MAKALAH KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

UNTUK MEMENUHI TUGAS AKHIR

Disusun Oleh
Ayu Widyawati – 122074219 (PB 2012)

PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS BAHASA DAN SENI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2015
 1. PENDAHULUAN

Surat adalah suuatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri atau atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini
dapat berupa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Sedangkan surat menyurat ialah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus-menerus antara pihak yang satu dengan pihak yang lain dan dilakukan dengan cara
saling berkirim surat. Kegiatan surat-menyurat inilah yang disebut dengan istilah
korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus-menerus tanpa
adanya balasan atau tanggapan dari pihak lainnya maka hal ini tidak dapat dikatakan sebagai
kegiatan surat-menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi sebuah organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Pada hakekatnya surat merupakan suatu karangan yang berupa perumusan dalam
bentuk tertulis mengenai pernyataan, pemikiran, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada
pihak penerima surat tersebut. Dikarenakan surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan dalam penyusunannya, seperti tema, tata bahasa, kalimat,
alinea (paragraf), gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan, surat dapat
disusun secara deduktif dan induktif. Secara deduktif yaitu penulis terlebih dahulu
menuliskan pokok permasalahannya, kemudian dikemukakan penjelasan atau alasan-
alasannya. Sedangkan secara induktif yaitu penyusunan kalimat-kalimat dalam surat terlebih
dahulu dikemukakan alasannya setelah itu baru dijelaskan pokok permasalahannya.

2. PEMBAHASAN
Instansi (lembaga) MI Al-Ishlah selama satu semester terdapat tujuh belas surat
masuk dan tujuh surat keluar. Di antara surat masuk dan surat keluar tersebut akan diambil
lima jenis surat yang akan dikaji dalam pembahasan berikut.
a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Edaran
c. Surat Tugas
d. Surat Pemberitahuan dan permohonan
e. Surat Keputusan
1. Surat Pemberitahuan

2
3

5
6
7

8
 Surat pemberitahuan ialah surat yang berfungsi untuk memberitahukan sebuah
informasi kepada pihak penerima surat.
Keterangan :
1. Lamp : di bagian atas tertulis, nomor jadi penulisan yang benar seharusnya adalah
lampiran.
2. Hal : sama halnya dengan lamp menjadi lampiran, bagian ini seharusnya adalah
perihal.
3. Yth : jika yang dituju dalam surat tersebut sudah jelas, maka yang digunakan
adalah kepada.
4. Di tempat : penggunaan bagian ini seharusnya tidak perlu digunakan.
5. Pada rincian biaya, terdapat bagian :
a. Biaya Try Out (penulisan tersebut seharusnya diketik dengan penulisan miring
karena ada serapan bahasa Inggris “Try Out”, UAMBN, dan Ziarah (ziarah di
sini seharusnya diketik dengan huruf kecil saja).
b. Kitab Deti-detik (seharusnya ditulis dengan huruf kecil sehingga menjadi
detik-detik karena tidak merujuk kata apapun).
c. Kitab UAMBN (sudah benar karena daftar singkatan jadi ditulis dengan huruf
besar semua).
d. Vandel dan Foto Wisuda (penulisan Foto Wisuda seharusnya ditulis dengan
huruf kecil sehingga menjadi foto wisuda karena tidak merujuk apa-apa).

Surat tersebut termasuk ke dalam jenis surat pemberitahuan, juga termasuk ke dalam
jenis surat keluar dikarenakan instansi tersebut membuat surat untuk memberitahukan adanya
kegiatan yang akan dilakukan oleh kelas 6 kepada Wali murid kelas 6. Surat tersebut masuk
ke dalam bentuk surat lurus karena semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup,
diketik mulai dari margin kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik di sebelah
kanan. Alinea yang satu dengan yang lain berjarak satu baris.
2. Surat Edaran

2
5

6
4

Surat edaran ialah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan
ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju atau
semua orang yang dituju mendapatkan surat yang sama isinya.
 Keterangan :
1. Pada paragraf pertama dalam surat tersebut terdapat banyak kesalahan kata dalam
penulisannya. Seharusnya kata dalam pargarag tersebut seharusnya ditulis dengan
huruf kecil tetapi penulisannya menggunakan huruf besar. Sehingga untuk
pembenaran pada paragraf pertama dalam surat tersebut adalah “Menindaklanjuti
surat kepala kantor wilayah kementerian agama provinsi Jawa Timur nomor
Kw.15.2/3/PP.00/855/2015 tanggal 24 Februari perihal pendataan profil lembaga
RA/Madrasah Negeri dan Swasta, maka dengan ini kami mohon saudara untuk
memperhatikan hal-hal berikut :
2. Pada kata “di unduh” dalam surat tersebut seharusnya diunduh karena “di” dalam
surat tersebut tidak menunjukkan kata tempat.
3. Sama halnya dengan nomor tiga, terdapat kata”di himpun” yang seharusnya ditulis
kata dihimpun karena “di” dalam surat tersebut tidak menunjukkan kat tempat.
4. Pada kata “hardcopy” seharusnya kata tersebut dicetak miring dengan
menggunakan spasi karena kata tersebut merupakan kata serapan dari bahasa
Inggris sehingga menjadi hard copy.
5. Juga terdapat kata “softcopy” yang seharusnya ditulis soft copy karena kata
tersebut merupakan serapan dari bahasa Inggris. Penulisannya dicetak miring
dengan menggunakan spasi.
6. Adanya kesalahan penulisan pada kata “selanjutanya” yang seharusnya ditulis
menjadi selanjutnya.

Surat tersebut termasuk ke dalam jenis surat edaran, juga termasuk ke dalam jenis
surat masuk dikarenakan adanya surat masuk dari instansi lain yang masuk dalam sebuah
lembaga tertentu. Surat tersebut masuk ke dalam bentuk surat lekuk karena semua bgian
surat, kecuali alamat, ditik sama seperti bentuk setengah lurus. Alamat suratditik di sebelah
kana di bahawah tanggal, sebaris dengan: Hal.
 3. Surat Tugas

Surat tugas ialah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan
ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu.
Keterangan :
 1

1. Pada penulisan “Mulai Tanggal” seharusnya ditulis huruf kecil menjadi mulai
tanggal karena tidak merujuk pada unsur penulisan huruf
2 kapital. 4

2. Pada penulisan kata “Wib”

3 yang seharusnya ditulis menjadi “WIB” karena
5
merupakan singkatan jadi semuanya ditulis dengan huruf besar.
3. Penulisan kata “Keputusan”
6
yang seharusnya ditulis menggunakan huruf kecil
menjadi keputusan.
4. Penulisan kata “Kabupaten” yang seharusnya ditulis menggunakan huruf
8
kecil
10 7
karena tidak merujuk
9 pada kota sehingga menjadi kabupaten.
5. Penulisan kata “Nomor” yang seharusnya ditulis dengan huruf kecil
11
menjadi
nomor.
6. Penulisan kata “Pelaksanaan” yang seharusnya ditulis dengan huruf kecil menjadi
pelaksanaan.
7. Penulisan kata “Kab.” yang seharusnya ditulis menjadi kabupaten.
8. Penulisan kata “Tgl.” yang seharusnya ditulis menjadi tanggal.
9. Penulisan kata “Penyelenggara” yang seharusnya ditulis dengan huruf kecil
menjadi penyelenggara karena tidak merujuk pada tempat ataupun nama orang.
10. Penulisan kata “di laksanakan” yang seharusnya penulisannya digabung karena
“di” pada kata tersebut tidak menunjukkan kata tempat.

Surat tersebut termasuk ke dalam jenis surat tugas, juga termasuk ke dalam jenis surat
masuk dikarenakan adanya surat masuk dari instansi lain yang masuk dalam sebuah lembaga
tertentu.
4. Surat Permohonan
 2
1

Surat permohonan ialah surat pengajuan resmi yang sengaja dibuat dengan tujuan
memohon izin maupun kerja sama kepada pihak 3lain.
Keterangan :
1. Tidak diperlukannya penggunaan kata Yth. dikarenakan penerima yang dituju
sudah
4 jelas, jadi menggunakan kepada saja.
6
2. Penggunaan kata “Di Tempat” yang seharusnya tidak perlu dituliskan.
3. 5Seharusnya pada
8 kalimat tersebut penulisan yang benar adalah
7 “Selanjutnya,
mngevaluasi dan menindaklanjuti program” ada penulisan yang seharusnya ditulis
menggunakan huruf kecil saja dan ada juga penulisan yang seharusnya digabung
karena adanya imbuhan di awal dan di akhir pada kata.
9 10
4. Penulisan kata “Kwartir’ yag seharusnya ditulis menggunakan huruf kecil menjadi
kwartir.
5. Penulisan kata “Pramuka” yang seharusnya ditulis dengan menggunakan huruf
kecil menjadi pramuka.
6. Penulisan “Daerah/Provinsi” yang seharusnya ditulis dengan menggunakan huruf
kecil menjadi daerah/provinsi.
7. Penulisan kata “InsyaAllah” yang seharusnya dipisah menjadi Insya Allah.
8. Penulisan kata “karna” yang dikarenakan adanya kesalahan penulisan menjadi
karena.
9. Adanya penulisan kata “kerjasama” yang seharusnya dipisah menjadi kerja sama.
10. Penggunaan kata “banyak” dalam kalimat disampaikan banyak terima kasih dalam
kalimat tersebut menimbulkan kalimat tidak efektif sehingga penggunaan kata
banyak tidak perlu dituliskan.

Surat tersebut termasuk ke dalam jenis surat permohonan, juga termasuk ke dalam
jenis surat keluar dikarenakan instansi tersebut membuat surat untuk memberitahukan adanya
kegiatan yang akan dilakukan oleh siswa-siwi kepada Wali murid . Surat tersebut masuk ke
dalam bentuk surat lurus karena semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup,
diketik mulai dari margin kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik di sebelah
kanan. Alinea yang satu dengan yang lain berjarak satu baris.
5. Surat Keputusan

5 4

6
 Surat keputusan ialah surat yang berisi sebuah keputusan yang dibuat oleh pimpinan
suatu organisasi atau lembaga pemerintahan yang berkaitan dengan kebijakan organisasi atau
lembaga tersebut.
Keterangan :
1. Penulisan kata “TENTANG” yang seharusnya ditulis menggunakan huruf kecil
menjadi tentang.
2. Pada tanda titik koma (;) tersebut tidak perlu ditulis.
3. Pada penulisan “Lampiran Surat Keputusan” yang seharusna ditulis menggunakan
huruf kecil menjadi lampiran surat keputusan.
4. Penulisan kata “Tentang” yang seharusnya ditulis menggunakan huruf kecil
menjadi tentang.
5. Penulisan kata “Organisasi” yang seharusnya ditulis menggunakan huruf kecil
menjadi organisasi.
6. Pada kata “bersangkuatan” adanya salah penulisan pada kata tersebut sehingga
menjadi bersangkutan.

Surat tersebut termasuk ke dalam jenis surat keputusan, juga termasuk ke dalam jenis
surat keluar dikarenakan instansi tersebut membuat surat untuk memberitahukan adanya
kegiatan penerimaan siswa baru yang ditujukan kepada seluruh guru Mi Al-Ishlah .
3. SIMPULAN

Jenis-jenis surat banyak sekali ragamnya, sama seperti yang terdapat di dalam sebuah
lembaga atau instansi. Hal ini juga terdapat di dalam MI Al-Ishlah yang mana Madrasah
tersebut dalam satu semesternya terdapat tujuh belas surat masuk dan tujuh surat keluar. Di
anatara kelima surat tersebut yang dianalisis dua diantaranya merupakan surat surat masuk
dna tiga lainnya merupakan surat keluar. Yang termasuk surat masuk dalam analisis tersebut
adalah surat edaran dan surat tugas, sedangkan surat keluar adalah surat pemberitahuan, surat
permohonan, dan surat keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Soedjito dan Soelchan TW. 1990. Surat-Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung : PT
Remaja Rosdakarya.