Assessment & Recruitment

System for Non Psychologist

Perusahaan = Team Sepakbola
Membutuhkan pemain/
Karyawan yang
mempunyai kompetensi
diposisinya masing-
masing dan mampu
berkerja secara TEAM
untuk mencapai GOAL/
tujuan
DUA hal terpenting yang harus diutamakan dalam sebuah
team/organisasi adalah :
1. KOMPETENSI dari anggota team/organisasi
2. TEAM WORK (Kemampuan anggota team/organisasi
dalam bekerja secara TEAM).

Berikut ini akan kita saksikan sebuah ilustrasi yang

menggambarkan bahwa Kompetensi & Team Work
merupakan kunci keberhasilan dari sebuah team/organisasi.
 Bentuk Super Team

Sukses !! Rekrut orang-orang

yang memiliki

KOMPETENSI
Kemampuan bekerja secara TEAM (TEAM WORK)
 !!
KESALAHAN BESAR jika kita merekrut orang yang
tidak mempunyai KOMPETENSI dan kemampuan
bekerja secara TEAM (TEAM WORK).

Berikut ini akan kita saksikan sebuah

ilustrasi yang menggambarkan bahwa
tanpa kompetensi dan Team Work, misi
team untuk mencapai tujuannya akan
gagal dan tentunya akan berakibat Fatal
bagi team/organisasi.
Syarat Mutlak !!
KOMPETENSI
TEAM WORK
Yang di butuhkan Perusahaan
Super Team Super Man

YES NO
 Rekrutmen dilakukan BUKAN
HANYA untuk mengisi
kekosongan sebuah
posisi/jabatan

Rekrutmen dilakukan untuk

membentuk sebuah SUPER
TEAM yang akan membawa
perusahaan kepada
pencapaian tujuan secara
gemilang
 Recruitment
“Sebuah proses mencari dan
menarik (membujuk) pelamar
yang memenuhi syarat untuk
mengisi jabatan tertentu”
Tujuan dari rekrutment,
seleksi dan penempatan
adalah mencocokkan (to
match) antara karakteristik
individu (pengetahuan,
ketrampilan, pengalaman, dan
lain-lain) dengan persyaratan
jabatan yang harus dimiliki
individu tersebut dalam
memegang suatu jabatan.
 Dua pendapat tentang proses rekrutmen :

“Proses rekrutmen dimulai dari pencarian calon dan berakhir

1 pada saat lamaran diterima” (David A DeCenzo, 1998, Personnel & Human
Resources Management)

Pencarian
Calon CV diterima

“Proses rekrutmen adalah seluruh proses kegiatan mulai dari

2 mencari sampai menempatkan (RSP ; Rekrutmen, Seleksi,

Penempatan)” (Raymond A. Noe, 2000, Human Resources Management, Gaining a
Competitive Advantage)

Pencarian Seleksi Penempatan

Calon
Awal
Permintaan Persiapan
Penetapan persyaratan
- Analisa Posisi Kerja
- Job Description
- Job Specification
- Syarat & Peraturan Pekerjaan
Menetapkan Sumber Penyedia Tenaga Kerja
Iklan Lowongan Kerja
- Iklan yang spesifik & Menarik
- Iklan yang menerapkan EEO
- Menentukan Media Iklan Proses
Search Executive, Head Hunter, Agency dan Job Fair
- Efektifitas, kekurangan dan kekuatannya
Fresh Graduate & Experience Position Membaca CV & Application Letter
- Penentuan & pemilihan Interview & Jenis-jenisnya
- Keuntungan & kelemahan Test Keahlian & Kinerja Potensial
Perencanaan & Analisa Budgeting Rekrutment Peran Medical Report & Surat Referensi
- Biaya Iklan Medical Report & Permasalahan yang
- Biaya Interview timbul
- Biaya Medical Surat Referensi dan validitasnya Akhir
- Biaya Assessment
- Biaya Search Executive, Head Hunter, agency dan Job Fair
- Biaya Lain-lain Pengambilan Keputusan Akhir
Merancang Prosedure & Penilaian Kandidat - Hire or Rejected
- Administrative
Orientasi Karyawan baru
 Recruitment
Sebelum memilih metode seleksi, anda harus
sudah memiliki profil sukses yang wajib dimiliki
oleh kandidat untuk setiap jabatan yang
ditawarkan. profil sukses ini didasarkan pada 4
elemen, yaitu What I know (knowledge), what I
can do (competency), what I have done
(experience), dan personal traits (personality).
Profil sukses ini dapat disetarakan dengan
requirement dengan perusahaan sehingga
dapat menjadi pembanding dengan kapabilitas
dari kandidat.
 Merancang Prosedure & Penilaian Kandidat

Adalah sebuah kegiatan

untuk merancang tahapan-
tahapan proses seleksi
beserta point-point penilaian
yang dilakukan. Dimulai
dengan Seleksi Administrasi
berupa seleksi CV diakhiri
dengan Penetapan akhir
kandidat terpilih.
 Prosedure & Penilaian Kandidat

Menetapkan tahapan-tahapan seleksi & penilaian yang akan dijadikan

pedoman standar untuk setiap proses recruitment.

Seleksi Form Test keahlian Interview Interview HRD Psikotest Medical Check Up F
CV Lamaran User
i
n
Seleksi Form Interview
a
Psikotest Test keahlian Medical Check Up Interview HRD
CV Lamaran User l

Tidak ada rumusan baku dalam penetapan urutan seleksi & penilaian dalam rekrutment
Seleksi Form Interview HRD Psikotest Test keahlian Interview Medical Check Up Interview HRD
CV Lamaran User

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan tahapan-tahapan

seleksi & penilaian
1. Kesiapan SDM
2. Budget yang ditetapkan
3. Efektifitas
4. Kebutuhan
 Seleksi Form Test keahlian Interview Interview HRD Psikotest Medical Check Up
CV Lamaran User

Pendidikan Pengalaman Keahlian Keahlian Kompetensi Potensi Psikologis Potensi Kesehatan

Pengalaman Keahlian Team Work Team Work Riwayat Kesehatan

Keahlian Yang lebih Kecocokan Potensi Kesehatan Saat ini

spesifik
Keahlian lain Motivasi
Negosiasi
dll

**Tidak ada rumusan baku dalam penetapan urutan seleksi & penilaian dalam rekrutment
 100 CV

60 30 10 6 4 2 1

Seleksi Form Test keahlian Interview Interview HRD Psikotest Medical Check Up
CV Lamaran User

Pendidikan Pengalaman Keahlian Keahlian Kompetensi Potensi Psikologis Potensi Kesehatan

Pengalaman Keahlian Team Work Team Work Riwayat Kesehatan

Keahlian Yang lebih Kecocokan Potensi Kesehatan Saat ini

spesifik
Keahlian lain Motivasi
Negosiasi
dll
 Sebelum Kita melakukan latihan
kita saksikan bersama sebuah tayangan
yang menggambarkan bahwa sebuah
rekrutmen yang tepat akan
mendapatkan kandidat yang tepat !
yang akan membawa sebuah
kesuksesan bagi perusahaan !
Rekrutmen yg TEPAT akan mendapatkan Kandidat yg TEPAT
 Assessment
Penilaian berdasarkan kompetensi atau
suatu penilaian dimana bukti dari pekerjaan
yg dilaksanakan dibandingkan dg kriteria
pelaksanaan tugas relevan di tempat kerja.
Penilaian kemudian memutuskan apakah
kriteria pelaksanaan tugas telah dipenuhi
atau tidak.

Assessment Method adalah Methode yang

berbasis kompetensi dan melibatkan
beragam teknik evaluasi, termasuk
menggunakan bermacam tools yang
berhubungan dengan simulasi pekerjaan,
inventory kepribadian, dan wawancara.
 Fungsi Assessmen
• Memperoleh data dan
informasi tentang
potensi/kekuatan dan
kelemahan subjek
• Menginterpretasikan data
untuk memperoleh gambaran
kepribadian
• Memprediksi gambaran
kepribadian dalam upaya
pemberian treatment atau
intervensi yang tepat
Assessment yg komplit,
mencakup aspek-aspek utama
dalam pembentukan totalitas
kualitas seseorang berupa
potensi maupun prilaku nyata
sebagai hasil proses dinamis dari
sistem psikofisis dalam diri
individu guna menyesuaikan diri
dengan tuntutan lingkungan
pekerjaannya bahkan kondisi luar
dari kapasitas individu tersebut.
Aspek pengukuran disesuaikan
kebutuhan dan tujuan dari
pengukuran itu sendiri
misalkan saja untuk promosi,
transfer, penerimaan karyawan
baru,
 ASPEK ASSESSMENT :

Aspek Kepribadian, Aspek Kecerdasan Emosi, Aspek

Adversity, Aspek Ketergantungan hidup, Aspek
Pemahaman Verbal, Aspek Kemampuan Numerikal,
Aspek Kemampuan Skolastik, Aspek Pemahaman
Abstrak, Aspek Kemampuan Kerja Klerikal, Aspek
Kemampuan Hubungan Ruang, Aspek Kecepatan Kerja,
Aspek Ketelitian Kerja, Aspek Ketahanan Kerja, Aspek
Motivasi Berprestasi, Aspek Kemampuan Menyesuaikan
Diri, Aspek Kepercayaan Diri, Aspek Kemandirian, Aspek
Kerjasama, Aspek Leadership, Aspek Keberanian
Menghadapi Tantangan,
 KOMPETENSI
 Seperangkat tindakan cerdas, penuh tanggung jawab yang
dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu
oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas-tugas dibidang
pekerjaan tertentu. ( SK. Mendiknas No.045/U/2002 ).

 Merupakan perpaduan dari pengetahuan, ketrampilan, nilai

dan sikap yang direfleksikan dalam kebiasaan berfikir dan
bertindak. ( Mulyana 2000 ).

 Specification of knowledge and skill and the application of

that knowledge and skill to the standard of performance
required by the standards or learning outcomes. (Jones J,
Malcohm,2000).
 A statement which describe integrated demonstration of a
cluster of related skills and attitude that are measurable
and observable necessary to perform a job independently
( Hamlin, 1994 ).
 KOMPETEN :
• Memiliki kemampuan
individual yang dibutuhkan
untuk mengerjakan suatu
tugas / pekerjaan yg
dilandasi oleh pengetahuan,
keterampilan dan sikap
kerja, sesuai unjuk kerja yg
dipersyaratkan
 Metode dan Tools (Alat Ukur)
Assessment
• Metode adalah teknik dalam menyusun
rangkaian kegiatan untuk melakukan
assessment yang berbasis kompetensi.
• Tools (alat ukur) adalah perangkat yang
digunakan untuk mengetahui tingkat
kemahiran dari kompetensi, yang berupa
inventory kepribadian, simulasi pekerjaan
dan pedoman wawancara
• Penyusunan rangkaian kegiatan
asessment berbasis kompetensi dan alat
ukur kompetensi dilakukan oleh karyawan
yang telah dilatih
 Tugas Assessor :
• Assessor Adalah orang yang melakukan
assesment berbasis kompetensi terhadap
assessee
• Tugas Assessor :
• Observasi perilaku Assessee selama
melakukan simulasi kerja
• Mencatat data perilaku selama simulasi
• Mengklasifikasikan perilaku yang diamati ke
dalam kompetensi
• Wawancara berbasis kompetensi
• Penilaian level kompetensi berdasarkan bukti
perilaku yang tampil dan hasil wawancara
• Integrasi data melalui rapat tim assessor
• AssesseeAdalah orang yang dipotret profil
kompetensi yang dimilikinya saat ini
 Persyaratan untuk Menjadi Assessor

• Tingkat pendidikan minimal Strata 1 (S1)

• Tidak harus berlatar belakang pendidikan
Psikologi
• Berminat menjadi assessor
• Diusahakan berasal dari beberapa bidang
pekerjaan yang berbeda
 Alat Ukur yang digunakan :
• Inventory Kepribadian
• Simulasi Pekerjaan
• Pedoman Wawancara
• in-basket exercises
• group discussions (diskusi kelompok)
• simulations of interviews with "subordinates" or "clients" (simulasi
wawancara dengan atasan atau bawahan)
• fact-finding exercises
• analysis/decision-making problems (masalah-masalah dalam
analisa/ pengambilan keputusan)
• oral presentation exercises (latihan presentasi oral)
• written communication exercises (latihan komunikasi tertulis)
 Jenis Exercise dan Simulasi
• In-Basket Exercise:Instrumen ini merupakan simulasi dari situasi nyata
yang dihadapi pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari. Bentuk dari
simulasi ini adalah kumpulan memo atau dokumen kerja yang harus
direspon oleh para peserta asessment.
• Group Discussion:Kegiatan ini merupakan diskusi dimana masing-
masing peserta diminta untuk membahas suatu masalah guna mencapai
konsensus bersama
• Case Analysis:Dalam kegiatan tes ini para peserta diberi suatu materi
permasalahan. Para peserta asessment diminta untuk menganalisa
permasalah tersebut dan juga diminta untuk membuat solusi
pemecahannya.
• Presentation:Dalam kegiatan ini para peserta diminta untuk
menyampaikan presentasi. Bahan yang digunakan untuk presentasi ini
adalah laporan yang telah ditulis peserta dalam kegiatan Case Analysis.
• Test of Creative Thingking:Dalam kegiatan ini, para peserta asessment
diberi satu set pertanyaan yang mencakup berbagai situasi. Para peserta
diminta untuk memberikan respon kreatif untuk menangani situasi tersebut.
• Behavioral Event Interview:Dalam kegiatan Behavioral Event Interview,
para asesor akan mengajukan pertanyaan yang berbasis perilaku kepada
asesi. Pertanyaan akan berfokus pada kejadian kritikal di masa lalu yang
menyangkut pekerjaan dan pernah dialami oleh asesi.
• 360 Degree Interview:Dalam kegiatan ini asesor akan melakukan
wawancara dengan atasan, rekan kerja dan bawahan para asesi.
Pertanyaan akan difokuskan pada kinerja dan integritas asesi.
• Role Play:Role play merupakan simulasi dimana para asesi akan
dihadapkan pada situasi tertentu; misalnya berhadapan dengan bawahan
yang bermasalah atau dengan klien yang tidak kooperatif.
• Psychology Test:Melalui instrumen ini, para asesi diminta untuk
mengisi kuisioner berupa tes psikologi, yang mengukur, antara lain
 Tes Kraepelin
Secara umum digunakan untuk melihat kecepatan kerja, ketelitian
kerja, keajegan kerja, ketahanan kerja.

Tes Pauli
Secara umum digunakan untuk mengukur sikap kerja dan prestasi
kerja (daya tahan, keuletan, sikap terhadap tekanan, daya
penyesuaiaan, ketekunan & konsistensi, kendali diri)

• Tes IST
Tes inteligensi yang terdiri dari 9 subtes didasarkan pada anggpan
bahwa strutktur inteligensi tertentu cocok dengan pekerjaan atau
profesi tertentu.

Graphis Test
Tes Gambar Pohon (Baum Test, The Tree Test), Tes gambar figur orang
(draw a person), Tes gambar rumah, pohon, orang (house-tree-
person).

Tes Warteg
Alat tes ini digunakan untuk pemerikasaan kepribadian yang berkaitan
dengan tujuan seleksi atau tujuan diagnosa suatu penyakit,
pelengkap, sebagai kontrol alat lain (DAM, BAUM, dan HTP).
Graphology
Melihat kepribadian seseorang melaui penilaian coretan atau tulisan
tangan orang tersebut

Tes Edward Personal Preference Schedule (EPPS)

EPPS adalah alat tes inventori, sebagai alat tes yang mengukur
kepribadian orang dilihat dari kebutuhan-kebutuhan yang
mendorongnya (16 faktor)

Tes MBTI Myers Brigss type Indicator (Certified)

Menggali tipe kepribadian seseorang berdasarkan penilaiaan dan
orientasi terhadap lingkungan.

PAPI Kostick (Perception and Preference Inventory)

Alat ini menjabarkan kepribadian dalam 20 aspek yang masing-masing
mewakili need atau role tertentu, tinggi rendahnya need atau role
tertentu mempunyai arti yang spsesifik, konfigurasi yang diperoleh
adalah gambaran dari pilihan testee yang bermuatan need atau role
dan disbandingkan dengan need atau role lain dalam keseluruhan
system kepribadian berdasarkan persepsi testee atas dirinya sendiri.
 In Basket
• In Basket adalah sebuah tes situasional yang
dirancang dalam bentuk simulasi dari aspek-
aspek terpenting yang ada dalam jabatan yang
sedang diujikan. Prosedur seleksi in basket
yaitu: Kepada para peserta diberi peran sebagai
manajer dari satu perusahaan, diberi satu
tumpukan/kotak surat masuk(basket), yang
berisi berbagai masalah dan data. Diantara
surat itu ada yang isinya penting, tidak penting,
relevan, dan tidak relevan. Berdasarkan surat
masuk itu, para peserta bertugas menyelesaikan
masalah-masalah yang dapat ia tangkap hanya
menggunakan data yang ada dalam surat
masuk itu dalam waktu satu jam.
Wawancara
 Metoda yang banyak digunakan dewasa ini
mengandalkan kepada asumsi :

1. Past Behavior can Predict Future Behavior

Bahwa perilaku masa lalu merupakan petunjuk
terbaik untuk perilaku dimasa yang akan
datang.

2. Umur dan pengalaman boleh bertambah tetapi

sifat / karakter pokok tidak banyak berubah.
 Apa yang dicari melalui wawancara ?
• Bukti atau Indikasi bahwa calon karyawan memenuhi
standar untuk tiap dimensi kompetensi yang telah
ditetapkan.

Oleh karena itu sedapat mungkin semua pertanyaan yang diajukan selama
wawancara harus di arahkan kepada usaha “menggali bukti-bukti” atau indikasi
tersebut. Inilah yang disebut sebagai wawancara terfokus (Focused Interview)
 Faktor-faktor yang harus
diperhatikan selama wawancara :

• Cara Pelamar menjawab pertanyaan

• Suara, tata bahasa, bahasa tubuh
• Isi Jawaban untuk tiap pertanyaan
• Sikap pelamar selama wawancara
• Penampilan fisik pelamar
• Disiplin / ketepatan pelamar atas
waktu
Type Wawancara dilihat dari jumlah pewawancara

1. Dilakukan hanya oleh satu pewawancara

Jarang dilakukan, biasanya dalam perusahaan kecil jika pemilik
merangkap sebagai pimpinan di perusahaan tersebut. ATAU dalam
sebuah perusahaan kecil/besar dimana pemilik mencari seorang
kandidat untuk posisi puncak.

2. Dilakukan oleh beberapa pewawancara, tetapi dilakukan sendiri-sendiri.

Umum dilakukan, dilakukan secara bergiliran di tempat masing-masing agar
pewawancara bersikap netral dan tidak terpengaruh oleh pewawancara lain.
Wawancara ini memakan waktu lama dan kandidat harus berulang kali datang
untuk diwawancarai.

3. Dilakukan oleh beberapa pewawancara, dilakukan bersamaan (Panel).

Umum dilakukan, dilakukan secara bersamaan di satu tempat. Keuntungannya
adalah hemat waktu, dapat digunakan untuk menguji mental kandidat.
Kerugiannya kadang pewawancara tidak bersikap netral dan terpengaruh oleh
pewawancara lain serta kehilangan kreativitas.
 ۞ 6 Kunci Penting dalam Wawancara
1. Tujuan Wawancara
Sasaran yang ingin dicapai harus jelas dan harus di jelaskan kepada pelamar,
sehingga akan mampu mengarahkan seluruh proses wawancara menjadi lebih
efektif dan efisien.
2. Persiapan
Sebelum wawancara harus dilakukan persiapan-persiapan berikut :
1. Mempelajari Job Description nya meliputi tugas & Tanggung jawab, lokasi kerja,
posisi dalam struktur organisasi, dll
2. Job Specification ; calon yang bagaimana yang dibutuhkan, jenis kelamin, umur,
pendidikan, pengalaman, kompetensi, dll
3. Curriculum Vitae & Form Lamaran ; mempelajari profil kandidat
3. Attention /Perhatian
Memberikan perhatian secara penuh terhadap jalannya wawancara.
4. Memaksa agar Aktif (to activate)
Pewawancara harus secara aktif memaksa kandidat untuk aktif berbicara,
caranya dengan selalu menggunakan “pertanyaan terbuka” (open question)
dan hindari jenis “pertanyaan tertutup” (closed question)
open question : Mengapa, bagaimana, coba jelaskan, apa sebabnya, dll
closed question : pertanyaan yg dapat dijawab “ya” dan “tidak”
5. Struktur Wawancara
• Pembukaan
• Bagian utama wawancara
• Menutup Wawancara
6. Membuat Resume / merangkum
Membuat resume dari hasil wawancara dan berikan catatan-catatan
terhadap semua indikasi yang didapatkan.
 Struktur Wawancara
Pembukaan
Pewawancara menjelaskan secara singkat tentang tujuan wawancara,
posisi pekerjaan, perusahaan, dll
Bagian utama wawancara
Fokus pada latar belakang kandidat
۞ Mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang belum jelas dalam form lamaran atau
untuk mengecek kebenaran dari yang disajikan dalam form lamaran dan CV pelamar.

Fokus pada pekerjaan yang telah dilakukan

۞ Dimulai dari pekerjaan terakhir/sekarang, jabatan yang pernah didudukinya, apa

keberhasilan yang pernah dicapai, hal tersulit dari pekerjaannya, hal termudah dari
pekerjaannya, yang menyenangkan & tidak menyenangkan dari pekerjaannya, prestasi
puncak dalam pekerjaannya.

Fokus pada pekerjaan yang dilamar

۞ sebab melamar, mengapa tertarik, apakah mampu menduduki posisi tsb, apa buktinya
bahwa ia mampu, dll
Point yang juga harus dinilai dalam
wawancara

• Ketepatan waktu
• Kerapian & penampilan
• Energi & kemantapan fisik
• Perilaku (manner)
• Minat & keingintahuan
• Perilaku berkomunikasi
• Integritas & sikap mental
Kesalahan umum dalam mengajukan pertanyaan
1. Pertanyaan yang dapat dijawab dengan “ya” atau “tidak”
2. Pertanyaan yang menuntun pada jawaban tertentu dan berpotensi
menguntungkan kandidat
a. “Tugas seorang resepsionis kadang-kadang sangat sulit bukan ?”
b. “Saya menduga, anda berhenti bekerja karena ingin mendapatkan gaji yang lebih
besar, bukan begitu?”
c. “Anda kelihatannya tidak menyukai pekerjaan yang berhubungan dengan banyak orang
ya?”
3. Pertanyaan/komentar yang memihak
a. “Saya kira alasan anda untuk berpindah kerja sudah tepat, bukan begitu ?”
b. “Saya pikir dia bukan type karyawan yang cocok, bagaimana pendapat anda?”
c. “Bagaimana pengalaman anda dalam menghadapi oknum pengacau di lingkungan
kerja anda?”
 STAR
STAR adalah Situation, Task, Action and Result
dimana pewawancara akan meminta penjelasan secara detil dari
pengalaman riil kandidat melalui STAR. Dengan demikian pewawancara
akan mengetahui apakah kandidat memang benar-benar kompeten
dalam bidangnya dan secara keseluruhan pewawancara akan dapat
melihat integritas dan kejujuran daripada kandidat tersebut.

Past Behavior can Predict Future Behavior

Disini perlu kreativitas dan perangkat HR lainnya.
Statement "past behavior can predict future behavior" tsb adalah dasar dari beberapa Interview
Techniques. Dimana struktur pertanyaan untuk interview, pertama-tama dibangun dari
kompetensi posisi yang ingin dicari.

Contoh:
Posisi yang dicari : Generalist HRD Manager
Type Perusahaan : Small company dengan karyawan kurang dari 150
Type Karyawan : Karyawan lama yang direkrut dengan pola recruitment & Talent Management
yg masih tradisional (tidak menggunakan system HRD yg modern).
Tugas : harus mampu menangani Penggajian, mempunyai knowledge Tax PPh-21,
Rekrutment, Training & Development, dan Industrial relations

Maka pertanyaan-pertanyaan interview dibangun dari kompetensi posisi yang dibutuhkan,

misalnya:
1. Dari segi kemampuan Administrasi Penggajian: Diminta menyebutkan pengalaman yang pernah
dijalani dlm memproses penggajian. Apakah peran yg dia jalankan, apa kendala yang pernah
dihadapi, tanyakan kemudian bagaimana dia mengatasi masalah itu...

2. Dari segi Pengelolaan Training & Development: ....

3. Industrial Relations... dst nya dst nya..

“Tell me about a specific time when
you resolved a difficult customer
complaint. Describe your actions.
What was the outcome?”
“Tell me about a specific situation
where you had to be persuasive.
Who was involved in the situation?
What actions did you take? What
was the outcome?”
 Fungsi Assessment
• Mengembangkan
deskripsi dan image
tentang kepribadian
seseorang

• Membuat keputusan
(decision making)
1. Memperoleh data dan
informasi tentang Tujuan
potensi/kekuatan dan
kelemahan subjek
Assessment
2. Menginterpretasikan
data untuk memperoleh
gambaran kepribadian
3. Memprediksi gambaran
kepribadian dalam
upaya pemberian
treatment atau
intervensi yang tepat
Studi Kepribadian Melalui
Psikodiagnostika
• Membandingkan
organisme-
organisme satu
dengan lainnya
• Apa yang dilakukan
organisme yang sama
dalam kondisi
berbeda
Karakteristik yang Diukur:

• Keadaan emosi
• Hubungan Interpersonal
• Motivasi
• Minat
• Sikap
 Apa yang Diukur?
• Level kecerdasan dan gaya pemecahan masalah
• Kedewasaan emosi (emotional maturity) dan pribadi
• Vocational interest
• Motivation dan achievement
• Interpersonal style dan management style
• Decision-making dan organizational skills
• Kompetensi kepemimpinan (leadership competencies)
• Ambisi, aspirasi, Self-esteem, dll
Mengapa Organisasi Perlu Psychological
Testing & Assessment?
Psychological testing & assessment
membantu eksekutif untuk mempekerjakan
kandidat pekerja terbaik yang dibutuhkan
organisasi untuk suatu posisi tertentu. Dalam
perspektif organisasi, memperkerjakan
pekerja terbaik di bidangnya akan
memperkuat laju organisasi secara signifikan.
Sebaliknya, organisasi akan mengalami
kerugian secara finansial dan waktu jika
gagal mempekerjakan pekerja terbaik yang
mampu membantu organisasi mencapai
tujuan bisnisnya.
 Metodologi

• Metode proses individual psychological assessment melibatkan

beberapa teknik evaluasi, termasuk di dalamnya simulasi
pekerjaaan (job-related simulation), interview, dan tes psikologi.
Beberapa simulasi perkerjaan yang digunakan adalah:

• In-basket exercises
• Diskusi kelompok (Group discussions)
• Simulasi interview dengan “bawahan” dan “klien”
• Fact-finding exercises
• Analisis masalah pengambilan keputusan (decision-
making problems)
• Latihan presentasi (oral presentation exercises)
• Latihan menulis (written communication exercises)
 Assessment Sangat Bermanfaat Bagi
Perkembangan Organisasi
• Menjadi inventori manajemen bakat dan potensi SDM
• Mengidentifikasi individu dengan potensi luar biasa
yang akan mendukung perkembangan organisasi ke
depan
• Melihat kesiapan individu untuk mendapatkan
promosi jabatan
• Mendesain rencana perkembangan pribadi
(individual development plans) berdasarkan
identifikasi kekuatan (strengths) dan kelemahan
(weaknesses)
• Memeriksa alasan di balik penurunan kinerja
seseorang dan membantu memberikan arahan
penyelesaian.
 Metoda Penilaian
Assessment

Practical Skill Knowledge

Bekerja riil Simulasi Writen Oral

• Observation •Observation •Multiple choice •Oral question

using using •Short answer •Role plays
Checklist Checklist •Assignment •Interviews
• Project • Project •Project •Presentation
• Project team • Assignment •Essays •by learner
• Portfolio • Roleplays •True/ false •Group
• Exercise discussion
 Kegunaan Hasil Assessment
• Recruitment and Selection
• Training and Development
• Career and Succession Plan
• Performance Management
• Reward and Recognition
• Industrial Relations
• Rekrutmen dan seleksi
• Pelatihan dan Pengembangan
• Perencanaan Suksesi dan Karir
• Pengelolaan Kinerja
• Penghargaan dan Pengakuan
• Hubungan Industrial
Siapa yang terlibat dalam Recruitment

• Recruitment Officer
• HRD Manager
• User (Manager Lini)

Note : Untuk posisi diatas level manager, GM atau Direktur

akan menempati posisi sebagai user
 Recruitment Officer
T 1. Mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja
U 2. Membuat profil kandidat
G
3. Membuat rencana dan jadwal rinci rekrutmen
A
S 4. Mengidentifikasi sumber terbaik pencarian tenaga kerja
5. Mengundang calon untuk melamar
6. Melaksanakan & mengatur proses seleksi
7. Bernegosiasi dengan calon
8. Pengecekan referensi
9. Mengatur dan melaksanakan program orientasi karyawan
baru
10. Membuat laporan Administratif
11. dll
 Recruitment Officer
K 1. Memahami struktur organaisasi
o 2. Memahami bisnis proses/kegiatan operasi perusahaan
m 3. Memahami Job Description dari Jabatan yang akan diisi
p
4. Memahami Job Specification dari jabatan yang akan diisi
e
5. Memahami kompetensi yang syaratkan
t
e 6. Memahami UU Ketenagakerjaan Indonesia
n 7. Memahami peraturan perusahaan
s 8. Memiliki pengetahuan tentang pasaran tenaga kerja
i
9. Pengetahuan tentang metoda seleksi yang tepat untuk
tiap jabatan/level
10. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
11. Memiliki kemampuan wawancara yang baik
12. Analitis kuat, proaktif, dll
 Manager Lini
Pada dasarnya seorang Manager Department adalah
HRD Manager di Departmentnya masing-masing,
sehinga seorang Manager Dept harus mampu
menjalankan tugas sebagai seorang HRD Manager di
Dept nya masing-masing.

Dalam Rekrutmen, Manager Lini, minimal harus memiliki

kompetensi dalam melakukan wawancara, membuat jenis-jenis
test kinerja dan penilaiannya.
Standard Operating Procedure Recruitment
SOP adalah Prosedur standar yang harus dilakukan dalam seluruh
proses rekrutmen, dimana SOP menerangkan suatu proses kerja, siapa
yang bertanggung jawab, dokumen yang digunakan dan kriteria yang
harus dipenuhi.

Mengapa SOP perlu dibuat :

1. Untuk menjamin kesamaan tindakan
2. Mempertahankan kualitas yang telah dicapai
3. Menghindari saling lempar tanggung jawab
4. Tertib administrasi dokumen
Contoh
 Analisa Kebutuhan Rekrutmen
Suatu proses analisis yang logis dan
Posisi Kosong teratur untuk mengidentifikasi jumlah
Kebutuhan Bisnis
dan kualitas karyawan yang diperlukan
Mutasi dalam suatu unit organisasi. Tujuannya
untuk memastikan apakah rekrutmen
Promosi Rekrutmen ? merupakan langkah yang tepat
Demosi sehingga setiap karyawan
mendapatkan pekerjaan yang sesuai
Resign
Apakah rekrutmen dengan tugas & tanggung jawabnya.
PHK merupakan solusi yang
Pensiun tepat ?

Kematian
Turn Over
Kaji ulang proses kerja &
MPP beban kerja Rekrutmen

Pejabat tdk
kompeten
Tidak perlu rekrutmen
 Penetapan Persyaratan

Permasalahan yang menarik untuk dikaji adalah bagaimana

menentukan orang yang tepat untuk mengisi suatu jabatan jika
jabatan tersebut tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas
yang menyangkut ruang lingkup jabatan dan spesifikasi si
pemegang jabatan. Lalu apa yang bisa dijadikan dasar untuk
melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan.
Pertanyaan-pertanyaan inilah yang mendasari adanya suatu
analisis jabatan sebagai alat untuk menghasilkan uraian jabatan
dan spesifikasi jabatan yang sangat bermanfaat bagi proses
pengembangan SDM secara keseluruhan.
Penetapan Persyaratan
Setelah diambil keputusan untuk melakukan rekrutmen harus
segera di identifikasikan dan ditetapkan :
1. Analisa Jabatan (Job Analysis)
2. Job Description
3. Job Specification
4. Syarat & Peraturan Pekerjaan
 Job Analysis

Job Description Job Specification Syarat & Peraturan Kerja

 Analisa Jabatan
Merupakan titik awal dalam proses pengumpulan informasi mengenai tugas
dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pemegang posisi tsb.
Analisa dapat dilakukan dengan kuesioner, interview,
kesepakatan/penetapan
• Nama Jabatan
• Lokasi dari posisi kerja (Unit, Div, Dept, Cab, dll)
• Jabatan dari atasan
• Bawahan langsung
• Tugas & Tanggung jawab
• Perlengkapan/peralatan khusus yang dibutuhkan
• Informasi persyaratan khusus yang dibutuhkan
• Situasi khusus (jam kerja, transportasi, tingkat bahaya, dll)
• Syarat kualifikasi pendidikan & profesi, baik syarat “minimum” maupun “yg lebih disukai”
• syarat Pelatihan/training yang pernah diikuti atau dibutuhkan
• Syarat pengalaman, baik syarat “minimum” maupun “yg lebih disukai”
• Syarat kecakapan/keahlian/sifat khusus dll
 Job Description
Adalah sebuah uraian tertulis yang menjelaskan tugas dan tanggung
jawab, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain yang menjelaskan tentang
posisi/jabatan tersebut.

Format Job Description secara umum :

1. Identitas Jabatan 2. Tanggung Jawab Pokok

• Nama Jabatan 3. Hubungan Organisasional
• Nama Pemegang Jabatan 4. Tugas-Tugas Pokok
• Nama Unit Kerja 5. Tanggung Jawab Pengawasan
• Divisi/Direktorat 6. Wewenang yang dimiliki
• Lokasi Kerja 7. Dan lain-lain
 Job Specification
Berisi uraian tentang spesifikasi yang menetapkan syarat ; Pengalaman,
Kualifikasi dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang pelaksana
tugas kerja.
Contoh :
۞ Jenis Kelamin
۞ Usia
۞ Tingkat Pendidikan
۞ Pengalaman
۞ Skill khusus
۞ Penampilan Fisik
۞DLL
 Syarat & Peraturan Kerja

۞ Gaji ۞ Kontrak
۞ Bonus ۞ Shift
۞ Insentif ۞ Seragam Kerja
۞ Fasilitas Kendaraan Dinas ۞ Jaminan Kesehatan
۞ Pensiun ۞ Perjalanan Dinas
۞ Asuransi ۞ Fasilitas-Fasilitas lain
۞ Hari Kerja
۞ Jam Kerja
۞ Hari Libur
۞ Cuti
 Materi
Orientasi Penentuan
Persyaratan

Job Desc Bentuk & Isi

Iklan

Analisa
Jabatan
Bentuk & Isi
Test

Job Spec
Bentuk & Isi
Wawancara
Gaji &
Fasilitas, dll
Sumber-Sumber Penyedia
Tenaga Kerja
 Sumber Tenaga Kerja

Internal Eksternal
Internal / Mencari dari dalam
Memanfaatkan sumber-sumber atau cara yang
sudah tersedia di dalam organisasi
(Perusahaan)

Eksternal / Mencari dari luar

Memanfaatkan sumber-sumber atau cara yang
sudah tersedia di luar organisasi (Perusahaan)
Internal / Mencari dari dalam

Memanfaatkan sumber-sumber atau cara yang

sudah tersedia di dalam organisasi
(Perusahaan)

1. Arsip Bank Data Pelamar

2. Mutasi / promosi / penawaran secara internal
kepada karyawan
 Keuntungan & Kerugian Rekrutmen secara internal
Keuntungan :
1. Semangat kerja staff meningkat, lebih
loyal & produktif
2. Perusahaan lebih tahu orang yang
tepat untuk mengisi posisi tsb
3. Karyawan sudah mengetahui budaya
perusahaan
4. Menciptakan jenjang karir yang sehat
5. Tidak perlu melatih staff dari nol
6. Low Cost
Kerugian :
1. Jika sosialisasi tidak jelas akan
menimbulkan iri hati, salah
pengertian dan kecemasan
2. Jika cara rekrutmen tidak benar
maka akan timbul ketidak percayaan
terhadap manajemen
3. Tidak ada penyegaran dalam
perusahaan, terkadang perusahaan
memerlukan “darah baru” yang dapat
membawa suasana segar.
Eksternal / Mencari dari luar
1. Memasang iklan lowongan di media
2. Kantor Dinas Tenaga Kerja
3. BLK
4. Agency
5. Head Hunter
6. Kampus / Sekolah (Univ, Akademi, Institute, Politeknik,
STM, SMEA,dll)
7. Organisasi Profesi
Perencanaan & Analisa Budgeting Rekrutment
Perlu direncanakan dan dianggarkan sejumlah biaya untuk sebuah
rekrutmen.

۞ Biaya Iklan
Biaya yang dikeluarkan untuk membayar iklan lowongan kerja melalui
media, biaya iklan biasanya mempunyai porsi yang cukup besar.
۞ Biaya Interview
Biaya yang dikeluarkan selama dalam proses interview, dihitung
berdasarkan upah per jam dari pewawancara
۞ Biaya Medical
Biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pemeriksaan kesehatan bagi
kandidat. Kelengkapan medical test harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan.
۞ Biaya Assessment
Biaya yang dikeluarkan untuk keperluan Psychologhical Test maupun
Assessment lainnya.
۞ Biaya Search Executive, Head Hunter, agency dan Job Fair
Biaya yang dikeluarkan jika memakai jasa Search Executive, Head
Contoh
Hunter, agency dan biaya jika mengikuti Job Fair
۞ Biaya Lain-lain (transportation, biaya Adm, Entertainment, Company Visit, etc)
 CV & Formulir Lamaran
CV dan Formulir lamaran merupakan dua hal yang tidak
dapat dipisahkan, keduanya adalah alat penting yang
dapat digunakan dalam sebuah wawancara kerja. CV
memberikan informasi apa-apa yang ingin disampaikan
oleh pelamar kepada kita, sedangkan formulir lamaran
memberikan informasi yang ingin diketahui oleh
perusahaan tentang pelamar dalam format yang mudah
dibaca.

Setiap pelamar wajib mengisi formulir Lamaran walaupun kita telah

menerima CV pelamar. Hal ini dilakukan untuk mengumpulkan
informasi yang sama kepada seluruh pelamar.

Formulir Lamaran harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat

memberikan informasi tentang latar belakang pelamar, kesehatan,
pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan, pelatihan, keahlian,
pengetahuan dan kualifikasi kerja lain dari pelamar.
Isi Formulir Lamaran
• Nama Pelamar
• Alamat & No Telp Sekarang
• Alamat & No Telp di luar kota
• Tempat & tanggal lahir
• Golongan darah
• Riwayat kesehatan
• Daftar kontak yang dapat dihubungi
• Kegiatan/organisasi yang diikuti
• Riwayat Pekerjaan
• Alasan keluar dari pekerjaan-pekerjaan sebelumnya
• Riwayat Kelakuan Baik
• Riwayat Gaji yang diterima
• Posisi yang dilamar
• Pengalaman Kerja Formulir Lamaran harus dirancang
• Latar belakang pendidikan sedemikian rupa sehingga dapat
• Pelatihan, keahlian, lisensi/sertifikat memberikan informasi tentang latar
belakang pelamar, kesehatan, pendidikan,
• DLL pengalaman kerja, kemampuan, pelatihan,
keahlian, pengetahuan dan kualifikasi kerja
lain dari pelamar.
Fungsi Formulir Lamaran adalah sebagai
salah satu alat test / Penilaian, untuk mencari
pelamar yang lebih sesuai dengan persyaratan
yang ditentukan. Berdasarkan fungsinya maka
diperlukan sebuah Formulir Lamaran yang berisi
informasi umum dan khusus yang ingin diketahui
perusahaan dari pelamar, sehingga memudahkan
recruiter melakukan seleksi / penyaringan
terhadap kualifikasi pelamar.

Formulir harus dibuat berbeda untuk

setiap level dan posisi (terkesan tidak efisien,
tetapi secara nyata hal ini sangat membantu
dalam proses seleksi)
Posisi/level yang mengharuskan pelamar
menguasai bahasa inggris maka formulir
lamaran dibuat dengan mengunakan bahasa
inggris
Kunci Membaca CV
Riwayat Pendidkan
Ketika membaca riwayat pendidikan dalam CV carilah latar belakang
pendidikan yang secara jelas memenuhi persyaratan kerja terkait. Cari juga
pendidikan tambahan, khususnya yang menunjukkan ketertarikan dalam
bidang yang sesuai dengan posisi kerja yang dilamar.

Pengalaman Kerja
Disinilah kita dapat menemukan rincian mengenai kualifikasi, pengalaman
dan perkembangan karir pelamar. Perhatikan rentang/jeda antara
pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Apakah dalam setiap pergantian
pekerjaan adanya peningkatan ? Amati pekerjaan/pengalaman yang sesuai
dengan posisi yang dilamar.
Data Diri
Pada bagian data diri kita dapat menemukan interes-interes pribadi yang
tercermin dari jenis kegiatan/organisasi yang diikuti, hobi dan kegiatan diwaktu
luang. Sedikitnya kita dapat memperoleh gambaran tentang si pelamar.

Lain-lain
Terkadang ada pelamar yang mencantumkan tujuan karirnya, disini kita
dapat melihat sebuah pernyataan dari si pelamar tentang tujuan karirnya.
Ada sebagian pelamar yang mencantum gaji yang diharapkan, dari
informasi ini kita dapat menyimpulkan apakah pelamar ini cocok dengan
posisi yang dilamar, dilihat dari gaji yang diharapkan.
 Indikasi khusus dalam CV

1. Stabilitas dan Perkembangan Karir

Sering berganti pekerjaan tidak selalu berarti buruk. Bila pada setiap
pergantian pekerjaan ada peningkatan posisi, tanggung jawab, level dapat
diartikan si pelamar cukup agresif dan berorientasi pada karir.
Tidak berganti pekerjaan dalam waktu yang lama tidak selalu berarti baik.
Bila tidak ada peningkatan hal ini mengindikasikan rendahnya motivasi.

2. Penjelasan yang spesifik

Setiap uraian baik tugas & tanggung jawab, hasil kerja, prestasi,
improvement harus dituliskan dengan spesifik, jika dituliskan secara
umum, sebagai pewawancara harus, waspada !
 Seleksi CV

A B C

A B C

A = Memenuhi Syarat
B = Dapat dipertimbangkan
C = Tidak memenuhi Syarat
 Medical Report & Surat Referensi
Pemeriksaan kesehatan calon karyawan bertujuan untuk mengetahui apakah calon tsb
berada dalam kindisi fisik & mental yang sehat dan prima serta bertujuan untuk
menyelamatkan perusahaan dari beban biaya kesehatan yang berat jika ternyata calon
mengindap penyakit yang cukup berat.

Pemeriksaan Kesehatan merupakan salah satu alat seleksi, dari seleksi ini
diharapkan dapat diketahui :
1. Kondisi Kesehatan saat ini
2. Riwayat Kesehatan di masa lalu
3. Potensi kesehatan di masa depan

Alat seleksi lainnya adalah Surat Referensi, dimana dari referensi tersebut kita
dapat melakukan cross check terhadap semua informasi yang telah diberikan,
sehingga kita dapat mengetahui kebenaran dan keakuratan semua informasi
tentang kandidat.
Biasanya pengecekan referensi dilakukan diakhir seleksi, sebelum memutuskan
untuk pemilihan akhir kandidat.
 Remember !!

Keputusan diambil berdasarkan standar persyaratan

yang telah ditetapkan, bukan berdasarkan atas
perbandingan antar kandidat

Jangan memilih “kandidat terbaik” dari sekumpulan

kandidat yang “buruk” ; pilihlah “kandidat terbaik” dari
sekumpulan kandidat yang “baik”