Bagian-Bagian Surat Dinas

Anggota Kelompok:
Aggita Lilis Suganda (19/439503/SA/19647)
Daffa Bagaskara (19/443341/SA/19430)
Dhiya Alif (19/443343/SA/19832)
Fajrin Nur Jannah (18/428425/SA/19372)
Bagian-Bagian Surat Dinas

Pembuka Surat Penutup

1 2 3 4

Kepala (Kop Isi Surat

Surat)
1 Kepala/Kop Surat Dinas
Salah satu bagian yang harus ada
dalam surat resmi.

Fungsinya:
● Alat pengenal suatu instansi
● Alat pemberi informasi
● Alat promosi atau iklan
  Informasi yang Harus Ada dalam Kop Surat

1 Logo suatu instansi

Berada di sebelah kiri tulisan nama instansi.

2 Nama organisasi/lembaga
● Penulisan nama instansi menggunakan huruf kapital.
● Nama instansi pusat diletakkan pada baris pertama. Unit dan subunit
organisasi (apabila ada) ditulis pada baris di bawahnya dengan dicetak
lebih tebal.

3 Alamat organisasi/lembaga
Ditulis lengkap tanpa singkatan, sarana yang dimiliki kantor tidak
termasuk dalam unsur alamat. Huruf awal alamat ditulis dengan
hurif kapital, kecuali kata tugas. Di belakang kata “telepon” tidak
perlu dicantumkan tanda tiik dua. Jangan menggunakan bentuk
post office box untuk menuliskan kotak pos.
 Beberapa catatan terkait penulisan alamat surat, antara lain:

1 2
Beberapa instansi
menggunakan kata “kotak Kotak pos dan tromol pos
pos” dan “tromol pos” merupakan fasilitas yang
untuk dicantumkan dalam ditawarkan oleh PT Pos
kop surat. Indonesia untuk
menyimpan surat-surat
yang masuk bagi penyewa
kotak pos.
Setelah dituliskan informasi-informasi
terkait alamat surat, kop surat ditutup
dengan garis tebal sebagai batas
penghitungan spasi ketika memulai
pengetikan surat.

Contoh
 Etika Penggunaan Kop Surat

1 2 43 4

Apabila memerlukan surat Kertas dengan kop surat Segala hal yang terkait Sebaiknya hindari
pengantar resmi dengan kop suatu instansi tidak boleh dengan kop surat suatu penggunaan tinta warna
surat dari suatu instansi, ajukan digunakan untuk instansi telah diatur dalam merah dalam kop surat
permohonan pembuatan surat mengirim surat pribadi. peraturan pemerintah karena diidentikkan dengan
pengantar kepada instansi. mengenai tata naskah dinas. makna tuntutan dan
keagresifan.
 B. Pembuka Surat

Alamat
Nomor Surat Hal Surat Tujuan

2010 2010 2015 2015 2020

Lampiran Surat Tanggal Surat

Nomor Surat
Fungsi nomor surat menurut Nadra (dalam Sugihastuti, 2018: 39)

Memudahkan
03 petugas untuk
Mengetahui mengarsipkan
surat
jumlah surat yang
sudah dikeluarkan
Memudahkan
01 02
petugas untuk
mencari surat
apabila diperlukan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat:

01 02 03 04
Gunakan kata nomor Huruf awal kata Apabila disingkat, Ketukannya rapat dan Penulisan
sebagai bentuk baku, nomor ditulis dengan kata nomor menjadi bulan surat menggunakan huruf
bukan nomer huruf kapital no. (ditulis No.) Romawi agar tidak rancu dengan
nomor urut surat

05 06 07 08
Penulisan nomor tidak Penulisan nomor tidak Angka tahun ditulis Kata nomor diikuti tanda titik
diakhiri dengan tanda perlu digarisbawahi lengkap dua (:) tanpa disela ketukan.
titik Setelah tanda titik dua disela
satu ketukan
 02
Lampiran Surat
Kata lampiran biasanya diletakkan di
bagian kiri atas surat, di antara kata
nomor dan hal surat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran:

01 02 03
Huruf awal kata
lampiran adalah Apabila disingkat Jumlah lampiran yang
huruf kapital menjadi Lamp melebihi 10 lembar ditulis
menggunakan angka

04 05 06
Lampiran tidak Penulisan kata lampiran diikuti tanda Kata lampiran tidak
diakhiri tanda baca titik dua (:) tanpa sela. Setelah titik perlu ditulis apabila
apapun dan tidak dua dijeda satu ketukan surat tidak
digarisbawah melampirkan
dokumen apapun
• Yang dituliskan dalam lampiran adalah jumlah
lampiran, bukan jenisnya.
Contoh penulisan lampiran yang
benar:
● Lampiran: Satu lembar
● Lampiran: Dua eksemplar
● Lampiran: Tiga bundel
● Lampiran: Empat berkas
● Lampiran: 14 lembar
● Lampiran: 25 eksemplar
 03
Hal Surat
Berisi inti keseluruhan surat dinas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat adalah
sebagai berikut.

01 02 03 04
Huruf awal kata hal
adalah huruf kapital Tidak diakhiri dengan Satuan yang Huruf pertama dalam frasa hal
tanda baca apapun digunakan surat menggunakan huruf kapital
berkategori pada setiap katanya kecuali kata
nomina/nominal depan dan kata penghubung

05 06 07
Hal surat tidak perlu Kata hal diikuti dengan tanda titik dua (:) Satuan dalam hal surat
diberi garis bawah tanpa disela jeda ketukan, sedangkan hendaknya singkat dan
bentuk yang mengikuti setelah tanda titik jelas
dua (:) disela jeda ketukan
Beberapa catatan penting dalam penulisan hal surat menurut Soedjito dan TW
(dalam Sugihastuti, 2018: 47) adalah sebagai berikut.

Hal
Surat 02
01

Hal surat ditempatkan

Penulisan hal surat harus dibawah kata lampiran.
disertai kejelasan isi.

Contoh hal surat yang salah:

Nomor : 1550/J01.1.25/TU/2017
Hal : Undangan
Lampiran : Satu lembar
Beberapa Kesalahan dalam Penulisan Hal Surat

● Hal: Pemberitahuan
● Hal: Permohonan Hal: Seminar Bahasa Dan Sastra
● Hal: Undangan Indonesia

Elemen Tidak Tidak

Kesalahan
surat terlalu menyebutka berkategori
Ejaan
panjang n isi surat nomina

Hal: Undangan Rapat Wali 1. Hal: Memberi Pelatihan Kerja

Murid Kelas 12 SMA Negeri 2. Hal: Mengundang Dosen dan Mahasiswa
Satu Way Jeparai
 04
Tanggal Surat
Merupakan salah satu elemen penting
dalam surat dinas.
 Menurut Nandra (dalam Sugihastuti, 2018: 51) tanggal surat memiliki fungsi
sebagai berikut.

01 02
Memberitahukan penerima surat
mengenai waktu penulisan surat Berperan penting dalam surat perjanjian, pemberitahuan,
peringatan, dan sebagainya karena dapat menimbulkan sebab-
akibat bagi pengirim dan penerima surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat:
01
Jarak antara tanggal surat dan
garis pemisah kepala surat
dengan bagian surat lainnya
adalah sebanyak dua kait.
04
Pada akhir tanggal
surat tidak dibubuhi
tanda (.) dan atau garis
bawah.
02
Angka tahun ditulis
lengkap. Contoh: 5
Januari 2001, bukan 5
Januari 01.
05
Kata tanggal tidak perlu ditulis.
03
Nama bulan ditulis dengan
huruf, bukan angka. Contoh:
23 Maret 2006, bukan 23-3-
2006.
06
Penulisan nama bulan
tidak boleh disingkat.
Contoh: 17 Februari
2010, bukan 17 Feb
2010.
 1 Muharram 1440 H
Beberapa instansi yang berbasis agama islam, -------------------------------
biasanya menggunakan dua sistem 11 September 2018
penanggalan, yaitu masehi dan hijriah.
 04
Alamat Tujuan
Diartikan sebagai nama orang atau
tempat yang dituju.
 Pembagian alamat surat beserta fungsinya

Alamat Luar Alamat Dalam

sebagai petunjuk/pedoman
dalam menyampaikan surat
kepada alamat yang dituju.
bagi penerima berfungsi sebagai kontrol bahwa dirinya
yang berhak menerima surat, sedangkan bagi pengirim
berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu memasukkan surat ke dalam amplop
(Sabariyanto, 1998: 49).
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat:

01 02 03 04 05
Satuan yang Huruf awal Kata kepada tidak Kode pos Gelar akademik dan pangkat
terhormat disingkat singkatan Yth. adalah perlu dicantumkan dapat dicantumkan jika diikuti
Yth. huruf kapital. dicantumkan. setelah nama kota. nama orang.

06 07 08 09
Kata jalan tidak Huruf awal nama Sapaan Ibu, Bapak, dan Akhir baris alamat tujuan
disingkat dan kata kota menggunakan Saudara dapat tidak mencantumkan tanda
nomor tidak perlu huruf kapital. digunakan jika diikuti titik.
dituliskan. nama orang.
 Prinsip penulisan alamat dalam sama dengan alamat luar bedanya adalah
alamat dalam dapat tidak di cantumkan nama jalan dan nomor rumah.

CONTOH

Alamat luar: Alamat dalam:

Yth. Kepala Dinas Pariwisata Kabupaten Brebes Yth. Direktur Jendral Peternakan dan Kesehatan
Jalan Tamansiswa 28 Hewan
Brebes 52212 Di Jakarta
Beberapa cara yang dapat dilakukan jika penerima surat
puluhan/ratusan:

01 02 03

Membuat lampiran Jika nama penerima surat Menggunakan fasilitas

berisi daftar masih cukup dituliskan pada mail merge di MS
penerima lembar kerta, maka ditulis Word
setelah bentuk Yth.
C. Salam Pembuka
Ada tiga bentuk umum salam pembuka:

Assalamualaikum warahmatullahi
Dengan hormat, wabarakatuh. Salam sejahtera.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka

● Bentuk yang umum digunakan Fungsi:

adalah dengan hormat.
● ● Bentuk penghormatan terhadap
Huruf awal kata dengan ditulis
dengan huruf kapital, sedangkan penerima surat.
● Menunjukkan kesopanan penulis.
kata hormat ditulis dengan huruf
● Pembuka pintu komunikasi
kecil semua.
● Diakhir bentuk dengan hormat
diberi tanda koma (,).
● Salam pembuka ditulis pada margin
kiri dan tidak menjorok ke dalam.
D. Isi Surat
1. Alinea Pembuka

Beberapa bentuk alinea pembuka menurut Soedjito dan

Solchan (dalam Sugihastuti 2018: 76):
● Alinea pembuka untuk membalas atau menjawab surat
yang diterima.
● Alinea pembuka untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan, pertanyaan, dan sebagainya.
● c. Alinea pembuka untuk menyatakan bahwa surat
disusun berdasarkan suatu hal.
● d. Alinea pembuka untuk menyatakan tujuan yang
akan dilaksanakan.
 Beberapa
●
catatan penting terkait alinea pembuka
Banyak menggunakan kalimat
pasif.
● Sering menggunakan bentuk di-
tanpa pelaku.

Beberapa hal lain terkait alinea pembuka:

Sapaan saudara dapat diganti dengan Bapak/Ibu,

tergantung kepada siapa kita berbicara di dalam surat
tersebut.

Sapaan kepada saudara dapat digunakan jika pangkat

pengirim surat sejajar dengan penerima surat.

Sapaan Bapak/Ibu digunakan jika pangkat penerima

surat lebih tinggi daripada pengirim surat.
Contoh bentuk alinea pembuka yang benar

Sehubungan dengan kegiatan Kuliah Dengan ini kami informasikan bahwa

Kerja Nyata - Pembelajaran Universitas Gadjah Mada memberikan
Pemberdayaan Masyarakat (KKN- kesempatan kepada dosen UGM untuk
PPM) Universitas Gadjah Mada mengajukan Hibah Peningkatan
antarsemester (10 Juni - 4 Agustus Kapasitas Peneliti Dosen Muda tahun
2017), Direktorat Pengabdian kepada anggaran 2017.
Masyarakat UGM akan
menyelenggarakan kuliah pembekalan
KKN PPM yang akan diikuti oleh
sekitar 6.000 mahasiswa.
 Contoh bentuk alinea pembuka yang salah
Fakultas Geografi akan mengundang
Direktur Jenderal Penguatan Riset dan
Pengembangan Kementerian Riset dan
Teknologi Pendidikan Tinggi, untuk
memberikan Kuliah Umum di Fakultas
Geografi.
------------------------------------------------------
Ada beberapa kesalahan dalam contoh diatas.
Berikut adalah beberapa koreksi terhadap
alinea pembuka tersebut.
Alinea pembuka tersebut berisi mengenai
pemberitahuan. Oleh karena itu, bentuk dengan
ini kami beri tahukan bahwa sebaiknya
dicantumkan.
- Tanda koma (,) tidak perlu digunakan
sebelum kata untuk.
- Frasa Kuliah Umum tidak perlu ditulis
dengan menggunakan huruf kapitas di
setiap awal kata.
----------------------------------------------------------
Bentuk perbaikan :
Kami sampaikan bahwa Fakultas Geografi
akan mengundang Direktur Jenderal Penguatan
Riset dan Pengembangan Kementerian Riset dan
Teknologi Pendidikan Tinggi untuk memberikan
kuliah umum di Fakultas Geografi.
 Soedjito dan Solchan TW (2016:56)
merumuskan pedoman untuk menyusun isi
surat yang baik sebagai berikut.

a. Menetapkan dahulu maksud dari hal

yang diberitahukan, diminta, atau
ditanyakan secara jelas.
b. Menetapkan urutan maksud surat
secara sistematis dan logis.
c. Menghindari pemakaian akronim dan
singkatan yang belum lazim, terlebih
singkatan yang dibuat atas kemauan
sendiri.

Alinea Isi d. Menggunakan bahasa Indonesia

yang baik dan benar, baku,
sederhana, lugas, sopan, dan
Merupakan pokok permasalahan/inti surat. Oleh
menarik. Selain itu, perhatikan juga
karena itu pesan dalam alinea isi harus disajikan
penulisan ejaan, tanda baca, dan tata
dengan hati-hati agar tidak bermakna ganda dan
huruf.
mudah dimengerti oleh penerima surat.
e. Menghindari pemakaian kata-kata
asing dan kata-kata daerah, kecuali
jika kata tersebut belum ada
padanannya dalam bahasa
Indonesia.
Kalimat - kalimat alinea pembuka pada umumnya masih berkaitan
dengan kalimat-kalimat alinea isi.

Untuk menghubungkan alinea pembuka dan alinea isi, lazim digunakan

penghubung antaralinea, misalnya berhubungan dengan hal tersebut,
berkaitan dengan hal tersebut, berkenaan dengan hal tersebut, dan
bertalian dengan hal tersebut (Sabariyanto, 1998:53).

Ulyani (2012:41) menyebut bahwa penghubung antaralinea tersebut

merupakan frasa transisi, misalnya sehubungan dengan hal tersebut,
oleh sebab itu, walaupun demikian, akan tetapi, di samping itu, dan
selain itu.
Contoh bentuk isi surat yang disusun dengan benar

Sesuai dengan misi tersebut, kami mengharapkan

Bapak/Ibu yang akan mengikuti seminar Berkenaan dengan hal tersebut, kami
internasional dapat menggunakan skema bantuan mohon bantuan para Dekan Universitas
dana yang tersedia. Pedoman lengkap bantuan Gadjah Mada untuk mendorong dan
penyelenggaraan seminar internasional tahun 2017 mengarahkan para guru besar
dapat diunduh melalui situs jejaring Badan menyamapaikan pidato pengukuhan bagi
Penerbit dan Publikasi UGM: yang telah enam bulan menerima SK guru
www.publikasi.ugm.ac.id. besar.
 Contoh bentuk alinea isi yang kurang tepat
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami
memohon bantuan Bapak/Ibu/Saudara untuk dapat
menjadi Narasumber/Pembicara untuk materi
sebagaimana tersebut dalam lampiran pada acara
yang dimaksud.
-------------------------------------------------
Beberapa kesalahan dalam contoh diatas adalah
sebagai berikut.
- Frasa hal tersebut diatas berlebihan. Kata
diatas tidak perlu karena sudah dituliskan
kata tersebut. Penulisan kata diatas juga
salah, yang benar adalah di atas.
- Narasumber/pembicara memiliki arti yang sama.
Oleh karena itu, disebutkan salah satu saja. Kata
narasumber/pembicara juga tidak perlu dituliskan
dengan huruf kapital di awal kata.
- Frasa untuk materi sebagaimana tersebut dalam
lampiran pada acara yang dimaksud rancu
maknanya. Perbaikan dari frasa tersebut adalah
dengan materi sesuai informasi terlampir.
-------------------------------------------------------------
Bentuk perbaikan :
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon
Bapak/Ibu/Saudara bersedia menjadi narasumber dengan
materi sesuai dengan informasi terlampir.
 Ciri alinea penutup adalah
Alinea Penutup bentuknya adalah bentuknya
lebih sederhana daripada
kalimat-kalimat dalam alinea
Merupakan bagian yang berfungsi
pembuka dan alinea isi
menutup pokok-pokok masalah yang
(Sabariyanto, 1998:55).
disampaikan dalam isi surat. Dengan
demikian, sudah tidak ada lagi inti
surat yang disampaikan dalam alinea
penutup.
Ulyani (2012:43) menyatakan bahwa
alinea penutup biasanya bersifat singkat
dan tegas. Akan tetapi, hal tersebut
tidak berarti bahwa alinea penutup
dapat dibuat secara asal-asalan.
Tiga hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan alinea penutup:

Strukturnya
harus benar

01
02 03

(Sabariyatno,1998:55)

Pilihan kata Kata-kata

harus tepat mubazir harus
dihilangkan
1. Pilihan kata harus tepat
Seperti halnya seseorang yang bertamu ke rumah orang
lain, alinea penutup diibaratkan sebagai kata pamit
seorang tamu kepada orang yang dikunjunginya.
Jika surat dibuka dengan alinea pembuka yang baik,
alinea penutup pun harus dibuat dengan baik.
Dalam alinea penutup, pengirim surat menyatakan
terimakasih atau harapan agar hal-hal yang dimaksud
dalam surat dapat tercapai.

Oleh karena itu, pemilihan kata yang tepat, misalnya

pemilihan kata yang sopan dan menunjukkan rasa
hormat patut diperhatikan.
2. Strukturnya harus benar

Alinea penutup seringkali hanya terdiri atas

sebuah kalimat, tetapi tidak menutup
kemungkinan strukturnya justru terbalik-balik.
Sebaiknya, pengonsep surat memikirkan struktur
yang benar agar kalimat mudah dipahami dan
agar tidak multitafsir.
3. Kata-kata mubazir harus dihilangkan

Alinea penutup pada umumnya berisi ucapan

terimakasih dan harapan, seringkali pengonsep
surat menuliskan kata-kata yang menunjukkan
penghormatan yang berlebihan.
Pengonsep surat menambahkan kata-kata yang
sebenarnya tidak perlu untuk mengesankan,
kalimat seperti ini justru mubazir.
Hal yang perlu diperhatikan
A. Hindari kata-kata mubazir dalam
kata dan kelompok kata
Contoh :
Akhirnya sebelum dan sesudahnya
kami hanya dapat menghaturkan
terima kasih yang tak terhingga atas
bantuan Bapak tersebut.
Bentuk yang mubadzir dalam contoh :
Akhirnya, sebelum, dan, sesudahnya,
hannya, dapat, yang, tak, terhingga, dan
tersebut.
Ada juga bentuk yang tidak baku yaitu
menghaturkan.
Kata tersebut berasal dari kata atur dalam
bahasa Jawa. kata tersebut tidak serta merta
boleh digunakan dalam bahasa Indonesia
karena tidak baku.
B. Hindari bentuk mubazir yang
berbentuk kalimat.
Contoh :
1. Demikian harap menjadi
maklum
2. Demikian harap menjadi
periksa
3. Demikian untuk dapat
menjadikan periksa dan
berguna adanya
Kalimat isi harapan, yaitu harapan agar
penerima surat merasa maklum dengan apa
yang disampaikan dalam pokok surat.
sesungguhnya , ‘permohonan’ untuk
merasa maklum ini tidak perlu karena
tanpa diminta untuk maklum pun penerima
surat pasti dapat mengetahui isinya.
C. Hindari kesalahan Penjelasan :
penggunaan pronomina Pengirim surat dpat dikatan berkedudukan
Pronomina -nya seperti sebagai orang pertama dan penerima surat
dalam contoh : adalah orang kedua.

Demikian dan atas Kedua orang tersebut “bercakap-cakap”

perhatian serta melalui sebuat surat. Untuk menyapa orang
bantuannya tidak lupa kedua, digunakan kata sapaan Bapak, Ibu,
kami ucapkan atau Saudara.
terimakasih Sementara itu bentuk -nya adalah kata ganti
Penggunaan tersebut orang ketiga tunggal yang tidak ada dalam
salah. percakapan tersebut.
D. Instansi berbasis agama Islam
menuliskan harapan dalam bahasa Arab.
Contoh:
Jazakumullah khoiron katsiroon yang
berarti semoga Allah SWT membalas
kalian dengan kebaikan yang banyak.
Frasa tersebut digunakan karena menjadi
ciri bahwa instansi tersebut berbasis
agama.
Jika sudah dituliskan dalam bahasa Arab
tidak perlu ditulis ulang dalam bahasa
Indonesia agar tidak mubazir.
Hal yang perlu diingat adalah frasa
tersebut harus dicetak miring karena
merupakan bahasa asing.
Instansi yang berbasis agama Kristen dan
Katolik biasanya menuliskan Tuhan
Yesus memberkati untuk menyampaikan
harapan.
E. Mohon perhatikan kata sapaan
Bapak/Ibu/Saudara.
Jika sudah mengetahui dengan pasti jenis
kelamin dari orang yang kita kirimi surat,
lebih baik ditulis Bapak, Ibu, atau
Saudara saja.
Hal ini menunjukkan penghormatan kita
terhadap penerima surat.
Sapaan dengan bentuk
Bapak/Ibu/Saudara digunakan jika
belum mengetahui dengan pasti jenis
kelamin orang yang akan kita kirimi
surat.
Contoh alinea penutup yang benar

Atas perhatian dan kerja Atas perhatian Atas perhatian Bapak/Ibu,

sama Bapak/Ibu, kami Bapak/Ibu, kami kami ucapkan terima kasih.
ucapkan terima kasih. ucapkan terima Jazakumullah khairoon
kasih. Tuhan Yesus katsiron.
Memberkati.
 Contoh alinea penutup Bentuk perbaikan :
yang tidak tepat
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan untuk Atas perhatian
menjadikan periksa. Bapak/Ibu/Saudara, kami
----------------------------------------------- ucapkan terima kasih.

Beberap kesalahan pada contoh :

- Contoh tersebut adalah contoh kalimat yang
mubazir.
- Kalimat tersebut sebaiknya tidak perlu
dituliskan dan diganti dengan kalimat yang
lebih jelas dan tidak mubazir.
E. Penutup Surat

Salam Penutup Tembusan Surat

1 2 3

Penulisan
Identitas
Pengirim Surat
 Salam Penutup

Contoh salam penutup yang sering

Salam penutup jarang digunakan di digunakan adalah:
dalam surat dinas. Salam ● Wassalamu’alaikum
penutup cenderung digunakan di warahmatullahi
dalam surat dari instansi islam wabarakatuh,
(Faizatin dan Sugihastuti, 2018: ● Hormat kami,
116). ● Hormat saya,
● Salam takzim,
Teknis Penulisan Salam Penutup

3
1 2
Penulisan salam
penutup diikuti Huruf awal salam Hanya huruf awal
tanda koma. penutup ditulis unsur pertama
dengan huruf yang ditulis
kapital. dengan huruf
kapital.
Kelebihan dan Kekurangan Salam Penutup

+ -
1. Muncul hubungan kekerabatan sehingga 1. Penyelesaian menjadi lebih lama.
kemungkinan keberhasilan komunikasi 2. Muncul kemungkinan pemberian
lebih besar. penghormatan yang berlebihan kepada
2. Komunikasi terasa lebih santun. penerima surat.
3. Memberikan peluang untuk berbahasa 3. Kemungkinan kesalahan berbahasa
Indonesia dengan baik dan benar. lebih besar.
Penulisan Identitas Pengirim Surat

Menurut Faizatin dan Sugihastuti (2018: 118-

119) identitas pengirim atau penanda tangan
surat atas isi sebuah surat adalah sebuah hal
yang penting karena dengan ditandatanganinya
sebuah surat oleh pejabat di suatu instansi dan
dibubuhkannya stempel, berarti bahwa surat
tersebut sah.
Teknik Penulisan Identitas Pengirim
Surat
Berikut ini teknik penulisan identitas pengirim surat
menurut Sabariyanto yang dikutip dalam Faizatin dan
Sugihastuti (2018: 119):
● Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati
diri kedinasan. Contoh: nama jabatan, nomor
induk pegawai, dan stempel.
Nama jabatan mutlak ditulis, tetapi penulisan
nomor induk pegawai tergantung pada tingkat
kepentingan surat.
Surat keputusan dan surat perjanjian wajib
mencantumkan nomor induk pegawai.
2. Huruf awal setiap unsur nama orang
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
Prof. Dr. Faruk, S. U.
Dr. Wening Udasmoro, M. Hum., D.E.A.
3. Huruf awal setiap unsur nama jabatan
ditulis dengan huruf kapital jika terdiri
atas dua kata atau lebih.
Contoh:
Ketua Program Studi
Kepala Sekolah
4. Nama pengirim tidak digarisbawahi
dan tidak diletakkan di antara tanda
kurung.
5. Pada akhir baris nama jabatan tidak
dibubuhkan tanda titik, tetapi tanda
koma.
6. Pada akhir singkatan NIP tidak
dibubuhkan tanda titik. Angka-angka
dalam NIP ditulis tanpa disela ketukan.
Hal-Hal Terkait Penulisan Identitas Pengirim Surat

Setelah nama Nama unit kerja Jika penanda tangan mempunyai dua
jabatan penanda dapat dituliskan jabatan, maka kedua-duanya boleh
tangan surat tidak apabila tidak dicantumkan asalkan salah satu
perlu dituliskan tertulis pada kop jabatannya resmi dan masuk dalam
nama instansi surat. instansi di kop surat. Namun, jika
karena nama jabatannya tidak resmi, ia tidak dapat
Contoh:
instansi sudah menggunakan kop surat.
tertera dalam kop Kepala Bagian
Humas dan :Contoh
surat. Protokol
Direktur Kemahasiswaan/ Ketua Forum
Pengajian UGM
Dr. Umi Rofiqoh,
.S.S., M.Hum .Prof. Dr. Wahyu Widiyati, M.B.A., D.E.A
 Singkatan Dalam Penulisan Identitas Pengirim
Surat
Singkatan a.n. Singkatan anb. Singkatan u.b.
Singkatan a.n. merupakan kependekanSingkatan anb. merupakan Singkatan u.b. Merupakan kependekan dari
dari atas nama. Tidak ditulis kependekan dari atas nama untuk beliau. Tidak ditulis menggunakan
menggunakan huruf kapital. beliau. Singkatan ini tidak huruf kapital. Digunakan apabila seorang
Digunakan jika penanda tangan ditulis dengan huruf kapital. pejabat mendapat pendelegasian wewenang
surat memandatangani surat atas Digunakan jika penanda dari pejabat atasnya dan kemudian
.nama orang lain tangan surat menunjuk mendelegasikan wewenangnya ke pejabat
:Contoh pejabat lain untuk .di bawahnya
.menandatangani surat :Contoh
a.n. Dekan :Contoh
Wakil Dekan Bidang Akademik dan a.n. Dekan
,Kemahasiswaan Dekan Wakil Dekan Bidang Akademik
Wakil Dekan Bidang Akademik .u.b
.Prof. Dr. Sigit Ismunandar, M.B.A ,dan Kemahasiswaan Ketua Prodi
NIP 1970010120010101001 .anb
NIP 1970010120010101001 Nama
NIP
 Tembusan
Surat

Menurut Sugihastuti (2018: 135) tembusan surat

dibuat agar surat diketahui oleh pihak lain
sehingga pihak-pihak terkait akan lebih cepat
berkoordinasi untuk melaksanakan tugasnya.
Tembusan terletak di margin sebelah kiri,
lurus vertikal dengan isi surat.
Teknis Penulisan Tembusan Surat
Huruf awal kata Jika tembusan lebih Bentuk kepada
tembusan adalah huruf dari satu, setelah kata Yth. tidak perlu
kapital. tembusan diikuti dicantumkan.
dengan tanda titik
dua (:).

Yang ditembusi Pengurutan penulisan

Kata arsip atau
adalah pejabat tembusan surat dimulai
pertinggal tidak
atau orangnya. dari pejabat yang
perlu
dicantumkan. memiliki pangkat atau
kedudukan tertinggi.
Hal-Hal Terkait Penulisan Tembusan

● Jika penerima tembusan lebih dari

satu dan berasal dari instansi yang
sama, nama instansi dapat
dituliskan satu kali saja di bagian
paling bawah tembusan.
● Contoh:

Tembusan:
1. Dekan Fakultas Ekonomi
2. Wakil Dekan Bagian Keuangan dan
SDM
3. Ketua Prodi Ilmu Ekonomi UGM
● Jika penerima ● Di belakang nama pejabat/jabatan yang ditembusi
tembusan satu orang, tidak perlu dibubuhkan tanda titik (.), tanda koma
baik dari instansi (,), atau tanda titik koma (;).
yang sama maupun
dari instansi yang ● Tanda titik perlu dibubuhkan di akhir barisan
berbeda, nama tembusan jika yang ditembusi adalah nama orang
instansi wajib dengan gelar yang berada di belakang nama.
dicantumkan. ● Contoh:
● Contoh:
Tembusan:
Tembusan: Prof. Dr. Faruk, S.U.
Rektor Universitas Tidar

● Kata sapaan tidak

perlu digunakan.
Tembusan Buta
● Tembusan buta adalah tembusan yang
dikirimkan kepada pihak ketiga tanpa
diketahui oleh penerima surat. Tembusan
buta digunkan untuk surat-surat yang
bersifat rahasia, misalnya surat tagihan
dari kreditor ke debitor (Ulyani dalam
Faizatin dan Sugihastuti, 2018:138).
 Cara Penulisan Tembusan Buta
Finoza (dalam Faizatin dan Sugihastuti Contoh tembusan surat:
2018:139) menjelaskan langkah-langkah
pembuatan tembusan buta sebagai BCC:
berikut. 1. Pemimpin Bank Kong
Cabang Mertoyudan
1. Pertama-tama, surat diketik biasa, Magelang
seolah-olah tanpa tembusan. 2. Kepala Kantor Administrasi
2. Setelah, selesai ditandatangani, Fakultas Filsafat UGM
surat dikopo sesuai kebutuhan.
3. Kemudian, pada duplikat atau
kopi surat dituliskan tembusan
buta atau dapat juga ditulis
‘BCC’.
Contoh Surat Dinas yang Salah
Terima Kasih 