ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN/KONSEP
 ADMINISTRASI

 LOGISTIK

 ADMINISTRASI LOGISTIK
 PENGERTIAN ADMINISTRASI
 THE LIANG GIE
Administrasi adalah proses penyelenggaraan dalam
setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan tertentu

 PRAJUDI ADMOSUDIRDJO
Administrasi adalah aktivitas atau kegiatan dari orang
atau kelompok orang untuk mencapai maksud tertentu.
 UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
 ORGANISASI
 MANAGEMEN

 KEPEGAWAIAN

 KOMUNIKASI

 KEUANGAN

 PERBEKALAN

 KETATA – USAHAAN

 PERWAKILAN/HUMAS
 PENGERTIAN LOGISTIK
SUBAGYA


Secara Etimologis, Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno “Logistikos” :artinya
“terdidik” atau “pandai”

WEBSTER’S
 NEW COLLEGIATE DICTIONARY
“Logistic” adalah cabang seni kemiliteran yang meliputi tugas-tugas transportasi
, pemarkasan dan perbekalan bagi pasukan-pasukan

LUCAS
 DAN RUMSARI
“Logistik” adalah segala sesuatu/benda yang berujud dan dapat diperlakukan secara
fisik (tangible), baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan
penunjang (administrasi)

l '
 ADMINISTRASI LOGISTIK
 BACHSAN MUSTAFA
Administrasi Logistik adalah kegiatan pengelola barang
dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau
dengan kata lain melaksanakan fungsi-fungsi managemen
barang untuk memperoleh keuntungan/manfaat maximum
dari penggunaan barang.
 ISTILAH LAIN LOGISTIK
1. PERBEKALAN (SUPPLIES)
2. PERALATAN (EQUIPMENTS)
3. PERLENGKAPAN
4. MATERIAL (MATERIALS)
5. MATERIIL
6. BARANG
PERBEKALAN (SUPPLIES)
Kamus BI Purwodarminto
Perbekalan : segala sesuatu yang dipakai untuk bekal

> Bekal (Bhs Jawa) : sangu

> Bekal/Perbekalan (Bhs Asing) : supplies (: barang

habis pakai).
Contoh :
1. Office Supplies (Perbekalan Kantor)
2. Store Supplies (Perbekalan Toko)
PERALATAN (EQUIPMENTS)
Barang-barang yang merupakan perlengkapan material
yang dalam penggunaannya mempunyai sifat tahan
lama
Contoh : mesin-mesin kantor, mesin-mesin toko, mesin-
mesin pabrik dan peralatan tahan lama lainnya
 PERLENGKAPAN

Berasal dari kata dasar : lengkap (kamus Purwodarminto)

berarti : genap : (tidak ada kurangnya), komplit (segala-
galanya telah tersedia)
contoh :
> Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang secara
lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor.
Perlengkapan mengetik adalah barang-barang yang secara
lengkap dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mengetik,
baik barang tahan lama (meja , kursi, ketik , computer,
laptop, printer dll) maupun yang habis pakai (kertas, tinta,
karbon dll) baik yang pokok maupun yang sekedar sebagai
pelengkap saja.
 
 MATERIAL (MATERIALS)

 Material (Materials) dimaksudkan perlengkapan

material yang bukan berupa uang.

 Materials ( dalam managemen perusahaan/produksi)

diartikan sebagai : bahan, misalnya bahan baku ( raw
materials, direct materials), bahan pembantu (indirect
materials). Dan ini hendaknya dibedakan dengan
equipments (peralatan)
 
MATERIIL
 Pengertian materiil secara umum adalah
seluruh barang-barang milik/kekayaan negara
baik yang berujud tahan lama (inventaris)
maupun yang berujud pakai habis yang satuan-
satuannya dapat diukur, ditimbang dan
dihitung terkecuali surat-surat berharga dan
uang.
 BARANG
 Keppres RI No. 80 Th. 2003
Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian
yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang
jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditentukan oleh
pengguna barang/jasa.

 Sukadarto, 2001 : 3
Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri
satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur,
ditimbang, dan dinilai, kecuali uang.
LANJUTAN
Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010
Barang adalah setiap benda baik yang berwujud maupun
yang tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak,
yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau
dimanfaatkan oleh pengguna barang
LANJUTAN

Berdasar Sumber Anggaran

 Barang milik negara
adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas
beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang
sah.

 Barang milik daerah

adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas
beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang
sah.
 LANJUTAN

Barang Milik Negara/Daerah

> Barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D
> Barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah,
meliputi :
- barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau
sejenisnya
- barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari
perjanjian/kontrak
- barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang-
undang, atau
- barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan
yang telah memperoleh kekuatan hukum.
 LANJUTAN

Jenis-jenis Barang
1.  Barang Inventaris
2. Barang Bergerak
3. Barang Tidak Bergerak
(Barang Tetap)
4. Barang Pakai Habis 
5. Barang Persediaan
 BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA  

1. Barang-barang Tetap (tidak bergerak)

: tanah-tanah, bangunan-bangunan, monumen-monumen
2. Barang Bergerak
: alat-alat besar, Peralatan pabrik, peralatan
kantor,Inventaris perpustakaan, alat-alat pengangkutan
3. Barang yang pakai habis : alat - alat tulis kantor, alat –
alat penerangan, BBM, Gas, Accu dan lain – lain
sebagainya.
4. Barang – barang persediaan : bahan baku, suku cadang,
kertas foto copy  bukan termasuk barang inventaris
5. Hewan – hewan : sapi, kerbau, kuda, anjing, dan lain
sebagainya.
PENGERTIAN LAIN DARI ADMINISTRASI
LOGISTIK
. ADMINISTRASI PERBEKALAN (BPK, 1997: 4)
adalah segenap aktivita penyelenggaraan yang meliputi
perencanaan dan pembinaan benda-benda yang
diperlukan dalam suatu organisasi, serta penyingkiran
benda-benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi
LANJUTAN
ADMINISTRASI MATERIIL (Sukadarto,2001 : 8)
yaitu proses penataan barang-barang baik yang berujud
tahan lama (inventaris) maupun barang pakai habis yang
diperoleh melalui tahapan perencanaan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan/penyimpanan, pendistribusian,
pemeliharaan, penghapusan/pelelangan, pengawasan,
pelaporan dan evaluasi
LANJUTAN
Manajemen Materiil (Sukadarto, 2001:11)
Adalah keseluruhan proses pengendalian orang
dan barang-barang melalui sistem
penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan,
penganggaran, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian (pemakaian),
pemeliharaan hingga penghapusannya.
LANJUTAN
Manajemen Logistik (Bachsan Mustafa, 2002 : 4)
Adalah pengelolaan barang, baik itu barang pemerintah
maupun barang perusahaan atau barang perorangan,
dengan tujuan agar pemakaian/penggunaannya dilakukan
secara efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau
memberikan hasil maksimum kepada pemilik barang
LANJUTAN
Manajemen Logistik (Lucas dan Rumsari. 2004 :
2)
merupakan serangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung
efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi
LANJUTAN
Ruang Lingkup Adm Log

 Kegiatan managerial : perencanaan, pengorganisasian,

dan pengawasan. 

 Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan

(inventarisasi), penggudangan, pendistribusian,
pemeliharaan, dan penghapusan.
TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK

 Secara umum kegiatan pengelolaan logistik

dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi
 Untuk meningkatkan efisiensi, daya pakai dan
menambah umur (life time) barang-barang (inventaris),
sehingga dengan administrasi yang baik dan mantap
akan dapat menghemat pengeluaran anggaran,
khususnya dalam belanja barang.
 
FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN
LOGISTIK
Muhammad Alihusin :
1. Perencanaan
2. Pengadaan
3. Pergudangan
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
6. Pengawasan dan Pengendalian
7. Pelaporan dan Evaluasi
LANJUTAN
Subagya
1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
2. Penganggaran
3. Pengadaan
4. Penyimpanan dan Penyaluran
5. Pemeliharaan
6. Penghapusan
7. Pengendalian
LANJUTAN
Bachsan Mustofa
1. Perencanaan
2. Penentuan Kebutuhan
3. Penganggaran /pendanaan
4. Pengadaan
5. Penyimpanan/penggudangan
6. Perawatan/pemeliharaan
7. Penyaluran/distribusi
8. Inventarisasi
9. Penghapusan.
10.Pengawasan
 DIAGRAM SIKLUS LOGISTIK

1
9 2

8 10 3

7 4

6 5
SIKLUS LOGISTIK
Hakekatnya merupakan kegiatan logistik yang berawal
dari fungsi perencanaan dan berakhir dengan fungsi
penghapusan. Sedangkan Pengawasanan merupakan
fungsi kunci, agar pelaksanaan fungsi-fungsi
managemen logistik sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI
LOGISTIK
1. Perencanaan
2. Pengadaan
3. Pergudangan
4. Pendistribusian
5. Inventarisasi
6. Pemeliharaan
7. Penghapusan dan
8. Pengawasan/Pengendalian
 
 
 1. PERENCANAAN LOGISTIK

Merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan

dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan
dimasa yang akan datang, baik berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan
logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian maupun
pengendalian logistik.
PERENCANAAN LOGISTIK

A. Perencanaan Kebutuhan

B. Penelitian Kebutuhan
A. PERENCANAAN KEBUTUHAN
Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan
dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan benda-
benda perbekalan yang secara tegas dan secara tertulis
memuat nama, jenis barang, jumlah, waktu yang
dibutuhkan, biaya dan lain-lain keterangan yang
dianggap perlu diterangkan.
 PERENCANAAN KEBUTUHAN
 1.What (apa? )
 Barang apa yang akan diadakan?
 2. Why (mengapa?)

 Mengapa barang tersebut diadakan?

 3. When (kapan?)

 -Kapan barang tersebut dibutuhkan?

 -Kapan barang tersebut diadakan?
 4. Where (dimana?)

 - Dimana barang tersebut akan diperoleh?

 - Dimanam barang tersebut akan digunakan?
 5. Who?

 - Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?

 - Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?

 6. How?

 - Bagaimana cara pengadaannya?

 - Bagaimana prosedur pengadaannya?
 - Baagaimana aturan-aturan pengadaannya?
 7. Berapa banyak barang yang dibutuhkan ?

 8. Berapa harga barang yang akan diadakan?

 PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN
LOGISTIK

 Adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama barang

yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam
periode waktu tertentu.
Daftar Nama-nama Barang (Daftar Nominasi Barang) :
Adalah daftar nama-nama barang yang pasti akan
diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas.

Skala Prioritas
merupakan daftar penyusunan kebutuhan menurut
indeks korelasinya
 INDEKS KORELASI

 Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut sangat

mutlak dibutuhkan, tanpa adanya benda tersebut
instansi tidak akan bisa berjalan.  sangat mendesak
 Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting
untuk memperlancar jalannya instansi, namun tidak
mutlak. mendesak
 Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda tersebut
perlu untuk membantu memperlancar jalannya
instansinsi, namun tidak mutlak dan tidak penting.
tidak mendesak
 PENTING !

> Ukuran skala prioritas sifatnya relatif dan dinamis sejalan

dengan perkembangan, kondisi finansial dan kebijakan organisasi.
> Daftar Nominasi Barang selain memuat gambaran informasi
mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang
diadakan juga harus memuat gambaran informasi mengenai harga
persatuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran
yangn dibutuhkan.
> Daftar Nominasi Barang dijadikan pedoman bagi pimpinan
puncak, penanggung jawab pengadaan logistik untuk menyetujui
maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan logistik.
> Penyusunan dan perumusan Daftar nominasi Barang harus
melibatkan beberapa pihak yang kompeten, al : Pimpinan puncak,
penanggung jawab keuangan (manager keuangan) dan
penanggung jawab dalam operasionalisasi logistik ( Kepala
bagian logistik atau Kepala Bagian Rumah Tangga).
> Penetapan Rencana Kebutuhan Logistik merupakan
bagian kegiatan yang cukup krusial dan strategis,
karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat
efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
> Walaupun kebutuhan logistik dalam periode waktu
tertentu telah disusun dalam daftar nominasi barang ,
tidak menutup kemungkinan suatu organisasi
melakukan pengadaan logistik diluar nama-nama
barang yang telah tertuang dalam DNB.....> sepanjang
didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja
maupun produktivitas organisasinsecara keseluruhan.
 B. PENELITIAN KEBUTUHAN
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian kebutuhan,
adalah:
1. Faktor Fungsional
Fungsi Umum : stiap benda perbekalan secara umum berfungsi
sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan para
karyawan/pegawai.
Fungsi Khusus : berkaitan dengan bentuk, type, ukuran dan lain-lain.
2 .Faktor Biaya Manfaat
mempertimbangkan antara biaya yang harus dikeluarkan dengan
manfaat yang diperoleh
3. Faktor Standardisasi
Standardisasi adalah pembakuan mengenai jenis, ukuran, mutu dan
harga dari barang perlengkapan/logistik.
Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi.
Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal
berdasarkan standar yang telah ditentukan.
PENTING!
 Standardisasi alat-alat kerja baik alat-alat kerja dikantor
maupun perusahaan seharusnya terus dikembangkan,
karena keadaan teknologi yang selalu berkembang.

 Standardisasi alat-alat hendaknya diserahkan kepada

para ahli.
 STANDARISASI

 SK Menteri No. 66 Th. 1977 tentang Standarisasi

Standarisasi meliputi :

> Ruang kantor

> Rumah Dinas
> Kendaraan Bermotor
> Alat Perlengkapan Kantor
 Surat Edaran Ketua Lembaga Administrasi Negara No.
163 A/SEKLAN/3/1978 tentang standarisasi mesin kantor :
> Merk
> Type/jenis
> Ukuran
KEUNTUNGAN STANDARSASI:

 Karena bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara

Internasional, maka akan memudahkan penggantian suku
cadang.
 Perawatan menjadi mudah dan sederhana

 Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual dan

mudah diperoleh
 Suku cadang akan tersedia cukup banyak

 Harga dapat ditekan serendah mungkin

 Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan tidak

berfungsinya peralatan tersebut.
KERUGIAN STANDARISASI :

 Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang

dapat dipilihnya

 Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen

peralatan tersebut.
 
4.FAKTOR PRESTISE (KEWIBAWAAN) DAN
KEAMANAN

Yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan

mempergunakan, apa jabatannya dsb. beda jabatan,
beda perlengkapannya
5. FAKTOR ANGGARAN

Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam

organisasi. Dengan mempertimbangkan faktor ini maka
akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik
maupun cara-cara pengadaan logistik degan tidak
meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
 
TAHAPAN PENENTUAN KEBUTUHAN
LOGISTIK
Lucas dan Rumsari
1. Menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan
organisasi
2. Membuat Skala Prioritas
3. Membuat Daftar Nominasi Barang
PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
 Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa
1. Mengidentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang
diperlukan K/L/D/I
2. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran
untuk pengadaan Barang/Jasa
- kgt & anggaran yg dibiayai K/L/D/I sendiri
- kgt & anggaran yg dibiayai kerjasama K/L/D/I
3. Menetapkan Kebijakan Umum, tentang :
a. pemaketan pekerjaan
b. cara pengadaan
c. pengorganisasian pengadaan Barang/Jasa
LANJUTAN
d. menyusun Kerangka Acuan Kerja, paling sedikit
memuat:
1.uraian kegiatan yang akan dilaksanakan
2.waktu pelaksanaan yang diperlukan
3.spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan
4.besarnya total perkiraan biaya pekerjaan
PERENCANAAN LOGISTIK SETDA KOTA
SURAKARTA
Nama Jenis Jumlah Waktu Biaya Metode
Barang Barang (Rp) Pengada
an
Kendaraan Pick up L 1 unit Tw. I 120 juta Lelang umum
Opersional 300

Mesin 1 unit Tw II 20 juta Penunjukan

Porporasi Langsung

AC 2 unit Tw III 7,5 juta Penunjukan

Langsung
TUGAS KD I ADNINISTRASI LOGISTIK
 1. Jelaskan Pengertian Administrasi Logistik
 2.Bachsan Mustafa mengemukakan fungsi-fungsi
managemen/Administrasi Logistik dan
menggambarkannya dalam sebuah Diagram Siklus
Logistik. Gambar dan jelaskan diagram tersebut !
 3.a.Jelaskan pengertian Perencanaan kebutuhan Logistik
!
 b. Jelaskan pentingnya penelitian kebutuhan dalam
perencanaan kebutuhan Logistik !
 4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Daftar Nominasi
Barang !