyaan perilaku :

- inisiatif :
- bisa anda ceritakan kepada kami suatu situasi dimana
anda langsung megambil suatu tindakan tanpa menunggu
instruksi ketika anda melihat adanya sesuatu yang tidak
beres sedang terjadi ?
- coba ceritakan kepada kami suatu pendekatan yang anda
pernah lakuan secara berbeda dari rekan-rekan anda pada
umumnya dalam menyelesaikan suatu masalah ?
- prestasi terbesar apa yang pernah anda raih dalam satu
tahun terakhir ini ?
II. CBI Technique & Procedure
Contoh pertanyaan perilaku
- Orientasi layanan pelanggan
- bisa anda ceritakan kepada kami pengalaman terberat anda
dalam menghadapi komplain dari pelanggan
- coba anda ceritakan kepada kami suatu pengalaman dimana
anda harus mencurahkan perhatian dan konsentrasi untuk
menangkap apa yang sebenarnya pelanggan inginkan
- apa yang anda lakukan untuk mengetahui bahwa pelanggan
anda telah merasa puas ?
Berikan kami suatu contoh pengalaman anda
II. CBI Technique & Procedure
Contoh pertanyaan perilaku
- Kerja sama
- bisa anda ceritakan kepada kami suatu pengalaman dimana
anda harus bekerja-sama dengan orang yang sulit untuk
diajak bekerja-sama

- coba ceritakan kepada kami suatu situasi dimana banyak

rekan kerja anda kurang setuju dengan ide/pedapat anda ?
apa yang anda lakukan ?

- berikan kami suatu contoh dimana anda terlibat didalam

proses pengambilan keputusan yang penting
apa yang anda lakukan pada saat itu ?
II. CBI Procedure
Merupakan tahapan-tahapan interview yang tersusun secara
terstruktur dan dituangkan dalam pedoman interview.
Pedoman interview berisikan seluruh informasi yang
dibutuhkan untuk :
* Mempersiapkan interview
* Membuka interview
* Memahami latar belakang kandidat
* Mencari bukti perilaku
* Menutup interview
* Mengevaluasi data yang terkumpul.
II. CBI Procedure
Mempersiapkan interview
* Atur waktu dan tempat se-private mungkin
* Pelajari semua bahan lamaran dan CV kandidat.
* Catat pekerjaan/pengalaman kandidat yang penting untuk
ditanyakan lebih lanjut.
* Peiksa daftar competecy pelajari definisi dan tiandakan-
tindakan pokok dari tiap target competency
* Siapkan catatan dan alat rekam (bila diperlukkan)
II. CBI Procedure
Membuka wawancara (5 s/d 10 menit)
* Sapa kandidat berikan nama dan jabatan anda
* Ucapkan terima kasih atas kehadirannya
* Berikan informasi tentang jabatan yang ditawarkan & garis
besar Organisasi anda
* Uraikan tujuan interview
* Uraikan rencana interview
* Jelaskan bahwa anda akan mencatat selama proses interview
* Minta ijin sebelumnya apabila anda akan menggunakan alat
perekam
* Ajukan pertanyaan-pertanyaan ringan untuk mencairkan
suasana dan sebagai transisi untuk kelangkah selanjutnya
II. CBI Procedure

Memahami latar belakang kandidat (10 s/d 15 menit)

* Dalam tahap ini interview difokudkan untuk lebihmemahami
latar belakang pekerjaan daan atau pendidikan kandidat
bukan untuk mencari bukti perilaku
* Mulai dari pekerjaan kandidat saat ini/terakhir
* apa tanggung jawab kandidat ?
* apa tantangannya ?/ situasi-situasi kritis seperti apa yang
sering dihadapi dalam posisi kandidat
* apa ukuran keberhasilannya ?
* prestai apa yang pernah diiraih
* Lanjutkan ke pekerjaan kandidat sebeumnya (billa ada) sama
seprti point-point diatas.
II. CBI Procedure
Memahami latar belakang kandidat

* Apabila pengalamn kerja kadidat kurang dari 2 tahun maka

tinjauan latarbelakang pendidikan dapat memperkaya
informasi mengenai kandidat.

* Apabila terdapat celah waktu antara 2 pekerjaan, ajukan

pertanyaan megenasi alasannya

* Catat seluruh informasi yang akan menarik untuk ditindak-

lanjuti nanti dalam pencaharin bukti periaku

* Semakin kita memahami bernagai latar belakang kandidat

akan semakin mudah didalam pencaharian bukti perilkunya
nanti.
II. CBI Procedure

Mencari bukti perilaku ( +/- 45 menit )

* Jelaskan pada kandidat bahwa dalam tahap ini anda akan
bertanya tentang contoh-contoh pengalaman spesifik yang
pernah dilakukan oleh kandidat dalam pekerjannya
* Sesuaikan pertanyaan anda antara indikator perilaku dari
competency yang anda cari dengan situasi specifik kandidat
yang anda temui dalam tinjauan latarbelakang.
* Gunakan teknik 5 WH untuk mendapatkan bukti perilaku
secara lengkap dan rinci.
* Ajukan pertanyan tentang keberhasilan dan kegagalan
kandidat secara berimbang.
II. CBI Procedure

Menutup interview (5 s/d 10 menit)

* Sebelum anda menutup interview periksa kembali apakah

anda telah cukup mendapatkan bukti perilaku kandidat ?
* Ucapkan terima kasih pada kandidt bahwa anda telah
mendapatkan banyak informasi mengenai kandidat
* Tawarkan apakah ada yang kandidat ingin tanyakan ?
* Jelaskan mengenai tahapan selanjutnya, kapan, siapa dan
bagaimana kandidat akan dihubungi kembali
* Ucapkan terima kasih sekali lagi kepada kandidaat atas kerja-
samanya.
II. CBI Technique & Procedure

Data evaluating technique

Analisa data
Penilaian data
- Behaviour anchor rating scale
- Numerical scale
Integrasi data
II. CBI Technique & Procedure
Analisa data :
* Kumpulkan semua catatan mengenai jawaban-jawaban
kandidat / bukti perilaku.
* Periksa semua jawaban-jawaban kandidat apakah telah
memenuhi syarat-syarat sebagai bukti perilaku.
(hanya jawaban yang lengkap yang dapat dijadikan sebagai
bukti perilaku)
* Kategorikan bukti perilaku tersebut kedalam competency
tertentu
II. CBI Technique & Procedure

Penilaian data :
Seluruh bukti perilaku yang telah dikategorikan ke dalam
competency tertentu diperingkatkan/dinilai berdasarkan salah
satu tehnik :
a. Behaviour Anchor rating scale
- bukti-bukti perilaku setiap competency dicocokkan dengan
tindakan-tindakan pokok yang terdapat dalam setiap level
performance.
- cocokkan bukti-bukti perilaku mulai dari level performance
yang paling rendah
II. CBI Technique & Procedure

Penilaian data :
b. Numerical Scale :
Peringkat/nilai competency menggunakan skala 1 s/d 5.
Dengan definisi :
5 = Jauh diatas kwalifikasi
4 = Diatas kwalifikasi yang dibutuhkan
3 = Memenuhi kwalifikasi yang dibutuhkan
2 = Dibawah kwalifikasi yang dibutuhkan
1 = Jauh dibawah kwalifikasi yang dibutuhkan.
CBI technique & Procedure
b. Numerical scale :
Nilai kritis dari sistim in adalah nilai 3.
Apa arti dari memenuhi Kwalifikasi ?
Peringkat yang biasa digunakan :

5 = Secara significant melebihi kriteria baik kwalitas maupun

kwantitas dari perilaku yang dipersyaratkan
4 = secara umum melebihi kriteria baik secara kwalitas
maupun kwantitas dari perilaku yang dipersyaratkan.
3 = Relatif memenuhi kriteria baik secara kwalitas maupun
kwantitas dari perilaku yang dipersyaratkan.
2 = Secara umum kurang memenuhi kriteria baik secara kwalitas
maupun kwantitas dari perilaku yang dipersyaratkan.
1 = Secara significant jauh dibawah kriteria baik kwalitas maupun
kwantitas dari perilaku yang dipersyaratkan
CBI technique & procedure

Integrasi data
Tahap integrasi data dilakukan setelah masing-masing
interviewer menetapkan tentatif nilai individual.
Integrasi data merupakan teknik pengambilan keputusan untuk
menentukan kelulusan kandidat dengan cara berbagi informasi
tentang bukti perilaku diantara para intervewer.
Para Interviewer mendiskusikan nilai setiap competency
berdasarkan bukti perilaku yang dikumpulkan untuk
mendapatkan konsensus nilai akhir setiap competency.
CBI Tips & Trick

Relationship building
Semua manusia memiliki kebutuhan psikologis yang
relatif sama yang membedakan hanya kadarnya

* kebutuhan untuk diakui keberadaannya

(dikenal dan sipuji)
* Keingian untuk didengar dan diperhatiikan

* Kebutuhan untuk dilibatkan

Semakin mampu interviewer memenuhi kebutuhan

psikologis kandidat maka interview akan semakin mudah
CBI Tips & Trick
Listening skill :
Mengapa kita sulit mendengarkan orang lain ?
Mind reader : terjebak dalam penilaian dini
Filtered : Mendengar hanya yang kita ingin dengar
Identifier : selalu membandingkan dengan pengalaman kita
Placater : Pura-pura mengerti untuk menjaga hubungan
Dreamer : Pikiran tidak terfokus ke pembicaraan.
CBI Tips & Trick
Listening skill
Sumber gangguan dalam mendengar
Kecepatan berbicara : 100 s/d 300 kata per menit
Kecepatan berpikir : 800 kata per menit
Sisa kapasits mental : 500 s/d 700 kata per menit
Sisa kapasitas mental tersebut dapat menjadi :

* asset
* liability
CBI tips & trick
Listening skill

asset liability

mengantisipasi berfikir negatif

membandingkan Menutup diri
memahami konteks berasumsi
memahami yang tersembunyi melamun
mencatat kehilangan respek
CBI trips & trick
Listening skill
mendengar dengan empati
- tunjukkan perhatian anda
- peka terhadap kebutuhan orag lain
- berlakulah seperti cermin
- tunjukkan bahwa anda mendengar dengan cara
- ungkapan verbal ; oh ya, mhhh, wow, menarik sekali
- ungkapan non-verbal : aanggukan, kontak mata dll
- tunjukan sikap terrbuka
 Listening skill

- jangan mudah terpesona

- jangan menginterupsi/memotong
- jangan cepat berubah arah pembicaraan
- jangan bergaya introgasi
- jangan bergaya peng-khotbah
CBI Tips & Trick
Taking notes
- mencatat secara terbuka
- catat hanya informasi yang berhubungan dengan bukti perilaku
- catat hanya kata-kata kuncinya saja
- hati-hati dalam mencatat inforasi yang peka
- catat perialku yang muncul selama proses interview
- gunakan gaya steno pribadi
- seimbangkan perhatian antara catatan dan kontak mata
- jangan sungkan untuk meminta waktu untuk mencatat.
CBI tips & trick

Keeps on the track

- disiplin dengan alokasi waktu seperti yang telah direncanakan
sebelumnya
- konfirmasikan isi pembicaraan yang anda tangkap
- jaga dan sarankan kepada kandidat untuk selalu kembali
kepada informasi yang anda butuhkan
Close

Summarize your points.

State your conclusion. Make it relevant to
your audience.
And, if applicable:
Describe options for future consideration.
Recommend a future strategy, plan
and/or goal.