MANAJEMEN SDM DALAM

PENYELENGGARAAN
MAKANAN INSTITUSI

Sri Iwaningsih , SKM, MARS

Pokok Bahasan :

Latar Belakang

Organisasi SDM dalam SPM

Fungsi ManajemenSDM

Metode Perhitungan SDM

Simulasi
 SDM

*Sumber daya yg komplek

* Krn elemen-elemen kemanusiaan yg
terkait dan selalu ada perubahan
didalam maupun di luar lingkungan
kerja
* Pendekatan sistem perlu dilakukan
mulai dari penerimaan sampai dengan
pembinaannya
 FOOD SERVICE SYSTEMS MODEL

CONTROL
Plans, Contracts, Laws
and Regulation
INPUT
Human (labor, skill) OUTPUT
TRANSFORMATION
Material (food, supplies) Meals (qual&quan)
Management
Operasional Clientile satisfaction
(money,time, function
utilities,information) Functional Linking Financial
accountability
Facilities (space, Subsystems processes
equipment) Personal
satisfaction

MEMORY
ENVIRON
MENT Records (financial, personel,forecasting)
FACTORS
FEED BACK
 Pengertian manajemen SDM dalam
penyelenggaraan makanan

 Seni merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi kegiatan SDM untuk
mencapai tujuan penyelenggaraan
makanan yaitu 6T (tepat gizi,
citarasa, sanitasi, harga, jumlah dan
waktu)
 Proses rekruitmen, seleksi,
pengembangan,pembinaan dan
 Tujuan manajemen SDM-MSPMI

 Menyediakan SDM yang efektif dan

produktif bagi PMI pelayanan
mak yang aman dan berkualitas
kepuasan pelanggan/konsumen
Pengorganisasian SDM dalam
SPM
Organisasi Organisasi SPM

Sekumpulan orang
yang berada pada
sub sistem
Sekumpulan produksi, distribusi,
Orang2 Untuk wasmut, marketing
Mencapai Tujuan dll untuk mencapai
Organisasi tujuan berupa
penyediaan
makanan yang
tepat
 Tahapan Menyusun Organisasi
SPM

1. Menetapkan Tujuan

•Tujuan Umum dan Khusus

•Waktu dan Macam pelayanan
•Frekuensi Pengadaan Makanan
 Tahapan Menyusun Orgnisasi
SPM

2. Menetapkan Macam dan

Pengelompokan Kegiatan

•Kegiatan yang dianggap sejenis

dikelompokan
•Untuk mengelompokan kegiatan dapat
mengacu kepada tenaga yang sudah
ada atau tenaga minimal yang dimiliki
•Pengelompokan bersifat vertical misal
spesialisasi dan horizontal bila pada
pengelompokan perlu koordinator
 Tahapan Menyusun Orgnisasi
SPM

3. Menyusun dan menetapkan tanggung

jawab

•Tanggung Jawab secara vertical

•Tanggung jawab secara horizontal

4. Menentukan macam dan jumlah

tenaga

Dianalisis beban kerja dimasing-

masing unit
 Tahapan Menyusun Orgnisasi
SPM

5. Menetapkan tugas kepemimpinan

dan rentang kendali
Menetapkan tugas pemimpin di masing-
masing unit dan jumlah bawahan yang
mungkin harus diawasi

6. Merancang struktur organisasi

• Lini-staff, matrik dll

• Menetapkan tenaga sesuai keahliannya
(staffing)
 Tahapan Menyusun Orgnisasi
SPM

7. Menganalisa Pekerjaan

• Nama Pekerjaan
• Bertanggung jawab kepada siapa
• Sasaran
• Tugas
• Tanggung Jawab
• Tanda tangan
 Tahapan Menyusun Organisasi
SPM

8. Menyusun Uraian Tugas

Jabaran tugas pada jabatan yang telah

ditetapkan

9. Menetapkan Spesifikasi Tugas

Kualifikasi tenaga untuk melaksanakan

tugas tertentu meliputi: jabaran
keterampilan, pengetahuan dan
pengalaman, penampilan fisik,
kemampuan, sikap dll
 Tahapan Menyusun Organisasi
SPM

10. Komunikasi

• Komunikasi antar tenaga SPM

• Adanya juklak, pengawasan,
pertemuan, menu, SOP, Pedoman
Menu
Struktur Organisasi SPM

Top Manajer

Middle Manajer

Supervisory Manajer

Workers
 Fungsi manajemen SDM-MSPMI

 Fungsi perencanaan :
 menganalisa jabatan
 menyusun uraian jabatan
 menyusun persyaratan jabatan
 menentukan jumlah SDM
 Fungsi pengadaan,
 rekruitmen
 seleksi,
 orientasi dan pelatihan pra tugas,
 pengangkatan & penempatan
Fungsi manajemen SDM-MSPMI (ljtn)
 Fungsi pembinaan, pengembangan,
 Penilaian prestasi kerja
 Perencanaan karier
 diklat
 mutasi dan promosi
 Motivasi dan disiplin kerja
 Fungsi kompensasi,
 Penggajian
 Tunjangan-tunjangan
 Pangkat dan jabatan
 Pemberian penghargaan
Fungsi manajemen SDM-MSPMI (ljtn)

 Fungsi pemeliharaan
 fisik (kebugaran) dan jiwaraga
 keamanan dan keselamatan kerja
 pemberian jaminan perumahan
 kesejahteraan keluarga
 hubungan kerja dan hak azasi
 Fungsi pemberhentian dan pensiun
 Pemberhentian
 pensiunan
 Alur kegiatan :
Perencanaan tenaga

Analisa tenaga

Persyaratan pegawai

Lowongan jabatan

Rekruitmen (perencanaan, jumlah, jenis)

Pengembangan strategi (dimana. Bagaimana,

kapan)

Pencarian (pengembangan, penggerakan)

Penyarinagn & seleksi

 Cara analisa jabatan/analisa pekerjaan

1. Jabatan dikelompokan dalam tugas-

tugas
2. Tugas diuraikan menjadi kegiatan
(operasional)
3. Kegiatan diuraikan menjadi langkah-
langkah

Contoh :
Tenaga pemasak makanan terdiri dari :
- Tenaga persiapan bahan makanan
- Tenaga pengolahan bahan makanan
1. Tugas (task)
• Persiapan bahan makanan :
• mengambil BM ke gudang
• Mempersiapkna lauk hewani
• Mempersiapkan lauk nabati
• Mempersiapkan sayuran
• Mempersiapkna bumbu

2. Kegiatan (operasional)
• Mengambil BM ke gudang
• Membaca menu
• Membaca laporan dinas sebelumnya
• Mengambil bon permintaan BM
• Mempersiapkan alat utk tempat BM
• Menerima BM dari petugas gudang
• Membawwa BM ke ruang persiapan
3. Langkah (step)
• Membaca menu :
• Menganmbil menu di ruang pengawas
• Melihat menu hari ke berapayang akan
diselenggarakan
• Mengambil data jumlah porsi yang akan
diselenggarakan
• Mendiskusikan menu yang akan
diselenggarakandengan pengawas
 Contoh : spesifikasi, uraian tugas & analisa
Jabatan jabatan Dietesien
: Dietesien Senior
Atasan langsung : Manajer Departemen Gizi
Bawahan langsung : Dietesien
Spesifikasi : Pendidikan DIV atau S1 Gizi
Bahasa Inggris aktif
Pengalaman 3 thn di ruang rawat
Deskripsi pekerjaan :
• Bertanggung jawab dlm pelaksnaan kegiatan asuhan gizi
Tanggung Jawab :
* Menyusun jadwal kegiatan Asuhan Gizi
* Melakukan anamnesa pasien
* Melakukan anamnesa gizi
* Mengevaluasi efektifitas pekerjaan
* Mengawasi penyajian makanan di ruangan
* Mengatur pelaksanaan survey kepuasan pelanggan
* Mengatur pelaksanaan survey
* Mengikuti pertemuan Staff/klinik
 Rekruitmen dan Seleksi
 Rekruitmen dan seleksi yang akurat
seusia kebutuhan jabatan dan personel
akan menentukan keberhasilan
penyelenggaraan makanan di tempat-
tempat yang belum terisi
 Pemanfaatan tenaga yang telah ada atau
tenaga baru untuk tugas baru atau belum
terisi
 Kegiatan :
 Mempelajari berkas kepegawaian
 mencek arsip lamaran
 Mencari Informasi dari unit lain
 Menetapkn calon yang akan dipromosikan
 Menetapkan tenaga yang dibutuhkan
 Rekruitmen dan Seleksi
 Pada seleksi :
 Sudah tersediauraian tugas
 Penjelasan tugas
 Pada formulir tercantum syarat-syarat
(pendidikan, fisik, pengalaman kerja,
dsb)
 Sistem penilaian
 Seleksi :
 Seleksi administratif
 Seleksi lisan dan tulisan
 Seleksi psikotes
 Seleksi kesehatan
 Ketenagaan dalam
penyelenggaraan makanan

(Pedoman teknis penyelenggaraan

makanan RS, 2009)
 Kualifikasi Tenaga
 Ka unit penyelenggaraan makanan
 Supervisor/penyelia
 Pelaksana :
 Juru masak
 Bagian perbekalan/gudang
 Operator komputer
 Tata usaha
 Penyaji makanan
 pekarya
 Kualifikasi Tenaga
 Ka unit penyelenggaraan makanan
 Adalah penanggung jawab umum
organisasi PMRS, ditetapkan oleh
pimpinan RS berdasarkan peraturan
yang berlaku
 Tugas dan fungsi
 Melakukan perencanaan
operasional dan rencana evaluasi
PMRS
 Melakukan wasdal
 Melakukan evaluasi
 Melakukan pengembangan
 Kualifikasi Tenaga
 Supervisor/penyelia
 Tugas dan fungsi :
o Mengendalikan dan mengawasi
proses PMRS, mulai dari
perencanaan saqmpai dengan
distribusi dan pelayanan
makanan
 Kualifikasi Tenaga
 Pelaksan, tata usaha :
Adalah petugas gizi yang berperan sebagai
juru masak, perbekalan, pranata
komputer, tata usaha, penyaji makanan
dan pekarya

 Juru masak
tenaga pengolah BM yang bertugas mulai
dari persiapan BM sampai distribusi
makanan

 Bagian perbekalan/gudang
Bertugas pada unit penyimpanan BM untuk
 Kualifikasi Tenaga
 Operator komputer
Bertugas pada :
 unit perencanaan & evaluasi,, untuk
mendukung formulasi dan akurasi
perencanaan anggaran, kebutuhan BM,
pengorganisasian data utk evaluasi dan
pelaporan
 penerimaan & penyimpanan BM untuk
mendukun akurasi penerimaan,
penyimpanan, distribusi dan stok BM
 Tata usaha
bertugas untuk registrasi pesanan,
pembukuaan keuangan, penyiapan laporan,
pengaturan hal-hal terkait kepegawaian dan
 Kualifikasi Tenaga

 Penyaji makanan
bertugas melaksanakan kegiatan penyajian
makanan sesuai dengan sistem pelayanan
yang ada, sampai menyajikan makanan ke
pasien

 Pekarya
pelaksanan yang membantu tugas
operasional dalam proses penyelenggaran
makanan RS, baik di ruang produksi
maupuun di ruang rawat inap
Kondisi dilakukannya analisa tenaga pada PMI

 Adanya penambahan atau

perubahan volume kegiatan
 Adanya perubahan pelayanan dan
fasilitas
 Adanya penurunan motivasi,
prestasi kerja atau kepuasan kerja
 Adanya keluhan pasien terhadap
pelayanan makanan yang
diterimanya
PERAN MANAJER PMB

• Menghitung kebutuhan
• Menentukan kualifikasi
• Pembinaan
KUALIFIKASI TENAGA PMB

o Profesional & non profesional

o Tenaga terampil dan tidak
terampil
o Tenaga tetap dan tidak tetap
o Tenaga penuh waktu dan tenaga
paruh waktu
TENAGA PROFESIONAL
MEMPUNYAI CUKUP KUALIFIKASI
PENDIDIKAN, PENGALAMAN DAN
KETRAMPILAN SEHINGGA DAPAT
BEKERJA MANDIRI DENGAN
PENGAWASAN MINIMUM

Profesional gizi & non gizi

TENAGA PROFESIONAL GIZI

• Ahli gizi berpengalaman

• Ahli gizi baru lulus: memenuhi
syarat pendidikan dan ketrampilan
dasar, tetapi belum mempunyai
pengalaman. Sehingga tetap
memerlukan bimbingan,
pengawasan
 Ketrampilan
• Tenaga trampil:
– Sudah mendapat pelatihan atau
mampu menyelesaikan tugas sesuai
standar

• Tenaga tidak/ belum trampil

– Belum mempunyai ketrampilan dan
masih dilatih dalam jabatan tsb
PENUH WAKTU & PARUH WAKTU

• Tenaga penuh waktu:

– Pekerja dengan jam kerja minimal 40
jam seminggu

• Tenaga paruh waktu:

– Pekerja dengan jam kerja 16-20 jam
perminggu
 Tenaga tidak tetap:

digunakan untuk mengisi kekurangan

tenaga pada masa sibuk,
mengganti karyawan yang sakit,
menyelesaikan kegiatan tertentu.

Bisa berupa tenaga profesional atau

Non profesional
 BEBERAPA HAL YANG
DIBUTUHKAN DARI PETUGAS
PMB

• KETRAMPILAN TEKNIK, HAM DAN

KONSEPTUAL
• SEHAT FISIK, ROHANI DAN MAMPU
BEKERJA DALAM KOORDINASI DAN
BEBAN TINGGI
• DAPAT BEKERJA DENGAN JADWAL
YANG FLEKSIBEL
 KETRAMPILAN TEKNIS

• PENGETAHUAN TENTANG
PEKERJAAN DAN KECAKAPAN
DALAM MELAKUKAN AKTIFITAS
• MAMPU MENGGUNAKAN ALAT
• KETRAMPILAN YANG DIPEROLEH
DARI PENGALAMAN DAN SEKOLAH/
PELATIHAN
 KETRAMPILAN HAM

• Kemampuan bekerjasama dalam

kelompok
• ketrampilan untuk menyampaikan
pendapat & memahami pendapat
orang lain.
• Kemampuan berempati
• Dapat ditingkatkan melalui
management by culture
KESEHATAN & KESEGARAN
JASMANI

• Bebas penyakit infeksi/menular,

luka
• Cek kesehatan secara berkala
• Memiliki sertifikat sehat & bugar
TUGAS MANAJEMEN SDM :

1.Buat struktur organisasi sesuai institusi

masing-masing (untuk mendapatkan
tingkat/level jabatan)
2.Buat analisa jabatan dan uraian tugas sesuai
struktur organisasi tsb
3.Susun kualifikasi setiap jabatan (untuk
menghitung kebutuhan tanga di setiap level
jabatan)