Konsep Pengelolaan Obat

di Apotek
apt. Rickha Octavia, M.Sc
 Pipin Rickha Octavia
Riwayat Hidup
SMA 1 Pekanbaru lulus 2004
Farmasi UII Yogyakarta lulus 2008
Apoteker UGM Yogyakarta lulus 2010
Magister Manajemen Farmasi Rumah Sakit UGM Yogyakarta lulus 2014

Riwayat Praktek
Apoteker K24 Gejayan Yogyakarta 2010 – 2011
Fasilitator Keamanan Pangan BPOM 2014-2015
Apoteker RSKB Annur Yogyakarta 2014 – 2016
Hp/Wa : 0811-70-700-73
Email: rickhaoctavia@gmail.com
IG : @mrs.yaldi
 Materi
• Perizinan Apotek
• Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek
• Analisis Keuangan Apotek
Text book :
Satibi, dkk. 2017, Manajemen Apotek, Gadjah Mada University press
 Apotek
PP No 51 Thn 2009
Permenkes No 35 Thn 2014

Sarana pelayanan kefarmasian,

tempat seorang apoteker melakukan praktek
 Istilah
• APA • Surat Bukti Lapor
• Aping/AP/APP • Serkom
• Apoteker • STRA
Pengganti • SIPA
• PSA • Surat Mutasi
• AA/TTK Anggota
Perizinan Apotek
Permenkes 922 tahun 1993
tentang Ketentuan dan Tata
Cara pemberian Izin Apotek

Kepmenkes 1332 Tahun 2002

tentang Perubahan Permenkes
922 Tahun 1993
Persyaratan (Kepmenkes 2002)
Persyaratan Umum
Persyaratan Apotek:
Buku acuan
(Buku wajib adalah Farmakope
edisi terbaru 1 buah, kumpulan
peraturan UU terkait apotek dan
referensi pendukung lain).
Alat administrasi
(Blanko pesanan obat kartu stok
obat, salinan resep, faktur dan nota
penjualan, pesanan obat narkotika
pesanan obat psikotropika, pesanan
obat prekursor, form laporan obat
narkotika, dll)
Alat pembuatan,
pengolahan, peracikan
(Timbangan miligram dan gram
beserta anak timbang yg sudah
ditera dan perlengkapan lain yang
dibutuhkan)
Perlengkapan dan
alat perbekalan
farmasi
(Lemari dan rak
penyimpanan obat,
kulkas, lemari untuk
penyimpanan narkotika
dn psikotropika,dll)
Wadah pengemas dan
pembungkus
etiket, wadah pengemas,
plastik pembungkus untuk
penyerahan obat, dll)
 Syarat Administratif
• Salinan SIK Apoteker • Surat izin atasan (bagi
• Salinan KTP pegawai pemerintahan)
• Salinan denah bangunan • Akte perjanjian kerjasama
• Surat status bangunan APA dengan PSA
• • Surat pernyataan PSA tidak
Daftar TTK beserta alamat,
tanggal lulus dan SIK terlibat pelanggaran UU ttg
obat
• Daftar alat perlengkapan
• Izin HO/Gangguan
apotek
• Surat pernyataan APA tidak • SIUP
bekerja tetap pada • NPWP
perusahaan farmasi dan
apotek lain
 Terjamin mutu sediaan
Mudah diakses farmasi, alkes, BMHP
masyarakat dan kelancaran praktik
pelayanan kefarmasian

Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan:

•Ruang penerima resep
•Ruang pelayanan resep dan peracikan
•Ruang penyerahan obat
•Ruang konseling
•Ruang penyimpanan (sediaan farmasi, alkes, bmhp)
•Ruang arsip
•Ruangan lain dan kelengkapan lain yang diperlukan
calon apotek
 
 • Kajian menyeluruh untuk mengetahui apakah
apotek tersebut sudah layak atau belum untuk
didirikan, dengan memperhatikan
STUDI kesimbangan financial benefit dan social
benefit agar terhindar dari penanaman modal
KELAYAKAN yang tidak efektif.
APOTEK • Tidak selalu dibutuhkan, tergantung
kabupaten/kota masing-masing

• Berupa proposal (pendahuluan, profil apotek,

peluang, analisis keuangan, denah dan lay out
apotek, struktur organisasi, amalisis pesaing,
penutup)

• Keberhasilan apotek dipengaruhi:

• Faktor internal (manajemen, kualitas pelayanan,
SDM, produk,dll)
• Faktor eksternal (lingkungan, faskes sekitar,
tingkat ekonomi penduduk, dll)
 Pembuatan studi kelayakan
mempertimbangkan:
 Visi misi
STUDI  Modal
 Lokasi (demografi, komposisi sosial,
KELAYAKAN morbiditas,perkembangan wilayah, dll)
APOTEK  Persyaratan bangunan
 Perlengkapan dan perbekalan farmasi
 Prospek pemasaran
 Jumlah tenaga kerjA
 Rencana anggaran
o Biaya rutin per bulan
o Proyeksi pendapatan dan pengeluaran
o Perkiraan rugi laba tahun pertama
o BEP
o ROI
o PBP
 STUDI
BEP
KELAYAKAN • Teknik analisis yang menunjukkan keadaan tidak
APOTEK mengalami keuntungan maupun kerugian. Disebut
juga titik impas.
(Rencana • Digunakan untuk perencanaan laba, alat
Anggaran) pengendalian, alat pertimbangan menentukan harga
jua dan alat peryimbangan pengambilan keputusan.
 STUDI
ROI
KELAYAKAN
Untuk mengetahui seberapa besar laba yang
APOTEK bisa didapatkan dari dana investasi,
(Rencana sehingga diketahui apakah modal yang
Anggaran) ditanam di apotek lebih menguntungkan
daripada investasi di bank.
 STUDI
PBP
KELAYAKAN
APOTEK Untuk mengetahui berapa lama
(Rencana modal akan kembali dari usaha
Anggaran) apotek yang dilakukan
 Proses pendirian apotek
Kab/Izin diberikan oleh menteri kesehatan dengan memberikan wewenang kepada Ka.Dinkes
kota
Surat izin dapat dicabut,
karena:
• Apoteker tidak lagi
memenuhi ketentuan
untuk melaksanakan
tugasnya sebagai
apoteker (mis: tidak sehat
secara fisik dan mental, menjadi
APA di tempat lain, bekerja di
perusahaan farmasi)
• Apoteker tidak memenuhi
kewajiban
• APA berhalangan
melakukan tugasnya 2
tahun berturut-turut
• Melanggar UU narkotika
dan obat keras
• SIA dicabut
PENGELOLAAN PERSEDIAAN FARMASI
DI APOTEK
PENGELOLAAN PERSEDIAAN FARMASI
DI APOTEK
 Laba maksimal dapat dicapai dengan meminimalkan biaya terkait persediaan.
Untuk meminimalkan biaya pemesanan, dapat dilakukan pemesanan dalam jumlah besar dan waktu yang jarang
Pencatatan &
Pelaporan
Apotek • menyediakan obat yang aman dan mutu terjamin
• memberikan keuntungan sebagai sebuah unit
harus usaha
mampu
PERENCANAAN
Umumnya apotek
menggunakan
metode konsumsi,
karena metode
epidemiologi sulit
dilakukan
a. METODE VEN Pada perencanaan obat di
apotek, metode VEN sulit
• Mengelompokkan item obat diterapkan
berdasarkan tingkat kepentingan
obat.
• Apakah V? E? N?
b. Metode Pareto atau ABC

Untuk metode ABC obat dibagi

menjadi 3 kelompok besar:

• Dapat digunakan kombinasi VEN dan

ABC atau dikenal dengan PUT (prioritas,
utama, dan tambahan)
• Hasil dari analisis gabungan tersebut,
dapat diketahui obat-obat apa saja
yang masuk ke dalam kategori
kelompok obat prioritas (VA, VB, VC),
obat utama (EA, EB, EC), dan obat
tambahan (NA, NB, NC).
c. Metode EOQ

Rumus =

Keterangan: Co = Cost per order

Cm = Cost of
S= maintenance
U= dalam setahun
Jumlah
Permintaan
Setahun
cost per unit
d. Metode JIT
 PENGADAAN
– Persiapan • Harus melalui jalur
• Selama melayani penjualan dapat diketahui
barang habis di bagian penjualan/rak/counter resmi
tetapi masih terdapat persediaan di gudang.
Jika persediaan di gudang habis, catat pada • Kriteria memilih PBF:
buku defecta a. Menyediakan obat dengan
kualitas baik, jumlah sesuai
– Pemesanan dengan yang dipesan, ED
• Pemesanan biasanya berdasarkan catatan pada panjang
buku defecta. b. Pelayanan memuaskan
• Pemesanan dilakukan melalui PBF (frekuensi kunjungan tinggi,
menggunakan surat pesanan (SP) yang dittd
oleh Apoteker lead time singkat,
• SP diserahkan kepada sales kemudahan retur, insentif
• Pada waktu yg disepakati, sales/kurir datang khusus)
membawa barang pesananan beserta faktur c. memberikan discount dan
(biasanya 3 rangkap. 1 lembar untuk PBF, 1 bonus
lembar untuk incaso, 1 lembar untuk apotek).
Faktur asli diserahkan pada apotek setelah d. Jangka waktu pembayaran
pelunasan longgar
SP dibedakan menjadi 5
– SP Narkotika, format sudah baku
dikeluarkan oleh KFTD dibuat
rangkap 5, 1 rangkap SP untuk 1
jenis item obat
– SP Psikotropika, Format
ditetapkan oleh Dinkes, dalam 1
rangkap bisa untuk lebih dari 1
jenis item obat
– SP Prekursor (Ephedrine,
Pseudoephedrine, ergotamine, dll)
– SP OOT (Tramadol; Triheksifenidil;
Klorpromazin; Amitriptilin;
Haloperidol; dan/atau
Dekstrometorfan)
– SP Reguler
Lihat kesesuaian:
– SP dengan faktur
– Faktur dengan barang
yang datang
– lihat kualitas fisik barang

• Setelah semua sesuai,

tandatangani faktur
dan beri cap apotek
• Jika tidak sesuai, retur
Cara Pembayaran

In caso
PENYIMPANAN
P
Beberapa hal yang harus diperhatikan:
– Bahan mudah terbakar, dipisah
dari bahan lain di apotek
– Sediaan suppositoria, injeksi
insulin, serum, vaksin disimpan di
kulkas dengan suhu sesuai
– Narkotika disimpan pada lemari
khusus sesuai UU Penyimpanan
Narkotika

Faktor lain yang harus diperhatikan:

― Masalah keamanan dan kebakaran
merupakan risiko terbesar penyimpanan
― Jumlah SDM harus efektif
― Penggunaan ruangan yang tersedia harus
efisien
― Pemeliharaan gedung dan peralatan
sebaik mungkin
― Arus barang harus diatur sebaik mungkin
agar tidak terjadi kadaluarsa di gudang
(Sistem FIFO dan FEFO)
 Pengelolaan Perbedaan pengelolaan narkotika
– Hanya dapat dipesan melalui KFTD
–
Narkotika –
1 rangkap SP hanya untuk 1 jenis item narkotika
Pembayaran harus tunai/cash
– Memiliki lemari khusus penyimpanan dengan
UU No 35 Tahun 2009 Ttg ketentuan khusus
Narkotika • Lemari dengan 2 bagian dan memiliki kunci di
setiap bagian, bagian pertama untuk
menyimpan morfin, pethidin, bahan baku;
bagian kedua untuk narkotika keperluan sehari2
seperti kodein
• Lemari tidak mudah diangkut, jika ukuran
kurang dari 40x80x100 maka harus menempel
pada dinding
• Bahan kuat, tidak mudah dibobol, aman dan
tidak mudah terlihat
• Kunci harus dipegang apoteker/yang
bertanggung jawab
– Pelayanan resep narkotika
• Tidak boleh diulang (di-iter)
• Resep yang sudah dilayani, dipisahkan dari
resep lain, ditandai dengan kode tertentu
― Pemasukan dan pengelurana harus dicatat
dalam buku register khusus narkotika
― Dilaporkan setiap bulan sebelum tanggal 10 dan
dilaporkan ke Dinkes (melalui SIPNAP)
 Pencatatan dan Pelaporan
Dilakukan untuk menelusuri jika terjadi
sesuatu hal
• Pencatatan dilakukan pada setiap
tahapan
Pengadaan : Surat Pesanan
Penerimaan : Faktur
Penyimpanan : Kartu stock
Dispensing : Nota/Struk Penjualan
Dsb, sesuai kebutuhan p a y ang
la lu c atat a lakukan
Se , s elalu
kan at
dilaku yang dicat
apa
 Pencegahan Obat ED
Kunci : Pengelolaan yang baik
• Pada tahap penerimaan lakukan
pengecekan baik pada kondisi
obat maupun tanggal ED
• Untuk obat dengan ED pendek
(misal dibawah 1 tahun), buat
daftar nama, jumlah dan tanggal
ED dan lakukan monitoring
• Simpan obat pada kondisi yang
tepat
• Obat mendekati ED, tukar ke PBF
• Menggunakan sistem FEFO
• Harus selalu diingat, obat rusak
dan kadaluarsa merupakan suatu
kerugian apotek
Pengelolaan Resep
• Resep yang telah dilayani harus
disimpan
• Resep yang belum dilayani
seluruhnya, dibuatkan copy
resep kecuali untuk resep
narkotika
• Resep narkotika dan
psikotropika dipisahkan dan
diberikan tanda khusus
• Sesuai UU, resep harus
dirahasiakan dan hanya boleh
diperlihatkan pada dokter
penulis resep, petugas yang
berwenang dan pasien
• Jika telah disimpan lebih dari 5
tahun boleh dimusnahkan
sesuai ketentuan
 ANALISIS
KEUANGAN APOTEK
 Penetapan Harga dan Perpajakan
• Penetapan Harga Obat dengan Resep
HJA = [(HNA+Ppn) x Indeks x Jumlah Obat] + E + S

• Penetapan Harga Obat Tanpa Resep

HJA = [(HNA+Ppn) x Indeks x Jumlah Obat] + E

• Jenis Pajak dalam Apotek

Pajak pusat (PPh, PPn,PBB, Bea Materai)
Pajak daerah (Pajak reklame, pajak hotel, pajak restoran,dll)

• Pengendalian Keuangan apotek

PENGENDALIAN KEUANGAN APOTEK
Kenapa analisis keuangan itu penting?
• Bagaimana kemampuan membayar hutang
apotek?
• Apakah dana yg disediakan sudah digunakan
dg benar?
• Seberapa efisienkah aset apotek dikelola?
• Apakah apotek mendapat laba yg cukup?
 Langkah-langkah pengaturan
keuangan
• Buat alur keuangan yang jelas
• 1 pintu atau 2 pintu  siapa yang berhak
mengeluarkan uang
• Buat rekapan atau laporan harian dengan format
yang sederhana
• Tentukan pos-pos pengeluaran gaji,
administrasi, listrik, pajak, pemeliharaan
sarana,dll
• Tetapkan alokasi uang untuk pembelian  x%
dari pendapatan
 Evaluasi keuangan
• Untuk mengetahui perkembangan dan rugi
laba suatu apotek
• Perlu dilakukan secara periodik setahun
sekali di akhir tahun
• Evaluasi dilakukan dengan membuat analisa
neraca dan laporan rugi laba
• Hasil evaluasi digunakan mengidentifikasi
penyimpangan dan sebagai dasar rencana
pengembangan apotek
Istilah-istilah dalam Keuangan:
• Neraca, laporan laba-rugi
• Aktiva
• Pasiva : kewajiban dan ekuitas
• Fixed cost, variable cost
• Break event point, pay back period
• ROI, ROA,ITOR
• dll
 Analisis keuangan
A. Test Daya Laba
• Persentase Laba Kotor (PLK)
Adalah pengukuran daya laba apotik sebelum beban
usaha diperhitungan. PLK seharusnya berkisar antara
20% sampai 30%.
PLK = penjualan - H.P.P x 100%
penjualan
• Net Profit Margin (Laba bersih)
(Laba bersih : penjualan) x 100%
Idealnya berkisar 5-7.5%
B. Test of Overall Performance
1. Perolehan atas modal sendiri (Return On Investment/ROI)
Rasio ini mengukur apakah dana yang diinvestasikan dalam apotik
oleh PSA/APA telah digunakan secara efektif.
ROI = Penghasilan bersih x 100%
modal pemilik
ROI untuk apotik minimum 18%
2. Perolehan atas harta (Return On Assets/ROA)
Rasio ini mengukur apakah semua dana yang tersedia oleh apotik
baik hutang ataupun modal telah digunakan secara efektif.
ROA = laba bersih x 100%
total harta
ROA minimal 12%
C. Test Efisiensi ( Test of efficiency )
Seberapa efisienkah apoteker menggunakan hartanya.
1. Perputaran Persediaan (PP) (Inventory Turn Over Ratio)
Mengukur berapa cepat persediaan obat dibeli, dijual,
dan digantikan.
Persediaan di apotik paling sedikit 4 kali pertahun, 12 kali
perputaran masih dapat diterima.
PP = HPP x
Persediaan rata-rata
= HPP x
(persediaan awal + persediaan akhir)/2
HPP = (Persediaan awal+Pembelian)-Persediaan Akhir
 Analisis BEP
• BEP biasa dikenal dengan titik impas
 laba apotek mampu menutupi semua
pembiayaan
Tujuan penetapan BEP  mencegah kerugian
BEP ditentukan oleh laba, biaya tetap dan
biaya variabel
 APOTEK SEVEN STAR
Neraca per 31 Desember 2018
• Aktiva (Rp) % dari
aktiva
• Kas/Bank Rp 10.500.000 4,46
• Piutang Rp 34.423.500 14,63
• Persediaan Obat Rp 131.990.000 56,09
• Peralatan (inventaris) apotek Rp 45.770.000 19,45
• Inventaris kendaraan Rp 12.650.000 5,37
• Rp 235.333.500 100

• Kewajiban
• Utang (Obat) Rp 87.915.000 37,36
• Utang (Bank) Rp 36.295.000 15,42
• Biaya yang masih harus dibayar Rp 13.047.500 5,54
• Rp 137.257.500 58,32
• Ekuitas
• Pemilik Rp 50.000.000 21,25
• Cadangan ekuitas Rp 48.076.000 20,43
• Rp 98.076.000 41,68

• Total Kewajiban + Ekuitas Rp 235.333.500 100

•
 Perhitungan Laba Rugi APOTEK SEVEN STAR
Untuk tahun yang berakhir per 31 Desember 2018
• Penjualan Bersih (Rp) %Penjualan
• Penjualan (kontan)………. Rp 635.422.500 70
• Penjualan kredit…………. Rp 272.322.500 30
• Total Penjualan Rp 907.745.000 100
• Harga Pokok Penjualan
• Persediaan awal…………. Rp 111.657.500
• Pembelian bersih………... Rp 632.377.500
• Persediaan akhir………… Rp 131.990.000 (-)
• H.P.P Rp 612.045.000 67,42
• Laba Kotor dari penjualan Rp 295.700.000 32,58
• Beban Usaha:
• Gaji (Apt, AA, JR)……… Rp 144.817.500
• Biaya sewa kantor………. Rp 17.187.500
• Biaya pemakaian suplai
• kantor/apotek…………… Rp 7.150.000
• Biaya Asuransi…………. Rp 9.290.000
• Biaya Bunga……………. Rp 5.930.000
• Biaya Pemeliharaan
• gedung & peralatan…….. Rp 8.895.000
• Biaya iklan……………... Rp 4.197.500
• Biaya Pemasaran……….. Rp 15.245.000
• Biaya Penyusutan……… Rp 7.822.500
• Biaya pemakaian air,
• listrik dan telepon……… Rp 2.712.500
• Biaya serba-serbi………. Rp 27.390.000
• Total Biaya Usaha Rp 250.637.500 27,61
• Laba Bersih Rp 45.062.500 4,96
 III. PERHITUNGAN DAN PEMBAHASAN
ANALISIS KEUANGAN APOTEK SEVEN STAR

A. Test Overall Performance

1. Return of Investment (ROI)
ROI = Penghasilan bersih x 100%
modal pemilik
= 45.062.000 x 100%
98.076.000
= 46,95 %
• Nilai ROI lebih besar dari 18% ini menunjukkan bahwa dana yang diinvestasikan oleh
PSA/APA dalam apotek telah digunakan secara efektif.

2. Return on Assets (ROA)

ROA = laba bersih x 100%
total harta
= 45.062.500 x 100%
235.333.500
= 19,15%
• Nilai ROA lebih dari 12% ini menunjukkan bahwa semua dana yang tersedia oleh
apoteker baik hutang maupun modal telah digunakan secara efektif.
B. Test of Provitability
1. Persentase Laba Kotor (PLK)
PLK = penjualan - H.P.P x 100%
penjualan
= laba kotor penjualan x 100%
penjualan
= 295.700.000 x 100%
907.745.000
= 32,58%
• Nilai PLK yang berada diantara 20%-33% menunjukkan bahwa persentase
penjualan yang terjadi sudah dapat menutup ongkos dan laba apotek.

2. Persentase Pendapatan Bersih (PLB)

PLB = laba bersih x 100%
penjualan
= 45.062.500 x 100%
907.745.000
= 4,96%
E. Test of Efficiency

1. Perputaran Persediaan (PP)

PP = HPP x
Persediaan rata-rata
= HPP x
(persediaan awal + persediaan akhir)/2
= 612.045.000 x
(111.657.500 + 131.990.000)/2
= 5,0 kali
• PP sebesar 5,0 kali menunjukkan bahwa terjadi perputaran
persediaan sebanyak 5 kali dalam setahun, yang mana hal ini
termasuk bagus.
PAY BACK PERIODE APOTEK SEVEN STAR

PBP = total investasi

laba bersih
= 235.333.500
45.062.500
= 5,22 tahun
ANALISA BREAK EVEN APOTEK SEVEN STAR
Fixed Cost (F) = gaji + biaya sewa kantor + biaya asuransi + biaya
bunga + biaya pemeliharaan gedung dan peralatan + biaya
penyusutan
= Rp 144.817.500 + 17.187.500 + 9.290.000 + 5.930.000 +
8.895.0000 + 7.822.500
= Rp 193.942.500

Variable cost (V) = HPP + biaya pemakaian suplai kantor/apoteker +

biaya iklan + biaya pemasaran + biaya pemakaian air, listrik dan
telepon + biaya serba serbi
= Rp 612.045.000 + 7.150.000 + 4.197.500 + 15.245.000 +
2.712.500 + 27.390.000
= Rp 668.740.000
BEP =

= 193.942.500
1-(668.740.000/907.745.000)
= Rp 736.596.868,9/tahun
= Rp 61.383.072,41/bulan
BE (unit) = F
P-V
= 193.942.500
(907.745.000-668.740.000)
= 0,81 unit
= 81%
 Analisis keuangan Apotek ABC
Tahun 2013-2015
Tahun
2013 2014 2015
ROI 1,45% 0 0
Net Profit margin 0,80% 0 0
TOR 4,86 kali 4,48 kali 3,85 kali
J u m la h p e m b e li

35000
30000
25000 Pembeli dengan
20000 resep
15000 Pembeli non
10000 resep
5000
0
2003
2013 2004
2014 2005
2015

Tahun

Bagaimana kondisi apotek ABC tsb

jika dilihat dari analisis keuangan/Tangible aset?
Bagaimana strategi untuk pengembangan Apotek ABC?
 Jumlah Customer Apotek ABC
Tahun 2013-2015
Tahun Jumlah Persentase
pembeli kenaikan Jumlah customer mengalami kenaikan
2013 24837
2014 32072 29,13%
penjualan tahun 2014 turun 12,97%
2015 38177 19,04%
penjualan tahun 2015 turun 8,94%

35000
Jumlah pe mbe li

30000
Pembeli dengan resep
25000 Pembeli dengan
resep
2014 : (4,97%)
20000
2015 : (38,37%)
15000 Pembeli non
10000
Pembeli non resep
resep
5000 2014 : 73,79%
0 2015 : 60,14%
2003
2013 2004
2014 2005
2015

Tahun